DIŞ KAYNAKLI DOKÜMAN YÖNETİMİ
Türkiye Kamu Hastaneler Kurumu
Bursa İli Kamu Hastaneler Birliği Genel Sekreterliği
Ali Osman Sönmez Onkoloji Hastanesi
Doküman Kodu
YÖN.PR.04
Yayın Tarihi
01.08.2012
Revizyon Tarihi
Rev No
00
Sayfa Sayısı
1/3
REV. NO
AÇIKLAMA
YAYIN/REV. TARİHİ
SORUMLU
00
Yeni yayınlanmıştır.
01.08.2012
O.GÖKÇE
H.KABALAR
HAZIRLAYAN
Kalite Birim Çalışanı
Müdür Yardımcısı
KONTROL EDEN
Kalite Yönetim Direktörü
ONAYLAYAN
Hastane Yöneticisi/Başhekim
DIŞ KAYNAKLI DOKÜMAN YÖNETİMİ
Türkiye Kamu Hastaneler Kurumu
Bursa İli Kamu Hastaneler Birliği Genel Sekreterliği
Ali Osman Sönmez Onkoloji Hastanesi
Doküman Kodu
YÖN.PR.04
Yayın Tarihi
01.08.2012
Revizyon Tarihi
Rev No
00
Sayfa Sayısı
2/3
1. AMAÇ:
Hastanemizin faaliyetleri gereği zorunlu olarak tabi olduğu ve/veya uygulamak zorunda olduğu dokümanların
takibini yapmak ve güncelliğini sağlamak.
2. KAPSAM :
Hastanemizin faaliyetleri gereği zorunlu olarak tabi olduğu ve/veya uygulamak zorunda olduğu dokümanları
kapsar.
3. KISALTMALAR
3.1. SKS: Hizmet Kalite Standartları
3.2. HBYS: Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (Otomasyon)
3.3. RT: Radyoterapi
3.4. YTKİY: Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliği
4. TANIMLAR:
Dış Kaynaklı Doküman: Kurum faaliyetlerinin her aşamasında kullanılan, tüm faaliyet/operasyonlarda referans
kabul edilen ve A.O.S. Onkoloji Hastanesi dışında oluşturulan veya kurum dışındaki paydaşlar ile birlikte
oluşturulan dokümanlardır.
5. SORUMLULAR:
Hastane Yöneticisi/Başhekim
Başhekim Yardımcısı
İdari Ve Mali İşler Müdürü
Müdür Yardımcıları
Sağlık Bakım Hizmetleri Müdürü
Kalite Yönetim Birimi
6. FAALİYET AKIŞI:
6.1. Hastanemizin faaliyeti gereği takip etmesi gereken dış kaynaklı dokümanlar;
•
Kanunlar
•
Yönetmelikler
•
Yönergeler
•
Genelgeler
•
Tebliğler
•
Kurumlar arası yazışmalar
•
Kurum dışında hazırlanan rehberler
•
Protokoller
•
Cihaz kullanım dokümanları ve talimatları
6.2. Hastanemizde dış kaynaklı doküman takibi aşağıdaki gibi yapılmaktadır.
6.2.1. Değişen ve yeni eklenen mevzuat, yönetmelik, yönerge ve genelgeler vb. hastanemize üst yazı ile tebliğ
edilmektedir.
• Tebliğ edilen dış kaynaklı yazılı dokümanlar Hastane Müdürü ve Başhekim tarafından parafe/ilgili birime sevk
edildikten sonra Gelen Evrak bölümünden kaydedilir.
•
İlgililere yazılı dokümanlar, Evrak Kayıt birimi tarafından Evrak Zimmet Defteri(Matbu) vasıtası ile
dağıtılır.
•
Elektronik ağlar üzerinden tebliğ edilen dış kaynaklı dokümanlar ise; Başhekim özel kaleminde açılan
hastane mail adresine gelir ve çıktıları alınarak hastane müdürüne gönderilir. Dağıtımı yazılı gelen evrak ile
aynıdır.
6.2.2. Yazılı olarak gelen veya mail üzerinden gelen tüm dış kaynaklı dokümanlar dışındaki dış kaynaklı
dokümanlar;
•
Hastanemizde bulunan tüm bilgisayarların internet erişimi resmi siteler için (gov.tr.) mevcut olup, tüm
çalışanlar resmi gazetelere ve duyurulara ulaşabilmektedir.
•
Ayrıca;
Kalite yönetim birimi tarafından güncel mevzuat takibi yapılmaktadır. Mevzuatlarda yapılan değişiklikler
aynı gün “dış kaynaklı doküman listesinde’’ güncellenmektedir.
Dış kaynaklı doküman listesi ve dış kaynaklı dokümanlar ayrı ayrı ( kanun, yönetmelik, yönerge vb.)
dosyalanarak, HBYS ‘’Kalite Sistem Dokümanları’’ modülünde yayınlanmaktadır.
HAZIRLAYAN
Kalite Birim Çalışanı
Müdür Yardımcısı
KONTROL EDEN
Kalite Yönetim Direktörü
ONAYLAYAN
Hastane Yöneticisi/Başhekim
DIŞ KAYNAKLI DOKÜMAN YÖNETİMİ
Türkiye Kamu Hastaneler Kurumu
Bursa İli Kamu Hastaneler Birliği Genel Sekreterliği
Ali Osman Sönmez Onkoloji Hastanesi
Doküman Kodu
YÖN.PR.04
Yayın Tarihi
01.08.2012
Revizyon Tarihi
Rev No
00
Sayfa Sayısı
3/3
Tüm çalışanlar dış kaynaklı dokümanların nasıl takip edileceği hakkında eğitilirler (SKS eğitimleri
kapsamında ve genel uyum eğitimlerinde).
6.2.3. Hastanenin bağlı olduğu protokoller;
Hizmet almaya/vermeye yönelik protokoller (laboratuar, görüntüleme, RT, otelcilik hizmetleri, teknik bakımonarım, atık bertaraf hizmetleri vb.)
Başhekimlik tarafından yapılan görev dağılımı çerçevesinde, her bir protokol kapsamındaki doküman ve
yazışmaların takibi ilgili Muayene Kabul Teklif Komisyonu ve Muayene Kabul Komisyonu marifetiyle yapılır.
6.2.4. Cihazların kullanım dokümanları/ talimatları;
•
Her cihaz için ilgili bölümde hazırlanan ‘’cihaz sicil dosyası’’nda ve gerekirse bir örneği cihaz
üzerinde bulundurulur.
•
İlgili dosyalar Kalite Birim Sorumlusu tarafından takip edilir.
•
Kalite Birim Sorumlusu tarafından cihazdaki ve/veya kullanımdaki değişikliklerde / yeni cihaz
kullanımının söz konusu olduğu durumlarda güncellenir.
6.3.
Her bölüm sorumlusu gelen dış kaynaklı dokümanı “Dokuman Listesi”ne kaydeder(Basılı form veya
elektronik ortamda kayıt/takip yapılabilir). Güncelliğini ilgili bakanlık, müdürlük, vb. web sitesinden
takip eder.
7. İLGİLİ DOKÜMANLAR
7.1. Formlar
7.1.1. YÖN.FR.07 Doküman Listesi
7.2. Referanslar
7.2.1.
Hizmet Kalite Standartları
7.2.2.
Y.T.K.İ.Y.
7.2.3.
657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu
7.2.4.
Kamu Hastaneler Kurumu mevzuat ve duyuruları
7.3.
Yardımcı Dokümanlar
7.3.1.
Resmi Yazışmalar
7.3.2.
Web Duyuruları
8. DAĞITIM
HBYS üzerinden ‘’kullanıcı girişi’’ sayfasında yayınlanır.
8.1. Tüm Çalışanlar
HAZIRLAYAN
Kalite Birim Çalışanı
Müdür Yardımcısı
KONTROL EDEN
Kalite Yönetim Direktörü
ONAYLAYAN
Hastane Yöneticisi/Başhekim
Download

dış kaynaklı doküman yönetimi