Bu doküman , IAPCO (Uluslararası Profesyonel Kongre Organizatörleri Birli i) Sekreterli i
[email protected] tarafından, kendi artnamenize uyarlanmak üzere örnek olarak
hazırlanmı tır
Bunun IAPCO (UPKOB)’nin “ Do ru PKO Nasıl Seçilir ?”
ba lıklı dökümanıyla birlikte de erlendirilmesi tavsiye olunur.
irketlerden bir kongre organizasyonu için teklif alındı ında onlara olabildi ince çok bilgi vermek önemlidir.
Etkinlik hakkında ve geçmi iyle ilgili genel bilgi, ne tür bir hizmet talep edildi i, konusunda Profesyonel Kongre
Organizatörüne yardımcı olur. Talep edece iniz belirli özel hizmetler hakkında bilgi eklemek de, PKO’nün fiyat
çıkartırken do ru öngörüler sunmasını sa layaca ından, aynı de erde önemlidir.
A a ıdaki doküman, üzerinden kendi Teklif talebinizi (TT) olu turabilmeniz için bir örnek sa lamaktadır . Çok
ayrıntılı olmasa da gerekli temel unsurları sa layacaktır.
Profesyonel Kongre Organizatörü
görevlendirilmesi için
Teklif Talebi(TT)
(Kongre ) ...için
( ehir) ...yer alacak olan
(Ba langıç ve biti tarihleri)
Teklif numarası (Örnek 4 teklifin 1incisi)
Yukarıda adı geçen Kongreye ev sahipli i yapan, (Düzenleyen Kurulu ), firmanızı adı geçen Kongre
konusunda Profesyonel Kongre Organizatörü olarak görevlendirilmek üzere bir teklif vermeye davet etmekten
mutluluk duyar. A a ıdaki bilgi, Lokal Organizasyon Komitesi (YOK) için hazırlanacak teklifte size yardımcı
olmak üzere sunulmaktadır.
B R NC BÖLÜM
1.
HALE SÜREC N N ZAMANLAMASI
•
•
•
•
•
PKO irketlere(teklif verenlere) yönlendirilmi hale Davetiyesi
Son teklif sunma tarih/zamanı (genellikle tekliflerin hazırlanması için
en az üç hafta süre verilir )
17.00)
Teklif verenler arasından seçilenlerle görü meler (görü me tarihi
enaz bir hafta önceden duyurulur)
PKO ofisini ziyaret (gerekli görülürse)
Kararın duyurulması (Kontrat görü mesine tabi olarak)
tarih
tarih ( mesai saati bitimi
tarih
tarih(ler)
tarih
2.
SON TEKL F SUNMA TESL M TAR H
Teklifin elektronik ortamda sunulmasını mı basılı kopya mı istedi inizi lütfen net bir ekilde belirtiniz.
Yazılı teklifler belirtilen son teslim tarihine kadar belirtilen adreslere gönderilmelidir.
(isim)
Elektronik posta: (email)
ve/ ya
Basılı kopya (kaç adet oldu unu belirtin) gönderilecek adres: (adres/telefon)
3.
SORU TURMA
4.
HALEYE DAVET ED LEN PROFESYONEL KONGRE ORGAN ZATÖRLER
Daha fazla bilgi için talepler veya ko ulların netle tirilmesi için ba vurular belirtilen adrese yönlendirilmelidir:
(isim)
(adres /telefon/email)
TT bulunan tüm taraflara, herhangi bir soru sonucunda teklif için gerekli olan daha ayrıntılı bilgi/açıklama
konusunda uygun görmemiz halinde, tavsiyede bulunmak hakkını saklı tutuyoruz.
.
PKO için uluslararası kabul gören kalite standardı olan UPKOB üyeli in elde etmi bulunan ba vurular
önceliklidir.
[TT da ıttı ınız tüm PKO irketlerinin adlarını giriniz]
(isim)
(isim)
(isim)
5.
KONGREN N ADI , TAR H VE YER
(kısaltma) olarak bilinen Kongre (kongrenin adı ), ( ehir) de yer alacaktır
6.
KONGREN N KISA GEÇM
Bildiri Ça rısı/Kayıt Davetiyesi ve/ya önceki kongreden bir Program son derece kullanı lı bilgi sa lar. Buna
ek olarak buraya mümkün oldu u kadar çok referans bilgisi koymakta yarar vardır. Bunların en azı öyle
olmalıdır:
• Kongrenin gün sayısı
• Etkinli in tekrarlanma sıklı ı
• Delege sayısı (geçmi 2 kongre)
• Dernek üyelerinin /geçmi teki delegelerin -biliniyorsa-bölgesel dökümü
• Geçmi 2 bölgesel kongrenin sırasıyla -biliniyorsa- kayıt ücretleri
• Sergi boyutları (uygulanabilir ise), satılan alan
• Önceki kongrede satılan her metrekarenin fiyatı
• Önceki kongrede elde edilen sponsorluk geliri (örnek 30.000, 50.000 vs)
• Sözlü sunum olarak kabul edilecek özet (abstract)/ bildiri sayısı
• Görsel sunum olarak kabul edilecek özet(abstract)/bildiri sayısı
• Paralel oturum sayısı
• Sosyal etkinlik sayısı
7.
KONGRE FORMATI
8.
ÖNGÖRÜLEN KATILIM
Bu evrede format olabildi ince esnek olarak addedilse de, a a ıdaki bilgiler temel planlama amaçlı bir rehber
olarak kullanılabilir:
• Kongrenin gün sayısı
• Serginin gün sayısı
• Önerilen sosyal i levler
• Program formatının genel olarak içermesi gerekenler::
o Kurul oturumları
o E zamanlı oturum sayısı
o Yıllık Genel Toplantı
o Workshop’lar
o Uydu Oturumları
Sponsorlar
Di er ilgili Dernekler oturumu
En elveri li form, alı ılmı formatı günbegün esasına göre listelemek (örnek 1.Gün, 2.Gün vs) veya son
Kongrenin genel açıklamalı programının bir kopyasını sa lamak olabilir.
Kongre, ( sayı) ile ( sayı) arasında delege, (sayıda) refakatçi ve (sayı) sergi sahibi katılımı beklenmektedir.
Bu sayılar bu evrede benzer kongrelere katılım temeline dayanılarak yapılan en iyi tahminler olarak
de erlendirilmelidir. Ö renci, ücretsiz davetli onur konukları da dikkate alınmalıdır..
9.
REFAKATÇ LER N PROGRAMI / KONGRE ÖNCES VE SONRASI,TURLAR
10.
SÖZLE MEYE TARAF OLAN ORGAN ZASYON
Geçmi te yakla ık (sayı) refakatçi kongreye katılmı tır. Kongre süresince, refakatçiler ve/ya delegeler için
kongre kapsamında paket olarak veya seçime ba lı ekstra (hangisi oldu unu belirtin), PKO’nun
sorumlulu unda, katılanların kendi ödemesi esasıyla bir dizi tur düzenlenmi tir. Aynı ekilde, tüm katılımcılar
için Kongre öncesi ve sonrası, turistik özellikli ve ödemeli tur seçenekleri sa lanır. Bu kongre için de benzer
bir düzenleme gerekmektedir.
Sözle meye taraf olan (adresindeki), ( evsahibi irketin resmi adı) tir ve web sitesi adresimiz
www.XXX’dir. Etkinli i bir kurulu tan fazla sayıda irket düzenliyorsa, lütfen belirtin..
11.
ORGAN ZASYON TAR H BEL RLEMEK
(kongre ziyaretçi bürosu /kongre mekanının adı ) bu güne kadar bizi desteklemi tir [geçerliyse]. A a ıda
bu noktaya kadar gerçekle en hareketlerin kısa bir tasla ı yer almaktadır :
(a)
Yerel Düzenleme Komitesi
Yerel Organizasyon Komitesinin olu turulması için gerçekle tirilen etapların ayrıntıları, herhangi bir yapısal
ayrıntı, isimler ve belirli sorumluluklar bilindi i ekilde YDK yapısı), sa lanmalıdır. Süreç içinde zamanlılık
için gerçekle en herhangi bir düzenleme etabının ayrıntısı açıkça belirtilmelidir.
(b)
Mekan
Dü ünülmekte olan bir mekan varsa lütfen belirtin.
Atanmanın ardından PKO’nün mekan müzakerelerini ve sözle meyi denetlemesi gerekmektedir. ( Mekan
sözle mesinin PKO’nün öneri ve katkısı sa lanana kadar ertelenmesi tercih edilir. )
12. SEÇME KR TERLER
E er belirlendi ise, ba arılı bir PKO seçmek için kriterlerinizin neler oldu unu lütfen ana çizgileriyle belirtiniz.
K NC BÖLÜM
PKO tarafından sa lanan ihale teklif dokümanı formata uygun olmalı ve A,B,C bölümlerinde yer alan yazılı
yanıtları sırası ile içermelidir.
A.
B R PKO ATANMASININ KO ULLARI
Ba arılı bir Teklif- veren, en azından, uluslararası standartlarda bir Kongreye profesyonel yöneticilik
hizmetlerini en iyi uygulamayla sa layabilme becerisine sahip olmalıdır. UPKOB üyeli i, irketin bu standartta
bir kongreyi düzenleyebilece inin do rulanması olarak kabul edilir.
Bu bölüm Teklif-verenin irketi hakkında daha ayrıntılı bilgi sa lama olana ıdır. Bu ayrıntılar a a ıdaki
noktaları içermektedir:
• Finansal kapasite
• Kanıtlanmı deneyim bilgileri
• Referanslar
• Eleman seçiminin altyapısı
• Güvenli bir çevrede elektronik düzenlemeler sa lama kapasite ve becerisi.
B.
SA LANACAK H ZMETLER
PKO’nden a a ıdaki hizmetlerin tedari i için teklif vermek üzere davet edilir. Listede yapısı itibarı ile tüm
ayrıntılara girmek yorucu olaca ından Teklif-verenlerin, bu Kongrenin ba arıyla düzenlenmesi için gerekli
oldu una inandıkları ek hizmetleri listeye katmaları memnunlukla kar ılanacaktır.
Bu liste Organizasyon Komitesinin tam bu noktada öngördü ü PKO’nün sorumluluklarının göstergesi olmak
amacındadır. Teklif verenler sa layabilecekleri hizmet alanları konusundaki becerilerini veya sorumluluk
almak istemedikleri bir konu oldu unu belirtmelidir.
(gerekli hizmetleri belirtin)
1) Proje Yönetimi
• Bütçeleme (kongre bütçesinin yönetimi)
• Finans Yönetimi (kongre banka hesaplarının yönetimi)
•
dare (kongreyle ilgili her konunun yönetimi)
2) Program Yönetimi
• Özet leme (Abstract handling)
• Konu macı Yönetimi
3) Pazarlama ve Promosyon
• Kongre Pazarlama ve Promosyon Stratejisi
• Promosyon malzemesi üretimi
4) Sponsorluk ve Sergi
• Sponsorluk (fırsat, satı ve da ıtım geli tirme)
• Sergi (satı ve sergi sahipleri lojisti i)
5) Logistik
• Delege Kayıtlarıni lemek
• Mekan Yönetimi
• Yerle me Yönetimi
• Yerinde Yönetim
• Yerinde malzeme ve baskı
• Sosyal Program
• Turlar
• Ula ım
C.
MASRAFLAR
(Masrafların de i ik bölümlere ayrılmasını istiyorsanız masrafların nasıl sunulmasını istedi inizi ekleyin)
[bu konuyu irketlerin bireysel kararlarına bırakmak isteyebilirsiniz.]
Bir PKO’nün fiyat talep edebilece i birçok yol vardır. Ücretlerin bütün hizmetleri kapsayıp kapsamadı ı veya
de i ik hizmetler için ayrı ücretlerin talep edilebilece ini açıkça belirtmelisiniz. De i ik hizmetler normal olarak
öyle sınıflandırılır:
• Genel kongre yönetimi (talep edilen özel hizmetlerle ilgili)
• Sponsorluk satı ve yönetimi
• Sergi satı ve yönetimi
• Bilimsel program yönetimi
• Kayıt
Teklif verenlerin talep edilebilecek, posta, telefon, faks, elektronik posta, bili im teknolojileri, genel kırtasiye,
yardımcı eleman masrafı vs. gibi, di er herhangi bir ba ka ücreti ayrıntılı olarak açıklamaları beklenir.
Atandıktan sonra bütçeyi hazırlamak PKO’nün i inin bir parçasıdır, bu yüden PKO’nden teklif sürecinin bir
bölümü olarak etkinli iniz için bir bütçe hazırlamasını istemek uygun olmaz. PKO eksiksiz bir bütçe
hazırlayabilmek için etkinli iniz hakkında her iki tarafın; hedeflerin, yerel etkileyici faktörler ve etkinlik içeri i
konusunda daha iyi bir anlayı a sahip oldukları birkaç toplantı ardından elde edilecek olan birçok ayrıntıya
gerek duyacaktır.Bu temel ayrıntı olmaksızın hazırlanan herhangi bir bütçe yanıltıcı olabilir.
Yasal uyarı
Bu dokümana dahil edilen ya da dokümandan çıkartılan bilgi UPKOB tarafından onaylanmı veya onaylanmamı olarak
yorumlanmamalıdır. UPKOB bu dokümanda sunulan bilginin do rulu u veya zamanlılı ından ya da redaksiyon,
sınıflandırmalar veya dahil edilmeyenlerden sorumlu de ildir. UPKOB bu dokümanda sunulan bilgiler sonucunda verilecek
kararlardan veya davalardan sorumlu de ildir. Basılı: 1nci baskı 2009
Download

Ulusal ToplantÙlarda bir PKO görevlendirilmesi için Teklif Talebi(TT)