DİCLE ÜNİVERSİTESİ
ECZACILK FAKÜLTESİ
SATINALMA PROSEDÜRÜ
1. AMAÇ
Bu prosedürün amacı, yapılan bütün Satınalma Süreçlerine ait yöntem ve sorumlulukları
belirlemektir.
2. KAPSAM
Bu prosedür, Eczacılık Fakültesinin gerek doğrudan temin gerekse ihale usulü ile temin edilecek mal
ve hizmet alımları ve yapım işlerini kapsar.
3. TANIMLAR
Mevzuat-4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve Mevzuat-4735 sayılı Kamu İhaleleri Sözleşmeleri
Kanunundaki tanımlar geçerlidir.
4. SORUMLULUKLAR
Bu prosedürün hazırlanması ve yönetiminden ve uygulanmasından Dekan sorumludur. Prosedürün
uygulanmasından sorumludur.
5. UYGULAMA
5.1. Doğrudan Temin Yöntemiyle Satınalma:
4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22. maddesinde belirlenen şartları taşıyan alımlar bu usulle
yapılabilir.
Öncelikle, tüm satınalma ihtiyaçlarını ve taleplerini, İhtiyaç Belgesi Formunu doldurup ve ilgili teknik
şartnamelerini de düzenler. Birim ihtiyaç belgelerini kontrol eder ve uygunsa satınalma ile ilgili piyasa
araştırmasını yaparak yaklaşık maliyeti çıkarır ve onay belgesini hazırlayarak İhale Yetkilisine gönderir. İhale
Yetkilisi tarafından alınması uygun görülen satınalmalar için tekliflerin toplanmasına geçilir. İhale Yetkilisi
tarafından onaylanan satın almalarla ilgili toplanan teklifler, Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağına işlenerek alım
yapılacak firma belirlenir ve ardından tespit edilen firmaya mal siparişi veya yer teslimi yapılır.
Sipariş ile birlikte temin edilen mal/hizmet/inşaat muayeneye işlemine tabi tutulur. Muayene işlemi,
idarenin yetkili makamı tarafından Kamu İhale Kanunu eki Yönetmelikler kapsamında oluşturulacak Muayene
ve Kabul Komisyonları tarafından yapılır. Yapılan muayene işlemi ile ilgili Muayene ve Kabul Komisyon
raporu/tutanağı düzenlenir. Yapılan muayene işlemi sonunda uygun görülen mal alımları teslim alınarak
ambarlara konulur. Yapılan alım hizmet veya yapım işi ise kabul işlemi yapılarak satınalma işlemi
sonuçlandırılır. Ambara alınan taşınırlarla ilgili Talimat Ambar Talimatı doğrultusunda işlem yapılır.
Yapılan mal ve hizmet alımı veya yapım işinde herhangi bir uygunsuzluk söz konusu ise mal
alımları ilgili firmaya iade edilir. Hizmet ve inşaat işlerinin ise ilgili firma tarafından düzeltilmesi
sağlanır.
Mal alımları ilgili harcama biriminin taşınır kayıt kontrol birimi tarafından taşınır işlem fişi
düzenlenmek suretiyle kayıt altına alınır.
DİCLE ÜNİVERSİTESİ
ECZACILK FAKÜLTESİ
SATINALMA PROSEDÜRÜ
Daha sonra söz konusu satınalma ile ilgili ödeme emri belgesi ve Mevzuat-20- Merkezi Yönetim
Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde ödemenin çeşidine göre eklenmesi gereken belgeler düzenlenerek ödeme
yapılması için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı burada yapılan kontroller sonrasında uygun olanlar için
ödeme işlemleri başlatılır.
5.2. İhale Yöntemiyle Satınalma:
Mevzuat-4734 sayılı Kamu İhale Kanununun emredici hükümleri doğrultusunda yapılan mal ve hizmet
alımları ile yapım işleri Kanunda yazılı ihale usullerinden uygun olanı seçilmek suretiyle yapılır.
Öncelikle, Eczacılık Fakültesi ihale konusu olabilecek satınalma ihtiyaçlarını ve taleplerini, ihtiyaç
belgesini doldurarak veya yazışma ile varsa ilgili teknik şartnamelerini de ekleyerek, mal ve hizmet alımları
için İMİD Başkanlığına yapım işleri için Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığına iletir. İMİD ve Yapı İşleri ve
Teknik Daire Başkanlığı ihale konusuyla ilgili teknik ve idari şartname, sözleşme tasarısının vb. yer aldığı ihale
dokümanlarını hazırlayarak, ihale ile ilgili Kamu İhale Kanununda belirlenen işlemleri yapar.
6. İLGİLİ DOKÜMANLAR
Mevzuat
Mevzuat-2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu
Mevzuat-2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu ve Ekleri
Mevzuat-4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu(4734 Sayılı Kanun Eki Yönetmelik ve
Tebliğler)
Mevzuat-4735 Sayılı Kamu İhaleleri Sözleşmeleri Kanunu ve Ekleri
Mevzuat-5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve Ekleri
Mevzuat-Taşınır Mal Yönetmeliği ve Ekleri
Mevzuat-Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ve Ekleri
6.2. İç Kaynaklı Dokümanlar
Talimat-Ambar Talimatı
İhtiyaç Belgesi Formu
Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı
DİCLE ÜNİVERSİTESİ
ECZACILK FAKÜLTESİ
TAHAKKUK İŞLEMLERİ PROSEDÜRÜ
1.AMAÇ
Bu prosedürün amacı; Eczacılık Fakültesi personeline maaş ödemelerinin tahakkuk işlemlerine ait
yöntem, usul ve esasları belirlemektir.
2.KAPSAM
Bu prosedür, Dicle Üniversitesi Eczacılık Fakültesinde kadrolu olarak görev yapan idari personeli
kapsar.
3.TANIMLAR
KBS:Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi
Ay Sonu İşlemi: Ay içerisinde yapılan bütün ödemeler neticesinde her personel için matrahların toplanması
ve personel bilgilerinin saklanması için yapılan işlemdir.
Kesenek: Personelin aylıklarından her ay belli oranda kesilip Sosyal Güvenlik Kurumuna yatırılan paradır.
Personel Maaş Kartı: Her bir personel için maaş otomasyon programında oluşturulan, özlük, hesap ve maaş
bilgi kayıtlarının işlendiği karttır.
Ödeme Emri: Ödenmek üzere tahakkuk işlemi yapılan belgedir.
4.SORUMLULUKLAR
Tüm harcama yetkilileri, gerçekleştirme görevlileri ve maaş tahakkuk memurları, Muhasebe Yetkilisi,
Strateji Geliştirme Daire Başkanı, Personel Daire Başkanı kanunlarda belirtildiği şekilde prosedürün ilgili
bölümlerinden sorumludur.
5.UYGULAMA
5.1.
Maaş ve Tahakkuk İşlemleri
Her ayın 5’i ile 10’u arasında muhasebe birimine gelen
evraklar doğrultusunda veya personelin
durumunda herhangi bir değişiklik yoksa maaş otomasyon programının işletilmesi İle maaş hazırlık
işlemlerine başlanır. Maaş Otomasyon programına veri girişleri ve güncellemeler yapılır. Veriler SGK
sisteminde kontrol edilir. Kontrol sonucunda varsa tespit edilen hatalar düzeltilerek maaş bordrosu, ödeme
emri belgesi ve diğer evraklar hazırlanır. Hazırlanan evraklar onaylanması ve imzalanması için kontrol
edilerek ilgili harcama yetkilisine ve gerçekleştirme görevlisine gönderilir. İmzalanan ve onaylanan evraklar,
bir örneği muhasebe birimine birer örneği de Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ile Sayıştay Başkanlığına
gönderilmek üzere üç gruba ayrılır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca kontrol edilen ve ödeme için onay
alınan banka listeleri Maaş ve Tahakkuk Şube Müdürü tarafından bankaya e-mail ile gönderilir. Personel
maaşları personel hesaplarına yatırıldıktan sonra matrahların işlenmesi için ay sonu işlemleri gerçekleştirilir.
Personele ait kesenekler SGK’ ya gönderilir. Keseneklerin gönderildiğine dair SGK sisteminden alınan
Kesenek Bildirgesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilmesiyle maaş işlemleri son bulur.
5.2. Maaş ve Ek Ders Dışında Tahakkuk Gerektiren İşlemleri
Maaş ve ek ders dışında idari personelden gelen ya da birimlerce gönderilen ek evrakların gelmesiyle
süreç başlar. Gelen evrak, maaş ve tahakkuk memurunca incelenerek evrakın hatalı olup olmadığı kontrol
edilir. Evrakta herhangi bir hata olması durumunda ilgili birimler ve kişilerce düzeltilmesi sağlanır. Kontrol
işlemleri tamamlandıktan sonra evrak içeriğine göre hazırlanması gereken belgeler belirlenir. Bu belgeler kişi
borcu belgesi ya da ödeme emri belgesi olabilir. Hazırlanan tüm belgelerin yetkili kişilerce imzalanması
sağlanır. İmzaların tamamlanmasıyla evraklar; gönderilmek üzere gruplara ayrılır ve ilgili birimlere teslim
DİCLE ÜNİVERSİTESİ
ECZACILK FAKÜLTESİ
TAHAKKUK İŞLEMLERİ PROSEDÜRÜ
edilir. Gerekli olan durumlarda evrakların tesliminden sonra kesenek gönderilmesi, kişi borcunun tahsil
ettirilmesi gibi işlemler yapılır. Söz konusu işlemlere ait belgelerin birimlere teslim edilmesi ile Maaş ve
Ekders dışındaki diğer evraklar ile ilgili işlemlerin uygulanması sona erer.
6.İLGİLİ DOKÜMANLAR
6.1. Dış Kaynaklı Dokümanlar
Mevzuat--657 sayılı Devlet Memurları Kanunu
Mevzuat-2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu
Mevzuat-2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu
Mevzuat-5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
Mevzuat-5434 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Emekli Sandığı Kanunu
Mevzuat-5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanun
Mevzuat-375 sayılı Kanun Hükmünde Kararname
Mevzuat-631 sayılı Kanun Hükmünde Kararname
6.2. İç Kaynaklı Dokümanlar
Aile Durumu Bildirimi Formu
Aile Yardımı Bildirimi Formu
İş Akışı-Maaş Hazırlama İş Akışı
Download

Prosedürler - Dicle Üniversitesi