STANDART KOD NO: KOS 2.6
T.C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI
HASSAS GÖREVLER PROSEDÜRÜ
MAL ALIM İHALESİ
Doküman No: İ.Ü-İMİDB-HGP-MAİ
SORUMLULAR
Üniversitemize ait
tüm Birimler
Revizyon No:1 /
Tarihî: 11.03.2014
Yürürlük Tarihi:01.01.2014
İŞ AKIŞI
İhtiyaçların Tespiti
FAALİYET
-İçinde bulunulan mali yıla ait
ödenekle alımı yapılması gereken
birimlere ihtiyaçlarının neler olduğu
ile ilgili talep yazıları göndermeleri
istenir,
-Birimler tarafından teknik
şartnamesi hazırlanarak gönderilen
taleplerin listeleri hazırlanır,
DOKÜMAN
Başkanlığımızca
ilgili birimlere
ihtiyaç belirleme
konulu yazısına
cevaben gelen
yazılar
-III. 3 aylık ödenek serbestisinden
sonra hazırlanan ihtiyaç listesi
Rektörün onayına sunulur,
KONTROL STRATEJİSİ
-İlgili Birimden gelen istek
incelenir. Ödeneği aşan
talep varsa ödeneğe göre
yeniden düzenlenme
yapılması istenir.
-Teknik şartnamede 4734
sayılı Kamu İhale Kanununa
aykırı düzenlenmesi zaman
kaybına neden olmaktadır.
-Ödeneklere göre Rektörün seçtiği
cihazların alımı için Birimlerle
bağlantıya geçilir,
-Teknik şartnamede 4734 Sayılı
Kamu İhale Kanununa aykırı
maddeler varsa onlarla ilgili
düzenlemeler istenir,
-EKAP’ın çalışmasında
yaşanan sorunlar nedeniyle
faaliyetler aksayabilmektedir.
Sorunu çözebilmek için faks
ya da telefon yoluyla
ulaşılmakta, sorunun
çözülmesi talep edilmektedir.
-Yaklaşık maliyetin geç
imzalanmasıyla birlikte
faaliyette yavaşlama
olabilmektedir.
-Yaklaşık maliyeti belirlemek için
ilgili firmalardan ve Ticaret
Odasından teklifler alınır, yaklaşık
maliyet belirlenir,
-İhale onayı alınır,
-EKAP’tan ihale dokümanı
hazırlanıp, KİK ilan bedeli
yatırıldıktan sonra ilana çıkılır,
İhale Aşaması
İdari ve Mali İşler
Daire Başkanlığı
Teklifler (Firmalar ve Tic.
Od.),
İdari Şartname,
Sözleşme Tasarısı,
-İlan yayınlandıktan sonra istekliler
ihale dokümanını satın alır,
Standart Formlar,
-İhaleye yönelik şikayetler varsa
değerlendirilir, gerekirse zeyilname
düzenlenir,
İhale Onay belgesi,
Yaklaşık Maliyet,
-ihale yapılır,
-İhale kararına şikayet varsa
değerlendirilir, reddedilir yahut
haklı gerekçelere göre düzeltme
yapılır Bu durumda isteklinin KİK’e
gitme hakları olup sonucuna göre
işlem yapılır,
-Şikayetin olmadığı durumlarda
kanunda belirlenen süreler içinde
sözleşme imzalanıp işe başlanır.
İhale İlanı (Basın İlan
Kurumu),
Şikayet Dilekçesi (Varsa),
İhale Sırasında Kullanılan
Standart Belgeler,
Sözleşme.
-İhale komisyon üyelerine
uygun saat ve zaman
ayarlamasıyla yaşanan
sorunlar. Komisyon üyeleriyle
tek tek iletişim kurularak ortak
bir zaman dilimi ayarlanmaya
çalışılmakta bu süreçte ihale
tarihi düşünülenden daha geç
bir tarihte olabiliyor.
-İhale Komisyon üyelerinin
yıllık izinde olduğu ya da
mazeretleri nedeniyle ihaleye
katılamadıkları zaman yerine
aynı yetkinlikte komisyon
üyesi bulma zorluğu.
-İsteklilerin ihale işlemlerini
bilmemelerinden kaynaklanan
problemler.
-İnternetin ağır çalışmasından
kaynaklı internet üzerinden
yapılacak işlemlerin
aksaması.
-Ödenek durumuna
bakılmaksızın birimler
tarafından talep edilen
sermaye giderinden alımı
yapılması gereken cihazların
hepsinin alımı istenmekte
olup, alınmadığı zaman neden
alınmadığı ile ilgili problem
yaşanmaktadır.
STRATEJİSİ
en gelen istek
deneği aşan
ödeneğe göre
enlenme
tenir.
amede 4734
hale Kanununa
nmesi zaman
n olmaktadır.
şmasında
nlar nedeniyle
ayabilmektedir.
ilmek için faks
yoluyla
orunun
ep edilmektedir.
yetin geç
la birlikte
aşlama
.
on üyelerine
zaman
yaşanan
isyon üyeleriyle
m kurularak ortak
mi ayarlanmaya
u süreçte ihale
enden daha geç
biliyor.
on üyelerinin
duğu ya da
edeniyle ihaleye
ı zaman yerine
e komisyon
orluğu.
ale işlemlerini
en kaynaklanan
r çalışmasından
net üzerinden
mlerin
muna
birimler
ep edilen
rinden alımı
eken cihazların
istenmekte
ığı zaman neden
ilgili problem
ır.
Download

Mal Alım İhalesi - İstanbul Üniversitesi | İdari ve Mali İşler Daire