ENM 307 YÖNETİM BİLİŞİM
SİSTEMLERİ
Dersin Koordinatörü: Prof. Dr. Orhan TORKUL
Dersin Yardımcıları: Arş. Gör. İhsan Hakan SELVİ
Arş. Gör. Mehmet TAŞ
5. Hafta Ders Notu
Öğrenme Çıktıları






Bilişim sistemlerinin analizinde bir yapıya sahip olmak niçin
önemlidir?
İşletme ve iş süreç sistemleri ne anlama gelmektedir?
Bilişim sistemleri ve iş süreçleri arasındaki ilişkiler nelerdir?
İş süreçleri içinde bilişim sistemlerinin rolüyle ilgili altı eleman
nedir?
Sistem analizindeki aşamalar nelerdir?
İşletme profesyonelleri bilişim sistemlerini analiz etmek için
“İş Merkezli Analiz (İMA)” yapısını nasıl kullanırlar?
BÖLÜM 5
Sistemleri Analiz Etmek İçin Yapı ve Metotlar
Bilişim Sistemleri




Bilişim sistemleri; bir veya daha fazla iş sürecinde kullanılan
bilgiyi yakalamak, iletmek, saklamak, okumak, işlemek veya
göstermek için bilişim teknolojisini kullanan sistemlerdir.
Başarılı bilişim sistemleri, işletmedeki 6 ilişkili elemanın
dengelenmesine yardım eder.
Bilişim sistemlerinden bahsederken iş süreçlerine
odaklanmak, işletme profesyonellerinin teknoloji abartısına
kapılmasını önler.
Bilişim teknolojisinin bir iş önemi olması için bir iş sürecini
destekleyen bir bilişim sisteminin parçası olmalıdır.
İşletme Ortamında Bilişim Sistemleri
ve Bilişim Teknolojisi
İşletmenin kendisini
ve onu etkileyen
rakip, tedarikçi,
müşteri, düzenleyici
kurumlar ile
demografik, sosyal
ve ekonomik
durumları içerir.
İşletme ve Çevresi
Firma
İşletme
Prosesleri
Bir işletme
ortamında ürün
ve hizmet
üretmek için
birlikte çalışan
çok sayıda
bağımsız iş
sürecinden
oluşmaktadır.
Bilişim
Sistemi
İç ve dış müşterilere
değer yaratmak için
insan, bilgi ve diğer
kaynakları kullanan
adımlar veya
faaliyetlerdir.
Bilişim
Teknolojisi
Bilişim sistemini
mümkün kılan
donanım ve
yazılımlardır.
Bilişim Sistemi İçin Yapı




Yapı (framework); belli bir şey veya durumla ilgili bir düşünce
sürecinin organize edilmesinde kullanılan kavramlardan
oluşan özet bir settir.
Yapıya örnek olarak, sporda bir oyunun nasıl oynandığını ve
ne tür hareketlere izin verildiğini belirleyen kurallar verilebilir.
İşe yarar bir yapı, dikkate alınması gereken konuları
belirleyerek ve konuların nasıl ilişkili olduğunu göstererek
karışıklıkları anlamlandırmamıza yardım eder.
İş süreçlerini ve bu süreçlere destek olan bilişim sistemlerini
anlamak ve analiz etmek için “İş Merkezli Analiz” yapısı
kullanılabilir.
İş Merkezli Analiz (İMA) Yapısı


İş Merkezli Analiz, işletmedeki sistemleri anlamak için
teknolojiden ziyade yapılan işlere odaklanmaktadır.
İMA, birbirine bağlı 6 elemandan oluşmaktadır:








İş süreçlerinin iş ve dış müşterileri
İş süreçleri tarafından üretilen ürün ve hizmetler
İş süreçlerindeki adımlar
İş süreçlerindeki katılımcılar
İş sürecinin kullandığı veya oluşturduğu bilişim
İş sürecinin kullandığı teknoloji
Elemanlar arasındaki bağlantılar çift yönlüdür; yani elemanlar
dengede olmalıdır.
Bir elemandaki değişiklik diğer elemanları da etkiler.
İşletme Sistemleri İçin İş Merkezli
Analiz (İMA) Yapısı
MÜŞTERİLER
ÜRÜNLER
İŞ SÜREÇLERİ
KATILIMCILAR
BİLİŞİM
TEKNOLOJİ
İş Merkezli Analiz Yapısında Bilişim
Sisteminin Yeri





Bilişim sistemi yapının ayrı bir parçası değildir.
İMA yapısında iş süreçleri, katılımcılar, bilişim ve teknoloji
elemanları sistem olarak görülür.
Bu sistem içerisinde bilişim sistemi bilişimi, teknolojiyi,
katılımcıların çabaları ile iş süreçlerinin bir kısmını içerir.
Bilişim sistemi bilişim ve bilişim teknolojisini kullanarak
meydana gelen sistemin bir parçasıdır.
Bir sistemdeki iş süreçlerinin ne olduğuna, ne derece bilişim
ve teknoloji kullandığına, katılımcıların nasıl çaba sarf ettiğine
bakarak sistemin bilişim sistemi ile ilişkisini anlayabiliriz.
Yapı ve Modellerin Gerekliliği






Yapı (framework); belli bir şey veya durumla ilgili bir düşünce
sürecini organize eden kavramların kısa ve öz bir bütünüdür.
Model; özel bir durum veya şeyin işe yarar bir temsilidir.
Modeller her ayrıntıyla uğraşmadan gerçeği tasvir ettiği veya
taklit ettiği için faydalıdır.
Modeller çalışılan özel konu hakkındaki bilgi ile bir yapının
kavramlarını birleştirerek insanların bir durumu analiz
etmesine yardımcı olur.
Yapılar ve modeller, dünya karmaşasının anlaşılmasında bize
yardımcı oldukları için önemlidir.
Binlerce kişinin çalışmasını kapsayan karışık bir durum yapı ve
basit bir tanımlayıcı model ile özetlenebilir.
Sistem ve İş Süreçleri





Bir sistem, bir amacı gerçekleştirmek için bütünleştirilmiş
elemanlar grubudur.
Sistemler daha küçük alt sistemlere bölünebilir. Bilişim
sistemleri, işletme sistemlerinin bir alt sistemidir.
Bir iş süreci, iç ve dış müşterilere değer yaratmak için insan,
bilgi ve diğer kaynakları kullanan adımlar veya faaliyetler
bütünüdür.
İş sürecindeki adımlar yere ve zamana bağlıdır, bir başlangıcı
ve sonu vardır ve girdi ve çıktılara sahiptir.
İşletmeler, iş süreçlerinden oluşan sistemlerdir.
İşletme Sistemi ve Süreçler
Sistemdeki İş Süreçleri: Tasarım,Üretim, Satış, Teslim ve Servis
Sistemdeki İç ve Dış Müşteriler
Satın alınan malzemeler
Tedarikçi
Satın alma siparişleri
Firma
Bitmiş ürünler
Tasarım
Ürün
tasarımı
Üretim
Satış
Teslim
Servis
Gerçek ve
tahmini
siparişler
Siparişler
Bitmiş ürünler
Servis isteği
Müşteri tercihleri
Müşteri
Ekipman bilgisi
Değer Zinciri





Katma değer; iç ve dış müşteri için oluşturulan değerdir.
Değer zinciri; firmaların müşterileri için değer oluşturmada
kullandığı işlemler setine verilen isimdir.
Bir firmada organize edilen iş süreçleri ile firmanın
müşterilerine sağladığı değer arasında bağlantı olmalıdır.
Değer zinciri, ana süreçler ve destek süreçleri olmak üzere 2
tip sürece sahiptir.
Bir restoranın değer zincirini ele alırsak:


Ana süreçler: satın alma, sipariş alma ve yemek servisi
Destek süreçleri: mutfak temizliği, çalışan alımı, vergi ödemeleri ve
restoran yönetimi
Ana Süreçler: Restoran Örneği
Yiyecek Satın
Alımı
Yiyecekleri
Saklama
Yemek Pişirme
Müşterileri
Yerine Oturtma
Yemeği Servis
Etme
Siparişleri Alma
Fatura
Oluşturma
Ödeme Alma
Ana proseslere göre yapılmış şekildeki değer zinciri, yemekleri
sipariş olmadan pişiren fast-food restoranlara göre değildir.
İşletmenin Fonksiyonel Alanları ve İş
Süreçleri



Süreçler fonksiyonel alanlarla çakışır. Yeni bir ürünü
oluşturmak, işin tamamında koordineli bir plan yapmak ve
müşteri siparişlerini yerine getirmek gibi başlıca süreçler
genellikle birçok fonksiyonel alanı kapsar.
Süreçler spesifik fonksiyonel alanlarla ilişkilidir. Süreçleri ve
onları destekleyen bilişim sistemlerini öğrenmenin en iyi yolu
bilişim sistemlerinden önce fonksiyonel alanları öğrenmektir.
Faaliyetler ve alt süreçler her fonksiyonel alanda meydana
gelir. Bu aktiviteler ve alt süreçler diğer insanlarla iletişim, veri
analizi, yapılacak işin planlanması ve çalışanların
geribeslemesinin sağlanması olarak sayılabilir.
İşletmenin Fonksiyonel Alanları ve İş
Süreçleri
Birçok fonksiyonel alan ile koordineli çalışma gerektiren iş süreçleri
Yeni ürün oluşturma
Bütün işler için koordineli plan
Müşteri taleplerini yerine getirme
ÜRETİM
Malzeme alımı
Ürünün montajı veya
kurulması
Ürünün dağıtımı
Ürünün servisi ve
müşteri desteği
SATIŞ VE PAZARLAMA
MÜHENDİSLİK
Potansiyel müşterileri
saptamak
Müşterilerin istediği
metotların belirlenmesi
Market fırsatlarının
belirlenmesi
Müşterilerin ürünü
alması için ikna
edilmesi
Satış işlemlerinin
yerine getirilmesi
Yeni metotların
araştırılması
Ürünlerin nasıl
üretileceğine karar
verilmesi
Üretim proseslerinin
geliştirilmesi
MUHASEBE VE FİNANS
Finansal işlemlerin
yapılması
Finansal hesapların
oluşturulması
Vergilerin ödenmesi
Nakit yatırımı
Finans işlemleri
İNSAN KAYNAKLARI
Kiralama ihtiyaçlarının
kararlaştırılması
Çalışacak insan
bulunması ve
kiralanması
İşçilere işyeri
operasyonlarının
anlatımı
İşçilere ödeme
İşçi kazançlarının
İdaresi
Disiplin hareketleri ve
İşten çıkarmalar
Her fonksiyonel alanda meydana gelen alt süreç ve faaliyetler
Diğer insanlarla iletişim
Çalışanların motivasyonu
Tamamlanmış işlerin izlenmesi
Veri analizi
Yapılacak işin planlanması
Çalışanlardan geribesleme alınması
İş Süreçlerinde Bilişim Sistemleri



Bilişim sistemi sadece bilişim teknolojisi değildir. Sadece
bilişim değildir.
Bilişim sistemi; bilişim teknolojisini ve bilişimi kullanan bir
sistemdir. Bilişim sistemini anlamak için, işletmede kullanılan
bilişim ve bilişim teknolojisini anlamak gerekir.
Bilişim sistemleri iş süreçlerinde önemli rol oynar ama iş
süreçlerinin bazı önemli yönlerini direkt olarak etkilemez.
İş Süreçleri İle Bilişim Sistemi
Arasındaki Farklar
Bilişim Sisteminin
Desteklediği İş Süreci
Bilişim Sistemine Dahil
Olmayan İş Süreçleri
Barkot tarayıcıları ve satılan
malları teşhis eden ve
faturaları hesaplayan
bilgisayarlar
Müşteri ödemelerinin
gerçekleşmesi
Müşterilerle kişisel iletişim
kurma ve malzemelerin
çantalara yerleştirilmesi
Havayolu rezervasyon
sistemleri
Havayolu rezervasyonlarının
yapılması
Nereye ve ne zaman
gideceğine karar verilmesi
Yazmak ve revize etmek için
kelime işlem sistemleri
Kitap yazılması
Kitapta neyin yazılacağına ne
nasıl yazılacağına karar
verilmesi
Organizasyonların
performansını yöneticilerin
izleyeceği interaktif sistemler
Organizasyonel performansın
ölçülmesi
İnsanlarla ne olup bittiği
hakkında bakış açılarını
öğrenmek için konuşma
İnsanları ses çıktılarına göre
tarayıp analiz eden sistemler
Sınırlı alanlara izinsiz girişlerin
önlenmesi
İnsan korumalar,kameralar ve
diğer güvenlik ölçüleri
Bilişim Sistemi
İş Merkezli Analiz Yapısının Elemanları
ve Tanımları
İş süreçleri,
katılımcılar, bilişim
ve teknolojiyi
çevreleyen kutu
sistemin sınırlarını
belirtir.
MÜŞTERİLER
İş süreçlerinin iç ve dış
müşterileri
ÜRÜNLER
İş sürecindeki müşterilerin direkt kullandığı
özel süreç çıktıları veya sonuçları
İŞ SÜREÇLERİ
Müşterilere değer yaratmak için bir araya gelen
birbiriyle ilişkili faaliyetler
KATILIMCILAR
BİLİŞİM
TEKNOLOJİ
Sürece katılan insanlar
veya iş sürecinin bir
kısmını bilişim olarak
kullanan insanlar
İş süreçlerinde kullanılan
sayılar, metin, sesler
veya resimler
İş süreçlerinde kullanılan
telekomünikasyon veya
bilgisayar donanım ve
yazılımları
İş Merkezli Analiz Yapısının Elemanları
MÜŞTERİLER



Bir iş sürecinin iç ve dış müşterileri, sürecin
çıktılarını kullanan kişilerdir.
İç müşteriler; aynı firma içerisinde, ürün veya
hizmet dış müşteriye gitmeden önce ona ilave
değer katacak sonraki iş sürecinde çalışan
kişilerdir.
Dış müşteriler; firmadan ürünleri veya
hizmetleri satın alan kişilerdir. Bunlar kamu
kurumları veya firmadan bilgi, vergi veya diğer
şeyleri alan başka gruplar da olabilir.
İş Merkezli Analiz Yapısının Elemanları
ÜRÜN



Ürün; iş sürecinin çıktısıdır.
Ürünler, iç veya dış müşterilerin ihtiyacını
karşılar.
Bir iş sürecinin ürünü bisiklet veya masa gibi
somut şeyler olabildiği gibi, halı temizleme veya
hukuk danışmanlığı gibi hizmetler de olabilir.
İş Merkezli Analiz Yapısının Elemanları
İŞ SÜRECİ




Bir iş süreci, iç ve dış müşterilere değer
yaratmak için insan, bilgi ve diğer kaynakları
kullanan adımlar veya faaliyetler bütünüdür.
İş sürecindeki adımlar yere ve zamana bağlıdır,
bir başlangıcı ve sonu vardır ve girdi ve çıktılara
sahiptir.
İş süreçlerini temel yaklaşım ve başlıca adımlara
göre özetlemek yararlı olacaktır.
Bir iş sürecini adımlar ekleyerek, çıkararak,
adımları birleştirerek veya adımlarda kullanılan
metotları değiştirerek iyileştirmek mümkündür.
İş Merkezli Analiz Yapısının Elemanları
KATILIMCILAR


Katılımcılar; sisteme katılan, sistem dahilinde
işlem yapan veya bilişimi kullanan insanlardır.
Sistemde bir iş tamamen otomatikleşmemiş ise,
o sistem katılımcılar içerir.
İş Merkezli Analiz Yapısının Elemanları
BİLİŞİM



Bir bilişim sisteminde bilişim yazı, ses, resim,
video ve biçimlendirilmiş veri kalemleri gibi
çeşitli biçimlerde yer alabilir.
Bilişimin kalitesi ve kullanılabilirliği, hangi
faaliyet ve metotların uygulanabilir olduğunu
belirler.
Bilişim ihtiyacı, iş süreçlerine göre belirlenir.
İş Merkezli Analiz Yapısının Elemanları
TEKNOLOJİ





Teknoloji; insanın maddi çevresini denetlemek
ve değiştirmek amacıyla geliştirdiği araç
gereçler ile bunlara ilişkin bilgilerin tümüdür.
Bilişim sistemlerini analiz ederken, araçları
metotlardan ayırmak çok faydalı olacaktır.
İş süreçleri, işi yapmada kullanılan metot ve
prosedürlerdir.
Teknoloji ise, işi direkt olarak veya insanlar
yardımıyla gerçekleştirmede kullanılan
araçlarıdır.
Karmaşıklık teknik detaylarda değil, tam olarak
nasıl kullanılacağı ile ilgili kararlardadır.
İş Merkezli Analiz Yapısı: Market Satış
Noktası Örneği
MÜŞTERİLER
Alışveriş yapan kişiler
Tedarikçiler
ÜRÜNLER
Müşteri fişleri
Mevcut stok ve satış verilerini elde edebilme,
hizmeti azaltmadan düşük stok seviyelerine izin
verme ve tedarikçilerle iletişim
İŞ SÜREÇLERİ
Başlıca adımlar:
Satılan kalemlerin belirlenmesi,
müşteri faturasının hesaplanması,
doğru fiş kesilmesi, satış verilerinin
analizi, yeni ürün isteği
Temel yaklaşım:
Kasa işlemleri boyunca satışları
toplamak, verileri günlük olarak satın
almacılara ve tedarikçilere iletmek
KATILIMCILAR
BİLİŞİM
TEKNOLOJİ
Kasiyerler
Stoku kontrol eden
çalışanlar
Kişilerin satın aldığı
şeylerin detaylı listesi
Fiyat, stok seviyesi ve her
ürünün günlük satışı
Barkod okuyucular
Bilgisayarlar
Telekomünikasyon
ekipmanları
Sistem Analizinde Genel Kavramlar



Sistem analizi; bir problemin tanımlanması, uygun bilginin
toplanması, alternatif çözümlerin geliştirilmesi ve bu
çözümler arasında seçim yapılmasından oluşan çok genel bir
süreçtir.
Bu genel süreç bilişim sistemleri, fiziksel ve sosyal sistemleri
de içerisinde barındıran birçok sistem türünde kullanılabilir.
Sistem analizinde de kullanılan 4 adımlı karar verme süreci:




Sistemin alanını ve analizin amacını tanımlamak
Mevcut durumu tasvir etmek ve önemli konuları belirlemek için
bilgi toplamak
Alternatifler geliştirmek
En iyi alternatifi seçmek
Sistemlerin İş Merkezli Analizi


İş merkezli analiz metodu teknoloji, bilişim veya organizasyon
yerine yapılan işlere odaklanır.
İş merkezli analiz, bir işletmede mevcut olan veya önerilen bir
sistemi anlamak için tek bir yapıya 5 farklı bakış açısı
uygulanmaktadır:





Mimari
Performans
Altyapı
Ortam
Riskler
Sistem Analizi Süreci ve 5 Bakış Açısı
Bakış Açısı
Kilit Konular
Sistemin iş üreten ve iş ürününü kullanan
bileşenleri neler?
Mimari
Bileşenler birbirine nasıl bağlı?
Bileşenler nasıl bir arada çalışır?
Bileşenler tek başına ne derece iyi çalışıyor?
Performans
Sistem ne derece iyi çalışıyor?
Sistem ne derece iyi çalışmalı?
Altyapı
Ortam
Riskler
İş hangi teknik ve beşeri altyapıya dayanıyor?
Altyapı ne şekilde fırsat veya engel sunabilir?
Örgütsel ve teknik ortamın etkileri neler?
Ortam ne şekilde fırsat veya engel sunabilir?
Öngörülebilir hangi şeyler meydana gelmeden
önlenebilir?
Bu problemlere muhtemel cevaplar neler?
Bilişim Sistemi Analizindeki Aşamalar
1) Analizin alanını ve amacını belirleme


Çözülecek problemin ne olduğuna karar ver, analizin alanını ve
amacını belirle.
Analizin alanını özetlemek için şöyle bir yapı kullanılabilir:



Müşteriler: Müşteriler kimler? İş süreçlerinin çıktılarını nasıl kullanıyorlar?
Başka ne şekilde etkilenirler?
Ürünler: İş süreçlerinin ürünleri (çıktıları) neler? İyileştirme için muhtemel
yönler ile ürünler ne kadar ilgili?
İş Süreçleri





Başlıca adımlar: İş sürecindeki başlıca adımlar nelerdir?
Temel yaklaşım: Hangi temel yaklaşım iş sürecindeki adımları birleştirir?
Katılımcılar: Katılımcılar kimler? Yetenekleri neler, onları neler teşvik eder?
Bilişim: İş süreci hangi bilgiyi kullanır ve üretir?
Teknoloji: İş sürecinin kullandığı kilit teknolojiler neler?
Bilişim Sistemi Analizindeki Aşamalar
2) Mevcut durumu tanımlama

Mevcut sistemi 5 bakış açısını göz önünde bulundurarak tanımla.




Mimari: Sistemin bileşenleri ve bu bileşenlerin birlikte nasıl yönetileceği
konusuyla ilgilidir.
Performans: Sistemin işleyişinin ne derece iyi olduğuyla ilgilidir.
Altyapı: Temel kaynakların diğer sistemlerle paylaşımıyla ilgilidir.
Ortam: Personel, organizasyonel ve teknik çevreyi çevreleyen sistemdir.




Teşvikler
Politikalar ve uygulamalar
Paydaşlar
Riskler: Ters gidebileceği öngörülebilir şeylerle ilgilidir.



Kazalar ve arızalar
Bilgisayar suçları
Proje hataları
Bilişim Sistemi Analizindeki Aşamalar
3) Potansiyel iyileşmeleri tasarlama


Sistemin performansını iyileştirmek için bir veya daha sistem
elemanında değişiklik öner.
Yapıdaki 6 eleman birbirine bağlıdır, birindeki değişiklik başka yerde
değişiklik gerektirir.
4) Alternatifler arasından seçme

Ne yapacağına karar vermek için ilk üç adım sayesinde şekillenen
anlayışı kullan.
Download

Bilişim sistemleri