Certifikačný orgán na systémy manažérstva
QUALIFORM SLOVAKIA s.r.o.
Pasienková 9 D, 821 06 Bratislava
INFORMAČNÝ DOKUMENT
Certifikačný orgán na systémy manažérstva QUALIFORM SLOVAKIA s.r.o. vykonáva
certifikáciu systémov manažérstva kvality (QMS podľa EN ISO 9001), systémov
environmentálneho manažérstva (EMS podľa EN ISO 14001) a systémov bezpečnosti
a ochrany zdravia pri práci (SM BOZP podľa OHSAS 18001). Tiež je akreditovaný na
posudzovanie systému manažérstva kvality podľa EN ISO 9001: 2008 s využitím pokynov
stanovených v metodickom pokyne Systémy kvality v odbore pozemných komunikácií (SJPK), vydanom Ministerstvom dopravy Českej republiky.
1 Použité skratky
SM
CO-SM
V CO-SM
M CO-SM
PSM
VAT
A
AT
TE
EA
IAF
- systém manažérstva
- Certifikačný orgán na systémy manažérstva
- vedúci CO-SM
- manažér CO-SM
- príručka systému manažérstva
- vedúci audítorského tímu
- audítor
- audítorský tím
- technický expert
- European co-operation for Accreditation
- International Accreditation Forum
2 Popis certifikačného procesu
2.1
Príprava
Organizácia, ktorá má zavedený systém manažérstva, môže požiadať CO-SM o jeho
certifikáciu. Na základe informácií získaných pri prvom kontakte so žiadateľom vypracuje
CO-SM cenovú ponuku na certifikáciu. Žiadateľ môže požiadať o vypracovanie cenovej
ponuky tiež zaslaním Žiadosti o cenovú ponuku, ktorej formulár sa nachádza na
www.qualiform.sk.
V prípade, že žiadateľ má záujem o certifikáciu svojho SM, zašle certifikačnému
orgánu vyplnený formulár Žiadosti o certifikáciu SM so vstupným dotazníkom, ktorý je taktiež
dostupný na stránke www.qualiform.sk. K žiadosti je potrebné priložiť doklad o právnom
postavení žiadateľa (výpis z obchodného registra, popr. živnostenský list).
M CO-SM preverí kompletnosť žiadosti a vykoná preskúmanie:
1) údajov o organizácii, ktoré musia súhlasiť s dokladom o právnom postavení
žiadateľa (názov, sídlo, IČO, IČ DPH, štatutárny zástupca, predmet činnosti, atď.)
2) údajov o posudzovanom SM a to hlavne:
a) kriteriálne normy SM
b) požadovaný rozsah činností na certifikáciu SM s NACE kódmi
c) počet zamestnancov
d) definované externé procesy ovplyvňujúce certifikovaný/é SM
Aktualizované 10. 01. 2013
1 / 10
Certifikačný orgán na systémy manažérstva
QUALIFORM SLOVAKIA s.r.o.
Pasienková 9 D, 821 06 Bratislava
e) prehľad lokalít zahrnutých do rozsahu posudzovania
f) poradenskú organizáciu, ktorá SM zavádzala (z dôvodu konfliktu záujmov
medzi CO-SM a poradenskou organizáciou)
3) spôsobilosti CO-SM na vykonanie požadovanej certifikácie (platný rozsah
predmetu akreditácie, dostupnosť spôsobilých audítorov, dodržanie požadovaného
termínu auditu).
V prípade potreby spresnenia údajov kontaktuje M CO-SM pracovníka organizácie
zodpovedného za SM.
Žiadateľovi o posúdenie systému manažérstva je zaslaný návrh zmluvy o dielo na
odsúhlasenie a podpis.
2.2
Posudzovanie
Cieľom posudzovania je v stanovenom rozsahu posúdiť SM organizácie podľa
všetkých požiadaviek, uvedených v príslušných kriteriálnych normách. Posudzovanie je vždy
zahájené až po uzavretí zmluvného vzťahu.
V prípade, že organizácia požaduje certifikáciu SM podľa viacerých kriteriálnych
noriem, je možné vykonať integrované posúdenie SM. Z hľadiska fungovania SM danej
organizácie je to vhodnejšie, pretože SM je vnímaný ako jeden celok - ide o tzv. integrovaný
systém manažérstva.
Požiadavky, ktoré majú byť súčasťou rozsahu certifikácie SM každej organizácie, sú
nasledovné:
• vedenie organizácie má byť schopné preukázať svoju zodpovednosť za všetky
následky spojené s realizovanými činnosťami, ktoré majú vzťah k SM,
• vedenie organizácie má mať právomoc na uplatňovanie politiky systému manažérstva
a udržovanie z hľadiska vlastných cieľov a cieľových hodnôt a programov, ktorými má
byť stanovených cieľov dosiahnuté,
• vedenie organizácie zodpovedá za prideľovanie finančných a ľudských zdrojov pre
riadenie a zlepšovanie ochrany životného prostredia a BOZP
• majú byť definované hranice zodpovednosti za vstupy a výstupy do organizácie a z
organizácie,
• majú byť riešené všetky vzájomné vzťahy k službám a činnostiam, ktoré priamo do
rozsahu SM nespadajú,
• je treba vziať do úvahy rozsah relevantnej legislatívy platnej pre realizáciu činností
organizácie,
• je treba jasne identifikovať certifikované činnosti a ich vzájomné vzťahy.
Audit vykonáva audítorský tím zložený z VAT a A. Zloženie AT vychádza zo
stanovenej odbornej spôsobilosti. Ako poradcovia môžu byť do AT zaradení technickí experti
v odboroch, ktoré majú byť posudzované. Klient je informovaný o zložení AT a je mu
stanovená dostatočná lehota na podanie námietky proti menovaniu jednotlivých A alebo TE.
Za spracovanie plánu auditu, ktorý musí obsahovať náležitosti podľa EN ISO/IEC
17021 zodpovedá VAT. Klient odsúhlasuje plán auditu.
Aktualizované 10. 01. 2013
2 / 10
Certifikačný orgán na systémy manažérstva
QUALIFORM SLOVAKIA s.r.o.
Pasienková 9 D, 821 06 Bratislava
Súčasťou prípravy auditu je definovanie miesta organizácie, ktorým sú všetky
pozemky, na ktorých sú vykonávané aktivity riadené organizáciou v danom mieste, vrátane
celej logistiky, vedľajších produktov, polotovarov, konečných i vedľajších produktov, ktoré sú
s týmito činnosťami spojené alebo s nimi súvisia, vrátane infraštruktúry a všetkých zariadení
potrebných na vykonávanie týchto činností.
Dočasné miesta (napr. stavenisko, mobilná technológia) sú zahrnuté do SM
organizácie a aby sa preukázalo, že SM je funkčný a účinný, sú zahrnuté do posudzovania
(ako výber reprezentatívnej vzorky).
Výber miest, ktoré budú posudzované v rámci posúdenia SM, je v kompetencii VAT
po dohode s ostatnými členmi AT.
Pri výkone auditu používajú audítori pracovné dokumenty (formuláre), ktoré slúžia na
dokumentovanie a zaznamenávanie dôkazov a zistení auditu a sú podkladom pre
rozhodovanie o certifikácii: Získané údaje sú dôverného charakteru a sú zodpovedajúcim
spôsobom zabezpečené proti neoprávnenému použitiu.
2.2.1 Prvotný certifikačný audit SM
Vlastný proces výkonu certifikácie prebieha v dvoch samostatných etapách popísaných ďalej v texte.
1. etapa
V rámci 1. etapy auditu sú zhromažďované dôkazy za účelom :
• auditu dokumentácie systému manažérstva žiadateľa (úplnosť a vhodnosť
popisu SM z hľadiska implementovania požiadaviek predmetných kriteriálnych
noriem do systému)
• vyhodnotenie pôsobiska a špecifických podmienok zákazníka a pohovorov
s pracovníkmi
• preskúmanie požiadaviek normy s ohľadom na stanovenie kľúčových
procesov, cieľov , cieľových hodnôt a programov a uplatňovania systému
manažérstva
• získanie informácií o rozsahu systému manažérstva, procesoch a umiestnení
pracovísk, o súvisiacich predpisoch alebo právnych hľadiskách
• vyhodnotenia interných auditov a preskúmania manažmentom z dôvodu
pripravenosti na 2. etapu auditu
• plánovanie 2. etapy auditu
Výsledkom 1. etapy auditu je Správa z 1. etapy auditu, ktorá obsahuje zistenia
z dokumentačného auditu vrátane záznamov o zisteniach nezhôd z 1. etapy auditu.
Súčasťou Správy je aj špecifikácia potenciálnych nezhôd, ktoré by mohli byť zistené pri 2.
etape auditu. V prípade identifikácie nezhôd z 1. etapy auditu je so žiadateľom dohodnutý
spôsob a termín odstránenia pripomienok a nezhôd. Žiadateľovi je zaslaná Správa z 1. etapy
auditu spolu s prípadnými záznamami o zisteniach. Maximálna dĺžka obdobia na odstránenie
nezhôd bola stanovená internými postupmi na dobu troch mesiacov. V prípade, že táto doba
nebola dodržaná, je proces certifikácie ukončený. Po odstránení prípadných nezhôd z 1.
etapy auditu je možné vykonať 2. etapu auditu po dohode so žiadateľom.
Aktualizované 10. 01. 2013
3 / 10
Certifikačný orgán na systémy manažérstva
QUALIFORM SLOVAKIA s.r.o.
Pasienková 9 D, 821 06 Bratislava
2. etapa
V rámci 2. etapy auditu audítorský tím posudzuje pod vedením VAT spôsobilosť
posudzovaného žiadateľa trvale plniť požiadavky certifikácie (zisťuje sa plnenie požiadaviek,
ktoré má popísané v dokumentácii SM, plnenie ďalších stanovených kritérií, predpísaných
technickými, legislatívnymi, právnymi a ďalšími predpismi, predpoklad pre ich trvalé plnenie
a zlepšovanie).
2. etapa auditu zahrňuje najmä:
• informácie a dôkazy zhody so všetkými požiadavkami kriteriálnej normy
• monitorovania výkonnosti, merania a preskúmania podľa cieľov a úloh
• dôkazy o systéme manažérstva žiadateľa a výkonnosť s ohľadom na zhodu
s právnymi predpismi
• dôkazy o riadení procesov žiadateľa
• dôkazy o vykonaných interných auditoch a preskúmaní manažmentom
• dôkazy o definovaných zodpovednostiach manažmentu za dielčie politiky
žiadateľa
• dôkazy o spojení medzi požiadavkami kriteriálnej normy, politikou, cieľmi a
úlohami, so všetkými právnymi požiadavkami, zodpovednosťami, odbornou
spôsobilosťou pracovníkov, činnosťami, postupmi, údajmi o výkonoch a
zisteniach interných auditov a záverov
V rámci auditu sa posudzujú aj ďalšie údaje poskytnuté posudzovaným žiadateľom
(napr. údaje zo Žiadosti) a zisťuje sa ich súlad so skutočným stavom.
V priebehu auditu musí posudzovaný umožniť audítorom prístup do všetkých
priestorov a ku všetkým potrebným informáciám, ktoré súvisia s auditom. Posudzovaný je
povinný predkladať dôkazy o plnení požiadaviek certifikácie.
Audítori získavajú dôkazy pomocou pohovorov, posudzovaním dokumentov a
záznamov a zisťovaním podmienok realizácie činností v daných oblastiach predmetu a
rozsahu certifikácie.
Na záver 2. etapy auditu prerokuje AT s vrcholovým vedením posudzovanej
organizácie všetky zistenia z auditu.
Zistenia môžu označovať zhodu s požiadavkami, (zistenie typu A) či nezhodu
s požiadavkami (pripomienka - zistenie typu B, teda nezhoda nebrániaca udeliť certifikát,
nezhoda – zistenie typu C, nezhoda brániaca udeliť certifikát).
Zistenia sú prerokované a odsúhlasené s posudzovaným a s vedúcim pracoviska. Ku
každej nezhode musí posudzovaný navrhnúť spôsob a termín jej odstránenia. Dodržanie
termínu a spôsobu odstránenia každej nezhody je vždy posúdené VAT.
V prípade identifikácie nezhôd sú vystavené Záznamy o zisteniach a so žiadateľom je
nadväzne dohodnutý spôsob a termín odstránenia nezhôd. Maximálna dĺžka na odstránenie
nezhôd bola stanovená internými postupmi CO-SM na dobu troch mesiacov. V prípade jej
nedodržania je proces certifikácie ukončený.
Za stanovenie a zahájenie realizácie nápravných opatrení, ktoré sú potrebné na
odstránenie nezhôd alebo ich príčin, zodpovedá vedúci pracovník zodpovedný za
posudzovanú oblasť (činnosť).
Aktualizované 10. 01. 2013
4 / 10
Certifikačný orgán na systémy manažérstva
QUALIFORM SLOVAKIA s.r.o.
Pasienková 9 D, 821 06 Bratislava
Posudzovaný je vyrozumený o požadovanom spôsobe kontroly realizácie nápravných
opatrení (písomným doložením či opakovanou návštevou na mieste auditu).
Kontrola realizácie nápravných opatrení opakovanou návštevou sa vykonáva podľa
uvážení VAT a všetky jej fázy prebiehajú obdobným spôsobom ako audit. Termín kontroly
nápravných opatrení sa stanovuje po dohode VAT s posudzovaným.
Na základe zistených skutočností z 1. a 2. etapy auditu je VAT vypracovaná
Záverečná správa z posúdenia SM, v ktorej sú zhrnuté všetky zistenia z auditov vrátane
nápravných opatrení, vykonaných na odstránenie zistených nezhôd v oboch etapách auditu.
Na záver VAT odporučí vydať, prípadne nevydať certifikát žiadateľovi o certifikáciu.
O certifikácii rozhoduje V CO-SM na základe stanoviska VAT uvedenom v Záverečnej
správe z posúdenia SM.
Pokiaľ sú vysporiadané všetky nápravné opatrenia a VAT v Záverečnej správe
z posúdenia SM odporučí udeliť certifikát, V CO-SM vydá Rozhodnutie o udelení certifikátu.
Pokiaľ žiadateľ požiadavky certifikácie nesplňuje alebo nemá predpoklady pre ich
trvalé naplňovanie, oznámi V CO-SM na základe stanoviska VAT písomnou formou
posudzovanému túto skutočnosť, a vydanie certifikátu SM zamietne. Zamietnutie musí
obsahovať riadne zdôvodnenie.
Posudzovaný, ktorému V CO-SM odmietol vydať certifikát, má možnosť podať
odvolanie proti tomuto rozhodnutiu na Výbor pre certifikáciu.
V CO-SM vydá na základe stanoviska VAT certifikát SM. Certifikát špecifikuje
predmet aj rozsah certifikácie podľa príslušnej kriteriálnej normy a dobu jeho platnosti. Ďalej
certifikát obsahuje názov a adresu certifikovaného subjektu.
Pokiaľ je organizácia umiestená na viacerých miestach, môžu byť certifikáty
zahrňujúce viac miest vydané iba za predpokladu, že každé jednotlivé miesto zahrnuté do
rozsahu certifikácie bolo buď:
• individuálne posúdené certifikačným orgánom, alebo
• zahrnuté do posudzovania vybraných miest
Posudzovanie organizácie umiestenej na viacerých miestach je popísané v internom
postupe CO-SM a žiadateľ je s ním oboznámený individuálne.
2.2.2 Dozor
Obdobie medzi dvomi po sebe idúcimi certifikáciami (certifikácia a recertifikácia) sa
nazýva certifikačným cyklom. V rámci tohto cyklu sa realizujú dozorové audity u
certifikovaných organizácií. V priebehu dozorového cyklu CO posudzuje v organizácii
zabezpečenie a dodržiavanie plnenia kritérií a záväzkov vyplývajúcich z certifikácie.
Prvý dozor musí byť uskutočnený skôr ako 12 mesiacov (ale obvykle nie skôr ako 10
mesiacov) od dátumu ukončenia certifikačného auditu. Druhý dozor musí byť uskutočnený
skôr ako 12 mesiacov (ale obvykle nie skôr ako 10 mesiacov) od dátumu ukončenia prvého
dozoru. Mimoriadny dozor je vykonaný v prípade oprávneného externého alebo interného
písomného podnetu niektorej zo zainteresovaných strán.
Aktualizované 10. 01. 2013
5 / 10
Certifikačný orgán na systémy manažérstva
QUALIFORM SLOVAKIA s.r.o.
Pasienková 9 D, 821 06 Bratislava
Na základe zistených skutočností z dozorového auditu je VAT vypracovaná
Záverečná správa z posúdenia SM, v ktorej sú zhrnuté všetky zistenia . Na záver VAT
potvrdí resp. nepotvrdí platnosť certifikátu.
V prípade identifikácie pripomienok a nezhôd sú vystavené Záznamy o zisteniach a
s klientom je nadväzne dohodnutý spôsob a termín ich odstránenia. Maximálna dĺžka
obdobia pre odstránenie nezhôd identifikovaných dozorom bola stanovená internými
postupmi CO na dobu troch mesiacov. V prípade jej nedodržania je platnosť certifikátu
pozastavená až do uspokojivého vyriešenia tejto nezhody. Pozastavenie platnosti certifikátu
systému manažérstva môže trvať najviac tri mesiace. Po uplynutí tohto obdobia je platnosť
certifikátu obnovená (v prípade odstránenia nezhody) alebo zrušená.
2.2.3 Recertifikačný audit
Účelom recertifikačného auditu je potvrdiť trvalú zhodu s požiadavkami kriteriálnych
noriem, účinnosť, trvalú platnosť a vhodnosť systému manažérstva zákazníka pre daný
rozsah certifikácie.
Recertifikačný audit môže v prípade významných zmien vyžadovať realizáciu 1. etapy
auditu. Spravidla však, ak nenastali významné zmeny v systéme manažérstva, v organizácii
alebo zmeny iných súvisiacich skutočností (napr. legislatívy), je realizovaný auditom na
mieste.
3 Certifikát
Vydanie
Certifikát je výstupným dokumentom CO-SM, ktorý je na svoju činnosť akreditovaný
Slovenskou národnou akreditačnou službou (SNAS) a vydáva sa s platnosťou 3 roky od
vydania.
SNAS je signatárom Multilaterálnej dohody EA, ktorá deklaruje celosvetové uznanie a
medzinárodné prijímanie výstupných dokumentov z činností akreditovaných organizácií ako
ekvivalentných dokumentom, ktoré boli vydané akreditovanými orgánmi v akomkoľvek štáte
signatára EA-MLA (http://www.european-accreditation.org/content/mla/scopes.htm ).
Vzhľadom k tomu, že EA má dvojstranné dohody s niektorými ostatnými štátmi
(členmi IAF), sú uvedené dokumenty uznávané a prijímané aj v týchto štátoch.
CO-SM je rovnocenný všetkým certifikačným orgánom akreditovaným v členských
štátoch EA (európske akreditácie) a IAF.
Používanie certifikačnej značky CO-SM
V súlade so zdokumentovanými postupmi CO-SM držiteľovi certifikátu SM ponúkame
používanie certifikačnej značky na reklamných a obchodných dokumentoch so vzťahom k
certifikovaným činnostiam.
Pravidlá pre použitie certifikačnej značky CO:
• Súčasťou certifikačnej značky je logo QUALIFORM SLOVAKIA s.r.o., ktoré je
zapísanou ochranou známkou v zmysle príslušných predpisov.
• Certifikačná značka sa používa buď farebná alebo čiernobiela, podľa poskytnutých
Aktualizované 10. 01. 2013
6 / 10
Certifikačný orgán na systémy manažérstva
QUALIFORM SLOVAKIA s.r.o.
Pasienková 9 D, 821 06 Bratislava
•
•
•
•
podkladov. Certifikačná značka nesmie byť používaná či zneužívaná na činnosti
mimo oblasť certifikácie.
Certifikačnú značku je možné používať iba počas platnosti certifikátu, v prípade
pozastavenia platnosti certifikátu z akýchkoľvek dôvodov nesmú byť až do
obnovenia účinnosti certifikátu vydávané dokumenty obsahujúce certifikačnú
značku.
Certifikačná značka môže byť používaná iba súčasne s obchodným menom
certifikovanej organizácie.
Certifikačná značka nesmie byť používaná spôsobom vzbudzujúcim dojem, že
CO-SM preberá alebo spolu preberá zodpovednosť za výsledky činností
v predmete certifikácie.
Používanie certifikačnej značky už zahrnuté v cene za certifikáciu.
Používanie certifikačnej značky upravuje Licenčná zmluva, ktorú uzatvára CO-SM
s držiteľom certifikátu.
Zmeny rozsahu platnosti certifikátu
Na základe podania písomnej žiadosti o zmenu rozsahu vykonávaných činností,
počtu prevádzok zahrnutých do systému manažérstva alebo iných zmien preskúma CO-SM
vplyv uvedených zmien na plnenie certifikačných kritérií a záväzkov. Podľa výsledku
preskúmania rozhodne, či je možné vydať nový certifikát priamo, alebo či je nutné posúdiť
oprávnenosť vykonania týchto zmien formou dozoru. Po dohode s klientom vykoná CO-SM
posúdenie buď v rámci pravidelného dozoru alebo formou mimoriadneho dozoru.
Zmeny certifikátu nemajú vplyv na dobu jeho platnosti.
•
•
•
Pozastavenie a obnovenie platnosti certifikátu
CO-SM pozastaví platnosť certifikátu v prípade že:
pri dozore boli zistené vážne nezhody v plnení certifikačných kritérií a záväzkov,
o pozastavenie účinnosti požiada príslušná certifikovaná organizácia,
certifikovaná organizácia neumožní vykonať dozorný audit v požadovaných
intervaloch.
O pozastavení účinnosti certifikátu rozhoduje V CO-SM na základe výsledku
pravidelného alebo mimoriadneho dozoru, na žiadosť organizácie alebo na základe
neumožnenia zo strany certifikovanej organizácie vykonať dozorný audit v požadovaných
intervaloch.
Prípadné odvolanie môže uplatniť organizácia písomne u V CO-SM. O riešení
odvolania musí byť sťažovateľovi podaná správa do jedného mesiaca od podania odvolania.
O obnovení účinnosti certifikátu musí organizácia písomne požiadať CO-SM, ktorý
zaháji najneskoršie do jedného mesiaca v príslušnej organizácii mimoriadny dozor.
•
•
Zrušenie platnosti certifikátu
CO-SM zruší certifikát v prípade že:
o to požiada držiteľ certifikátu,
nezhody zistené na základe dozorovej činnosti neboli v stanovených termínoch
Aktualizované 10. 01. 2013
7 / 10
Certifikačný orgán na systémy manažérstva
QUALIFORM SLOVAKIA s.r.o.
Pasienková 9 D, 821 06 Bratislava
•
odstránené, alebo organizácia nepreukázala v rámci dozoru schopnosť trvalého
plnenia stanovených certifikačných kritérií a záväzkov,
dôjde k zániku certifikovanej organizácie.
O zrušení certifikátu rozhoduje V CO-SM.
Prípadné odvolanie voči jeho rozhodnutiu rieši Výbor pre certifikáciu v súlade so
zdokumentovanými postupmi CO-SM.
Prevod akreditovanej certifikácie
Prevod certifikácie je definovaný ako uznanie existujúceho a platného certifikátu SM
udeleného jedným CO iným CO pre účely udelenia jeho vlastnej certifikácie.
Pre prevod certifikácie prichádzajú do úvahy iba certifikáty, vydané v rozsahu
akreditácie signatármi MLA (multilaterálnej dohody o vzájomnom uznávaní výsledkov
akreditácie) EA, IAF, PAC alebo IAAC. Pokiaľ je certifikát vydaný CO, ktorý je akreditovaný
orgánom, ktorý je signatárom iba regionálnej MLA, potom je prevod obmedzený iba na CO
akreditované orgánmi zapojenými v danej regionálnej dohode.
S držiteľmi certifikátov SM, ktoré nie sú pokryté vyššie uvedenými akreditáciami, sa
zaobchádza ako s novými žiadateľmi o certifikáciu.
V CO-SM alebo ním poverený VAT musí vykonať preskúmanie certifikácie budúceho
klienta pomocou písomných otázok a obvykle aj návštevou budúceho klienta. Preskúmanie
sa týka nasledujúcich hľadísk:
• Potvrdenie, že certifikované činnosti budúceho klienta spadajú do akreditovanej
oblasti pôsobnosti certifikačného orgánu
• Dôvody záujmu o prevod
• Overenie, že platný akreditovaný certifikát, pokiaľ sa týka autentickosti, trvania,
oblastí činnosti pokrytých systémom manažérstva a rozsahu akreditácie sa vzťahuje
na miesto alebo viacej miest, ktoré žiadajú o prevod. Ak je to účelné, má byť
certifikácia a stav nevyriešených nezhôd overená pôvodným vydávajúcim
certifikačným orgánom (pokiaľ neprestal podnikať)
• Posúdenie posledných správ z posudzovania/opakovaného posudzovania, správ z
následného dozoru a akýchkoľvek z nich vyplývajúcich nevyriešených nezhôd. Toto
posúdenie taktiež zahrňuje akúkoľvek inú dostupnú príslušnú dokumentáciu týkajúcu
sa certifikačného procesu t. j. ručne písané poznámky, checklisty a pod.
• Obdržané sťažnosti a prijaté opatrenia
• Stav SM v priebehu platnosti prevádzaného certifikátu.
V prípade, že nie sú pri preskúmaní pred prevodom zistené žiadne ďalšie nevyriešené
alebo potenciálne problémy, môže byť po normálnom procese rozhodovania vydaný
certifikát s dátumom dokončenia preskúmania. Pokiaľ prijímajúci CO-SM nevykonal na
základe výsledkov preskúmania nové alebo opakované posudzovanie, použije sa na
stanovenie programu pokračujúceho dozoru a recertifikačného auditu predloha z
predchádzajúceho certifikačného režimu.
Pokiaľ po preskúmaní pred prevodom naďalej existujú pochybnosti týkajúce sa
primeranosti súčasnej, alebo predtým získanej certifikácie, CO-SM bude zaobchádzať
so žiadateľom o prevod certifikácie ako s novým klientom.
Aktualizované 10. 01. 2013
8 / 10
Certifikačný orgán na systémy manažérstva
QUALIFORM SLOVAKIA s.r.o.
Pasienková 9 D, 821 06 Bratislava
Nevyriešené nezhody má uzavrieť, pokiaľ je to účelné, vydávajúci certifikačný orgán
pred prevodom. Pokiaľ sa tak nestane, musí ich uzavrieť CO-SM.
Certifikáty vydané certifikačným orgánom, ktorý prestal vykonávať svoju činnosť alebo
ktorému bolo odňaté osvedčenie o akreditácii a certifikáty, o ktorých je známe, že boli
pozastavené alebo im hrozí pozastavenie, nesmú byť prijímané na prevod. So žiadateľom o
prevod certifikácie zaobchádza CO-SM ako s novým klientom.
4 Odvolania
Odvolanie je nutné podať do 15 dní odo dňa, kedy skutočnosť pre podanie odvolania
nastala alebo sa o nej klient podávajúci odvolanie dozvedel, resp. od prevzatia či doručenia
dokumentu, voči ktorému je odvolanie podávané.
Odvolanie je potrebné podať písomne a musí obsahovať presný popis vecnej
podstaty, dôkazy, ktoré klient podávajúci odvolanie predkladá a navrhované riešenie. V
prípade, že odvolanie neobsahuje tieto časti, bude podávajúci klient M CO-SM vyzvaný,
aby podanie doplnil v lehote, ktorú mu na to stanoví a až do doby odstránenia nedostatkov
je odvolávacie konanie pozastavené.
Po prijatí odvolania ho M CO-SM zaeviduje do zoznamu odvolaní, kde napíše dôvod
odvolania, klienta, ktorý sa odvoláva a dátum prijatia odvolania. Potvrdí zaevidovanie
odvolania odvolávajúcemu sa klientovi. Potom odvolanie odovzdá V CO-SM, ktorý preverí
dôvod odvolania a získa informácie o probléme od VAT, ktorý u klienta vykonával audit.
Ak je to potrebné, V CO-SM sa skontaktuje s klientom, aby vysvetlil, resp. doplnil
prípadné nejasnosti. Na základe všetkých informácií V CO-SM rozhodne o odvolaní.
Prihliada na to, či už obdobné odvolania boli zaevidované a ako boli vyriešené. Následne V
CO-SM písomne spracuje správu o skončení procesu vybavovania odvolania a zašle ju
odvolávajúcemu sa klientovi. V prípade, že klient nie je spokojný s vybavením svojho
odvolania, môže sa odvolať u najvyššej inštancie CO-SM – Výboru pre certifikáciu, ktorá
rozhodne o vybavení odvolania.
V CO-SM určí nápravu a kompetentná osoba vykoná nápravnú činnosť. Následne V
CO-SM preverí, či bola nápravná činnosť vykonaná a prípadne určí preventívnu činnosť, aby
sa zabránilo opakovaniu obdobných odvolaní.
M CO-SM zaeviduje do zoznamu odvolaní dátum vykonania nápravnej činnosti
a prípadnú preventívnu činnosť. Po roku sa preverí, či boli činnosti efektívne a či sa
nevyskytli nové obdobné odvolania.
Kópia odvolania spolu so správou o skončení procesu odvolania sa uloží aj v zložke
klienta.
5 Sťažnosti
Po prijatí sťažnosti M CO-SM ju zaeviduje do zoznamu sťažností a posúdi, či sa
sťažnosť týka certifikačných činností CO-SM, alebo certifikovaného klienta.
V prípade, že sa sťažnosť týka certifikačných činností, postupuje sa rovnako ako pri
odvolaniach. V tomto procese je rešpektovaná dôvernosť informácií, nakoľko osoby, ktoré
rozhodujú o sťažnostiach podpisujú vyhlásenie, v ktorom sa zaväzujú rešpektovať dôvernosť
všetkých získaných informácií pri výkone svojej funkcie.
Aktualizované 10. 01. 2013
9 / 10
Certifikačný orgán na systémy manažérstva
QUALIFORM SLOVAKIA s.r.o.
Pasienková 9 D, 821 06 Bratislava
V prípade, že sa sťažnosť týka certifikovaného klienta, M CO-SM to dotknutému
klientovi oznámi, zaznamená sťažnosť v zozname sťažností a informuje V CO-SM
o sťažnosti. Ten preskúma dôvod a závažnosť sťažnosti a konzultuje prípad s VAT, ktorý
u certifikovaného klienta vykonával audit. Následne V CO-SM získava všetky potrebné
informácie, týkajúce sa sťažnosti od sťažovateľa, prípadne z iných zdrojov a vyžiada si aj
stanovisko certifikovaného klienta. Po preskúmaní všetkých získaných informácií navrhne
riešenie sťažnosti spolu s prijatými činnosťami, rozhodne o vybavení sťažnosti a zašle
sťažovateľovi správu o vybavení sťažnosti.
CO-SM spolu s certifikovaným klientom a sťažovateľom určí, či a ak áno, v akom
rozsahu sa zverejní predmet sťažnosti a jej riešenie.
6 Kontakty
Meno
Ing. Jana
OTRUBOVÁ
Ing. Iveta
BILÁKOVÁ
Ing. Jana
HOZZOVÁ
Funkcia
vedúci CO-SM
Telefón
00420 2 53 63 70 46
0907 792 433
manažér SM
00420 2 53 63 70 42
0917 206 481
zástupca vedúceho
00420 2 53 63 70 45
CO-SM
0908 765 217
www.qualiform.sk
Aktualizované 10. 01. 2013
10 / 10
e-mail
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Download

Informačný dokument - QUALIFORM SLOVAKIA sro