Eskişehir Osmangazi Üniversitesi
Turizm ve Otel İşletmeciliği Yüksekokulu
Microsoft Access Ders Notları
Doç.Dr. Yaşar SARI
www.yasarsari.com
Aralık-2013
I
İÇİNDEKİLER
Sayfa No
GİRİŞ _________________________________________________________________ - 1 VERİTABANI SİSTEMLERİ ________________________________________ - 1 -
1.
1.1.
Temel Kavramlar _______________________________________________________ - 1 -
1.2.
Veritabanı Sistemlerinin Özellikleri ________________________________________ - 2 -
1.3.
Veritabanı Sistemleri ____________________________________________________ - 2 -
ACCESS NESNELERİ ______________________________________________ - 2 -
2.
2.1.
Veri Tipleri ____________________________________________________________ - 3 -
3.
MS-ACCESS’İN ÇALIŞTIRILMASI __________________________________ - 3 -
4.
MS-ACCESS’İ KAPATMA __________________________________________ - 4 -
5.
MS-ACCESS’İN GENEL YAPISI ____________________________________ - 4 5.1.
Yeni Veritabanı Oluşturmak ______________________________________________ - 5 -
5.2.
Görünümler ____________________________________________________________ - 6 -
5.3.
Tablo Oluşturmak_______________________________________________________ - 6 -
5.4.
Tabloya Kayıt Girmek __________________________________________________ - 10 -
5.5.
Form Oluşturmak ______________________________________________________ - 11 -
5.6.
Sorgu Oluşturmak _____________________________________________________ - 11 -
5.7.
Rapor Oluşturmak _____________________________________________________ - 13 -
Doç.Dr. Yaşar SARI – ESOGÜ Turizm Fakültesi - www.yasarsari.com
-1-
GİRİŞ
Access Microsoft firması tarafından geliştirilmiş Microsoft Office paketi içinde yer alan ve
Windows işletim sistemi altında çalışabilen bir veritabanı uygulama yazılımıdır. Her ne kadar
yakın zamanda Office 2013 piyasaya sürülmüşse de burada hali hazırda yaygın kullanımı
devam eden Office 2010 içinde yer alan Access 2010 anlatılacaktır. Veritabanı, bir konuyla
ilgili çok sayıda kaydın tutulduğu bir bilgi havuzu olarak nitelendirilebilir. Veritabanı
yazılımları, veritabanı adı verilen bir veri dosyasında bilgi havuzunu oluşturmak ve bu veri
veritabanı dosyasından istenilen bilgi ya da bilgi grubunu istenilen şekilde alıp kullanabilmeye
olanak sağlamaktadır.
Piyasada Open Office, Star Office gibi bir çok başka Office yazılımı ve her Office yazılımı
içinde de bir veri tabanı uygulama yazılımı bulunmaktadır. Bununla birlikte piyasada en çok
kullanılan olması ve kolay kullanımı nedeniyle burada Microsoft Office paketi içinde yer alan
MS-Access veri tabanı uygulama yazılımı anlatılacaktır.
İlk başta kelime-işlem için Word, tablo-grafik için Excel, sunum için Powerpoint, veri
tabanı için Access ve e-mail işlemleri için Outlook yazılımlarını ayrı ayrı üretip piyasaya süren
Microsoft firması 1995 yılının başında bu yazılımları bir paket içinde birleştirerek Office 95
adıyla piyasaya sürmüştür. Daha sonra söz konusu bu paketi ilgili firma sürekli geliştirerek
Office 97, Office 2000, Office XP (2002), Office 2003, Office 2007, Office 2010 ve Office
2013 olarak yeni versiyonlar halinde piyasaya sürmeye devam etmiştir. Burada Office 2010
içinde yer alan Access 2010 anlatılacaktır.
1. VERİTABANI SİSTEMLERİ
 Bilgi çağında veriyi düzenli-planlı saklamak, veriye hızlı ulaşmak, değişik veriler
arasında ilişkiler kurmak ve kullanmak önemli hale gelmiştir.
 Bu ihtiyaçları genel olarak Veritabanı Sistemleri denilen yazılımlar karşılamaktadır.
 Veritabanı sistemleri belli standartlar çerçevesinde veriye ulaşma, veri güvenliği gibi
hizmetler vermektedir.
 Üçüncü parti yazılımlar ile veritabanı sistemleri üzerinden veri kayıt sistemleri için
çözümler geliştirilir.
1.1. Temel Kavramlar
Veri
Bir anlamı olan ve kaydedilebilen gerçekler olarak ifade edilmektedir. (Bir kişinin ismi,
adresi, telefon numarası vs.). Olguların, kavramların veya talimatların, insan tarafından veya
otomatik yolla, iletişim, yorumlama ve işleme amacına uygun bir biçimde ifadesidir (ANSI
Tanımı)
Doç.Dr. Yaşar SARI – ESOGÜ Turizm Fakültesi - www.yasarsari.com
-2-
Veritabanı
Sistematik erişim imkanı olan, yönetilebilir, güncellenebilir, taşınabilir, birbiri arasında
tanımlı ilişkiler bulunabilen veriler kümesine verilen isimdir.
Mini-dünya
Hakkındaki bilgilerin bir veritabanında saklandığı, gerçek dünyanın belli bir parçası olarak
ifade edilmektedir. Bir üniversitedeki öğrenci ve ders bilgileri gibi.
Veritabanı Yönetim Sistemi (VYS)
Bilgisayarda saklanacak bir veritabanının yaratılmasını ve bakımını sağlayacak yazılım
paketine verilen isimdir.
Veritabanı Sistemi (VTS)
Veritabanı Sistemi, verinin kendisi ve veriyi kullanan uygulamaların oluşturduğu bütün
olarak ifade edilmektedir.
1.2. Veritabanı Sistemlerinin Özellikleri
 Verilerin düzenli kümesidir,
 Birbiriyle ilişkili verilerden oluşur,
 Gereksiz tekrarlardan arındırılmıştır,
 Çok kullanıcıya destek verir,
 Erişim veritabanı yöneticisi tarafından denetlenir,
 Performans ve güvenlik dikkate alınmıştır,
 Farklı veritabanı sistemleri arasında veri aktarımı standartlar üzerinden yapılabilir,
 SQL ismi verilen bir standart sorgulama dili ile veriler sorgulanabilir, değiştirilebilir.
1.3. Veritabanı Sistemleri
 Oracle
 MySQL
 Access
 SQL Server
 Postre SQL
 Sybase
 Vs.
2. ACCESS NESNELERİ
Tablo, sorgu, form, rapor, makro, modül ve sayfalar Access nesneleridir.
Tablo: Veritabanının temel nesnesi tablolardır. Bilgilerin asıl tutulduğu yer tablodur. Diğer
veritabanı nesneleri tablolar esas alınarak oluşturulur. Bir veritabanında birden çok tablo
Doç.Dr. Yaşar SARI – ESOGÜ Turizm Fakültesi - www.yasarsari.com
-3-
bulunabilir. Tablolar satırlar ve sütunlar biçiminde düzenlenmiştir. Her bir satır kayıt (record),
her bir sütun ise alan (field) olarak adlandırılan bilgilere karşılık gelir.
Sorgu: Tablolardaki çok sayıda kayıt içerisinden istenilen kriterlere uyan kayıtları
seçerek görebilmek için kullanılan bir nesnedir.
Form: Tablolara bilgi girişini kolaylaştıran ve daha anlaşılır bir ekran görüntüsü ile
çalışmayı sağlayan nesnelerdir. Paket programlardaki kullanıcı ara yüzü olarak düşünülebilir.
Rapor: Tablolardaki bilgileri kağıda aktarabilmek için değişik şekillerde sayfa dizaynları
oluşturmak için kullanılır.
Makro: Birkaç Access komutunun tek bir işlem sonucunda yapılabilmesini sağlamak için
kullanılır.
Modül: Makrolar ile aynı amaç için programlama dili komutları ile yazılan küçük program
parçalarıdır.
Sayfa: Tablo bilgilerinin Internet ya da intranet üzerinden kullanılmasını sağlayan bir tür
web sayfasıdır.
2.1. Veri Tipleri
 Tarih/Saat: Tarih ve saat türündeki bilgiler için tanımlanır.
 Sayı: Rakamlardan oluşan veri türleridir.
 Metin: Alfabetik ifadelerden oluşan (isim, soyad gibi) verilerdir.
 Not: Açıklama bilgilerinden oluşan uzun verilerdir.
 Arama Sihirbazı: Birden çok veri içinden bir verinin seçilmesini sağlayan liste ya da
açılır pencere tipinde veri girişine olanak sağlayan yapıyı oluşturmayı sağlar.
 Para birimi: Parasal değerler için tanımlanır. Bu tür alanlara 15 basamak tamsayı,
ondalıktan sonra da 4 basamak bilgi girilebilir.
 Otomatik sayı: Bu tür alandaki sayı değeri girilen her kayıtta otomatik olarak artar.
 Evet/Hayır: Mantıksal alan türüdür. İki ihtimalli bilgiler için kullanılır.
 Köprü: Internet üzerinden bağlantı kurulacak web adresleri girilecekse bunun için
köprü türü alan tanımlanır. Bu alandaki bilgiye tıklandığında eğer internet bağlantısı
varsa belirtilen web adresine gidilebilir.
 OLE nesnesi: Veritabanına resim, ses, film gibi nesnelerin eklenmesi için kullanılır.
3. MS-ACCESS’İN ÇALIŞTIRILMASI
Microsoft Access programı değişik şekillerde çalıştırılabilir:
1. Başlat düğmesini tıklayın.
2. Farenin okunu Tüm Programlar üzerine getirin.
3. Microsoft Office ve Microsoft Office Access 2010 seçeneği üzerini tıklayın.
Ya da :
Doç.Dr. Yaşar SARI – ESOGÜ Turizm Fakültesi - www.yasarsari.com
-4-
Eğer bilgisayarınızın masaüstü ekranında Microsoft Access’e ait kısayol simgesi varsa bu
simgeyi çift tıklayın.
4. MS-ACCESS’İ KAPATMA
Microsoft Access programını kapatmanın da değişik yolları vardır:
 Office düğmesinden Kapat komutunu tıklayın.
Ya da :
 Alt tuşunu basılı tutarak D tuşuna arkasından da K tuşuna basın.
Ya da :
 Ctrl tuşunu basılı tutarak W tuşuna basın.
Ya da:
 (Alt tuşunu basılı tutarak F4 işlev tuşuna basın.
Ya da :

Ctrl tuşunu basılı tutarak F4 işlev tuşuna basın.
NOT: Access’den çıkmadan önce hazırladığınız veri tabanı dosyasını, tablo, sorgu,
form ve sayfaları son haliyle kaydetmiş olmalısınız. Eğer kaydetmediyseniz Access size
kaydedip kaydetmeyeceğinizi soracaktır. Vereceğiniz karara göre çıkan seçeneklerden birini
tıklayarak Access’den çıkarsınız ya da Access’de kalarak veri tabanı tasarımı işlemine
devam edersiniz.
5. MS-ACCESS’İN GENEL YAPISI
MS-Access çalıştırıldığında standart olarak aşağıdaki şekilde görüldüğü gibi Access
üzerinde veri tabanı tasarım çalışmalarının yapıldığı ana ekran görüntüye gelir.
Doç.Dr. Yaşar SARI – ESOGÜ Turizm Fakültesi - www.yasarsari.com
-5-
Access programı çalıştırıldığında

Yeni boş bir veritabanı oluşturulabilir,

Daha önce oluşturulan bir veritabanı dosyası açılabilir,

Hazır şablon veritabanları kullanılarak yeni bir veritabanı dosyası oluşturulabilir.
5.1. Yeni Veritabanı Oluşturmak
Yeni boş veritabanı başlığı altında yer
alan
‘Boş
veritabanı’
tıklandığında ekranın sağına oluşturulacak
veritabanı dosyasının adını ve
konumunu
görülen
belirleyebileceğimiz
aşağıda
iletişim
ekranı
görüntülenir. Burada veritabanı adı ve kaydedilecek konum seçildikten sonra ‘oluştur’
düğmesi tıklanarak veri tabanı dosyası oluşturulmuş olur.
Not: Access 2003’ün dosya uzantısı .mdb
iken Access 2010’nunki .accdb’dir. Bizim veri
tabanı dosyasına verdiğimiz isme bu uzantı
eklenir. Örneğin: Veritabanı1.accdb gibi.
‘Oluştur’ düğmesi tıklandığında veri tabanı
dosyasından yararlanarak tablo, sorgu, form
ve rapor gibi tasarımları oluşturmak üzere
aşağıdaki görüntü ekrana gelir:
Bu görüntüdeki seçeneklerden yararlanarak tablo, sorgu, form ve rapor oluşturulabileceği
gibi, değişik görüntü modlarına geçilebilir veya oluşturulan tasarımlar kaydedilebilir.
Doç.Dr. Yaşar SARI – ESOGÜ Turizm Fakültesi - www.yasarsari.com
-6-
5.2. Görünümler
MS-Access’de ‘Alanlar’ yada ‘Giriş’ sekmesi altında yer
alan yanda görüldüğü gibi ‘Görünümler’ grubundaki
‘Görünüm’ düğmesi tıklanarak görüntülenen ‘Veri sayfası
görünümü’, ‘Tasarım görünümü’ gibi değişik görünümlerde
çalışmak mümkündür.

Not: Görünüm düğmesi tıklanarak görünüm listesinden istenilen görünüm türüne
geçilebilir.
5.3. Tablo Oluşturmak
Veritabanı dosyasının veri deseni ve verinin değişik alanlarla ilişkilendirilmesi Tablo
seçeneği altında yapılmaktadır. Örneğin bir kayda ait hangi özelliklerin girilmesi için hangi
alanlar oluşturulacak, alan türleri ne olacak, alanlara kaç karakterlik bilgi girilecek vb. gibi.

Tablo oluşturmak için ‘Oluştur’ sekmesi altında yer alan ‘Tablolar’ grubundan ‘Tablo’
düğmesi tıklanır. Bu durumda yeni oluşturulan tablo için aşağıdaki veri sayfası görünümü
ekrana gelecektir.

Tablo oluşturulurken ‘Tasarım’ görünümünde çalışmak daha kolaydır. Bunun için
‘Görünüm’ düğmesi tıklanarak ‘Tasarım görünümü’ne geçilir. ‘Tasarım görünümü’
tıklandığında tablo’ya bir isim verilmesi istenir. Burada isim olarak Tablo1 verilmiştir.
İstenilen isim yazılıp ‘Tamam’ düğmesi tıklandığında aşağıdaki tasarım görünümü
elde edilir:
Doç.Dr. Yaşar SARI – ESOGÜ Turizm Fakültesi - www.yasarsari.com
-7-
Tasarım görünümünde tablo hazırlarken tablonun başlıklarını oluşturacak her bir alanın alan
adını, veri türü ve alanın özellikleri ayrı ayrı belirlenir.
Alan adı verilirken boşluk bırakılabilir, Türkçe noktalı harf kullanılabilir. Ancak veriler başka
veri tabanına aktarılırken ya da modül ile sorgu oluşturulurken sorunlar yaşanabilir. Bu
yüzden alan isimlerinde mümkün olduğunca İngilizce karakterlerden oluşan küçük harfler ve
boşluk yerine de alt tire kullanılmalıdır. Örneğin: adi_soyadi gibi. Alan adı en fazla 64
karakter uzunluğunda olabilir.
Alanlara Girilebilecek Veri Türleri

Metin: Alfabetik ve sayısal türde her türlü bilgi girilebilen alan türüdür. En fazla 255
karakter bilgiden oluşmalıdır.

Not: Bir tablo alanı için metin türünün uzunluğu yetmiyorsa not türü seçilebilir. Bu tür
alanlara 65535 karaktere kadar bilgi girilebilir.

Sayı: Tabloda üzerinde işlem yapılabilecek sayısal değerlerin girilebileceği alan
türüdür. Sayısal alanların alan boyutunu belirlerken aşağıdaki boyut türleri seçilebilir :
- Bayt: 0 ile 255 arasında değer girilebilir.
- Tamsayı: -32768 ile 32767 arasında değer girilebilir.
- Uzun tamsayı: -2.147.483.648 ile 2.147.483.647 arasında değer girilebilir.
- Tek ve Çift: Çok büyük sayılar için ve ondalıklı sayılar için kullanılan veri tipleridir.

Tarih/Saat: Tarih ve saat türündeki bilgiler için tanımlanır.
Doç.Dr. Yaşar SARI – ESOGÜ Turizm Fakültesi - www.yasarsari.com
-8-

Para birimi: Parasal değerler için tanımlanır. Bu tür alanlara 15 basamak tamsayı,
ondalıktan sonra da 4 basamak bilgi girilebilir.

Otomatik sayı: Bu tür alandaki sayı değeri girilen her kayıtta otomatik olarak artar.

Evet/Hayır: Mantıksal alan türüdür. İki ihtimalli bilgiler için kullanılır. Örneğin;
Askerliğini yaptı/yapmadı, disiplin cezası var/yok gibi.

Köprü: Internet üzerinden bağlantı kurulacak web adresleri girilecekse bunun için
köprü türü alan tanımlanır. Bu alandaki bilgiye tıklandığında eer internet bağlantısı
varsa belirtilen web adresine gidilebilir.

OLE nesnesi: Veritabanına resim, ses, film gibi nesnelerin eklenmesi için kullanılır.

Tablo oluşturulduktan gerekli tanımlamalar yapıldıktan sonra oluşturulurken verilen
isim ile (burada Tablo1) kaydedilir.

Arama Sihirbazı: Birden çok veri içinden bir verinin seçilmesini sağlayan liste ya da
açılır pencere tipinde veri girişinin yapılmasını sağlayan alan türüdür.
Alan Biçimi (Biçim)
Bir alana girilen bilginin o alandaki yerleşimi ve görünümü alan özelliklerinde biçim özelliği ile
gösterilir. Özellikle metin türündeki alanların biçimini tanımlarken aşağıdaki karakterler
kullanılabilir:
Büyük harfle girilen bilginin küçük harfte görünmesini sağlar.
Küçük harfle girilen bilginin büyük harfle görünmesini sağlar.
<
>
Giriş Maskesi
Bir alana bilgi girişi yaparken kullanıcının bilgi girmesine yardımcı olmak ve sınırlama
getirerek yanlış bilgi girilmesini önlemek için oluşturulan bir yapıdır.
Resim Yazısı
Bilgi girişi sırasında, bilgi alanları tanımlanmış adlarıyla görüntülenir. Eğer bilgi alanının
başlığının başka bir metin olması isteniyorsa bu başlığın resim yazısı kutusuna yazılması
gerekir.
Varsayılan Değer
Hazırlanan bir tabloya bilgi girişi yapılırken o alanda başlangıçta görüntülenmesi istenen
değerdir.
Geçerlik Kuralı
Bir alana girilecek bilgiye giriş sınırlaması getirmek için kullanılan bir özelliktir. Örneğin 0 ile
100 arasında olmasını istiyorsak, “BETWEEN 0 AND 100” veya “>=0 AND <=100” şeklinde
değer girilebilir.
Geçerlik metni
Geçerlik kuralı verilen alana bilgi girişi sırasında girilen bilgi bu kurala uymuyorsa ekranda
görülecek hata uyarısı bu özellikte belirtilir.
Doç.Dr. Yaşar SARI – ESOGÜ Turizm Fakültesi - www.yasarsari.com
-9-
Gerekli
Tablodaki bir alana bilgi girişi zorunlu tutulmak isteniyorsa bu özellik için Evet seçili olmalıdır.
Sıfır uzunluk izni
Bu özellik sadece metin türü alanlar için geçerlidir. Bu özellik Evet değerini taşırsa ilgili alana
bilgi girişi yapmadan geçilebilir.
Sıralı
Tablo kayıtlarının o alandaki bilgiye göre sıralanıp sıralanmayacağı bu özellikte belirtilir.
Burada Evet (yineleme var) seçili ise o alana göre sıralama olur ve o alanda aynı değeri
taşıyan birden fazla kayıt bulunabilir. Evet (yineleme yok) seçili ise olana göre sıralama yine
olur, ancak o alana aynı değeri taşıyan birden fazla kayıt girilemez.
Unicode Sıkıştırma
Bu özellik 2 bytelık bilgiyi 1 byte yer tutacak şekilde sıkıştırır. Bu özellik sadece metin türü
alanlarda geçerlidir.
NOT: Veri türü için alan boyutu bilgisini gerekli olduğu kadarda tutmakta fayda vardır. Tablo
çok büyüdüğünde saklama biriminde gereğinden fazla yer işgal edebilir.
Birincil Anahtar (PrimaryKey)
Tablo ile çalışırken bir kayda tek bir alanı ile ulaşmak istenebilir.

Öğrenci numarası ile o öğrencinin adına, soyadına, bölümüne, derslerine veya plaka
numarası ile o arabanın modeline, rengine, sahibinin adı soyadı ve adres bilgilerine
gibi. Bu durumda bu özellikteki alanlar birincil anahtar olarak işaretlenebilir.

Birincil anahtar ayrıca tablonun indexlenmesi (bazı özelliklere göre sıralaması) ve
böylece hız kazanmak için de kullanılır.

Bir alanı birincil anahtar yapmak için tablo açık ve alan seçili iken tasarım şeridindeki
Birincil Anahtar düğmesine tıklanır.

Veya seçili alana sağ tıklayıp gelen menüden Birincil Anahtar seçeneği seçilir.

Bazı durumlarda birden fazla alanı birincil anahtar olarak tanımlamak gerekebilir.

Örneğin, alinan_ders tablosunda ogrenci_no ve ders_kodu alanları beraber birincil
anahtar olmalıdır. Çünkü tek başlarına alanı tanımlayamazlar. Bir öğrencinin birden
fazla dersi olabilir. Bir dersi alan birden fazla öğrenci olabilir.
Doç.Dr. Yaşar SARI – ESOGÜ Turizm Fakültesi - www.yasarsari.com
- 10 -
5.4. Tabloya Kayıt Girmek
MS-Access tablolarına bilgi girişi doğrudan tablodan yapılabilir. Bunun için bilgi girilecek
tablo seçili iken ‘Görünüm’ düğmesinden ‘Veri Sayfası Görünümü’ seçeneği tıklanır. Bu
durumda aşağıdaki görüntü ekrana gelir. Tabloda her satır ayrı bir kaydı ifade etmektedir. En
son kayıttan sonraki boş satır yeni kayıt eklemek için kullanılır. Bu son satıra yeni bir kayıt
girilmeye başlandığında o satırın bir altına tekrar boş bir satır eklenir. Yeni kayıt girişi böylece
devam eder. Her alana bilgi girildiğinde Enter, TAB yada yön tuşlarından sağ–sol yön
tuşlarına basılarak bir sonraki yada önceki bir alana geçilebilir.
Doç.Dr. Yaşar SARI – ESOGÜ Turizm Fakültesi - www.yasarsari.com
- 11 -
5.5. Form Oluşturmak
Form, tabloya bilgi giriş yapmanın başka bir yoludur. Paket programlardaki kullanıcı ara
yüzü gibi ekranlar oluşturulur. Form oluşturmak için öncelikle ‘Oluştur’ sekmesi tıklanır.
Sonra da ‘Formlar’ grubundan ‘Form’ düğmesi tıklanır. Bu durumda aşağıda da görüldüğü
gibi, bir defada bir kayda ait tüm alanların görüntülendiği form oluşturularak ‘düzen
görünümü’nde görüntülenir.
Düzen görünümü modunda veri tabanına Tablo1 kullanılarak girilen kayıtlar görüntülenir.
Form modunda veri tabanına yeni kayıtlar da eklenebilir ya da var olan kaydın silinmesi de
mümkündür. Bunun için ‘Görünüm’ düğmesi tıklanarak ‘Form görünümü’ne geçmek
gerekir. Formu kaydetmek için ise Office düğmesinden yada hızlı erişim araç çubuğundan
kaydet tıklanır. Ekrana gelen ‘Farklı Kaydet’ iletişim kutusunda forma verilmek istenen isim
yazılarak ‘tamam’ düğmesi tıklanır. Örneğin Form1 gibi. Bu durumda verilen isim sol
taraftaki ‘Tüm tablolar’ başlığı altında Tablo1 ifadesi altında görüntülenecektir.
5.6. Sorgu Oluşturmak
Düzen
Görünümü
Sorgular, tablolardaki çok sayıda kayıt içerisinden istenilen kriterlere uyan kayıtları
süzerek görmemizi sağlayan veritabanı nesneleridir. Sorgu oluşturmak için öncelikle ‘Oluştur’
Düzen görünümü modunda veri tabanına Tablo1 kullanılarak girilen kayıtlar görüntülenir.
Form modunda veri tabanına yeni kayıtlar da eklenebilir ya da var olan kaydın silinmesi de
mümkündür. Bunun için Özel başlığı altında yer sol bölmedeki Form seçili iken ‘Görünüm’
düğmesi tıklanarak ‘Düzen Görünümü’ne geçmek gerekir. Formu kaydetmek için ise Dosya
menüsünden Kaydet seçeneği yada hızlı erişim araç çubuğundan kaydet tıklanır. Ekrana
gelen ‘Farklı Kaydet’ iletişim kutusunda forma verilmek istenen isim yazılarak ‘tamam’
düğmesi tıklanır. Örneğin Form1 gibi. Bu durumda verilen isim sol taraftaki ‘Özel’ başlığı
altında Tablo1 ifadesi altında görüntülenecektir.
5.7. Sorgu Oluşturmak
Sorgular, tablolardaki çok sayıda kayıt içerisinden istenilen kriterlere uyan kayıtları
süzerek görmemizi sağlayan veritabanı nesneleridir. Sorgu oluşturmak için öncelikle
‘Oluştur’ sekmesi ardından da ‘Sorgular’ grubundan ‘Sorgu Tasarımı’ düğmesi tıklanır. Bu
durumda sorgu oluşturmak için aşağıdaki sorgu tasarımı oluşturma ekranı görüntülenir.
Doç.Dr. Yaşar SARI – ESOGÜ Turizm Fakültesi - www.yasarsari.com
- 12 -
Bu ekranda ‘Tabloyu Göster’ iletişim kutusunda sorgu oluşturmada kullanılacak tablonun
seçilmesi için daha önce oluşturulmuş tablo isimleri görüntülenir. Hangi tablodaki alanlar
sorgu oluşturmada kullanılacaksa o tablo tıklanarak aşağıdan ‘Ekle’ düğmesi tıklanır. Bu
durumda seçilen tablo içindeki alanlar bir liste halinde görüntülenir. Bu durumda ‘Tablo
Göster’ iletişim kutusu ‘Kapat’ düğmesi tıklanarak kapatılır. Bundan sonra sorguda
kullanılacak kriterleri belirlemek üzere aşağıdaki görüntü kullanılır.
Doç.Dr. Yaşar SARI – ESOGÜ Turizm Fakültesi - www.yasarsari.com
- 13 -
Üstteki görüntüde kriter olarak soyadı alanının kullanılacağı, soyadı ‘SARI’ olanların
görüntülenmesi için bir sorgu tasarlanmıştır. adı ‘Ali’,
soyadı ‘SARI’ ve doğum tarihi
’01.01.1990’ olanları görüntüle şeklinde birden çok kriter kullanılarak da sorgu oluşturulabilir.
Sorgu istenilen şekilde tasarlandıktan sonra kaydedilmesi gerekir. Sorguyu kaydetmek için
ise Dosya menüsünden yada hızlı erişim araç çubuğundan kaydet tıklanır. Ekrana gelen
‘Farklı Kaydet’ iletişim kutucuğunda sorguya verilmek istenen isim yazılarak ‘tamam’
düğmesi tıklanır. Örneğin Sorgu5 gibi. Bu durumda verilen isim sol taraftaki ‘Özel’
bölmesinde Tablo1 ifadesinin altında görüntülenecektir. Oluşturulan kriterlere uygun
kayıtların görüntülenmesi için ‘Özel’ bölmesinde yer alan Sorgu5 ifadesinin çift tıklanması
yeterlidir. Bu durumda yukarıda oluşturulan sorgu kriterine göre yapılan görüntüleme
aşağıdaki gibi olacaktır.
Üstteki görüntüde görüldüğü gibi oluşturulan sorgu tasarımına uygun olarak veri tabanındaki
kayıtlar içinden sadece soyadı SARI olan kayıtlar görüntülenmiştir.
5.8. Rapor Oluşturmak
Rapor, tablolardaki alanlar dikkate alınarak veri tabanındaki kayıtların düzenli bir sayfa
dizaynı oluşturarak kağıda basılması amacıyla kağıt görünümünün oluşturulması için
kullanılır. Raporlar doğrudan tabloyu esas alarak hazırlanırsa tablodaki tüm alanlar dikkate
alınarak veri tabanındaki tüm kayıtların kağıda baskı görünümü oluşturulur. Tabloda yer alan
belli alanlara ait bilgiler kağıda basılmak istenirse, bu durumda raporu hazırlamak için bir
sorgu oluşturarak bu sorguyu esas almak daha uygun olacaktır.
Doç.Dr. Yaşar SARI – ESOGÜ Turizm Fakültesi - www.yasarsari.com
- 14 -
Rapor oluşturmak için öncelikle hangi tablo ya da sorgu rapor oluşturmada esas
alınacaksa ekranın sol taraftaki ‘Özel’ bölmesindeki ilgili tablo ya da sorgu çift tıklanarak
seçilir. Sonra ‘Oluştur’ sekmesi ardından da ‘Raporlar’ grubundan ‘Rapor’ düğmesi tıklanır.
Tablo1 seçilerek oluşturulan rapora ait görüntü aşağıdadır.
Oluşturulan raporu kaydetmek için Dosya menüsünden yada hızlı erişim araç çubuğundan
kaydet tıklanır. Ekrana gelen ‘Farklı Kaydet’ iletişim kutucuğunda rapora verilmek istenen
isim yazılarak ‘tamam’ düğmesi tıklanır. Örneğin Rapor1 gibi. Bu durumda verilen isim sol
taraftaki ‘Özel’ başlığı altında Tablo1 ifadesinin altında görüntülenecektir. Raporu kağıda
bastırmak için öncelikle ekranın sol tarafındaki ilgili rapor ismi çift tıklanarak seçilir ardından
da Dosya menüsünden ‘Yazdır’ komutu kullanılır.
Doç.Dr. Yaşar SARI – ESOGÜ Turizm Fakültesi - www.yasarsari.com
Download

MS Access