ULUSLARARASI
KATILIMLI
U L U S A L
ENDOÜROLOJİ
KONGRESİ
23-26 Nisan 2015/ANTALYA
SPONSORLUK DOSYASI
Mardan Palace Hotel
www.endouroloji2015.org
İÇİNDEKİLER
4
6
9
11 14 19 25
26 27 28 29 Önsöz
Genel Bilgiler
Kongre Merkezi
Kayıt Ücretleri
Stant ve Sponsorluk Koşulları
Sponsorluk Aktiviteleri
Stant Alanı Hizmetleri
Kurallar & Genel Bilgiler
Stant Alanı Talep Formu
Sponsorluk Aktiviteleri Talep Formu
Kongre Sekreteryası
3
ÖNSÖZ
23 - 26 Nisan 2015 tarihleri arasında düzenlenecek olan 11. Ulusal Endoüroloji Kongresi ile ilgili detaylı bilgileri
içeren sponsorluk dosyası dikkat ve ilginize sunulmuştur.
Süregelen değerli desteğinize teşekkür eder, bu en önemli etkinliğe azami desteğinizin devamını dileriz.
Saygılarımızla,
Kongre Organizasyon Kurulu
4
GENEL
BİLGİLER
GENEL
BİLGİLER
Genel Bilgiler
Kongre Dili
Kongrenin resmi dili Türkçe olup; Uluslararası konuşmacıların yer aldığı oturumlar eşzamanlı olarak ingilizceye
çevirilecektir.
Bilimsel program 23 - 26 Nisan 2015 tarihleri arasında gerçekleştirilecektir.
Kongre Yaka Kartları
Kongre yaka kartlarının tüm oturumlarda, sosyal etkinliklerde ve ticari sergi alanlarında takılması zorunludur. Ön
kaydını yaptırmış katılımcılar önceden hazırlanmış yaka kartlarını diğer belgelerle birlikte ön kayıt esnasında
beklemeden alabileceklerdir. Yerinde (on-site) kayıtlarda katılımcılar kayıt işlemlerini tamamladıktan sonra yaka
kartlarını alabilecekler ve ilgili birime geçebileceklerdir.
İklim
23 - 26 Nisan 2015 tarihleri arasında Antalya’da en düşük sıcaklık 10,6°C en yüksek sıcaklık ise 21,4°C, nem oranının
ise % 45-50 olması beklenmektedir.
Ulaşım
Havalimanı’ndan kongre merkezine araçla 20-25 dakikada ulaşılabilmektedir.
Resmi Davetiye
Katılımcıların talepleri doğrultusunda resmi davet yazısı Kongre Organizasyon Komitesi tarafından gönderilecektir.
Sunu Kontrol Odası
Tüm sunular kontrol odasına verilmelidir. Her salonda VCD-DVD oynatıcılar ve multimedya projektör cihazları
kullanıma hazır bulundurulacaktır. Video sunumlarının VCD veya DVD olarak, diğer sözlü sunumların ise Microsoft
Powerpoint programında sunulabilecek şekilde hazırlanması gerekmektedir.
Stant ve Sponsorluk Katılım Bilgileri
1. Firmaların ürünlerini ve teknolojilerini tanıtmak üzere yapmaya talip oldukları uydu toplantılarının aşağıdaki
kurallar çerçevesinde gerçekleşmesi gerekmektedir:
a. Tamamen kongre merkezi içinde yapılması gerekmektedir. Kongreye katılacak tüm firmalardan, kongre
organizasyonunun yazılı izni olmadan katılımcılara kongre mekanı dışında herhangi bir toplantı yapmama
taahhütünde bulunmaları istenecektir.
b. Uydu toplantılarında Düzenleme Kurulu ilkeleri dahilinde yapılması, bilimsel ve etik açıdan Yönetim Kurulu’nun
gözlem ve denetimi altında olması, konu, konuşmacı ve moderatörlerin saptanmasında, Düzenleme Kurulu ile
işbirliği içinde olunarak her aşamada Düzenleme Kurulu’na bilgi aktarılması gerekmektedir.
6
Genel Bilgiler
Konuşmacıların, en geç Şubat ayı sonunda kesin olarak belli edilmesi ve konuşmacıların onay mektuplarının,
Düzenleme Kurulu’na iletilmesi gerekmektedir.
2. Firmalardan kongre bütçelerini belirlerken aşağıdaki hususlara dikkat etmeleri beklenmektedir:
a. Firmaların kongre için planlanmış bütçeleri iki kısımdan oluşmaktadır. Birinci kısmı, Stant ve diğer bilimsel
aktiviteler nedeni ile, genel kongre bütçesine yapılan katkılar, ikincisi ise, firmaların katılımcı sponsorluklarıdır.
Burada, genel kongre bütçesine katkıyı en üst düzeyde tutma gayreti içinde olan firmalara, kongre içinde daha
geniş bir hareket ve tanıtım olanağı sağlanmaya çalışılacaktır.
b. Firmalara kongre otellerinden tahsis edilecek oda sayılarının belirlenmesinde, talep ve ödeme tarihi göz önüne
alınacaktır.
c. Düzenleme Kurulu ilke ve kararlarına riayet eden, derneğin bilimsel etkinliklerini yeterince destekleyen,
Düzenleme Kurulu kararlarına uymakta özen gösteren firmaların; sergi alanı tahsisi, otel odaları rezervasyonu,
uydu toplantıları salon ve saat ayarlamaları ve benzeri yöntemlerle desteklenmesi sağlanacaktır.
3. Kongrede sergi alanı belirlenmesi, uydu toplantısı düzenlenmesi, otel odası kontenjanları, ödeme koşulları
ve benzeri konularda görüşmelerin öncelikle Düzenleme Kurulu’nun yetkili kıldığı kişilerle sağlanması, kongre
düzenleyici firmayla temasın bu yetkililer yoluyla yapılmasının uygun olduğuna karar verilmiştir.
Kongreye sponsorluk ya da Stant alarak katılan firmaların temsilcilerinin ve görevlilerinin kongreye kayıt olmaları
zorunludur. Firmaların aldıkları Stant türüne göre ücretsiz kayıt yaptırabilecekleri firma görevlisi kontenjanları ilgili
yerlerde ayrıntılı olarak belirtilmiştir. Firmaların toplam ücretsiz ticari kayıt hakkı alacakları Stant ve sponsorluklar
doğrultusunda belirtilen sayıların toplamından fazla olamayacaktır.
7
KONGRE
MERKEZİ
KONGRE
MERKEZİ
Mardan Palace Hotel
Bu görkemli tesis, 8 alakart restorana ve Avrupa’nın en büyük açık yüzme
havuzlarından birine ev sahipliği yapmaktadır. Mardan Palace, konuklarına
Hermes marka banyo malzemeleriyle donatılmış lüks odalar ve özel bir plaj
alanı sunmaktadır.
Odaların her biri; Toros Dağları, Akdeniz ya da yüzme havuzu manzaralı bir
balkona sahiptir. Tüm odalarda, uzaktan kumandalı klima ve aydınlatma
mevcuttur.
Fıskiyelerle donatılmış açık yüzme havuzunun ortasında bir akvaryum yer
almaktadır. Tesis ayrıca, kontrollü bir ortamda balıkların arasında yüzebileceğiniz
ve şnorkelle dalış yapabileceğiniz bir yüzme resifine sahiptir.
Tesiste; Rus, Fransız, Tay, Japon ve Akdeniz mutfaklarından otantik yemekler
sunan farklı restoranlar vardır. Ana restoranda her çeşit yemek servis
edilmektedir. Çatı katındaki bar, tesisin ve denizin panoramik manzaralarını
sunmaktadır.
Tesisin lüks spası; son teknolojiyle donatılmış bir fitness merkezine, kapalı havuza
bakan bir yoga salonuna ve egzotik uygulamalara ev sahipliği yapmaktadır.
Thalasso güzellik terapisi merkezinde yüz ve vücut bakımı mevcuttur.
Tesise sadece 15 km mesafedeki Antalya kent merkezine arabayla yalnızca 20
dakikada ulaşabilirsiniz.
Telefon: +90 (242) 310 41 00
Web: www.mardanpalace.com
9
KAYIT
ÜCRETLERİ
KAYIT
ÜCRETLERİ
Kayıt Ücretleri
Kayıt
Kongre Kayıt Bedeli
Uzman
Asistan
200,00 €
100,00 €
Kayıt ücretlerine dahil olan hizmetler:
•
•
•
Kongre çantası
Bildiri özelleri kitabı ve katılımcılar için hazırlanacak tüm basılı malzemeler
Kongre dahilindeki tüm bilimsel ve diğer aktivitelere katılım
NOT: Konaklama paketi alınmadığı durumda ikramlar için günlük 50 Euro dış katılım ücreti ödenecektir.
Konaklama
3 gecelik paket
Mardan Palace
Tek Kişilik Oda
695 €
Refakatçi Farkı (katılımcılar için uygulanmaz, 3 gece için toplam)
200 €
Konaklama ücretlerine dahil olan hizmetler:
•
•
3 gece herşey dahil konaklama
Kongre merkezinde kahve molaları
Havalimanı-Otel transfer bedeli
60,00 €
- Tüm fiyatlara KDV eklenecektir.
- 9 Ocak 2015 tarihinden sonra tüm fiyatlara %10 geç kayıt bedeli eklenecektir.
11
STANT VE
SPONSORLUK
KOŞULLARI
STANT VE
SPONSORLUK
KOŞULLARI
Stant ve Sponsorluk Koşulları
Ticari Katılım Bilgileri
Kongreye sponsorluk ya da Stant alarak katılan firmaların temsilcilerinin ve görevlilerinin kongreye kayıt olmaları
zorunludur. Firmaların aldıkları Stant türüne göre ücretsiz kayıt yaptırabilecekleri firma görevlisi kontenjanları
ilgili yerlerde ayrıntılı olarak belirtilmiştir.
Kontenjan Harici Firma Görevlileri
Ücret
Kayıt
150.- €
Tanıtım Kuralları
Katılımcılar sergiledikleri ürünlerin reklam ve promosyonlarını kendilerine ayrılan alanlar dışına taşıramazlar.
Otelle yapılan sözleşme uyarınca firmalar afiş, ilan, poster, bayrak, şema gibi reklam ve duyuru materyallerini
hiçbir suretle genel fuaye alanlarının duvar, sütun, tavan, taban ve merdiven korkuluklarına asmamalıdırlar. Bu
malzemeler kendilerine ayrılan Stant alanlarında ve kendi Stant materyallerinin üzerinde yer almalıdır. Firmalar
kendi Stant alanları dahilinde olsa bile, Kongre Merkezinin duvar ve sütunlarına materyallerini direkt olarak
yapıştırmamaları, mutlak suretle bir kaplama malzemesi kullanmaları rica olunur. Kongre Merkezine verilecek
maddi zarar, tespiti yapıldıktan sonra firma tarafından ödenecektir.
Stant Kategorileri ve Ücretleri
11. Ulusal Endoüroloji Kongresi’nde; Kongre Merkezi’nin Stant alanı olarak kullanılması öngörülen bölümleri
ayrı ayrı numaralandırılmıştır.
ÖNEMLİ NOT: Özel Stant yaptıracak firmalar Stant planlarını en geç 19 Ocak 2015 tarihine kadar, Bros Kongre’ye onaylatmak
zorundadırlar. Firmaların bu kitapçıkta sunulan Stant planlarına kesinlikle uymaları ve özel Stant uygulamalarında, kendilerine
ayrılan alanın dışına kesinlikle taşmamaları gerekmektedir.
13
Stant ve Sponsorluk Koşulları
Stant Kira Bilgileri ve Stant Tahsisi
Stant almak isteyen firmaların Stant talep formunu doldurarak yatırdıkları ücret dekontu ile birlikte Kongre
Organizasyon Sekreteryası olarak belirlenen Bros Kongre’ye göndermeleri gerekmektedir. Stant talep
formları Bros Kongre tarafından değerlendirildikten sonra konfirme edilecektir. Bu değerlendirme yapılırken
firmaların tercihleri, sponsorluk oranları ve Stant ücreti yatırma tarihleri göz önünde bulundurulacaktır.
Kongre Organizasyon Kurulu firmanın tercihi dışında bir yer gösterme ve Stant planında gerekli gördüğü
değişiklikleri yapma hakkına haiz olup, sergiyi açan firmaya olası değişiklikler ile ilgili bilgi vermekle
yükümlüdür. Stant talep formunun doldurulup, imzalanması serginin tüm şartlarının kabul edildiği anlamında
olup sponsor firma için bağlayıcı unsurdur. Kongre Organizasyon Kurulu’nun Stant alımını konfirme etmesinin
ardından sözleşme imzalanacaktır. Firma arzu ettiği takdirde birbirini takip eden sabit Stantlardan, Stant
planlarında belirtildiği şekilde Stant alabilir. Sabit Stantlar modüler(*) sistemde kurulacağı için talep edildiği
takdirde ara bölmeler kaldırılabilmektedir. Modüler Stantlar ücreti karşılığında kurulacak olup bu ücret sergi
açan firma tarafından karşılanacaktır. Modüler Stant ücretleri ile alakalı kongre organizasyon sekreterliği ile
temasa geçilmesi gerekmektedir. (*) Özel Stant alanları için bu uygulama söz konusu değildir.
14
Stant ve Sponsorluk Koşulları
İptal Koşulları
Sponsor firma sözleşme imzalandıktan sonra sponsorluktan ya da Stantın kurulmasından kısmen veya tamamen
vazgeçmiş olsa dahi iptali yazılı olarak bildirmek durumundadır. 31 Aralık 2014 tarihine kadar yapılacak
iptallerde toplam tutarın % 25’ini, 01 Ocak 2015 - 31 Mart 2015 tarihleri arasında yapılacak iptallerde %50’sini,
1 Nisan 2015’ten sonra yapacağı iptallerde tamamını organizasyona ödemekle yükümlüdür.
Mali Koşullar
1- Organizasyon Kuru
Kongrenin giriş günü için geçerli olan (23 Nisan 2015) TCMB Efektif Satış Kuru’dur.
2- Avans Ödemeleri
Kongre avans ödemelerinin döviz olarak yapılması durumunda: Alınacak hizmet karşılığı toplam döviz
tutarından avans olarak ödenen miktar düşülerek kalan bakiye Organizasyon Kurundan TL’ye dönüştürülerek
toplam borç bakiyesi TL cinsinden tespit ve tahsil edilecektir.
3- Faturalama
A- Avans ödemelerinin döviz olarak yapılması durumunda faturalama işlemi;
Nihai faturalama esnasında avans ödemeleri ve bakiye için ayrı faturalama işlemi yapılacaktır.
A1- Avansın Bros Kongre’nin banka hesaplarına geçtiği günkü TCMB döviz alış kuru kullanılarak ayrı olarak
faturalanacak,
A2- Bakiye döviz tutarı Organizasyon Kuru uygulanarak TL olarak ayrı faturalanacak, TL cinsinden tespit ve tahsil
edilecektir. Bakiyelerin döviz cinsinden ödenmesi durumunda, ödemenin Bros Kongre’nin banka hesaplarına
geçtiği günkü TCMB döviz alış kuru baz alınarak TL karşılıkları kalan tutardan düşülecektir.
4-Stant ve sponsorluk ücretlerine % 18 KDV ilave edilecektir. Vergi oranlarında meydana gelebilecek değişiklikler
aynı oranda yansıtılır.
5- T.C. Maliye Bakanlığı V.U.K. uyarınca, bütçede belirtilen servis kalemlerine gelebilecek ek vergi yükümlülükleri
aynı oranda yansıtılacaktır.
Stant ve Dekorasyon Hizmetleri
Kongre Organizasyon Komitesi, Resmi Dekorator / Stantlar Sorumlusu olarak Bros Kongre’yi görevlendirmiştir.
Stant dekorasyonunda kullanmak üzere talep edeceğiniz mobilya, çiçek, bitki gibi hizmetler icin Bros Kongre
ile irtibata geçmeniz gerekmektedir. Özel Stant yaptıracak firmaların Stant çizimlerini en geç 15 Şubat 2015
tarihine kadar Bros Kongre’ye onaylatmaları gerekmektedir.
15
Stant ve Sponsorluk Koşulları
Depolama ve Hammaliye Hizmetleri
Kongre Merkezi’nde firmaların kullanımına depo olarak sunulabilecek kısıtlı bir alan mevcuttur.
Firmaların Stant kurulumlarında bu durumu göz önünde bulundurmaları gerekmektedir.
Not: Konteynerların boşaltılması için fortklift kullanılmakta olup, fortklift hizmeti talebi için 15 Şubat 2015 tarihine dek
kongre organizasyon sekreteryasına başvurmanız gerekmektedir.
Forklift hizmeti ayrıca fiyatlandırılacaktır.
Standart Modüler Stant Tipi
16
Stant ve Sponsorluk Koşulları
Nakliye Hizmetleri
Organizasyonu 23-26 Nisan 2015 tarihleri arasında Antalya Mardan Palace Hotel’de gerçekleştirilecek olan 11.
Ulusal Endoüroloji Kongresi ile ilgili olarak Sponsor firma malzemeleri gönderim ve ulaşımla alakalı detaylı
bilgiler aşağıda bilgilerinize sunulmaktadır.
11. Ulusal Endoüroloji Kongresi’ne malzeme gönderecek tüm sponsor firmalar malzemelerini kendi imkanları
ile kongre merkezine gönderme kararı alabilirler, malzemelerini kendi gönderen firmaların malzemeleri ile ilgili
yaşayacakları sorunlardan dolayı Düzenleme Kurulu ya da Bros Kongre sorumluluk kabul etmemekle birlikte;
Bros Kongre sorunu çözme konusunda çaba gösterecektir.
11. Ulusal Endoüroloji Kongresi’ne malzeme gönderecek sponsor firmalar malzemelerini Bros Kongre aracılığı
ile kongre merkezine göndermek istedikleri takdirde aşağıdaki prosedürler uygulanacaktır.
1. Sponsor firma malzemelerinin 4 Nisan 2015 tarihine dek sponsor firma yetkilisi eşliğinde İstanbul’da
bulunan Bros Kongre deposuna teslim edilmesi gerekmektedir. Sponsor firma yetkilisi ile birlikte Bros
Kongre yetkilisi malzemelerin yükseklik, genişlik ve boyları ölçülerek metreküp hesabı birlikte yapılacaktır.
2. Sponsor firmalardan alınacak tüm malzemeler tırlarla ulaştırılacaktır.
3. Tırların kongre merkezinde açılması esnasında sponsor firma yetkilisinin açılacak kolilere eşlik etmesi
zorunludur.
4. 11. Ulusal Endoüroloji Kongresi için malzemelerini Bros Kongre aracılğı ile gönderecek sponsor firmalardan
tır içinde kapladıkları m3 alan kadar nakliye ücreti talep edilecektir.
5. Kongre sonunda promosyon malzemesi dışında beyan edilen tüm diğer malzemeler sponsor firma yetkilisi
eşliğinde yeniden tırlara yüklenecek ve İstanbul’da Bros Kongre deposuna getirilecektir.
Sponsor firma malzemelerini firma yetkilisi eşliğinde Bros Kongre deposundan almakla yükümlüdür.
Yiyecek, İçecek Hizmetleri
Kongre Yönetimi yiyecek içecek hizmetlerinin sağlanması için Mardan Palace Hotel ile anlaşmıştır. Kongre
merkezine başka yerden temin edilecek her türlü yiyecek ve içeceğin getirilmesi yasaktır. Yiyecek içecek
hizmetinin başka yerden temin edilmesini engellemek Stant sahibi firmanın sorumluluğundadır. Stantlarda
her türlü ikram talebi için Kongre Sekreteryası ile irtibata geçebilirsiniz.
17
Stant ve Sponsorluk Koşulları
Ses ve Görsel Teknik Cihazlar
Kongre Yönetimi, Kongre Sekreteryası olan Bros Kongre’yi serginin resmi ses ve görüntü teknik cihaz tedarikçisi
olarak belirlemiştir. Firmalar kendi Stant alanlarında kullanmak istedikleri TV, Projeksiyon, Video gibi teknik
cihazları Bros Kongre aracılığıyla temin etmek durumundadırlar. Dışarıdan teknik cihaz getirilmesi yasaktır.
Not: Kongre Yönetimi uygun gördüğü takdirde sponsor firmanın ses ve görüntü cihazlarının kullanımına
sınırlama getirebilir. Firma bu sınırlamaya kesinlikle uymak zorundadır.
Teknik Sorunlar ve Doğal Afetler
Kongre Yönetimi voltajdaki iniş çıkışlar, doğal afetler ya da meydana gelebilecek elektrik kesintilerinden
dolayı doğabilecek zarar veya kayıptan sorumlu tutulamaz.
Personel
Tüm Stant sahiplerinin sergi saatleri süresince Stantlarında personel bulundurmaları gerekmektedir.
Bu konuda istisna kabul edilmeyecektir.
İşgücü
Stant sahipleri, Stantlarının kurulması, yönetilmesi ve boşaltılması sırasında kendi getirecekleri işgücünden
faydalanmak durumundadırlar. İlave personele ihtiyaç duyulması halinde Kongre Sekreteryası’na
başvurabilirler. Ancak başvuruların kongre tarihinden en az 1 hafta önce yazılı olarak yapılması gerekmektedir.
İlave eleman için başvuruda bulunmayan firmaların taşıma, yerleştirme ve boşaltma gibi işleri yapılamayacaktır.
Güvenlik
Kongre Yönetimi katılımcıların mallarının kaybolmaması amacı ile gerekli her turlu önlemi alacaktır.
Bununla birlikte nakliyat\Stant kurma sırasında meydana gelebilecek kayıp ve hasar için Kongre Yönetimi
hiçbir şekilde sorumluluk kabul etmez. Belirlenen saatler dışında sergi alanında kalmak isteyen katılımcıların
yönetimden izin almaları gerekmektedir. Katılımcılar kendi ürünlerinden sorumludur ve kayıp, çalıntı veya
zarara karşı önceden sigorta yaptırmaları tavsiye olunur.
18
SPONSORLUK
AKTİVİTELERİ
SPONSORLUK
AKTİVİTELERİ
Sponsorluk Aktiviteleri
1- Stant ( 6m2 ) 3.000.- EURO
• Stant alanı en az (3m x 2m) 6 metrekare olarak dağıtılmıştır.
• Stant maksimum yüksekliği 3.5 m’dir.
• Stant alan firmaların 2 Stant görevlisi kongreye ücretsiz kayıt edilecektir.
• Stant alanı yer seçimi; kongreye en fazla katkıda bulunan firmaların yer seçmesinin ardından Stant ücretinin banka
hesaplarına yatırılış tarih sırasına göredir.
• Seçim sırası size geldiğinde, tarafınıza dolu olan yerler isimsiz olarak kapatılmış bir plan gönderilecektir.
Stratejik olarak belirli bir firmanın yanında yer almak istemeyen Stant seçenler bunu belirtmek durumundadırlar. Bu
taleplere organizasyon komitesi olabildiğince yanıt verecektir.
2- ELEKTRONİK SPONSORLUKLAR
2a- Elektronik 2. Duyuru Sponsorluğu
3.000.-EURO
11. Ulusal Endoüroloji Kongresi 2. Duyurusu elektronik ortamda PDF formatında hazırlanacak ve e-posta ile
üyelerine gönderilecektir. Elektronik 2. duyuru sponsorluğu; PDF formatında hazırlanacak duyuruda tam sayfa ilan
sponsorluğunu içermektedir. Görsel tasarım maliyetleri sponsor firmaya aittir.
2b-Final Program DVD Sponsorluğu5.000.-EURO
11. Ulusal Endoüroloji Kongresi Final Programı DVD ortamında hazırlanacak olup, katılımcılara kongre çantası
içerisinde dağıtılacaktır. DVD giderleri sponsor firmaya ait olup, sponsor firmanın logosu DVD kapağında ve içerikte
yer alacaktır.
2c-Info Channel Sponsorluğu
2.500.-EURO
11. Ulusal Endoüroloji Kongresi süresince kongre merkezi odalarında bulunan televizyonların info channellarından
kongre süresince bilimsel program yayını yapılmakta olup, sponsor firma logosu bu yayın esnasında kullanılacaktır.
Görsel maliyetleri sponsor firmaya aittir.
2d-Program Akış Plazmaları Sponsorluğu
2.500.-EURO
11. Ulusal Endoüroloji Kongresi süresince kongre merkezinin çeşitli yerlerine konulacak olan Plazma TV kiosklarından
gün boyu bilimsel program akışlı yayınlanacaktır, sponsor firmaya ait logo ya da görsel plazma kiosklarında
kullanılacaktır. Yapım maliyetleri sponsor firmaya aittir.
20
Sponsorluk Aktiviteleri
2e-İnternet Merkezi Sponsorluğu
3.000.-EURO
Özel dekor ile kurulacak internet alanına toplam 6 adet kablolu bağlantılı bilgisayarlar kurulacak ve tüm katılımcılar
istedikleri zaman bu alandan internete bağlanacaklardır. İnternet alanına ilave olarak sponsor firmanın görselleri
ile dekore edilecek bir odaya kurulacak TV köşesinde katılımcılar gün içerisindeki gelişmelerden haberdar olmak
için haber kanallarını izleyebilecek ve günlük gazetelerini çay ve kahvelerini içerken okuyabileceklerdir. İnternet
merkezine ait tüm giderler sponsor firma tarafından karşılanacaktır.
2f-Sunu Kontrol Merkezi Sponsorluğu 2.500.-EURO
Kongre merkezi içinde konuşmacıların sunumlarını kontrol etmek ve yüklemek amacı ile kullanacakları salon içinde
çay & kahve ikramı yapılacak olup, sunum kontrol merkezindeki tum bilgisayarların ekran koruyucuları ve açılış
sayfaları sponsor firmanın logosunu taşıyacaktır.
2g-Sunu DVD Sponsorluğu 7.500.-EURO
Sunu DVD’leri kongre esnasında belirlenen salonlarda izin alınan konuşmacıların görüntüleri ve sunumları kayıt
edilerek kongre sonrasında hazırlanmaktadır. Kongre esnasında çantaların içerisine üzerinde sponsor firmanın firma
ve ürün logosunun bulunduğu “SUNU DVD ALIM FORMU” konulmaktadır. Bu formlar DVD isteyen hekimler tarafından
doldurulup sponsor firma Stantına teslim edilmektedir. Kongre bitiminde hazırlanan DVD’nin dış kapağında ve DVD
içerisinde ana sayfada sponsor firmanın firma ve ürün logosu kullanılmaktadır.
21
Sponsorluk Aktiviteleri
3- BASILI MALZEME SPONSORLUKLARI
3a- 1. Duyuru Sponsorluğu
3.000.-EURO
1. Duyuru basım maliyeti organizasyon sekreteryasına ait olup, sponsor firma arka kapak ve arka kapak içine tam
sayfa ilan verecektir.
3b- Duyuru ya da Final Program İç Sayfa Sponsorluğu
1.500.-EURO
Sponsor firmanın tercihi doğrultusunda “program kitabı” ya da “ duyuruların” iç sayfasında organizasyon komitesinin
uygun gördüğü sayfalarda sponsor firmanın hazırlayıp göndereceği ilan tam sayfa olarak basılacaktır.
3c- Duyuru ya da Final Program Arka Kapak Sponsorluğu
3.000.-EURO
Sponsor firmanın tercihi doğrultusunda “program kitabı” ya da “duyuruların” arka kapağında organizasyon
komitesinin uygun gördüğü sayfalarda sponsor firmanın hazırlayıp göndereceği ilan tam sayfa olarak basılacaktır.
3d- Duyuru ya da Final Program Ayraç Sponsorluğu
1.500.-EURO
Katılımcıların program kitabını kolaylıkla kullanabilmesi amacı ile tasarlanan ayrac; sponsor firmanın göndereceği
görseller doğrultusunda hazırlanacaktır. Ayrac maliyetleri sponsor firmaya aittir.
3e- Cep Programı ve Kordonet Sponsorluğu
5.000.-EURO
Katılımcıların bilimsel programı kolaylıkla takip edebilmeleri için basılan cep programının arka kapağına tam sayfa
sponsor firma ilanı yada teşekkür yazısı konulacaktır. Ayrıca katılımcılarının tamamının kongre süresince taşımak
durumunda oldukları, üzerinde isim yazılı olan yaka kartları iplerinin üzerinde sponsor firma logosu ve kongrenin
tam adı birlikte yer alacaktır. Kordonet ve cep programı maliyetleri sponsor firmaya aittir.
3f- Kongre Post-it Sponsorluğu
1.500.-EURO
Post-it kalemler kongre çantasına konulmak üzere hazırlanacak ve kongre görseli ile birlikte sponsor firma görselini
taşıyacaktır. Post-it kalem maliyetleri sponsor firmaya aittir.
3g- Kongre Oda Kartı Sponsorluğu
3.000.-EURO
Kongre otellerine giriş esnasında verilen oda kartlarının arka yüzünde kongre adı ile birlikte sponsor firmanın görseli
yer alacaktır. Oda kartlarının tüm görsel ve basım maliyetleri sponsor firmaya aittir.
3h- Kongre Çantası İçerisine Tanıtım Broşürü Sponsorluğu
500.-EURO
11. Ulusal Endoüroloji Kongresi çantasının içerisine arzu eden firmalar Düzenleme Kurulu’ndan alınacak onay
sonrasında ürün tanıtıcı broşür koyabilirler. Broşür maliyetleri sponsor firmaya aittir.
3i- Kongre Gazetesi Sponsorluğu
3.000.-EURO
Kongre suresince organizasyon komitesi tarafından hazırlanacak olan kongre gazetesinde sponsor firmanın
görselleri kullanılacaktır. Kongre gazetesi maliyetleri sponsor firmaya aittir.
22
Sponsorluk Aktiviteleri
4- KONGRE ÇANTA SPONSORLUĞU
5.000.-EURO
Firmanın logosu ve ürün logosu çanta iç kapağının içerisinde kongre logosu ile basılacaktır. Çanta içerisine konulacak
kalem ve bloknot firma tarafından temin edilecek olup, kalem ve bloknot üzerinde de firma veya ürün logosu yer
alabilir. Çanta fiyatı model, kumaş detayına göre farklılık gösterdiğinden, Düzenleme Kurulu tarafından seçilecek
modele göre fiyat belirlenecektir. Çanta maliyeti sponsor firma tarafından karşılanacaktır.
5- KONUK EVİ SPONSORLUĞU
5.000.-EURO
Konuk evinizde yapmayı düşündüğünüz aktiviteler ve vermeyi düşündüğünüz yiyecek içecek ikramları için Bros
Kongre ile irtibata geçmenizi rica ederiz. Talepleriniz doğrultusunda tarafınıza daha detaylı bir bütçe gönderilecektir.
6- UYDU SEMPOZYUM SPONSORLUĞU
12.500.-EURO
Uydu sempozyumu sırasında yapmayı düşündüğünüz aktiviteler ve vermeyi düşündüğünüz yiyecek içecek ikramları
için Bros Kongre ile irtibata geçmenizi rica ederiz.
7- GÖRSEL SPONSORLUKLAR
7a-Buradasınız Panosu Sponsorluğu
1.000.-EURO
Kongre katılımcılarının kongre alanlarını tanımaları ve alanın neresinde olduklarını görmeleri amacı ile “Buradasınız”
yönlendirmeleri hazırlanmaktadır. Katılımcılar için rehber niteliğinde olacak bu yönlendirmelerin alt kısımlarında
firma logosu kullanılacaktır. Görsel maliyetler sponsor firmaya aittir.
7b- Su Sebili Sponsorluğu
1.000.-EURO
Kongre merkezinin belirli yerlerine 5 adet su sebili konulacak olup, su sebilleri sponsor firma görselleri ile
giydirilecektir. Görsel maliyeti sponsor firma tarafından karşılanacaktır.
7c-Yer Yönlendirme Sponsorluğu
1.000.-EURO
Kongre merkezi içinde çeşitli yerlere kongre kullanım alanlarını gösteren 50 x 70 cm. ebatlarında digital baskılı
ve sponsor firma logosunun zemin olarak kullanılacağı yönlendirmeler kullanılacaktır. Görsel maliyetler sponsor
firmaya aittir.
7d- Havalimanı Karşılama Deski Sponsorluğu
2.000.-EURO
Havalimanına kurulacak olan karşılama deskinin ön yüzüne sponsor firmaya katkılarından dolayı firma teşekkür
yazısı ve firma logosu kullanılacak olup; tüm transfer araçları da firma logosunu içeren kongre görselleri ile
giydirilecektir. Görsel maliyetler sponsor firmaya aittir.
7e- Tuvalet Alanı Görseli Sponsorluğu
5.000.-EURO
Kongre süresince kongre merkezi içinde bulunan tuvaletlerde belirlenen alanlara sponsor firma tarafından
belirlenecek görsel çalışmaların uygulanması.
23
Sponsorluk Aktiviteleri
8- YİYECEK & İÇECEK SPONSORLUKLARI
8a- Çay & Kahve Sponsorluğu
3.000.-EURO
Kongre süresince sürekli çay & kahve servisi yapılacaktır. Günlük olarak çay & kahve servisleri esnasında
sponsor firmanın görselleri kullanılacaktır. Çay kahve bardağı maliyetleri sponsor firmaya aittir.
8b- Öğle Yemeği Sponsorluğu
5.000.-EURO
4 günlük öğle yemeği sponsorluğu olup; yemek esnasında salonun sponsor firma görselleri ile süslenmesini
kapsamaktadır. Görsel maliyetler sponsor firmaya aittir.
8c- Akşam Yemeği / Özel Etkinlik Sponsorluğu
10.000.-EURO
3 günlük akşam yemeği sponsorluğu olup; yemek esnasında salonun sponsor firma görselleri ile süslenmesini
kapsamaktadır. Sanatçı ve animasyon giderleri sponsor firmaya aittir.
9- SOSYAL ETKİNLİKLER
9a-Gala Etkinliği Sponsorluğu
10.000.-EURO
Gala etkinliği ikram menusu ve etkinlik alanında sponsor firmaya ait görsellerin kullanılması ve menü kartlarında
firma teşekkür yazısını kapsamaktadır. Gala etkinliği sanatçı giderleri sponsor firmaya aittir.
10- ULAŞIM SPONSORLUKLARI
10a- Transfer Servis Aracı İlan Sponsorluğu 2.000.-EURO
Sponsor firma havalimanı ve oteller arasında kullanılan servis araçlarının koltuk başlarına logosunu ve koltuklarına
da 1 A4 ebatında ilanını koyacaktır. Görsel maliyetler sponsor firmaya aittir.
24
STANT ALANI HİZMETLERİ
Aşağıda belirtilmiş olan hizmetler Bros Kongre tarafından Stant alanında kongre boyunca ücretsiz olarak sunulacaktır:
Stant Alanı Danışmanlık Hizmeti
Bros Kongre, Stant alanlarında kurulacak olan Stant info masasında 08:00-18:00 saatleri arasında tüm sorularınıza
cevap vermeye hazır olacaktır.
Kumaşlanmış Banket Masa
Kurulacak olan her 6 m2’lik Stantınız için tarafınıza bir adet kumaşlanmış banket masa verilecektir.
Masa Üstü Firma İsimliği
Firma deskinizin üzerine konmak üzere firmanızın ismi bulunan masa üstü isimlik verilecektir.
Bu doğrultuda ilgili form, plan ve isimliklerde firma isminizin ne şekilde yer alması gerektiğini lütfen ekte tarafınıza
sunulmuş olan “Stant & Aktiviteler Formu”nda belirtiniz. Belirtilmeyen ve dolayısıyla yanlış /eksik yazılabilecek olan
firma isimlerinin daha sonra sorumluluğu kabul edilmeyecektir.
İki Adet Sandalye
Stantınızda kullanılmak üzere tarafınıza iki adet sandalye verilecektir.
Stant Spotları İçin Uzatma Kablosu
Stant alanı elektrik soketlerinden Stantınız için gereken elektriği alabilmek için tarafınıza bir adet uzatma kablosu
verilecektir.
Stant Alanı Güvenlik
Kongre merkezi içerisinde bulunan güvenlik kongre merkezi güvenliğinden sorumludur. Stant alanınız ve
malzemeleriniz ile ilgili meydana gelebilecek olan kayıp, zarar ve çalıntı olaylarında Düzenleme Kurulu ve Bros Kongre
sorumluluk kabul etmez. Ancak yine de Bros Kongre Stant alanı güvenliğinin maksimum ölçülerde sağlanabilmesi
için kongre merkezi yetkilileri ile gereken çalışmayı yapacaktır.
25
KURALLAR VE GENEL BİLGİLER
• Stant alanı veya ticari poster panoları dışında şirket veya ürünün tanıtımının herhangi bir şekilde yapılmamasını
rica ederiz.
• Stant alanı açık olduğu saatlerde Stantınızda tanıtım görevlilerinin bulunmasını rica ederiz.
• Stant alanında tanıtım için görüntü aletleri kullanılabilir. Ancak seslerin diğer Stantları ve genel Stant
alanındaki akışı ve düzeni etkilemeyecek düzeyde olmasını rica ederiz.
• Kongre merkezi dışından yiyecek ve içecek maddeleri getirilerek Stant alanında ücretli veya ücretsiz dağıtımına
izin verilmemektedir. Bu doğrultuda Stant alanınızda vermeyi düşündüğünüz ikramlar için tarafımızdan bilgi
istenmesini rica ederiz.
• Hazırlanmış planda verilmiş olan mekan ve ölçüler dışına çıkılmamasını rica ederiz. Böyle bir durumla
karşılaşılması halinde Stant alanının sökülerek tekrar monte edilmesi durumu ortaya çıkacaktır.
• Kongre merkezinin duvarlarına Bros Kongre yetkilileri ile görüşmeden herhangi birşey asılmaması,
yapıştırılmaması veya çakılmamasını rica ederiz.
• Kongre merkezine herhangi bir şekilde verilecek olan maddi zarar, tespiti yapıldıktan sonra yapan firma
tarafından Mardan Palace Hotel’e ödenir.
• Stant alanı içerisine Bros Kongre yetkililerinden talep ettiğiniz malzemelerin, faaliyetin bitiminde teslim
edilmesini rica ederiz.
26
Stant Alanı Talep Formu
Stant alanı talep formunu; seçim sırası size geldiğinde organizasyon sekreteryası yetkilileri sizden talep edecektir.
Seçim sırası size geldiğinde, Stant planı; tarafınıza seçilmiş olan yerler isimsiz olarak kapatılmış şekilde gönderilecektir.
Firma Adı: ..............................................................................................................................................................................................................
(Lütfen firmanızın tam adını yazınız. Bu isim tüm liste, plan ve masa üstü isimliklerinde yer alacak olan isimdir.)
Posta Adresi: ........................................................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................................................................................
Telefon: ................................................................................................. Fax: .......................................................................................................
E-Posta: ...................................................................................................................................................................................................................
Stant Alanında Sergilenecek Ürün: ..........................................................................................................................................................
Yerleşim: .................................................................................................................................................................................................................
(Benzer ürünleri olan firmalar özel taleplerini Stant seçimi esnasında belirtmek durumundadır.)
Aşağıda belirtilen Stant alanını ........................................................................................................................ firması olarak seçiyoruz.
Stant Numarası (ları): ......................................................................................................................................................................................
Stant Alanı Toplam Metrekaresi:................................................................................................................................................................
Stant Uzunluk: ............................................................... m Stant Derinlik: ................................................................m
Stant Yükseklik: Maksimum 3.5 m
Stant Alanında Görev Alacak ve Ücretsiz Kayıt Yapılacak Yetkililer
1 Kişi: .............................................................................................................................
2 Kişi: .............................................................................................................................
Hammaliye:
Evet istiyorumHayır istemiyorum
Yetkili İsim & İmza (Bu formu ve ekteki dosyayı okuyup belirtilen koşulları kabul ettiğimi belirtirim.)
İsim: ................................................................................
İmza : ................................................................................
27
Sponsorluk Aktiviteleri Talep Formu
Kongre boyunca bu alanda etkili olan katılımcılara ürününüzü en iyi şekilde sergileyip şirketinizin tanıtımını yapmanız
için aşağıdaki aktivitelerde yer alabilirsiniz. Eğer bu aktiviteler ile ilgileniyorsanız lütfen aşağıdaki formu doldurarak
tarafımıza gönderiniz.
1- Stant Sponsorluğu
2a- Elektronik 2. Duyuru Sponsorluğu
2b- Final Program DVD Sponsorluğu
2c- Info Channel Sponsorluğu
2d- Program Akış Plazmaları Sponsorluğu
2e- İnternet Merkezi Sponsorluğu
2f- Sunu Kontrol Merkezi Sponsorluğu
2g- Sunu DVD Sponsorluğu
3a- I. Duyuru Sponsorluğu
3b- Duyuru ya da Final Program İç Sayfa Sponsorluğu
3c- Duyuru ya da Final Program arka Kapak Sponsorluğu
3d- Duyuru ya da Final Program Ayraç Sponsorluğu
3e- Cep Programı ve Kordonet Sponsorluğu
3f- Kongre Post-it Sponsorluğu
3g- Kongre Oda Kartı Sponsorluğu
3h- Kongre Çantası İçerisine Tanıtım Broşürü Sponsorluğu
3i- Kongre Gazetesi Sponsorluğu
4- Kongre Çanta Sponsorluğu
5- Konuk Evi Sponsorluğu
6- Uydu Sempozyum Sponsorluğu
7a- Buradasınız Panosu Sponsorluğu
7b- Su Sebili Sponsorluğu
7c- Yer Yönlendirme Sponsorluğu
7d- Havalimanı Karşılama Deski Sponsorluğu
7e- Tuvalet Alanı Görseli Sponsorluğu
8a- Çay Kahve Sponsorluğu
8b- Öğle Yemeği Sponsorluğu
8c- Akşam Yemeği / Özel Etkinlik Sponsorluğu
9a- Gala Etkinliği Sponsorluğu
10a- Transfer Servis Aracı İlan Sponsorluğu
28
Kongre Sekreteryası
Bilge Yüksel - [email protected]
Cumhuriyet Mah. Tavukçu Fethi Sok. Köşe Palas Apt. No:28/3
Osmanbey - Şişli - İstanbul / TURKEY
Tel: + 90 212 296 66 70 - 119 / Fax: + 90 212 296 66 71
www.brosgroup.net
29
30
31
Cumhuriyet Mah. Halaskargazi Cad. Tavukçu Fethi Sok. Köşe Palas Apt.
No:28/3 Osmanbey - Şişli - İstanbul / TURKEY
Tel: + 90 212 296 66 70 Fax: + 90 212 296 66 71
[email protected]
www.brosgroup.net
Download

Sponsorluk dosyası için tıklayınız.