2014 İŞ TAKVİMİ
(Bütçe ve Tahakkuk Şube Müdürlüğü)
YILLIK YAPILAN İŞLEMLER
İşin Konusu
Harcama Yetkisi Birleştirme
Onayı
Gerçekleştirme Görevlisi
Görevlendirmeleri
Harcama Yetkilisi Mutemeti
Görevlendirmeleri
İşin Yapılması
gereken Tarih
Aralığı
Çıktı Gönderilen Birim
İşin yapılabildiği
asgari zaman
aralığı
1-15 Ocak
Rektörlük,
Genel Sekreterlik,
Birim tarafından takibi yapılan tertiplerin
İdari ve Mali İşler D. Bşk,
Harcama Yetkisinin Birleştirilmesi için
Fen Bilimleri Merkezleri,
Rektörlük Oluru alınması
Sosyal Bilimler
Merkezleri,
Bölümler
Strateji Geliştirme
Daire Başkanlığı
2 gün
1-15 Ocak
Rektörlük,
Genel Sekreterlik,
Harcama Yetkilisi Birleştirme Oluru alınan
İdari ve Mali İşler D. Bşk,
tertipler için Harcama Yetkilisi tarafından
Fen Bilimleri Merkezleri,
Gerçekleştirme Görevlisi Görevlendirilmesi
Sosyal Bilimler
Merkezleri,
Bölümler
Strateji Geliştirme
Daire Başkanlığı
1 gün
1-15 Ocak
Rektörlük,
Genel Sekreterlik,
Harcama
Yetkilisi
mutemeti
olarak
İdari ve Mali İşler D. Bşk,
görevlendirilecek personelin belirlenmesi
Fen Bilimleri Merkezleri,
ve mutemet olurlarının alınması
Sosyal Bilimler
Merkezleri,
Bölümler
Strateji Geliştirme
Daire Başkanlığı
3 gün
Eğitim Sektöründeki
Tüm Birimler
Strateji Geliştirme
Daire Başkanlığı
3 gün
Eğitim Sektöründeki
Tüm Birimler
Strateji Geliştirme
Daire Başkanlığı
2 gün
Strateji Geliştirme
Daire Başkanlığı
2 gün
2013 Yılı Detay Programı
Revizesi
1-21 Ocak
2014 Yılı Detay Programı Teklifi
1-21 Ocak
Birim Ayrıntılı Finansman
Programı (AFP) Teklifinin
Hazırlanması
1-17 Ocak
Açıklama
Kapsadığı Birimler
2013 yılının Eğitim Sektörü makine teçhizat
projesi ödeneğinden yapılan harcamaların
ve alınan makine teçhizat açıklamalarının
yapılarak, detay programı revizesinin
hazırlanması
2014 yılının Eğitim Sektörü makine teçhizat
projesi ödeneğinin Üst Yönetici tarafından
birimlere dağıtılıp, detay programı teklifinin
hazırlanması
Rektörlük,
Genel Sekreterlik,
Aylık Harcama tahminleri doğrultusunda
İdari ve Mali İşler D. Bşk,
ödenek
dağılımının
(aylar
itibariyle)
Fen Bilimleri Merkezleri,
yapılması
Sosyal Bilimler
Merkezleri,
Bölümler
Sayfa 1 / 6
İşin Konusu
Ödenek Harcama Takibi
Formatının(excel) hazırlanması
İşin Yapılması
gereken Tarih
Aralığı
ocak ayı
içerisinde
Çıktı Gönderilen Birim
İşin yapılabildiği
asgari zaman
aralığı
-
3 gün
-
1 gün
Birim Arşivi
5 gün
2013 yılında yapılan harcamalar göz
önünde bulundurularak ve 2014 yılı
Rektörlük,
ihalelerin hakedişleri, aylık rutin yapılan
Genel Sekreterlik,
harcamaların
tahmini
ve
diğer İdari ve Mali İşler D. Bşk,
harcamaların tahminlerinin yapılıp ödenek Fen Bilimleri Merkezleri,
ihtiyacının belirlenmesi ve buna göre yıl
Sosyal Bilimler
içersinde sürekli revize edilerek, gerekli Merkezleri,
Bölümler
olduğunda ödenek talebinde bulunulması
-
2 gün
2013 yılında gerçekleşen özgelirden
kullanımayan kısmının hesaplanması
İdari ve Mali İşler Daire
Başkanlığı
-
2 gün
Eğitim Sektöründeki
Tüm Birimler
Strateji Geliştirme Daire
Başkanlığı
10 gün
Açıklama
Kapsadığı Birimler
Başkanlığımızca
hazırlanmış
ve
Rektörlük,
kullanımakta olan Ödenek Harcama Takibi
Genel Sekreterlik,
formatının(excel), 2014 yılına uygun revize
İdari ve Mali İşler D. Bşk,
edilmesi, formüllerin düzenlenmesi, 2014
Fen Bilimleri Merkezleri,
yılı ödeneklerinin üçer aylık serbestliklerinin
Sosyal Bilimler
işlenmesi ve ihale hakedişlerinin harcama
Merkezleri,
Bölümler
blokesinin yapılması.
2014 yılına ait dosyaların
açılması
ocak ayı
içerisinde
2014 yılı klasörlerinin
sırtlarının hazırlanması
2013 Yılına Ait Dosyaların
Düzenlenmesi ve Birim Arşivine
Gönderilmesi
ocak ayı
içerisinde
2013 yılı dosya içlerinin düzenlenmesi,
tasnif edilmesi ve devir teslim ve envanter
formlarının
düzenlenerek
arşive
gönderilmesi
2014 Yılının Harcama
Tahmininin Yapılması ve
Ödenek İhtiyacının Belirlenmesi
İlk kez ocak ayı
sonuna kadar
(yıl içerisinde
düzenli
aralıklarla
tekrarlanır)
Finansman Fazlasının
Hesaplanması
ocak ayı
içerisinde
2013 Yılı Yatırım İzleme ve
Değerlendirme Raporunun
Hazırlanması
açılarak
dosya
Bütçe ve Tahakkuk
Şubesi yazışmaları,
ödeme emri belgeleri ile
Rektörlük, Genel
Sekreterlik, Merkezler ve
Bölümlerin
ödeneklerinden yapılan
harcamalara ilişkin ödeme
emri belgelerine ait
dosyalar
Bütçe ve Tahakkuk
Şubesi yazışmaları,
ödeme emri belgeleri ile
Rektörlük, Genel
Sekreterlik, Merkezler ve
Bölümlerin
ödeneklerinden yapılan
harcamalara ilişkin ödeme
emri belgelerine ait
dosyalar
Birim tarafından takibi yapılan 06-Sermaye
1-10 Şubat arası Giderleri tertiplerinden alımı yapılan mal ve
hizmet işleri ile ilgili bilgilerin hazırlanması
Sayfa 2 / 6
İşin Konusu
Takibi yapılan tertiplerin Kesin
Hesap Gerekçelerinin
Hazırlanması
İşin Yapılması
gereken Tarih
Aralığı
şubat ayı
içerisinde
Çıktı Gönderilen Birim
İşin yapılabildiği
asgari zaman
aralığı
Strateji Geliştirme Daire
Başkanlığı
1 hafta
Strateji Geliştirme
Daire Başkanlığı
2 hafta
Strateji Geliştirme
Daire Başkanlığı
2 hafta
Strateji Geliştirme
Daire Başkanlığı
1 ay
Strateji Geliştirme
Daire Başkanlığı
1 ay
Rektörlük,
Genel Sekreterlik,
Birimin genel ve mali bilgileri ile ödenek
İdari ve Mali İşler D. Bşk,
takibi yapılan birimlerin mali bilgilerinin
Fen Bilimleri Merkezleri,
hazırlanması
Sosyal Bilimler
Merkezleri,
Bölümler
Talep eden birime
-
Rektörlük,
Ayrıntılı Finansman Programına göre üçer
Genel Sekreterlik,
aylık serbest bırakılan ödeneklere ilişkin İdari ve Mali İşler D. Bşk,
ödenek gönderme belgelerinin harcama Fen Bilimleri Merkezleri,
yetkilisince imzalanması
Sosyal Bilimler
Merkezleri,
Bölümler
Strateji Geliştirme
Daire Başkanlığı
1 gün
-
1 gün
Açıklama
Kapsadığı Birimler
Rektörlük,
2013 yılında Birim tarafından takibi yapılan
Genel Sekreterlik,
bütçe tertiplerinden yapılan giderlere ilişkin İdari ve Mali İşler D. Bşk,
detaylı
açıklamaların,
gerçekleşme Fen Bilimleri Merkezleri,
oranlarının ve gerekçelerinin hazırlanması
Sosyal Bilimler
Merkezleri,
Bölümler
İdari ve Mali İşler Daire
Birim hakkında genel bilgiler, kullanılan
Başkanlığı ile Rektörlük,
Birim Faaliyet Raporunun
mart ayı sonuna kaynaklar, gerçekleşmeler ile ilgili mali
Genel Sekreterlik,
hazırlanması
kadar
bilgiler doğrultusunda 2013 yılının birim
Merkezler ve Bölümlerin
faaliyet raporunun hazırlanması
ödenekleri ile ilgili bilgiler
Harcama Birimlerinden 2015 Yılı Makine
Teçhizat İhtiyaçlarının yazı ile istenilerek,
2015 Yılı Makine Teçhizat
Eğitim Sektöründeki
1-31 mayıs
gelen bilgilerin ve Birim Talebinin konsolide
teklifinin hazırlanması
Tüm Birimler
edilmesi ve Makine teçhizat teklifinin
hazırlanması
İhtiyaçlar doğrultusunda gider ve gelir
Rektörlük,
2015 Yılı Cari Bütçe Teklifinin
1-31 temmuz tahminlerinin yapılması, teklif tavanlarına
Genel Sekreterlik,
Hazırlanması
göre bütçe teklifinin hazırlanması
İdari ve Mali İşler D. Bşk,
Merkezler ve Bölümlerden 2015 Yılı Cari
2015 Yılı Merkezler ve Bölümler
Fen Bilimleri Merkezleri,
Bütçeden ihtiyaçlarının yazı ile istenilerek,
Cari Bütçe Teklifinin
1-31 temmuz
Sosyal Bilimler Merkezleri,
gelen bilgilerin konsolide edilmesi ve bütçe
Hazırlanması
Bölümler
teklifinin hazırlanması
Yıllık İstatistiki Bilgilerin
hazırlanması
yıl içinde
ÜÇ AYDA BİR YAPILAN İŞLEMLER
Üçer Aylık Ödenek Gönderme
ile ilgili işlemin yapılması
İç kontrol sisteminin
değerlendirilmesi ile ilgili
toplantı yapılması
Ocak, Nisan,
Temmuz, Ekim
aylarının ilk
haftası
Ocak, Nisan,
Temmuz, Ekim İç kontrol sisteminin
aylarının ilk
değerlendirilmesi
haftası
uygulanmasının
Sayfa 3 / 6
İdari ve Mali İşler Daire
Başkanlığı
İşin Konusu
İşin Yapılması
gereken Tarih
Aralığı
Açıklama
Kapsadığı Birimler
Çıktı Gönderilen Birim
İşin yapılabildiği
asgari zaman
aralığı
Merkez Kampüs
Personel Daire Başkanlığı
2 hafta
Merkez Kampüs
-
1 gün
Strateji Geliştirme
Daire Başkanlığı
1 gün
Banka
Strateji Geliştirme
Daire Başkanlığı
1 gün
1 gün
AYLIK YAPILAN İŞLEMLER
Merkez Kampüs santral telefon özel
kesintilerinin tespit edilmesi, listelerin
hazırlanması, Personel Daire Başkanlığına
dönemi+1 ay)
bildirilmesi
Tespit edilmiş özel telefon kesinti
Telefon Özel Kesintilerin Ayın 16'sı (Fatura
tutarlarının bankaya yatıp yatmadığının
dönemi+2 ay)
tahsili
bankadan alınan ekstrelerle kontrolü
TELEFON ÖDEMELERİ
Telefon Özel Kesintilerin
tespiti
Ayın 15-30'u
arası (Fatura
Rektörlük,
Genel Sekreterlik,
Ayın 20-25'i arası Telefon, fax, bilgiye abonelik vb. giderlerin
İdari ve Mali İşler D. Bşk,
(Fatura dönemi+1
ödenmesi
Uluslararası İliş.Koor. Basın
ay)
Yayın Halkla İliş.
Telefon Faturalarının
ödenmesi
Ayın 16'sı (Fatura
dönemi+2 ay)
MERKEZ KAMPÜS ELEKTRİK ÖDEMESİ
Cep telefonunun
ödenmesi
Bankaya yazılan talimat yazısıyla telefon
özel kesinti hesabındaki yatırılmış tutarın
Türk Telekom hesabına aktarılması ve
Bütçeden ödenecek kısmın hesaplanarak
ödenmesi, bankadan takibinin yapılması
Mrk.kampüs santral
Ayın 20-23'ü
arası
Cep telefonu faturasının ödenmesi, özel
görüşme bedelinin tespiti ve bildirilmesi
Strateji Geliştirme
Daire Başkanlığı
Elektrik özel kesinti
sarfiyatının
hesaplanması, listelerin
hazırlanması ve
bildirimlerin yapılması
Ayın 25'i
Aylık kwh harcamalarına göre hesaplanan
elektrik sarfiyat tutarlarının; kampüste
çalışan inşaat firmalarını Yapı İşleri ve
Teknik Daire Başkanlığına, kantin, çay
ocakları, yemekhane, kitapevini Sağlık
Kültür ve Spor Daire Başkanlığına,
lojmanlarda oturan personelin özel elektrik
kesintisi
tutarlarının
Personel
Daire
Başkanlığına bildirilmesi
Yapı İşleri ve Tek.D.Bşk.
Sağlık Kültür ve Sp.D.Bşk.
Personel Daire Bşk.
Strateji Geliştirme D.Bşk.
Bildirilen sarfiyat
tutarlarının banka
hesabına yatıp
yatmadığının kontrolü
Bildirim
tarihinden fatura
ödeme tarihine
kadar her gün
Birimlere bildirilen elektrik sarfiyatlarının
ilgili elektrik özel kesinti hesabına yatıp
yatmadığının ve tutarlarının doğruluğunun
bankadan alınan ekstrelerle konrolü
Merkez Kampüs
Elektrik özel kesintisinin
ve bütçeden ödenecek
kısmın yatırılması
Ayın 16-17'si
arası
Bankaya yazılan talimat yazısıyla özel
kesinti hesabındaki yatırılmış tutarın
Başkent Elektrik hesabına aktarılması ve
Bütçeden ödenecek kısmın hesaplanarak
ödenmesi, bankadan takibinin yapılması
Merkez Kampüs
Merkez Kampüs
3 hafta
Sayfa 4 / 6
Banka
Strateji Geliştirme D.Bşk.
İşin Konusu
İşin Yapılması
gereken Tarih
Aralığı
Çıktı Gönderilen Birim
İşin yapılabildiği
asgari zaman
aralığı
Merkez Kampüs İnşaat
Mühendisliği Laboratuarı
elektrik ödemelerinin yapılması
Ayın 1-5'i arası
Merkez Kampüs İnşaat Mühendisliği Merkez Kampüs İnşaat
Laboratuarı elektrik faturalarının ödenmesi Mühendisliği Laboratuarı
Strateji Geliştirme
Daire Başkanlığı
1 gün
İki ayda bir
Rektörlük, Kütüphane ve Dokümantasyon
Daire Başkanlığı ve Rektörlük Kaloriferi ve
Rektörlük Ek Bina(19936, 4105912,R7599
ve 06531 abone numaralı sayaçlar) su
faturalarının ödenmesi
Rektörlük, Kütüphane,
Rektörlük Ek Bina ve
Rektörlük Kaloriferi
Strateji Geliştirme
Daire Başkanlığı
1 gün
Her ay
Merkez Kampüs ve Dış Yerleşkelerdeki
BEÜ Personeline öğle yemeği için satılan
fiş bedelinin, Yemek Servisi Yürütme
Kurulunun hesabına aktarılma için ödeme
belgelerinin hazırlanması
Merkez Kampüs
Strateji Geliştirme
Daire Başkanlığı
1 gün
Strateji Geliştirme
Daire Başkanlığı
1 gün
Rektörlük,
Genel Sekreterlik,
Takip eden haftada ödeme işleminin
Her hafta
İdari ve Mali İşler D. Bşk,
yapılması
planlanan
giderlerin
Perşembe günü
Fen Bilimleri Merkezleri,
hesaplanması
Sosyal Bilimler
Merkezleri,
Bölümler
Strateji Geliştirme Daire
Başkanlığı
1 gün
İhale hakedişlerin, aylık rutin ödemelerin,
diğer giderlerin harcama takibine bloke
edilmesi, kullanılabilir ödenek miktarının
Rektörlük,
sürekli takibi ve istenildiğinde satınalma
Genel Sekreterlik,
şubesine tertip ve kullanılabilir ödenek
Yıl içinde düzenli
İdari ve Mali İşler D. Bşk,
konusunda
bilgi
verilmesi,
onay
olarak
Fen Bilimleri Merkezleri,
aşamasında harcama blokesinin yapılması,
Sosyal Bilimler
sipariş aşamasında bloke tutarın revizesi,
Merkezleri,
Bölümler
ödeme
emrinin
Muhasebe
Birimine
gönderilmesi aşamasında harcamanın
kesin harcama sütununa işlenmesi.
-
-
Su Ödemesi
Merkez Kampüs memurların
öğle yemeğine yardım
ödemeleri
Harcama Takip Listesi (Gider
Takibi) Hazırlanması
Her ayın ilk
haftası
Açıklama
Kapsadığı Birimler
Rektörlük,
Birim tarafından takip edilen tertiplerden,
Genel Sekreterlik,
bir önceki aya ait 4734 sayılı Kamu İhale İdari ve Mali İşler D. Bşk,
Kanununun 21-f ve 22-d maddelerine göre Fen Bilimleri Merkezleri,
yapılan giderlerin tablo haline hazırlanması
Sosyal Bilimler
Merkezleri,
Bölümler
HAFTALIK YAPILAN İŞLEMLER
Nakit İhtiyaç Cetveli
Hazırlanması
YAPILAN DİĞER İŞLEMLER
Ödenek ve Harcamaların Yıl
içinde takibinin yapılması
Sayfa 5 / 6
Çıktı Gönderilen Birim
İşin yapılabildiği
asgari zaman
aralığı
Yolluk Ödemeleri
Rektörlük,
Yurtiçi Geçici Görev Yolluğu, Yurtdışı
Genel Sekreterlik,
Geçici Görev Yolluğu ve Yurtiçi Sürekli
İdari ve Mali İşler D. Bşk,
Görev
Yolluğu
beyanında
bulunan
Fen Bilimleri Merkezleri,
personelin harcırahının ödenmesi için
Sosyal Bilimler
gerekli işlmelerin yapılması
Merkezleri,
Bölümler
Strateji Geliştirme Daire
Başkanlığı
1 gün
Kurs Katılım Ödemeleri
Rektörlük,
Genel Sekreterlik,
Kurslara katılan personelin kurs katılım İdari ve Mali İşler D. Bşk,
giderinin ödenmesi
Fen Bilimleri Merkezleri,
Sosyal Bilimler
Merkezleri,
Bölümler
Strateji Geliştirme Daire
Başkanlığı
1 gün
Genel Sekreterlik
1 gün
İşin Konusu
İşin Yapılması
gereken Tarih
Aralığı
Abonelik ve Benzeri Gider
Ödemeleri
15 Günlük Faaliyet Raporu
ÖYP Ödenek Harcama Takibi
Açıklama
Kapsadığı Birimler
Abonelik ve benzeri giderler oluştuğunda
gerekli işlemlerin yapılması.
15 günde bir
İki hafta içerisinde tüm şubeler tarafından
yapılan iş ve işlemlerin toparlanarak rapor İdari ve Mali İşler D.Bşk.
halinde düzenlenmesi
1) ÖYP kaynağının ve harcamasının
araştırma
görevlisi
bazında,
2) Ödeneğin ve harcamanın tertip bazında
takip edilmesi
Sayfa 6 / 6
ÖYP Koordinatörlüğü
ÖYP Koordinatörlüğü
Download

2014 İŞ TAKVİMİ