T.C.
MEHMET AKİF ERSOY ÜNİVERSİTESİ
STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI
MUHASEBE KESİN HESAP VE RAPORLAMA BİRİMİ SÜREÇ ANALİZİ
Doküman No
Yürürlük Tarihi
911.MKH.GYS/P01
01.07.2014
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa No
1/6
REVİZYON DURUM
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Açıklama
Hazırlayan
Kontrol Eden
Onaylayan
Mehmet TEPELİ
Bilgisayar İşletmeni
Kamil AKYAR
Şube Müdürü
Hüseyin YAVUZ
Strateji Geliştirme Daire Başkanı
T.C.
MEHMET AKİF ERSOY ÜNİVERSİTESİ
STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI
MUHASEBE KESİN HESAP VE RAPORLAMA BİRİMİ SÜREÇ ANALİZİ
Doküman No
Yürürlük Tarihi
911.MKH.GYS/P01
01.07.2014
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa No
2/6
1. Amaç:
Bu süreç, Mehmet Akif Ersoy Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Muhasebe, Kesin
Hesap ve Raporlama Biriminin faaliyetlerini gerçekleştirmesini amaçlar.
2. Kapsam:
Bu süreç, Mehmet Akif Ersoy Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Muhasebe, Kesin
Hesap ve Raporlama Biriminin faaliyetlerini gerçekleştirmesini kapsar.
3. Sorumlular:
 İlgili Birimler
 Daire Başkanı
 Muhasebe Yetkilisi
 Muhasebe Birim Yöneticisi
 Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı
 Bağlı Birim Elemanları
4. Tanımlar:
 EBYS: Elektronik belge yönetim sistemi
 SAY2000i: Web tabanlı saymanlık otomasyon sistemi
 Ö.B.(Ödeme emri belgesi ve Muhasebe İşlem Fişi): Web tabanlı saymanlık otomasyon sistemi
(SAY200i) veya Kamu harcama ve muhasebe bilişim sistemi(KBS) aracılığıyla oluşturulan
ödeme belgesidir
 KBS: Kamu harcama ve muhasebe bilişim sistemi
5. Doküman Akışı:
 Muhasebe kesin hesap raporlama birimi alt birimlerinin iş bölümleri Muhasebe kesin hesap
ve raporlama birimi iş tanımları prosedüründe tanımlanmıştır.
 İlgili birimlerden, Ö.B. ile SAY2000i sistemi emanet işlemlerine ait yazıların aslı ve EBYS
programı aracılığıyla elektronik belgesi, kurum dışından gelen yazıların ise aslı gelmektedir.
Bunların dışındaki tüm kurum içi yazışmalar, EBYS programı aracılığıyla elektronik ortamda
yapılmaktadır.
 Muhasebe kesin hesap ve raporlama birimince hazırlanan yazışmalar EBYS programı ile
elektronik ortamda yapılır ve yine elektronik ortamda arşivlenir.
 Birim elemanları, kurum dışı dağıtımı yapılacak olan yazışmaları, imza makamının onayı
sonuna kadar EBYS programından takip etmek ve onaylandıktan sonra yazının çıktısını alıp
dağıtımını yapmak zorundadır.
Hazırlayan
Kontrol Eden
Onaylayan
Mehmet TEPELİ
Bilgisayar İşletmeni
Kamil AKYAR
Şube Müdürü
Hüseyin YAVUZ
Strateji Geliştirme Daire Başkanı
T.C.
MEHMET AKİF ERSOY ÜNİVERSİTESİ
STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI
MUHASEBE KESİN HESAP VE RAPORLAMA BİRİMİ SÜREÇ ANALİZİ
Doküman No
Yürürlük Tarihi
911.MKH.GYS/P01
01.07.2014
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa No
3/6
5.1.1 Gelen Evrak Süreci:
 Muhasebe birim sorumlusu, EBYS programı üzerinden Daire başkanı tarafından sevk edilen
yazı kontrol edilir ve yapılacak işlem türü yönüyle incelenir.
 Gelen yazı hatalı ise ilgili birime yine EBYS programı üzerinden iade edilir.
 Muhasebe birim sorumlusu yazıyı işlem türüne göre inceler. Yazıya, bağlı alt birimlerce bir
işlem yapılmayacaksa EBYS programı üzerinden yazı sonlandırılır ve arşivlenir. İşlem
yapılacaksa Daire başkanına yada ilgili bağlı birim eleman(lar)ına yönlendirilir.
 İç kontrol ve ön mali kontrol biriminden gelen ödeme belgeleri, Muhasebe yetkilisi
yardımcısı tarafından kontrol edilir. Ö.B.’nde bir hata var ise ilgili birim personeline hatanın
düzeltilmesi için sevk edilir.
 Muhasebe Yetkilisi/Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı Ö.B.’ni imzalar ve ilgili birim elemanına
Muhasebeleştirilmesi için sevk eder.
5.1.2 Giden Evrak Süreci:
 İlgili birim elemanı EBYS programı üzerinden yazıyı hazırlar ve muhasebe birim yöneticisinin
parafına sunar.
 Muhasebe birim yöneticisi tarafından yazıda hata olup olmadığı kontrol edilir. Hata yok ise
strateji geliştirme daire başkanına EBYS programı üzerinden sunulur. Daire başkanı ve varsa
diğer ilgili onay makamlarınca da onaylanan yazının kurum içi dağıtımı EBYS programı
üzerinden otomatik olarak yapılır, kurum dışı dağıtımlı yazı, dağıtım için ilgili birim elemanına
EBYS programı tarafından geri gönderilir.
 İlgili birim elemanınca, yazının kurum dışı dağıtımı için çıktısı alınır, kaşelenir, imzalanır ve
dağıtımı yapılır.
Hazırlayan
Kontrol Eden
Onaylayan
Mehmet TEPELİ
Bilgisayar İşletmeni
Kamil AKYAR
Şube Müdürü
Hüseyin YAVUZ
Strateji Geliştirme Daire Başkanı
T.C.
MEHMET AKİF ERSOY ÜNİVERSİTESİ
STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI
MUHASEBE KESİN HESAP VE RAPORLAMA BİRİMİ SÜREÇ ANALİZİ
Doküman No
Yürürlük Tarihi
911.MKH.GYS/P01
01.07.2014
Revizyon Tarihi
Revizyon No
4/6
5. 2.1 Gelen Evrak Akış Şeması:
Süreç Sahibi
: Strateji Geliştirme Daire Başkanı
Yapılan İşin Süresi: 1 gün
Sorumlu Personel
Akış Şeması
İlgili Birimler
BAŞLA
Muhasebe birim
sorumlusu
EBYS programından yada
kurum dışından gelen
yazı incelenir
Muhasebe birim
sorumlusu /
Muhasebe
yetkilisi Yrd.
Yazı hatalı mı?
Muhasebe birim
sorumlusu /
Muhasebe
yetkilisi Yrd.
Dokümanlar
EBYS programından veya
kurum dışı gelen yazı ya da
Ö.B.
Muhasebe birim
sorumlusu /
Muhasebe
yetkilisi Yrd.
Hayır
Yazı veya Ö.B.
Evet
Ödeme belgesi mi?
Evet
Ö.B. kontrol edilir
Yazı veya Ö.B.
Ö.B. hatalı mı?
Yazı veya Ö.B.
Evet
İade edilir
Hayır
Hayır
Yazı sonlandırılır, arşivlenir
veya İlgili servis(ler)e
sevk edilir
İmzalanır ve ilgili
servis(ler)e sevk edilir.
Yazı veya Ö.B.
İcmal cetvelleri ve
mali istatistikler
hazırlanır
Muhasebeleştirme
işlemleri gerçekleştirilir
Maaş ve ek ders
servis sorumlusu
/ Bağlı birim
elemanları
Sayfa No
Yazı, yevmiye numarası,
raporlar, Ö.B.
Raporlama ve
arşivleme işlemleri
gerçekleştirilir
Bütçe Kesin hesabı
hazırlanır
BİTİŞ
Hazırlayan
Kontrol Eden
Onaylayan
Mehmet TEPELİ
Bilgisayar İşletmeni
Kamil AKYAR
Şube Müdürü
Hüseyin YAVUZ
Strateji Geliştirme Daire Başkanı
T.C.
MEHMET AKİF ERSOY ÜNİVERSİTESİ
STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI
MUHASEBE KESİN HESAP VE RAPORLAMA BİRİMİ SÜREÇ ANALİZİ
Doküman No
Yürürlük Tarihi
911.MKH.GYS/P01
01.07.2014
Revizyon Tarihi
Revizyon No
5/6
5. 2.2 Giden Evrak Akış Şeması:
Süreç Sahibi
: Strateji Geliştirme Daire Başkanı
Yapılan İşin Süresi: 1 gün
Sorumlu Personel
Akış Şeması
İlgili Birimler
BAŞLA
Bağlı birim
elemanları
Dokümanlar
EBYS programı ile
oluşturulan yazı
EBYS programı ile yazı
oluşturulur ve muhasebe birim
sorumlusuna sevk edilir
Muhasebe birim
sorumlusu
Muhasebe birim sorumlusu
kontrol eder.
Muhasebe birim
sorumlusu
Evrak hatalı mı?
EBYS programı ile
oluşturulan yazı
Evet
Evrak EBYS
programından ilgili birim
elemanına iade edilir
EBYS programı ile
oluşturulan yazı
Hayır
Muhasebe birim
sorumlusu
Daire Başkanı
Sayfa No
EBYS programı ile
daire başkanının onayına
sunulur
Evrak EBYS
programından ilgili birim
sorumlusuna iade edilir
Evet
Evrak hatalı mı?
EBYS programı ile
oluşturulan yazı
EBYS programı ile
oluşturulan yazı
Hayır
Daire Başkanı
EBYS programı ile dağıtım
planına göre imzalanır
yada paraflanır
EBYS programından
otomatik dağıtımı
yapılır
Hayır
Kurum dışı dağıtımlı
evrak mı?
EBYS programı ile
oluşturulan yazı
EBYS programı ile
oluşturulan yazı
Evet
Bağlı birim
elemanları
Evrağın 2 adet yazıcı çıktısı
alınıp, kaşelenir, imzalanır ve
dağıtımı yapılır
Çıktısı alınıp kaşelenen
ve imzalanan yazı
BİTİŞ
Hazırlayan
Kontrol Eden
Onaylayan
Mehmet TEPELİ
Bilgisayar İşletmeni
Kamil AKYAR
Şube Müdürü
Hüseyin YAVUZ
Strateji Geliştirme Daire Başkanı
T.C.
MEHMET AKİF ERSOY ÜNİVERSİTESİ
STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI
MUHASEBE KESİN HESAP VE RAPORLAMA BİRİMİ SÜREÇ ANALİZİ
Doküman No
Yürürlük Tarihi
911.MKH.GYS/P01
01.07.2014
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa No
6/6
6. İlgili Dokümanlar:
 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve buna bağlı düzenlemeler
 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve buna bağlı düzenlemeler
 Yılı Bütçe Kanunu ve buna bağlı düzenlemeler
 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ve buna bağlı düzenlemeler
 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu ve buna bağlı düzenlemeler
 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve buna bağlı düzenlemeler
 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve buna bağlı düzenlemeler
 6245 Sayılı Harcırah Kanunu ve buna bağlı düzenlemeler
 Gelir, KDV ve Damga Vergisi Kanunları ve buna bağlı düzenlemeler
 5510 sayılı Sosyal Güvenlik Kanunu ve buna bağlı düzenlemeler
 2004 sayılı İcra İflas Kanunu ve buna bağlı düzenlemeler
 Sayıştay Kanunu ve buna bağlı düzenlemeler
7. Kaynaklar:
 Ofis araç-gereçleri
8. Girdiler:
 İlgili birimlerde veya kurum dışı gelen evrak.
 Ö.B.
9. Çıktılar:
 MİF
 Evrak Kayıt Numarası
 Yevmiye Numarası
 Raporlar (Sayıştay Raporları / Kesin Hesap Raporlar vb.)
 Arşiv klasörleri
 Vezne Alındı Belgesi
10. Performans Kriterleri:
 Muhasebe Kesin Hesap ve Raporlama biriminin işlemlerinin hatasız yapılması.
11. Risk Analizi:
Hazırlayan
Kontrol Eden
Onaylayan
Mehmet TEPELİ
Bilgisayar İşletmeni
Kamil AKYAR
Şube Müdürü
Hüseyin YAVUZ
Strateji Geliştirme Daire Başkanı
Download

Muhasebe Kesin Hesap ve Raporlama Birimi