EĞİTİMİN AMACI
Kuruluş İçi Kalite Tetkiklerinin etkin ve amaca uygun olarak
yapılabilmesi için tetkik görevlilerinin yeteneklerinin geliştirilmesidir.
TANIMLAR
TETKİK: Kalite faaliyetlerinin ve sonuçlarının planlanan düzenlemelere uyup
uymadığının, bu düzenlemelerin etkin olarak uygulanıp uygulanmadığının ve
amaca ulaşmak için uygun olup olmadığının
sistematik,
tarafsız,
dokümanlara ve beyanlara dayanılarak incelenmesidir
DOKÜMAN: Bilgi (Prosedür, form, KEK, süreç vb) içeren ortam (ortam kağıt,
elektronik vb. olabilir)
KAYIT: Gerçekleştirilen faaliyetin delilini sağlayan veya elde edilen sonuçları
beyan eden doküman
UYGUNLUK: Bir şartın yerine getirilmiş olmasıdır
UYGUNSUZLUK: Bir şartın yerine getirilmemiş olmasıdır
ŞART: Genellikle ima edilen veya zorunlu olarak beyan edilen ihtiyaç ve
beklenti
KYS TETKİKİ
Kuruluşun bir bölümünün veya sürecinin kalite sisteminin seçilen
yönlerinin AMAÇ, UYGULAMA ve ETKİNLİĞİNİN sistematik olarak
incelenmesidir.
KYS Tetkiki,
Yazılı prosedürlere göre yapılır
Yönetim sisteminin tüm seviyelerinde uygulanır
Beyanlar, gözlemler ve dokümanlar esas alınarak yapılır
Kayıtlar incelenir
Bulgular objektif delillere dayandırılır
OBJEKTİF DELİL KAVRAMI
Bir bulgunun gerçekliğini destekleyen verilerdir.
Gözlemler, ölçümler veya diğer araçlarla elde edilebilir.
Duygu veya ön yargıdan etkilenmez
Beyan ile veya tercihen dokümanlaştırılmış olabilir
Dokümante edilmiş, gözlemlenebilir ve tekrar ulaşılabilir olmalıdır
İFADE EDİLEBİLEN (Yazılı hale getirilen) ve KALİTE hakkındadır
BELİRLENMİŞ ŞARTLAR
Tetkik belirlenmiş şartlara göre kayıtların incelenmesidir
1. Müşteri Şartları: müşteri istekleridir
2. KYS Şartları: KEK, Prosedür vd. dokümanlarda belirtilen
hususlardır
3. KYS Standartları: İlgili standart gerekleridir
4. Yasal Şartlar: mevzuat, yasa ve diğer kanuni zorunluluklardır
5. Belgelendirme Kuruluşunun Şartları
TETKİK ÇEŞİTLERİ
1. TARAF TEKİKLER : İç Tetkikler
2. TARAF TEKİKLER : Tedarikçilerin Denetimi
3. TARAF TETKİKLER : Tarafsız Belgelendirme Kuruluşunun
Tetkiki
NEDEN KALİTE TETKİKLERİ
1. Yönetime araçtır, tarafsız değerlendirmeyle gerçek verilere ulaşılır
2. KYS’nin gelişmesine yardımcı olur
3. KYS’nin uygun ve etkin unsurlarının tespitini sağlar
4. Hedeflere ulaşmada yardımcıdır
5. Uygunsuzlukların azaltılması ve önlenmesi için objektif delil sağlar
6. Yasal mevzuata uygunluğu güvence altına alır
7. Spesifikasyonlara uygunluğu güvence altına alır
8. Dokümanların yeterliliği ve takibi konusunda güvence sağlar
9. Sürekli iyileştirme fırsatlarının ortaya çıkmasına yardımcı olur
10. İletişimi artırır, üst yönetime doğrudan rapor sağlar
11. Personele faydalı bir eğitim olur
12. Çalışanların uyguladıkları faaliyetlerle ilgili sorumlulukların gelişmesine
yardımcı olur
ETKİN BİR TETKİK İÇİN TEMEL ŞARTLAR
Üst Yönetimin Desteği
Eğitimli tetkikçiler
Tetkik edilen faaliyetten bağımsız tetkik ekibi
İmkanlara, dokümanlara ve personele zamanında ulaşabilme imkanı
Yönetimin bütün seviyelerine ulaşabilme
Tanımlanmış tetkik süreci
TETKİK SIKLIĞININ BELİRLENMESİ
Uygulamaların eski ya da yeni oluşu
Bir önceki tetkik sonuçları
Faaliyetlerin sistemi etkileme derecesi
Yönetimin İsteği
Organizasyon Yapısı
Dokümantasyon Değişiklikleri
TETKİK SÜRECİ
Tetkikin Başlatılması
• Takım Liderinin Atanması
• Amaç, kapsam ve kriterin tanımı
• Tetkikin yapılabilirliğinin belirlenmesi
• Tetkik ekibinin belirlenmesi
• Tetkik ekibinle ilk temasın sağlanması
Dokümanların Gözden Geçirilmesi
( Yeterlilik Tetkiki )
Yerinde Tetkik Faaliyetleri İçin Hazırlık
• Tetkik planının hazırlanması
• Çalışma dokümanlarının hazırlanması
Tetkik Faaliyetinin Gerçekleştirilmesi
• Açılış toplantısı
• Tetkik boyunca iletişim
• Rehber ve gözlemcilerin rol ve sorumlulukları
• Bilgi toplanması ve doğrulanması
• Tetkik bulgularının oluşturulması
• Tetkik sonuçlarının hazırlanması
• Kapanış toplantısı
Tetkik Raporunun Hazırlanması, Onayı
ve Dağıtımı
• Tetkik raporunun hazırlanması
• Tetkik raporunun onayı ve dağıtımı
Tetkikin Tamamlanması
• Dokümanların elde edilmesi
• Tetkik sonu
Takip Tetkiki
KISA TOPARLAMA - ÖZET
Dokümantasyonun belirlenmiş şartlara ve hedeflere göre yeterli olup olmadığının
incelenmesi anlamına gelen Yeterlilik Tetkiki yapılır
Tetkik planı hazırlanır
Tetkikin amacı belirlenir
Tetkik kapsamı tanımlanır
Süreçler tanımlanır
Süreçlerin etkileşimi tanımlanır
Tetkik temeli / kriteri belirlenir
Ekip lideri tayin edilir
Önceki tetkike ait sonuçlar ( mevcut ise ) dikkate alınır
Güncel problemler dikkate alınır
Yönetimin öncelikleri dikkate alınır
Tetkik edilen ile temasa geçilir ve tarihlerin teyidi alınır
Gerekli ise tetkik edilen ziyaret edilir ( ön ziyaret )
Detaylı Tetkik Programı / Planı hazırlanır
Tetkik ekibine bilgi verilir
Soru listeleri hazırlanır ( hazır soru listeleri varsa güncelleştirilerek kullanılır )
TETKİK EDİLECEK KYS ELEMANLARI
1. KİŞİLER: Sistemi ve ilgili dokümanları bilmeli (Eğitim-Bilinç-Yetkinlik)
2. SÜREÇLER: Tanımlanmalı (Verimlilik-Etkinlik-Kontrol)
3. MALZEME: Belirlenmeli (Tanımlama-İzlenme-Korunma)
4. TEÇHİZAT VE MAKİNELER: Temin edilmeli (Yeterlilik-MuhafazaKullanım-Kalibrasyon-Bakım)
5. DOKÜMANLAR: Oluşturulmalı (Yayın Durumu-Yeterlilik-OkunabilirlikAnlaşılabilirlik-Ulaşılabilirlik-Onay Durumu-Tanımlanması-Gözden
Geçirilmesi)
TETKİK GÖREVLİSİNİN ROLÜ
•
Prosedür ve Sistemlerin geliştirilmesinde yardımcıdır
•
Sistemi iyi bilir ancak sınırlı yetkiye sahiptir
•
Kendi kuruluşuyla ilgili Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler için daha
sağlıklı karar verir ve daha fazla özgürdür.
TETKİK GÖREVLİSİNİN NİTELİKLERİ
•
•
•
•
•
Yasal şartları bilmeli,
Süreci anlamalı ve analiz edebilmeli,
Süreçlerin etkileşimlerini anlamalı,
Ekip çalışması yapabilmeli,
Gerektiğinde uzman bir kişi ekipte olmalı.
TETKİKÇİLERİ YETERLİLİĞİ
•
•
•
•
•
•
Operasyonların teknolojik yönünü kavrayabilecek eğitim düzeyinde
olmalı,
KYS hakkında detaylı bilgiye sahip olmalı
Tetkik eğitimi almış olmalı
Tetkik sırasında planlama yapmak, gözlem yapmak, analiz yapmak
ve rapor hazırlamak gibi uygulamaları iyi öğrenmiş olmalı
Değişen durumlara, farklı yönetim tarzlarına, farklı bilgi
seviyelerindeki çalışanlarla iletişim hususlarında kolay uyum
sağlayabilmeli
Faaliyetlerin önceliğinin değerlendirilmesi ve düzeltici faaliyetlerin
etkinliğinin değerlendirilmesi hususlarında yetkin olmalıdır.
İYİ BİR TETKİK GÖREVLİSİNİN KİŞİSEL NİTELİKLERİ
Objektiflik
Çalışkanlık
Naziklik
Pozitiflik
Zamana Uyma
İletişim
Hazırlıklı Olmak
Prensip Sahibi Olmak
Kararlı Olmak
Faydalı Olmak
Profesyonel Olmak
Analitik Düşünme Yeteneği
İLETİŞİM
Tetkikin en önemli kısmı iletişimdir. İletişim kurmayı engelleyecek
tutumlardan kaçınmak için;
• Her zaman sakin olun,
• Hazırlıklı ve kararlı olun,
• Yapılan işle ilgilenin,
• İyi muhakeme yapın ve gerektiğinde toleranslı davranın,
• Düşünce olarak bağımsız, davranış olarak tarafsız olun,
• Vücut dilini kullanın,
• Konuşma tarzını ve ses tonunu ayarlayın,
• Mimikleri kullanın,
• Alıngan olmayın
• Üstü kapalı konuşmayın,
• Tartışmayın,
• Sabırlı olun,
• Sosyal ve insan ilişkilerinde başarılı olun,
• Pasif olmayın,
• Israrcı ve saldırgan olmayın,
• Başkalarının fikirlerine saygı duyun….
BİR TETKİKÇİ NASIL OLMALI
HAZIRLIKLI
ÖĞRENMİŞ
KONTROLLÜ
YARDIMCI
DİNLEYİCİ
GÖZLEMCİ
SAĞLAYICI
MOTİVE EDİCİ
: Tetkikle ilgili konularda
: Tetkik edilen hakkında
: Tetkiki kontrol altında tutmalı, kararlı ve inisiyatif sahibi olmalı
: Yanlış anlama veya yorumlama olduğunda
: Tetkik edilenin anlattıklarını
: Uygulamaları
: Somut delilleri
: Güzel uygulamaları da belirterek
SORULAR
AÇIK SORULAR: Cevaplamak sormaktan uzundur, muhakeme etmeye
yardımcı olur. 5N+1K (Ne, Nerede, Nasıl, Niçin, Ne zaman, Kim)
TAKİP SORULARI: Konuyu takip ettiğinizi, dinlediğinizi belirtir, konunun
detaylandırılmasını sağlar
KAPALI SORULAR: Sonucu “evet” ya da “hayır” olan sorulardır.
Tetkik esnasında “Lütfen, Teşekkür ederim, müsaade eder misiniz” kelimeleri
hiçbir zaman unutulmamalıdır.
Alakasız, varsayımlı ve fazla sayıda kapalı sorular tetkikin etkinliğini azaltır.
Mümkün olduğunca açık soruları kullanın, Niçin sorusunu fazla kullanmayın.
TETKİK SIRASINDA NOT TUTMAK
Objektif Delillerin Kaydedilmesi;
• Tetkik edilen tarafından verilen bilgiler,
• Doküman numaraları ve yayınlama / revizyon tarihleri
• Ürün ve hizmetle ilgili tanımlayıcılar (Ürün no, Sözleşme no, vb.)
• Bölümler,
• Tetkik edilenin adı
Tetkikte tutulan notlar derhal yapılacak araştırmalarda, tetkikin ilerleyen
aşamalarında, daha sonraki tetkiklerde referans olarak kullanılacağı için okunaklı
ve teyit edilebilir olmalıdır.
OBJEKTİF DELİL SAĞLAMA
Objektif Delil Sağlanması;
• Bulguları doğrulayın,
• Bütün delilleri kaydedin (Kesin gözlem, nerede, nasıl, ne, kim vb.)
• Niçin bir uygunsuzluk olduğunu tetkik edilenin terimleriyle açıklayın,
• Uygunsuzluğun çözümüne yol gösterici olun,
• Özet yapın.
UYGUNSUZLUK
Bir şartın yerine getirilmemesi durumudur. Bu şartlar;
- Özel şartlar,
- Sözleşme şartları
- Standart maddeleri,
- El Kitabı hükümleri,
- Prosedürler,
- Yasal Şartlar olabilir
Yeterlilik uygunsuzluğu dokümantasyonun uyumsuzluğudur
Uygulama uygunsuzluğu dokümantasyondaki şartlara uygun olmamaktır.
Uygunsuzlukların Değerlendirilmesi;
- Uygunsuzluğun oluşma sıklığı nedir (sistematik midir),
- Eğer uygunsuzluk devam ederse, nelere yol açar
Söylediğini unuturum,
Gösterdiğini anımsayabilirim,
Beni de dahil ettiğinde anlarım..
Amerikan Özdeyişi
Pek az şey bir insana kendisine
sorumluluk yüklemek ve güvenildiğini
hissettirmek kadar yardımcı olur.
Booker T. Washington
İnsanları birşeyi doğru yaptığı zamanda
yakalayın
Ken Blanchard
Sor, Dinle, Gözle, Yaz
Söz Uçar, Yazı Kalır..
TETKİK AŞAMALARI
1. HAZIRLIK
2. TETKİKİN YÜRÜTÜLMESİ
3. RAPORLAMA VE GEREKTİĞİNDE TAKİP FAALİYETLERİ
A. HAZIRLIK
1. Yeterlilik Tetkiki: Dokümantasyonun standarda uygunluğu tetkik
edilir. Belirsiz, iki anlamlı yada anlaşılır olmayan noktalar tespit edilir
2. Tetkikin Planlanması: Tetkikin yürütülmesindeki ana aşamalar
belirlenir.
a. Tetkikin Amacı: KYS uygunluk tetkiki mi, süreç tetkiki mi, ürün
tetkiki mi yada takip tetkiki mi olduğu belirlenir.
b. Tetkikin Kapsamı: Hangi süreçler veya hangi standart
maddelerinin tetkik edileceği belirlenir
c. Tetkik Ekibi: Baş tetkikçi ve iç tetkikçiler belirlenir.
d. Görev Dağılımı: Belirlenir
e. Tetkik Detay Planı: Saatler, bölümler, sorumlular, açılış-kapanış
toplantıları detay planda belirlenir
f. Dokümanlar teslim alınıp yeterlilik tetkiki yapılır
g. Gerekirse detay plan gözden geçirilir
3. Tetkik Planının Hazırlanması: Hangi sırada yürütüleceği belirlenir
4. Soru Listeleri
A. HAZIRLIK
SORU LİSTELERİ;
Hatırlatma Aracıdır,
Kısa ve Özlüdür,
Genel amaçlı da olabilir, birime özgü de olabilir,
Eğitimli tetkikçiler tarafından hazırlanır,
Tetkikle ilgili tüm konuları kapsar
FAYDALARI;
Tetkik hedefine kararlı bir şekilde ulaşmayı sağlar
Sistematik ve disiplinli bir çalışma ortamı sağlar
Yeni tetkik görevlileri için sistemin öğrenilmesi için faydalıdır
Aynı faaliyetin tekrar yapılmasını önler
Tetkik kapsamını tanımlar
Tüm konulara değinilip değinilmediğini gösterir
Tetkik için bir iskelet oluşturur
Zaman yönetimi için yardımcıdır
Tetkikte akıcılık ve süreklilik sağlar
DEZAVANTAJLARI;
İşaretleme listesine dönüşebilir
Bir çok Evet/Hayıt sorusuyla dolu olabilir
Konu soru listesinde yoksa uygulama atlanabilir
Tetkikçi inisiyatifi kaybedebilir
B.TETKİKİN YÜRÜTÜLMESİ
1. Açılış Toplantısı
2. Tetkikin Gerçekleştirilmesi
3. Bulguların Gözden geçirilmesi
B.TETKİKİN YÜRÜTÜLMESİ
1. Açılış Toplantısı: Tetkik öncesi faaliyetten sorumlu kişilerle yapılır.
Şu konular görüşülür;
• Tanışma,
• Tetkikin Amaç ve Kapsamı
• Uygusuzluk tanımı,
• Tetkik programı,
• Rehber belirleme,
• Destek,
• Raporlama metotları,
• Gizlilik,
• Sınırlandırma
B.TETKİKİN YÜRÜTÜLMESİ
2. Tetkikin Gerçekleştirilmesi: Tetkik edilecek faaliyetten sorumlu
kişiyle doğrudan temasa geçilerek tetkike başlanır
• Görmek istediğinizi açıklayın,
• Gerekiyorsa derinlemesine araştırın,
• Bölüm sorumlularından bilgi alın,
• Gerekiyorsa çalışanlarla görüşün,
• Herhangi uygunsuzluk yoksa programa devam edin,
• Konunun muhatabıyla görüşün, ilgisizlerle değil,
• Objektif delillere ulaşmaya çalışın,
• Gözlemleri ve bulguları kayıt edin,
• Açık sorular sorun,
• Dokümanlardan, kayıtlardan ve soru listelerinden yararlanın,
• Notlar alın,
• Olayları gözlemleyin.
B.TETKİKİN YÜRÜTÜLMESİ
3. Bulguların Gözden Geçirilmesi:
Tetkikçi Bulgularının Gözden Geçirilmesi sırasında;
•
Notları değerlendirin ve karşılaştırın,
•
Uygunsuzlukları sıralayın,
•
Soru listelerini gözden geçirin,
•
Ele alınmayan alanlar varsa belirleyin.
C. RAPORLAMA ve GEREKTİĞİNDE TAKİP FAALİYETLERİ
Raporlama ve Etkinlik kontrolünde;
• Uygunsuzluk Formu doldurun,
• Düzeltici Faaliyetleri Belirleyin,
• Sistem etkinliğini değerlendirin,
• Tetkik raporu hazırlayın
• Kapanış toplantısı düzenleyin,
• Takip tetkikini belirleyin
UYGUNSUZLUK FORMUNUN DOLDURULMASI
• Gerçekleri ifade edin,
• Tespit edilen yeri belirtin,
• Tespit edilen hususu tanımlayın,
• Uygunsuzluk nedenini belirtin,
• Orada kimler vardı, belirtin,
• Yerel terminolojiyi kullanın,
• Düzeltici faaliyeti tanımlayın
Bir uygunsuzluk formu;
-Uygunsuzluğun detaylı açıklanmasına imkan vermeli,
-Tetkik edilen için uygunsuzluğun giderilmesiyle ilgili önlemleri ve
belirlenen termini kaydetmeye imkan sağlamalı,
-Uygunsuzluğun etkili ve zamanında bitirildiğini takibini izletmeli
DÜZELTİCİ FAALİYETLER
•
•
•
•
•
Tetkik edilen birim, uygunsuzluğu giderir,
Uygunsuzlukları nedenleri hedef alınır,
Gerçekçi uygulama süreleri belirlenir,
Uygunsuzluk belirlenen zamanda giderilir
Düzeltici Faaliyetler takip tetkiklerinden önce tamamlanmış olur.
TETKİK RAPORLARI
Bir Tetkik Raporunda şunlar olmalı;
• Tetkike referans dokümanlar,
• Amaç, kapsam,
• Tetkik programı (ekli olabilir),
• Uygunsuzluk raporları,
• Onay,
• Tetkik sırasında görüşülen personelin adı,
• Tetkik edilen hakkında detaylar,
• Tetkik görevlilerinin adları,
• Tetkik soru listeleri (Ekli olabilir)
• Öneriler.
KAPANIŞ TOPLANTISI
Bulguların ve sonuçların tetkik edilene resmen takdimidir. Amacı
uygunsuzlukları ve gözlemler görüşüp yanlış anlamaları ortadan
kaldırmaktır. Toplantıda;
• Tetkikçiler, yöneticiler ve rehber katılır,
• 20-25 dakika sürer,
• Kısa bir teşekkür konuşması yapılır,
• Uygunsuzluklar objektif delillerle açıklanır,
• Tetkik sonuçları açıklanır,
• Olumlu bulgular ifade edilir.
TAKİP TETKİKLERİ
Uygunsuzlukların giderilip giderilmediğinin kontrolü amacıyla yapılır.
Takip tetkiklerinde;
• Uygulanan düzeltici faaliyetlerin doğrulanması ve uygunsuzlukların
kapatılması gerekir,
• Takip tetkikleri, kısa ve uzun dönem etkinliğin sağlanması için
yapılır,
• Takip işlemi detaylarının kayıt edilmesi gerekir,
• Uygunsuzluk formlarının “takip“ bölümünün kapatılması gerekir.
Download

tetkik