T.C.
MEHMET AKİF ERSOY ÜNİVERSİTESİ
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Büro Yönetimi
Dersi
T.C.
MEHMET AKİF ERSOY ÜNİVERSİTESİ
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
1. BÖLÜM
YÖNETİM VE BÜRO YÖNETİMİ
1 – Yönetim ve Büro Yönetimi
 İnsanoğlunun dünya üzerindeki varlığından bugüne kadar yönetim farklı
şekillerde yaşamın bir parçası olmuştur.
 Taş devrindeki küçük insan kolonilerinin kendi arasında geliştirdiği ilkel
yönetim anlayışı, günümüz bilgi çağındaki modern yönetim süreçlerine
doğru sürekli bir gelişim göstermiştir.
 Bugün tüm dünyada yer alan büyük yada küçük örgüt adı verilen iktisadi,
sosyal, kültürel, askeri veya siyasi amaçlı tüm işbirliği sistemlerinde, daima
bir yönetim söz konusudur.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.1. – Temel Kavramlar ve Tanımlar
 YÖNETİM:
* Örgüt
* Üretim/Hizmet
* Amaç
* Faaliyet
* Plan
* Koordinasyon
* Bilgi
* Zaman
* İletişim
YÖNETİM : Bir örgüt ile, üretim yapmak yada hizmet vermek için, amaca
yönelik yapılması gereken tüm faaliyetleri, doğru bilgi, doğru zaman ve doğru
iletişim ile, planlı bir şekilde yürütme ve yönetme sanatıdır.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.1. – Temel Kavramlar ve Tanımlar
 ÖRGÜT:
* Birden çok insan
* Ortaklaşa amaç
* Gönüllülük
* İş bölümü
* Sorumluluk
* Koordinasyon
* Oterite
* Düzenli eylem
* Fonksiyon
ÖRGÜT : İşbölümü ve fonksiyonlarına göre bir ayrım yapılarak, bir otorite
ve sorumluluk hiyerarşisi içinde, gönüllü olarak ortak ve açık bir amacın
gerçekleştirilmesi için düzenli eylemlere göre koordine edilen insan grubuna
örgüt denir.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.1. – Temel Kavramlar ve Tanımlar
 ÖRGÜT:
1.2. * Sistem Yaklaşımı: Çevresinden çeşitli kaynakları alan, bu kaynakları
işleyip mal veya hizmet haline getirdikten sonra çevresine sunan, denetim
mekanizması ile bu süreci ve geri bildirim (Feedback) ile bilgi akışını kontrol
eden sisteme örgüt denir.
GİRDİ
Malzeme
İşgücü
Sermaye
SÜREÇ
Dönüşüm
DENETİM MEKANİZMASI
GERİ BİLDİRİM
(Feedback)
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
ÇIKTI
Mallar
Hizmetler
1.1. – Temel Kavramlar ve Tanımlar
Örgütün Nedenleri:
A. Sosyal Nedenler: Toplumsallık, birlikte bulunma, beraber hareket etme
B. Materyal Nedenler: Maddi çıkarlar
a. Yeteneklerini geliştirebilir
b. Örgüt aracılığı ile bir amacı başarmak için
gerekli zamanı daha iyi kullanır.
c. Önceki kuşakların bilgilerinden yararlanabilir.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.1.3. – Büro Kavramı ve Tanımı
BÜRO : Genel olarak büro; mal veya hizmetin temin edildiği, yönetim ve koordinasyon
faaliyetlerinin yürütüldüğü, bilginin işlendiği yerdir.
Nitelik ve Amaçlarına Göre Bürolar
• Bir mesleğin icra edildiği bürolar (Avukatlık bürosu vb.)
• Bir fabrika ya da işletmenin faaliyetlerinin organize edildiği bürolar(Planlama bürosu vb)
• Hizmet yada malın satış ve dağıtımının yapıldığı bürolar (Satış bürosu vb.)
• Şirket yada holdingin faaliyetlerinin koordine edildiği bürolar(Genel merkez büroları vb.)
• Kamu hizmetlerinin yürütüldüğü bürolar (Belediyelerin su ve emlak büroları vb.)
• Devlet resmi işlemlerinin yürütüldüğü bürolar (Askerlik şubesi, Nüfus işleri bürosu vb.)
• Kamu yararı kurum ve kuruluş büroları (Kızılay, Çocuk esirgeme vb.)
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.1.3. – Büro Kavramı ve Tanımı
Büronun İşlevleri:
Örgütün bilgi merkezi olarak nitelendirilebilen büronun en temel işlevi,
örgütün faaliyetlerini yönetmek ve bu faaliyetler arasında koordinasyon
sağlamaktır. Genel olarak büronun işlevi beş temel faaliyet halinde
sınıflandırılabilir;
1. Bilginin alınması
2. Bilginin kayıt edilmesi
3. Bilginin düzenlenmesi
4. Bilginin iletilmesi
5. Varlıkların korunması
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.1.3. – Büro Kavramı ve Tanımı
Büro Bilgi Sistemi:
Günümüz küresel rekabet ortamında, bilgiye ulaşma ve bilgiyi kullanma
örgütler açısından doğal kaynaklar, sermaye, iş gücü ve girişimcilikten oluşan
geleneksel üretim faktörlerinden daha önemli hale gelmiş ve stratejik bir
kaynak olarak görülmektedir.
 Formalite kaynağı olarak bilgi (1950 – 1960)
 Genel destek için bilgi (1960 – 1970)
 Yönetim için bilgi (1970 – 1980)
 Stratejik bir kaynak olarak bilgi (1985 - …. )
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.1.3. – Büro Kavramı ve Tanımı
Büro Bilgi Sistemi İşleyişi:
Örgüt
İçi
Arşivleme
Veri
Toplama
Veriyi
Kaydetme /
İşleme
Bilgi
Dağıtımı
Yeniden
Düzenleme
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
Örgüt
Dışı
1.1.3. – Büro Kavramı ve Tanımı
Büro Sisteminin Faaliyet Alanları:
 Sekretarya ve Yazı İşleri: Yazılı ve sözlü iletişimin sağlanması. Tüm örgüt
kayıtlarının tutulması ve kontrolü.
 Muhasebe ve Finansman: Örgüt varlıklarında ve kaynaklarında meydana gelen
değişikliklerin izlenmesi, gelir-gider, kar-zarar dengelerinin kurulması.
 İnsan Kaynakları: Büro ve örgüt için gerekli personelin sağlanması ve eğitimi,
çalışanların sağlığının, güvenliğinin ve refahının sağlanarak yasal gereklerin
uygulanması.
 Strateji ve Planlama: Üretim ve hizmet faaliyetleri ile ilgili planlama yapılması,
satın alma, depolama, kalite kontrolü ve ürün tasarımı alanlarında stratejilerin
oluşturulması.
 Reklam ve Pazarlama: Üretilen ürün yada sunulan hizmetler ile ilgili
promosyon ve reklamların hazırlanması, yayınlanması. Pazarlama stratejileri
ve kanalların belirlenmesi.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.1.3. – Büro Kavramı ve Tanımı
Büro Faaliyet Alanında Çalışanlar:
Bürolardaki çalışanların örgütün yönetsel hacmine ve çalışma alanlarına
göre farklılıklar gösterir.
Genel olarak çok geniş faaliyet alanına yayılmış bürolarda, yöneticiler,
uzmanlar, memurlar, sekreterler, ve yardımcı personeller olmak üzere bir çok
çalışan bulunmaktadır
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.1.3. – Büro Kavramı ve Tanımı
Büro Faaliyet Alanında Çalışanlar:
 Büro Yöneticisi: Büro faaliyetlerini planlayan, örgütleyen, yönelten, koordine eden
ve kontrolü yapan kişidir. Genel müdür, genel müdür yardımcısı, müdür, müdür
yardımcısı ve şef gibi unvanlar alırlar.
 Uzman: Belli bir konuda uygulama ve deneyim yoluyla geniş bilgi ve beceriye
ulaşmış, büronun kurmay çalışanları haline gelmiş kişilerdir. Hesap uzmanı, hukuk
müşaviri, vb.
 Memur: Örgütteki iş bölümü ve fonksiyonlara göre belli işleri yapmakla
görevlendirilmiş yada sorumluluklar verilmiş kişileridir.
 Sekreter: Büro yönetimi konusunda birikimli, doğrudan emir almadan sorumluluk
alabilme yeteneği gösteren, alınan karar ve sorumlulukları uyguladığı gibi,
kendisine verilen yetki sınırları içinde karar verebilen, yönetim işlevlerini
koordinene eden kişilerdir.
 Yardımcı Personel: Örgüt içindeki geri hizmetleri yürüten, direkt sorumluluk
almadan sadece kendisine verilen görevleri yerine getiren kişilerdir.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.1.3. – Büro Kavramı ve Tanımı
Büro Çalışanlarının Görevleri:
Bürolarda alt düzey yönetici yada büro çalışanı olarak görev yapan personelin
yapması gereken görevler aşağıdaki şekilde sınıflandırılabilir;
 Büro yönetimi ve işlemlerini yürütmek
 Gelen – giden evrak işlerini yürütmek
 İletişimi sağlamak
 Doküman hazırlamak
 Dosyalama işlemlerini yürütmek
 Toplantı organizasyonu yapmak
 Seyahat organizasyonu yapmak
 Mesleki gelişime ilişkin faaliyetleri yürütmek
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2. – Yönetim ve Yönetici Kavramları
YÖNETİM : Bir örgüt ile, üretim yapmak
yada hizmet vermek için, amaca yönelik
yapılması gereken tüm faaliyetleri, doğru
bilgi, doğru zaman ve doğru iletişim ile,
planlı bir şekilde yürütme ve yönetme
sanatıdır.
YÖNETİCİ : Kar ve riski başkalarının olmak
üzere, ürün veya hizmet üretimi için üretim
faktörlerini bir araya getirip birleştiren ve
işletmeyi çalıştırma sorumluluğu olan
kişidir.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2. – Yönetim ve Yönetici Kavramları
Yöneticinin Statejik Görevleri:
Yöneticinin örgütünü amaçlarına ulaştırabilmesi için aşağıdaki stratejik
görevleri yerine getirmelidir;
1.
Yönetici başkalarıyla çalışan ve çalıştıran kişidir.
2.
Yönetici rekabet halindeki amaçları dengelemelidir.
3.
Yönetici sorumluluk yüklenen kişidir.
4.
Yönetici fikri bir düşünüdür.
5.
Yönetici örgütte arabuluculuk işlevini yerine getirir.
6.
Yönetici aynı zamanda bir politikacıdır.
7.
Yönetici bir diplomattır.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2. – Yönetim ve Yönetici Kavramları
Yönetimin Özellikleri:
 İnsancıl özellik
 Evrensel özellik
 Grup niteliği
 Bireyci özellik
 Amaç özelliği
 İki yönlü süreç niteliği
 İşbirliği özelliği
 Yaratıcı süreç olma özelliği
 Basamaksal özellik
 Haberleşmeye dayanma özelliği
 İş bölümü ve uzmanlaşma
 Ussallığın temel olma özelliği
 Demokratik nitelik
 Bilim ve sanat olma özelliği
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2. – Yönetim ve Yönetici Kavramları
Yönetimin Amaçları:
1.
Karlılık: Toplam gelirden giderlerin çıkarılmasıyla kalan olumlu pay.
2.
Verimlilik: Girdilerin çıktılara oranı; minimum girdi – maksimumum çıktı
3.
Etkinlik: Elde edilen çıktıların, sonuçların amaçlanan hedeflere oranı.
4.
Süreklilik: Örgütün yapısal ve sermayesel olarak devamlılığı.
5.
Esneklik ve uyum: Değişim ve gelişmelere ayak uydurabilme.
6.
Çalışma hayatının niteliğini geliştirme: Çalışma hayatının kalitesini artırma.
7.
Sosyal sorumluluk ve iş ahlakı: Kararlarda topluma uygunluk.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2. – Yönetim ve Yönetici Kavramları
Yönetimin Kademleri:
Yönetimin Becerileri:
 Tepe Yönetimi (Üst Kademe Yönetimi)
 Teknik Beceri
 Orta Kademe Yönetimi
 İnsani Beceri
 Alt Kademe Yönetimi
 Analitik Beceri
Teknik Beceri
Tepe Yönetimi
Orta Kademe Yönetimi
Alt Kademe Yönetimi
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
İnsani Beceri
Analitik Beceri
1.2.5 – Yönetim Bilimi
Yönetim Biliminin Tarihsel Gelişimi:
18. yüzyılda buhar makinesinin keşfi ve
sanayide kullanılması, fabrika sisteminde
gelişmelere, üretim ve sermaye artışına yol
açmıştır.
Üretimin artması işçi, materyal ve makine
sayısının artmasına neden olmuş ve buda
koordinasyon ve denetim sorununun ortaya
çıkarmıştır.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2.5 – Yönetim Bilimi
Yönetim Biliminin Tarihsel Gelişimi:
Bu yüzden üretim sorunlarına
öncelik verilmiş, üretim kontrolü,
verimlilik, standartlaşma ve maliyet
konularının öneminin artmasıyla
yönetim teorileri ortaya çıkmıştır.
1. Klasik Yönetim Teorisi
2. Neo-klasik Yönetim Teorisi
3. Modern Yönetim Teorisi
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2.5 – Yönetim Bilimi
1. Klasik Yönetim Teorisi:
Klasik yönetim teorisi, örgütlerde insan faktörü dışındaki
faktörler üzerinde durmuş, yapıyı etkinlik ve verimlilik açısından
ele alarak insan ögesini ihmal etmiş, insanı makine gibi
değerlendirmiştir.
Rasyonellik ve mekanik süreçler klasik teorinin çıkış noktasıdır.
İnsan, kendine söyleneni yapan, rasyonel olduğuna inanılan,
sisteme uyan pasif bir unsur olarak ele alınmıştır.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2.5 – Yönetim Bilimi
1. Klasik Yönetim Teorisi: Yaklaşımlar ve Temsilcileri

Klasik yönetim teorisi adı altında temel olarak üç farklı
yaklaşım yer almaktadır.
1. Bilimsel Yönetim Yaklaşımı
F.W. TAYLOR (1856-1915) - Amerika
2. Yönetim Süreci Yaklaşımı
HENRİ FAYOL (1841-1925) - Fransa
3. Bürokrasi Yaklaşımı
Max WEBER (1864-1920) - Almanya
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2.5 – Yönetim Bilimi
1. Bilimsel Yönetim Yaklaşımı - TAYLOR
Taylor,
1911’de
yayınlanan
Bilimsel
Yönetimin İlkeleri (The Principles of Scientific
Management) kitabı ile düşündüğü yönetim
ve organizasyon anlayışının esaslarını
açıklamıştır.
Üretimde verimliliğin artması için bilimsel
yöntemlerin
kullanılmasının
gerektiğini
belirtmiştir.
Taylor’a göre Bilimsel Yönetim:
“İşin daha etkin yapılacak şekilde yeniden
tasarımı için, insanlarla görevler arasındaki
ilişkinin sistematik olarak incelenmesidir”.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2.5 – Yönetim Bilimi
1. Bilimsel Yönetim Yaklaşımı - TAYLOR
Taylor’a göre iş verimliliğinin düşük olmasının nedenleri;
 İşyerlerinde verimsiz bir çalışma düzeni vardır.
 İşveren ile işçi çıkarları birbiriyle çatışmaktadır.
 İşçiler, işlerini kendi bildikleri gibi yapmaktadır.
 İşe alımlarda yetenek ve bilgi dikkate alınmamaktadır.
 Görevler birbirlerine karıştırılmaktadır.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2.5 – Yönetim Bilimi
1. Bilimsel Yönetim Yaklaşımı - TAYLOR
Taylor’ın Bilimsel Yönetim İlkeleri
 Gerçek bir yönetim biliminin geliştirilmesiyle her işin en iyi
nasıl yapılacağının belirlenmesi
 İşçilerin bilimsel yöntemlerle seçilmesi ve sonuçta hangi
işçinin hangi işi daha iyi yapacağının belirlenmesi
 Çalışanların bilimsel eğitimi ve geliştirilmesi
 Yönetim ve çalışanlar arasında dostça işbirliğinin kurulması
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2.5 – Yönetim Bilimi
2. Yönetsel Yaklaşım - FAYOL
Henry Fayol, 1916’de yayınlanan
“Yönetim Süreci Görüşü”
kitabı ile
düşündüğü yönetim ve organizasyon
anlayışının esaslarını açıklamıştır.
Taylor, üretime işçiye ve işin nasıl
yapılacağına odaklanırken, Fayol örgüte
ve yönetime odaklanmıştır.
Bu yaklaşım, yönetime makro nitelikte
bir yaklaşımdır. Üst düzey yöneticilere yol
gösterecek ilkeler getirmiştir.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2.5 – Yönetim Bilimi
2. Yönetsel Yaklaşım - FAYOL
Fayol’un yönetim bilimine katkıları şu
şekilde özetlenebilir:
 Örgütün genel olarak daha etkin
çalışmasına odaklanmıştır
 İyi bir yönetimin uygulamalarına ilişkin
teori geliştirmiştir
 Evrensel
yönetim
fonksiyonlarını
önermiştir (Planlama, Organizasyon,
Yürütme, Koordinasyon, Kontrol)
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2.5 – Yönetim Bilimi
2. Bürokrasi Yaklaşımı - Max WEBER
Klasik yönetim teorisinin üçüncü yaklaşımı
1900’lerin başında Alman sosyologu Max
Weber
tarafından
geliştirilen
bürokrasi
yaklaşımıdır.
 Weber, rasyonel otoriteye dayanan bir
örgütün daha etkili olduğunu ileri
sürmüştür.
 Bürokratik bir yapı etkinlik açısından ideal bir
organizasyon yapısını ifade eder.
 Örgüt işleyişi, aşırı bir işbölümü ile kurallara
ve yazılı kayıtlara dayalıdır. Yöneticinin
kişiliği değil pozisyonu ve resmi otoritesi
önemlidir.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2.5 – Yönetim Bilimi
2. Bürokrasi Yaklaşımı - Max WEBER
Weber büyük işletmelerin yönetimi için ideal organizasyon biçimi
olarak bürokrasi üzerinde durmuş ve bazı düzenlemeleri gerekli
görmüştür.
1.
Yöneticiler ve çalışanlar arasında işlevsel bilgi, yetenek ve deneyime
dayanan bir işbölümü yapılmalıdır.
2.
Organizasyonda yukarıdan aşağı doğru inen bir hiyerarşik bir yapı ve
sorumluluk zinciri kurulmalıdır.
3.
Saptanan genel kural ve düzenlemelerin dışına çıkılmamalıdır.
4.
Organizasyonda kişiler arasındaki dostluk ve arkadaşlık sonucu
ortaya çıkan sübjektif ilişkilerden kaçınılmalıdır.
5.
Organizasyon içi yükselme politikasında, bilgi beceri ve deneyim
sonucu elde edilen somut başarılar değerlendirilmelidir.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2.5 – Yönetim Bilimi
2. Neoklasik Yönetim Teorisi:
Neo-klasik yönetim teorisi klasik görüşe bir tepki olmaktan çok onun
boşluklarını gidermeye yönelerek örgütün etkinliğini artırmak için
insan davranışları ve ilişkilerine eğilmiştir.
Bu açıdan neo-klasik teori, klasik teorinin kavramlarına yeni kavramlar
eklemiş onları açık hale getirmiştir.
 Klasik teoride olduğu gibi neo–klasik teoride de ekonomik
rasyonellik anlayışı hakimdir. Ancak buna insan unsurunun tatmin
olması eklenmektedir.
 Neo-klasik teoriye göre örgüt çeşitli ihtiyaçları olan bireylerden
oluşur. Bu nedenle yöneticiler beşeri ve sosyal bir örgüt kurmak
zorundadırlar.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2.5 – Yönetim Bilimi
2. Neoklasik Yönetim Teorisi:
Neo-klasik terinin organizasyon konusuna en önemli katkıları;
 Organizasyon içinde insanın nasıl davrandığı, niçin öyle
davrandığı,
 Örgütsel yapı ile davranış arasındaki ilişkilerin neler
olduğunu ortaya çıkarmak ve insanın örgüt içinde en
önemli varlık olduğu
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2.5 – Yönetim Bilimi
2. Neoklasik Yönetim Teorisi:
Neoklasik yaklaşım, klasik yaklaşımın yönetim olgusunu açıklamakta
yetersiz kaldığını savunur. Bu doğrultudaki görüşler klasik yaklaşımı
sınamak için girişilen bir takım büyük çaplı deneylerden sonra
oluşmuştur.
1920’li yıllarda ABD’de Chicago kenti yakınlarında bulunan
Hawthorne kasabasında faaliyet gösteren Western Elektrik şirketinde
Hawthorne deneyleri olarak bilinen deneyler yapılmıştır.
Bu deneyleri Elton Mayo, F.Roetlisberger ve Dickson yönetimindeki
araştırmacılar grubu yürütmüştür.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2.5 – Yönetim Bilimi
2. Neoklasik Yönetim Teorisi: Geliştirilen Modeller
(X – Y Kuramı) - McGroger
Organizasyonlarda verim ve üretim üzerinde, insan unsuru üzerinde
yapılan araştırmalarda, çalışanların insani özelliklerinin yanında
yöneticilerinde insanları algılama biçiminin de etkili olduğu ileri sürülmüştür.
Dougles McGroger’un X ve Y kuramı, 1957’de “Organizasyonların Beşeri
Yönü” adlı kitabında yayınlanmıştır.
 Buna göre, yöneticilerin bir bölümü X kuramı adı altında belirtilen
özelliklere, diğer bir bölümüde Y kuramı adı altında belirtilen özelliklere
sahiptir.
 X kuramı, çalışanı pasif bir olarak gören oteriter klasik örgüt yöneticisini
temsil ederken,
 Y kuramı insancıl bir yaklaşım ile Neo-Klasik yaklaşım yöneticisini temsil
etmektedir.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2.5 – Yönetim Bilimi
2. Neoklasik Yönetim Teorisi: Geliştirilen Modeller
(X – Y Kuramı) - McGroger
X Kuramının özelliklerini taşıyan yöneticilerin çalışanlara karşı şu dört
temel varsayıma sahip olduğunu savunmaktadır.
 Normal bir insan doğuştan getirdiği özelliği ile çalışmayı sevmez ve
fırsatını bulduğunda işten kaçar.
 İnsanların çoğu, çalışmayı sevmeme özelliklerinden dolayı, örgütsel
amaçlara ulaşmada yeterli çaba göstermelerini sağlamak için çalışmaya
zorlanmak, denetlenmek, yönlendirilmek ya da ceza ile korkutulmak
durumundadırlar.
 Normal bir insan sorumluluk almaktan kaçar ve yönetilmeyi/emir almayı
tercih eder.
 İnsanların çoğu çok az ihtiras sahibidirler; her şeyden önce iş güvenliğini/
garantisini tercih ederler.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2.5 – Yönetim Bilimi
2. Neoklasik Yönetim Teorisi: Geliştirilen Modeller
(X – Y Kuramı) - McGroger
Y Kuramı ise yöneticilerin çalışanlara karşı, X kuramı varsayımlarının
tersine, şu dört temel varsayıma sahip olduğunu savunmaktadır;
 Çalışanlar tatmin edildiğinde, işi/çalışmayı bir oyun kadar doğal kabul
ederler.
 Çalışanlar kendilerini örgütün amaçlarına adadıklarında, işleriyle ilgili
olarak kendi başlarına inisiyatif kullanırlar, kendilerini yönlendirip
denetler.
 Normal bir insan, uygun koşullarda, sadece sorumluluk almayı değil, aynı
zamanda sorumluluk aramayı da öğrenir.
 Normal bir insan yaratıcılığa değer verir; işleriyle ilgili en iyi kararı alabilme
yeteneği kazanmaya, yaptığı işe yaratıcılığını katma fırsatı yakalamaya
çalışır.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2.5 – Yönetim Bilimi
2. Neoklasik Yönetim Teorisi: Geliştirilen Modeller
(X – Y Kuramı) - McGroger
 X kuramı, çalışanı pasif bir olarak gören oteriter klasik örgüt
yöneticisini temsil etmektedir. Bu tip yöneticiler, çalışanları, ayrıntılı
iş tanımları, sıkı kontrol, çok az yetki devri, ayrıntılı olarak izlenecek
katı kurallar ve ilkelerin benimsenmesi ve detaylı ceza uygulamaları
ile yönetir.
 Y kuramı insancıl bir yaklaşım ile Neo-Klasik yaklaşım yöneticisini
temsil etmektedir. Çalışanın sahip olduğu potansiyelin gerekli
ortam yaratılarak geliştirilmesini esas alır. Astların kendisine
danışmasını sağlayan bir yönetim tarzı ve davranışlar sergileyerek,
sıkı kontrol yerine astlarını geliştirmeyi amaçlayarak çalışanları
motive edecek şartları yaratmaya çalışır.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2.5 – Yönetim Bilimi
2. Neoklasik Yönetim Teorisi: Geliştirilen Modeller
(Z Kuramı) - Reddin
Reddin, bir yöntemin daha etkili olacağını söylemek yerine, X ve Y
kuramlarının birleşimi ile etkinlik boyutunu geliştirmeye çalışmış ve Z kuramı
varsayımlarını ileri sürmüştür;
 İnsanı ne şeytan nede melek olarak göremeyiz. İnsan düşünme, karar verme
ve azmetme yeteneklerine sahip bir varlıktır.
 İnsan doğuştan ne iyidir nede kötüdür. Koşullara göre her ikisini de yatkın
olabilir.
 İnsan ne yaşamsal ihtiyaçlarla, nede üst düzey insancıl ihtiyaçlarla güdülenir.
İnsanı güdüleyen içinde bulunduğu durumdur.
 Güdüleme ne dıştan zorlamayla, nede içten gönüllü olarak sağlanabilir. İnsan
ancak mantık yoluyla güdülenebilir.
 İnsanı iyimser yada kötümser olarak değil tarafsız olarak değerlendirmek
gerekir.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2.5 – Yönetim Bilimi
3. Modern Yönetim Teorisi:
Klasik yönetim teorisi, teknik bir yaklaşımla, iş, etkinlik ve yapı üzerinde
durmuş, insanı makine gibi değerlendirerek rasyonel ve kapalı sistem
anlayışı ile belirli ilkeler dizisine göre bir yönetim önermiştir.
Neo-Klasik yönetim teorisi ise, klasik sistemin göz ardı ettiği insan
unsurunun özellikleri, davranışlar, güdüleme, yönetime-kararlara katılma ve
iş doyumu gibi kavramlara önem vermiştir.
Modern Yönetim teorisi ise her iki teorinin de incelemede yetersiz kaldığı
örgütlerin biçimsel ve doğal yönlerini araştırarak, örgütü bütünsel bir bakış
açısıyla ele alarak örgüt-çevre etkileşimi üzerinde durmuştur.
Modern yönetim teorisi,
Sistem Yaklaşımı ve Durumsallık Yaklaşımı olarak iki yaklaşımdan
oluşmaktadır.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2.5 – Yönetim Bilimi
3. Modern Yönetim Teorisi:
1. Sistem Yaklaşımı
Sistem yaklaşımı veya sistem analizi diye adlandırılan bu yaklaşım biyolog
olan Ludwig Van Bertalanffy tarafından ortaya atılan ve modern yönetim
teorisinin felsefe temelini oluşturduğunu kabul edilen “Genel Sistem Teorisi”
ne dayandırılan bir modern yönetim tekniğidir.
 Bu yaklaşımın amacı, yönetim olayının ve birimlerinin birbirleri ile olan
ilişkilerini ve bu ilişkilerin niteliğini incelemek, belirli bir birimdeki
gelişmelerin diğer birimler üzerindeki etkilerini araştırmak; kısaca yönetim
olaylarını başka olaylarla ve dış çevre şartları ile ilişkili olarak incelemektir.
 Yönetimde sistem yaklaşımını kullanmanın nedeni; gerek klasik gerek
neoklasik yönetim teorilerinin benimsemiş oldukları organizasyonun
çevreyle ilişkide bulunmayan kapalı sistem anlayışından ve klasik
yaklaşımın katılığı ve kapalılığından kurtulmaktır.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2.5 – Yönetim Bilimi
3. Modern Yönetim Teorisi:
2. Durumsallık Yaklaşımı
Durumsallık yaklaşımı 1970’li yıllardan sonra ortaya çıkmış olup,
organizasyon konusunda ortaya atılmış son yaklaşımdır.
Durumsallık yaklaşımına göre, değişik durumlar ve koşullara göre
yönetimin teknik ve kavramları da değişmektedir. Bu nedenle her
koşulda tek bir en iyi organizasyon yapısı yoktur. En iyi durumdan
duruma değişecektir.
 Durumsallık yaklaşımının ana fikri, bir organizasyon yapı ve
süreçlerini belirleyen unsurların, organizasyonda kullandığı
teknoloji ile organizasyonun ilişkili olduğu çevresel unsurlar
olduğudur.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2.6 – Büro Yönetimi
Büro Yönetimi Kavramı ve Gelişimi:
Örgütlerde genel amaçlara ulaşmak için nasıl ki bir yönetim
gerekli ise, bürolarda da sistemli bir yönetimin olması
kaçınılmazdır.
Genel yönetimin bir parçası olan büro yönetimi; örgütün bilgi
ve iletişim sistemlerinin yönetimi olarak tanımlanabilir.
Daha geniş bir tanımlama ile Büro Yönetimi; servisleri sağlayan,
kayıtları tutan, gelen bilgileri analiz ve tasnif eden, haberleşmeyi
düzenleyen ve örgütün çıkarlarını korumakla ilgili bilgileri
sağlayan yönetim alanıdır.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2.6 – Büro Yönetimi
Büro Yönetimi Kavramı ve Gelişimi:
Büro Yönetiminin Önem Kazanmasının Nedenleri:
 Hükümet düzenlemelerinin artışı
 Ekonomik gelişmeler
 Bilgisayar ve iletişim teknolojisindeki gelişmeler
 Bilginin önem kazanmasıyla artan bilgi gereksinimi
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2.6 – Büro Yönetimi
Büro Yönetiminin Temel Fonksiyonları
1. Planlama: İşlerin seyrini olumlu etkileyecek kararlar alma,
işlerin öncelik sırasını ve yapılma zamanını ayarlamak.
2. Örgütleme: İnsan kaynakları, fiziksel etmenler ve bunların
işlevlerini uyumlu bir şekilde bir araya getirmek.
3. Yöneltme: Çalışanların örgüte bağlılığını sağlayarak, istekli iş
yapma, sorumluluk alma ve verimli olma gibi psikolojik
şartları geliştirmek.
4. Kontrol: Örgütsel hedeflere ulaşma derecelerini saptama ve
birimin amaçlanan verimlilik düzeyini korumak adına, gerekli
önlemleri alma.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2.6 – Büro Yönetimi
Büro Yöneticisinin Fonksiyonlardaki Görevleri
 Planlama Aşamasındaki Görevler
1. Kendi birimi için hedefler belirleme,
2. İşi anlama ve yapılmasını bilme,
3. Örgütün politikalarını bilme ve çalışanlara yorumlama,
4. Yeni gelişmelere ayak uydurma,
5. İzlenen metotları geliştirme.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2.6 – Büro Yönetimi
Büro Yöneticisinin Fonksiyonlardaki Görevleri
 Örgütleme Aşamasındaki Görevler
1. İşleri başkalarına havale etme
2. İşbölümü yapma
3. Birim üyeleri arasında uygun otorite ilişkisi kurma
4. Aynı birimlere benzer işler yerleştirme, dağıtma
5. İş – çalışan ilişkisini uyumlu tutma
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2.6 – Büro Yönetimi
Büro Yöneticisinin Fonksiyonlardaki Görevleri
 Yöneltme Çalışmaları Aşamasındaki Görevler
1. Çalışanları geliştirmek, değerlendirmek ve disipline etme
2. Takım çalışmasını ve çalışanlar arasındaki uyumu sağlama
3. Çalışanları değişikliklerden haberdar ederek yönlendirme
4. Çalışanlardaki moral ve motivasyonu yüksek tutma.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2.6 – Büro Yönetimi
Büro Yöneticisinin Fonksiyonlardaki Görevleri
 Kontrol Aşamasındaki Görevler
1. Belirlenen uygulama ve prosedürleri takip etme
2. İş için, kurulu standartlardan yararlanma, kullanma
3. Maliyet açısından iş çıkışını geliştirme, genişletme
4. İşin nitelik, nicelik ve doğruluğunu kontrol etme
5. Yoğun iş yükünü hafifletmek, aza indirmek.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1.2.6 – Büro Yönetimi
Büro Yöneticisi:
Sahip Olması Gereken Temel Bilgiler:
 Teknik bilgi
 Sorumluluk bilgisi
Sahip Olması Gereken Temel Beceriler:
 Öğretme yeteneği
 Metot geliştirme yeteneği
 İnsan ilişkileri becerisi
 İletişim (Haberleşme) becerisi
 Analitik beceri
 Karar verme becerisi
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
T.C.
MEHMET AKİF ERSOY ÜNİVERSİTESİ
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
2. BÖLÜM
FONKSİYONLARI AÇISINDAN
BÜRO YÖNETİMİ SÜRECİ
3 – Büro Yönetimi Süreci
Ortak amaçların etkili ve verimli bir şekilde bir şekilde
gerçekleştirilebilmesi için iş birliği yapmış insan gurubunun faaliyetlerinin
planlanması, örgütlenmesi, yönlendirilmesi, koordinasyonu ve kontrolü ile
ilgili tüm çabalar yönetimi oluşturmaktadır.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3 – Büro Yönetimi Süreci
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
1. PLANLAMA:
Planlama; kaynakların verimli bir şekilde kullanılabilmesini ve örgütün
amaçlarına ulaşabilmesini sağlayacak araç ve olanakların seçimi için bir
geleceğe dönük bir karar verme sürecidir.
Plan; bu sürecin sonunda alınan kararlar ve belirlenen yollar planı
oluşturur.
 Planlama bir süreçtir, plan ise verilen karardır.
 Planlama ile yönetim sürecindeki 5N1K sorularının cevapları verilir.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
1. PLANLAMA:
Planlamanın Özellikleri
 Planlama, bir seçim ve tercih sürecidir.
 Planlama, kapsamlı bir karar sürecidir.
 Planlama, geleceğe dönük bir süreçtir.
 Plan, esnek ve dinamiktir.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
1. PLANLAMA:
Planlama Süreci
 Planlama süreci görev cümlesiyle başlar.
 İkinci adım sonuçları elde etmeye yarayan amaçlardır.
 Üçüncü aşamada planlar geliştirilir.
 Planların amaçları gerçekleştirmesini sağlayan standartlar belirlenir.
 Sonraki aşamada kararlara yön veren politikalar belirlenir.
 Planların uygulanabilmesi için usul ve kurallar oluşturulur.
 Son olarak planın esnekliğini ve dinamikliğini sağlamak için tepkisel
planlama sağlanır.
 Tüm bu süreç, modern yönetim anlayışına uygun olarak iç ve dış çevre
etkileri analiz edilerek hazırlanır.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
1. PLANLAMA:
Etkili Planlamayı Engelleyen Etmenler
 Zamanın Genişliği; Planın kapsadığı süre genişledikçe, planın kesinliği
de azalır.
 Yönetsel Sorunlar; Planlama sırasında yaşanan yönetsel sorunlar
planlamayı olumsuz etkiler.
 Planlama Masrafları;
Planlama için yapılan masraflar, örgüt
bütçesinin üstünde ise planlama başarısızlıkla sonuçlanacaktır.
 İnsan Etmeninin Doğurduğu Sorunlar; Planlamayı yapan insanların
akılcı davranmamaları yada psikolojik sorunlar yaşamaları
planlamanın olumsuz etkilenmesine yol açacaktır.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
1. PLANLAMA:
İyi Bir Planda Bulunması Gereken Özellikler
 Plan açık kesin ve gerçekleştirilebilecek bir amaca dönük olmalıdır.
 Örgütün değişen iç ve dış şartlarına uyum gösterecek esneklikte olmalıdır.
 Yapılması ve uygulanması en az giderle gerçekleştirilmelidir.
 Örgütün belirlediği ilke ve standartlara uygun olmalıdır.
 Örgüt için uygun bir süreyi kapsamalıdır.
 Örgütün mevcut imkanlarından mümkün olduğu ölçüde faydalanarak yeni
yetki, mevki ve araçlar gerektirmemelidir.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
1. PLANLAMA:
Planların Türleri
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
1. PLANLAMA:
Planlamanın Avantajları
 Faaliyetlerin amaca dönük olmasını sağlar.
 Gelecek tahmini ve öngörüsünü sağlar.
 Belirsizlikleri azaltır, doğru ve akılcı bakmayı sağlar.
 Günlük işlerle uğraşan yöneticinin dikkatini geleceğe yöneltir.
 Örgütün kaynaklarının daha etkin kullanılmasını sağlar.
 Uygulama ölçütlerinin geliştirilmesini sağlar.
 Yenilik yapmayı sağlar.
 Çalışanların işbirliği desteğini ortak bir hedefe yönlendirir.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
1. PLANLAMA:
Planlamanın Dezavantajları
 Önemli zaman ve enerji harcamalarına neden olur.
 Eksik olması, kısa bir süreyi kapsaması yada dilek ve temennilerden ibaret
olma ihtimali olabilir.
 Yöneticinin gereğinden fazla geleceğe yönlenmesi, mevcut durumu kontrol
edememesine sebep olabilir.
 Uzun süreli palanlarda doğruluk derecesi azalır.
 Uygulama durumundaki bireylerin girişim güçlerini köreltir, otomatikleştirir.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
2. ÖRGÜTLEME:
Örgütleme; Örgütlenme, planda belirlenen amaçlara ve bunlara ulaşmak
üzere belirlenen yollara göre uygun bir örgüt yapısı kurmayı ifade eder.
Örgütleme, bir işletmenin amaçlarına ulaşabilmesi için gerekli işlerin
tanımlanması ve gruplandırılması, işleri yerine getirecek kişilerin yetki ve
sorumluluk ilişkilerinin belirlenmesi, verimli bir faaliyet ortamı yaratılabilmesi
için gerekli fiziksel ortamın hazırlanmasıdır.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
2. ÖRGÜTLEME:
Örgütleme İlkleri:
1. AMAÇ BİRLİĞİ İLKESİ
Örgütü oluşturan tüm birimlerin aynı amaçlar için koordine olması
2. EKONOMİKLİK İLKESİ
En az maliyetle en yüksek verim sağlanmalıdır.
3. İŞ BÖLÜMÜ VE UZMANLAŞMA İLKESİ
İş bölümü ve işlerin parçalara bölünerek uzmanlaşma sağlanması.
- Serial İş bölümü – Paralel İş bölümü – Eş zamanlı İş Bölümü
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
2. ÖRGÜTLEME:
Örgütleme İlkleri:
3. İŞ BÖLÜMÜ VE UZMANLAŞMA İLKESİ
 1. Serial İş Bölümü: Görev, özel bir iş türünde uzmanlaşmış kişiler
tarafından yapılmaktadır.
 2. Paralel İş Bölümü: Bir işin tamamının bir kişi tarafından yapıldığı,
uzmanlaşma gerektirmeyen iş bölümü türüdür.
 3. Eş zamanlı İş Bölümü: Aynı işin farklı adımlarının farklı kişiler tarafından
tamamlanarak, belirlenen zamanda bitirildiği iş bölümü türüdür.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
2. ÖRGÜTLEME:
Örgütleme İlkleri:
4. FAALİYELERİN TANIMLANMA İLKESİ
Tüm faaliyetler analiz, tanım ve tasnif edilerek gruplandırılır.
5. HİYERARŞİ İLKESİ
Ast – üst ilişkisinin kurulması, kimin kimden emir alacağını bilmesi
6. KUMANDA BİRLİĞİ İLKESİ
Her astın emir alacağı tek bir üstün belirlenmesi.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
2. ÖRGÜTLEME:
Örgütleme İlkleri:
7. YÖNETİM BİRLİĞİ İLKESİ
Aynı amaca hizmet eden birimlerin bir yönetici tarafından yönetilmesi.
8. YETKİ VE SORUMLULUK İLKESİ
Yetki, karar ve diğer bireyleri hareket geçirme hakkı.
9. YETKİ VE SORUMLULUK DENKLİĞİ İLKESİ
Her yöneticiye verilen yetki ve sorumluluk sınırları belirlenmeli ve
bunlar birbirine eşit olmalıdır.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
2. ÖRGÜTLEME:
Örgütleme İlkleri:
10. İÇ DENGE İLKESİ
Yöneticiler arası yetki ve sorumluluğun hiyerarşik yapıya uygun olması.
11. ÖRGÜTÜN DEĞİŞTİRİLEBİLİR OLMA İLKESİ
Değişen şartlara göre örgütünde değişebilmesi.
12. LİDERLİĞİN KOLAYLAŞTIRILMASI İLKESİ
Örgüt yapısının, tepe yöneticisinin işini kolaylaştıracak yapıda olması.
13. ÖZEL İLKELER
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
2. ÖRGÜTLEME:
Örgütleme İlkleri:
13. ÖZEL İLKELER
 Bekleme ve gecikmeleri önleyecek biçimde iş akışını sağlamak
 İşlerin ve kayıtların tekrarını önlemek
 Çalışanların büro içindeki hareketlerini en aza indirmek
 Gereksiz yazışmalardan kaçmak
 Uzmanlaşmadan en yüksek yararı sağlamak
 Kırtasiyeciliği mümkün olduğu kadar azaltmak
 İşleri mümkün olan en az hata ile yerine getirmek

Gereksiz denetimleri ortadan kaldırmak
 Teçhizat ve makineleri ancak gerektiğinde ve en iyi biçimde kullanmak
 Karmaşık sistemler yerine basit sitemler kullanmak
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
Örgütleme Süreci
1.
İşlerin ve faaliyetlerin örgütlenmesi,
2.
İnsangücünün örgütlenmesi,
3.
Yer, araç ve yöntemlerin belirlenmesi,
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
2. ÖRGÜTLEME:
1. İşlerin ve Faaliyetlerin Örgütlenmesi:
Bölümlendirme: (Departmantasyon) İş bölümü ve eşgüdümü
sağlayabilmek için işlerin ve faaliyetlerin yönetilebilecek büyüklükte
birimler içinde gruplandırılmasıdır.
Bölümlendirme İlkeleri;
1.
Benzer işlerin dikkate alınması
2.
Uzmanlaşmadan yararlanma
3.
Denetim kolaylığını sağlama
4.
Eşgüdümün kolaylaştırmasını sağlama
5.
Giderleri azaltma
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
2. ÖRGÜTLEME:
1. İşlerin ve Faaliyetlerin Örgütlenmesi:
Bölümlendirme Türleri
1.
İşlevlere göre bölümlendirme
2.
Üretime göre bölümlendirme
3.
Bölge temeline göre bölümlendirme
4.
Müşterilere göre bölümlendirme
5.
Karma bölümlendirme
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
2. ÖRGÜTLEME:
2. İşgücünün (İnsangücü) Örgütlenmesi:
Yapılacak işler ve bu işlerin hangi sisteme göre bölümlendirilip
düzenleneceğine karar verildikten sonra, bu işlerin kimle tarafından
yapılacağının belirlendiği süreçtir.
İşgücü Örgütleme Süreci
1.
İnsan Gücü Planlaması (İnsan Kaynakları Yönetimi)
2.
Personel Bulma
3.
Personel Seçme
4.
Yetki ve Sorumluluk İlişkilerinin Kurulması
5.
İşe Alıştırma (Oryantasyon)
6.
Personelin Eğitilmesi ve Yetiştirilmesi
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
2. ÖRGÜTLEME:
3. Yer, Araç ve Yöntemlerin Belirlenmesi:
İşlerin
bölümlendirilmesi,
işlerde
çalışacak
personelin
belirlenmesinden sonra, örgütleme sürecinin son aşaması ise, işlerin
yapılmasında ve personelin çalıştırılmasında kullanılacak yer, araç ve
yöntemlerin tespit edilmesidir.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
A. Bürolarda İş Yönetimi ve Sistem İyileştirme Teknikleri
Büroda yürütülen işlerin örgütsel amaçlar doğrultusunda yönetilebilmesi
için öncelikle, etkili bir örgütlenme için, İş Analizleri, İş Tanımları ve
İş Gerekleri hazırlanmalıdır.
Bu hazırlık tamamlandıktan sonra, mevcut analizler bilgiler üzerine
İş Basitleştirme Teknikleri uygulanarak, etkili bir yönetim sağlanabilir.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
A. Sistem İyileştirme Teknikleri
1. İş Analizi: İşlerin doğru, etkin ve sağlıklı biçimde değerlendirilmesi
amacıyla, örgütte yer alan her işin ayrı ayrı niteliği, niceliği, gerekleri,
sorumlulukları ve çalışma koşullarını bilimsel yöntemlerle incelenmesidir.
İş analizinde genel olarak aşağıdaki bilgilere yer verilir;
1. İşin kimliği ve yeri,
6. Kişilik gerekleri,
2. İş görevleri,
7. Sorumluluklar,
3. Öğrenim gerekleri,
8. Fiziksel gerekler,
4. Deneyim,
9. Çalışma koşulları
5. Özel bilgi gerekleri,
10. İşle ilgili tehlikeler
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
İş Analizi Örneği
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
A. Sistem İyileştirme Teknikleri
2. İş Tanımları: İş analizinde toplanan verilere göre örgütte hangi işlerin
yapıldığına dair her iş için çıkarılan özet ve tanımlamalardır.
Büroda kimin neyi yapmakla yükümlü olduğunu belirtir ve çalışanların
yaptıkları işin niteliğini anlamalarına yardımcı olur.
Yeni çalışanların işe alınması sürecinde, çalışanın görevi hakkında
bilinmesi gerekenleri açıklayarak, işe alım sürecinin başarılı olmasını sağlar.
Gerek işlerin değerlendirilmesinde gerekse doğru bir ücret ve maaş
politikası tespitinde önemli rol oynamaktadır.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
İş Tanımı Formu Örneği:
İş tanımlarının belirtilmesi için
örgütlerde iş tanımı formu kullanılır
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
A. Sistem İyileştirme Teknikleri
2. İş Gerekleri: İş tanımlarında belirtilen işleri yapabilmek için çalışanda
bulunması gerekli niteliklerin belirlenmesidir.
İş gereklerinin belirtilmesi için (özellikle yeni personel alımında) iş gerekleri
formu kullanılır.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
İş Gerekleri Formu Örneği:
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
A. Sistem İyileştirme Teknikleri: Örnek Olay
LAURIE NICHOLS’IN FİRMASI
Metal parçaları üreten bir firma, son beş yılda önemli ölçüde büyüme
göstermiştir. Laurie Nichols işe iki işçi ve 20. 000 dolarlık satış hacmiyle
başlamıştır. Bugün çalışan işçi sayısı 65 ve bu yıl beklenen satış hacmi 1.250.000
dolardır.
İlk yıllarda her işçiden ne beklendiği açıktı. Herkes her şeyi yapmayı
bilirdi ve zaten onlardan beklenen de buydu. Ancak bugün durum farklıdır ve
Bayan Nichols her işçiye yerine getirmesi gereken görevleri açıkça belirten
birer yönerge göndermesi gerektiğinin farkındadır. Üstelik ne iş yapacağı tam
olarak bilinmeden işe eleman almak da giderek zorlaşmaktadır. Adaylar işte
kendilerini hangi görevlerin beklediği hakkında hiç bilgi sahibi olmadan firmaya
katılmada isteksizlik göstermektedirler.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
Öte yandan adayların o işyerinde ne yapacakları ayrıntılarıyla
bilinmeden, onların hangi nitelikleri taşımaları gerektiği de bilinememektedir.
Bayan Nichols firması için iş tanımları ve iş gerekleri hazırlamaya karar verir.
Bu formların; personel arasında ortaya çıkan sorumluluklarla ilgili
anlaşmazlıkları ortadan kaldıracağına, yapılacak işin organize edilmesini
kolaylaştıracağına, personel adaylarının başvurdukları işin görevlerine ilişkin
bilgi edinmelerini sağlayacağına ve seçim kararlarının daha isabetli olmasına
yarayacağına inanmaktadır.
Küçük işletmelerle çalışan bir danışman ona, karar alması gereken bir
dizi konu sıralar. Bunların başında; gerekli bilgileri toplayıp iş tanımları ve iş
gerekleri yazmaktan kimin sorumlu olacağı (Laurie Nichols mı, bir danışman
mı, gözetimciler mi yoksa işi yapmakta olan işçiler mi) , bilgilerin ne yolla
toplanacağı (gözlem mi, anket mi, mülakat mı) , iş tanımları ve iş gereklerinde
ne derece ayrıntılara inileceği gelmektedir.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
B. Bürolarda İş Basitleştirme Teknikleri
İş basitleştirme, en az zaman, para ve çabayla olası en iyi yolun
izlenmesini sağlayarak büro işinin nasıl yapılacağı yönteminin belirlenmesidir.
1. İş Dağıtım Tekniği; Büroda yapılan işlerin sınıflandırılarak, bu işlerin
hangi personel tarafından ne kadar zamanda yapılacağını belirterek daha
uygun ve verimli iş bölümü yapılmasını sağlayan tekniktir.
 İşlerin sınıflandırılmasında; İş Gruplandırma Tablosu,
 Çalışanın görevlerinin belirtilmesinde; Personel Görev Listesi
 Tüm çalışanların faaliyetlere göre görevlerinin belirtilmesinde; İş
Dağıtım Şeması kullanılır.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
B. Bürolarda İş Basitleştirme Teknikleri
1. İş Dağıtım Tekniği; İş Gruplandırma Tablosu
Birimi:
İŞ GRUPLANDIRMA TABLOSU ÖRNEĞİ
Persoenl Daire Personel: Yönetici
Tarih: …. / …. / ….
Kemal
ÖKÇE
Başkanlığı
Büro Faaliyet
No:
1
2
3
4
5
Faaliyet Türü:
Okul yönetimi
Yazışmalar
Bilgisayarla Veri Süreçleme
Dosyalama ve Posta İşlemleri
Diğer İşlemler
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
B. Bürolarda İş Basitleştirme Teknikleri
1. İş Dağıtım Tekniği; Personel Görev Listesi
PERSONEL GÖREV LİSTESİ ÖRNEĞİ
İsim
Fuat Naci KÖSE
Görev No:
İş Ünvanı:
Faaliyet
Yüksekokul
Sekreteri
Derece:
Faaliyet Nosu
Tüm işlerin genel takibi
10
1
2
Öğrenciye, akdemik personele duyurular
5
2
3
Değişik makamlara yazılar
10
3
4
Tahakkuk, görevlendirme yazıları
7
4
5
Geçici işçilerin yönetimi ve nöbet çizelgleri
8
5
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
1
Haftada Saat
1
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
3
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
B. Bürolarda İş Basitleştirme Teknikleri
1. İş Dağıtım Tekniği; İş Dağıtım Şeması
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
B. Bürolarda İş Basitleştirme Teknikleri
2. İş Akışı; İş akışı, amirler ve çalışanlar veya yatay olarak aynı seviyede
çalışanlar arasındaki dikey bilgi hareketidir.
Temel amacı, çalışanlar arasındaki iş hareketlerinin belirlenmesi, takip
edilmesi ve denetlenmesidir.
İş akışının belirlenmesi ve takip edilmesinde iş akış sembolleri kullanılarak
iş akışı şemaları oluşturulur.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
B. Bürolarda İş Basitleştirme Teknikleri
1. İş akış Şeması; Kullanılan Semboller
İŞ AKIŞ ŞEMASINDA KULLANILAN SEMBOLLER
Semboller
İşlemler
İşlem
Nakletme
Kontrol
Sistem Faaliyeti Örnekleri
Bir yazının yazılması, hesaplama yapılması, evrakın dosylanması
Çalışanların, bilginin yada formların hareketi
İnceleme, düzeltme, yada doğrulama
Bekleme, Gecikme Bir madde yada yazının sonraki işleme başlamadan durması
Depolama
Bilgi yada formların, geçici yada sürekli dosylanması
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
B. Bürolarda İş Basitleştirme Teknikleri
2. İş Akışı;
İş Akış Çizelgesinin Doldurulması
1.
İncelenecek işin başlangıcı ve sonu saptanır
2.
İncelenecek işin bütün adımları çok detaylı biçimde alt alta ve ayrı ayrı
yazılır
3.
İşin bütün adımları karşısındaki sembollerle birleştirilmek suretiyle iş akışı
çizelgesi oluşturulur
4.
Şemanın ilgili hanesine işin her aşaması için sarf edilen zaman ve kat
edilen mesafe yazılır.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
B. Bürolarda İş Basitleştirme Teknikleri
2. İş Akışı;
İş Akış Çizelgesinin Analizi
a.
İşin yapılmasındaki aşmalardan gereksiz olanların atılması
b. Mümkün olanların birleştirilmesi
c.
İşin yapanlar arasında yeniden ve uygun biçimde dağıtımı
d. İşin çeşitli aşamalarının yapıldığı yer ve zamanların yeniden düzenlenmesi
e.
İşin süratlendirilmesi, ucuzlatılması, işlerin daha az kişilerle daha az
sürede yapılması, sonuç olarak verimin yükseltilmesi
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
B. Bürolarda İş Basitleştirme Teknikleri
35 DAKİKA
UYGULAMA ARASI
2. İş Akışı Şeması; Örnek Uygulama
Aşağıda verilen iş bilgilerine ve adımlarına göre, ayrılmış şema alanına, bir iş akış şeması oluşturunuz.
Şema Alanı
1.
2.
3.
4.
5.
İş: Müşteriye fiyat teklifinin hazırlanması
İşin Süresi: 2 saat 45 Dakika
Müşteri Temsilcisi – Müşteri İle Görüşme (30dk) Rapor Hazırlama (15dk)
Büro Sekreteri
– Raporu Değerlendirme (10dk) Teklif Formu Düzenleme (25dk)
Pazarlama Müdürü – Formu İnceleme (25dk) Onaylama (4dk)
Genel Müdür
– Bekleme (30dk) İnceleme (10dk) İmzalama (2dk) Temsilciye gönderme (4dk)
Müşteri Temsilcisi – Teklifi Müşteriye Gönderme (10dk)
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
10 m
8m
22 m
40 m
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
B. Bürolarda İş Basitleştirme Teknikleri
3. Hareket Ekonomisi Tekniği; Büro çalışma alanında insan gücünden,
zamandan, mesafeden ve araç gereçlerden ekonomik verim elde etmek
amacıyla gereksiz hareketleri ve işlemleri ortadan kaldırarak maliyetlerin
düşmesini ve kalitenin artmasını sağlayan tekniktir.
Hareket ekonomisi tekniğinde aşağıdaki özellikler dikkate alınmalıdır;
 Büro düzenine yönelik özellikler
 Kullanılan makine, araç ve gereçlerin niteliklerine yönelik özellikler
 Vücut hareketlerine yönelik özellikler
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
B. Bürolarda İş Basitleştirme Teknikleri
4. İş Ölçümü; İşin ne kadar sürede yapıldığını belirlemeye yönelik kullanılan tekniktir.
İş Ölçümü Kapsamı
 Fiziksel iş gücü çalışmasının ölçülmesi
 Düşünsel iş gücü çalışmasının ölçülmesi
 Makine çalışmasının ölçülmesi
İş Ölçümü Teknikleri:
 Zaman Etüdü
 Faaliyet Örneklemesi
 Sentetik Zamanlar
 Önceden Tahmin Edilmiş Hareket ve Zaman Etüdü
 Analitik Tahmin Tekniği
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
3. YÖNELTME:
Yöneltme; bir örgütteki kişilerin o örgütün amaçları doğrultusunda
çalışmalarını sağlamak için yönlendirilmesi ve güdülenmesi (motivasyonun
sağlanması) sürecidir.
Motivasyon, örgütün ve çalışanların ihtiyaçlarını tatminle sonuçlanacak
bir iş ortamı oluşturarak bireyin harekete geçmesi için etkilenmesi ve
isteklendirilmesidir. (Güdülenme)
Motivasyonu sağlanmış çalışanların verimlilikleri ve örgüte bağlılıkları
artarken aynı zamanda örgütün müşteri memnuniyeti ve kar oranlarında
doğru orantılı olarak artmaktadır.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
3. YÖNELTME:
Buyruğun(Emir, Talimat) Yöneltmedeki Yeri ve Önemi
Yöneltme işlevinin işlerlik kazanması, çeşitli konulardaki buyruklarla olur.
Yöneltmeyi daha tutarlı ve etkin kılacak buyruğun özellikleri;
 Yerine getirilebilir ve akla uygun olmalıdır
 Açık ve anlaşılır olmalıdır
 Tam olmalı, eksik bilgi içermemelidir
 Yapılan hizmetle ilgili olmalıdır
 Buyurganlıktan çok, işbirliği havasında olmalıdır
 Buyruğun nedeni açıklanmalıdır
 Personeli özendirici biçimde düzenlenmelidir
 Uygulanması izlenmeli, takip edilmelidir
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
3. YÖNELTME:
Güdülenmenin Nedeni Olan Çalışan İhtiyaçları;
1. Fizyolojik ihtiyaçlar; Çalışanların yaptıkları iş karşılığında ücret, ek
ödeme ve iyi çalışma koşulları vb ihtiyaçlarının karşılanmasıdır.
2. Güvenlik İhtiyaçları; Fizyolojik ihtiyaçları karşılanmış çalışanların aynı
zamanda kendi ve yakınlarının güvenliği için sigorta, emeklilik, iş
güvencesi, sağlıklı ve güvenli iş koşulları gibi, ihtiyaçlarının
karşılanmasıdır.
3. Sosyal İhtiyaçlar; Yaşamsal ihtiyaçları sağlanmış, güvenlik kaygısı
olamayan çalışanların örgüt içindeki arkadaşlık, sevilme, önemsenme,
eğlenme gibi ihtiyaçlarının piknik, toplantı ve eğlence gibi örgütün sosyal
faaliyetleri ile karşılanmasıdır.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
3. YÖNELTME:
Güdülenmenin Nedeni Olan Çalışan İhtiyaçları;
4. Saygınlık İhtiyaçları; Çalışanların başarılı olma, statü ve prestij
kazanma, beğenilme gibi ihtiyaçlarının örgüt içinde başarının
karşılığında takdir edilme, terfi, statü olanaklarına ulaşma ve itibar
verilme şeklinde karşılanmasıdır.
5. Kendini Gerçekleştirme İhtiyaçları; Çalışanların üstün yada
yetenekli olduğu alanlarda kendini gösterme, yaratıcılıklarını
kullanma ve yükselme olanakları ile kişisel tatmine yönelik
ihtiyaçlarının karşılanmasıdır.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
3. YÖNELTME:
Büro Ortamındaki Motivasyon Etmenleri
 Yönetim Tarzı; Örgütte uygulanan yönetim biçimi, çalışanların işten
doyumunu ve örgütsel amaçlara planlanan düzeyde ulaşılmasını etkiler.
 Uyum Süreci; Çalışanın işe uyumunun sağlanması, işin gerektirdiği
nitelikler ile çalışan yeteneklerinin uygun olması kişisel tatmini ve
motivasyonu etkiler.
 Fiziksel Ortam; Çalışanın içinde bulunduğu çalışma ortamı ve fiziksel
şartlar (Soğuk, sıcak, rutubet, gürültü, aydınlatma) çalışanların fizyolojik
ve psikolojik yapıları üzerinde doğrudan etkilidir.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
3. YÖNELTME:
Büro Ortamındaki Motivasyon Etmenleri
 Para; Çalışanın bireysel ihtiyaçlarını karşılayabilmesi için kazandığı para ve
gelir düzeyi, işe yönelik önemli motive etmenlerinden biridir.
 Yükselme; Çalışanın başarısı ve tecrübesinin karşılığı olarak daha yüksek
yetki ve sorumluluklara ulaşma arzusu bunun örgüt tarafından sağlanması
motivasyonu olumlu yönde etkiler.
 İş Yükü; Çalışana yapabileceğinden fazla iş yükü vermek, kendine uygun
olmayan sorumluluklar vermek yada yapabileceğinden daha az iş vermek
çalışan motivasyonunu olumsuz etkiler.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
3. YÖNELTME:
Büro Ortamındaki Motivasyon Etmenleri
 Monotonluk; İşin sürekli tekrarlanarak ve aynı düzeyde yapılması sonucu
çalışanda bıkkınlık ve yorgunluk hali, motivasyonun düşmesine neden
olur.
 Rol Yapısı; Çalışanın örgüt içindeki rolünün karmaşık ve net olmaması,
görevlerin gereklerindeki çelişkiler, yetki karmaşaları olumsuz morale ve
strese sebep olarak kişinin mesleki rolündeki etkinliğini zayıflatır.
 Katılım; Çalışanın kendisi yada örgütle ilgili kararlara katılımının
sağlanması, bireysel kimliğinin önemsenmesi ve tanınması işe bağlılığı
artırırken, motivasyonu da olumlu yönde etkiler.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
3. YÖNELTME:
Büro Ortamındaki Motivasyon Etmenleri
 İnsan İlişkileri; Çalışma ortamındaki iyi insan ilişkileri, arkadaşlık ortamı,
astların ve çalışanların yöneticilerden aldığı olumlu destek, moral ve
motivasyonu artırır.
 Endüstrileşme ve Otomasyon; Çalışma yöntemlerini geliştirecek nitelikte
ve işleri kolaylaştıracak şekilde endüstriyel gelişimden faydalanma ve büro
ortamındaki verimliliği artıracak otomasyon sistemlerini kullanma, çalışan
motivasyonunu artırıcı etki yapmaktadır.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
3. YÖNELTME:
Yöneltmede Liderliğin Önemi
Çalışanlar; kişilikli, titiz, işine bağlı ve kuralları eşit ve dengeli olarak
uygulayan liderleri tercih ederler. İyi liderler çalışanların güvenini kazanırlar,
toplayıcı, birleştirici, işbirliğini geliştirici yöneyleriyle yöneltmeyi sağlarlar.
 Lider geleceği görebilmelidir
 Sabırlı, kararalı ve yürekli olmalıdır
 Umutsuzluğa kapılmamalı, çevresine güven vermelidir
 Büyük sorunların bile, akılcılığı ile üstesinden gelebilmelidir
 Bilgi ve deneyimleriyle çevresindekileri geliştirmelidir
 Adil, dengeli ve ilke sahibi olmalıdır
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
4. EŞGÜDÜMLEME: (KOORDİNASYON)
Koordinasyon; örgütün bütünlüğünü sağlamak, çalışmaları kolaylaştırmak
ve başarıya ulaşmak için tüm faaliyetlerin birbirleri ile uyumlu hale getirilerek,
gerekli iş birliği ve düzenin sağlanmasıdır.
Koordinasyonun Fonksiyonları
Örgütlerde etkin bir koordinasyonun sağlanmasında üzerinde durulması
gerekli noktalar, ortak amaç, işbirliği ve dayanışma ile senkronizasyon olarak
sınıflandırılabilir;
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
4. EŞGÜDÜMLEME: (KOORDİNASYON)
Koordinasyonun Fonksiyonları
a) Ortak Amaçlar; Etkili bir koordinasyonun için öncelikle örgütün
amaçlarının açık ve anlaşılır hale getirilerek çalışanlara benimsetilmesi ve tüm
çalışanların bu amaçlar ve ortak çıkarlar etrafında toplanması sağlanmalıdır.
b) İşbirliği ve Dayanışma; Ortak amaçları benimseyen tüm çalışanların bu
amaçlara ulaşabilmek için ortak hareket etme, işbirliği ve dayanışma
gerekliliğine yönlendirilmelidir.
c) Senkronizasyon; Ortak amaçlar etrafında toplanan ve işbirliği içindeki
çalışanların birbirini takip eden yada aynı zamanda yapılması gereken işlerde
senkronizasyonun ve ahengin sağlanarak, faaliyetler arasındaki bütünlük
oluşturulmalıdır.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
4. EŞGÜDÜMLEME: (KOORDİNASYON)
Koordinasyon Çeşitleri
1. Dikey Koordinasyon; Örgütün farklı kademeleri arasında dikey olarak
yapılan koordinasyon türüdür.
2. Yatay Koordinasyon; Aynı örgütsel düzeydeki yada kademedeki
bölümler arasında yapılan koordinasyon türüdür.
3. Çapraz Koordinasyon; Yapısı projelere dayananın büyük örgüt
yapılarındaki koordinasyon türüdür. Koordinasyonun sağlanmasında örgütsel
yapıdaki komuta zincirinin yerini projeler için kullanılan özel birimler alır.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
5. DENETLEME: (KONTROL)
Kontrol; örgüt faaliyetlerinin kabul edilen planlardaki olması gerekenler
ile uygulama sonrasındaki olanların karşılaştırılarak aradaki farklılıkların
belirlenmesi ve düzeltici tedbirlerin alınmasıdır.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
5. DENETLEME: (KONTROL)
Kontrol Sürecinin Aşamaları
1. Standartların Belirlenmesi; Gerçekleşen sonuçların ölçülebilmesi için
kriterlerin uygulama öncesinde belirlenmesidir.
2. Fiili Durumun Ölçülmesi; Standartlarda belirlenen kriterlerle
karşılaştırma yapabilmek için uygulama sonrası durumun saptanmasıdır.
3. Standart ile Fiili Durumun Karşılaştırılması; Belirlenen standartlar ile fiili
durum arasındaki farklıkların saptanması için karşılaştırma yapılmasıdır.
4. Düzeltme Kararı Verme; Yapılan karşılaştırma ve kontrollerden sonra
fiili sonuç ile standartlar arasında negatif farklılıklar var ise, bu farklılıkları
ortadan kaldıracak tedbirlerin alınması ve kararların verilmesidir.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3.1 – Yönetim Fonksiyonları
5. DENETLEME: (KONTROL)
Örgütlerde Kullanılan Kontrol Türleri
a) Ön Kontroller; Örgütsel amaçların etkili bir şekilde gerçekleştirilmesi
için kaynakların örgüte girişi sırasında yada işe başlama öncesinde yapılan
kontrol türüdür.
b) Süreç Sırası Kontrol; Hizmetin yada malın elde edilmesi yada işin
yapılması sırasında yapılan kontrol türüdür.
c) Son Kontroller; Uygulama sonrasında elde edilen ürün veya hizmetin
belirlenen standartlara uygunluğunun karşılaştırılması yada yapılan iş
sonrasında hedeflere ne derece ulaşıldığının belirlenmesi ile yapılan kontrol
türüdür.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
T.C.
MEHMET AKİF ERSOY ÜNİVERSİTESİ
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
3. BÖLÜM
BÜROLARIN ERGONOMİK TASARIMI
3 – Büroların Ergonomik Tasarımı
1. ERGONOMİ BİLİMİ VE GELİŞİMİ:
Ergonomi; Yunanca Ergo (iş) + Namos (bilim) ( İş Bilimi )
İş yerinde yada büroda verimliliğin ve üretimin en üst düzeyde olabilmesi
amacıyla insan - makine - çevre uyumunu sağlamak ve fiziksel, psikolojik ve
sosyolojik şartları iyileştirmek için alınan tedbirler bütünüdür.
Ergonomi ile ilgili ilk ciddi çalışmalar Amerika’da 1890’larda “İş Düzeni”
anlayışı ile FW.Taylor tarafından yapılmıştır.
1949 yılında ise İngiltere’de Ergonomi Araştırma Konseyi kurularak, bu
alandaki çalışmalar ilk kez bu konsey tarafından ‘Ergonomi’ adı altında
birleştirilmiştir.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3 – Büroların Ergonomik Tasarımı
1. ERGONOMİ BİLİMİ VE GELİŞİMİ:
Bilgi ve hizmet üretimi yapan insan ve makine sistemlerinin bir araya
geldiği büro ve büro yönetimi açısından ergonomi oldukça önemlidir. Çünkü
büronun en temel kaynağı olan insanın çalışma koşullarının iyileştirilmesi ve
verimin en üst düzeye çıkarılması büro yöneticisinin en temel görevlerinden
biridir.
Ergonominin Ölçütleri
1. İnsancıllık ve Ekonomiklik
2. Sağlığın Korunması
3. İşin Sosyal Uygunluğu
4. Teknik Ekonomiklik
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3 – Büroların Ergonomik Tasarımı
1. ERGONOMİ BİLİMİ VE GELİŞİMİ:
Ergonominin Alanları
1. İnsan Özellikleri; Duyusal, fiziksel, ussal özellikler ile kapasite sınırları
2. Çalışma Koşulları; Duruş ve hareketler, yorgunluk, gerilim, monotonluk,
iş güvenliği, kazalar, motivasyon, vardiya çalışması, çalışma süreleri, otorite,
yetki, sorumluluk, grup davranışı, ücret yapısı.
3. İnsan – Makine İlişkisi; Gösterge kontrol düzeni, boyut sorunları,
mekanik sorunlar.
4. Çevresel koşullar; Aydınlatma, gürültü, titreşim, sıcaklık, nem, hava
akımı, toksin maddeler, buharlar, gazlar, radyasyon, düzen ve temizlik, renk
ve manzara.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3 – Büroların Ergonomik Tasarımı
2. İNSAN VE ERGONOMİ:
Ergonominin Değerlendirme Ölçütleri
1. Yapılabilirlik; Antropometrik, psiko-fiziksel sorun
2. Dayanabilirlik; Çalışma fizyolojisi ve çalışma hekimliği sorunu
3. Beklenebilirlik; Dayanabilirlik sınırları içinde gruplar tarafından kabulü
4. Hoşnutluk; Bireysel ve sosyal psikoloji
Ergonominin başlangıç noktası, insan hayatındaki, eşya, araç, gereç ve
çevrenin tasarımında çeşitli ölçü ve yeteneklerin dikkate alınmasıdır.
Ergonomide temel yaklaşım, insanların anatomik, fizyolojik ve psikolojik
özelliklerine ilişkin veri ve bilgilerin, çeşitli araç gereç ve fiziki çevre tasarımında,
kişilerin konforunu, sağlığını ve üretkenliğini artıracak şekilde kullanılmasıdır.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3 – Büroların Ergonomik Tasarımı
3. BÜROLARIN ERGONOMİK TASARIMI:
Büro ortamında çalışanların verimliği ve motivasyonu için, büronun insan
kolaylık, konfor ve güvenlik sağlayacak şekilde düzenlenmesi ve
örgütlenmesi çok önemlidir.
1. Büro Binasının ve Yerinin Seçilmesi
 Banka ve resmi daireler açısından merkezi bir yer
 Seçilen adresin, itibar ve prestij açısından önemi
 Örgütün yapısı, büyüklüğü ve diğer örgütlerle ve halkla ilişki durumu
 Personel sayısı, ulaşım durumu
 Kat ve bina yerleşim durumu, ışık şartı
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3 – Büroların Ergonomik Tasarımı
2. Bina İçi Yerleşim Planlaması ve Düzenlemesi
Büro alanı olarak planlanması ve düzenlenmesi gereken bölümler:
 Üst düzey büro, (Yönetim)
 Genel ve özel bürolar
 Toplantı odası
 Konferans salonu
 Resepsiyon (Danışma Alanı)
 Dosyalama ve Arşivleme Alanı
 Çalışan Kafeteryası ve Yönetici Dinlenme odası
 Bilgi İşlem odası – Programlama odası
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3 – Büroların Ergonomik Tasarımı
2. Bina İçi Yerleşim Planlaması ve Düzenlemesi
Planlama İlkeleri:
 Benzer büroların yakınlığı
 İletişim, danışma ve resepsiyon alanlarının girişte olması
 Fotokopi, posta ve genel hizmet birimlerinin merkeziliği
 Konferans, seminer ve toplantı salonlarının sessiz katlarda olması
 Ağır donanım ve malzemelerin zeminde yer alması
 Gizlilik dışında, açık büro tercihi
 Tuvalet, giyinme odları gibi alanların yakın ve hızlı ulaşılabilir olması
 Özel ışıklandırma gereken alanların üst katlarda yer alması
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3 – Büroların Ergonomik Tasarımı
3. Bina İçi Yerleşim Şekilleri
1. Açık (Şeffaf) Büro; Duvarlar ve koridorlar olmaksızın, aynı geniş alanda,
büroların paravan bölmelerle ayrıldığı şeffaf yerleşim şeklidir.
Açık Bürolarda Yerleşme:
1. Simetrik Düzen
 Arka arkaya masalar sıralanır
 Masa kümeleri açılar oluşturacak şekilde yerleştirilir
2. Asimetrik Düzen (Fonksiyona Göre Gruplama)
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3 – Büroların Ergonomik Tasarımı
3. Bina İçi Yerleşim Şekilleri
1. Açık (Şeffaf) Büro;
Simetrik Düzen
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
Asimetrik Düzen
3 – Büroların Ergonomik Tasarımı
3. Bina İçi Yerleşim Şekilleri
Açık Bürolarda Yerleşme Standart Ölçüleri:
 Kişi Başına: 10 2
 Yöneticiler İçin: 20 2
 Yönetici Yardımcıları İçin: 18 2
 10-12 Kişilik Toplantı Salonu: 55 2
 Kabul Salonu: 55 2
 Masalar Arası Mesafe: 0.80 cm (En az)
 Geçitler: 100 cm (En az)
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3 – Büroların Ergonomik Tasarımı
3. Bina İçi Yerleşim Şekilleri
Açık Büronun Avantajları:
 Daha fazla kontrol sağlanır
 Yerden tasarruf sağlar
 Fazla hareket özgürlüğü sunar
 Haberleşme daha kolaydır
 Yerleşim ve değişimde esneklik vardır
 Doküman ve iş akışı kolaydır
 Maliyetleri düşüktür
 Araç gereci ortaklaşa kullanım kolaylığı sağlar
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3 – Büroların Ergonomik Tasarımı
3. Bina İçi Yerleşim Şekilleri
Açık Büronun Dezavantajları:
 Şahsi olamayan atmosfer
 Genel gürültü seviyesi ve dikkat dağınıklığı
 Statüler açıkça belli değildir
 Bulaşıcı hastalık vb sıkıntılar
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3 – Büroların Ergonomik Tasarımı
3. Bina İçi Yerleşim Şekilleri
2. Özel (Kapalı) Büro; 1-4 kişinin kullandığı,
duvar ve kapılar ile birbirinden ayrılmış özel,
kapalı bürolardır.
Yönetim kademesi yada gizlilik arz eden
konular için genelde kapalı bürolar tercih
edilir.
Özel büro alanları çalışanlar, müşteriler ve
ziyaretçiler için prestij ve otorite alanları
olarak görülmektedir.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3 – Büroların Ergonomik Tasarımı
3. Bina İçi Yerleşim Şekilleri
3. Panoramik (Manzaramsı) Büro; İlk olarak Almanya’da kullanılan, açık
bürolarda alanların bölme yerine, doğal manzara yada çiçek saksıları ile
ayrıldığı büro türüdür.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3 – Büroların Ergonomik Tasarımı
4. Bürolarda Yerleşme İlkeleri
Bürolarda yapılacak iyi bir yerleşmenin amacı; alan, enerji (insan gücü), zaman,
ulaştırma, ve depolamadan ekonomi sağlamaktır.
 İş akışı
 Denetim
 Çalışma Alanı
 Çalışanların ve Araç-Gerecin Yakınlığı
 Geçitler
 Gürültülü makineler
 Doğal Işık – Aydınlatma
 Görünüm ve Güvenlik
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3 – Büroların Ergonomik Tasarımı
5. Büro Ortamının Fiziksel Şartlarının Düzenlenmesi
Çalışanların verimini ve motivasyonunu artırmak için insanın fiziksel ve
ruhsal sağlığına olumlu etki eden tüm tedbirlerin alınması oldukça önemlidir.
1. Aydınlatma
 Yetersiz ve uygun olmayan aydınlatma
verimi düşürüp, sağlık problemlerine
neden olmaktadır.
 Aydınlatmada öncelik, masrafsız ve sağlıklı
olan doğal aydınlatmadan yararlanmaktır.
 Çalışma
masaları,
kuzeye
bakan
pencerelerde pencereye paralel, diğer
yönlerde
ise
pencereye
dikey
yelleştirilmelidir.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3 – Büroların Ergonomik Tasarımı
5. Büro Ortamının Fiziksel Şartlarının Düzenlenmesi
1. Aydınlatma
 Gün ışığından tüm büroya eşit dağılımı için çatıdan aydınlatma
yapılmalıdır.
 Yetersiz gün ışığını desteklemek için yapay aydınlatmalar kullanılmalıdır.
 Yapay ışık rengi olarak en uygun beyaz ışıktır ve sol arkadan çalışma
alanına gölge yapmadan gelen ışık sağlıklıdır.
 İç aydınlatma için duvar ve eşyalarda, ışığı yansıtan ama gözü
kamaştırmayan yansıtıcı özelliği olan açık renkler tercih edilmelidir.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3 – Büroların Ergonomik Tasarımı
5. Büro Ortamının Fiziksel Şartlarının Düzenlenmesi
2. Atmosferik Koşullar (Havalandırma, Isıtma, Nem)
 Büro ortamında beynin ihtiyacı olan taze ve oksijenli hava akışını
sağlayacak bir havalandırma sistemi kurulmalıdır.
 Büro ortamındaki sıcaklık değeri ise oda sıcaklığı (20-23 derece) şeklinde
ayarlanmalıdır. Aşırı sıcak, yada soğuk ortam, performansı çok etkiler.
 Havadaki nem oranı fizyolojiyi değiştirmektedir. Çok nemli ortam çalışanı
ağırlaştırırken, çok kuru ortamda sinirlendirmektedir. Bu yüzden büro
ortamındaki nem değeri %40 - %60 arası olmalıdır.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3 – Büroların Ergonomik Tasarımı
5. Büro Ortamının Fiziksel Şartlarının Düzenlenmesi
3. Gürültü
 İstenmeyen ses olarak tanımlanan gürültü; standart düzeylerin altında
yada üstünde olduğunda strese, dikkat dağınıklığına ve performans
kaybına neden olmaktadır.
 Sağlıklı bir çalışma ortamında ses şiddeti seviyesi 90 Desibeli
geçmemelidir.
 Gereksiz ses ve gürültüyü önlemek için büro ortamında, dış ses ve iç ses
yalıtımı sağlanmalı, ses emici eşyalardan ve zeminlerden faydalanılmalıdır.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3 – Büroların Ergonomik Tasarımı
5. Büro Ortamının Fiziksel Şartlarının Düzenlenmesi
4. Masa ve Sandalyeler
Büro ortamında çalışma zamanının büyük kısmının geçirildiği masa ve
sandalye, insan sağlığı açısından antropometrik değerlere uygun olması
gerekmektedir.







Masa Yüksekliği: 58.4 – 73.6 cm
Ekrana Bakış Mesafesi: 40.6 – 73.1 cm
Masa Kalınlığı: 2.5 cm
Göz – Ekran İlişkisi: Ekranın tepe noktası göz hizasında olmalıdır.
Bakış Açısı: 15 – 30 derece
Sandalye Oturma Genişliği: 51 cm (En az)
Diz – Masa Mesafesi: 38.1 cm (En az)
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3 – Büroların Ergonomik Tasarımı
Masa ve Sandalyeler
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3 – Büroların Ergonomik Tasarımı
5. Büro Ortamının Fiziksel Şartlarının Düzenlenmesi
5. Emniyet ve Güvenli Ortam
 Büro ortamında çalışan ve iş sağlığını tehlikeye sokabilecek her türlü etki
için ve özellikle yangın, deprem gibi doğal afetlerin tedbirleri alınmış
olmalıdır.
6. Büro Makineleri, Mobilyaları ve Diğer Donanımlar
 Büro ortamında işleri hızlandıran ve kolaylaştıran teknolojik büro
makinelerinin temini, modern ve estetik mobilyaların yer alması ve
konforu artıran diğer donanımların düşünülmesi, çalışan motivasyonu ve
verimi açısından etkilidir.
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3 – Büroların Ergonomik Tasarımı
5. Büro Ortamının Fiziksel Şartlarının Düzenlenmesi
7. Bürolarda Estetik ve Dekorasyon
 Renkler
 Estetik
 Müzik
 Temizlik
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3 – Büroların Ergonomik Tasarımı
Ergonomik Olmayan Çalışma Ortamında
Çalışan Problemleri
 Kendini yorgun hissetme
 Mide şikâyetleri
 Uykusuzluk
 Çabuk öfkelenme
 İş tatminsizliği
 İçe kapanıklık
 İşe gitmeme isteği
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3 – Büroların Ergonomik Tasarımı
Bürolarda Estetik ve Dekorasyon
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3 – Büroların Ergonomik Tasarımı
Bürolarda Estetik ve Dekorasyon
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3 – Büroların Ergonomik Tasarımı
Bürolarda Estetik ve Dekorasyon
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
3 – Büroların Ergonomik Tasarımı
Bürolarda Estetik ve Dekorasyon
Gölhisar Meslek Yüksekokulu
Öğr.Gör. Murat ERTİLAV
Download

Büro Yönetimi - DERS SUNUMU (İndirme : 177)