Tarih
: 10.12.2014
Sayı
: 43
Konu
: E-DEFTER UYGULAMASINA İLİŞKİN BİLGİLER
1. E-DEFTER NEDİR?
Şekil hükümlerinden bağımsız, Vergi Usul Kanunu (V.U.K.) veya Türk Ticaret Kanunu (T.T.K.)
ile uyumlu, tutulması zorunlu zorunlu olan defterlerde yer alması gereken tüm bilgileri taşıyan
elektrik kayıtlar bütünüdür.
2. E-DEFTER KULLANMAK ZORUNDA OLAN KİMLERDİR?
421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ ile;
a) 4/12/2003 tarihli ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına
sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi
itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar ile,
b) 6/6/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki
malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan
mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar
e-defter geçiş yapmak zorundadır.
Belirtilen mükelleflerden sadece hizmet alınması halinde e-fatura ve e-defter sistemine geçme
zorunluluğu bulunmamaktadır.
E-defter uygulamasına geçmek için E-fatura sistemine dahil olma zorunluluğu
bulunmamaktadır. İhtiyari olarak sadece E-defter sistemine geçilebilecektir. Aynı şekilde
ihtiyari olarak E-fatura sistemine geçen mükelleflerin de E-defter sistemine geçme zorunluluğu
bulunmamaktadır.
3. E-DEFTER KULLANIMINA GEÇİŞ SÜRECİ NEDİR?
Elektronik deftere ilişkin başvuru ve tutmaya başlama sürelerine ilişkin olarak açıklama 67 Seri
Numaralı Vergi Usul Kanunu Sirküleri ile yapılmıştır. Bu sirkülere göre;
a) Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayı içerisinde başvuranların 1/1/2015 tarihinden
itibaren,
b) Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayından önce başvuranların en geç 2014 Aralık
ayından başlamak üzere,
c) Özel Hesap Dönemi kullananların ise 01.12.2014 tarihinde Elektronik defter kullanmaya
başlamaları zorunludur.
Kasım ayı içinde e-defter uygulamasına başvuranların kağıt ortamında tuttukları defteri Aralık
ayı sonuna kadar kapanış tasdiki yaptırmaları zorunludur.
En geç 01.01.2015 tarihi itibariyle e-defter sistemine geçilmez ise defterler hiç tasdik edilmemiş
sayılacak ve defter tutmamaya ilişkin ceza hükümlerine tabi olunacaktır. 01.01.2015 tarihinden
itibaren e-deftere geçme zorunluluğu olduğu halde kağıt defter tutulmuş ise bu kağıt defterin
hiçbir geçerliliği olmayacaktır.
4. E-DEFTER BAŞVURUSU NASIL VE NEREYE YAPILACAK ?
E- Defter başvurusu www.edefter.gov.tr adresindeki “e-Defter Başvuru” bağlantısından ilgili
formlar doldurulup onaylandıktan sonra tamamlanmış olacaktır. e-Deftere sadece elektronik
ortamda (www.e-defter.gov.tr) başvurulabilecek olup kağıt ortamda kesinlikle başvuru
yapılamaz.
Tüzel kişi başvurusunda mali mühür, gerçek kişi başvurusunda ise elektronik imza gerekmekte
olup ayrıca mükellefin elektronik defter üretmeye “uyumlu yazılım” programı olmalıdır.
Ayrıca tüzel kişiler için başvuru formunu imzalayan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu
gösteren şirket imza sirkülerinin noter tasdikli örneği de gereklidir. (e-fatura uygulamasından
yararlanmaya başlayan ve imza sirkülerinde herhangi bir değişiklik bulunmayan mükellefler
için gerekli değildir.)
5. MALİ MÜHÜR, BERAT DOSYASI ve ZAMAN DAMGASI
e-Defterler, KESİNLİKLE tüzel kişilerde mali mühür (gerçek kişilerde e-imza) ile
imzalanacaktır. Böylece, e-Defter resmi açılış tasdiki yapılmış olacaktır. Gelir İdaresi Başkanlığı
da e-Defter üzerindeki mükellef imzasını kendi mührüyle imzalar ve böylece berat dosyası
oluşur.
Berat dosyası, ilgili deftere ait bilgileri(defter adı, dönemi vb.) içermektedir ve beraat dosyası
olmaz ise defterin hiçbir geçerlilik hükmü yoktur. Defterler, mali mühür beratlarıyla saklanmalı
ve gerektiğinde bu beratıyla ibraz edilmelidir. Mükellef, e-fatura ve e-defterde aynı mali mührü
kullanabilir.
Mali Mühür Berat Dosyası: 1 Seri No.lu Elektronik Defter Tebliğinde yer alan bilgiler
çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak GİB tarafından belirtilen
standartlara uygun bilgileri içeren ve başkanlık mali mührü ile ile onaylanmış elektronik
dosyadır.
Zaman Damgası : Herhangi bir kesinti veya sistem arızası nedeniyle beratların Gelir İdaresi
Başkanlığı tarafından onaylanması işleminin gerçekleştirilememesi durumunda söz konusu
beratlar, gerçek kişi mükellefler için nitelikli elektronik imza veya mali mühür, tüzel kişi, kamu
kurum ve kuruluşları ile tüzel kişiliği olmayan ortaklıklar için mali mühür ile zaman damgalı
olarak imzalanacak veya onaylanacaktır. e-defter de farklı bir “zaman damgası” üretimi
uygulanması ihtiyarıdır zorunlu değildir. Zaman damgası TÜBİTAK üretimi olup sadece berata
uygulanan elektronik bir işlemdir. İlgili dönemde, teknik sorun olması v.s. diğer zorunlu
nedenlerden dolayı, o ay defterinizi oluşturduğunuzu ve GİB sistemine yüklemeye çalıştığınızı
söz konusu “zaman damgasıyla” ileride ispatlanabilecektir.
6. E-DEFTER SİSTEMİNDE TUTULACAK DEFTERLER HANGİLERİDİR?
Güncel mevzuat olarak sirkülerimiz tarihi itibariyle yevmiye defteri ve defteri kebir e-defter
sisteminde tutulabilecektir.
7. E-DEFTER TASDİK USULÜ VE ZAMANI NEDİR?
Hesap döneminin ilk ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı açılış, hesap döneminin
son ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı da kapanış onayını ifade eder.
E-defter aylık dönemler itibari ile oluşturulup gerçek kişi mükellefler elektronik defterlerini
ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın sonuna kadar elektronik imza veya mali mühür ile
onaylamaları gerekmektedir.
Tüzel kişi mükellefler ise elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son
gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin
verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylarlar. Dolayısıyla Aralık
ayına ait elektronik defterin 30 Nisan tarihine kadar onaylanması ve berat alınması
gerekmektedir.
E-defterde ay atlaması yapılamaz ilgili ayda kayıt olmasa bile boş bir berat oluşturulması, berat
alındıktan sonra yapılacak düzeltmelerin tespit edildiği dönemde yapılması gerekmektedir.
8. E-DEFTER NASIL OLUŞTURULACAK ?
E-defter GİB tarafından onaylı uyumlu yazılım ile bilgisayarda oluşturulduktan sonra mali
mühür (e-imza) ile onaylanılacak ve sistem mali mühür (e-imza) değeri (elektronik belge)
üretecektir. Bu belge de e-defter beratının içine konulacak ve GİB’nın www.e-defter.gov.tr
sitesindeki e-defter beratına yüklenilecek. GİB da kendi mali mührünü yükleyecek ve sonra
mükellef te bu beratın onaylanmış son halini kendi bilgisayarına indirerek e-defter ile muhafaza
edecektir. Bazı yazılımlar GİB’dan gelen onaylanmış beratı otomatik yapabilecektir.
E-defter aşamaları ;
I-
IIIIIIVVVIVIIVIII-
Tebliğ’de belirtilen şekil ve formatta aylık defter hazırlanacak (Entegratör firmalarca
hazırlanan yazılımlarda teknik olarak mevcut olacaktır. Mükellefin muhasebe
uygulayıcısının özel entegratörün e-defter sistemine girip muhasebe kayıtlarını
düzenlemesi yeterli olacaktır.)
Gerçek kişiler e-imza, tüzel kişiler mali mühür ile imzalayacaklar.
Onaylanan defterin imza/mühür değeri alınacak.
E-defterin imza/mühür değerini taşıyan e-defter beratı mükellef tarafından
elektronik ortamda hazırlanarak e-imzalanacak/mühürlenecek.
E-defter uygulamasına e-imza/mühür ile girilecek.
E-defter beratı uygulamaya yüklenecek.
GİB uygulamadan gelen E-defter beratını kendi mührü ile onaylayacak.
Mükellef E-defterini ve uygulamadan indirdiği beratı yasal saklama süresince
muhafaza edecek.
9. E-DEFTERİN MUHAFAZA VE İBRAZINDA YÜKÜMLÜLÜKLER
Muhafaza ve İbraz; her türlü elektronik veri, kayıt, doğrulama ve görüntüleme araçlarının
E-defterin doğruluk, bütünlük, inkar edilemezlik ve değişmezliğinin tümünü kapsar.
E-defterler kağıt ortamda saklanamaz, saklansa bile hiçbir yasal geçerliliği yoktur. E-defter
beratlarıyla birlikte yasal süresinde (V.U.K.’nda asgari 5 yıl - T.T.K.’nda asgari 10 yıl)
saklanmak ve yetkililerce istenildiğinde incelemeye ibraz edilmek zorundadır. E-Defter beratı
olmaksızın bilgisayarda saklanan defterin hiçbir geçerlilik hükmü yoktur. Vergi incelemesinde
veya bir mahkemede istenildiğinde, e-defterin mutlaka GİB onaylı son beratıyla birlikte ibraz
edilmesi gerekmektedir.
10. E-DEFTER TUTMAMANIN CEZASI
Ceza hükümleri aşağıdaki gibidir.
-
-
-
TTK 64.maddesine göre açılış ve kapanış tasdiki yapılmaması nedeniyle 4.000,00.-TL
idari para cezası
TTK 6. fıkrası gereği “Ticari defterlerin mevcut olmaması veya hiçbir kayıt
içermemesi yahut bu Kanuna uygun saklanmaması hâllerinde, sorumlular 300
günden az olmamak üzere adli para cezası (6.000,00.-TL ile 30.000,00.-TL arası)
Vergi Usul Kanun’u 352. maddesinde tutulması mecburi defterlerin tutulmaması
veya tasdike tabi defterlerin tasdik edilmemiş olması, noksan usulsüz ve karışık
olması durumlarında birinci derece usulsüzlük cezası
Katma Değer Vergisi Kanun’un indirimin belgelendirmesini düzenleyen 34.
maddesinde “Yurt içinden sağlanan veya ithal olunan mal ve hizmetlere ait Katma
Değer Vergisi, alış faturası veya benzeri vesikalar ve gümrük makbuzu üzerinden
ayrıca gösterilmek ve bu vesikalar kanunî defterlere kaydedilmek şartıyla
indirilebilir.” olarak ifade edilmiş olup, e-defter kapsamındaki mükellefler e-defter
tutmamaları sonucunda yüklenilen vergilerin reddi ve re’sen takdir gibi ağır
yaptırımlar ile muhatap olabilecektir.
11. DİĞER HUSUSLAR
-
-
-
e-faturanın kağıt çıktısı irsaliye olarak kullanılabilir.
E-defter olarak sadece şu an geçerli mevzuata göre yevmiye ve kebir defteri
tutulabilecektir.
e-Defterde yevmiye kaydına ilişkin belgeler (fatura tarih-no, çek no, banka hesap no vb.)
ilgili muhasebe kaydında mutlaka gösterilmelidir. Eğer, belgeye dayanmıyorsa yevmiye
kaydında belge bölümü boş bırakılacaktır.
Ödeme kaydı türü (kasa, banka, çek vb.), oluşturulan yevmiye kaydına mutlaka
yazılması gerekmektedir.
Satış sırasında ödeme yapılmamış ise ödeme türü daha sonra ödeme aşamasında
mahsup fişine yazılacaktır.
E-Defterde birden fazla ödeme aracı (kasa, banka, çek) varsa bunlar tek bir yevmiye
maddesinde ifade edilemiyorsa her ödeme için ayrı ayrı yevmiye kaydı yapılması
gerekmektedir.
E-defterde de Aylık veya 3 aylık muhasebe kapanış yansıtma kayıtları zorunlu değildir.
Açılış ve kapanış fişleri e-defterde de olacaktır.
E-deftere ait kayıtların bozulması, zarar görmesi, silinmesi gibi durumlarda 15 gün
içinde Gelir İdaresi Başkanlığı’na haber verilmesi gerekmektedir.
E-defterlerin oluşturulduğu bilgi işlem sistemlerin haciz edilmesi halinde 3 gün içinde
Gelir İdaresi Başkanlığı’na haber verilmesi gerekmektedir.
-
Ay atlaması yapılmamalıdır. Boş dahi olsa o aya ilişkin e-deftere mali mühür ve berat
vurularak GİB sistemine aktarılmalıdır.
GİB berat dosyası alınan dönem için geçmişe dönük kayıt yapılamaz. Tespit edildiği
dönemde düzeltme kaydı yapılmalıdır. Geçmişe dönük berat alınana döneme ilişkin
gelen fatura geldiği berat alınmamış döneme kayıt edilecektir.
Saygılarımızla,
BOĞAZİÇİ BAĞIMSIZ DENETİM VE YMM A.Ş.
Download

Pdf olarak indirmek için tıklayın - Boğaziçi Bağımsız Denetim ve