RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK USUL
VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK
SUNUMU
13 MART 2015
02 Şubat 2015
Sayı: 29255
Resmî Yazışmalarda
Uygulanacak Esas ve Usuller
Hakkında Yönetmelik
Yürürlük Tarihi: 1 Mart 2015
ESKİ
YENİ
BELGE BOYUTU
BELGENİN ŞEKLİ,ÖZELLİKLERİ
Resmî yazışmalarda A4 (210x297 mm) ve A5 -Belgelerin A4 (210x297 mm) boyutundaki
(210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır
kâğıda çıktı alınacak şekilde hazırlanması esastır.
- Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda
hazırlanabilir.
- Üst yazılarda kâğıdın bir yüzü kullanılır. Ancak
üst yazının ekleri için kâğıdın her iki yüzü de
kullanılabilir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
--Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New
Roman" yazı tipi ve 12 karakter boyutunun
kullanılması esastır.
-Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan
metinlerde farklı yazı tipi ve karakter
boyutu kullanılabilir.
YAZI TİPİ VE HARF BÜYÜKLÜĞÜ
-Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde
“Times New Roman” veya “Arial” yazı tipi normal
yazı stilinde kullanılır. Harf büyüklüğünün Times
New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto
olması esastır. Ancak gerekli hâllerde metinde
harf büyüklüğü 9 puntoya,iletişim bilgilerinin
yazımında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir.
- Metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde ve
eğik(italik) olarak yazılabilir.
ESKİ
YENİ
---
YAZI ALANI
-Sayfanın üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenir.
-Yazı alanı dışına sayfa numarası ve varsa ek
numarası hariç hiçbir ifade veya ibare
yazılmaz.
BAŞLIK
-Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra
teşkilatlarında kullanılan başlıklar 5442 sayılı İl
İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak
düzenlenir.
-Bölge müdürlüklerinde ise bakanlığın adının
altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır
BAŞLIK
-Bağlı veya ilgili idarelerde ilk satıra “T.C.”
kısaltması, ikinci satıra bağlı veya ilgili olunan
bakanlığın adı büyük harflerle, üçüncü satıra
idarenin adı ilk harfleri büyük, diğerleri küçük
harflerle ve dördüncü satıra da birimin adı ilk
harfleri büyük, diğerleri küçük harflerle
ortalanarak yazılabilir (ÖRNEK-1)
-Doğrudan merkezî teşkilata bağlı taşra
birimlerinde başlıkta merkezî teşkilat ve taşra
teşkilatı adlarına yer verilir (ÖRNEK-1)
ÖRNEK 1
BAŞLIK ÖRNEKLERİ
Merkez Teşkilatı Örneği:
T.C.
BAŞBAKANLIK
Kanunlar ve Kararlar Genel Müdürlüğü
Bağlı İdare Örneği:
T.C.
HAZİNE MÜSTEŞARLIĞI
Kamu Finansmanı Genel Müdürlüğü
İlgili İdare Örneği:
T.C.
ETİ MADEN İŞLETMELERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
İnsan Kaynakları Yönetimi Dairesi Başkanlığı
İlişkili İdare Örneği:
T.C.
REKABET KURUMU
Kararlar Dairesi Başkanlığı
Yerinden Yönetim İdaresi Örneği:
T.C.
KOCAELİ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI
Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı
Taşra Teşkilatı İl İdaresi Örneği:
T.C.
ERZURUM VALİLİĞİ
İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü
ESKİ
YENİ
SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
SAYI
--Resmî yazışmalarda Başbakanlık tarafından -“Sayı:” sırasıyla; DETSİS’te belirtilen Türkiye
belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası,
standart dosya planı kodu ile belge kayıt
uyulması zorunludur.
numarasından oluşur (ÖRNEK-2)
--Bu belgelerde sayı bilgisine belge üst
verisinde veya belge üzerinde yer verilir
ESKİ
YENİ
TARİH
TARİH
-Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) -Tutanak, rapor, tebliğ-tebellüğ belgesi ve
benzeri belgelerde ise tarih, metnin bitiminde
işareti konularak yazılır.
yer alabilir.
-Tarih; gün, ay ve yıl olarak rakamla yazılır.
(Örnek: 01.09.2014, 04/09/2014).
-Ay adları, harfle de yazılabilir. Bu durumda
gün, ay ve yıl arasına herhangi bir işaret
konulmaz,
- Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde
tarih bilgisine belge üst verisinde veya belge
üzerinde yer verilir. Belgenin en son yetkili
tarafından elektronik imza ile imzalandığı
zamanı gösteren zaman damgasındaki tarih
bilgisi belge tarihi olarak esas alınır.
ESKİ
YENİ
KONU
KONU
Konu, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması -Konu, yazı alanının dikey orta hizasını
hizasını geçmeyecek biçimde yazılır.
geçmeyecek biçimde kelimelerin baş harfleri
büyük olarak ve sonuna herhangi bir
noktalama işareti konulmaksızın yazılır. Konu
bir satırı geçerse ikinci satır Konu yan
başlığının altı boş bırakılarak yazılır.
GÖNDERİLEN MAKAM
MUHATAP
-Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin --Muhatabın idare ya da özel hukuk tüzel kişisi
parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra olması durumunda adı büyük harflerle yazılır
yazılır.
--Birim adı bilgileri parantez içinde ilk harfleri
büyük diğerleri küçük harflerle bir alt satıra
yazılır.
-Başbakan yardımcısını muhatap belgelerde
önce “BAŞBAKAN YARDIMCILIĞINA” ibaresi
yazılır, bir alt satırda ise parantez içinde
“Sayın”
ibaresinden
sonra
başbakan
yardımcısının adı ilk harfi büyük diğerleri
küçük, soyadı ise büyük harflerle yazılır .
(Örnek 3).
ESKİ
YENİ
- Bağlı, ilgili veya ilişkili idarelere gönderilecek
belgeler doğrudan o idareye gönderilebilir.
Örnek 5). Ancak, bakanlığın bilgi sahibi
olmasının gerekli görüldüğü durumlarda
belge, bakanlık aracılığıyla gönderilir.
- İdare tarafından gerekli görüldüğü hâllerde
dağıtımlı belgelerin muhatap bölümüne
“DAĞITIM YERLERİNE” ibaresi yazılabilir.
(Örnek 14).
ESKİ
YENİ
İLGİ
-İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya
kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre
yazılır. Yazı fazla makamın yazısına karşılık veya
daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir
İLGİ
- “Sayı”, “Konu” ve “İlgi” yan başlıklarından
sonra kullanılan iki nokta “:” işareti aynı
hizada yazılır . (Örnek 6).
-İlginin birden fazla olması durumunda,
belgeler önceki tarihli olandan başlanarak
tarih sırasına göre sıralanır.Sıralamada küçük
harfler, kendilerinden sonra kapama parantez
işareti “)” konularak kullanılır . (Örnek 6).
ESKİ
YENİ
METİN
-"İlgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"İlgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık
bırakılarak başlanır.
-Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm
içerisinden başlanır. Paragraf başı yapılmadığı
durumlarda paragraflar arasında bir satır
aralığı boşluk bırakılır.
METİN
-İlgi ile metin başlangıcı arasında bir satır,
ilgi yoksa belgenin muhatabı ile metin
başlangıcı arasında iki satır boşluk bulunur.
(Örnek 7).
-Paragrafa 1,25 cm içeriden başlanır ve metin
iki yana hizalanır. Paragraflar arasında satır
boşluğu bırakılmaz (Örnek 7).
-- Gerçek kişileri muhatap yazışmalarda
“Saygılarımla.”, “İyi dileklerimle.” veya
“Bilgilerinize sunulur.” ibareleriyle bitirilebilir.
ESKİ
YENİ
İMZA
-Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük
harflerle yazılır. Unvanlar ad ve soyadın altına
küçük harflerle yazılır.
- -Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük
harflerle ve kısaltılarak yazılır.
İMZA
-Belgeyi imzalayanın adı ilk harfi büyük
diğerleri küçük, soyadı ise büyük harflerle
yazılır Unvan, ad ve soyadın altına ilk harfleri
büyük diğerleri küçük harflerle yazılır
-Akademik unvanlar veya rütbeler adın ön
tarafına ya da bir satır altına ilk harfleri büyük
diğerleri küçük harflerle açık ya da kısaltılarak
yazılabilir.
-İki yetkili tarafından imzalanması durumunda
üst unvan sahibinin adı, soyadı, unvanı ve
imzası sağda yer alır.
ESKİ
YENİ
EKLER
Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna
konulan "EK/EKLER:" ifadesinin altına yazılır.Ek
adedi birden fazla ise numaralandırılır.
EKLER
-Belgenin bir eki olması durumunda “Ek:”
başlığının sağında eki belirtecek ibareye yer
verilir. Belgede birden fazla ek varsa “Ek:”
başlığının altında ekler numaralandırılır. Eklerin
sayfa sayısı parantez içinde belirtilir (Örnek 11).
-Birden fazla ek varsa eklerin üzerinde ek
numarası yazı alanının sağ üst köşesinde
belirtilir(Örnek: EK-1,EK-2).
-Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa
ayrı bir sayfada “EK LİSTESİ” başlığı altında
gösterilir ve üst yazıya eklenir. (Örnek 12)
ESKİ
YENİ
DAĞITIM
-"EKLER"den sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna "DAĞITIM:"
yazılır. Ek yoksa dağıtım EKLER'in yerine yazılır.
-Yazının "Gereği" kısmı dağıtım başlığının
altına, "Bilgi" kısmı ise "Gereği" kısmı ile aynı
satıra yazılır.
"Bilgi" kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları
doğrudan "DAĞITIM" başlığının altına yazılır
DAĞITIM
-“Dağıtım:” başlığı, ek varsa “Ek:” bölümünden
sonra, ek yoksa imza bölümünden sonra uygun
satır boşluğu bırakılarak yazı alanının solundan
başlanarak yazılır
- Belgenin “ “Gereği:” kısmı “Dağıtım:”
başlığının altına, “Bilgi:” kısmı ise “Gereği:”
kısmı ile aynı satıra ve yazı alanının ortasına
doğru yazılır. “Bilgi:” kısmı yoksa muhatap
adları doğrudan “Dağıtım:” başlığının altına
yazılır .
ESKİ
YENİ
ONAY
-Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk
bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına
unvanı yazılır
-
OLUR
- “OLUR” ibaresinden sonra tarih ve imza için
uygun boş satır bırakılarak imzalayanın adı ilk
harfi büyük diğerleri küçük, soyadı büyük ve
bir alt satıra da unvanı ilk harfleri büyük
diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır ,
(Örnek 15)
ESKİ
YENİ
PARAF
-Yazıyı
paraflayan
kişilerin
unvanları
gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti
konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
-El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır
PARAF
-Belgenin paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve
soyadı belirtilir.
-Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde paraf,
güvenli elektronik imza ile atılır.
ESKİ
YENİ
ADRES
- Sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı
gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon
ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik
ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İLETİŞİM BİLGİLERİ
- İletişim bilgileri; belgeyi gönderen idarenin
adresi, posta kodu, telefon ve faks numarası, eposta adresi, internet adresi ile bilgi alınacak
kişinin adı, soyadı, unvanı ve telefon
numarasını içerecek şekilde sayfa sonuna
yazılır (Örnek 20).
ESKİ
-
YENİ
SÜRELİ YAZIŞMALAR
-. Elektronik ortamda hazırlanan süreli
belgelerde “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR”
ibaresine belge üst verisinde yer verilir.
SAYFA NUMARASI
SAYFA NUMARASI
-Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına - Sayfa numarası iletişim bilgilerinin altında ve
toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu sayfanın ortasında, toplam sayfa sayısının
gösterecek şekilde verilir
kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde belirtilir
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
BELGENİN ÇOĞALTILMASI
-Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa -Fiziksel ortamda hazırlanan ve gizlilik derecesi
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır" taşımayan bir belgeden örnek çıkartılması
ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir.
hâlinde, örneğin uygun bir yerine “ASLI
GİBİDİR” ibaresi konulur
ve
idarece
yetkilendirilmiş görevli tarafından ad, soyadı,
unvan ve tarih belirtilmek suretiyle imzalanır.
-Bu şekilde çoğaltılan belge, asıl belge gibi
kabul edilir
ESKİ
-
YENİ
-Güvenli elektronik imza ile imzalanarak
hazırlanmış bir belgeden çıktı alınmasına ihtiyaç
duyulması hâlinde. Çıktının uygun bir yerine
“BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR”
ibaresi konulur.
-Tarih ve sayı bilgileri EBYS aracılığı ile belge
çıktısı üzerine yazdırılır. -Güvenli elektronik
imza ile imzalanarak hazırlanmış belgelerin
elektronik ortamda kaydedilmesi, gönderilmesi
ve dosyalanarak saklanması esastır.
- Bu belgeler, zorunlu olmadıkça ayrıca çıktısı
alınarak el yazısıyla atılan imza ile imzalanmaz
ve fiziksel ortamda saklanmaz
ESKİ
YENİ
KAYIT KAŞESİ VE YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
-Gelen evrak kayıt kaşesi evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır,
ünite içinde hangi bölümü ilgilendiriyorsa o
bölümün karşısına gereği yapılmak veya bilgi
vermek maksadıyla (x) işareti konulur.
BELGENİN FİZİKSEL ORTAMDA GÖNDERİLMESİ
VE ALINMASI
-İdareler, fiziksel ortamda alınan belgeler için
gelen evrak kaydında kullanacakları kaşe üst
yazının ilk sayfasının ön veya arka yüzüne
basılır.
-Gizlilik dereceli belgelerin gerekli güvenlik
tedbirleri alınarak elektronik imza ile
imzalanarak
elektronik
ortamda
da
gönderilebilir.
BELGENİN ELEKTRONİK ORTAMDA
GÖNDERİLMESİ VE ALINMASI
-Güvenli elektronik imza ile imzalanan belge
elektronik ortamda muhataplara iletilir.
-İdareler arasında resmî yazışma kapsamında
iletilecek
elektronik
belgelerin
oluşturulmasında e-Yazışma Teknik Rehberinde
tanımlanan kurallara uyulması zorunludur
---İdare, başka bir idareden kendisine resmî
yazışma kapsamında iletilen ve e-Yazışma
Teknik Rehberinde tanımlanan kurallara uygun
şekilde hazırlanmamış bir belgeyi reddetme
hakkına sahiptir
ESKİ
--
YENİ
-Bu durumda, belgeyi reddeden idare
durumu sebepleriyle belgenin kendisine
ulaştığı tarihi takip eden ikinci iş gününün
sonuna kadar bildirir.
-Bu belgeler, muhatap idare tarafından imza
doğrulaması yapıldıktan sonra çıktısı alınarak
işleme konulur.
ESKİ
--
YENİ
BELGENİN İADE EDİLMESİ
-İdareye muhatabı olmadığı hâlde fiziksel
ortamda gelen bir belge, asıl muhatabı
anlaşılamıyorsa gönderene iade edilir.
-Ancak, asıl muhatabın açıkça belli olması
durumunda, gerektiğinde belgenin bir sureti
alınarak, aslı muhatabına gönderilir ve belgeyi
gönderene de bilgi verilir.
- İdareye muhatabı olmadığı hâlde güvenli
elektronik imza ile imzalanarak elektronik
ortamda bir belge gelmesi durumunda,
belgenin muhatabı olunmadığı bilgisi ve söz
konusu belgeye ilişkin tanımlayıcı bilgiler
gönderene elektronik ortamda iletilir. Bu
durumda belgenin bir kopyası elektronik
ortamda muhafaza edilir.
ESKİ
--
YENİ
GÖRÜŞ, BİLGİ VE BELGE TALEPLERİNDE SÜRE
-İdare içi ve idare dışı görüş, bilgi ve belge talep
yazıları günlü yazılır.
- İdareler, ilgili mevzuattaki özel hükümler saklı
kalmak kaydıyla, süre belirtilmeyen belge
taleplerini talebin kendilerine ulaşmasından
itibaren en geç beş iş günü; süre belirtilmeyen
bilgi ve görüş taleplerini ise talebin kendilerine
ulaşmasından itibaren en geç onbeş iş günü
içinde yerine getirir.
-İdareler, bilgi ve görüş isteyen idareye süresi
içinde ve gerekçesini bildirmek kaydıyla onbeş
iş gününü geçmemek üzere ek süre kullanabilir.
DÜZENLEME YETKİSİ
- İdareler resmî yazışmalarla ilgili olarak bu
Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla ek
düzenleme yapabilir.
-Bu Yönetmeliğin uygulanması ile ilgili olarak
ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye ve
gerektiğinde uygulamaya yönelik esasları
belirlemeye Başbakanlık (İdareyi Geliştirme
Başkanlığı) yetkilidir
ESKİ
YENİ
YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILAN MEVZUAT VE
ATIFLAR
- 18/10/2004 tarihli ve 2004/8125 sayılı
Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan
Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve
Usuller Hakkında Yönetmelik yürürlükten
kaldırılmıştır.
• Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve
Esaslar Hakkında Yönetmelik ile getirilen
değişiklikler ile ilgili Bazı Önemli Maddeler
• Resmi yazılar ve üst verilerinin aynı standartlar çerçevesinde oluşturulması
sağlanmıştır.
• Resmi yazıların güvenli elektronik imza ile imzalanmasına ilişkin esaslar
belirlenmiştir.
• Resmi yazıların kurumlar arasında elektronik ortamda gönderilmesi ve
alınmasıyla ilgili temel esaslar belirlenmiş, konuya ilişkin teknik
ayrıntıların e-Yazışma Rehberiyle düzenleneceği hükme bağlanmıştır
• Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve
Esaslar Hakkında Yönetmelik ile getirilen
değişiklikler ile ilgili Bazı Önemli Maddeler
• Resmi yazıların “sayı” bölümünde yer alan ve yazının hazırlandığı
kurumu/birimi gösteren Haberleşme Kodları kaldırılarak, elektronik
arşivlerin oluşumuna imkan sağlayan tekil ve değişmez nitelikteki T.C.
DETSİS Numaralarının (Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Sistem
Numarası) kullanımı sağlanmıştır.
• Gizli nitelikteki yazılar, elektronik ortam yerine fiziksel ortamdan
gönderilebilecektir
• Resmi yazılarda “times new roman”nın yanı sıra “arial” yazı karakteri de
kullanılabilecek, 12 punto yazı boyutu ise gerekli durumlarda 9 puntoya
kadar düşürülebilecektir
• Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve
Esaslar Hakkında Yönetmelik ile getirilen
değişiklikler ile ilgili Bazı Önemli Maddeler
• Vatandaşların, dilekçelerini “arz ederim” ifadesiyle bitirmelerine ilişkin
teamül kaldırılarak, “arz ederim” ifadesiyle bitirilmeyen dilekçelerin de
işleme alınma zorunluluğu getirilmiştir.
• Vatandaşlara yazılan resmi yazıların, “rica ederim” ifadesiyle bitirilmesine
ilişkin teamül kaldırılarak, “Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” veya
“Bilgilerinize sunulur” gibi saygı içeren ifadelerle bitirilmesi sağlanmıştır.
• Bürokrasinin azaltılması amacıyla resmi yazılar, ilgili bakanlıklara
gönderilmeksizin doğrudan bağlı, ilgili veya ilişkili idarelere
gönderilebilecektir.
• Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve
Esaslar Hakkında Yönetmelik ile getirilen
değişiklikler ile ilgili Bazı Önemli Maddeler
• Dağıtımlı resmi yazıların muhatap bölümünde kurum adlarının ayrı ayrı
yazılması yerine sadece “dağıtım yerlerine” ibaresi yazılabilecektir.
• Bu Yönetmeliğin uygulanması ile ilgili olarak ortaya çıkabilecek tereddütleri
gidermeye ve gerektiğinde uygulamaya yönelik esasları belirlemede
yetkili Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı’dır.
TEŞEKKÜR EDERİZ . . .
Download

Video - Çevre ve Şehircilik Bakanlığı