1.Sürecin Genel Özellikleri
1.1 Bağlı Olduğu Süreç Grubu (SG) Kodu ve Adı
1.2 Bağlı Olduğu Ana Sürecin (AS) Kodu ve Adı
1.3 Sürecin (S) Kodu ve Adı
1.4 Sürecin Kapsamı
Personel Süreç Grubu
Genel Evrak İşlemleri Ana Süreci
Peresonel Müdürlüğü Evrak İşlemleri Süreci
Personel Müdürlüğüne ait evrakların gelmesi ile
başlar evrakların giden evrak kaydının yapılarak
gönderilmesi ile sona erer
1.5 Sürecin Amacı
Evrak işlemlerinin mevzuata uygun şekilde
gerçekleştirilmesi
Süreç Modeli
Süreç Modelleme Rehberi
2. Diğer Süreç Özellikleri
2 Süreç Kaynakları
Sürecin insan kaynaklarını gir.
Sürecin ekipman ve donanım kaynaklarını gir.
Sürecin yazılım kaynaklarını gir.
3 Girdi, Çıktı ve Adımlar
Süreci başlatan olayları tanımla.
Sürecin girdilerini tanımla.
Sürecin çıktılarını tanımla.
Sürecin ilişkili olduğu mevzuatı tanımla.
Sürecin talimat ve prosedürlerini gir.
Sürecin formlarını gir.
Süreç aktivitelerini gir.
Süreç İletişim Tablosu
İletişim Akış Diyagramı
5 Sürecin İyileştirilmesi İçin Öneriler
Sürecin iyileştirilmesi için öneri gir.
6 Formu Dolduranlar
Bu formun doldurulmasında çalışanların bilgilerini gir.
Kırıkkale Defterdarlığı
Personel Müdürlüğü
Personel Müdürlüğü Evrak İşlemleri Süreci
Personel Müdürlüğü Evrak
Gelen Evrak
Evrak
PEROP
Giden Evrak
Evrakların İlgili Servis
Tarafından Evrak
Servis Görevlisine
Teslim Edilmesi
Genel Evrak Kaydına Giren ve
Havale Sonrasında Personel
Müdürlüğü Evraklarının Evrak
Servis Görevlisine Gelmesi
PEROP Sistemi Üzerinden
Evrakların Gelen Evrak
Bölümüne Kayıt
İşlemlerinin Yapılması ve
Personel Müdürü
Tarafından Tarafından
Havale Edilmesi
PEROP
Gelen Evrak
Birim Listesi
Evrakların Gelen Evrak
Birim Listesi ile Birlikte
Servis Görevlisine Teslim
Edilmesi
Gelen
Evrak
Birim
Listesi
1
Evrakların Teslim Alınması
Sonrası Gelen Evrak Birim
Listesinin İmzalanarak Evrak
Servis Görevlisine Teslim
Edilmesi
Listelerin Kaldrılması
ile İşlem Tamamlandı
Hazırlayan: Ömer KOÇ
Evrak Servis Görevlisi
PEROP Sistemi
Üzerinden Giden Evrak
Bölümünde Kayıt İşlemi
Yapılması ve Evrak
Üzerine Kayıt
Numarasının ve Kayıt
Tarihinin Yazılması
Onaylayan: Sema VADİ
Yönetici
Kırıkkale Defterdarlığı
Personel Müdürlüğü
Personel Müdürlüğü Evrak İşlemleri Süreci
1
Posta
Posta Yapılacak
Evrakların
Zarflanması,
Pulunun
Yapıştırılması ve
Postaya Verilecek
Evrak Listesi
Dökümünün Alınarak
PTT' ye
Gönderilmesi
PEROP
Postaya
Verilecek
Evrak
Listesi
Evrakların PTT
ye Teslim
Edilmesi ve
Listenin PTT
Tarafından
Onaylanması
Zimmet
Postaya
Verilecek
Evrak
Listesi/
Evrak
PEROP
Giden
Evrak
Teslim
Listesi
Evrak Servis Görevlisi
Evrakların İlgili
Birime Teslim
Edilmesi ve Teslim
Alan Tarafından
Listenin
Onaylanması
Listelerin Kaldırılması
ile İşlem Tamamlandı
Listelerin Kaldrılması
ile İşlem Tamamlandı
Hazırlayan: Ömer KOÇ
Zimmet İle
Teslim
Edilecek
Evrakların
Giden Evrak
Teslim Listesi
İle Birlikte
İlgili Birime
Gönderilmesi
Onaylayan: Sema VADİ
Yönetici
Giden
Evrak
Teslim
Listesi
/Evrak
Personel Süreç Grubu
Genel Evrak İșlemleri Ana Süreci
Peresonel Müdürlüğü Evrak İșlemleri Süreci
SG
AS
S
2.1.Sürecin İnsan Kaynakları
(Unvanlar ve paralel insan kaynağı sayısı)
No
1
2
3
4
Görev Adı
Evrak Servis Görevlisi
Evrak Servis Sorumlusu
Yönetici Yardımcısı
Yönetici
Kaynak Miktarı
1
1
1
1
Personel Süreç Grubu
Genel Evrak İșlemleri Ana Süreci
Peresonel Müdürlüğü Evrak İșlemleri Süreci
SG
AS
S
2.2.Sürecin Ekipman ve Donanım Kaynakları
(Araç-gereç, alet, makine, tesis, binek veya ticari araçlar vb ve bilgisayar, yaz ıcı, tarayıcı, telefon, projeksiyon cihazı vb.)
No
1
2
3
4
Ekipman Adı
Bilgisayar
Yazıcı
Belge Geçer
Fotokopi Makinası
Kaynak Miktarı
1
1
1
1
SG
AS
S
Personel Süreç Grubu
Genel Evrak İșlemleri Ana Süreci
Peresonel Müdürlüğü Evrak İșlemleri Süreci
2.4.Sürecin Yazılım Kaynakları
(Her türlü yazılım)
No
Yazılım Adı
1 PEROP
SG
AS
S
Personel Süreç Grubu
Genel Evrak İșlemleri Ana Süreci
Peresonel Müdürlüğü Evrak İșlemleri Süreci
3.1.Süreci Bașlatan Olaylar
No
Olay Tanımı
1 Evrakların gelmesi
SG
AS
S
Personel Süreç Grubu
Genel Evrak İșlemleri Ana Süreci
Peresonel Müdürlüğü Evrak İșlemleri Süreci
3.2.Sürecin Girdileri
No
1
2
3
4
Girdi Adı
Evrak
Gelen Evrak Birim Listesi
Postaya Verilecek Evrak Listesi
Giden Evrak Teslim Listesi
SG
AS
S
Personel Süreç Grubu
Genel Evrak İșlemleri Ana Süreci
Peresonel Müdürlüğü Evrak İșlemleri Süreci
3.3.Sürecin Çıktıları
No
1
2
3
4
Çıktı Adı
Gelen Evrak Birim Listesi
Postaya Verilecek Evrak Listesi
Giden Evrak Teslim Listesi
Evrak
SG
AS
S
Personel Süreç Grubu
Genel Evrak İșlemleri Ana Süreci
Peresonel Müdürlüğü Evrak İșlemleri Süreci
3.4.Sürecin İlișkili Olduğu Mevzuat
No
-
İlgili Mevzuat
-
İlgili Madde No
-
SG
AS
S
Personel Süreç Grubu
Genel Evrak İșlemleri Ana Süreci
Peresonel Müdürlüğü Evrak İșlemleri Süreci
3.5.Süreçte Kullanılan Yazılı Talimat/Prosedür
No
Talimat/Prosedür
1 Personel Müdürlüğü İşlem Yönergesi
SG
AS
S
Personel Süreç Grubu
Genel Evrak İșlemleri Ana Süreci
Peresonel Müdürlüğü Evrak İșlemleri Süreci
3.6.Süreçte Kullanılan Form
No
-
Form Adı
-
SG
AS
S
Personel Süreç Grubu
Anasayfa
Genel Evrak İșlemleri Ana Süreci
Peresonel Müdürlüğü Evrak İșlemleri Süreci
3.7.Sürecin Aktiviteleri
No
Aktivite Adı
Aktivite Açıklaması
Tekrar Sıklığı GerçekleștirenOnaylayan
Danıșılan
Aktarılan
Kullanılan
(Bilgi Verilen) Doküman
Ekran
Yetkinlik
(En fazla 5 adet)
-
Mevzuat Bilgisi ve
Uygulama
Mevzuat
Kullanılan Yazılım –
(Talimat,
Sorumlu Kişinin
Almış Olması
Gereken Eğitim(ler)
Tedarikçi
Marifetiyle?
Prosedür,
Form)
1 Evrakın Gelmesiı
Genel Evrak Kaydına giren evrakların
gelmesi
Her Seferinde
Evrak Servis
Görevlisi
-
-
-
-
Evrak Servis
Görevlisi
Personel
Müdürü
-
-
-
PEROP
3 Evrakların teslim edilmesi
Gelen evrakların PEROP sistemi üzerinden
Gelen Evrak Bölümüne kayıtlarının
yapılması ve Personel Müdürü tarafından
havale edilmesi
Her Seferinde
Havale olan evrakların Gelen Evrak Birim
Listesi ile birlikte servis görevlisine teslim
edilmesi
Her Seferinde
Evrak Servis
Görevlisi
Servis
Görevlisi
-
-
-
4 Giden Evrak Kaydı
Personel Müdürlüğünden Giden Evraklara
PEROP sistemi üzerinden Giden Evrak
Bölümünden Kayıt işlemi yapılması ve
kayıt numarasının ve tarihinin evrakın
üzerine yazılması
Her Seferinde
Evrak Servis
Görevlisi
2 Evraklarık kayıt edilmesi
Postra yolu ile gönderilecek olan
evrakların zarflanması ve pulunun
yapıştırılması ve sistem üzerinden alınan
Postaya verilecek evrakların Postaya Verilecek Evrak Listesi Dökümü
ile birlikte PTT ye gönderilmesi
5 hazırlanması
Zimmet ile evrakların
6 gönderilmesi
Her Seferinde
Evrak Servis
Görevlisi
Zimmet yolu ile teslim edilecek evrakların
Sistem üzerinden alınan Giden Evrak
Teslim Listesi ile birlikte İlgili birime
gönderilmesi
Her Seferinde
Evrak Servis
Görevlisi
-
-
-
Hazırlayan: Ömer KOC
Onaylayan: Sema VADİ
Evrak Servis Görevlisi
Yönetici
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Hayır
PEROP
Mevzuat Bilgisi ve
Uygulama,PEROP
kullanımı
Mevzuat.PEROP
Mevzuat Bilgisi ve
Uygulama,PEROP
kullanımı
Mevzuat.PEROP
Hayır
PEROP
Mevzuat Bilgisi ve
Uygulama,PEROP
kullanımı
Mevzuat.PEROP
Hayır
PEROP
Mevzuat Bilgisi ve
Uygulama,PEROP
kullanımı
Mevzuat.PEROP
Hayır
Mevzuat Bilgisi ve
Uygulama,PEROP
kullanımı
Mevzuat.PEROP
Hayır
-
Hayır
SG
AS
Personel Süreç Grubu
Anasayfa
Genel Evrak İșlemleri Ana Süreci
S
Peresonel Müdürlüğü Evrak İșlemleri Süreci
3.8. İletișim İlișkileri
No
Görev Adı
İletişim Akış
Diyagramını Düzenle
İletișimde Bulunduğu Görev Adı
İletișim Șekli
İletișim Yönü
İletișim Sebebi
1 Evrak Servis Görevlisi
Servis sorumlusu
Yazılı
Çift Yönlü
Bilgi Verme
2 Servis sorumlusu
Yönetici Yardımcısı
Yazılı
Tek Yönlü
Bilgi Verme
3 Yönetici Yardımcısı
Yönetici
Yazılı
Tek Yönlü
Bilgi Verme
4 Yönetici
Defterdar Yardımcısı
Yazılı
Tek Yönlü
Bilgi Verme
5 Defterdar Yardımcı
Deferdar
Yazılı
Tek Yönlü
Onay Verme
6 Defterdar
-
Yazılı
Tek Yönlü
Onay Verme
Personel Müdürlüğü Evrak İșlemleri
İletișim Akıș Diyagramı
Yönetici
Yönetici
Yardımcısı
Servis
Sorumlusu
Servis
Görevlisi
Anasayfa
SG
Personel Süreç Grubu
AS
Anasayfa
Genel Evrak İșlemleri Ana Süreci
S
Peresonel Müdürlüğü Evrak İșlemleri Süreci
5.İyileștirme Önerileri
5.1
No
5.2
Mevcut Durumda
Sürecin
Gerçekleștirilmesinde
Yașanan Sorun, Hata
veya Olumsuzluk
-
-
5.3
5.4
5.5
5.6
İyileștirme Öneriniz
(Nasıl uygulanacağını detaylı olarak
açıklayanız.)
İyileștirme Alanı
İyileștirmenin
Önerinizin Sağlayacağı Gerçekleștirilebilmesi
Fayda
İçin Gerekli Kaynaklar
Önerinizin Tahmini
Maliyeti
-
Sürecin İșleyiși
-
-
-
5.7
SG
Personel Süreç Grubu
Anasayfa
Genel Evrak İșlemleri Ana Süreci
AS
Peresonel Müdürlüğü Evrak İșlemleri Süreci
S
6.Formu Dolduranlar
6.1
No
6.2
6.3
Formu Dolduranın
6.4
Formu Dolduranın E-mail
Formu Dolduranın İsmi
Telefonu
Adresi
1 Ömer KOÇ
3182242630 [email protected]
6.5
6.6
Formu Dolduranın Birimi
Formu Dolduranın Görevi/Unvanı
Personel
Evrak Servis Görevlisi/V.H.K.İ.
Download

PERSONEL M\334D\334RL\334\320\334 EVRAK \335\336LEMLER