İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı
Eğitim Şube Müdürlüğü
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
EĞİTİM SEMİNERİ
25/05/2015
1
Resmî Yazışmalarda Uygulanacak
Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik
Bakanlar Kurulu Kararı ile kabul edilen «Resmi
Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında
Yönetmelik»
02 Şubat 2015 tarih ve 29255
sayılı RESMİ GAZETE’ de yayımlanmıştır.
Bu yönetmelik yayımını takip eden ayın birinci günü
yürürlüğe girer. (1 MART 2015)
18/10/2004 tarihli ve 2004/8125 sayılı Bakanlar Kurulu
kararı ile yürürlüğe giren yönetmelik yürürlükten
kaldırılmıştır.
2
25/03/2005 tarihli ve 2005/7 sayılı Başbakanlık
genelgesine göre Standart Dosya Planı kod
sistemine uyulacaktır.
10/02/2011 tarihli ve 2011/1 sayılı Başbakanlık
genelgesine göre T.C. Devlet Teşkilatı Numarası
kullanılacaktır.
( DETSİS’ ten verilen 8 haneli numara )
3
Madde 1- Amaç
Bu Yönetmeliğin amacı; el yazısıyla atılan imza ile
fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza
kullanılarak elektronik ortamda yapılan resmi
yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek ve bilgi, belge
veya doküman alışverişinin hızlı ve güvenli bir
biçimde yürütülmesini sağlamaktır.
Madde 2- Kapsam
Bu Yönetmelik bütün kamu kurum ve kuruluşlarını
kapsar.
4
Madde 3- Tanımlar
Resmi Yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının
kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle
iletişimlerini sağlamak amacıyla fiziksel ortamda veya
güvenli elektronik imza kullanarak elektronik ortamda
yürüttükleri süreci.
Resmi Belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının
kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle
iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları,
gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
5
Madde 3- Tanımlar (Devam)
Resmi Bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının
kendi aralarında veya gerçek
ve tüzel kişilerle
iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde
oluşturdukları, gönderdikleri ve sakladıkları bilgileri,
Standart Dosya Planı: Kurumsal işlemler ve bu
işlemler sonucunda oluşturulan veya alınan belgelerin
üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya
fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak
amacıyla geliştirilen ve Başbakanlık tarafından
yayınlanan sınıflama şeması.
6
Madde 3- Tanımlar (Devam)
Yazı Alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ
kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alan.
Fiziksel Ortam: Kağıt ortamında yapılan
işlemleri.
Resmi Yazışma: İdarelerin kendi içlerin de,
birbirleriyle veya gerçek ya da tüzel kişiler ile iletişim
sağlamak amacıyla fiziksel ortamda veya güvenli
elektronik imza kullanarak elektronik ortamda
yürüttükleri süreç.
7
Madde 4- Nüsha Sayısı
Fiziksel ortamda hazırlanan resmi belgeler, paraflı
nüshası kurumda kalacak şekilde en az iki nüsha olarak
düzenlenir.
1- Giden nüsha
2- Arşiv nüshası (paraflı)
Dağıtımlı yazılarda sayı artabilir.
8
Madde 5-Belgenin Şekli Özellikleri
Resmi yazışmalarda A4 (210x297 mm) boyutunda
kağıt kullanılır. Üst yazılarda kağıdın bir yüzü
kullanılır, ekleri kağıdın her iki yüzü kullanılır.
Eski yönetmelikteki A5 formatı iptal oldu.
9
ÖRNEK SAYFA YAPISI
10
Madde 6- Yazı Tipi ve
Harf Büyüklüğü
Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde "Times New
Roman" veya “Arial” yazı tipi ve harf büyüklüğü Times
New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto
boyutunun kullanılması esastır. Ancak gerekli hallerde
metinde harf büyüklüğü 9 punto kullanılabilir. İletişim
bilgileri 8 punto kullanılacak.
11
Madde 6- Yazı Tipi ve
Harf Büyüklüğü (Devam)
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı
yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir. Metin içinde
yer alan alıntılar tırnak içinde ve eğik olarak yazılabilir.
Resmi yazıda otomatik siyah renk kullanılır. Yazı
içindeki bazı cümlelerin altını çizmek veya
koyulaştırmak tercihe bırakılmıştır. Ancak pek tavsiye
edilmez.
12
Madde 7- Yazı Alanı
Belgenin yazı alanı sayfanın üst, alt, sol ve sağ
kenarlarından 2.5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir.
Yazı alanına sayfa numarası ve varsa ek numarası
hariç hiçbir ibare yazılmaz.
Yazı metninin sayfaya sığması için hiçbir şekilde sayfa
yapısı bozulmamalıdır. Gerektiğinde yazı puntoları
küçültülmelidir veya 2 nci sayfaya geçilmelidir.
13
Madde 8- Başlık
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak
yazılır. Başlıklar 4 satırı geçmemelidir. Kağıda
ortalanarak yazılmalıdır.
İlk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra idarenin adı
büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve
birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle
ortalanarak yazılır. Dördüncü satıra da birimin adı ilk
harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak
yazılabilir. (ÖRNEK-1)
ÖNEMLİ: Yapılan en büyük hata T.C yazılırken nokta
konulması unutulmaktadır.
14
T.C.
TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ
Emlak ve İstimlak Dairesi Başkanlığı - Taşınmaz Mallar Şube Müdürlüğü
T.C.
TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ
Emlak ve İstimlak Dairesi Başkanlığı
T.C.
TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ
Emlak ve İstimlak Dairesi Başkanlığı
Taşınmaz Mallar Şube Müdürlüğü
15
Madde 8- Başlık (Devam)
Başlık, kurum içi yazışmalar yapılırken dört satır olarak
kullanılmalıdır. Sayı bölümünde DETSİS numarası
olarak Şube Müdürlüğünün DETSİS numarası
verilmelidir.
T.C.
TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ
Emlak ve İstimlak Dairesi Başkanlığı
Emlak Yönetimi İmar İşleri Şube Müdürlüğü
Sayı
: 50669695-030-350/3567
ÖNEMLİ: Şube Müdürlüğü başlıklı yazışmalar dış yazışma
olarak gönderilmemelidir.
16
Madde 8- Başlık (Devam)
Başlık, kurum dışı yazışmalar yapılırken üç satır olarak
kullanılmalıdır. Sayı bölümünde DETSİS numarası
olarak Daire Başkanlığının DETSİS numarası
verilmelidir.
T.C.
TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ
Emlak ve İstimlak Dairesi Başkanlığı
Sayı
: 15267578-030-350/3567
17
LOGO - AMBLEM
Yürürlükten
kaldırılan
"Resmi
Yazışmalarda
Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik’ te
yazıyı hazırlayan kurumun amblemine başlığın sol
tarafındaki boşlukta yer verileceğine ilişkin hüküm
bulunmaktaydı. Ancak 02/02/2015 tarihli Resmi
Gazete‘ de yayımlanarak 01/03/2015 tarihinden itibaren
yürürlüğe giren "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak
Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’ te ise amblem
veya logonun resmi yazılara konulup konulmayacağı ya
da nereye konulacağına ilişkin
bir düzenlemeye,
amblem veya logo kullanımında gerekli teamüllerin
yerleştiği düşüncesi ile yer verilmemiştir.
18
LOGO – AMBLEM (DEVAM)
Yeni Yönetmelik‘ te bu hususta bir düzenleme
yapılmamış olması amblemlerin resmi yazılarda yer
almasına engel teşkil etmemektedir.
Bu sebeple, eski Yönetmelik‘ te olduğu gibi,
amblem veya logoya, yine başlık bölümünün sol
tarafında bulunan boşlukta yer verilmesinde bir sakınca
bulunmamaktadır.
19
LOGO – AMBLEM (DEVAM)
Başlık bölümünün sağ tarafındaki boşlukta ise
genellikle bazı belirtkelere (Acele, Günlüdür, vb.) yer
verilebilmesine olanak sağlanması amacıyla bu bölümde
amblem veya logo kullanılmaması önerilir.
Talat BAYRAKTAR
Başbakanlık Uzmanı
İdareyi Geliştirme Başkanlığı
Telefon No : 0312 422 26 77
e-posta: [email protected]
Belgegeçer: 0312 422 26 99
20
T.C.
TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ
İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı-Eğitim Şube Müdürlüğü
Sayı : 96493450-774.09-350/765
Konu : Yazışma Kuralları Eğitimi
10/05/2015
Sağ tarafa 2 nci bir logo da kullanılabilir.
TESKİ veya İtfaiye Daire Başkanlığının logosu
21
Madde 9- Sayı
Belgelerde sayı bulunması zorunludur. “Sayı”
sırasıyla Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı
numarası, standart dosya planı kodu ile belge kayıt
numarasından oluşur ve bunların arasına “-” konulur.
Belgede hem birim evrak bölümü hem de genel
evrak bölümü varsa aralarına (/) konulur. Bu belgeler
için genel evrak bölümü tarafından verilen kayıt
numaraları dikkate alınır.
ÖNEMLİ: Yazı Makama imzaya gönderilirken
kesinlikle sayı verilmemelidir.
22
T.C.
TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ
İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı
Eğitim Şube Müdürlüğü
Sayı : 46540589-903.05.01-201/ 3987
TC DETSİS
NO
DOSYAKONU KOD
(8 haneli sayısal kod)
NUMARASI
2011/1 s.
Genelge.
(Standart Dosya
Planı)
2005/7 s.
Genelge
KAYIT
NUMARASI
(Giden Evrak Kayıt
No:)
23
Madde 10- Tarih
Tarih, fiziksel ortamda belgeye ilgili birimden sayı
verildiği zamanı belirtir. Sayı ile aynı satırda olmak
üzere yazı alanının en sağında yer alır. Tutanak, rapor,
tebliğ - tebellüğ belgesi vb. belgelerde tarih metnin
bitiminde yer alır. Tarih, gün, ay, yıl olarak rakamla
yazılır. Ay ve gün iki haneli, yıl ise dört haneli olarak
yazılır.(Örnek: 25/05/2015, 25.05.2015, 25 Mayıs 2015)
Resmi yazılarda bir tarih bulunur ve sayı verildiği
günün tarihi verilir. Aynı bölüme ikinci bir tarih
yazılmaz.
24
T.C.
TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ
İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı-Eğitim Şube Müdürlüğü
Sayı : 96493450-774.09-350/765
Konu : Yazışma Kuralları Eğitimi
25/05/2015
25.05.2015
25 Mayıs 2015
25
Genel evrak biriminden sayı verilmesi
durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur.
ÖNEMLİ:Evrak
kayıt
numarası,
yazıyı
gönderen birimde ve / veya kurumun genel evrak
biriminden aldığı numaradır.
26
Sayı : 15267579-774.09-Birim Evrak S./Genel Evrak S.
(DOĞRU)
ÖNEMLİ: İkinci Devlet Teşkilat Numarası verilmez.
Sayı : 15267579-83117389-774.09-Birim Evrak S./Genel
Evrak S.
(HATALI)
27
Madde 11- Konu
Konu, sayının bir aralık altına "Konu : yan başlığından
sonra, yazı alanının dikey orta hizasını ve T.C.
kısaltmasını geçmeyecek biçimde yazılır. Kelimelerin
baş harfleri büyük olarak ve noktalama işaretleri
konulmaksızın yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü
bir şekilde ifade edilir. “hk – dair - ait” gibi kısaltmalar
kullanılmaz.
Konunun sonuna herhangi bir noktalama işareti
konulmaz.
28
T.C.
TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ
İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı
Eğitim Şube Müdürlüğü
Konu : İlk satıra sığmazsa, alt satır
konu sözcüğünün altı boş
bırakılarak, ilk satırın
hizasından başlatılır
29
Madde 12- Muhatap
Muhatap, idare yada özel hukuk tüzel kişisi
olması durumunda yazı alanını ortalayacak biçimde
büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin
belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde
ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa
yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve
başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak
ayrıca belirtilir.
Karşı kurumun içindeki alt birim parantez
içerisinde küçük harflerle yazılır.
30
İsme yazılan yazılarda, "Sayın" kelimesinden
sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük
harflerle yazılır.
31
T.C.
TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ
Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı
Sayı : 90571706-300.02-..../….
Konu : Meclis Kararı (Nokta konulmayacak)
25/05/2015
Sayın Ekrem EŞKİNAT
Süleymanpaşa Belediye Başkanı
Süleymanpaşa / TEKİRDAĞ
32
TEKİRDAĞ VALİLİĞİNE
(İl Milli Eğitim Müdürlüğü)
TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı)
Sayın Prof. Dr. H.Tamer DODURKA
Tekirdağ Büyükşehir Belediyesi Genel Sekreter Yardımcısı
Önemli: Sayın dan sonra nokta (:) konulmayacak
(ÖRNEK 3,4)
33
34
35
T.C.
TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ
İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı
Eğitim Şube Müdürlüğü
Sayı : 90571706-300.02-......./….....
Konu : Meclis Kararı
25/05/2015
2-4 ARALIK
SÜLEYMANPAŞA KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Emniyet Müdürlüğü)
36
Madde 13- İlgi
İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge yada
belgelerin belirtildiği bölümdür.
"İlgi :" yan başlığı, gönderilen makam
bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna
küçük harflerle yazılır.
“Sayı”, “Konu” ve “İlgi” yan başlıklarından
sonra kullanılan iki nokta işareti ( : ) aynı hizada yazılır.
(ÇOK ÖNEMLİ)
37
Madde 13- İlgi (Devam)
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "İlgi"
kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır.
İlgi de sıralama tarih sırasına göre yapılır.
İlgi de zorunluluktan kaynaklanan hallerde kurum
veya kuruluş isminin anlaşılabilirliğinin bozulmaması
kaydıyla (Gn. Müd.lüğü, D. Bşk.lığı vb.) şekillerde
kısaltmalar yapılabilir.
İlginin birden fazla olması durumunda,
[ a),
b), c) gibi küçük harfler yanlarına kapama parantez]
konularak kullanılır.
38
Madde 13- İlgi (Devam)
İlgide, "… tarihli ve …sayılı" ibaresi kullanılır ve
ilginin sonuna “nokta” işareti konulur. (ÖNEMLİ)
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya
kodu tam olarak belirtilir. (ÖNEMLİ)
Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına
karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla
ilgili ise bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa
“……’m…. tarihli başvurusu” biçiminde yazılır.
39
İlgi : a) 07.01.2015 tarihli ve 89243403-903.06033/101 sayılı yazınız.
b) 19.01.2015 tarihli ve 96493450-774.09-300
sayılı yazımız.
c) Ahmet DEMİR’ in 12.02.2015 tarihli
başvurusu.
ÖNEMLİ:
Dilekçede
tarih
bulunmaz
ise
“Ahmet DEMİR’ in tarihsiz dilekçesi” olarak
yazılacak (ÖRNEK -6)
40
41
Madde 14- Metin
Metin, ‘İlgi’ den sonra başlayıp "İmza" ya kadar
süren kısımdır. Metne, ilginin son satırından itibaren 1
(bir) aralık ilgi yoksa gönderilen yerden sonra 2 (iki)
aralık bırakılarak başlanır. Metindeki kelime aralarında
ve noktalama işaretlerinden sonra bir karakter boşluk
bırakılır.
Paragraf başlarına yazı alanının 1,25 cm
içerisinden başlanır ve metin iki yana hizalanır. Paragraf
başı yapılmadığı durumlarda paragraflar arasında 1 satır
aralığı boşluk bırakılır.
42
Madde 14- Metin (Devam)
Metin içinde geçen sayılar rakamla ve / veya yazı
ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan
sonra parantez içinde yazı ile de gösterilebilir.
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan
İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi
kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır. Belgede
zorunlu olmadıkça yabancı kelimeye yer verilmez,
verildiği durumda ise parantez içerisinde anlamı
belirtilir.
43
Madde 14- Metin (Devam)
Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla
Kılavuzunda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının
zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı
yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir.
Tekirdağ Büyükşehir Belediyesi (TBB)
Dört ve dörtten çok haneli sayılarda sondan
itibaren üçlü gruplar halinde yazılır ve araya nokta
işareti konulur. (Örnek: 1.234 ; 11.234 ; 111.234 )
Sayılarda kesirler virgül ile ayrılır.
44
Madde 14- Metin (Devam)
-Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim."
-Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar "Arz
ederim."
-Üst, aynı düzey ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim" biçiminde
bitirilir.
45
Madde 14- Metin (Devam)
“Arz” ve “rica” için hiyerarşi dikkate alınır.
Büyükşehir Belediye Başkanı Valilik makamına ve
Garnizon Komutanlığına yazılan yazılarda “arz
ederim” olacak. Bakanlık il müdürlüklerine yazı
yazılırken Valilik kanalıyla yazılması gerekir. İl
müdürlüklerinin de Belediyelere yazı yazarken Valilik
kanalıyla,ilçelerde ise Kaymakamlıklar kanalıyla
yazılması gerekir.
46
Madde 14- Metin (Devam)
Valilik makamından Vali a. gelen yazılarda cevap
yazarken Belediye Başkanının adı açılacak ve “arz
ederim” yazılacak. İlçe belediyelerine yapılacak
yazışmalarda Belediye Başkanı adına Daire Başkanı
olarak yazı yazarken ilgili müdürlük adı yazılarak “rica
ederim” yazılacak.
Gerçek
kişileri
muhatap
yazışmalarda
“Saygılarımla.” “İyi dileklerimle.” veya “ Bilgilerinize
sunulur.” ibareleriyle bitirilir.
47
Metin (Devam)
ÖNEMLİ
Bu durum Başkanlığımıza dilekçe veren kişiler
ile ilgili “ Bilgilerinize rica ederim.” denilmeyecek.
Daire Başkanlıkları arasındaki yazışmalarda «arz
ederim» olacak. Hiçbir Daire Başkanlığı birbirinden
üstün değildir.
İlçe Belediyeleri ve TESKİ, Büyükşehir
Belediyesine yazı yazarken «arz ederim» yazılacak.
İlçe
Belediyeleri
birbirleri
arasındaki
yazışmalarda «arz ederim» yazılacak. Hiç bir ilçe
belediyesi birbirinden üstün değildir.
48
Metin (Devam)
Yazılar kağıdın bir yüzüne okunaklı olarak
yazılmalı, kazıntı, silinti ve düzeltmeler olmamalıdır.
Paragraf başı satır başı ve sonları aynı hizada
olmalıdır.
Yazı iki yana yaslanarak yazılmalıdır.
Metin içerisinde rakamlar yazıldıktan sonra nokta
konulmamalıdır.
İmar Kanununun 18.madde uygulaması (HATALI)
İmar Kanununun 18 inci madde uygulaması (DOĞRU)
49
ÖRNEK:
T.C.
TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ
(İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı)
İlgi : 14/07/1975 tarihli ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu.
2.5 cm+1.25 cm.
1 SATIR(İlgi yoksa 2 satır)
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
2.5 cm.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
Xxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Xxxxxxxx.
50
Madde 15- İmza
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve
soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. (ÖNEMLİ)
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği
makama göre kurum / kuruluşun “imza yetkileri
yönergesi” ne veya yetkili makamlarca verilen imza
yetkisine uyularak seçilir.
Metnin bitiminden itibaren iki ila dört satır boşluk
bırakılmalı.
El yazısı ile atılan imza kaybolmayacak ve kağıda
işlemesini sağlayacak kalemle atılmalıdır.
51
İmza (Devam)
Yazıyı imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri
küçük, soyadı büyük harflerle yazılır.
Yetki açısından imza türleri vekaleten, asaleten ve
adına (yetki devri ile ) atılır. Yerine ( Y.) diye bir imza
usulü yoktur.
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle
yazılır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük
harflerle ve kısaltılarak yazılır.
Kadir ALBAYRAK
Büyükşehir Belediye Başkanı
Dr. Şafak BAŞA
Genel Müdür
52
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi
imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra,
yetki devredenin makamı "Başbakan a.", "Vali a.",
“Belediye Başkanı a.” ve "Rektör a.", biçiminde ikinci
satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra
yazılır.
M. Hikmet ERZİNCAN
Belediye Başkanı a.
Daire Başkanı
53
Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda
üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası
sağda,
Mehmet Zeki GÜRCÜN
Prof. Dr. H. Tamer DODURKA
Genel Sekreter Yrd.
Genel Sekreter V.
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı
ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına
göre soldan sağa doğru sıralanır.
Prof. Dr. H. Tamer DODURKA
Genel Sekreter V.
Mehmet Zeki GÜRCÜN
Genel Sekreter Yrd.
M. Hikmet ERZİNCAN
Daire Başkanı
54
İdare birimleri arasındaki iç yazışmalarda yetki
devredenin unvanı kullanılmaz. (Büyükşehir Belediyesi
Daire Başkanlıkları arasındaki yazışmalarda) ÖNEMLİ
M. Hikmet ERZİNCAN
Daire Başkanı
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", "Vali V." ve "Rektör V." biçiminde ikinci
satıra yazılır
Prof. Dr. H. Tamer
DODURKA
55
56
Madde 18 - Olur
Olur gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif
edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Belge Olur’ a sunulurken imza bölümünden sonra
uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına
büyük harflerle "OLUR" yazılır. ‘OLUR’ un altında
onay tarihi yer alır.
Olur tarihinden sonra imza için uygun boşluk
bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı
yazılır.
57
Xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxx xxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxxxx uygun görüşlerinize arz ederim.
M. Hikmet ERZİNCAN
Daire Başkanı
OLUR
…./05/2015
Kadir ALBAYRAK
Büyükşehir Belediye Başkanı
58
Madde 18 – Olur (Devam)
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın
yetkili "Uygun görüşle arz ederim." ifadesiyle onaya
katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü
arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı
alanının solunda yer alır.
59
Xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxxxx arz
ederim.
M. Hikmet ERZİNCAN
Daire Başkanı
Uygun görüşle arz ederim.
../05/2015
Prof. Dr. H. Tamer DODURKA
Genel Sekreter V.
OLUR
…./05/2015
Kadir ALBAYRAK
Büyükşehir Belediye Başkanı
60
61
62
Madde 16- Ek
Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır
aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan "EK:"
ifadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi
yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada
gösterilir.
63
Madde 16- Ek (Devam)
Eklerin sayfa sayısı parantez içerisinde belirtilir.
Birden fazla ek olması durumunda eklerin üzerinde ek
numarası yazı alanının sağ üst köşesinde belirtilir.
(Ek-1, Ek-2)
Yazı eklerinin bazı birimlere gönderilmediği durumlarda
“Ek konulmadı” veya “EK-… konulmadı” bazı eklerin
konulması durumunda ise “EK-… konuldu” ifadesi
yazılır. (ÖRNEK 11-12)
64
EK :
1-Yazı fotokopisi ( 3 sayfa)
2-Karar (3 sayfa)
ÖNEMLİ: EKLER ifadesi iptal oldu.
_____________________________
EK
: Yazı fotokopisi (3 sayfa)
65
66
67
Madde 17- Dağıtım
Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi
durumunda dağıtım bölümüne yer verilir.
Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için
gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak
belirtildiği bölümdür. ‘EK’ den sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna "DAĞITIM :" yazılır.
Ek yoksa dağıtım EK‘ in yerine yazılır.
68
Madde 17- Dağıtım (Devam)
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi" kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği" kısmı dağıtım başlığının altına, «Bilgi» kısmı
ise "Gereği" kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi" kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM" başlığının altına yazılır.
69
DAĞITIM :
Gereği:
Tüm Daire Başkanlıklarına
Bilgi:
Genel Sekreterlik
70
71
72
73
74
Madde 19- Paraf
Paraflar yazı alanının sonunda ve sol tarafında yer
alır. Sadece idarede kalacak nüshada yer alır.
Fiziksel
ortamda
kullanılacak
paraf,
kaybolmayacak ve kağıda işlemesini sağlayacak kalem
ile atılır.
Belgenin paraf bölümünde tarih, ünvan, ad ve
soyadı açık olarak belirtilir.
25.05.2015 Şube Müdürü
25.05.2015 Daire Başkanı
: Ethem DEMİR
: Yüksel ÖZDAL
Önemli: Paraf atacak kişilerde sınırlama yok. Eskisinde
en fazla 5 kişi ile sınırlıydı.
75
25/05/2015 Bilgisayar İşletmeni
:Faruk ÇALIŞKAN
(paraf)
…/05/2015 Şube Müdürü
:Ethem DEMİR
(paraf)
…/05/2015 Daire Başkanı
:Yüksel ÖZDAL
(paraf)
…/05/2015 Genel Sekreter Yardımcısı: Mehmet Zeki GÜRCÜN
(paraf)
…/05/2015 Genel Sekreter V.
:Prof.Dr.H.Tamer DODURKA (paraf)
(ÖRNEK -18)
76
77
78
Madde 20- Koordinasyon
Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak
“Koordinasyon:” yazılır ve işbirliğine dahil olan
personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki
biçime uygun olarak düzenlenir. (ÖRNEK-19)
25/05/2015 Bilgisayar İşletmeni
: Faruk ÇALIŞKAN
(paraf)
…/05/2015 Harita Mühendisi
: Mehmet KABAAĞAÇ (paraf)
…/05/2015 Şube Müdürü
: Ethem DEMİR
(paraf)
…/05/2015 Daire Başkanı
: Yüksel ÖZDAL
(paraf)
…/05/2015 Genel Sekreter Yardımcısı: M. Zeki GÜRCÜN
(paraf)
…/05/2015 Genel Sekreter V.
: Prof. Dr. H. Tamer DODURKA (paraf)
Koordinasyon:
…/05/2015 Hukuk Müşaviri
…/05/2015 1. Hukuk Müşaviri
: Av. Yıldız ÇELİKKOL (paraf)
: Av. Orhan PERÇİNOĞLU (paraf)
79
80
Madde 21- İletişim Bilgileri
Belgeyi gönderen idarenin adresi, posta kodu,
telefon ve belgegeçer (faks) numarası,
e - posta
adresi ve internet adresini içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin,
gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için
başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı, telefon
numarası adres bölümünün sağında yer alır. (ÖRNEK-20)
81
82
________________________________________
Hürriyet Mah.Fatih Sultan Mehmet Bulvarı Gülpare Sok.
No: 14 Kat:2
59030 Süleymanpaşa/TEKİRDAĞ
Bilgi için: Yüksel ÖZDAL
Daire Başkanı
Telefon No : 0 (850) 459 59 59 Belgegeçer(Faks) : 0 (282) 262 59 0
e-posta : [email protected] Elektronik Ağ: www.tekirdg.bel.tr
Tel: 0 (850) 459 26 01
83
Madde 22- Gizlilik
Dereceli Belgeler
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi
belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle KIRMIZI
renkli olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri; çok gizli,
gizli, özel, hizmete özel şeklinde görev alanı ve
hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça
belirlenir.
84
25/05/2015 Bilgisayar İşletmeni
:Faruk ÇALIŞKAN
…/05/2015 Harita Mühendisi
:Mehmet KABAAĞAÇ
…/05/2015 Şube Müdürü
:Ethem DEMİR
…/05/2015 Daire Başkanı
:Yüksel ÖZDAL
…/05/2015 Genel Sekreter Yardımcısı: Mehmet Zeki GÜRCÜN
…/05/2015 Genel Sekreter V.
:Prof.Dr.H.Tamer DODURKA
GİZLİLİK DERECESİ
Hürriyret Mah.Fatih Sultan Mehmet Bulvarı Gülpare Sok.
No:14 Kat:2
59030 Süleymanpaşa/TEKİRDAĞ
Telefon No : 0 (850) 459 59 59 Belgegeçer(Faks) : 0 (282) 262 59 08
e-posta : [email protected] Elektronik Ağ: www.tekirdg.bel.tr
Bilgi için:Yüksel ÖZDAL
Daire Başkanı
Tel: 0 (850) 459 26 01
85
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ
Emlak ve İstimlak Dairesi Başkanlığı
Sayı : 96493450-663.07Konu : Soruşturma
… /05/2015
86
T.C.
TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ
Emlak ve İstimlak Dairesi Başkanlığı
ACELE
Sayı : 96493450-663.07Konu : Soruşturma
… /05/2015
(ÖRNEK-8)
87
88
İÇ ZARF ARKA
89
İÇ ZARF ÖN
TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI
GİZLİ
ACELE
59030 TEKİRDAĞ
İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA
ANKARA
GİZLİ
90
DIŞ ZARF
ACELE
TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI
59030 TEKİRDAĞ
İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA
ANKARA
91
Dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine
gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın
üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa
gizlilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir.
92
Madde 23- Süreli Yazışmalar
Süreli
resmi
yazışmalarda
“ACELE”
veya
“GÜNLÜDÜR” ibaresine yer verilir. “GÜNLÜDÜR”
ibareli yazılarda cevap verilmesi gereken tarih
belirtilmelidir.
“ACELE” ibaresi taşıyan belgeye derhal ve süratle
cevap verilmeli.
“GÜNLÜDÜR” ibaresi taşıyan belgeye belirtilen süre
içerisinde cevap verilmelidir.
“ACELE” ve “GÜNLÜDÜR” ibaresi yazı alanının sağ
üst köşesine kırmızı renkli olarak belirtilir.
93
Madde 24- Sayfa Numarası
Birden fazla sayfa tutan belgelere sayfa numarası
verilir.
Sayfa numarası iletişim bilgilerinin altında ve
yazı alanının ortasına toplam sayfa sayısının kaçıncısı
olduğunu gösterecek şekilde yazılır. (1/3 - 2/3 - 3/3)
94
Madde 26- Aslına
Uygunluk Onayı
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin
uygun bir yerine “ASLI GİBİDİR” ifadesi yazılarak
görevli tarafından ad, soyadı, unvan, tarih belirtilerek
imzalanır ve mühürlenir.
95
Madde 29- Belgenin İade Edilmesi
İdareye muhatabı olmadığı halde fiziksel ortamda
gelen bir belge asıl muhatabı anlaşılamıyorsa
gönderene iade edilir. Ancak asıl muhatabın açıkça
belli olması durumunda gerektiğinde belgenin bir
sureti alınarak aslı muhatabına gönderilir ve belgeyi
gönderene de bilgi verilir.
96
Madde 30- Görüş,
Bilgi ve Belgelerde Süre
İdareler, ilgili mevzuattaki özel hükümler saklı
kalmak kaydı ile süre belirtilmeyen belge taleplerini
talebin kendilerine ulaşmasından itibaren 5 (beş) iş
günü; süre belirtilmeyen bilgi ve görüş taleplerini ise
talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç 15 (on
beş) iş günü içinde yerine getirir.
97
Madde 30- Görüş, Bilgi ve
Belgelerde Süre (Devam)
Talebin ulaştığı tarih, fiziki ortamda gelen talepler
için ilgili yazının idarenin genel evrak kayıtlarına
girdiği zamanı belirtir.
İdareler, bilgi ve görüş isteyen idareye süresi
içinde ve gerekçesini bildirmek kaydıyla 15 (on beş) iş
gününü geçmemek üzere ek süre kullanabilir.
98
Madde 31- Tekit Yazısı
Bir belgeye süresi içinde cevap verilmemesi durumunda
muhataba tekit yazısı yazılabilir.
Yazıya uygun sürede cevap vermeyen muhataba tekit
yazısı yazılabilir.
Birinci tekidde hatırlatmada bulunulur,
İkinci tekidde gecikme nedenleri sorulur,
Üçüncü tekidde ise sorumlular hakkında yasal işlem
yapılması da istenir.
Tekit yazısında tekit edilen yazının tarihi, sayısı ve
konusu belirtilmelidir.
(ÖRNEK-23)
99
100
Madde 32- Uygun
Yazılmayan Belgeler
Bu yönetmeliğe uygun olarak yazılmayan
belgelere verilecek cevabi yazılarda, bu yönetmeliğin
ilgili maddeleri belirtilmek suretiyle muhatap
uyarılabilir. Söz konusu durumun devam etmesi halinde,
süreli belgeler hariç müteakip belgeler gerekçesi
belirtilerek iade edilebilir.
101
Masanızda mutlaka Resmi Yazışmalar yönetmeliği
bulunmalıdır.
102
Madde 35- Yürürlük
Bu yönetmelik yayımını takip eden ayın birinci günü
yürürlüğe girer. (1 MART 2015)
103
Download

Resmi Yazışma Kuralları