1
EĞİTİMİN NİHAİ AMACI
HAREKETE GEÇİRMEKTİR.
BİLİP DE YAPMAMAK,
ASLINDA BİLMEMEKTİR.
2
Benjamin Franklin
3
• Hiç Zamanım Yok
• Çok Yoğunum
• İşim Başımdan Aşkın
• Başımı Kaşıyacak Vaktim Yok
• Nefes Alacak Vaktim Yok
• Koşuşturmaktan Kendime Vakit Ayıramıyorum
• Bu Adam Bu Kadar Enerjiyi Nereden Buluyor?
4
OYSA,
Zaman, herkese “eşit” dağıtılmıştır.
 1 yıl herkes için 365 gündür.
 1 gün herkes için 24 saattir.
 1 saat herkes için 60 dakikadır.
 1 dakika herkes için 60 saniyedir.
5
O HALDE SORUN NEREDE?
 ZAMANIN KENDİSİNDE Mİ?
 KENDİMİZDE Mİ?
6
“İki nimet vardır ki insanlar bunların değerini
bilmezler: Sağlık ve boş vakit”
(Hadis-i Şerif; Buharî, Rikak: 1)
7
ZAMANIN DEĞERİ
BİR SENE’nin değerini, sınıfta kalan bir öğrenciye sorun.
BİR AY’ın değerini, erken doğum yapan bir anneye sorun.
BİR HAFTA’nın değerini, dergi editörüne; BİR GÜN’ün
değerini gazete editörüne sorun.
BİR SANİYE’nin değerini, bir kazayı kılpayı atlatan adama
sorun.
BİR SALİSE’nin değerini, gümüş madalyada kalan
sporcuya sorun.
8
BİR HİKAYE
Derste zaman yönetimini anlatan hoca, büyükçe bir kavanozu yumruk
büyüklüğündeki taşlarla doldurdu ve öğrencilere “bu kavanoz doldu mu?”
diye sordu.
Öğrenciler hep bir ağızdan “doldu” diye cevapladılar.
Hoca, bir birkaç avuç mıcırı kavanozun ağzından yavaş yavaş döktü.
Sonra kavanozu sallayarak mıcırın taşların arasına yerleşmesini sağladı.
Sonra öğrencilerine dönerek bir kere daha “bu kavanoz doldu mu?” diye
sordu.
Bir öğrenci “dolmadı herhâlde” diye cevap verdi. “Doğru” dedi hoca ve
birkaç avuç kum alarak, taşlarla mıcırların arasını dolduracak şekilde
döktü. Öğrencilerine yine döndü ve “bu kavanoz doldu mu?” diye sordu.
Tüm sınıftakiler hep bir ağızdan “hayır” diye seslendiler. Bunun üzerine
hoca birkaç bardak suyu kavanoza boşalttı.
9
BİR HİKAYE
Sonra öğrencilerine dönerek “bu deneyin amacı ne olabilir?” diye
sordu.
Bir öğrenci “zamanımız, ne kadar dolu görünürse görünsün, daha
ayırabileceğimiz vaktimiz mutlaka vardır” diye cevapladı.
“Hayır” dedi hoca. “Bu deneyin esas amacı, ‘eğer büyük
taşları kavanoza baştan yerleştirmezseniz, küçükler girdikten sonra
büyükleri hiçbir zaman yerleştiremezsiniz’ gerçeğidir. Bu kavanoz sizin
hayatınız, büyük taşlar ise aileniz, dostlarınız, eğitiminiz, işiniz,
sağlığınız ve eserlerinizdir. Bu akşam, uykuya yatmadan önce iyice
düşünün ve büyük taşlarınızın neler olduğuna karar verin. Büyük
taşlarınızı hayatınızın merkezî noktalarına iyi bir şekilde yerleştirdiğiniz
ölçüde, başarılı bir insan, iyi bir eş, iyi bir ebeveyn, başarılı bir iş insanı
olabilirsiniz.”
10
TEMEL GÖREVLER-İHTİYAÇLAR
DİNLENME
UYKU
EV-AİLE
İŞ
EĞLENCE
SOSYAL
FAALİYETLER
KİŞİSEL
BAKIM
KİŞİSEL
GELİŞİM
İÇ HUZUR
11
KİŞİSEL ZAMAN PLANI
Ev – Aile: Eve, eşe ve çocuklara günlük – haftalık – aylık
– yıllık bazda vakit ayrılmalı.
İş: İş, olağanüstü durumlar haricinde, mesai saatleri
içerisinde tamamlanmalı.
Sosyal Faaliyetler: Akraba ve dost ziyaretleri, dernekvakıf faaliyetlerine haftalık – aylık – yıllık bazda vakit
ayrılmalı.
İç Huzur: İç huzuru sağlamaya yönelik faaliyetlere her
gün düzenli vakit ayrılmalı.
Kişisel Gelişim: Kişisel gelişim faaliyetlerine her gün en
az 1 saat vakit ayrılmalı.
Kişisel Bakım: Spor, bedeni bakım vb. etkinliklere
günlük-haftalık bazda vakit ayrılmalı.
Dinlenme, Uyku: Dinlenme, yapılan işin hacmine ve
stresine paralel olmalı; uyku yorgunluk durumuna paralel
olmalı.
Eğlence: TV, sinema, müzik, tatil vb. etkinliklere günlük
– haftalık – aylık – yıllık bazda vakit ayrılmalı.
12
İŞ HAYATINDA
ZAMAN YÖNETİMİ
13
ZAMAN YÖNETİMİ
Sorumluluklarımızın gereğini yerine
getirmeye yönelik olarak yaptığımız
faaliyetlerin planlanması, uygulanması ve
denetlenmesi süreçlerinden oluşan daimi
döngü.
14
Başarı zamanı değerlendirmeye bağlıdır.
Seneca
15
ZAMANIMIZI NASIL HARCIYORUZ?
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
İşyerinde kahvaltı
İnternet (haber siteleri, facebook, twitter, oyunlar vb.)
E-postalar
Ziyaretçiler; talep-şikayet, sohbet-muhabbet
Telefon görüşmeleri
Astların hatalarının düzeltilmesi
Öğle tatilini uzatmak
Toplantılar
Protokol uygulamaları
Televizyon
Sigara molaları
Kaçış faaliyetleri
İşi kasten zamana yaymak
Servis için erken iş bırakmak
Türkiye’de devlet memurlarının günlük fiilî çalışma
süresi 150 dakika ile 180 dakika arasında
değişmektedir.
Özel sektörde ise 240 dakika ile 300 dakika
arasında değişmektedir.
17
“Boş kaldın mı, hemen (başka) işe koyul”
(İnşirah Suresi, 7)
18
Performans
GÜNLÜK PERFORMANS
0
sabah saatleri
öğle
arası
öğleden
sonra
resmî
mesai
sonu
mesai sonrası
19
20
ZAMAN TUZAKLARI
• Önem, öncelik ve aciliyeti
• Kırtasiyecilik
ayırt edememek
• İletişim sorunları
• Erteleme alışkanlığı
• “Hayır” diyememek
• Dağınıklık
• Aşırı titizlik
• Karar alma sorunları
• Yetki devredememek
• Aynı anda birçok iş ile
uğraşmak
• Talimat verme sorunları
• Maymun iştahlı olmak
• Verimsiz toplantılar
• Gereksiz telefonlar
• Teknolojik cehâlet
• Sohbet severlik
Her yerde olmaya çalışan, hiçbir yerde
olamaz.
Dikkatini ve enerjisini birçok iş arasında
dağıtan, hiçbir işi zamanında
tamamlayamaz.
22
ACİL İŞ
X
ÖNEMLİ İŞ
23
Acil işlerin çoğu,
Kendi yaklaşımlarımız dolayısıyla
“acil” hale gelmektedir.
Kendi elimizle “acil” hale getirdiğimiz işler;




Ya yapmaktan hoşlanmadığımız
Ya zor olduğunu bildiğimiz/zannettiğimiz
Ya yeterince önemsemediğimiz/hafife aldığımız
Ya da kasıtlı olarak ertelediğimiz
işlerdir.
24
Bazı işlere ise,
“Önemli” ve “acil” olmadıkları halde saatlerimizi hatta
günlerimizi ayırırız.
Çünkü, bu tür işleri yapmaktan keyif alırız.
Kendimize göre en iyisini yapmaya çalışır, en ince ayrıntıya
kadar kafa yorarız.
Bu işlerin hem bizim hem de kurumun performansına olan
katkısını sorgulamayız veya sorgulamak istemeyiz.
25
ÖNEM ve ACİLİYET
Ö
N
E
M
L
İ
ÖNEMLİ
ÖNEMLİ
2
1
ACİL DEĞİL
ACİL
ÖNEMSİZ
ÖNEMSİZ
4
3
ACİL DEĞİL
ACİL
ACİL
26
Önemli işler,
önemsizlerin insafına bırakılamaz.
Goethe
27
ÖNEM ve ACİLİYET
• Belirli bir sürede
tamamlanması gereken işler,
• Kriz yönetimi,
ÖNEMLİ
• Planlama faaliyetleri
• Çözüm bekleyen sorunlar,
• Projelendirme çalışmaları
• Acil toplantılar,
• Önemli faaliyetlerin
hazırlıkları
• Bazı telefon görüşmeleri
• Boş işler
ÖNEMSİZ
• Kaçış faaliyetleri
• İlgisiz yazışmalar
• İnternette gezinme
ACİL DEĞİL
• Ziyaretler
• Bazı resmî yazışmalar
• Bazı bürokratik formaliteler
• Hemen yapılması gereken
bazı işler
ACİL
28
ÖNEM ve ACİLİYET
ÖNEMLİ
ÖNEMSİZ
Bu işler acil olmamasına
rağmen, onları
ertelemeye
çalışmamalıyız
Bu tür işlere ve
durumlara düşmekten
özel çaba harcamalıyız
ACİL DEĞİL
Bu işleri yapmak için
yeterli vakti mutlaka
ayırmalıyız
Bu işlere lüzumundan
fazla vakit
harcamamalıyız
ACİL
29
İşlerin “öncelik” durumunu belirlemek,
“yönetici” konumundaki personelin görevidir.
Bu sebeple, bizzat yöneticiler
“önem”, “aciliyet” ve “öncelik” konusunda
duyarlı olmalıdır.
30
DAĞINIK MASA - DAĞINIK DOLAP
DAĞINIK BİLGİSAYAR
YANLIŞ DÜŞÜNCELER
• Her şeyin nerede olduğunu biliyorum
• Ben zaten çok düzenli bir insan değilim
• İşimi gayet güzel yapıyorum ya, sen ona bak
• Ne kadar zeki olduğumun bir göstergesi değil mi? Bu
kadar dağınıklı içinde bu başarı
• Çok çalıştığımın göstergesi
31
DAĞINIKLIKTAN KURTULMAK
Uygulayabileceğimiz bir sistem geliştirebiliriz.
Çekmeceleri ve dolapları “ambara” çevirmemeliyiz.
Bize bağlı personelin, çekmece ve dolaplarını en az yılda 1 defa,
mümkünse her altı ayda veya her 3 ayda 1 defa ayıklamalarını
sağlayabiliriz.
Evrakları üst üste koyup biriktirme alışkanlığımız varsa, bundan
vazgeçmeliyiz.
İncelediğimiz evraklar arasında başkalarına delege edilecek olanlar
varsa bekletmeden vermeliyiz.
Gelen evraklara bekletmeden bakıp gereğini yapabiliriz. Böylece ertesi
gün, dünden kalanlarla da uğraşmamış oluruz.
Nitelikli ve bol çeşitli kırtasiye malzemeleri kullanmayı tercih edebiliriz.
32
“Her gün 15 dakikayı masanızda, 15 dakikayı da bilgisayarınızda
tertip ve düzen sağlamaya ayırın”
Steven Covey
33
KARAR ALMA SORUNLARI
• Bilgi eksikliği
• Tecrübe eksikliği
• İradesizlik
• Karar almak istememe
• İşi ağırdan alma
• Ani kararlar alma
• Lüzumsuz yere “ortak karar” almaya çalışmak
• Konuyu, lüzumu yokken üstlere taşımak
• Karar alma tekniklerini kullanmama
34
İŞ-YETKİ DEVRİNİ ENGELLEYEN
DÜŞÜNCELER
Her iş aşağıdakilere devredilmez.
Onlar bu işi beceremez.
Ben öyle, sağa sola emir yağdıran amirlerden değilim.
Ben çok titizim. Kolay kolay hiçbir şeyi beğenmem.
Söyleyip – düzelterek iki kere yorulacağıma, kendim yaparım
bir kere yorulurum.
35
Boş zaman yoktur.
Boşa geçen zaman vardır.
Tagore
36
ZAMAN YÖNETİMİNDE İHMAL EDİLEN BİR KONU:
ETKİLİ TALİMAT VEREMEME
• Ne istediğimizi önce kendimiz bilmeliyiz.
• Ne istediğimizi anlaşılır bir şekilde ifade etmeliyiz.
• Astımızın, talimatı doğru bir şekilde anladığından emin
olmalıyız.
• Ast’a, kendini ifade etme hakkı ve özgüveni kazandırmalıyız
• Talimatımızın gereğinin ne kadar zamanda ve nasıl
yapılabileceği hakkında kafamızda bir fikir olmalı.
37
EYVAH! TOPLANTI
38
TOPLANTININ YARARLARI
Üstelik bütün bunları
İş arkadaşlarınızla muhabbet edebilirsiniz
Dilediğiniz kadar çay içebilirsiniz
Rahatsız edilmeden uyuyabilirsiniz
Karar vermemenin hazzını yaşarsınız
Anlamsız karalamalar yaparsınız
Bir daha hiç bakmayacağınız notlar alırsınız
Kendinizi önemli hissedersiniz
İş arkadaşlarınızın canını sıkarsınız
39
TEKNOLOJİDEN YARARLANMAK
Akıllı telefon kullanmaya çalışılmalı. Ancak, telefonun kölesi haline
gelinmemeli.
Telefon ile bilgisayardaki takvim senkronize olmalı
Uzun vadeli tarih tespitlerinin mahzurları unutulmamalı
İşe ilişkin bütün önemli tarihler, ajandaya mutlaka önceden işlenmeli
Astların ajanda, akıllı telefon veya ilgili bilgisayar programını düzenli ve
etkili bir şekilde kullanması sağlanmalı ve gerektiğinde denetim yapılmalı
40
Zaman yönetiminin temel ilkelerinden biri de
işlere zaman sınırı koymaktır.
Çünkü;
“Ölçmezseniz yönetemezsiniz”
Peter Drucker
41
ZAMANI VERİMLİ
KULLANMAK İÇİN
Yanımızdan not defteri, kalemi eksik etmeyelim veya cep telefonunu not tutmak
için aktif bir şekilde kullanalım
Aklımıza gelen düşünce, konu, teklif, şikayet vb. hususları derhal not edelim.
Ajandayı, Outlook’u ve ilgili cep telefonu/bilgisayar programlarını etkin bir
şekilde kullanalım.
Masamızı ve bilgisayarımızı mümkün olduğu ölçüde düzenli ve sistematik
tutalım.
Mesaiyi tamamlamadan önce, bir sonraki günün programını yapalım.
Günlük planın yanı sıra haftalık plan da yapalım. Böylece, hafta başlarında
isteksizlikten kurtulmuş oluruz.
İşlerimize mutlaka bir “zaman sınırı” koyalım. Astlarımıza verdiğimiz görevler
için de mutlaka “zaman sınırı” koyalım.
Önünüze gelen bir evrakı hemen okuyalım. Önem durumunu belirleyelim Buna
göre sıraya koyalım. İlgisiz ise, hemen ilgili yere gönderelim. ,,,
42
ZAMANI VERİMLİ
KULLANMAK İÇİN
Protokol, denklik, eşitlik vb. uygulamalar, gerektiğinde bir tarafa
bırakılabilmeli
İş öğretmek amacıyla, işler bizzat yapılabilir. Öğretme aşamasında
sonra, o işler astlara yaptırılmalı
Geçmişteki yanlış kararların yasını tutmak yerine, geleceğe dair
hedeflere odaklanılmalı
İYİ- EN İYİ AYRIMI
Eğer, mutlaka yapmak gerekiyorsa “en iyi”yi yapmaya çalışalım
Bunun dışında, ihtiyacı karşılayacak kadar “iyi” iş çıkaralım.
Unutmayalım, bazen, “en iyi” “iyi”nin düşmanıdır. Çoğu zaman ise
“iyi” “en iyi”nin düşmanıdır.
43
ZAMANI VERİMLİ
KULLANMAK İÇİN
E-posta veya sms ile halledebileceğimiz bir işi telefonla halletmeye
çalışmayalım
Telefonla halledebileceğimiz bir işi yüz yüze görüşme ile halletmeye
çalışmayalım
Yüz yüze görüşme ile halledebileceğimiz bir işi toplantı ile halletmeye
çalışmayalım
44
45
Download

zaman_ders