Pravidlá triedenia poštových zásielok
I.
Spracovanie databázy adresátov
1.
Pred vybraním Poštovej zásielky Poštovým podnikom odosielateľ poskytne Poštovému podniku databázu adresátov Poštových zásielok, ktoré zamýšľa
doručiť prostredníctvom Poštového podniku, obsahujúcu údaje podľa odseku 2 na účely jej spracovania zo strany Poštového podniku a pridelenia údajov
potrebných pre označenie a roztriedenie Poštových zásielok odosielateľom, vrátane Kódov regiónu (ďalej len „Homologizácia“). Spracovanie databázy
adresátov zo strany Poštového podniku a súvisiaca Homologizácia si vyžaduje čas v rozsahu závisiacom od množstva adresátov, vždy však minimálne 1
pracovný deň.
2.
Databáza adresátov musí obsahovať označenie adresáta minimálne v rozsahu obchodné meno alebo názov právnickej osoby, meno a priezvisko fyzickej
osoby, ulicu, súpisné alebo orientačné číslo, PSČ, obec, tel. kontakt pre aktívny telemarketing, prípadne iné údaje o adresátovi, i keď nie sú potrebné pre
Homologizáciu databázy. Ak odosielateľ nemôže poskytnúť meno a priezvisko alebo obchodné meno alebo názov adresáta, môže namiesto týchto údajov
poskytnúť ID adresy, nakoľko údaje ako meno a priezvisko alebo obchodné meno alebo názov nie sú pre samotnú Homologizáciu podstatné, ale budú sa
tlačiť na Poštové zásielky. Ďalej musí odosielateľ poskytnúť jednoznačný údaj - ID adresáta (napríklad zákaznícke číslo, ktoré musí byť jednoznačné a
unikátne) na tvorbu čiarového kódu. V prípade ak databáza adresátov tento údaj nebude obsahovať, odosielateľ ho na žiadosť Poštového podniku
bezodkladne doplní. Databáza adresátov musí byť vo formáte .xls, .txt, dbf alebo .mdb.
3.
Odosielateľ musí každý údaj v rámci databázy adresátov uviesť v samostatnej bunke, pričom výnimkou môže byť iba "ulica a súpisné alebo orientačné číslo"
alebo "meno a priezvisko" (dva údaje v jednej bunke).
4.
Pokiaľ nebude zachovaný požadovaný formát databázy adresátov a napr. ak kompletne celá adresa bude uvedená v jednej bunke, takúto databázu nebude
môcť Poštový podnik spracovať a Homologizovať.
5.
V prípade mutácií (t.j. ak si odosielateľ želá určité obsahové variácie v rámci niektorých Poštových zásielok, považuje sa každá samostatná skupina Poštových
zásielok za samostatnú mutáciu) je každá jedna mutácia považovaná za samostatnú distribučnú akciu, to znamená, že každá mutácia má aj samostatnú
databázu adresátov, alebo bude do databázy pridaný stĺpec s označením mutácie pre tú ktorú adresu. Spracovanie a triedenie Poštových zásielok s rôznymi
mutáciami vyžadujú obvykle dlhší čas spracovania zo strany Poštového podniku ako 1 pracovný deň.
V prípade jednej distribučnej akcie (bez mutácií), je potrebné, aby odosielateľ zasielal len jednu databázu, v ktorej budú všetky adresy pre Homologizáciu. Ak
splnenie tejto podmienky z nejakého dôvodu nie je možné, musia byť všetky databázy adresátov aspoň vyhotovené v rovnakom formáte (podľa bodov 2 a 3).
6.
7.
Databáza bude zo strany odosielateľa poskytnutá Poštovému podniku cez kryptovaný FTP server, ku ktorému bude poskytnuté prihlasovacie meno a heslo
pre odosielateľa. V prípade dohody môže byť databáza adresátov poskytnutá Poštovému podniku aj osobne na CD, USB-kľúči, či inom dátovom nosiči.
8.
V rámci Homologizácie Poštový podnik spracuje databázu adresátov tak, že k jednotlivým adresátom resp. adresám pridelí potrebné logistické údaje
Poštového podniku ako sú, Kód regiónu, kód oblasti, telefónne číslo, či iné potrebné údaje.
9.
Adresy, ku ktorým v rámci Homologizácie nebude možné prideliť údaje alebo nie sú v distribučnom pláne adresného doručovania Poštového podniku budú
presunuté do novej databázy s označením „NEDORUČUJEME“. Tieto sú vylúčené z vybrania a distribúcie prostredníctvom poštovej siete Poštového podniku.
10. Výsledná databáza, doplnená Poštovým podnikom v rámci Homologizácie o potrebné údaje bude zoradená podľa požiadaviek, a cez FTP server odoslaná
naspäť odosielateľovi.
11. Odosielateľ po obdržaní doplnenej databázy adresátov schváli adresy určené pre adresné doručovanie, alebo sa v tejto databáze uskutočnia zmeny na
základe požiadaviek odosielateľa, tieto zmeny však môžu spočívať len vo výmaze niektorých adries a nie v zmenách adresy samotnej alebo v pridaní adresy.
V prípade zmeny adresy alebo pridania adresy je potrebné zopakovať celý proces Homologizácie podľa bodov 1 až 10 tohto článku.
II.
1.
a)
b)
Triedenie a predpríprava zásielok
Odosielateľ musí odovzdať Poštové zásielky Poštovému podniku roztriedené a predpripravené v súlade s nasledujúcimi bodmi:
triedenie podľa regiónov – odosielateľ je povinný Poštové zásielky roztriediť do Zväzkov podľa regiónov vyplývajúcich z databázy adresátov doplnenej
Poštovým podnikom v rámci Homologizácie, pričom jeden Zväzok nemôže byť ťažší ako 10 kg. Odosielateľ musí jednotlivé Zväzky zoradiť abecedne podľa
názvu (čísla) regiónu v ktorých sú zoradené ulice abecedne. Do jedného Zväzku sa vkladajú materiály len z jedného regiónu, t.j. s rovnakým Kódom regiónu.
Odosielateľ musí roztriediť Poštové zásielky do Zväzkov aj v prípade, že bude potrebné urobiť Zväzok len z jedného materiálu. Je VYLÚČENÉ aby sa
v jednom Zväzku nachádzali Poštové zásielky adresované do rôznych regiónov. Jednotlivé Poštové zásielky sa v danom Zväzku zoraďujú abecedne podľa
ulíc a orientačných alebo súpisných čísel. Jednotlivé Zväzky musí odosielateľ prepáskovať viazacou páskou do kríža. Každý Zväzok musí byť opatrený
balíkovým štítkom.
triedenie podľa oblastí – prvé tri znaky z Kódu regiónu označujú kód oblasti vyplývajúci z databázy adresátov doplnenej Poštovým podnikom v rámci
Homologizácie. Na jednej palete sa môžu nachádzať len Poštové zásielky adresované do jednej oblasti. Každú paletu je potrebné označiť paletovým štítkom.
c)
triedenie na pobočky - z dôvodu úspory priestoru je možné ukladať Poštové zásielky adresované do rôznych oblastí na jednu paletu, avšak výlučne za
podmienky, že Poštové zásielky určené do rôznych oblastí budú na paletách oddelené buď veľkým papierom po celej ploche alebo fóliou aby bolo možné
jednoznačne určiť hranicu medzi Poštovými zásielkami rôznych oblastí. Je VYLÚČENÉ aby sa na jednej palete určenej pre určitú pobočku nachádzali Poštové
zásilky adresované do inej pobočky. Materiály pre jednotlivé pobočky je potrebné ukladať nasledovne:
Rozdelenie pobočiek
Názov pobočky
Bratislava
Košice
Nitra
Oblasti patriace pod pobočku
BA1 BA2 BA3 BA4 BA5 BA6 BA7
KE1 KE2 KE3 KE6 KE7 KE4 KE5 PO3
NR1 NR2 NR3 NR4 NR5 NR6
Poprad
PP1 PP2 PP3 PP4 PP5
Prešov
PO1 PO2 PO4
Trenčín
TN1 TN2 TN3 TN4 TN5 TN6 TN7
Trnava
TT1
Zvolen
BB1 BB2 BB3 BB4 BB5 BB6 BB7
TT2
Žilina
ZA1
ZA2
TT3
TT4
TT5
TT6
ZA3 ZA4
d)
Každú paletu je potrebné označiť paletovým štítkom.
2.
a)
Adresný štítok pre Poštový podnik je zadefinovaný nasledovne:
Na adresnom štítku je potrebné uvádzať tieto údaje:
obchodné meno alebo názov právnickej osoby – v prípade ak sa v databáze nachádza
meno a priezvisko adresáta – v prípade, ak pôjde o právnickú osobu a v databáze bude uvedené meno a priezvisko zamestnanca, ktorému je adresovaná
Poštová zásielka
alebo
meno a priezvisko adresáta
a následne
adresa
mesto
PSČ
Kód regiónu – nachádza sa v databáze
Kód oblasti – nachádza sa v databáze
Číslo akcie – nachádza sa v databáze
položky kód regiónu a kód oblasti zvýrazniť písmom „bold“
v prípade potreby sa na štítku uvádza názov mutácie a zákaznícke číslo
ďalej text: KOLOS – je to identifikačný znak našej spoločnosti.
pod čiaru text: V prípade nesprávne doručenej zásielky nás kontaktujte na tel.č.: „telefónne číslo“
namiesto textu „telefónne číslo“ bude uvedené telefónne číslo, ktoré sa nachádza v databáze pri každej adrese
čiarový kód – sa nachádza nad adresným štítkom ako jeho súčasť. Musí byť viditeľný bez poškodenia, alebo otvorenia obálky. Typ Code 39. Tento údaj sa
nachádza v databáze.
b)
c)
Adresa adresáta musí byť orientovaná súbežne s dlhšou stranou zásielky a umiestnená v pravom dolnom rohu zásielky. V prípade zásielok v poštovej obálke
musí byť adresa adresáta umiestnená na prednej strane obálky.
Každá zmena adresného štítku musí byť odsúhlasená spoločnosťou KOLOS
III. Vzory tlačív
Vzor adresného štítku
Z ákaznícke číslo: 0123456897
KOLOS
50001/2010
BA1
Ing. Janko Hraško
BA1101
Zbojnícka 10
Mutácia
123 45 Terchová
1
V prípade nesprávne doručenej zásielky nás kontaktujte na
tel.č.: 02. 206.414.01
Vzor balíkového štítku, formát A5
KOLOS s.r.o.
Číslo akcie: (napr. 50001/2010) – označuje číslo akcie pre spoločnosť KOLOS a je potrebné ho dodať tlačiarni
Kód oblasti: (napr. BA1) – označuje balík pre danú oblasť. Kód oblasti sa nachádza v databáze
Kód regiónu: (napr.: BA1101) – označuje balík pre daný región. Kód regiónu sa nachádza v databáze
Názov regiónu: (napr.: Bratislava - Staré Mesto) – označuje názov regiónu. Názov regiónu sa nachádza v databáze
Počet kusov v balíku: (napr. 43ks) – označuje počet kusov v danom balíku
Balík pre región: (napr.: 1 / 4) – označuje, ktorý balík v poradí, z koľkých pre daný región
Balík číslo: - označuje číslo balíka zo všetkých pre danú akciu
Trasovanie: - označuje trasu lokálnej dopravy. Označenie trasovania sa nachádza v databáze
Vzor paletového štítku, formát A4. Ak sa bude na paletu ukladať viac oblastí, tak sa pre každú oblasť vypíše KÓD OBLASTI
KOLOS s.r.o.
Logistické centrum:
KOLOS s.r.o.
Senecká cesta 1
900 28 Ivanka pri Dunaji
Číslo akcie: (napr. 50001/2010) – označuje číslo akcie pre spoločnosť KOLOS a je potrebné ho dodať tlačiarni
Pobočka: (napr. Bratislava) – označuje pre ktorú pobočku je určená paleta. Podľa tabuľky „Rozdelenie pobočiek“
Kód oblasti: (napr. BA1) – označuje materiály pre oblasti ktoré sa nachádzajú na palete. Kód oblasti sa nachádza v databáze
Paleta číslo: (napr. 1 / 4) – označuje koľká paleta v poradí, z koľkých pre danú pobočku/oblasť
Rozsah balíkov: (napr. 1 – 528) – označuje čísla balíkov, ktoré sa nachádzajú na palete
Download

Pravidlá triedenia adresných zásielok (.pdf)