İşletme Yönetimi
Örgütleme
13.12.2015
1




Yöneticinin başarısında etkili olan
organizasyonun uygun yapıda olması nasıl
sağlanabilir?
Bir organizasyonun uygun yapıda olduğu
nasıl anlaşılabilir?
Belirli bir işletme için uygun olan yapı başka
bir işletme için uygun olabilir mi?
Bir organizasyonun yapısı içerisinde hangi
süreçler işlemekte, hangi tür ilişkiler
doğmaktadır?
13.12.2015
2
Organizasyon kavramı



Bir düzen ya da düzenlemeyi ifade eder.
İş-iş, iş-insan, insan-insan arasındaki
düzenlemelerdir.
Başlıca iki anlamı vardır:


13.12.2015
Süreç ya da işlem olarak – örgütleme, organize
etme, organizasyon
Yapı ya da varlık olarak
3
İşlem olarak organizasyon kavramı

Amaçlara ulaşmak için;




Yapılacak işlerin tanımlanması ve gruplanması,
İşleri yapacak kişilerin yetki ve sorumluluklarının
belirlenmesi,
İnsanların bir arada etkin bir biçimde çalışabilmesi için
gerekli fiziksel ortamın hazırlanması
İşlem tamamlanınca yapı ya da varlık olarak
organizasyon ortaya çıkmaktadır (Formal yapı).
13.12.2015
4
İşlem olarak organizasyon kavramı

Organize etmede yerine getirilecek başlıca
unsurlar:






13.12.2015
Organizasyon kademelerinin sayısı
Bölümler
Karar verme otoritesinin dağılımı
Bilgi akış sistemi
Fiziksel kaynakların dağılımı
Gerekli personelin nitelikleri
5
Varlık olarak organizasyon kavramı

Yaşamımız süresince başka bireylerle bir
arada olduğumuz her yapı bir
organizasyondur:


Devlet, üniversiteler, fakülteler, işletmeler,
fabrikalar, aile, dernekler,...
Belirli amaçlara ulaşmak için birden fazla
bireyin bir araya gelerek düzenli ve bütünleşik
çaba gösterdiği yapıdır.
13.12.2015
6
Planlama-örgütleme arasındaki ilişki


Örgütleme sürecinin başarısı için temel
unsur, planlardır.
Planlara uygun bir çalışma düzeni
oluşturulmalıdır.
13.12.2015
7
PLANLAMA
SÜRECİ
AMAÇLAR
PLANLAR
NE?
NİÇİN?
NEREDE?
NASIL?
KİM TARAFINDAN?
GERÇEKLEŞMESİ
İÇİN GEREKLİ
ORGANİZASYON
SÜRECİ
13.12.2015
Henüz
gerçekleşmedi
FAALİYET
İŞGÜCÜ
TEKNİK VE FİZİKSEL
DONANIM
YAPI
8
Organizasyon ilkeleri

Organizasyon işleminin beklenen yararı
sağlayabilmesi ve diğer yönetim
fonksiyonlarına sağlam bir zemin
hazırlayabilmesi için bazı ilkelere uyulması
gerekmektedir.
13.12.2015
9
Organizasyon ilkeleri







Amaç birliği
Denetim alanı
Açıklık
Komuta birliği
Yönetim birliği
Yetki-sorumluluk dengesi
Köprü kurma
13.12.2015







Ayrıklık
Denge
Basitlik
Esneklik
Yetki devri
Hiyerarşik yapı
İşbölümü ve
uzmanlaşma
10
Amaç Birliği



İşletme bir bütün olarak genel bir takım
amaçlara sahiptir.
Örgütü oluşturan her bir bölümün de bazı
amaçları vardır.
Bu alt amaçlar ve hedefler işletmenin genel
amaçlarına hizmet etmek üzere
oluşturulmuşlardır.
13.12.2015
11
İşbölümü ve uzmanlaşma



Örgütte çalışan herkes belirli bazı işleri yerine
getirmek üzere görevlendirilmelidir.
Her çalışan her türlü işi yerine getirirse belirli
görev ve sorumlulukların etkin bir biçimde
yapmak için uzmanlaşamaz.
Bu nedenle işleri küçük parçalara ayırarak
her görevi bir kişinin sürekli olarak yaparak
uzmanlaşması sağlanmalıdır.
13.12.2015
12
Hiyerarşik yapı


Örgütün hiyerarşik bir yapı olduğunu anlatan
bu ilke, örgütte yetki ve sorumlulukların açık
ve kesintisiz bir biçimde üst yönetim
düzeyinden en alt düzeye kadar kesintisiz
akması gerektiğini belirtir.
Örgütü meydana getiren düzeyler, bölümler
ve konumlar yetki bağı ile birbirlerine
bağlanırlar.
13.12.2015
13
Komuta birliği


Örgütlerde hiç bir üyenin yerine getirmekte
olduğu işle ilgili olarak birden fazla kişi veya
amirden emir almaması gerektiğini öngören
bu ilke,
ʺBir astın birden fazla amire rapor
vermemesiʺ şeklinde de ifade edilebilir.
13.12.2015
14
Kontrol (Denetim) alanı


Bir üstün etkili bir şekilde kontrol edebileceği
astların sayısı sınırlıdır.
Bu ilke, kişilerin özellikle yöneticilerin
zamanlarının ve enerjilerinin sınırlı olduğu ve
dikkatlerini belirli bir sayıdan fazla asta
dağıtamayacakları düşüncesine
dayanmaktadır.
13.12.2015
15
Yetki ve sorumluluk denkliği


Örgütün her düzeyindeki kişilere verilen
sorumluluğa denk bir yetki verilmesini ifade
eder.
Bu ilke, örgüt üyelerinin sorumlu oldukları
konularda karar alabilme yetkisi ile
donatılmalarını ifade etmektedir.
13.12.2015
16
Yetki devri


Örgütlerde, gerektiğinde karar verme
yetkisinin bir kısmı alt kademelere
devredilmelidir.
Bir örgütte yetkilerin merkeziyetçi mi yoksa
ademi merkeziyetçi (merkezkaç) bir biçimde
mi kullanılacağı konusu, başka faktörlerin de
incelenmesini gerektiren bir konudur.
13.12.2015
17
Ayrıklık (istisnalarla yönetim)


Örgütte rutin (sık sık tekrarlanan) nitelikteki
kararlar, alt kademe yöneticilerine bırakılmalı,
ancak stratejik ve önemli nitelik taşıyan
kararlar, üst kademelerce verilmelidir.
Kısa devre ilkesi veya Fayol köprüsü ilkesi
olarak da anılır.
13.12.2015
18
Denge


Örgütün çeşitli bölümlerinin büyüklüğü
arasında standardizasyon ile esneklik
arasında ve merkeziyetçilik ile ademi
merkeziyetçilik arasında belirli bir denge
sağlanmalıdır.
Bir örgütün, başarı hızı en düşük olan
bölümü, o örgütün tüm başarısını yavaşlatıcı
bir rol oynayacaktır.
13.12.2015
19
Verimlilik ve etkinlik



Örgüt yapısı, işletmeyi en düşük maliyetle
amaca ulaştıracak şekilde planlanmalıdır.
Bu ilkenin temelinde işletme faaliyetlerinin
ekonomik olması gerekliliği yatmaktadır.
Buna göre bu faaliyetlerin gerçekleşeceği
yapı olan örgütün verimli çalışmaya olanak
verecek biçimde planlanması gerekir.
13.12.2015
20
Basitlik


Örgüt yapısı basit ve anlaşılır olmalıdır.
Dolaylı ve üstü kapalı türden ilişkiler örgütü
yavaşlatacaktır.
13.12.2015
21
Esneklik




Örgüt, değişen çevre koşullarına uyabilir bir
özellik taşımalıdır.
Belirli amaçları gerçekleştirmek üzere maddi
ve beşeri unsurların düzenlenme biçimini
göstermektedir.
Bu düzenleme, belirli bir ortamda, belirli
koşullar altında yapılacaktır.
Eğer ortam koşulları değişmişse yeni bir
düzenleme yapmak gerekecektir.
13.12.2015
22
Açıklık
Örgüt şeması ve el kitaplarının hazırlanması ile
ilgili olan bu ilke, örgüt içinde kimin, neyi, hangi
yetki ve sorumlulukla, hangi örgütsel ilişkiler
içinde ve hangi koordinasyon mekanizması
dahilinde yapacağının belirlenmesini
öngörmektedir.
13.12.2015
23
Örgütleme süreci






Plan ve amaçların incelenmesi,
Amaçlara ulaştıracak faaliyetlerin
belirlenmesi,
Faaliyetlerin gruplandırılması,
Faaliyetleri gerçekleştirecek işgücünün
belirlenmesi,
Yetki ve sorumlulukların düzenlenmesi,
Yer, araç ve yöntemlerin belirlenmesi.
13.12.2015
24
Organizasyonlarda bölümlendirme






İşbölümü, denetim alanı ve koordinasyon
ihtiyacından doğmuştur.
Bölümlendirme, bir ekonomi ilkesidir.
Özel işletmelerde; bölüm, departman, kısım
Askeri işletmelerde; alay, tabur, grup
Kamu işletmelerinde; departman, büro, kurum
Organizasyonun temel sorunları dikkate
alınmalıdır.
13.12.2015
25
Bölümlendirme ilkeleri


Hangi organizasyon birimlerinin
oluşturulacağı ve
Bunlar arasındaki ilişkilerin nasıl
belirleneceğinin saptanması gerekir.
13.12.2015
26
Bölümlendirme ilkeleri

İki önemli sorun çözüme kavuşturulmalıdır:


13.12.2015
Organizasyon birimlerinin sayısı ne olmalıdır?
Birimler hangi emir-komuta basamağına
yerleştirilmelidir?
27
Bölümlendirme ilkeleri

Başlıca bölümlendirme ilkeleri:





13.12.2015
Benzer işlerin dikkate alınması
Uzmanlaşmadan yararlanma ilkesi
Denetim ilkesi
Koordinasyonu kolaylaştırma ilkesi
Giderleri azaltma ilkesi
28
Başlıca bölümlendirme sistemleri






Fonksiyonlara göre
Ürün temeline göre
Coğrafi temele göre
Müşteri temeline göre
Zamana temeline göre
Karma bölümlendirme
13.12.2015
29
Fonksiyonlara göre bölümlendirme





Uygulamada en çok görülen organizasyon
yapısıdır.
İşler ve görevler niteliklerine göre bir araya
getirilir.
Uzmanlaşmaya olanak verdiği için etkinlik ve
verimliliği artırabilir.
Koordinasyonu kolaylaştırır.
Basit, anlaşılır ve mantıklı bir yapıdır.
13.12.2015
30
Fonksiyonlara göre bölümlendirme







Her bölüm yöneticisi sorunlara sadece kendi
faaliyetleri açısından bakmaktadır.
Yük, organizasyonun tepe yöneticisine
düşmektedir.
Dar görüşlülüğü kuvvetlendirir.
Bölüm çıkarları, organizasyon çıkarlarının üstünde
yer alabilir.
İletişim yavaştır.
Kararlarda gecikmeler olabilir.
Değişken çevrede etkin değildir.
13.12.2015
31
GENEL MÜDÜR
MUHASEBE MD.
13.12.2015
PAZARLAMA MD.
ÜRETİM MD.
PERSONEL MD.
32
Ürün temeline göre bölümlendirme



Birden çok ürün veya hizmet üreten
organizasyonlarda üretilen her bir ürün için
ayrı bir birim oluşturulur.
Birkaç çeşit ve birbirinden farklı mallar üreten
işletmelerde esas alınır.
En sık görülen işletmeler, büyük ölçekli ve
çok uluslu işletmelerdir.
13.12.2015
33
GENEL MD.
Gn.
Merkez
Kurmay
organları
ÖZEL
PROJELER
1. NO’LU
ÜRÜNLER GRB
Ürün
grupları
Ürün
Org.
13.12.2015
FİNANSAL
PLANLAMA
A MALI
B MALI
HUKUK
İŞLERİ
2. NO’LU
ÜRÜNLER GRB
AR-GE
3. NO’LU
ÜRÜNLER GRB
C MALI
34
Ürün temeline göre bölümlendirme





Ürünler arası koordinasyonu zorlaştırır.
Üretimden pazarlamaya bütün sorumluluk tek
kişidedir.
Pahalıdır.
Yetki devri kolaylaşabilir.
Bölümler arası iletişimde sorunlar yaşanabilir.
13.12.2015
35
Coğrafi temele göre bölümlendirme





Ürüne göre bölümlendirmeye benzer.
Çok geniş ve değişik alanlara yayılmış olan
işletmelerde kullanılır.
Bankalar, sigorta işletmeleri örnek verilebilir.
İletişimi ve karar vermeyi hızlandırır.
Bölge faaliyetlerinin koordinasyonunda
sorunlar çıkabilmektedir.
13.12.2015
36
Müşteri temeline göre bölümlendirme


Müşterilere ve organizasyonun sunduğu farklı
müşteri ihtiyaçlarına göre belirlenmektedir.
Özellikle üretimi sipariş üzerine olan
işletmeler bu uygulamaya gitmektedir.
13.12.2015
37
Zaman temeline göre bölümlendirme






Üretim faaliyetlerinin kesintisiz sürmesi gereken
işletmelerde kullanılır.
Genel istihdama katkı sağlar.
Yapılabilecek fazla üretim miktarı ile üretim
maliyetlerini belli bir noktaya kadar düşürme
olanağı bulunabilir.
Yetki ve sorumlulukların saptanmasında güçlük
doğabilir.
Yönetici temini zor olabilir.
Petrol rafinerileri, ağır sanayi işletmeleri,
hastaneler.
13.12.2015
38
Süreç veya makine temeline göre
bölümlendirme








İşletmeler, ürettikleri mamulün türünü dikkate alarak
bir bölümlendirme yapacaksa kullanılır.
Üretim sisteminde ekonomikliği sağlar.
Makinelerden daha uzun süreli yararlanma imkanı
verir.
Uzmanlaşma sağlar
Standartlaşmayı sağlayarak hata yüzdelerini azaltır.
Rasyonellik arttığı için maliyetler düşer.
Koordinasyon güçleşebilir.
İşlerdeki çeşitlilik, orta yönetici ve uzman sayısını
arttıracaktır.
13.12.2015
39
Karma bölümlendirme



Birden fazla ürün çeşidine sahip,
Farklı bölgelerde üretim ve pazarlama
faaliyetleri olan,
Farklı müşteri gruplarına ulaşan bir işletmede
ÜRÜNE, COĞRAFİ TEMELE ve
MÜŞTERİYE GÖRE bölümlendirmeye gidilir.
13.12.2015
40
Karma Örgüt Yapısı
Kumaş
Ev tekstil
ürünleri
Müşteriye göre
bölümlendirme
Hazır Giyim
Kadın
Gn. Md. Yard.
Dış İlişkiler
Gn. Md. Yard.
Pazarlama
Batı Avrupa
Doğu Avrupa
Gn. Md. Yard.
Dağıtım
Kafkasya
Coğrafi temele göre
bölümlendirme
Gn. Md. Yard.
Üretim
Gn. Md. Yard.
Finansman
Ürüne göre
bölümlendirme
Fonksiyonel
bölümlendirme
GENEL MÜDÜR
Kuzey Afrika
Rusya
Ukrayna
Türk
Cumhuriyetleri
Erkek
Çocuk
13.12.2015
41
Komuta organizasyon yapısı





Dikey veya hat organizasyonu da denir.
Yalnızca komuta yetki ilişkilerinden
yararlanılması durumunda söz konusudur.
Faaliyetler ast-üst ilişkileri biçiminde
yürütülür.
Komuta birliği ilkesine ve hiyerarşiye bağlıdır.
Hiyerarşi kurallarının dışına çıkılmadığı
müddetçe uygulanması basit bir yapıdır.
42

Olumsuz yönleri, hiyerarşiye olan bağımlılığı
ve disiplini sonucunda ortaya çıkabilecek
katılıktır.


Durağanlığa neden olabilir.
Dış çevreye uyum zorlaşır.
43
Komuta-kurmay organizasyon yapısı




Faaliyetlerin yürütülmesinde komuta ilişkilerinin
yanında kurmay yetki ilişkilerinden de yararlanılır.
Bu organizasyonda da faaliyetler ast-üst ilişkileri
çerçevesinde yürütülür. Hiyerarşiye bağlılık ve
disiplin mevcuttur.
Kurmayların veya danışmanların değişik konularda
vereceği destek yöneticilerin eksikliklerini
tamamlayabilir.
Kurmayların getirdiği öneri ve çözümler işletmelere
esneklik kazandırır.
44
Proje organizasyonu
Proje deyince ne anlıyoruz?


Kendine özgü özellikleri olan yeni bir çalışma
alanının konusunu oluşturmaktadır.
İşletme yönetimi, mühendislik, finansman,
beşeri ilişkiler, psikoloji gibi çeşitli
disiplinlerden yararlanmaktadır.
45
Projenin özellikleri






Belirli başlangıç ve bitiş noktalarının olması
Faaliyetlerin çoğunun bir defaya mahsus olmak üzere
yapılması
Faaliyetlerin tüm yönlerinin tam olarak bilinememesi,
belirsiz olması
Zamanında bitirilememesinin işletme açısından
kayıplara neden olması
Her işin bitiş zamanı, maliyeti ve kalitesi açısından
belirli standartların olması
İşletme ve proje sahibi arasında hukuki bir anlaşmanın
yapılması
46

En çok teknoloji yoğun işletmelerde, ürünleri
sürekli geliştirmeye çalışılan işletmelerde ve
müteahhitlik gibi yalnızca proje tipi işlerin
gerçekleştirildiği işletmelerde görülür.
47
Proje organizasyonu

Proje yönetimi ile ilgili olarak gerek teoride
gerekse uygulamada başlıca üç tür
organizasyon yapısı dikkat çekmektedir:



Fonksiyonel organizasyon yapısı
Saf proje organizasyon yapısı
Matriks organizasyon yapısı
48
Saf proje organizasyon yapısı



En önemli özelliği, proje türü işlerin
gerçekleştirilmesi için gerekli kaynak ve
birimlerin bir proje yöneticisinin emirkomutasına verilmiş olmasıdır.
Bu kaynaklar ve projede çalışacak elemanlar,
organizasyonun diğer birimlerinden projeye
alınmışlardır.
Yapı geçicidir.
49
Matriks organizasyon yapısı




Fonksiyonlara göre bölümlendirilmiş örgüt
üzerine ürünlere göre bölümlendirilmiş
örgütün yerleştirilmesiyle elde edilen bir
yapıdır.
İki ayrı tür ilişki üzerine kurulmuştur: Dikey ve
yatay ilişkiler.
İki ilişki de aynı öneme sahiptir.
Proje yöneticisi, fonksiyonel bir yapı içindeki
uzmanlık birimleri ile yatay bir ilişki içine
girmektedir.
50
Matriks ilişkilerin başlangıcı
51

Uzmanlık bölümlerinde çalışanlar, bir yandan
ilgili bölümün bölüm yöneticisine (dikey ilişki),
diğer yandan uzmanlıkları nedeniyle belirli bir
proje üzerinde çalıştıkları için proje
yöneticisine (yatay ilişki) karşı sorumlu
olacaktır.
52



Proje yöneticisi, komuta yetkisine sahiptir.
Uzmanlık bölümü yöneticileri de komuta
yetkisine sahiptir.
Proje yöneticisi ile uzmanlık bölümü
yöneticileri arasında astlık-üstlük ilişkisi
yoktur.
53
Matriks organizasyon yapısı
54
Matriks yapı içerisindeki roller

Proje yöneticisi






Hangi işler yapılmalı?
Ne zaman yapılmalı?
Neden yapılmalı?
Hangi kalitede yapılmalı?
Projenin genel gidiş hızı
ne olmalı?
Projedeki işler kime
yaptırılmalı?

Uzmanlık bölümleri




İşler nasıl
gerçekleştirilecek?
Hangi yöntem ve usuller
kullanılacak?
Bu işleri kimler yapacak?
Bu işler nerede
yapılacak?
55
Matriks yapı içindeki ilişkiler ve özellikleri

Üç tür ilişki vardır:



Proje yöneticisi ile fonksiyonel bölüm yöneticileri
arasındaki ilişkiler
Fonksiyonel bölümde çalışan ve projeye dahil
olan kişilerle fonksiyonel bölüm yöneticileri
arasındaki ilişkiler
Proje yöneticisi ile fonksiyonel bölümde çalışan ve
bir projeye dahil olan eleman arasındaki ilişki.
56
Matriks yapının sorunları







Karışıklık ve düzensizliğe açık oluşu
İş ilişkilerinde açıklık ve sorun çözme
yaklaşımını gerektirmesi
Kişilerin performansını değerleme sorunu
Beşeri ilişkilerde uzmanlık
Tam bir iletişim zorunluluğu
Çatışmalara açık olması
Liderlik gerekliliği
57
Download

NEREDE?