DOKÜMANTASYONDA
YALIN YAKLAŞIM
Figen SOLMAZ OPSAR
Kalite ve Akreditasyon Yöneticisi
9.6.2014
Dokümantasyon
Bilgiyi kaydetme fiili
Belgelerin (kayıtların)
toplanması ve
düzenlenmesi
Dokümantasyon
KAYIT
Elde edilen sonuçları belirten veya
gerçekleştirilen faaliyetlerin delillerini
sağlayan doküman
TIBBİ KAYIT
Kime, niçin, nerede, ne zaman,nasıl bir hasta
bakım ve tedavi hizmeti verildiğini gösteren
önemli belgelerdir.
Neden Kayıt Tutarız
Epidemiyolojik veri sağlar
İstatistiklere veri sağlar
Yönetimine destek olur
Risk yönetimi sağlar
Resmi kurumlara veri
paylaşımı sağlar
Kalite iyileştirme aracıdır
Neden Kayıt Tutarız
Bakımın sürekliliğinde
iletişim aracıdır
Tıbbi karar vermeye ve
sağlık sorumluluğunu
paylaşmya yardım eder
Yasal çatışmalarda hastayı
ve hekimi korur.
Ekonomik yararları vardır.
Yasal bir zorunluluktur.
Dokümantasyon Şartları
Yasal Düzenlemeler
Sağlıkta Hizmet Kalite Standartları
(SHKS)
ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi
(KYS)
Joint Comission International
(JCI)
Ulusal-Uluslararası Kılavuzlar
Dokümantasyon Süreci
Bilginin
kaydedilmesi,
zaten hazır
bilginin
toplanması
Bilgi
ihtiyacının ve
elde edilme
yönteminin
tespiti
Kayıtların uygun
ortamlarda
saklanması
DOKÜMANTASYON
Kayıtların daha
kolay erişilebilir
kılmak üzere
düzenlenmesi
Kayıtların bilgiye
ihtiyacı olanların
kullanımına
sunulması
Dokümantasyon Yapısı
Standartları baz alan
Uygulanabilir
Yönetilebilir
Etkin ve
Yeterli olmalı
Dokümantasyonun oluşturulması
kendi içerisinde başlı başlına bir amaç değil,
DEĞER de katan bir faaliyet olmalıdır.
Yalın Düşünce
Yalın Düşünce
Az ile çoğu üretmenin yoludur. Müşterinin istediği ürünleri / hizmetleri
mükemmel kalitede, tam zamanında ve kar elde ederek ulaştırmak
israflardan arındırılmış iş yapış teknikleri ve kültürüyle mümkündür.
Yalın Üretimde Değer
Değer Katan Faaliyet
1. Müşterinin para
ödemeye istekli olduğu
2. Ürün veya hizmeti bir
şekilde dönüştüren
3. İlk seferde doğru olarak
yapılan faaliyetler
Değer
•
katan
Güçlendir
Değer
FAALİYET
•
katmayan
ama gerekli
Değer
katmayan
ve•
kaçınılabilir
Azalt
Yok et
Yalın Yaklaşımla Hedefimiz 1
Bütün işlem basamaklarında,
JCI, KYS, SHKS ve yasalar çerçevesinde
sahadaki uygulamaları yalınlaştırarak ve
dokümantasyon uyumunu sağlayarak
hizmet sunum sürecine değer katmak
ve sürekli kılmak
Dokümantasyon Odakları
Standartlaştırılmış
İş Süreçleri
Hatasızlaştırma
Değer
Akış
Şeması
Prosedür
Talimat
Form
Standartlaştırılmış İş
Bir faaliyeti doğru sonuç ve en yüksek kaliteyle,
güvenli şekilde tamamlamanın mevcut en iyi
yolu olduğunu belgeleyen bir yalın tekniği
 Belgeler işi yapanlar tarafından yazılır
İşlerin yapılma şeklinin yeniden yazılması
zorunludur
Hatasızlaştırma
Hataların meydana gelmesini önlemek
ya da zorlaştırmak için ,
sistemler, süreçler , donanımlar
tasarlama ya da mevcut olanları
değiştirme uygulaması
Nasıl Bir Doküman Yapısı
Hatasızlaş
tırma
Değer
yaratmayan
ancak zorunlu
Değer
yaratan
Standart
laştırılmış İş
Zorunlu
Dokümantasyon
Beyin Fırtınası Çalışması-1
İş akış sürecimizde israfa
sebep olan uygulamalar nelerdir ?
Zaman kaybına neden olanlar
Sürecin aksamasına ve kesintiye
neden olanlar
Mali kayba neden olanlar
Beyin Fırtınası Çalışması-2
• Form doldurmak
• Dosya hazırlığı
• Dosya işi fazlalığı nedeniyle hasta ve
yakınına ilgi azlığı
• Dosyalarda ciddi kağıt israfı
• Kayıtlarda kağıt israfı
Takip Çalışmaları 1
Alanlar ekip üyeleri ile ziyaret edilerek
ilgili çalışanlarla birlikte (Gemba)
dokümantasyon ilişkili israf etkenleri
kayıt altına alındı .
Takip Çalışmaları 2
İlişkili kayıtlarda tekrar eden bilgi
Gereksiz bilgi
Bankolardaki ilgisiz formlar
Kayıtlardaki gereksiz saklama
Cihaz kaynaklı uygunsuz fotokopi
Stok miktarının fazla olması
Matbu stok miktarının fazla olması
Gereksiz çıktı alınması (tetkik)
Hasta dosyası akışında iş gücü israfı
Resmi gelen evrak dağıtımında iş gücü
ve kağıt israfı
Dokümanlarda Düzenleme
Dokümanlarda Gerçekleştirilen Değişiklikler
sayfa sayısı azaltma
9,1%
iptal
36,4%
boyut düzenlemesi
4,5%
defter
9,1%
hbys kaydı
22,7%
intranet çıktısı
18,2%
Dokümanlarda Düzenleme
Örnek Dokümanlarda, Yıllık Getiri
• YATAN HASTA DOSYASI
ANAMNEZ
VE
SÜRECİ
92
DEĞERLENDİRME…
YENİDEN
DEĞERLENDİRME…
88
MULTİDİSİPLİNER
BAKIM PLANI
80
HEMŞİRELİK SÜRECİ
HASTA DEĞ..FORMU
78
GENEL ONAM
TAAHHÜTNAME
ACİL SERVİS HASTA
DEĞERLENDİRME…
650
100
Hasta Dosyası Süreci 1
Dosyaların
standart
içerikte
• YATAN HASTA
DOSYASI
hazırlanması
SÜRECİ
İlgisiz formların alandan
alınması
Seperatör tanımlamasının
yapılması
Yatış öncesi tek elden
hazırlanması
Taburculuk sonrası arşiv
dosyasına aktarılması
Hasta Dosyası Süreci 2
Yenidoğan Dosyaları
Günübirlik Hasta Dosyaları
Dahili/Cerrahi/ Yoğun
Bakım Hasta Dosyaları
Taburculuk Sonrası
Düzenleme
Kat Sekreteri
Arşiv Görevlisi
Hasta
Hizmetleri
Yatış Görevlisi
Kullanım Öncesi
Dosya ve İçeriğinin Hazırlığı
Yenidoğan Dosyaları
Günübirlik Hasta Dosyaları
Dahili/Cerrahi/ Yoğun
Bakım Hasta Dosyaları
Arşiv ve Tıbbi Kayıt Yönetimi Prosedürü
( PR-BİY-04)
Hasta Dosyası Süreci 3
* 2 013 YILI DOSYALAMDA ÖNLENEN MALİYET 6935 TL
* ARŞİV ALANI
Hasta Dosyası Süreci 4
Amaç
İhtiyaç duyulan
şeylere, ihtiyaç
duyulduğu anda,
hızla ulaşabilmek
Arama çabasını
minimize etmek
Düzeltici-Önleyici
Faaliyet İsteği (DÖFİ)
Toplam Kalite Yönetimi’nin en önemli
unsurlarından biri “sürekli iyileştirme” dir.
Sürekli iyileştirmenin ve katılımcılığın esası ise
Düzeltici ve Önleyici Faaliyet istekleridir.
DÖFİ Döngüsü
1. AŞAMA
İsteğin
Bildirimi
4.AŞAMA
Kontrol ve
Kapatma
DÖFİ
3. AŞAMA
Planlama ve
Gerçekleştirme
2. AŞAMA
Yönlendirme
HBYS DÖFİ Kaydı
Yıllara Göre DÖFİ Sayısı
Düzeltici Önleyici Faaliyet Sayıları
350
274
DÖFİ Sayısı
300
326
250
200
150
154
118
100
50
0
2011
2012
2013
yıl
2014
DÖFİ Kazanımı
• DÖFİ kaydının elektronik ortamda
yapılması ile 3488 gereksiz hareket ve
iş gücü kaybı önlenmiş
• Asgari 872 adet A4 kağıdı korunmuş
• Fiziki dosyalama işlevi ve arşiv alanı
kazanılmıştır
Gelen Evrak Dağıtımı 1
Gelen Resmi Evrak Sayısı ve Dağıtımı Yapılan Kişi Sayısı
582
Sayfa Sayısı
600
473
500
419
369
400
279
300
200
100
190
99
301
229
160
93
121
142
281
257
158
114
106
250
101
0
Sayfa Sayısı
Kişi Sayısı
234
126
159
72
Gelen Evrak Dağıtımı 2
Resmi Evrak Sayıları
Dağıtımı ve Çoğaltımı
Haz.13
May.14
600
500
Tem.13
400
Nis.14
Ağu.13
300
200
100
Mar.14
Eyl.13
0
gelen evrak
Kişi Sayısı
Sayfa Sayısı
Şub.14
Eki.13
Oca.14
Kas.13
Ara.13
Gelen Evrak Dağıtımı 3
• KAZANIM
• Gelen Evrak dağıtımının taranması
sonrası elektronik ortamda
yönlendirilmesi ile 1451 gereksiz
hareket ve iş gücü kaybı önlenmiş
• 3864 adet A4 kağıdı korunmuş
• Fiziki dosyalama işlevi ve arşiv alanı
kazanılmıştır
İyi Organize Edilmiş Bir Çalışma
Alanının Özellikleri
 Karışıklık, kargaşa yoktur.
 Tertemiz ve tertiplidir herhangi bir düzensizlik
hemen göze çarpar.
 Gerekli iş kalemlerine ya da bilgilere ulaşmak 30
saniyeden fazla almaz.
 Herhangi bir iş kalemini ya da bilgiyi depolamak 30
saniyeden fazla almaz.
 Uygulamada açık, net ve standart prosedürler söz
konusudur
İyi Organize Edilmiş Bir
Çalışma Alanının Özellikleri
1. Gerekli
olan ve olmayan
dokümanları ayrıştır
2. Gerekli olanları kullanım
sıklıklarına göre düzenle
3. Çalışma ortamını her
zaman temiz tut
4. Her işi standart
prosedürlere göre yap
5. İlk 4 şıkkı zaman içinde
de devam ettir
TEŞEKKÜR EDERİM
Download

Dokümantasyonda Yalın Yaklaşım Figen Solmaz Opsar