Warszawa, 26 listopada 2013 r.
Pieczęć Zamawiającego
Załącznik nr 1
do Zapytania ofertowego nr 1/2013
Przebieg realizacji
Projekt przewiduje budowę i wdrożenie nowego systemu informatycznego klasy ERP wspomagającego
komunikację Wnioskodawcy z Partnerami i umożliwiającego podłączenie nowych dostawców i sklepów
internetowych. W ramach projektu przewiduje się integrację systemów informatycznych Wnioskodawcy
i Partnerów, automatyzację przepływu danych (EDI) oraz wprowadzenie podpisu elektronicznego.
System będzie aplikacją klasy ERP (Zarządzanie Zasobami Przedsiębiorstwa, ang. Enterprise Resource
Planning), przeznaczoną głównie do współpracy z partnerami handlowymi oraz zarządzania logistyką,
dostawami i płatnościami. System obejmie swoim zakresem operacje magazynowe, logistyczne oraz
przepływ dokumentów i informacji handlowej, księgowej oraz marketingowej. Jest to bardzo ważne dla
Wnioskodawcy, gdyż obecnie cała informacja jest przekazywana za pomocą połączeń telefonicznych,
słownie oraz poczty elektronicznej – nie istnieje automatyczny przepływ danych, co przy takiej skali
działalności jest przyczyną wielu problemów. Tak mało zautomatyzowany sposób zarządzania
przedsiębiorstwem pochłania duże zasoby ludzkie, generuje wysoki koszt obsługi oraz zwiększa ryzyko
błędów. Wyeliminowanie tych czynników spowoduje znaczne zwiększenie możliwości nawiązywania
szerszej współpracy z nowymi partnerami, a co za tym idzie doprowadzi do wzrostu przychodów
Wnioskodawcy i równolegle ograniczy koszty bieżącej działalności.
Nowy system zostanie wdrożony w miejsce różnych programów obecnie wykorzystywanych przez
Wnioskodawcę. Korzystanie z różnych, niezintegrowanych ze sobą programów, jest nieefektywne
i awaryjne, zatem wprowadzenie nowego sytemu jest niezbędne, aby umożliwić firmie utrzymanie
dynamicznego rozwoju.
System wdrożony w wyniku realizacji projektu pozwoli na integrację z systemami Partnerów. Koszt
wdrożenia po stronie Partnera, będzie ponoszony przez Partnera. Z systemem integrować się będą mogły
zarówno firmy - dostawcy, których produkty sprzedaje Wnioskodawca, jak również w przyszłości inne
sklepy internetowe (np. aplikacje e-commerce, porównywarki, etc). Dzięki systemowi możliwe będzie
pobieranie informacji o produktach dostępnych w magazynach Partnerów, ich zdjęć oraz wszystkich
niezbędnych informacji – obecnie działania te wykonywane są ręcznie. Za kontrolę stanów
magazynowych oraz dostępności produktów będzie odpowiadał Wnioskodawca. Każdy sprzedany
1
produkt w sklepie Wnioskodawcy będzie rejestrowany w systemie Partnerów, rezerwowany,
fakturowany, opatrywany gwarancją i przesyłany pośrednio lub bezpośrednio do klienta końcowego.
Zautomatyzowane zostanie także zarządzanie logistyką, co jest szczególnie istotne ze względu na
ograniczenie kosztów.
Dodatkowo, system będzie umożliwiał Wnioskodawcy:
1. Przejrzenie oferty produktowej Partnerów i wybór produktów lub producentów, których
sprzedażą Wnioskodawca jest zainteresowany.
2. Zamówienie towaru oraz określenie czasu dostawy towaru z magazynu Partnera do klienta
końcowego lub magazynu Wnioskodawcy.
3. Dwustronny przesył faktur podpisanych elektronicznie.
4. Dostęp do wszystkich zdjęć produktów, materiałów marketingowych Partnerów oraz
oferowanych przez niego producentów.
5. Dostęp do historii faktur wymienianych między Wnioskodawcą a Partnerem.
6. Dostęp do pełnej historii zamówień i informacji o rabatach.
7. Szybki kontakt z pracownikami Partnerów.
Projekt umożliwi automatyzację następujących procesów biznesowych:
1. Wymiana danych magazynowych produktów i klientów wykorzystywanych do kampanii
marketingowych wraz z automatyczną synchronizacją danych (aktualizacja w czasie
rzeczywistym), w tym śledzenie wzajemnych dostaw.
2. Logistyka magazynowa wraz z autotematycznym przesyłem danych do kampanii
marketingowych by zapewnić informacje wg zasady Just in Time.
3. Elektroniczny przepływ dokumentów księgowych, w tym podpisanych kwalifikowanym
podpisem elektronicznym e-faktur.
Harmonogram działań
Projekt realizowany będzie w okresie 01.12.2013 – 31.05.2015. W toku projektu przewiduje się
następujące etapy:
Etap I (01.12.2013 – 31.05.2014)
W pierwszym etapie realizacji projektu przeprowadzony zostanie audyt informatyczny. Audyt będzie
miał na celu określenie harmonogramu prowadzenia prac w celu optymalizacji efektowności przy
jednoczesnym braku zakłóceń bieżącej sprzedaży oraz współpracy z Partnerami. Ponadto w wyniku
audytu możliwe będzie szczegółowe określenie wymagań, które postawione zostaną wykonawcy
systemy.
W tym etapie Wnioskodawca wybierze również dostawcę licencji.
Pierwsza cześć prac nad nowym systemem ERP to analiza całości procesów zachodzących w firmie,
2
głównie pod kątem rozwiązań zastosowanych w wykonaniu systemu. Jest to szczególnie istotne ze
względu na integrację systemów przygotowanych w ramach projektu z systemami użytkowanymi przez
Partnerów.
W ramach pierwszego etapu tworzenia rozwiązania informatycznego wykonawca systemu dokona analizy
wymagań (opis procesów, analiza gap/fit) w obszarach:
logistyka i magazyn,
handel i marketing,
księgowość,
wymiana dokumentów.
W pierwszym etapie przygotowany zostanie silnik systemu oraz zakupiony zostanie moduł Magazyn i
logistyka.
Etap II (01.06.2014 – 30.11.2014)
Podczas drugiego etapu powstanie system „uszyty na miarę”, czyli oparty na funkcjonalnościach
wymaganych przez Wnioskodawcę i umożliwiających integrację z systemami Partnerów.
Zakupiony zostanie moduł Zakupy.
Moduł będzie umożliwiał systemowi Wnioskodawcy automatyzację podglądu cen w systemie Partnerów,
a następnie po dokonaniu zakupu przez klienta w sklepie RS 87 MOBCOMER GT rezerwację tego
towaru u najtańszego dostawcy. System będzie jednocześnie śledził wszystkie oferty Partnerów i
wybierze zawsze tą, która w danej sekundzie będzie najlepsza. Warto podkreślić, że ceny niektórych
produktów zmieniają się kilka razy dziennie, co należy pomnożyć przez kilku, a czasami kilkunastu
partnerów dostarczających jeden towar. Co więcej, system uwzględni potencjalny rabat, wraz z prognozą
ceny następnego produktu. Dla przykładu, jeśli u jednego Partnera porcelanowa figurka kosztuje 100
PLN, a u innego 98 PLN, system wybierze ofertę za 98 PLN. Jeśli jednak oferta za 100 PLN przewiduje
5% rabat na kolejne figurki, a system rejestruje zainteresowane tym produktem, wybrana zostanie oferta
za 100 PLN, gdyż kolejna figurka będzie kosztować już tylko 95 PLN.
W tamach tego etapu zakupione zostanie oprogramowanie umożliwiające wdrożenie technologii
automatycznej wymiany danych (EDI) oraz bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz integrację
technologii z systemami używanymi przez Partnerów. Zakupiony zostanie również moduł Współpracy i
automatycznej wymiany danych wraz z kodem odpowiedzialnym za przepływ dokumentów
zabezpieczonych bezpiecznym podpisem elektronicznym.
Etap III (01.12.2014 – 31.05.2015)
W trzecim etapie zakupiony zostanie moduł odpowiedzialny za zdalny przesył danych o zakupie wraz z
integracją logistyki.
Wdrożenie tego rozwiązania umożliwi pominięcie fizycznego przesyłu towaru z magazynu Partnera do
magazynu RS 87 MOBCOMER GT. Dzięki integracji i automatyzacji przesyłu danych na temat danych
3
klienta końcowego, Partner będzie mógł bezpośrednio przesłać na przykład książkę do klienta jednego ze
sklepów RS 87 MOBCOMER GT, gdyż zostanie automatycznie poinformowany o adresie, modelu i
innych danych umożliwiających identyfikację. Znacznie organiczny to koszty zarówno Wnioskodawcy,
jak i Partnerów.
Kolejnym modułem zakupionym w ramach projektu będzie moduł odpowiedzialny za digitalizację
dokumentów, a w szczególności faktur. Wdrożony zostanie kwalifikowany podpis elektroniczny.
Ostatnim elementem realizacji projektu będzie wdrożenie systemu wraz z testami wewnętrznymi. Testy
będą przeprowadzone zarówno przez firmę tworzącą system, jak i przez pracowników Wnioskodawcy.
Następnie przeprowadzone zostaną testy integracji systemu z systemami Partnerów i próbny rozruch.
Przez miesiąc pracownicy firmy oraz Partnerzy będą testować działający system i zgłaszać ewentualne
uwagi, głównie w zakresie szybkości, funkcjonalności oraz zabezpieczeń wdrażanego systemu. Uwagi
zostaną przekazane do dostawcy systemu w celu uzupełnienia kodu i wprowadzenia poprawek.
Po testach, próbnym rozruchu i stwierdzeniu pełnej funkcjonalności systemu oraz odebraniu go
protokołem zostanie wypłacona całość należności. Korekta ewentualnych błędów stwierdzonych podczas
testowania będzie dokonana w ramach podstawowej należności.
W ramach etapu zakupione zostaną środki trwałe niezbędne do obsługi nowych baz danych: serwer i
zasilanie awaryjne.
Technologia informatyczna
Projekt zakłada zakup licencji i wdrożenie systemu, który umożliwi integrację i synchronizację systemu
Wnioskodawcy z systemami wykorzystywanymi przez Partnerów. W ramach inwestycji zostanie
wprowadzony system „uszyty na miarę”, który będzie wspomagał zarządzanie firmy, ale przede
wszystkim zapewni automatyczną i bezpieczną wymianę danych z innymi podmiotami. System zostanie
zbudowany z użyciem technologii webowych określanych skrótem LAMP (Linux, Apache, MySQL,
PHP) – to najpopularniejsza platforma programistyczna dla serwowania dynamicznych aplikacji WWW
w Europie. Baza danych systemu ERP, a w szczególności baza danych modułu magazynowego zostanie
połączona z bazą danych istniejącego sklepu internetowego z wykorzystaniem języka XML (Extensible
Markup Language) i protokołu SOAP (Simple Object Access Protocol), pozwalających na integrację
systemów wykonanych w różnych technologiach i komunikację w czasie rzeczywistym. System zostanie
postawiony na serwerze, który Wnioskodawca ma zamiar zakupić w ramach projektu, gdyż aktualny
sprzęt jest niewystarczający. Stary serwer zostanie wykorzystany jako urządzenie zapasowe.
W chwili obecnej przesyłanie plików pomiędzy aktualnym programem sprzedażowo-magazynowym NTS
WinCash a sklepem internetowym odbywa się przez połączenie przez protokół FTP. Takie rozwiązanie
oraz duża ilość danych powodują, że aktualizacja nie może odbywać się częściej niż co 2h. W przypadku
już kilku zamówień w ciągu jednej godziny może wystąpić sytuacja, że klient zamówi już sprzedany
towar.
Dla Partnerów chcących zintegrować się z systemem Wnioskodawcy zostanie stworzona Usługa
Internetowa WSDL (Web Services Description Language). Dzięki tej usłudze można w łatwy sposób za
pomocą protokołu SOAP stworzyć połączenie niezależne od platformy sprzętowej oraz implementacji
Partnera. Tego typu połączenie odbywa się w czasie rzeczywistym i dzięki „wirtualnemu magazynowi”
wyeliminuje problem zamawiania produktów, które nie są już dostępne w magazynie.
4
Warto podkreślić, że Wnioskodawca zapewni Partnerom tylko możliwość podłączenia do systemu.
Proces integracji w firmach współpracujących oraz inwestycje w software i hardware będą w całości
finansowane przez Partnerów.
Planowana do zakupienia w ramach projektu licencja dotyczy systemu klasy ERP (ang. Enterprise
Resource Planning, tłumaczone jako Zaawansowane Zarządzanie Zasobami). Systemy tego typu mają za
zadanie wspomaganie zarządzania firmą, głównie w zakresie logistyki, magazynowania, planowania
dostaw, przepływu towarów i usług wewnątrz grupy oraz koordynacji spraw związanych z finansami i
wzajemnymi rozliczeniami. Zakupiony program będzie musiał spełniać wymagania Wnioskodawcy nie
tylko w zakresie zarządzania siecią sklepów internetowych, ale przede wszystkim komunikacji z
Partnerami w ramach wspólnych procesów biznesowych - szczególnie istotna będzie automatyzacja
przepływu informacji.
Głównym celem projektu jest zakup licencji do systemu informatycznego klasy ERP. Najważniejszą
funkcjonalnością systemu będzie wspólne z partnerami gromadzenie, indeksowanie, udostępnianie i
wyszukiwanie różnego rodzaju dokumentów oraz automatyczna baza magazynowa, umożliwiająca
śledzenie produktu od momentu wpłynięcia do magazynu Wnioskodawcy po sprzedaż w dowolnym
sklepie własnym lub jednego z Partnerów w całym kraju.Projekt zakłada zakup licencji i wdrożenie
systemu, który umożliwi integrację i synchronizację systemu Wnioskodawcy z systemami
wykorzystywanymi przez Partnerów. W ramach inwestycji zostanie wprowadzony system „uszyty na
miarę”, który będzie wspomagał zarządzanie firmy, ale przede wszystkim zapewni automatyczną i
bezpieczną wymianę danych z innymi podmiotami. System zostanie zbudowany z użyciem technologii
webowych określanych skrótem LAMP (Linux, Apache, MySQL, PHP) – to najpopularniejsza platforma
programistyczna dla serwowania dynamicznych aplikacji WWW w Europie. Baza danych systemu ERP,
a w szczególności baza danych modułu magazynowego zostanie połączona z bazą danych istniejącego
sklepu internetowego z wykorzystaniem języka XML (Extensible Markup Language) i protokołu SOAP
(Simple Object Access Protocol), pozwalających na integrację systemów wykonanych w różnych
technologiach i komunikację w czasie rzeczywistym. System zostanie postawiony na serwerze, który
Wnioskodawca ma zamiar zakupić w ramach projektu, gdyż aktualny sprzęt jest niewystarczający. Stary
serwer zostanie wykorzystany jako urządzenie zapasowe.
W chwili obecnej przesyłanie plików pomiędzy aktualnym programem sprzedażowo-magazynowym NTS
WinCash a sklepem internetowym odbywa się przez połączenie przez protokół FTP. Takie rozwiązanie
oraz duża ilość danych powodują, że aktualizacja nie może odbywać się częściej niż co 2h. W przypadku
już kilku zamówień w ciągu jednej godziny może wystąpić sytuacja, że klient zamówi już sprzedany
towar.
Dla Partnerów chcących zintegrować się z systemem Wnioskodawcy zostanie stworzona Usługa
Internetowa WSDL (Web Services Description Language). Dzięki tej usłudze można w łatwy sposób za
pomocą protokołu SOAP stworzyć połączenie niezależne od platformy sprzętowej oraz implementacji
Partnera. Tego typu połączenie odbywa się w czasie rzeczywistym i dzięki „wirtualnemu magazynowi”
wyeliminuje problem zamawiania produktów, które nie są już dostępne w magazynie.
Warto podkreślić, że Wnioskodawca zapewni Partnerom tylko możliwość podłączenia do systemu.
Proces integracji w firmach współpracujących oraz inwestycje w software i hardware będą w całości
finansowane przez Partnerów.
Planowana do zakupienia w ramach projektu licencja dotyczy systemu klasy ERP (ang. Enterprise
Resource Planning, tłumaczone jako Zaawansowane Zarządzanie Zasobami). Systemy tego typu mają za
zadanie wspomaganie zarządzania firmą, głównie w zakresie logistyki, magazynowania, planowania
dostaw, przepływu towarów i usług wewnątrz grupy oraz koordynacji spraw związanych z finansami
i wzajemnymi rozliczeniami. Zakupiony program będzie musiał spełniać wymagania Wnioskodawcy nie
tylko w zakresie zarządzania siecią sklepów internetowych, ale przede wszystkim komunikacji z
5
Partnerami w ramach wspólnych procesów biznesowych - szczególnie istotna będzie automatyzacja
przepływu informacji.
Głównym celem projektu jest zakup licencji do systemu informatycznego klasy ERP. Najważniejszą
funkcjonalnością systemu będzie wspólne z partnerami gromadzenie, indeksowanie, udostępnianie i
wyszukiwanie różnego rodzaju dokumentów oraz automatyczna baza magazynowa, umożliwiająca
śledzenie produktu od momentu wpłynięcia do magazynu Wnioskodawcy po sprzedaż w dowolnym
sklepie własnym lub jednego z Partnerów w całym kraju.
W ramach projektu wdrożone zostaną technologie podpisu elektronicznego i elektronicznej wymiany
danych.
Procesy objęte ww. technologiami:
Podpis elektroniczny oraz elektroniczna wymiana danych:
1.
Wymiana danych magazynowych produktów wraz z automatyczną synchronizacją danych
(aktualizacja w czasie rzeczywistym), w tym śledzenie wzajemnych dostaw.
2.
Logistyka magazynowa wraz z autotematycznym przesyłem danych
3.
Elektroniczny przepływ dokumentów księgowych, w tym podpisanych kwalifikowanym
podpisem elektronicznym e-faktur
Technologia podpisu elektronicznego zostanie wykorzystana do zabezpieczenia i uwierzytelnienia
kluczowych informacji przesyłanych między Wnioskodawcą a Partnerami, jakimi są:
•
formularze zamówieniowe,
•
faktury oraz korekty faktur.
Wdrożenie zaawansowanego podpisu elektronicznego jest podyktowane przede wszystkim potrzebą
zautomatyzowania i przyspieszenia przetwarzania informacji w kontekście wdrożenia protokołu EDI.
Nieautoryzowana, zapisana i błyskawicznie przetworzona w systemie Wnioskodawcy lub partnera
informacja może spowodować duże straty w przypadku złego jej użycia.
Podpis elektroniczny będzie zapewniał:
•
identyfikację podpisującego (upewnienie się co do tożsamości podmiotu składającego
zamówienie w systemie informatycznym partnera),
•
obsługę tzw. kuriera elektronicznego,
•
bezpieczeństwo podczas przesyłania danych.
Dodatkowo, w kontaktach z partnerem wyeliminowane zostaną zbędne czynności związane z weryfikacją
zamówienia - podpis uwiarygodni złożone zamówienie, co pozwoli na skrócenie czasu jego realizacji,
wyeliminuje błędy oraz skróci procedury związane z płatnościami.
Warto podkreślić także dużą liczbę dokumentów księgowych, które powstają w ciągu roku – ich
digitalizacja, dzięki kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu, będzie wielką zaletą projektu,
pożądaną i użyteczną dla wszystkich stron.
Zgodnie z ustawą z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, podpis będzie:
•
przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
•
sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny
bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania
podpisu elektronicznego,
•
powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza
zmiana tych danych jest rozpoznawalna.
Wprowadzony podpis elektronicznych będzie spełniał standardy zaawansowanego podpisu
elektronicznego w rozumieniu Dyrektywy o Wspólnotowej Infrastrukturze Podpisów Elektronicznych
(Dyrektywa 1999/93/EC).
Wdrożenie elektronicznej wymiany danych w formacie EDI pozwoli na osiągnięcie następujących
korzyści:
6
•
oszczędność czasu przetwarzania dokumentów,
•
zredukowanie kosztów związanych z przetwarzaniem dokumentów,
•
uporządkowanie obiegu dokumentów,
•
podłączenie dowolnej liczby partnerów obsługujących EDI.
Szczegółowy opis uzasadniający wdrożenie technologii elektronicznej wymiany danych został zawarty
w treści wniosku (punkt 5 i 6).
W 3 (z 3) procesów automatyzowanych w ramach projektu dzięki jego realizacji wyeliminowany zostanie
papierowy obieg dokumentów.
W projekcie zostanie zaimplementowana usługa automatycznego przetwarzania danych w modelu
Software-as-a-Service. Będą się na nią składać takie funkcjonalności systemu, jak wyszukiwarka danych
produktowych do kampanii marketingowych lub zainteresowanych określonymi produktami. Model ten
jest przeznaczony do współpracy z partnerami biznesowymi w obrębie jednego głównego portalu.
Wszystkie elementy będą ze sobą ściśle powiązane i będą tworzyły integralną całość. Wnioskodawca
udostępni partnerom biznesowym rozbudowane narzędzia, takie jak wyszukiwarka, która będzie miała na
celu inteligentne dobieranie danych w zależności od określonych potrzeb użytkownika. Będzie istniała
możliwość wybrania zarówno zapytań dotyczących profilu potencjalnych klientów, jak również ich
geografii.
Aplikacja Software-as-a-Service pozwoli nie tylko znajdować w szybki sposób dowolne paczki danych,
ale dzięki systemowi rekomendacji pozwoli od razu użytkownikowi podpowiedzieć te dane, których
potrzebuje.
System rekomendacji będzie rozbudowany o dodatkowe funkcje, takie jak ustawianie list produktowych
pod kątem potrzeb klienta oraz podpowiadaniem innych produktów, które najprawdopodobniej są
potrzebne w tej chwili klientowi. Przykładowo, gdy kontrahent kupi produkty bez odpowiedniego
oprogramowania, po ponownym wejściu na platformę przede wszystkim będzie mu pokazywane
oprogramowanie kompatybilne z kupionym wcześniej urządzeniem. Dodatkowo jeżeli na to
oprogramowanie będzie w danej chwili promocja, w platformie przede wszystkim będą się pokazywać
bannery reklamowe powiązane z promocją, którą klient będzie zainteresowany.
Aplikacja będzie wykraczać poza udostępnianie „suchych” informacji na temat produktów - pozwoli
budować odpowiednie relacje z partnerem. Takie relacje będą budowane na podstawie programu
lojalnościowego, w którym kontrahenci będą zbierać punkty za dokonane zakupy. Punkt te będą
wykorzystywać później na dodatkowe rabaty procentowe lub pulę gratisowych produktów do wybrania.
Rozbudowany system promocji koszyka pozwoli na bezproblemowe tworzenie akcji promocyjnych na
zasadzie spełnienia odpowiednich warunków i wyświetlenia odpowiednich akcji. Przykładowo, gdy
kontrahent osiągnie odpowiednią liczbę punktów z programu lojalnościowego przy następnych zakupach
wyświetli mu się informacja, że będzie mógł skorzystać z dodatkowej promocji co niewątpliwie skłoni
kontrahenta do szybkiego powrotu do platformy.
Dzięki aplikacji Software-as-a-Service oraz rozbudowanej automatyzacji handlowcy zaoszczędzą czas,
ponieważ nie będą musieli pilnować ilości punktów swoich klientów oraz rabatów jakich trzeba im
przydzielić i będą mogli skupić się na budowaniu relacji w aspektach, które mogą być również bardzo
istotne dla Partnerów. Dodatkowo każdy handlowiec będzie mógł obsłużyć większą liczbę kontrahentów,
ponieważ zaoszczędzony zostanie czas przeznaczany do tej pory na analizę przypisanych kontrahentów.
Zatwierdzam
…………………………………….
7
Download

Nazwa przedmiotu: ZOOLOGIA i EKOLOGIA Kod przedmiotu: Typ