T.C. BAŞBAKANLIK
İdareyi Geliştirme Başkanlığı
Resmi Yazışmalarda Uygulanacak
Usul ve Esaslar
Nisan 2015
BAŞLIK
İLGİ
Dayanak
•
Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (02/02/2015 Tarih ve
29255 Sayılı Resmi Gazete )
•
Amacı; el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanılarak
elektronik ortamda yapılan resmî yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek ve bilgi, belge veya
doküman alışverişinin hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır.
•
Tüm kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Tanımlar
Doküman: Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesi amacıyla idare tarafından hazırlanan ya da
toplanan her türlü bilgi
Resmi Belge: İdareler tarafından hazırlanmış veya kayda alınmış, belirli bir forma sahip ıslak
veya güvenli elektronik imzalı doküman
Resmi/Üst Yazı: İdarelerin kendi aralarında, gerçek veya tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak
amacıyla yazılan, resmi belge niteliğindeki yazı
Resmi yazışma: İdarelerin kendi içlerinde, birbirleriyle, gerçek veya tüzel kişiler ile iletişim
sağlamak amacıyla fiziksel veya elektronik ortamda yürüttükleri süreç
Genel Bilgiler
•
•
•
•
Nüsha Sayısı: En az iki nüsha olarak düzenlenir.
Belgenin Şekli Özellikleri: A4 (210x297 mm) boyutunda kağıt kullanılır. Üst yazılarda kağıdın bir
yüzü, yazının ekleri için kağıdın her iki yüzü de kullanılabilir.
Yazı Alanı: Sayfanın dört kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak oluşturulacak alandır. Yazı
alanı dışında sayfa numarası hariç hiçbir ifade yer alamaz.
Yazı Tipi ve Boyutu: "Times New Roman“ 12 veya “Arial” 11 karakter kullanılır. Gerekli
durumlarda metin bölümünde 9, iletişim bilgileri bölümünde ise 8 puntoya kadar
düşürülebilir. Metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde ve eğik olarak yazılabilir.
Başlık (Antet)
•
•
•
•
•
•
İlk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra yazıyı
gönderen kurumun adı büyük harflerle, üçüncü satıra
birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük
harflerle yazıldığı alandır.
Yazı alanının üst kısmında ortalanarak yazılır.
Bağlı veya ilgili kuruluşlarda ikinci satıra bakanlığın
adı yazılarak başlık alanı dört satıra çıkartılabilir.
Mülki idareye bağlı il veya ilçe teşkilatlarında 5442 sayılı İl
İdaresi Kanunu hükümleri uygulanır.
Doğrudan merkeze bağlı taşra teşkilatlarında,
merkez birimlerinde olduğu gibi yazılır.
Bu alanda başlığın yanı sıra amblem veya logo kullanılabilir.
Başlık (Antet)
T.C.
BAŞBAKANLIK
İdareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
ÇALIŞMA VE SOSYAL GÜVENLİK BAKANLIĞI
Devlet Personel Başkanlığı
Kadro ve Kamu Görevlileri Daire Başkanlığı
T.C.
ANKARA VALİLİĞİ
İl Sağlık Müdürlüğü
T.C.
BERLİN BÜYÜKELÇİLİĞİ
Eğitim Müşavirliği
T.C.
MARMARA ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı
T.C.
BORÇKA KAYMAKAMLIĞI
İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
T.C.
ETİ MADEN İŞLETMELERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
İnsan Kaynakları Yönetimi Dairesi Başkanlığı
T.C.
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
IX. Bölge Müdürlüğü
Maçka Tapu Müdürlüğü
T.C.
BANKACILIK DÜZENLEME VE DENETLEME KURUMU BAŞKANLIĞI
Düzenleme Dairesi Başkanlığı
Açıklama: Başlığın yazımında www.kaysis.gov.tr internet adresindeki DETSİS kayıtları esas alınır.
Sayı
•
•
•
•
Yazının, resmi yazı niteliği kazanmasını sağlayan alandır.
Bir resmi yazının, aynı yıl içinde tüm kamu kurumları tarafından hazırlanan diğer resmi yazılardan ayırt
edilmesini sağlar. Tarih bilgisiyle birlikte okunduğunda tüm yıllara göre tekil bir tanımlama numarası oluşturur.
Başlığın son satırından iki aralık boş bırakıldıktan sonra sola yaslı olacak şekilde yazılacak "Sayı:" ifadesinden
sonra yazılır.
3 bölümden oluşur. Bunlar sırasıyla ‘T.C. DETSİS No’, ‘SDP Kodu’ ve ‘Evrak Kayıt Numarası’dır.
•
•
•
•
•
T.C. DETSİS No: Yazının hazırlandığı Kurumu ve ilgili alt birimini gösteren Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt
Sistemi Numarasıdır.
SDP Kodu: Yazıların içerdiği konuyu belirtir ve aynı konuya ilişkin yazıların aynı dosyada toplanmasını sağlar.
Evrak Kayıt Numarası: Yazının imzalanmasından sonra ilgili birim ve/veya genel evrak biriminden aldığı sıra
numarasıdır. Sıra numaraları atlama olmayacak şekilde ardışık olarak verilir.
Bölümler arasına ‘-’ işareti konulur. Yazıya birim evrak numarası verilmesinden sonra genel evrak biriminden de
numara verilebilir. Bu durumunda iki ‘evrak kayıt numarası’ arasına ‘/’ işareti konulur.
Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile hazırlanan belgelerin kayıt numarası, başına “E.” ibaresi
konularak yazılır.
Sayı
Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı
Numarası
Standart Dosya Planı
Kodu
Belge Kayıt
Numarası
69471265 - 902 - 00536/3678
Birim Evrak Bölümü
Kayıt Numarası
Genel Evrak Bölümü
Kayıt Numarası
EBYS Sayı Örneği: 69471265-902-E.4752
Açıklama: Kurumların ve alt birimlerinin T.C. DETSİS Numaraları ve
SDP Kodları www.kaysis.gov.tr internet adresinde
yayımlanmaktadır.
Tarih
•
•
•
Fiziksel ortamdaki belgelerin evrak kayıt numarası aldığı
tarihtir. e-imzalı belgelerde ise zaman damgasında yer alan
tarih bilgisidir.
Sayı ile aynı satırda, yazı alanı içerisinde sağa yaslı olarak
yazılır.
Gün, Ay ve Yıl bilgileri ‘/ ’ veya ‘.’ işareti ile ayrılarak yazılır. Ay
adları harfle de yazılabilir.
Sayı: 72131250-903.05.01-541/6305
28/02/2015
Konu
• Muhatabın, yazı içeriği hakkında bilgi edinmesi
amacıyla, yazı içeriğinin birkaç kelimeyle
özetlendiği alandır.
• SDP Konu Adlarıyla bire bir uyumlu olması
zorunlu değildir.
Konu
•
•
Konu:” yan başlığı, “Sayı:” yan başlığının bir alt satırına yazılır. Belgenin konusu, yazı alanının
dikey orta hizasını geçmeyecek biçimde kelimelerin baş harfleri büyük olarak ve sonuna
herhangi bir noktalama işareti konulmaksızın yazılır.
Konu bir satırı geçerse ikinci satır “Konu:” yan başlığının altı boş bırakılarak yazılır.
T.C.
Başbakanlık
İdareyi Geliştirme Başkanlığı
Sayı : 72131250-774.01.01-879
Konu: Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller
Hakkında Yönetmelik Eğitimi
26/11/2014
Muhatap
•
Yazının gönderileceği;
•
•
•
•
Kurumlar arası yazışmalarda ana kurumun,
Kurum içi yazışmalarda ilgili birimin,
Özel hukuk tüzel kişilerinde kuruluşun,
Gerçek kişilerde vatandaşın
adının yazıldığı alandır.
•
•
•
•
Konu yan başlığından sonra 2, 3 veya 4 satır boşluk bırakıldıktan sonra ortalanarak yazılır.
Gerçek kişiler dışında gönderilen yazılarda muhatap adı büyük harflerle yazılır ve sonuna ‘NE’, ‘NA’ eki
eklenir (Örnek: ADALET BAKANLIĞINA)
Gerçek kişilere gönderilen yazılarda ‘Sayın’ ifadesinden sonra muhatabın adının ilk harfi ve soyadının
tamamı büyük harflerle yazılır. Gerçek kişilerin varsa unvanı da yazılabilir.
Kamu kurumlarına ilişkin muhatap adlarının yazımında DETSİS’te yayımlanan kayıtlar esas alınır.
Muhatap
•
•
•
•
Bağlı, ilgili veya ilişkili idarelere gönderilecek yazılar doğrudan o idareye gönderilir. Ancak gerekli
görülürse başbakan yardımcılığı veya bakanlığa da gönderilebilir.
Kurumlar arası yazışmalarda, yazının işleme alınacağı birimin adı muhatap adının altına parantez
içinde ilk harfleri büyük diğerleri küçük harfle yazılabilir.
Yazının gönderileceği yerin adresi muhatap satırının altına ortalanarak yazılabilir. Ancak Özel hukuk
tüzel kişileri ile gerçek kişilere gönderilen yazılarda adres yazılmalıdır.
Dağıtımlı belgelerin muhatap bölümüne “DAĞITIM YERLERİNE” ibaresi yazılabilir.
Muhatap Örnekleri
ADALET BAKANLIĞINA
BAŞBAKAN YARDIMCILIĞINA
(Sayın Adı SOYADI)
BAŞBAKANLIĞA
(Kanunlar ve Kararlar Genel Müdürlüğü)
ANKARA VALİLİĞİNE
(İl Milli Eğitim Müdürlüğü)
SİNERJİ TASARIM LİMİTED ŞİRKETİNE
Bağcılar Mahallesi 250. Sokak No:21
Gaziosmanaşa/ANKARA
Sayın Uğur KARAGÖZ
Cevizlidere Mahallesi 15. Sokak No:1/1
Fatih/İSTANBUL
İlgi
•
•
•
İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge ya da belgelerin belirtildiği bölümdür.
‘İlgi:’ şeklinde oluşturulacak yan başlıktan sonra yazılır.
İlgi, yazıyı hazırlayan kurumu/birimi belirtecek şekilde aşağıda gösterildiği gibi yazılır ve
sonuna ‘.’ işareti konulur.
•
•
•
•
•
•
•
Adalet Bakanlığının … tarihli ve … sayılı yazısı.
Sağlık Bakanlığı (Personel Genel Müdürlüğü)’nın … tarihli ve … sayılı yazısı.
… tarihli ve … sayılı yazınız.
… tarihli ve … sayılı yazımız.
Gerçek kişilerden alınan belgeler için Elif ÇELİKKAYA’nın …tarihli başvurusu.” şeklinde ilgi
tutulur.
Birden fazla ilgi tutulması durumunda, önceki tarihli olandan başlanarak tarih sırasına
göre listelenir. Her bir ilgi kaydı, alfabetik olarak madde işareti ve kapama parantez işareti
“)” konulduktan sonra yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, “İlgi” yan başlığının ve sıralamayı gösteren
harflerin altı boş bırakılarak alt satıra yazılır.
İlgi
İlgi: a) 21/03/2005 tarihli ve 72131250-542-57 sayılı yazımız.
b) 15/04/2005 tarihli ve 31853594-103.01-48 sayılı yazınız.
c) Sağlık Bakanlığının 26/06/2014 tarihli ve 83492708-622- 103
sayılı yazısı.
d) 2014/3 Sayılı Başbakanlık Genelgesi.
Metin
•
•
•
•
•
•
Yazının amacına uygun, gereksiz tekrar yapılmaksızın, konunun anlaşılacağı şekilde yazıldığı alandır.
İlgi yoksa muhatap adından sonra iki satır, varsa ilgiden sonra 1 satır boşluk bırakıldıktan sonra yazılır.
Paragraflara 1,25 cm içeriden başlanır ve metin iki yana hizalanarak yazılır. Paragraflar arasında boşluk
bırakılmaz .
Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına
göre anlamlı ve özlü olarak yazılır.
Metin içinde geçen sayılar rakamla veya harfle yazılabilir. Gerekli görülmesi hâlinde sayılar rakamla
yazıldıktan sonra parantez içinde harfle de gösterilebilir.
Dört ve dörtten çok haneli sayılar sondan sayılmak üzere üçlü gruplara ayrılarak yazılır ve araya nokta
işareti konulur (Örnek: 1.452; 25.126; 326.197). Sayılarda kesirler virgül ile ayrılır (Örnek: 45,72).
Metin
•
•
•
•
•
Yabancı dilde kelime kullanılırsa parantez içerisinde Türkçe anlamı
yazılır.
Yabancı kuruluşlara gönderilen yazılar yabancı dilde yazılabilir. Ancak
Türkçe karşılığı da oluşturularak paraflı nüshaya eklenerek saklanır.
Metin içinde kısaltma kullanılacak ise ifadenin ilk kullanıldığı yerde açık
biçimi, sonra parantez içinde kısaltma yazılır [Örnek: Türkiye Büyük
Millet Meclisi (TBMM)].
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.", üst ve aynı düzey makamlara
yazılan yazılar "Arz ederim.", üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim." şeklinde bitirilir.
Gerçek kişilere gönderilen yazılar “Saygılarımla.”, “İyi dileklerimle.” veya
“Bilgilerinize sunulur.” şeklinde bitirilebilir.
İmza
•
•
•
•
•
•
•
Yazıyı imzalayan makamın adı, soyadı ve bir alt satırda unvanının yazıldığı alandır.
Fiziksel yazışmalarda imza makamın adının üstünde yer alan alana atılır. Elektronik ortamda
yapılacak resmî yazışmalarda ise güvenli elektronik imza ile imzalanır.
Metnin bitiminden itibaren iki ila dört satır boşluk bırakılarak, yazı alanının en sağına ortalanarak
yazılır.
İmza yetkisinin devredildiği durumda, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, yetki devreden
makamı gösteren “Bakan a.”, “Müsteşar a.”, “Vali a.”, biçimindeki ibare ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır .
Yazının vekaleten imzalanması durumunda imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, vekâlet olunan
makamı gösteren “Müsteşar V.”, “Vali V.” biçiminde ibare ikinci satıra yazılır.
Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst unvanın imza alanı sağda yer alır. İkiden
fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda en üst unvan sahibinin imza alanı en solda olmak
üzere yetkililer unvan sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Yazının birden fazla sayfa sürmesi durumunda her sayfanın altında toplam sayfa sayısını gösterecek
şekilde sayfa numarası yazılır.
İmza
Abdulkadir POLAT
Başkan
Dr. Ergin ERGÜL
Başbakan a.
Müsteşar Yardımcısı
Emre ÖZTÜRK
Vali a.
Yazı İşleri Müdürü V.
Ek Listesi
•
•
•
•
•
•
Yazı ekinde gönderilecek belge veya diğer materyallerin yazı üzerinde belirtildiği alandır.
İmza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan
başlanarak yazılır.
Birden fazla ek varsa “Ek:” başlığının altında ekler nümerik olarak sıralanır.
Ekin sayfa sayısı veya adedi parantez içerisinde belirtilir.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzun ise ayrı bir Ek Listesi yapılır ve yazı üzerinde
sadece bu liste ek olarak gösterilir.
Ekte yer alan belgeler imza sahibi ve/veya paraf zincirinde yer alanların en az biri
tarafından imzalanır veya paraflanır.
Ek
Ek:
Çalışma Raporu (12 Sayfa)
Ek:
1) İlgiYazı Örneği (1 Sayfa)
2) CD (1 Adet)
Dağıtım :
- Adalet Bakanlığına (Ek Konulmadı)
- Gençlik ve Spor Bakanlığına (Ek-1 Konulmadı)
- Sağlık Bakanlığına (Ek-2 Konuldu)
Dağıtım Listesi
•
•
•
•
•
Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda muhatap adlarının listelendiği alandır.
“Dağıtım:” başlığı, ek varsa “Ek:” bölümünden sonra, yoksa imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu
bırakılarak yazı alanının soluna yazılır.
Dağıtım listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa “DAĞITIM LİSTESİ” başlığı altında ek yapılır.
Listenin oluşturulmasında muhatap kurumlar hiyerarşik türlerine gruplanarak
yazılır. Aynı türde yer alan muhataplar kendi içerisinde alfabetik olarak sıralanır.
Dağıtım bölümü ‘Gereği’ ve ‘Bilgi’ alt başlıklarına ayrılabilir. Bu durumda yazının
gereğini yerine getirmesi gerekenler “Gereği:”, sadece bilgi sahibi olması
istenenler ise “Bilgi:” kısmına yazılır.
Dağıtım:
Gereği:
Başbakanlığa
Adalet Bakanlığına
Bilgi:
Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliğine
Paraf Listesi
•
•
•
•
•
Yazıyı hazırlayandan imzalayacak amire kadar aynı hiyerarşi sırasında yer alan personelin, yazıyı
görüp, incelediği ve uygun gördüğünü göstermek üzere parafladığı alandır.
Yazı alanının sonunda ve sol kenarında yer alır.
yazının sadece idarede kalacak nüshasında yer alır.
Tarih, unvan, ad ve soyadı belirtilir.
Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde paraf, güvenli elektronik imza ile
veya yeterli görülmesi halinde elektronik onay yoluyla atılır.
…/10/2015 Memur
: Kadir GÜVEN
…/10/2015 Şube Müdürü : Bilal DURMAZ
…/10/2015 Daire Başkanı : Hakan SEZAİ
Koordinasyon
•
Kurum içinde birden fazla birimin iş birliği ile hazırlanan yazılarda, yazıyı hazırlayan birime ait paraf
bölümünden sonra bir satır boşluk bırakılarak “Koordinasyon:” yazılır ve iş birliğine dâhil olan
ilgililerin unvanları, adları ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.
Koordinasyon:
18.04.2014 Bilgi İşlem Başkanı
: Adı SOYADI (Paraf)
18.04.2014 Devlet Arşivleri Genel Müdürü : Adı SOYADI (Paraf)
İletişim Bilgileri
•
•
•
•
Belgeyi gönderen idarenin adresi, posta kodu, telefon ve faks numarası,
e-posta adresi, internet adresi ile bilgi alınacak kişinin adı, soyadı,
unvanı ve telefon numarasının yazıldığı alandır.
Sayfa sonuna yazılır ve çizgi ile ayrılır.
Sağa yaslı olacak şekilde ‘Ayrıntılı bilgi için irtibat:’ yan
başlığından sonra bilgi alınabilecek personelin adı, soyadı ve
alt satıra da unvanı yazılır.
Bu alanda yazı 8 karakter büyüklüğüne kadar düşürülebilir.
Başbakanlık Merkez Bina 06573 Bakanlıklar-ANKARA
Telefon No: (0 312) 123 45 67 Faks No: (0 312) 123 45 68
e-Posta :[email protected] İnternet Adresi: www.basbakanlik.gov.tr
Bilgi için: Adı SOYADI
Unvan
Telefon No: (0 312) 123 45 70
İvedi ve Günlü Yazılar
•
•
•
•
•
Süreli resmî yazışmalarda “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresine yer verilir. “GÜNLÜDÜR” ibaresi taşıyan
belgelere cevap verilmesi gereken süre ya da tarih metin içinde belirtilir. Süreli yazılarda cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde yazılır.
“ACELE” ibaresi taşıyan yazılara hemen, “GÜNLÜDÜR” ibaresi taşıyan yazılara ise yazıda belirtilen süre
içinde cevap verilir.
“ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresi yazı alanının sağ üst köşesinde kırmızı renkli olarak belirtilir. Birden
fazla sayfalı yazılarda bu ibareler sadece birinci sayfada belirtilir.
Yazının ivedi veya günlü olduğu zarfın sağ üst köşesinde de belirtilir.
Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
yazılır.
Gizlilik Dereceli Yazılar
•
•
•
•
•
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli
olarak belirtilir.
Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli, özel, hizmete özel şeklindedir.
Gizli yazılar çift zarfla gönderilir.
 Yazı içteki zarfa konulur,
 iç zarfın üst ve alt ortasına gizlilik derecesini gösteren kaşe basılır,
 İç zarfın kapanma noktasına yazıyı hazırlayan kişinin parafı atılır,
 Parafın üzerine saydam bant yapıştırılır,
 İç zarf evrak senediyle birlikte dış zarfın içine konulur,
 Dış zarfın üzerine, normal yazılarda olduğu gibi muhatap idarenin adı ve evrak numarası yazılır.
Muhatap idaredeki görevli, dış zarfı açıp iç zarfın üzerindeki “Gizlilik" ibaresini gördüğünde evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder ve zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu belgeler gerekli güvenlik tedbirleri alınması şartıyla güvenli elektronik imza ile imzalanarak elektronik
ortamda da gönderilebilir.
OLUR Yazıları
•
•
•
•
Makam oluru alınan belgeler ilgili birim tarafından teklif edilir ve oluru alınan
makam tarafından ıslak imzayla veya güvenli elektronik imza ile imzalanır.
İmza bölümünden sonra uygun sayıda boş satır bırakılarak yazı alanının ortasına
büyük harflerle “OLUR” yazılır.
“OLUR” ibaresinden sonra tarih ve imza için uygun sayıda boş satır bırakılarak
imzalayan makamın adı ve soyadı bir alt satıra da yazılır.
Teklif eden makam ile olur alınan makam arasında başka makamlar varsa
bunlar, teklif eden birimin imza alanı ile “OLUR” ibaresinin arasında yazı
alanının solunda “Uygun görüşle arz ederim.” ifadesiyle olura katılır.
Yazının Çoğaltılması
•
•
Fiziksel ortamda hazırlanan ve gizlilik derecesi taşımayan bir belgeden örnek alınması hâlinde, örneğin
uygun bir yerine “ASLI GİBİDİR” ibaresi konulur ve idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından ad, soyadı,
unvan ve tarih belirtilmek suretiyle imzalanır.
Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış bir belgeden çıktı alınmasına ihtiyaç duyulması
hâlinde bu işlem sadece idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından gerçekleştirilir. Çıktının uygun bir
yerine “BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR” ibaresi konulur. Tarih ve sayı bilgileri EBYS aracılığı ile
belge çıktısı üzerine yazdırılır.
Belgenin İade Edilmesi
•
•
•
Kuruma muhatabı olmadığı hâlde fiziksel ortamda gelen bir yazı, asıl muhatabı anlaşılamıyorsa
gönderene iade edilir. Ancak, asıl muhatabın açıkça belli olması durumunda, gerektiğinde belgenin bir
sureti alınarak, aslı muhatabına gönderilir ve yazıyı gönderene de bilgi verilir.
İdareye muhatabı olmadığı hâlde güvenli elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda bir belge
gelmesi durumunda, belgenin muhatabı olunmadığı bilgisi ve söz konusu belgeye ilişkin tanımlayıcı
bilgiler gönderene elektronik ortamda iletilir. Bu durumda belgenin bir kopyası elektronik ortamda
muhafaza edilir.
Bu Yönetmeliğe uygun olarak yazılmayan belgelere verilecek cevabi yazılarda, bu Yönetmeliğin ilgili
maddeleri belirtilmek suretiyle muhatap uyarılabilir. Söz konusu durumun devam etmesi hâlinde, süreli
belgeler hariç müteakip belgeler gerekçesi belirtilerek iade edilebilir.
Yazıların Alınması
•
•
•
İdareye fiziksel ortamda gelen belge idare tarafından teslim alınır ve alındığı tarih ile belgeye ait
üstveriler kaydedilir.
Gelen Evrak Kaşesi üst yazının ilk sayfasının ön veya arka yüzüne basılır.
Kaşe üzerinde evrak kayıt sayısı, kayıt tarihi ve saati ile yazının havale edileceği birim adı yazılır.
e-Yazışma
•
•
•
•
•
Resmi yazılar ve üst verilerinin aynı standartlar çerçevesinde oluşturulması sağlanmıştır.
Resmi yazıların güvenli elektronik imza ile imzalanmasına ilişkin esaslar belirlenmiştir.
Resmi yazıların kurumlar arasında elektronik ortamda gönderilmesi ve alınmasıyla ilgili temel esaslar
belirlenmiş, konuya ilişkin teknik ayrıntıların e-Yazışma Rehberiyle düzenleneceği hükme bağlanmıştır.
Resmi yazıların kurumlar arasında gönderilmesinde, Kayıtlı Elektronik Posta Sisteminin (KEP) kullanımı
sağlanarak Tebligat Kanunu ve Türk Ticaret Kanununda belirtilen uygulamalar ile uyum sağlanmıştır.
EBYS kullanan kurumlar tarafından kullanmayan kurumlara resmi yazıların çıktısının alınarak iletilmesi
yerine KEP sistemi üzerinden gönderilmesi sağlanmış, bu amaçla EBYS kullanmayan kurumlara da KEP
hesabı alma zorunluluğu getirilmiştir.
Geçiş Hükümleri
•
•
Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce kurulan EBYS’ler 1 YIL içinde bu Yönetmelik hükümlerine
uyumlu hâle getirilir. Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten sonra kurulacak olan EBYS’ler ise bu
Yönetmelik hükümlerine uyumlu şekilde kurulur.
EBYS kullanan veya kullanmayan tüm kamu kurumları tarafından 6 AY içerisinde KEP adreslerinin alınması
ve resmi yazışmalarda kullanmaya başlanması zorun tutulmuştur.
TEŞEKKÜR EDERİM
0312 419 1101/139-167
Download

Resmi Yazışma Kuralları