Başarılı Proje
• Başarılı bir proje;
– Kapsamını, belirlenen niteliklerde, zamanında ve
hesaplanan maliyet sınırları içinde tamamlayabilen
projedir.
Başarılı bir Proje İçin Gerekenler
• Proje hedeflerinin belirlenmesi gerekmektedir:
–
–
–
–
–
açık, net ve anlaşılır
ölçülebilir ve karşılaştırılabilir
tutarlı
gerçekçi ve somut
zaman sınırlı
• Proje kısıtlarının doğru bir şekilde belirlenmesi gerekmektedir
Kısıt türleri
– Zaman
– Bütçe
– Kalite
– Kaynak kısıtları
– Teknolojik kısıtlar
– Yönetimin talimatları
Başarılı bir Proje İçin Gerekenler
• Proje Varsayımları önemlidir:
– Proje paydaşlarının proje ile ilgili varsayımlarının anlaşılması ve
dökümante edilmesi gereklidir
– Projelerin ileri bir aşamasında, belirli bir varsayımın yanlış
çıkması veya unutulması yüzünden proje başarısızlıkla
sonuçlanabilir
• Ön bütçenin tahmini önemlidir:
– Projenin başlangıç aşamasında kaynak ihtiyaçlarının
belirlenerek, maliyetlerin tahminlenmesi ve ön bütçenin
belirlenmesi büyük önem taşır
– İnsan kaynağı maliyetleri; personel maliyetleri
– Proje maliyetleri; malzeme, ekipman vs.
– Genel giderler
Projelerde Başarısızlık Nedenleri?
– Standart süreçlere dayanan br proje yönetim
metodolojisinin uygulanmayışı
– Küresel bir rekabet ortamında olması
– Kültürel farklılıklar
– Yönetim desteğini alamaması
– Kötü tanımlanan hedefler ve ihtiyaçlar
– Müşteri-kullanıcı katılımında eksiklikler
– Yetersiz ve etkisiz planlama
– Risk yönetimi yapılmaması ya da eksikliği
– Yetersiz ya da eksik proje yönetimi/ yöneticisi
PROJELERDE BAŞARISIZLIĞA GÖTÜREN 30
UNSUR
•
•
•
•
•
•
•
•
•
1. İş Geliştirme/Kontrat Yönetimi grubu ile Proje Yönetimi grubu arasındaki
koordinasyon eksikliği sonucunda karşılanması imkânsız/zor taahhütlerin müşteriye
verilmesi veya proje gerekliliklerinin imzalanan kontratta eksik veya fazla
tanımlanması,
2. Projede kontrat yönetiminin olmaması veya kontratsal gerekliliklerin tam olarak
yorumlanmaması,
3. Projenin amacının net olmaması,
4. Hedeflerin belirlenmemesi veya yanlış/eksik belirlenmiş olması,
5. Projeye uygun proje modelinin seçilmemesi,
6. Projenin sahipliğinin doğru belirlenmemesi veya yanlış/eksik belirlenmiş olması,
7. Proje organizasyonunun doğru kurulmaması veya kurulmuş olan proje
organizasyonunun değişen ihtiyaçlara ve proje fazlarına göre güncellenmemesi,
8. Proje yetki matrisinin/tablosunun hazırlanmaması, yetersiz hazırlanmış olması
veya uygulanmaması,
9. Projenin Ana Zaman Planı/Çizelgesinin hazırlanmaması veya yanlış/eksik
hazırlanması
PROJELERDE BAŞARISIZLIĞA GÖTÜREN 30
UNSUR
•
•
•
•
•
•
•
•
•
10. Ana Zaman Planı/Çizelgesinin güncellenmemesi, geçerliliğini yitirerek duvar
kâğıdına dönüşmesi,
11. Projede İş Dağılım Yapısının hazırlanmaması veya yanlış/eksik hazırlanmış
olması,
12. İş Dağılım Yapısında yeralan iş paketlerinin sorumlularının belirlenmemesi; iş
paketlerinin alt detaylandırmasının yapılmaması, yanlış/eksik/fazla yapılmış olması,
13. Proje lideri/müdürü için, sorumluluk üçgeni kuramının uygulanmaması,
14. Üst yönetimin ve proje liderinin/müdürünün projenin başarısı için akılları ve
kalpleri kazanmaması,
15. (Projenin başarısı için; gözlerin, kulakların ve ellerin katkısı yeterli değildir.)
16. Bireylerin bağımsız ancak birbirlerine karşı sorumlu olduğu gerçeğinin
gözönünde bulundurulmaması,
17. Darboğazların, riskleri ve etkilenenleri ile beraber; zamanında tespit
edilememesi (Bottle-neck Report),
18. Proje bütçesinin gerçekçi olmaması,
PROJELERDE BAŞARISIZLIĞA GÖTÜREN 30
UNSUR
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
19. Müşteri ilişkileri yönetiminin etkin olarak işlememesi, müşteriye uygun dilde
“hayır” denilememesi,
20. Proje mukayese matrisinin gereğinin yapılamaması, önemli iki önceliğin
belirlenememesi,
21. Proje kararlarının doğru ve zamanında alınamaması,
22. Projede iletişim becerisinin eksikliği,
23. Projede organizasyon ve ekip oluşturma becerisinin eksikliği,
24. Projede liderlik becerisinin eksikliği,
25. Projede başarma becerisinin eksikliği,
26 Proje bilgisinde, iş hayatı tecrübesinde ve teknolojik imkanlarda yaşanan
eksiklikler,
27. Projede rutin toplantıların, gözden geçirmelerin, raporlamaların ve
denetimlerin yapılmaması,
28. Projede dokümantasyona ve veri yönetimine önem verilmemesi,
29. “Bilinmesi gerektiği kadar” kuramının uygulanmaması, herkesin her şeyi
bilmesine müsaade edilmesi,
30. Geçici kabul ve kesin kabul süreçlerinin iyi planlanamaması, yürütülememesi,
bu önemli süreçte imzalanmış olan kontratların göz ardı edilmesi,
Proje Yönetimi Nedir? Bazı Tanımlar
•
Aktiviteleri sistematik bir şekilde planlamak ve kontrol etmek için yapılan
çalışmalar bütünüdür. Verilen bir hedefe, sınırlı bir süre içinde, verimli ve uygun bir
şekilde ulaşılabilmesi için kaynakların yönetimi, tahsisi ve zamanlaması sürecidir.
•
Belirli bir zaman ve bütçe çerçevesinde, belirli bir amaca ulaşmayı sağlayacak
sonuçları üretmek üzere beşeri ve fiziksel kaynakların bir araya getirilmesi,
yönetimi ve zamanlanmasıdır.
•
Proje yönetimi bilgi, beceri ve araçlarını proje çalışmalarında uygulayarak
paydaşların beklentilerine varmak ve aşarak karşılamaktır
Bir projeyi gerçekleştirirken, o işten çıkarı olanların beklentilerini aşacak şekilde
karşılamak üzere tüm bilgi, beceri araç-gereç ve teknikleri uygulamaktır
•
•
Proje Yönetimi demek “tanımlanan işi
– Optimum sürede
– Optimum maliyetle
– Hedeflenen kalitede
yapmak” demektir
Proje Yönetiminde Başarı
• Proje yönetim Süreçlerinin uygulanmasına
• Bu süreçleri uygulayacak beceriye sahip Proje
Yöneticisine ,
• Proje yönetim felsefesine yatkın organizasyonel kültüre
ve organizasyonel yapıya
doğrudan bağlıdır
Proje Yönetiminin Faydaları
• Yapılması gerekenlerin düzenini sağlar.
• Yapılmak istenenler zamanında gerçekleştirilir.
• Yapılmak istenenler bütçeye uygun olarak yapılır.
• Projenin hüsrana uğrayacağı duygusunu ve stresini
azaltır.
• Projenin akışını, ahengini sağlar.
• Projede çalışanların fayda sağlamalarını ve takdir
edilerek kendilerine güven duymalarını sağlar.
Proje yönetiminde başarısızlık nedenleri
• Proje yönetiminde belli başlı başarısızlık nedenleri şunlardır:
• Standart süreçlere dayanan bir proje yönetim metodolojisinin
uygulanmayışı,
• Mevcut durumun yetersiz analizi,
• Projenin hedef gruplarla ilgili olmaması ve bu nedenle
benimsenmemesi,
* Proje sahibi kurumun/kuruluşun konuya ilgisinin zayıflığı,
• Üst yönetimin ilgi ve desteğinin olmaması,
• Yöneticilerin ortaya konmuş hedefleri paylaşmaması,
• Ortaya çıkacak ürün veya hizmetin gerçek anlamda müşterisinin
olmaması,
• Teknik yöneticilerin sistem için gerekli iş nedenlerini algılayamaması,
Proje yönetiminde başarısızlık nedenleri
• Kısa vadeli bakış açısı,
• • Kötü tanımlanan veya net tanımlanmamış hedefler ve ihtiyaçlar,
• • Geçmiş deneyimlerin yeni projelerde dikkate alınmaması,
• • Müşteri/kullanıcı katılımındaki eksiklikler,
• • Yetersiz ve etkisiz planlama ve kontrol,
• • Risk yönetimi olmaması ya da eksikliği,
• • Yetersiz ya da eksik proje yönetimi/yöneticisi, proje ekip elemanlarının herbirinin
ayrıca yönetici olmaya çalışması,
• • Doğru kararların doğru zamanda verilmemesi,
• • Teknik bilgi eksikliği,
• • Uygunsuz teknoloji ve altyapı kullanımı,
• • Ekipte motivasyon ve disiplinin yeterli düzeyde olmayışı,
• • Doğrulanabilir olmayan proje çıktıları,
• • Yetersiz proje dokümanları.
Proje Yönetiminin Bileşenleri
•Kapsam Yönetimi, Kapsam tanımı, kapsam
planlaması, kapsamın doğrulanması, kapsam
değişikliği denetimi yöntemleri uygulanır.
•Zaman Yönetimi, Projenin zamanında
bitirilmesini sağlayacak süreçler tanımlanır.
İşlerin tanımı, süre tahminleri, zaman
çizelgelerinin geliştirilmesi ve denetiminden
oluşur.
Proje Yönetiminin Bileşenleri
•Maliyet Yönetimi, Projenin onaylanma
bütçesi ile projenin bitirilmesini sağlayacak
süreçler tanımlanır. Maliyet planlama, maliyet
tahmini, bütçe ve maliyet denetimi
yöntemleri uygulanır.
•Kalite Yönetimi, Projenin ihtiyaçlarının
karşılanmasını sağlayacak süreçler tanımlanır.
Kalite planlama, kalite güvence ve kalite
denetimi yöntemleri uygulanır.
Proje Yönetiminin Bileşenleri
•İnsan Kaynakları Yönetimi, Proje ile ilgili
işgücünün daha etkin kullanımına yönelik
süreçler tanımlanır. Örgütsel planlama, kadro
kurma, takım oluşturma yöntemleri uygulanır.
•İletişim Yönetimi, Proje bilgilerinin zamanında
ve uygun biçimde üretilmesi, derlenmesi,
dağıtılması, saklanması, düzenlenmesi
süreçlerini tanımlar. İletişim planlama, bilgi
dağıtımı, performans raporlama yöntemleri
uygulanır.
Proje Yönetiminin Bileşenleri
•Risk Yönetimi, Proje risklerinin belirlenmesi,
analiz edilmesi, çözümlerin uygulanmasına
yönelik süreçler tanımlanır. Risk tanımlama,
risk boyutu belirleme, riske karşı planlama ve
risk azaltıcı denetim yöntemleri uygulanır.
•Satın Alma Yönetimi, Proje için gerekecek
ürün ve hizmetlerin dışardan alınması süreçleri
tanımlanır. Satın almanın planlanması, talep
planlama, firma seçimi, sözleşme yönetimi,
sözleşmenin imzalanmasından oluşur.
RİSK NEDİR?
• Risk, belirli bir zaman aralığında, hedeflenen bir
sonuca ulaşamama, kayba ya da zarara uğrama
olasılığıdır.
• Gelecekte oluşabilecek potansiyel sorunlara,
tehdit ve tehlikelere işaret eder. Risk genellikle
tam ve net olarak bilinemez ya da öngörülemez
(belirsizlik), zamana bağlı olarak değişir. Sonuç
üzerinde olumsuz etkileri vardır.
• Risk, yönetilebilir bir olgudur.
Risk Tanımlama
Risk Kategorileri
• Dışsal kestirilemeyen
– Hukuki değişimler (Kanun, Yönetmelik değişmesi v.b.)
• Dışsal kestirilebilen
– Pazarda oluşan riskler
• İçsel teknik olmayan
– Yönetimin duyarsızlığı, beceriksizliği
• Teknik
– Tasarım kaynaklı, teknik şartname kaynaklı
• Yasal
– Sözleşme, diğer yasal uygulamalar
Risk ve Karar Mercileri
*
Risk alacak kişinin, riski almadan önce “Risk neden alınmalıdır?”, “Bu riskin alınması ile ne
kazanılacak?”, “Ne kaybedilebilir?”, “Başarma veya başaramama olasılığı nedir?”, “Eğer
başarılamazsa neler yapılmalıdır?”, “Bu riski almaya değecek bir sonuç var mı?” gibi sorulara
gerçekçi yanıtlar bulması gerekmektedir.
•
Bu sorulara yanıt ararken, “Potansiyel kaybetme sıklığı”, “Eldeki verilerin miktarı ve
güvenilirliği”, “Potansiyel kaybın ciddiyet seviyesi”, “Riskin yönetilebilirliği”, “Oluşacak
sonuçların ölçülebilirliği” gibi risk elementlerinden yararlanılması yerinde olacaktır.
•
Doğru temellere dayandırılmamış iyimserlikten, ön yargılardan, ihmalkârlıktan veya kişisel ilgi
alanlarından ayrıştırılmış bir risk planlaması yapılmalıdır. Bunu yaparken, bu tip bir riskin daha
önce alınıp alınmadığı, alındı ise daha önce alınan riskin şu anda alınacak riske ne kadar
benzer olduğu konularına açıklık getirilmesinde fayda vardır.
•
Bunların yanı sıra, doğrulanmış kanıtlar araştırılmalı, bu konuda deneyimi olan kişiler ile
görüşülmeli, farklı fikirler değerlendirilmeli ve ölçülmüş değerler elde edilmelidir.
Riskin Temel Özellikleri (1)
 Riskin iki temel özelliği vardır.
Bunlar;
– (1) Belirli bir sonuca ulaşamama olasılığı ya da
istenmeyen bir olayın oluşma olasılığı (Meydana
Gelme İhtimali)
– (2) Riskin oluşması durumunda, bu durumların
sonuca etkisinden oluşur. (Kaybın Büyüklüğü)
20
20
Riskin Temel Özellikleri (2)
OLASILIK NEDİR?
ETKİ NEDİR?
21
21
Risk Değerlendirmesi: Olasılık ve Etki Analizi
Olasılık
Orta Risk
Yüksek Risk
Çok
Yüksek Risk
Düşük Risk
Orta Risk
Yüksek Risk
Çok
Düşük Risk
Düşük Risk
Orta Risk
Yüksek
Orta
Düşük
Etki
Düşük
Orta
Yüksek
22
Risk Değerlendirmesi
Riskin Değerlendirilmesi;
•
Tanımlanan risklerin, ortaya çıkma olasılıkları ile projeyi etkileme miktarları göz
önüne alınarak, riskleri önem seviyesine göre sıralama çalışmasıdır. Risk
değerlendirmesi üç adımdan oluşur;
1. Risklerin tanımlanması,
2. Analiz edilmesi,
3. Önceliklerin belirlenmesi,
•
Düzenli aralıklarla yapılan bu çalışmalarda, içinde bulunulan mevcut durum
değerlendirilir ve risk oluşturabilecek faktörlerin zamana bağlı gelişimi incelenir.
Risklere karşı geliştirilmesi gereken tedbirlerin aciliyetine göre de riskler
sınıflandırılarak, risklerin önem seviyesi belirlenmelidir.
•
•
•
•
•
•
Acil
Çok Riskli
Normal
Az Riskli
Risk Yok
Risk Yönetimi Nedir?
• Risk yönetimi hızlı kararlar ve faaliyetlerle sürekli olarak risklerin
belirlendiği, hangi risklerin öncelikle çözümlenmesi gerektiğinin
değerlendirildiği, risklerle basa çıkmak için stratejiler ve planların
geliştirilerek uygulandığı bir sistematiktir.
• Belirsizlikleri ve belirsizliğin yaratacağı olumsuz etkileri daha kabul
edilebilir düzeye indirgemeyi hedefleyen bir disiplindir. Risklerin
probleme ya da tehlikeye dönüşmeden belirlenmesini ve en aza
indirgenmesi, faaliyetlerinin planlanması ve yürütülmesini kapsar.
• Risk yönetiminin temel hedefi, karar verme mekanizmaları için
riskleri görünür ve ölçülebilir hale getirmek, subjektifliği azaltmaktır.
Risk Yönetimi Nedir? Resmi Tanım
 Kurumun hedeflerini gerçekleştirebilmesi için makul bir
güvence sağlamak üzere, olası olay veya durumların
önceden belirlenmesi, değerlendirilmesi ve kontrol
edilmesinden oluşan bir süreçtir. (IIA Tanımı)
 Risk yönetimi, potansiyel risklerin sistematik olarak
değerlendirilerek, olası zararların etkisini azaltıcı yönde,
verilere dayalı karar vermeyi sağlayan yönetimi ifade
eder.
(İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, Madde 4)
25
25
Risk Yönetimi
• Risk yönetiminin iki ana unsuru ;
1. Riskin değerlendirilmesi,
2. Riske karşı planlama yapılması,
Riske Karşı Planlama
• Dört adımdan oluşur ;
1. Riskleri ortadan kaldırmaya/azalmaya
yönelik planlama,
2. Risk planının yürütülmesi,
3. Proje sonuçlarının değerlendirilmesi,
4. Alınan önlemler ile proje sonuçlarının
belgelenmesi
Risk Yönetiminin Araç ve Teknikleri
1. Fikir yaratma araçları
» Uzmanlarla görüşme,
» Anket düzenleme,
» grup içi fikir jimnastiği
2. Eşgüdüm araçları,
» Planların gözden geçirilmesi,
» Teknik spesifikasyonları okuma
» Ekip toplantıları
3. İnsan yönetimi araçları
» Liderlik,
» Ekip oluşturma becerileri,
» Zaman yönetimi,
» İletişim becerileri,
» Yargı
4. Karar Verme Araçları
» Olasılık kavramları,
» Yaşam döngüsü maliyet analizleri,
» Uzman yazılımlar,
» Karlılık ölçümleri,
5. Planlama araçları
» Gant ve Pert çizgesi,
» Kritik yol yöntemi (CPM),
» Ara hedef (Milestone) çizgesi,
Risk Yönetimi Neden Gereklidir?
• Problemlerin oluşmadan önlenmesi ile performans,
maliyet ve iş programında belirlenen hedeflere ulaşmak
• Büyük risklerin temel nedenlerinin belirlenerek, önleme
çalışmaları ile atılım niteliğinde kazançlara ulaşmak
• Rekabetçi ortamda ayakta kalabilmek ve lider olabilmek
yüksek risk almayı zorunlu kılar
• Risklerden kaçılmamalı, riskler yönetilmelidir
Risk Yönetimi Türleri
• Zamanlama riski, yetersiz zaman ayrılması,
• Maliyet riski, maliyetin iyi hesaplanması,
• Teknik risk, ürünün oluşturulmasındaki zorluk
derecesi,
• Operasyonel risk, ürününün gereksinimleri
karşılayamaması,
• Tahmin edilemeyen riskler, düzen
değişiklikleri, doğal afetler, çevresel faktörler,
• Tahmin edilebilen (fakat belirsiz) durumlar,
Pazar değişiklikleri, enflasyon, döviz kuru
değişiklikleri, vergiler v.b.
Proje Riski Nedir?
• Olasılığı durumunda proje hedeflerinden en az
birine (zaman, maliyet, kapsam ve kaliteye) etkisi
olan durum veya olaya proje riski diyoruz.
• Proje riskleri çoğu zaman biraz öngörü ve
araştırma ile fırsatlara dönüştürülebilir. Ne yazık
ki sıklıkla riskler ya görmezlikten gelinir ya da
gelişigüzel değerlendirilerek oluşabilecek fırsatlar
gözden kaçırılır.
Projelerde Risk Bileşenleri
• Riskin temel bileşenleri ise, oluşma olasılığı ve
oluşması durumunda sonucu ne ölçüde
etkileyeceğidir. Ancak riskin yalnızca olumsuz
etkileri olan bir kavram olduğunu düşünmek
büyük bir yanlış olur. Riske kazanç elde etme
fırsatı olarak bakılmalı, fırsata dönüştürülmesi için
sistematik bir çaba gösterilmelidir.
• Riskler birbiriyle etkileşim içerisinde olan 3 temel
alanda ele alınır: Teknik/performans, maliyet ve
çizelge.
Projelerde Risk Türleri
•
Teknik risk, hedeflenen (tahmin edilen ve planlanan) performans değerine
ulaşamamanın bir ölçüsüdür.
•
Maliyet riski, tahmin edilen ve planlanan maliyet değerinin aşılması durumudur.
Örneğin ekonomik koşullardaki belirsizlikler önemli maliyet risk kaynaklarından
biridir.
•
Çizelge riski ise riskli bir işin tahmin edilen ve planlanan sürede
gerçekleştirilememesinin bir ölçüsüdür.
(Teknik riskler, maliyet ve çizelge risklerinin temel nedenidir. Teknolojik yetenekteki
zaafiyetlerden ve ürün gerçekleştirme süreçlerindeki yetersizliklerden vb.
kaynaklanır. Ancak teknolojik yenilik yeteneğinin firmaların basarisi için tek başına
yeterli olmayacağını vurgulamakta fayda vardır ).
Projelerle İlgili Olarak Belirlenen Riskler
•
•
•
•
Asla sonuca ulaşılamama riski
Gecikme riski
Bütçeyi aşma riski
Ürünün / Hizmetin son halinde eksiklikler olma
riski(İhtiyacın tam tanımlanmamış olması) Proje
ürününde hatalar olma riski
• Proje ürününün işletiminde zorluk yaşama riski
• Proje ürününün beklenen performansı vermeme riski
• Proje ürününün ileride güncellenmesi veya modernize
edilmesi imkansız olma riski
Proje Risk Sınıfları
• Riskleri Sınıflandırmak;
• Projelerde karşılaşılan riskleri sınıflandırmak, proje yöneticisi
açısından riskin etkilerini azaltabilmek için önemli bir çalışmadır.
Sınıflandırılan risklerin etkilerini azaltmada Üst Yönetime, Proje
Yöneticisine ve Proje Takımına yetkileri doğrultusunda
sorumluluklar yüklenir.
• Riskler örnek olarak aşağıdaki şekilde sınıflandırılabilir;
- Stratejik Kararlara ait Riskler
- Projenin Teknik Özelliklerinden Doğan Riskler
- Projenin Kapsamı
- Proje Organizasyonundan Doğan Riskler
- Müşteri İsteklerinin Değişmesiyle Ortaya Çıkabilecek Riskler
- Plan ve Kontrol Eksikliklerinden Doğan Riskler
Projelerde Ne Zaman Risk Oluşur?
• Süre tahmini
 Belirlenen süre gerçekçi değilse
 İş, göründüğünden büyükse
 İstenen sonuç elde edilemiyorsa
• Çizelgeleme
 Öncül-ardçıl ilişkiler doğru değilse
 Öncül gecikirse, ardçıl başlamazsa
• Proje organizasyonu
 Kilit personel ayrılırsa
 Proje sayısı artarsa
 Müşteri istenileni yapmazsa
• Kaynaklar
 Kaynaklar sağlanamazsa
 Gecikirse, bulunamazsa
• PROJE TANIMI
 Proje tanımı yanlışsa
 Yöntemler yanlışsa
 Bütçe gerçekçi değilse
• Harici etkenler
 Ekonomik kriz olursa
 Savaş başlarsa
Projelerde Risk Yönetimi
• NO RISK NO GAIN
• Kurumların başarıları, problemleri oluşmadan
önleyebilme yetenekleri ile doğrudan ilişkilidir
• Problemler oluşmadan önce çok daha erken
aşamalarda öngörülmeli ve önlem alınmalıdır
Proje Risk Yönetimi
 Proje yönetimi sürecinde gelecekte oluşabilecek olaylara ilişkin bazı öngörülerde
bulunmamız gerekmektedir.
 Ancak çoğunlukla çok az sayıda plan beklendiği gibi gerçekleşir.
 Çünkü koşullar ve süreç devingendir sonuç olarak sürekli değişebilen bir ortamda
çalışılmaktadır.
 Risk yönetiminin önemi, bu noktada ortaya çıkmaktadır.
 Şu bilinmelidir ki risklerin gerçekleşmesini tümüyle önlemek olası değildir, önemli olan
doğru kararlar verip onları uygulayarak sorunları ve etkilerini en aza indirmektir.
 Ne yazık ki birçok projede risk yönetim planı uygulanmamaktadır.
 Bu nedenle birçok kuruluş beklenmedik bir durumla karşılaştıklarında planları olmadığı
için anlık etkin ve etkili kararlar verememektedir ve kriz yaşamaktadır.
 Böyle durumlarda ise bu kuruluşlar kriz yönetimi gerçekleştirmektedir.
38
Proje Risk Yönetimi
•
Bir projenin içinde bulunduğu durumun gözden geçirilerek, projenin geleceği için
risk teşkil eden oluşumların tespit edilmesi ve bunların önlenmesi için gerekli
tedbirlerin alınmasını içeren işlemler sürecine Proje Risk Yönetimi denir.
•
Proje Risk Yönetiminin temel amacı belirsizliği risklerden fırsatlara doğru
yönlendirmek olmalıdır. Kısacası, belirsizliğin proje üzerindeki tüm etkilerine biçilen
değer, saptanması gereken proje riskini oluşturur
•
Proje risklerini tanımlamak, analiz etmek ve önlem almak içi uygulanan yöntemler
bütünüdür
•
Olumlu olayların ortaya çıkma olasılığını arttırmak (opportunities) ve Olumsuz
olayların ortaya çıkma olasılığını azaltmak (risks) bu süreçler kapsamındadır
Risk Türü ;
• Risk yönetiminin hedefleri, bazı istenmeyen durumların gerçekleşme ihtimallerini
minimize edilmesi için alınan önlemlerinin belirlenmesidir.
Proje Risk Yönetimi –Temel Özellikler
• Proje Risk Yönetimi İleriye Yöneliktir (Pro-active) ve Öngörü Gerektirir:
Proje Risk Yönetimi kelime anlamı olarak yanıltıcı olabilir.
Çünkü “Yönetim” kelimesi olaylar karşısından tam kontrol şeklinde
anlaşılabilmektedir. Oysaki proje risk yönetimi, oluşabilecek olumsuz
olaylara karşı oluştuğu anda tepki göstermek yerine, oluşmadan önce ileri
düzeyde bir hazırlık yapmak demektir. Bu şekilde yapılacak üst düzey bir
hazırlık projenin hedeflerine başarılı bir şekilde ulaşabilmesini sağlayacak
alternatif hareket planını seçebilmeye olanak sağlayacak nitelikte olmalıdır.
• Tepkisel (reaktif) yaklaşımlar, risk yönetiminden ziyade, kriz yönetimi
olarak algılanmalıdır. Fakat eğer planlama ile bu olumsuz durumlardan
kaçınmak mümkün olabiliyor ise, bu yaklaşım daha iyi olacaktır.
• Hangi durumda olunursa olunsun, potansiyel faydanın tam olarak
tanımlanması ve eğer mümkün ise ortak bir birim bazında (örneğin
maliyet) ölçülebilmesi gereklidir.
Projelerde Risk Yönetiminin Amaçları
• Risk yönetiminin amacı, proje ile ilgili risklerin
sistematik olarak belirlenmesi analiz edilmesi ve
etkilerinin azaltılması,
• Kapsam, kalite, zaman ve maliyet açısından
projeyi etkileyebilecek faktörleri kesin olarak
belirlemek,
• Her faktörün etki miktarını ölçmek,
• Projedeki kontrol edilemeyen faktörlere bir sınır
çizgisi (baseline) belirlemek,
• Risklerin projedeki kontrol edilebilen faktörler
üzerindeki etkileri deneyerek, oluşabilecek etkiyi
hafifletmek.
Proje Risk Yönetimi Süreçleri
42
-Risk Yönetim SüreçleriRisk Planlama
 Risk planlama, bütün paydaşlar tarafından onaylanan
bir risk yönetimi yaklaşımının ilk adımıdır.
 Aynı zamanda bütün paydaşlar risk yönetimi için
gerekecek insan, zaman, para gibi bütün kaynakların
var olduğu konusunda aynı düşüncede olurlar.
 Risk planlamanın odaklandığı bir konu da hazırlık
aşamasıdır.
 Dizgesel bir hazırlık aşaması ve planlama süreci hata
olasılıklarını azaltarak, kazanç olasılıklarını arttırır.
43
Risk Tanımlama
 Planlama aşamasından sonraki adım riskleri tanımlama
aşamasıdır.
 Bütün riskler ve kazançlar tanımlanmalıdır.
 Ayrıca risklerin bütün nedenleri ve etkileri de tümüyle
tanımlanmalıdır.
 Böylece etkili çözüm yolları da belirlenmiş olur.
 Unutulmamalıdır ki proje riskleri çok seyrek olarak kendi
başlarına var olurlar.
 Çoğunlukla riskler birbirleri ile bağlantılıdır ve birisi düzeltilmez
ise daha sonra karşımıza farklı bir sorun olarak çıkar.
44
Riske Değer Biçme
 Proje riskleri tanımlandıktan sonraki aşama risk çözümlemesi yapmaktır.
 Bunun için iki soruya cevap vermek gerekir:
◦ Riskin olma olasılığı nedir?
◦ Risk oluşursa proje üzerindeki etkisi ne olacaktır?
 Bu sorulara cevap vermek için niteliksel ve niceliksel çözümleme teknikleri
kullanılabilir.
 Risklere değer biçilerek, önceliklendirme yapılabilir.
 Çözüm bulma yolunda hangi riskin etkisinin daha büyük olacağına ya da
hangisinin en büyük kazanç olasılığı yaratacağına karar verilebilir.
 Risklere değer biçmek gereklidir çünkü bunlara çözüm bulmanın da bir gideri
vardır ve sınırlı olan proje kaynaklarını da uygun bir şekilde kullanmak
gerekmektedir.
45
Risk Stratejileri
 Bir sonraki aşama ise belirlenen risklere nasıl çözüm yolları
bulunacağıdır.
 Proje paydaşları ellerindeki kaynakları kullanarak ortak bir çözüm
yolu belirlerler.
 Risk stratejileri şu dört yaklaşımdan birisine odaklanır:
◦
◦
◦
◦
Riski onaylamak ve beklemek ya da göz ardı etmek
Riski tümüyle önlemek
Riskin olma olasılığını ya da oluşursa olası etkisini azaltmak
Riski başka birisine aktarmak
 Ayrıca risk oluşursa bunu erken görmek için bir uyarı düzeneği da
yaratılmalıdır.
 Risk tanımı yapıldıktan sonra, risk uyarı düzeneği ve çözüm yolları
da belgelenmelidir. Bu belge risk yanıt planı belgesidir.
46
Risk Yanıtlama
• Risk Yanıtlama Planları aşağıdaki 4 başlıkta oluşturulabilir.
•
Kaçınma : Proje planında değişiklikler yaparak, ortaya çıkabilecek riskten uzak
durma. Kısaca işi gerçekleştirmenin başka yollarını arama.
•
Transfer Etme : Riski bir başka kuruma veya bireye devretme. Bu uygulamada
aslında risk yokedilmiş olmayacaktır, sadece riskin sorumluluğunun başkası
tarafından yüklenilmesi sağlanacaktır. Bu şekilde risk yanıtlama planı hazırlanırken
sigorta firmaları da projenin bir yüklenicisi konumundadır.
•
Azaltma : Karşılaşılabilecek riskler tanımlandıktan sonra bu risklerin etkisini veya
gerçekleşme olasılıklarını azaltmak için ek önlemler alarak, riske yanıt verme planı
oluşturma çalışmasıdır. Proje süresinin gecikme riskine karşılık ek insan kaynağı
alarak (bütçeyi artırarak) riskin gerçekleşme ihtimalini azaltabiliriz.
•
Kabullenme : Kabullenme de bir risk yanıtlama planıdır. Tanımlanan risklerin
tümüne önlem almaya çalışmak proje bütçesini bir hayli yükseltebilir. Bu yüzden
göz ardı edilebilecek riskler proje taraflarınca kabul edilir. Bu durumda proje
tarafları bu tür riskleri proje boyunca izlerler ve projeyi etkileme olasılığı
yükseldiğinde diğer yanıtlama planlarını devreye sokarlar.
Risk Almama Kuralları
• Proje Yöneticileri için bazı pratik kurallar (rules-of-thumb) şöyle
sıralanabilir. Eğer aşağıdaki durumlar söz konusu ise risk almamakta fayda
vardır:
• 1. Organizasyon riskten dolayı oluşabilecek kaybı karşılayamayacak ise,
2. Riskin alınması ile ulaşılacak sonuç gerçek dışı olacak kadar iyi ise,
3. Proje veya içinde bulunulan durum bunun için değmez ise,
4. Olasılıklar projenin yararına olmayacak ise,
5. Yararlar tam olarak tanımlanmamış ise,
6. Çok fazla sayıda kabul edilebilir başka alternatifler var ise, (Sayı ne kadar
fazla ise belirsizlik o kadar çoktur)
7. Risk proje hedeflerinden birini başarmıyor ise,
8. Eldeki veri iyi organize edilmemiş bir yapıda ise,
9. Sonuçları hesaplamak için yeterli veri yok ise, (Daha fazla veri elde
edilmeli veya araştırma yapılmalı)
10. Riskin doğurabileceği kötü sonuçları iyileştirmek için bir rezerv
(contingency- beklenmedik olay) planı mevcut değil ise.
Risk Yönetimi Aksiyon (Önlem) Modeli
Olasılık
Risk Yönetimi Önlemleri
Yüksek
Önemli derecede
risk yönetimine
ihtiyaç
duyulmaktadır
Riskler
yönetilmeli ve
gözetim altında
tutulmalıdır
Geniş kapsamlı
risk yönetimi
gereklidir
Orta
Riskler gözetim
altında olmak
kaydıyla kabul
edilebilir
Risk, yönetim
faaliyetlerine
değecek
düzeydedir.
Risk Yönetimi
faaliyetlerine
ihtiyaç
duyulmaktadır.
Düşük
Riski kabul et
Riski kabul et,
fakat riskleri
gözlemle
Riski yönet ve
gözlemle
Etki
Düşük
Orta
Yüksek
49
Proje Risk Yönetiminde Oluşan Sorunlar
– Risk Yönetiminin Yararlarını Anlamamak:
• Çoğunlukla projeyi yaptıranlar, hemen sonuç görmek isterler ve bunun nasıl yapılacağı
onlar için önemli değildir.
• Riskler genellikle proje planında yer almayan gecikmelerden, nitelik konuları ya da
parasal sıkıntılardan kaynaklanmaktadır.
• Çoğu zaman anlaşılmayan bu riskler önemsenmezler.
– Risk yönetimi için yeterli zaman sağlamamak:
• Risk yönetimi ve süreçleri, projeye ek olan bir süreç gibi değil de proje yaşam döngüsü ile
bütünleşen bir süreç olmalıdır.
• Bu nedenle risk yönetimi için en uygun zaman başlangıcı projenin başlangıç zamanıdır.
• Riskleri önlemek için kullanılacak kaynaklar, problem yaratıldıktan sonra çözmek için
gereken kaynaklardan daha azdır.
• Bu nedenle riskin oluşma olasılığını düşürmek en iyi yoldur.
– Bilindik bir yaklaşım kullanılarak riskin tanımlanmaması ve
değerlendirilmemesi:
• Riskleri ve fırsatları değerlendirebilecek olan risk yönetimi için bilindik bir yaklaşıma
sahip olmamak
• Riskler sorun olarak karşımıza çıktıktan sonra, riski önlemek için harcanan zaman ve
kaynaktan daha fazla zaman ve kaynak harcanır.
• Sorunları önlemek için riske ilişkin yeterli ölçüde bilgi elde edilmelidir.
• Tersi durumda proje takımı bir kriz ortamında, problemleri düzeltmek durumunda
kalabilir.
Download

Başarılı Proje - İncek Akademi