ETKİLİ SUNUŞ TEKNİKLERİ İÇİNDEKİLER •  Etkili Sunuş Teknikleri •  Sözsüz İle4şim •  Etkili İle4şimde Renkler •  Konuşma Metni Hazırlama •  Etkili Sunumda Görsel-­‐İşitsel Araçlar HALKLA İLİŞKİLER Prof. Dr. Mete ÇAMDERELİ Arş. Gör. Betül ÖNAY DOĞAN HEDEFLER •  Bu üniteyi çalışDktan sonra; •  Etkili sunuş tekniklerini açıklayabilecek •  İle4şimde renklerin önemini kavrayabilecek •  Etkili ile4şim için me4n hazırlamada dikkat edilmesi gereken hususları bilecek •  Etkili ile4şimde görsel-­‐işitsel araçların kullanımını değerlendirebileceksiniz. ÜNİTE 13 ETKİLİ SUNUŞ TEKNİKLERİ GİRİŞ Halkla ilişkiler bağlamında röportajlar, konferans konuşmaları, basınla kahvaltı ya da kokteyl organizasyonlarında gerçekleştirilen konuşmalar yanlış anlaşılmaları önlemek ve iletişim engelini ortadan kaldırmak açısından önemlidir. Konuşmadaki görsel ve sözel tüm unsurlar toplumsallaşmanın ortaya çıkardığı kültürün ve normların etkisiyle algılanacaktır. Halkla ilişkilerde etkili sunuş gerçekleştirebilmek açısından iletilerin hazırlanmasından beden diline kadar konuşmacıya ait pek çok husus önem taşımaktadır. Halkla ilişkilerin ortaya çıkmasından bu yana yüz yüze iletişim halkla ilişkiler uygulamaları içerisinde önemli bir yere sahiptir. Tarihe yön veren kişilerin iyi bir hatip olduğu da göz önüne alındığında, iletişimde etkili sunumun önemi ön plana çıkmaktadır. Halkla ilişkiler bağlamında röportajlar, konferans konuşmaları, basınla kahvaltı ya da kokteyl organizasyonlarında gerçekleştirilen konuşmalar yanlış anlaşılmaları önlemek ve iletişim engelini ortadan kaldırmak açısından önemlidir. Fakat bu tarz konuşmaların yeterliliğe sahip olmayan kişiler tarafından gerçekleştirilmesi tam aksi sonuçların doğma ihtimalini ortaya çıkartmaktadır. İyi hazırlanmamış bir konuşma metni, hitap etmekte yetersiz bir konuşmacı, uygun olmayan beden dili hatta kıyafet seçimindeki başarısızlıklar bile iletişimdeki sunumdan beklenen etkinin elde edilmemesine sebep olabilmektedir. Halkla ilişkiler uzmanı konuşmanın dinleyicilerine göre bir iletişim stratejisi belirlemelidir. Bireyler yaşadıkları çevreyi toplumsallaşmalarının bir sonucu olarak taraflı algılarlar. Konuşmadaki görsel ve sözel tüm unsurlar toplumsallaşmanın ortaya çıkardığı kültürün ve normların etkisiyle algılanacaktır. Bu yüzden konuşmacı hitap edeceği kitleye göre sunumunu şekillendirmelidir. Tek bir etkili sunum tekniğinden söz etmek mümkün değildir. Bireylerin ilgisini çekebilecek ve onları ikna edebilecek bazı önemli noktalar iletişim kurulan kitleye göre şekillendirilmeli ve sunum bu şekilde hazırlanmalıdır. Bu bölümde sunumun etkinliğinde önemli rol oynayan renk, beden dili, konuşma metninin hazırlanması gibi unsurlar üzerinde durulmaktadır. Bu sayede etkin bir iletişim için bazı ipuçları verilmeye çalışmaktadır. ETKİLİ SUNUŞ TEKNİKLERİ İletişim insanlık tarihi kadar eskidir. İnsanların birbirleriyle etkileşme, birbirlerini ikna etme ve yönlendirme çabaları olarak ifade edilebilecek olan iletişim, teknolojinin gelişmesiyle birlikte değişime uğrasa da özellikle yüz yüze iletişimde; ikna, yönlendirme, etkileme, iletişimle birlikte süregelen kavramlardır. İletişim türleri genel olarak; simgesel iletişim, sözsüz iletişim, yazılı iletişim, sözel iletişim, sanatsal iletişim, medyatik iletişim olarak sınıflandırılabilir (Bıçakçı, 2001:43). Bireylerin belirli bir davranışı ortaya koyabilmeleri için öncelikle bahsi geçen davranışla ilgili unsurları algılaması gerekir. İnsanlar tecrübeleri, eğitimleri, karakterleri, kültürleriyle algılarını şekillendirirler. Etkin bir iletişim için iletişimde bahsi geçen bilgilerin nasıl algılanacağının tahmin edilmesi gerekmektedir. Aynı şekilde, sunuşu gerçekleştiren konuşmacının beden dili, kılık kıyafeti de dinleyicilerin algısında şekillenecektir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 2 ETKİLİ SUNUŞ TEKNİKLERİ Etkili sunuş tekniklerini birkaç başlık altında inceleyeceğiz. Öncelikle etkin iletişimde önemli rol oynayan görselliğe ait beden dili ve renklerin kullanımı, sonrasında en az görsellik kadar önemli bir diğer husus olan konuşma metninin hazırlanması ve son olarak sunumda görsel-­‐işitsel araçların kullanımına değinilecektir. Sözsüz İletişim Konuşmacının beden dili sözlü iletişimi tamamlamaktadır. İkna edici bir konuşma için sözlü ve sözsüz iletişimin uyumlu olması gerekmektedir. Sözel olmayan, yani genel ifadesiyle sözsüz iletişimden anlaşılması gereken, öncelikle, iletişim sürecindeki başat ögelerin her iletişim edim ve durumundaki gibi işlerlik kazandığı, ileti ya da bilginin bir yol bularak ve/veya kullanarak ortaya çıktığı, ancak sesin araç olmadığı, bir başka deyişle sesin -­‐insan sesinin-­‐ olmadığı, sessel olmayan iletişimdir. Sesli sözel iletişime “sözel iletişim” denilmesinden dolayı bir karışıklığa fırsat vermemek için sessiz sözel iletişime de doğal olarak “sözsüz iletişim” denmektedir. Sözsüz iletişim denince de öncelikle beden dili ya da vücut dili denilen olgu akla gelmektedir. Bu öncel yargılara uymakla birlikte sözsüz iletişimin yalnızca beden dilinden ibaret olmadığı, giysi ve aksesuarların, uzam ve zamanın, renklerin, kımıltısız nesnelerin de görselliğe maruz kalarak iletişim kurabileceği göz önünde bulundurulmalıdır (Çamdereli, 2008:58). Sözsüz iletişim, bir diğer ismiyle beden dili, bireyin diğer bireylere anlam ifade eden davranışlarının bütünüdür. Sözsüz iletişimin işlevleri ise şunlardır (Çallı, 2007:44): o Vurgulama işlevi: Bazı sözsüz iletişim davranışları, sözel iletiye dikkat çekmek ve onu vurgulamak için kullanılmaktadır. Örneğin; sevdiğimiz insana “Seni seviyorum” derken gözlerinin içine bakmaya özen gösteririz; çünkü ona karşı beslediğimiz duyguları bakışlarımızla vurgulamak isteriz. o Tamamlama işlevi: Tamamlama işlevine sahip sözsüz iletişim davranışları, sözel iletiyi güçlendirmek için kullanılmaktadır. Örneğin; birey bir başkasına kendisine nasıl yalan söylendiğini genellikle kaşlarını çatıp başını iki yana sallayarak anlatır. o Yadsıma işlevi: Bazı sözel iletiler, sözsüz iletiler yardımıyla inkâr edilebilmektedir. Yalan söyleyen bir insanın söylediğinin yalan olduğunu inkâr etme amacıyla göz kırpması, sözsüz iletişim davranışlarında yadsımaya örnek olarak verilebilir. o Düzenleme işlevi: Düzenleme işlevi, sözel ileti akışını kontrol edip düzenlemektedir. Örneğin; bireyler arası iletişim sürecinde konuşmak istediğimiz zaman bazen öne doğru eğilip el hareketi ile iletişim akışına müdahale ederiz. o Tekrar işlevi: Tekrar işlevi; sözel iletinin anlamını tekrar etmek ya da yeniden belirtmek amacıyla kullanılmaktadır. Örneğin; “Haydi gidelim” dediğimizde kullandığımız el ve baş hareketleri ile sözel iletimizi destekleriz. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 3 ETKİLİ SUNUŞ TEKNİKLERİ o Yerine geçme işlevi: Sözsüz iletiler bazen sözel iletilerin yerine geçebilmektedir. Bir şeyi reddetmek için “Hayır” denmesi yerine sadece elin iki yana sallanması, kullanılan sözsüz iletinin, sözel iletiye ihtiyaç duyulmadan gerekli anlamı aktarmasına örnek olarak gösterilebilir. Bebek büyüdükçe, çocuk geliştikçe duyguların ve coşkuların mimiklerle anlatılması da gelişir. İnsanlar mimikleri sayesinde o anki hislerini kolaylıkla ifade edebilirler. İster iletişim niyetini gizlemek, ister dışa vurmak için olsun ve bu tutum ister isteyerek, ister istem dışı yapılmış olsun ya da ister devingen, ister devinimsiz olsun her bedensel duruş bir söz üretir. Sözsüz iletişim içerisinde jestler, mimikler, baş, el, kol, bacak hareketleri, kılık kıyafet üzerinde kullanılan renkler vb. unsurlar sayılabilir. Özellikle jestler ve mimikler sözsüz iletişim içinde önemli bir yer tutmaktadır. Mimikler sözsüz iletişimin temel ögesi, duygu ve coşkuların yüze yansıtılmasıdır. Mimiklerin oluşumunda yüz kaslarının hareketleri, kasılıp gevşemesi rol oynar. Yüz kaslarının hareketlerinin bir bölümü içgüdü ve dürtülere bağlıdır yani doğuştan vardır. Beyin kabuğunun altındaki yapıların taşıdığı genetik plan ve programlar bir yandan yüzün görünümünü verirken, öte yandan bu görünüme mimiklerle anlam ve renk katarlar. Bebek büyüdükçe, çocuk geliştikçe duyguların ve coşkuların mimiklerle anlatılması da gelişir. İnsanlar mimikleri sayesinde o anki hislerini kolaylıkla ifade edebilirler. Bu durumunun nedeni, yüz kaslarının 250 bin değişik şekle sokulabilmesidir. Yüz kendi içinde parçalardan oluşan bir bütündür. Bu bütünü oluşturan ve kendileri birer anlam içeren parçalar genel olarak; alın, kaşlar, göz kapakları, burun, dudaklar, çene, kulaklar ve ten rengidir. Bu uzuvların bazılarının hareketi imkânsızdır, bazıları ise sınırlı düzeydedir. Elem durumunun mimiklerle anlatımı, bebeğin dünyaya ilk geldiği anda ortaya çıkan ağlaması ile birlikte başlar. Haz duygulanımı ve bu durumu dışarı yansıtan mimikler ilk olarak 6-­‐12 haftalık bebeklerde ortaya çıkar. Bebek büyüdükçe neşe, sevinç, öfke, korku duygularını yaşadıkça bu duygularını dış dünyaya yansıtan mimikleri de gelişmektedir (Akpınar, 2004). İletişim niyetini açıklayıcı biçimde kodlayan jestler ve mimikler toplumdan topluma, kültürden kültüre farklılık gösterir. Örneğin, bizde başını yukarı doğru iterek yapılan olumsuzlama ifadesi, Avrupa kültürlerinde sağa ve sola sallama biçiminde gerçekleşir. Ortak toplumsal kültür, beden dilinin gerçekleşmesi ve okunmasında kuşkusuz belirleyicidir; kültürel farklılıklar ifade farklılıklarını da biçimsel düzeyde ortaya çıkarır. Baş, el, kol bacak hareketlerini ifade eden jestler ile kaş, göz, burun, dudak hareketlerini ifade eden mimikler, insan dili gibi, sonlu sayıda bedensel birimden sonsuz sayıda anlamlı birim üretme yeteneğini içinde barındırırlar. İster iletişim niyetini gizlemek, ister dışa vurmak için olsun ve bu tutum ister isteyerek, ister istem dışı yapılmış olsun ya da ister devingen, ister devinimsiz olsun her bedensel duruş bir söz üretir. Sıkılı bir yumruk devingen bir söz olarak öfkeyi ya da sıkıntıyı belirtiyorsa, kımıltısız bir beden de kesinlikle o iletişim durumunda kolaylıkla alımlanabilecek yeterince değişik bir imgesel ve/veya simgesel göndergeyi içkinleştirebilir (Çamdereli, 2008:61). Sınırsız sayıda anlam üretme yeteneğine sahip olan jest ve mimikler konusunda bir fikir verebilmek için baş, yüz, el, kol, bacak kullanımını içeren birkaç hareketi ve anlamı buraya taşımak Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 4 ETKİLİ SUNUŞ TEKNİKLERİ anlamlı olur (Çamdereli, 2008:61): • Başı aşağı doğru belirli aralıklarla sallama: Dinlemenin sürdürüldüğü ya da alınan iletinin onaylandığını ifade eder. • Göz teması kurmama: Muhatabı küçümseme, hiç değer vermeme gibi mesajlar iletebileceği gibi utanma, sıkılma, suçluluk duygusu taşıma gibi iletiler aktarabilir. • (Diğer parmaklar yumruk hâlinde) başparmağı gererek muhatabına yöneltme: Belirgin bir tehdit iletisi taşır. • Kolları kavuşturma: Savunma ve mesafeyi koruma isteğini bildirir. • (Otururken) ayak bileklerini çapraz konumda tutma: Çoğu kez sıkıntı ve hoşnutsuzluk belirtisidir. Jestler ve mimikler dinleyiciyi bazen bilinçli bazen de bilinç dışı etkilemektedir. Halkla ilişkiler uzmanının hitap ettiği kitlede istediği etkiyi bırakabilmesi için öncelikle jest ve mimiklerine dikkat etmelidir. Örneğin; gözler belli belirsiz bir işaretle sözün bittiğini, ötekinin sözünü beklediğini belli eder; karşı taraftaki ise konuşmaya hazır olduğunu şöyle bir yana bakarak işaretler. Göz bebekleri bir şeyler anlatır. Bu durum çok belirgin olmasa bile biz sezeriz. Bir insan heyecanlanınca ya da bir veya bir şeye büyük bir ilgi duyunca, göz bebekleri büyür. Bu durum psikologlar tarafından şu şekilde ölçümlenmiştir; aynı açıdan, aynı boyda, aynı yüz ifadesiyle çekilmiş iki kız resmindeki tek fark ikinci çekimden önce kızın gözüne göz bebeğini büyüten bir damla damlatılmasıdır. İki resim de erkeklere gösterilmiş, erkekler resimler arasında bir fark olmadığını ifade etmiş, fakat tercih etmeleri istendiğinde göz bebekleri büyümüş olanı tercih etmişlerdir. Göz bebeklerindeki değişikliği bilinçli olarak fark etmedikleri halde erkeklerin onu seçmelerinin sebebi göz bebeklerinden dolayı daha dostça bir heyecan sezmiş olmalarıdır. Bir başka göz bebeği tepkisi ise şu araştırmayla ortaya koyulmuştur. Kadınlar çocukları olsun olmasın bebek resmi gördüklerinde göz bebekleri büyümüş, erkeklerse çocukları yoksa göz bebeklerinde herhangi bir büyümeyle karşılaşılmamış, fakat çocukları varsa kadınlarınki kadar olmasa da göz bebekleri büyümüştür (Türkkan, 2004:97). İnsanların baş bölgesindeki anlam taşıyan organı sadece gözler değildir. Baş bölgesinin hareketi boyun sayesinde gerçekleşir. Başın duruş şekline göre kişinin iletişimi farklı şekillerde anlamlandırılabilir. Örneğin; yukarı doğru “üstünlük” hâli, aşağı doğru “uysallık”, konuşulan kişiye dönük oluşuna göre “anlaşma” ve “anlaşmazlık” şeklinde anlaşılabilir. Aynı zamanda baş yaygın şekilde onaylama ve reddetme anlamlarında sallanmaktadır. Yapılan araştırmada, doğuştan sağır, dilsiz ya da kör olan kişilerde bile baş hareketlerinin bulunduğu tespit edilmiştir. Bir Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 5 ETKİLİ SUNUŞ TEKNİKLERİ Utangaçlık, kişinin başkalarının kendisi hakkında ne düşündüğünü önemsemesinden kaynaklanmaktadır. Beden dili kültürler arası farklılıklar gösterse de, kızma, üzülme, sevinme gibi pek çok duygunun getirdiği mimik ve hareketler evrensel nitelik taşımaktadır. duygunun değişik aşamalarını yüzdeki değişikliklere paralel olarak değerlendirmek mümkündür. Fakat yine yüz değişikliklerinin çeşitli yanlış anlamalara yol açabileceği de gözden kaçırılmamalıdır. Yüz ifadelerinde de istisnalar mutlaka bulunmaktadır. Yüzün kızarması konusunda Darwin’in bazı tespitleri bulunmaktadır. Hayvanlarda olmayan yüz kızarması nesnel bir belirti, insanın toplumsal doğasının nesnel bir kanıtıdır. Bu noktada Darwin, suçluluk duygusu, utanç ve mahcubiyeti birbirinden ayırır. Örneğin birisi küçük bir yalan söylediği için çok utanabilir ama yüzü kızarmaz. Fakat başka biri bu yalanı yüzüne vurduğunda, utanacağından yüzü kızarabilir. Utangaçlık, kişinin başkalarının kendisi hakkında ne düşündüğünü önemsemesinden kaynaklanmaktadır. İnsanların mimikleri yavaş çekimde incelendiğinde, kişinin gerçek duygularını saklama çabası sonucunda neler yaptığını gösteren ilginç sonuçlar ortaya çıkmaktadır. İnsanların yüzlerindeki öfke nefret, can sıkıntısı memnun olma ve benzeri ifadeler çok çabuk kaybolmaktadır. Ancak çok deneyimli ve eğitimli bir gözün fark edebileceği bu durumu beynin bir bölümü sürekli gözlemleyerek kaydetme özelliğine sahiptir. Kaydedilen bilgiler zaman içerisinde kullanılmak üzere yeni sinyaller oluşturmakta, davranışlar çoğunlukla ve bilinçsizce bu sinyallerden etkilenmek suretiyle gerçekleşmektedir (Tayfun, 2010:140-­‐142). Bazı bedensel hareketler toplumdan topluma farklılık gösterse de tüm kültürlerde ortak olan bazı ifadeler de bulunmaktadır: Sevinince, bir şeyi komik bulunca gülümsemek, üzülünce ağlamak, sinirlenince ve kızınca kaş çatmak, şaşırınca ağız açık bakınmak, çok öfkelenince yumruk sıkmak, tepinmek, sus işareti olarak parmağı dudağa dayamak, çapkınca davet için tek göz kırpmak (Türkkan, 2004:106). Tablo 13.1. Vücut Tiplerinin Psikolojik Çağrışımları Vücut Tipi Psikolojik Tip Endomorfik Tip (Oval Şekilli vücut, ağır, karın bölgesi geniş) Yavaş, sosyal, duygusal, bağışlayıcı, neşeli, rahat (viscerotonic type) Kendinden emin, enerjik, dominat, girişken, çabuk kızan (Somatotonic type) Sinirli, telaşlı, sakar, nazik, dalgın (Cereprotonic type) Mezomorfik Tip (Üçgen şekilli vücut, kaslı, sıkı yapı, dik duruş) Ektomorfik Tip (Kırılgan fizik, düz göğüs, zayıf kaslı kol ve bacaklar) Kaynak: İçten Çallı, 2007:47. Tablo 13.1.’de vücut tipleri ve karakteristik özellikler arasındaki ilişki özetlenmiştir. Sheldon'a ait araştırmalar sırasında bazı hesaplamalarda matematiksel hatalar çıkmasına rağmen, hipotezi birçok araştırmacı ve bilim adamı tarafından kabul edilmiştir. Bireyler sadece vücut tipleriyle değerlendirilmeseler bile vücut tipleri bireyler tarafından algılanan psikolojik özellikler üzerinde etkili olmaktadır. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 6 ETKİLİ SUNUŞ TEKNİKLERİ Etkili İletişimde Renkler Renk iletişimin önemli bir amacıdır. Mesaj taşır. Anlaşılması ve benimsenmesi kolay bir şifredir. Renk sadece dekorasyon amacıyla kullanılmaz. Derin anlamlar taşımaktadır. Renk iletişimin önemli bir amacıdır. Mesaj taşır. Anlaşılması ve benimsenmesi kolay bir şifredir. Dil engelini aşan bir iletişim ve anlaşım, dolayısıyla da ikna silahıdır. Renk iknada daha güçlü bir etki için, görsel fantaziler yaratmak için, okumayı kolaylaştırmak için, bir ürünün cinsini hemen belli etmek için, dikkat çekmek için, telkinde başarılı olmak için kullanılır. Renk ressamlar ve modacılar ile birlikte ticari amaçlarla da kullanılmaktadır. Rengin ticari alanda iki yönlü etkisi bulunmaktadır: Hem alıcı üzerinde hem de verici (satan) üzerinde. Güçlü renkli bir broşürün, reklamın veya afişin pazarlamacıları (bayii, toptancıyı, perakendeci) heyecanlandırıp motive ettiği görülmüştür. Renklerin duygularla ve heyecanlarla da ilgisi vardır. Örneğin, mavi soğukluk hissi verir (Türkkan, 2004:84-­‐85). Tablo 13.2. Renklerin Anlattıkları Renk Ruh Hâli Sıcak, sevgi gösteren, kızgın, zıt, düşmanlık, canlı, heyecan, sevgi Sükunet, memnuniyet, acele etmeden iş yapma, mesafe, güvenlik, üstünlük, kolay incinme, kolay üzülme Memnuniyetsizlik, heyecan, düşmanlık, neşe Kırmızı Mavi Sarı Turuncu Mor Yeşil Siyah Kahverengi Beyaz Memnuniyetsizlik, heyecan, rahatsız edilmiş, stressiz, uyarıcı Depresif, üzgün, ağır başlı, asil, gösterişli Memnuniyet, acelesiz iş yapma, kontrollü olma Üzgün, gergin, korku, kederli, mahsun, melankolik Üzgün, kırılgan olmayan, kederli, mahsun, melankolik, nötr olma Neşe, hafiflik, nötr olma, soğuk Sembolik Anlamlar (Çağrışım) Mutluluk, heves, yakınlık, günah, kan, öfke, resmiyet, sıkıntı İtibar, üzüntü, şefkat, gerçek Göz kamaştırıcı, güneş, ışık, bilgelik, maskülen, asalet (Çin), yaş (Yunanistan), kötü bir şeyi kötü bir amaç için kullanma (İtalya), açlık (Mısır) Güneş, meyve, iştah, düşünceli (nazik olma) Bilgelik, zafer, gösteriş, zenginlik, trajedi Güvenlik, barış, kıskançlık, nefret, sükunet Karanlık, güç, liderlik, korunma, çürüme, gizem, bilgelik, ölüm, özür dileme Melankoli, korunma, sonbahar, çürüme, hassasiyet, özür dileme Ciddiyet, saflık, temizlik, dişilik, hassasiyet, neşe, ışık, masumiyet, sadakat, doğruluk, korkaklık Kaynak: İçten Çallı, 2007:72. Renklerin bireyler üzerinde yarattığı psikolojik etkiler kuşkusuz etkili iletişim kurmak isteyen halkla ilişkiler uzmanlarının da dikkat etmesi gereken unsurlardır. Halkla ilişkiler uzmanları röportajlardan konferans konuşmalarına kadar yüz yüze iletişim içerisinde oldukları her uygulamada beden dillerine ve beden dillerini destekleyen kıyafet ve renklere dikkat etmelidirler. Beden dili içerisinde sayılabilecek diğer bir husus da kişiler arası mesafelerdir. Mesafelerin sınırı ilişkilerin niteliğini belirler. İnsanların hangi mesafelerde ne tür tepkiler vereceği kişiden kişiye ve kültürlere göre değişiklik gösterse de belirlenen sınırların kişilerarası iletişimde etkili olduğu bilinmektedir. Sınırların değişmez ölçülerle belirlenmesi zor olsa da genel ifadelerle değerlendirerek alanlar arasındaki sınırları belirlemek mümkündür. Özel alan-­‐çok Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 7 ETKİLİ SUNUŞ TEKNİKLERİ Röportaj, sunum gibi iletişim faaliyetlerinde, konuşmacının kıyafetinde ve sunumunda kullandığı renkler konuşmayı etkilemektedir. Örneğin lacivert, resmi bir sunumda kullanılabilecek renkler arasında yer almaktadır. Bireysel Etkinlik yakın ilişkilerdeki kişiye en yakın alandır. Aile içi ve akrabalık bağı olan insanlarla dostluk ilişkilerini kapsamaktadır. Sosyal alan içerisinde yaşanan bazı ilişkiler de zamanla yakın ilişki niteliği kazanabilmektedir. Kişisel alan-­‐yakın ilişkiler günlük yaşamda aile dışı ilişkilerde sürdürdüğümüz iş arkadaşlığı ve bire bir ilişkilerin gerçekleştiği alandır. Sosyal-­‐yakın çevre ilişkileri ailevi ve kişisel olmayan günlük ilişkilerimizin yaşandığı alandır. Bu mesafe üst düzeyde bir görevli ya da ünlü bir kişiyle tanışıldığında kendiliğinden oluşur. Genelde uygulanan davranış biçimi el sıkışma sonrası bir adım geriye çekilmektir. Son olarak, genel alan-­‐çevre ilişkileri bölgesel bağımsızlık sınırlarının başladığı noktadır. Bir toplantı ortamında halka hitap eden konuşmacının sınırları kapsamındaki alandır. İçinde rahat edebildiği mekanın sınırları bir başkası tarafından aşıldığında kişinin ilk tepkisi mesafenin yeniden ayarlanması şeklinde olacaktır. Etkili iletişim açısından katkı sağlayan dostluk ilişkisi ve yakın davranış, karşı tarafla paylaşıl(a)madığı durumlarda; bir tarafın aşırı samimi yaklaşımı diğer taraf üzerinde tedirginlik yaratabilecektir (Tayfun, 2010:161-­‐163). Görüldüğü üzere etkili iletişim bağlamında ele alınabilecek olan etkili sunuş konuşmacının kullandığı mesafeyi de kapsamaktadır. Konuşmanın yapıldığı ortama göre kullanılan mesafe beden dili, kıyafet özellikleri ve renkler değişebilecektir. Örneğin, basınla yapılan bir sabah kahvaltısında daha samimi davranışlar, daha rahat bir beden dili, daha yakın bir mesafe kullanılması gerektiği gibi iş ve akademi dünyasının önde gelen isimleri ile düzenlenen bir dizi seminerde takınılması gereken tutum ise bunun tam tersi olmalıdır. • Renklerin kurumlar açısından önemi nedir? Günümüzden örnekler bulmaya çalışınız. Konuşma Metni Hazırlama Belirli bir yazılı metne dayanılarak yapılan konuşmalarda hata yapma riski daha düşüktür. Yazı söze göre bazı avantajlar ve dezavantajlar barındırmaktadır. Yazılı araçları tek tek sıralamak ve açıklamak mümkün olsa da genel olarak yazısal iletişimin kullanıcısına sunduğu yarar ve sakıncalar sözel iletişim ile karşılaştırılınca daha iyi anlaşılır (Çamdereli, 2008:74-­‐75): • Yazı için önceden metni üretecek ve gözden geçirecek yeterince zaman bulunduğundan sözel iletişimdeki anlık hataları yapmamak mümkündür. Bir başka ifadeyle, sözel iletişime kıyasla hata oranı oldukça düşüktür. Çünkü yazılı iletinin alıcısı ya da muhatabı düşünme, araştırma yaptıktan sonra uygun yanıt ve geribildirim aracını seçme olanağına sahiptir. • Yazı ile kurulan iletişimde, uzun süreli iş ilişkilerinde konuşma ya da sözleşmelerin yazı ile kayıt altına alınması, tarafları bağlayıcı olduğundan Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 8 ETKİLİ SUNUŞ TEKNİKLERİ Yazılı iletinin alıcısı ya da muhatabı düşünme, araştırma yaptıktan sonra uygun yanıt ve geribildirim aracını seçme olanağına sahiptir. •
•
•
•
Eğer halkla ilişkiler uzmanı farklı bir kişi için konuşma metni hazırlıyorsa konuşmacıyı iyi tanımalıdır. ve gerektiğinde, birini diğerine karşı koruyucu nitelik taşıdığından tanık belge üretme yeteneği söz konusudur. Yazı ile iletişim yolunu yeğleyen konuşmacılar, önceden hazırladıkları metinleri okudukları toplantılarda sözel iletişimle karşılaştırıldığında süreyi daha hızlı ve dengeli kullanabilirler. Bu sayede bazı katılımcıların gereğinden fazla ya da az konuşması gibi çıkabilecek olası karışıklıkları telafi ederek zamanın verimli kullanılması mümkün olacaktır. Sözel iletişim bağlamında gerçekleştirilen kişisel bir ziyaret, sonrasında yazısal iletişim ile desteklendiğinde hem sözel iletişimin sıcaklığındaki etkiden hem de yazısal iletişimin resmiyetindeki etkiden yararlanılmış olur. Kişilik çatışmalarının işe karıştığı, özellikle kişilerin temsil ettikleri kuruluşların ilkeleri uğruna kişisel uzlaşmaya varmama inatlarına sözel iletişim ortamına oranla yazısal iletişimde daha az rastlanır. Sözel iletişimde kolaylıkla telafi edilebilecek yanlış anlamalar yazısal iletişim süreçlerinin taşıdığı en büyük risk grubunda düşünülmelidir. Telafisi mümkün olmayan yanlış anlamalardan sakınmak ya da böyle bir durumun söz konusu olma ihtimali varsa, yazısal iletişim kanalından uzak durmak kuşkusuz tercih edilmelidir. Görüldüğü gibi iletişimde metin kullanımının yani yazının pek çok avantajı bulunmaktadır. Yazısal iletişimin dezavantajları ise, titiz bir ön hazırlıkla ortadan kaldırılabilecektir. Bu yüzden etkili bir sunum için öncelikle titiz bir çalışmayla bir metin hazırlanmalı ve bu metin üzerinden sunum gerçekleştirilmelidir. Genellikle bir konuşma metninin taslağı açılış, tartışılacak konunun tanımı, örneklerle ana tema, tartışma konuları, sonuç, mümkünse dinleyenleri düşündürecek son cümleyi içerir. Bir konuşma metni bir amaca sahip olduğuna göre kullanılan her bir sözcük bu amaca hizmet etmelidir. Bir konuşmayı planlarken konunun seçilmesi, sınırlandırılması ve dinleyicilerle konuşma süresi hakkında bilgi sahibi olmak sürenin doğru bir şekilde kullanılması için ön koşuldur. Eğer halkla ilişkiler uzmanı farklı bir kişi için konuşma metni hazırlıyorsa konuşmacıyı iyi tanımalıdır. Konuşmacının değinmekten hoşnut olacağı, olmayacağı konular ile konuşma üslubu hakkında bilgi sahibi olunmalıdır. Konuşma metni hazırlanırken dinleyiciler iyi tanınmalıdır. Dinleyecek olanların özellikleri ve beklentileri söz konusu olduğundan ilgi artacaktır. Ayrıca, lisana hakim olmak gerekmektedir. Konuşmayı süslemeli, ancak abartıdan kaçınarak espirilerin/anekdotların gücünden yararlanılmalıdır. Metinde ifade edilenler gerçekçi, anlaşılır ve kısa olmalıdır. "En iyi konuşma en kısa konuşmadır." söylemi asla unutulmamalı, zorunluluktan dolayı uzun süre yapılması gereken konuşmalarda konuşma daha anlaşılır hale getirilmeli ve netleştirmek için görsel araçlardan yararlanılmalıdır. Son olarak, konuşmanın başlangıç ve bitişinde etkileyici cümleler kullanılmalıdır. Dinleyenlerin konuşmanın Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 9 ETKİLİ SUNUŞ TEKNİKLERİ ortasında söylenenlerden çok başlangıç ve bitişini hatırlayacağı gerçeğinden yola çıkarak başlangıç ve bitiş cümlelerinin çarpıcı olması mesajın alınmasında önemlidir (Balta Peltekoğlu, 2007:284-­‐285). Etkili Sunumda Görsel-­‐İşitsel Araçlar Sunumun etkinliğini artırabilmek için görsel ve işitsel malzemelerle desteklenmesi yararlıdır. Bir sunum yaparken dikkatleri toplamak ve dikkatleri uzun süreli canlı tutmak, mesajların daha anlaşılır hale gelmesine yardımcı olmak, edinilen bilgilerin hatırlanmasını sağlamak ve konuşmayı ilginç kılmak için görsel materyallerden yararlanılır. Yapılan araştırmalar göstermiştir ki insanlar duyduklarının % 10'unu ve gördüklerinin % 50'sini hatırlamaktadır. Görsel ve işitsel ögelerle birlikte verilen mesajın insanlar tarafından hatırlanma olasılığının çok daha yüksek olduğu bir gerçektir. Mesajların amacına ulaşabilmesi ve yüksek maliyetten verim alınabilmesi için sunum mutlaka bir plan çerçevesinde gerçekleştirilmeli, mesajların iletilmesinde hangi yöntem ve aracın kullanılacağı önceden tespit edilmelidir. Örneğin, tepegöz projektörler düşük maliyetli taşınabilen ve istenildiği kadar izleyici için kullanılabilen bir araçtır. Tepegözde görsel materyal, okuma mesafesi sunumu dinleyenlerin uzaklıkları ve mekan dikkate alınarak hazırlanmalı, yazı ve şekillerin kolay anlaşılabilmesi için karışık görüntülerden uzak durulmalıdır. Slayt, film, projeksiyon ve power point sunumlar avantaj ve dezavantajları göz önünde bulundurularak uygun sunumlarda bir plan çerçevesinde tercih edilmelidir (Peltekoğlu, 2007:288-­‐289). Sunumlarda en çok kullanılan yöntemlerden birisi Power Point tekniğidir. Power Point sunumlarda dikkat edilmesi gereken hususlar birkaç başlık altında şu şekilde sıralanabilir: • Öncelikle slayt yapılacak konu iyi bilinmelidir. • Sunum sırasında dikkat edilecek noktalar belirlenmeli ve slaytlarda bu konulara yer verilmelidir. • Power Point hazırlanırken verilen sürenin slayt sayısı ile örtüşmesine dikkat edilmelidir. • Her slaytın en az 5, en fazla 10 saniye gösterilmesi gerektiği göz önünde bulundurulursa; 5 dakikalık bir sunum için slayt sayısı 14-­‐16 olmalıdır. • Genellikle arka zemin koyu ve yazılar da bu zeminde fark edilecek nitelikte olmalıdır. • Yazılan yazılar en az 30 punto büyüklüğünde olmalıdır. • Sunumda izleyicilerin ilgisini canlı tutabilmek için animasyonlar kullanılabilir. • Slaytın içeriği konuşma metni ile bütünlük sağlamalıdır. • Slayt metninin 6 satırı geçmemesine özen gösterilmelidir. Etkili iletişim bağlamında ele alınabilecek etkili sunum çeşitli faktörlerin bir araya gelmesi ile oluşmaktadır. Etkili sunum içerisinde sunuma etki eden her bir Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 10 ETKİLİ SUNUŞ TEKNİKLERİ Taraşma unsur ayrı ayrı ele alınmalı ve her bir unsur sunum içerisinde birbirlerine entegre edilerek etkinlik artırılmalıdır. Unutulmaması gereken en önemli nokta, etkili sunum içerisindeki her bir unsurun hitap edilen dinleyici kitlesinin algısında farklı yankılanacağıdır. Bu nedenle, hedef kitle iyi analiz edilmeli ve sunumun planlanma sürecinde hedef kitle özellikleri göz önünde bulundurulmalıdır. • Temsil ewğiniz bir firmanın önemli bir toplanDsı için sunum hazırladığınızı varsayalım. Sizce hangi unsurlar önemlidir? Siz sunumu nasıl yaparsınız? TarDşınız. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 11 Özet
ETKİLİ SUNUŞ TEKNİKLERİ • İnsanların etkileşme, birbirlerini ikna etme ve yönlendirme çabası olarak tanımlanabilecek olan ile4şim, insanlık tarihi kadar eskidir. İle4şimin etkinliği bireylerin algısında nasıl yer ewği ile doğru oranDlıdır. Kişilerin algı yapısıysa kültür, eği4m seviyesi, mesleği gibi koşullardan etkilenmektedir. Etkin sunum, etkili ile4şim bağlamında incelenmeli ve ile4şimi verimli kılan faktörlerin sunumların amaçlarına ulaşmasında da önemli rol oynadığı akıldan çıkarılmamalıdır. İle4şimi etkileyen unsurların başında vücut dili gelmektedir. Kişilerin boyun hareketleri, bakışları, tüm mimik ve jestleri ile4şime kaDlan diğer bireyleri etkilemekte ve etkinliğini aryrmaktadır. Vücut dilinin kültürden kültüre farklılık gösterdiği unutulmamalıdır. Bazı bedensel hareketler toplumdan topluma farklılık gösterse de tüm kültürlerde ortak olan bazı ifadeler bulunmaktadır. Sevinince, bir şeyi komik bulunca gülümsemek, üzülünce ağlamak, sinirlenince ve kızınca kaş çatmak, şaşırınca ağzı açık bakınmak, çok özelenince yumruk sıkmak, tepinmek, sus işare4 olarak parmağı dudağa dayamak, çapkınca davet için tek göz kırpmak...vb. • Etkili ile4şimde renklerin de önemli rolü bulunmaktadır. Renkler sadece dekora4f amaçlı kullanılmamakta, bireyleri psikolojik olarak da etkilemektedir. Kimi renkler kendimize güvenimizi gösterirken, kimi renkler bizi daha sıcak ve arkadaş canlısı göstermeye yardımcı olur. Kişilerarası ile4şimde bir diğer önemli hususda kişilerarası mesafedir. Mesafe ya da mekânın kullanımı organizasyona göre değişiklik gösterebilmektedir. Örneğin bir basın kahvalDsıyla, akademi ve iş dünyasından önemli kişilerin bir araya geldiği bir konferans arasında fark olacağı muhakkakDr. • Etkili sunumda uygun metnin hazırlanması da önemlidir. Me4n kısa ve anlaşılır olmalı, dinleyicilerini sıkmamalıdır. Giriş ve sonuç cümleleri çarpıcı olmalı, ilk ve son cümlelerin dinleyenlerin zihninde daha fazla yer ewği unutulmamalıdır. • Son olarak etkili bir sunum hazırlayabilmek için sunumun gerçekleş4rileceği araçların seçilmesine de dikkat edilmelidir. Yapılan araşDrmalar göstermiş4r ki insanlar duyduklarının % 10'unu, gördüklerinin % 50'sini haDrlamaktadır. Görsel ve işitsel öğelerle birlikte verilen mesajın insanlar tara{ndan haDrlanma olasılığının çok daha yüksek olduğu bir gerçek4r. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 12 ETKİLİ SUNUŞ TEKNİKLERİ DEĞERLENDİRME SORULARI 1.
Aşağıdakilerden hangisi sözsüz iletişimin işlevlerinden biri değildir? a) Vurgulama işlevi b) Tamamlama işlevi c) Yadsıma işlevi d) Tekrar işlevi e) Sabit tutma işlevi 2.
Sözsüz iletişimi tanımlamaya yarayan aşağıdaki ifadelerden hangisi yanlıştır? a) Bazı sözsüz iletişim davranışları, sözel iletiye dikkat çeker ve onu vurgular. b) Sözsüz iletişimin sözel iletişimi tamamlamasıyla sözel iletişim anlam kazanır. c) Sözsüz iletişim sözel ileti akışını kontrol edip düzenler. d) Sözsüz iletişim sözel iletinin anlamını tekrar eder ya da yeniden belirtir. e) Sözsüz iletişim, sözel iletiyi güçlendirir. 3.
Aşağıdaki eşleştirmelerden hangisi uygun değildir? a) Başı aşağı doğru belirli aralıklarla sallama -­‐ dinlemenin sürdürüldüğü b) Göz teması kurmama -­‐ muhatabı küçümseme c) Kolları kavuşturma -­‐ iletişimden keyif alma d) Göz teması kurmama -­‐ utanma e) Kolları kavuşturma -­‐ savunma ve mesafeyi koruma isteği 4.
Aşağıdaki vücut tipleri ve psikolojik tip eşleştirmelerinden hangisi yanlıştır? a) Oval şekilli vücut -­‐ yavaş, sosyal, duygusal b) Kırılgan fizik -­‐ sinirli, telaşlı c) Üçgen şekilli vücut -­‐ kendinden emin, güvenli d) Oval şekilli vücut -­‐ nazik, dalgın e) Oval şekilli vücut -­‐ bağışlayıcı, neşeli 5.
Aşağıda bazı renkler ve oluşturdukları ruh halleri verilmiştir. Verilen eşleştirmelerden hangisi doğru değildir? a) Yeşil -­‐ uyarıcı b) Sarı -­‐ heyecan c) Turuncu -­‐ memnuniyetsizlik d) Mor -­‐ üzgün e) Sarı -­‐ düşmanlık 6.
Aşağıdakilerden hangisi yazılı metnin avantajlarından biri değildir? a) Sözel iletişimdeki anlık hatalar, metin hazırlandıktan sonra yaşanmaz. b) Yazılı metin hazırlandığında süre kullanımı dengeli gerçekleşmektedir. c) Yazılı iletişimde hataların telafisi mümkündür. d) Yazılı iletişimde ifade edilen bilgiler kayıt altına alınabilmektedir. e) Yazılı metinde sunumu yapacak kişi daha önceden araştırma yapma olanağına sahiptir. Değerlendirme sorularını sistemde ilgili ünite başlığı altında yer alan “bölüm sonu testi” bölümünde etkileşimli olarak cevaplayabilirsiniz. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 13 ETKİLİ SUNUŞ TEKNİKLERİ 7.
Aşağıdakilerden hangisi konuşma metni hazırlamanın dezavantajlarındandır? a) Yazılı metinde anlık hatalar yapmak mümkündür. b) Yazısal iletişimde hataların telafisi sözlü iletişime göre daha zordur. c) Yazılı metinler herhangi bir durumda tanık belge olarak kullanılabilmektedirler. d) Sözel iletişim yazısal iletişimle desteklendiğinde yazısal iletişimin sıcaklığı ve sözel iletişimin resmiyeti birleşmiş olur. e) Yazısal iletişim daha çabuk ve dengeli gerçekleşmektedir. 8.
Aşağıdakilerden hangisi sunumlarda kullanılan araçlardan biri değildir? a) Basın bülteni b) Film c) Projeksiyon d) Power point e) Tepegöz 9.
Görsel işitsel iletişim araçlarıyla ilgili aşağıdaki ifadelerden hangisi yanlıştır? a) Görsel iletişim araçları mesajların daha anlaşılır hale gelmesine yardımcı olmaktadır. b) Görsel iletişim araçlarıyla desteklenmiş sunumlar daha uzun süre hatırlanmaktadır. c) Görsel iletişim araçlarını işitsel unsurlarla desteklemek iletişimin kalitesini bozucu niteliktedir. d) Görsel iletişim araçları konunun ilgi çekici olmasını sağlamaktadır. e) Görsel iletişim araçlarıyla yapılan sunumlardan daha iyi verim alınabilmesi için öncesinde bir planlama sürecine ihtiyaç duyulmaktadır. 10. Aşağıdakilerden hangisi power point sunumlarında dikkat edilmesi gereken hususlardan biri değildir? a) Power Point hazırlanırken verilen sürenin slayt sayısı ile örtüşmesine dikkat edilmelidir. b) Slayt gösterim süreleri göz önünde bulundurularak, 5 dakikalık bir sunum için slayt sayısı 14-­‐16 olmalıdır. c) Genellikle slaytın arka zemini koyu ve yazılar da bu zeminde fark edilecek nitelikte olmalıdır. d) Yazılan yazılar en az 30 punto büyüklüğünde olmalıdır. e) Slayt içerisindeki metin 10 satırı geçmemelidir. Cevap Anahtarı: 1.E, 2.B, 3.C, 4.D, 5.A, 6.C, 7.B, 8.A, 9.C, 10.E Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 14 ETKİLİ SUNUŞ TEKNİKLERİ YARARLANILAN KAYNAKLAR Balcı Akpınar, R. (2004). “Duygusal Yüz İfadelerini Anlama Becerisini Geliştirmeye Yönelik Örnek Bir Öğretim Programı”. Uluslararası İnsan Bilimleri Dergisi. ISSN:1303-­‐5134. Balta Peltekoğlu, F. (2007). Halkla İlişkiler Nedir? İstanbul: Beta. Bıçakçı, İ. (2001). İletişim Dünyamıza İnsan Odaklı Toplumsal Bir Bakış. İstanbul: MediaCat. Çamdereli, M. (2008). İletişime Giriş. İstanbul: Dem. İçten Çallı, D. (2007). “Bir Sözsüz İletişim Ögesi Olarak Renk ve Renk Kullanımının Basılı Reklam Araçlarında Tüketici Algısı Üzerine Etkisi”. Ege Üniversitesi Halkla İlişkiler ve Tanıtım Ana Bilim Dalı. Tayfun, R. (2010). Etkili İletişim ve Beden Dili. Ankara: Nobel. Türkkan, R. O. (2004). İkna ve Uzlaşma Sanatı. İstanbul: Altın Kitaplar. BAŞVURULABİLECEK DİĞER KAYNAKLAR Bradbury, A. (2006). Başarılı Sunum Teknikleri. İstanbul: Kaizen. Çamur, D. ve Altıntaş, E. (2004). Beden Dili; Sözsüz İletişim. İstanbul: Alfa Aktuel. Theaker, A. (2006). Halkla İlişkilerin El Kitabı. İstanbul: MediaCat. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 15 
Download

etkili sunuş teknikleri - Lms