ARŞİV BİRİMİ İŞ AKIŞ SÜRECİ
ARŞİV DEVİR TESLİM
İŞLEMLERİ
ARŞİVDEN YARARLANMA
İşlemi bitmiş ve üzerinden
en az 2 yıl geçmiş olan evraklar
Tasnif
Başlık
Kod Uygulaması
Sayfa Sayısı
Dosya Döküm
Muhteviyatı
Sıra
Tarih
DEVİR TESLİM
AŞAMASI
Birim
Arşivinin
Devlet
Arşiv
Hizmetleri
Yönetmeliğine uygun oluşturulup oluşturulmadığı.
Sırtlık
Üst Yazı
Başlık
Haberleşme
Kodu
Sırtlık
Konu
CD
Kod Açılımı
Evrağın birimimize geri iadesi
Için 30 gün süre verilir.
Tarih
Dosya Döküm
Muhteviyatı
Klasör No
Şablon Ebadı
Birimimizce Planlanan
Compact Raflara
Yerleştirilmesi
Dosya Döküm
Muhteviyatı
Sırtlık Şablon
İçeriği
İlgili evrakların hatalı olanlarının 2. kez
değerlendirilmesi
Planlama
Süre bitiminde ilgili evrağa ilave yapılıp yapılmadığı
ya da yapılan bir değişiklik var ise kontrolün yapımı
birimimize iadesi ile ilgili formdaki teslim alındı
bölümünün imzalatılarak teslim alınması
Evrakta tespit edilen değişikliklerin
muhteviyat ve bilgisayar ortamında
güncellenmesi
Kontrolü yapılan evrağın birimimize iadesi
ile ilgili formdaki "teslim alındı"bölümünün
imzalanarak teslim alınması.
ZİMMETTEN DÜŞME
İstenilen evrakların devamlı inceleme
durumunda olması halinde zimmetten
düşürülmesi.
Komisyon oluşturulması
Başbakanlık Devlet Arşiv
Hizmetleri Yönetmeliğine istinaden;
Arşivlik Malzemenin Koruma ve
Muhafazası ile ilgili kriterler :
İmha listesinin birimimize yollanması
Ünitelerde işlemi tamamlanan dosyaların" Dosya
Muhteviyatı Döküm Formları" nın hazırlanarak
Birim Arşivine teslim edilip edilmediği.
Yapılan ayıklama çalışmalarında dikkate alınan
kriterler.
Yataklı Tedavi Kurumları Arşiv Yönergesi
Diğer
Başbakanlık Devlet Arşiv Hizmetleri
Yönetmelik
Su Baskını
Hırsızlık
Hakkında
Ayıklama – İmha Komisyonlarının Mevzuata uygun
oluşturulup oluşturulmadığı.
Yapılan
Ayıklama
işlemleri
sonucunda
muhafazasına lüzum görülmeyen belgeler için
imha listesinin hazırlanıp hazırlanmadığı.
Yapılan Ayıklama – İmha işlemleri neticesinde
Bakanlık uygun görüşünün alınıp alınmadığı.
İmhaya ayrılan belgelerin ne şekilde imha edildiği,
edildi ise miktarı.
Yapılan Ayıklama- İmha işlemleri neticesinde arşiv
malzemesi olarak tespit edilenlerin birimlerine
göre dağılımı ;
Birim Adı
Türü
Klasör
Defter
Yılı
En eski ve
en yeni yıl
bazında.
Gelen listelerin incelenmesi
Ve değerlendirilmesi
Yangın
Sağlık Bakanlığı Arşiv Malzemesi Tespit Formu
SÜRE
Ek Açıklamalar
Açıklamalar
Evrak Sayfa Sayılarının
Kontrolü
İlgili Formun Doldurularak
Gelen Görevliye Teslimi
Numaralandırma
Sayı
Arşivden Evrağın Çıkarılması
Birim Arşivinde görevlendirilen sorumlu ve görevli
personel sayısı ünvanı ve eğitim durumu.
Adedi
Konusu
Genel
toplam
İlgili
evraklara
ait genel
başlıklar.
Proje
En
en esk Tari
ye ide h
ni n
ye
Ko
nu
su
Sa
yfa
Ad
ed
i
Aç
ıkl
am
ala
r
Standart Dosya Planı
Dosya Döküm
Muhteviyatı
Kontrolü
AYIKLAMA VE İMHA
İŞLEMLERİ
Tü
rü
Mevzuat
TESPİT VE
DEĞERLENDİRME
TALEP
ARŞİV İSTEM
FORMU
Planlama
UYGUNLUK
KONTROLÜ
BİRİM ARŞİV
HİZMETLERİ
FAALİYET RAPORLARI
Sı
ra
EĞİTİM
Rutubet- Nem
Toz ve Haşere
İlgili yönetmeliğe uygun olup olmadığının
tespiti.
İmha Komisyonunun Mevzuata
uygun oluşturulmasının kontorlü
Havalandırma
Işık
İmha – Ayıklama işlemleri için
Bakanlıktan uygun görüşü alınması
Uygun görüşü alınan İmha listelerinin
İlgili Birimlere gönderilmesi
İlgili Birimlerden;
Uygunluk onayı
İmha listesi
İmha tutanağı
Olur alınması
Tema makbuzu
Zarf
Hastaneler
Devlet Arşivleri Genel Müd.devredilecek evrakla
ilgili " Devir- Teslim Envanter Formu " nun bir
nüshasının
Kurum
Arşivine
gönderilip
gönderilmediği.
Arşive devredilen klasörde Standart Dosya Planına
uygun etiketin kullanılıp kullanılmadığı.
Müdürlük Şube / Birimleri
Toplum Sağlığı Merkezleri
İlgili işlemler tamamlandıktan sonra
Birimimize ilgili evrağın gönderilmesi.
Download

arşiv birimi iş akış süreci