PAZARLIK USULÜ
İHALE SÜRECİ
 Birimlerin Satınalma Talebi
 Birimler, kanunlar ile kendilerine verilen görev ve sorumlulukları yerine
getirmek amacıyla ihtiyaç duydukları mal ve hizmetleri temin etmek
maksadıyla
satın
alma
talebinde
bulunurlar.
Malzeme veya hizmet isteğinde bulunan birim tarafından; satın alma
istek yazıları, talep edilen malzeme veya hizmetin ayrıntısı, yetkili
makamdan alınmış Olur, Teknik Şartname ve varsa malzemenin
numunesi gönderilir.
 İhale Usulünun Belirlenmesi
 Öncelik Açık İhale Usulündedir. Ancak alımın niteliği, ivediliği, daha
önce yapılan işlemler ve İdare tarafından öngörülemeyen durumların
ortaya çıkması gibi nedenlerle Belli İstekliler Arasında İhale Usulü
yada Pazarlık Usulü seçilebilir.
 Yaklaşık Maliyetin Belirlenmesi
 4734/9’uncu maddesi gereği her türlü fiyat araştırması
yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık
maliyet belirlenir ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap
cetvelinde gösterilir.
 Yaklaşık maliyete ihale ve ön yeterlik ilanlarında yer
verilmez, isteklilere veya ihale süreci ile resmi ilişkisi
olmayan diğer kişilere açıklanmaz.
 Oluşan veriler doğrultusunda Yaklaşık Maliyet Hesap
Cetveli hazırlanır. Onay Belgesinin ekine eklenir.
 İhale Onay Belgesi Düzenlenmesi
 İlgili satın almaya ilişkin İhale Onay Belgesi düzenlenerek
Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisinin onayına sunulur.
 Onay belgesinde, yapılacak olan alımın içeriği ile ilgili bilgiler,
yaklaşık maliyeti, ilgili bütçe tertibi ve ödenek durumu,
gerekçesiyle birlikte tespit edilen ihale usulü, fiyat farkı ve avans
ile ilgili bilgiler ayrıntılı bir şekilde belirtilir.
İhale onayı alınır.
 İhalenin Elektronik Kamu Alımları
Platformuna (EKAP) Kaydı
 Elektronik Kamu Alımları Platformundan (EKAP) ihale kayıt
bilgileri girilerek İhale Kayıt Numarası alınır.
 İhaleye ait İdari Şartname, Teknik Şartname, Sözleşme
Tasarısı, Standart Formlar ve varsa diğer belgeler
hazırlanarak İhale dokumanı oluşturulur, kontrol edilir ve
onaylanır.
 İsteklilerin İhaleye Davet Edilmesi
 (b), (c) ve (f) bentlerinde belirtilen hallerde ilan yapılması
zorunlu değildir.
 İlan yapılmayan hallerde en az üç istekli davet edilerek,
yeterlik belgelerini ve fiyat tekliflerini birlikte vermeleri
istenir.
 İlan yapılmayan hallerde en az üç istekli davet edilir.
 İhale Komisyonunun Oluşturulması
 İhale yetkilisi, ihale ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün
içinde, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı
olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve
muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla
kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale
komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.
Görevlendirme yazıları üyelere ve yedeklere tebliğ edilir.
 Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem
dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale
komisyonu üyelerine verilir.
 EKAP’a komisyon üyelerinin girişi yapılır.
 Davet Edilen İsteklilere İhale
Dosyası Satışı Yapılması
 İhale dokümanının posta veya kargo yoluyla satılması
öngörülür ise bunun ilanda veya davet mektubunda
belirtilmesi gerekir.
 Bu durumda dokümanın postaya verildiği tarih, dokümanın
satın alma tarihi olarak kabul edilecektir.
 Teklif Zarflarının Alınması ve
İhale Komisyonuna Teslimi


Süresi içinde teslim edilen zarflar için alındı belgesi
düzenlenerek zarfı teslim edene verilir.
İdare tarafından teslim alınan bütün teklif zarfları, son başvuru
veya ihale saatinde tutanak ile topluca ihale komisyonuna teslim
edilir.
[idarenin anteti]
İhale kayıt numarası
İdarenin adı
İşin adı
[Son başvuru / ihale] tarih ve saati
Tutanağın düzenlenme tarih ve saati
:
:
:
: _ _/_ _/_ _ _ _ ..................... günü, saat _ _:_ _
: _ _/_ _/_ _ _ _ ..................... günü, saat _ _:_ _
[ÖN YETERLİK BAŞVURUSU / YETERLİK BAŞVURUSU / TEKLİF ZARFLARININ]
İHALE KOMİSYONUNCA TESLİM ALINDIĞINA DAİR TUTANAK
SIRA NO [Adayın/isteklinin] ADI VE SOYADI / TİCARET UNVANI
1
2
3
4
5
6
7
…
…
N
Tabloya gerektiği kadar satır eklenecektir.
[Ön yeterlik değerlendirmesinin/yeterlik değerlendirmesinin/ihalenin] başladığı saate
kadar yukarıda dökümü bulunan (........) adet [ön yeterlik başvurusu /yeterlik başvurusu /teklif
zarfı], idare marifetiyle Komisyonumuza ulaşmıştır. [Ön yeterlik değerlendirme/Yeterlik
değerlendirme/İhale] saatine kadar saklanmış olan [ön yeterlik başvurusu /yeterlik başvurusu
/ teklif zarfları] ekte olup _ _ / _ _ / _ _ _ _ tarihinde, saat _ _:_ _’da teslim alınmıştır.
Teslim
Eden
İdare
Yetkilisi
Adı
SOYADI
Görevi
İmza
Teslim Alan İhale Komis yonu
BAŞKAN
Adı
SOYADI
Görevi
İmza
ÜYE
ÜYE
ÜYE
ÜYE
Adı SOYADI Adı SOYADI Adı SOYADI Adı SOYADI
Komisyondaki Komisyondaki Komisyondaki Komisyondaki
sıfatı
sıfatı
sıfatı
sıfatı
İmza
İmza
İmza
İmza
EKLER :
EK-1) ..... adet [ön yeterlik başvurusu /yeterlik başvurusu/ihale teklif zarfı.]
 İhalenin İlk Oturumu
Tekliflerin Değerlendirilmesi
 Zarflar istekliler huzurunda, alınış sırasına göre açılır ve
zarfın içinden çıkan belgeler kontrol edilerek isteklilerin
belgelerinin eksik olup olmadığı kontrol edilir ve belge
kontrol tutanağı düzenlenir.
 İhalenin ilk oturumu kapatılarak, yeterliği tespit edilen
isteklilerden, ilk fiyat tekliflerini aşmamak üzere ihale
kararına esas olacak son yazılı fiyat teklifleri istenir.
 Bu zaman zarfında isteklilere ait evraklar incelenir.
İhale kayıt numarası
İdarenin adı
İşin adı
:
:
:
Tutanağın Adı1
Tutanağın doldurulduğu tarih ve saat
[Adayın/İsteklinin]
Adı ve Soyadı/
Ticaret Unvanı
BELGE 1
: _ _/_ _/_ _ _ _ ..................... günü, saat _ _:_ _
ZARF AÇMA VE BELGE KONTROL TUTANAĞI2
BELGE 2
BELGE 3
BELGE 4
BELGE 5
BELGE 6
BELGE 7
BELGE 8
...
BELGE n
Belgenin Adı
Aday/İstekli 1
Aday/İstekli 2
Aday/İstekli 3
Aday/İstekli 4
…….
Aday/İstekli n
BAŞKAN
Adı SOYADI
Görevi
İmza
İHALE KOMİSYONU
ÜYE
ÜYE
ÜYE
ÜYE
Adı SOYADI
Adı SOYADI
Adı SOYADI
Adı SOYADI
Komisyondaki sıfatı Komisyondaki sıfatı Komisyondaki sıfatı Komisyondaki
sıfatı
İmza
İmza
İmza
İmza
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------1
2
“Tutanağın adı” bölümü uygulanan ihale usulü ve aşaması dikkate alınarak aşağıdaki seçeneklere göre düzenlenecektir:
a) Belli istekliler arasında ihale usulünde, Ön Yeterlik Başvurusu Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı, pazarlık usulünde Başvuru Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı,
b) Açık ihale ve belli istekliler arasında ihale usullerinde , Teklif Zarfı Açma ve Belge Kontrol Tutanağı,
c) Pazarlık usulünde 4734 Sayılı Kanunun 21 inci maddesinin (a), (d) ve (e) bentlerine göre yapılacak ihalelerde Teknik Teklif Zarfı Açma ve Belge Kontrol Tutanağı / Şartları Netleştirilmiş Teknik Şartnameye
Dayalı Olarak Hazırlanan Teklif Zarfı Açma ve Belge Kontrol Tutanağı
ç) Pazarlık usulünde, Son Fiyat Teklifi Zarfı Açma ve Belge Kontrol Tutanağı.
Bu tutanak, Şartnamede istenilen belgeler dikkate alınarak düzenlenecek; her bir hücresi için “VAR” veya “YOK” ibarelerinden uygun olanı, teklif mektubu ve geçici teminat değerlerine ilişkin belgeler için ise
“UYGUN” veya “UYGUN DEĞİL” ibarelerinden birisi kullanılmak suretiyle doldurulacaktır .
 İkinci Oturum
Tekliflerin Değerlendirilmesi
 İstekliler Son Fiyat Teklif Zarflarını, kendilerine bildirilen tarih ve
saatte
doğrudan
ihale
komisyonuna
sunar.
İhale komisyonu son teklifleri bir tutanakla isteklilerden teslim alır.
Son yazılı fiyat teklifini sunmayan isteklilerin ilk teklifi, son teklifleri
olarak
kabul
edilir.
İsteklilerin son yazılı teklif fiyatları ile Yaklaşık Maliyet açıklanır. Bu
işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır.
Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez.
Teklifler değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.
[idarenin anteti]
İhale kayıt numarası
Sayı
Konu
:
:
: Son fiyat tekliflerini vermeye davet.
Bu mektup _ _/_ _/_ _ _ _ tarihinde tarafınıza [elden verilmiştir./ iadeli taahhütlü olarak posta yoluyla
/elektronik posta yoluyla/faksla gönderilmiştir.] 1
Sayın [İsteklinin adı veya ticaret unvanı]
[İsteklinin adresi]
4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin [(a)/(b)/(c)/(d)/(e)/(f)] bendinde göre
gerçekleştirilen [İşin adı] ihalesine ilişkin olarak ilk fiyat teklifinizi aşmamak kaydıyla, son
fiyat teklifinizi en geç _ _/_ _/_ _ _ _ tarihi, saat _ _:_ _’a kadar ihale dokümanında
yapılan düzenlemeye uygun olarak ihale komisyonuna ulaştırmanız gerekmektedir.
Bu mektubun [elden tebliğ edilmesi halinde aynı gün/iadeli taahhütlü mektupla
gönderilmesi halinde mektubun teslim edildiği tarih /elektronik posta yoluyla bildirilmesi
halinde bildirim tarihi/ faksla bildirilmesi halinde bildirim tarihi ], tebliğ tarihi sayılacaktır.
Bilgileri ve gereğini rica ederim.
Adres:
[idarenin adresi]
[idarenin telefon ve faks numaraları]
[idarenin elektronik posta adresi (varsa)]
İdare Yetkilisi
Adı SOYADI
Görevi
İmza
 İhale Komisyonunun Teklif
Fiyatlarının İncelenmesi
 Yapılan değerlendirme sonucunda ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi
veren isteklinin üzerinde bırakılır.
 En avantajlı teklifin seçimi;
 Fiyat yönünden en düşük teklif,
 Fiyat dışındaki unsurların da dikkate alınarak tespit edilen en avantajlı
teklif
 İhale Komisyonu Kararının
Onaya Sunulması
 İhale kararları ihale yetkilisince onaylanmadan önce idare, ihale
üzerinde kalan istekli ile ikinci en avantajlı teklifi sunan isteklinin 58 inci
maddeye göre yasaklı olup olmadığını anılan maddeye göre teyit
ettirerek buna ilişkin belgeyi ihale kararına eklemek zorundadır.
İhale komisyonu gerekçeli kararını belirleyerek, ihale yetkilisinin
onayına sunar.
 Kararlarda isteklilerin adları veya ticaret unvanları, teklif edilen bedeller,
ihalenin tarihi ve hangi istekli üzerine hangi gerekçelerle yapıldığı, ihale
yapılmamış ise nedenleri belirtilir.
 İhale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç beş iş günü içinde ihale
kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder.
 İhale Komisyonu Kararının
İsteklilere Bildirimi
 Kesinleşen ihale kararı, ihale yetkilisi tarafından
onaylandığı günü izleyen en geç üç gün içinde, ihale
üzerinde bırakılan dahil, ihaleye teklif veren bütün
isteklilere, alınan ihale komisyonu kararı ile birlikte
bildirilir.
 İhale sonucunun bütün isteklilere bildiriminden itibaren;
21 inci maddenin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan
ihalelerde beş gün, diğer hallerde ise on gün geçmedikçe
sözleşme imzalanamaz.
 Sözleşmeye Davet
 4734 sayılı Kanunun 41 inci maddesinde belirtilen sürenin
bitimininde, ihale üzerinde bırakılan istekli sözleşmeye
davet edilir.
 Bu davet yazısında, tebliğ tarihini izleyen on gün içinde
yasal yükümlüklerini yerine getirmek suretiyle sözleşmeyi
imzalaması hususu bildirilir.
 İsteklinin, bu davet yazısının bildirim tarihini izleyen on gün
içinde yasal yükümlülüklerini yerine getirerek sözleşmeyi
imzalaması zorunludur. Tebligatın şekline göre tebliğ
süresi beklenir.
İhalenin Sözleşmeye Bağlanması
 Yüklenici firmadan talep edilen sözleşme evrakları
incelenir. Kesin teminat ve damga vergilerine ait yasal
kesintilere ait dekontlar alınır.
 Sözleşmenin imzalanacağı tarihte, ihale üzerinde kalan
isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığının
tekrar teyit edilmesi (2.teyit) zorunludur.
 Tamamlanan ihale sözleşmeye bağlanır.
 Sözleşme idarece hazırlanır ve ihale yetkilisi ile yüklenici
tarafından imzalanır.
 Sonuç Bildirimi
 Mal ve hizmet alımlarının sonuçları, sözleşmenin
imzalanmasını takiben en geç onbeş gün içinde EKAP’a
bildirilir.
 EKAP tarafından Kamu İhale Bülteninde sonuç bildirimi
yayımlanır.
Download

İhale Komisyonu Kararının İsteklilere Bildirimi