Používateľská príručka k programu
Fakturácia
Obsah
Obsah.................................................................................................................................................2
0 Úvod................................................................................................................................................3
1 Slovník pojmov...............................................................................................................................4
2 Technické požiadavky.....................................................................................................................5
3 Inštalácia..........................................................................................................................................6
4 Odinštalovanie.................................................................................................................................7
5 Používanie.......................................................................................................................................8
5.1 Všeobecné vlastnosti používateľského rozhrania....................................................................8
Hlavné menu...............................................................................................................................8
Záložky........................................................................................................................................8
Rozloženie obrazovky.................................................................................................................8
Navigačná tabuľka......................................................................................................................9
Detail záznamu............................................................................................................................9
Panel nástrojov..........................................................................................................................10
Zadávacie prvky........................................................................................................................10
Podpanely..................................................................................................................................12
5.2 Prvé spustenie........................................................................................................................13
5.3 Konfigurácia..........................................................................................................................13
Uloženie a odstránenie loga......................................................................................................15
5.4 Používatelia............................................................................................................................15
5.5 Zákazníci................................................................................................................................16
5.6 Položky..................................................................................................................................17
5.7 Zálohové faktúry....................................................................................................................18
Položky zálohovej faktúry........................................................................................................19
5.8 Faktúry...................................................................................................................................20
Položky faktúry.........................................................................................................................21
6 Hlásenia programu.........................................................................................................................23
7 Chybové stavy...............................................................................................................................26
8 Úpravy a doplnenie programu.......................................................................................................28
0 Úvod
Program Fakturácia je voľne šíriteľný program založený na Systéme pre malý biznis od spoločnosti
Sitris s.r.o. Program je určený pre malých podnikateľov, ktorí vystavujú faktúry a nemajú zavedenú
žiadnu evidenciu týchto faktúr, ale vytvárajú ich v textových editoroch či tabuľkách.
Program Fakturácia je založený na technológii Java, ktorá prináša ohromné možnosti v
kombinácii s rýchlym vývojom. Tento program je dôkazom, ako rýchlo a lacno sa dá spraviť malá
šikovná aplikácia pre evidenciu čohokoľvek.
Veríme, že sa Vám náš program bude páčiť a budete jeho spokojným používateľom.
S pozdravom
Váš Sitris tím
1 Slovník pojmov
Aplikácia – to isté ako program
BMP – formát obrázku, spoznáte podľa prípony súboru .bmp
Databáza – systém pre uchovávanie a spracovanie údajov
GIF – formát obrázku, spoznáte podľa prípony súboru .gif
Chybový stav – neočakávané správanie programu, kedy sa môže (ale nemusí) zobraziť okno s
chybovým hlásením
JPG – formát obrázku, spoznáte podľa prípony súboru .jpg
PDF – formát dokumentu
PNG – formát obrázku, spoznáte podľa prípony súboru .png
Záznam – záznam v databáze, ktorý obsahuje všetky informácie. Záznam môže byť klient, položka
a pod.
2 Technické požiadavky
Program Fakturácia si pre svoje fungovanie vyžaduje nasledovné minimálne vybavenie počítača:
•
procesor Pentium 4 a novší
•
512 MB RAM
•
50 MB voľného miesta na disku
•
Windows XP a novší (netestovaná podpora pre Linux a MacOS)
•
Java 1.6 (ak nie je nainštalovaná, tak sa nainštaluje spolu s programom)
Program Fakturácie je vytvorený pomocou jazyka Java. Jeho univerzálnosť by mala zaručovať
fungovanie ako pod systémami Windows, tak aj Linux, MacOS a iných. Fungovanie programu v
týchto prostrediach nie je testované.
3 Inštalácia
Inštalácia prebieha v nasledovných krokoch:
1. Stiahnite si súbor Fakturácia.exe zo stránky http://www.sitris.sk/sk/na-stiahnutie
2. Spustite súbor Fakturácia.exe, mala by sa spustiť inštalácia.
3. Prečítajte si licenčné podmienky. Pre pokračovanie musíte súhlasiť s licenčnými
podmienkami.
4. Pokiaľ nemáte nainštalované prostredie Java, automaticky sa spustí jeho inštalácia. Pre
inštaláciu Javy budete potrebovať aktívne pripojenie na Internet.
5. Dokončite inštaláciu podľa sprievodcu.
6. Na ploche by sa Vám mala vytvoriť ikona pre program Fakturácia.
7. Spustenie programu prebieha cez danú ikonu alebo skupinu Fakturácia v Programoch v
menu Štart.
4 Odinštalovanie
Pre odinštalovanie programu Fakturácia choďte do menu Štart, Programy, Fakturácia a spustite
položku Odinštalovať.
Upozornenie: Odinštalovaním programu nenávratne stratíte všetky jeho dáta!
5 Používanie
V tejto kapitole je popísané používanie programu.
5.1 Všeobecné vlastnosti používateľského rozhrania
Používateľské rozhranie programu je prispôsobené pre čo najjednoduchšie ovládanie aplikácie.
Všetky obrazovky majú rovnaké rozloženie ovládacích a navigačných prvkov. V tejto časti si
popíšeme spoločné prvky používateľského rozhrania.
Hlavné menu
Na nasledovnom obrázku je zobrazené hlavné menu aplikácie.
Obr. Hlavné menu
V základnej verzii programu obsahuje menu dve položky – Nastavenia a Aplikácia. Cez menu
Nastavenia vieme spustiť obrazovku pre Konfiguráciu a tiež zapnúť zobrazovanie pečiatky a
podpisu vo faktúrach. V menu aplikácia sa nachádzajú položky pre zobrazenie tejto príručky,
odoslanie chybovej správy, zobrazenie informácií o programe a ukončenie programu.
Záložky
Program obsahuje niekoľko záložiek, pričom každá táto záložka predstavuje určitý typ záznamu.
Niektoré záložky sú zatvárateľné (majú tlačidlo x pre zatvorenie), iné sú pevné.
Obr. Záložky programu
Prepínanie medzi záložkami prebieha jednoduchým klikom na požadovanú záložku.
Ak systém deteguje zmeny záznamu v niektorej obrazovke, pričom táto zmena nebola uložená, tak
písmo na záložke zhrubne, čím upozorňuje na neuloženú zmenu. Po uložení sa písmo vráti do
normálu.
Rozloženie obrazovky
Väčšina obrazoviek má štandardné rozloženie, čo zjednodušuje prácu so záznamami. Na
nasledovnom obrázku sú farebne vyznačené jednotlivé časti obrazoviek.
Obr. Štandardné rozloženie obrazovky
Navigačná tabuľka
Obrazovky, ktoré zobrazujú viacero záznamov (napr. faktúr) majú na ľavej strane navigačnú
tabuľku. Označovaním položiek v tejto tabuľke prichádza k zobrazeniu vybranej položky na pravej
strane obrazovky – Detail záznamu. Niektoré obrazovky nemusia obsahovať navigačnú tabuľku –
príkladom je obrazovka pre Konfiguráciu.
Zoraďovanie záznamov
Záznamy v tabuľke je možné zoradiť podľa stĺpcov tabuľky tým, že používateľ klikne na hlavičku
stĺpčeka, podľa ktorého chce zoraďovať. Pri zoradení sa pri názve stĺpčeka objaví malá šípka, ktorá
ukazuje, či je stĺpček zoradený zostupne alebo vzostupne. Zrušiť zoradenie je možné buď
obnovením dát alebo opätovným kliknutím zoradený stĺpček. Zoradenie prebieha nasledovne:
1. klik – zoradenie vzostupne – ako prvý bude záznam s najmenšou hodnotou (šípka hore)
2. klik – zoradenie zostupne – ako prvý bude záznam s najväčšou hodnotou (šípka dole)
3. klik – zrušenie zoradenia – záznamy budú zoradené podľa východzieho zoradenia (bez
šípky)
Obr. Tabuľka so vzostupným zoradením sumy
Detail záznamu
V detaile záznamu sa zobrazujú všetky informácie o vybranom zázname. Pokiaľ nie je vybraný
žiadny záznam, detail je prázdny, resp. len s východzími hodnotami. V tomto prípade je možné
vyplniť položky a po uložení bude vytvorený nový záznam.
Ak je nejaký záznam označený, v detaile záznamu sa zobrazia hodnoty jeho položiek. Tieto položky
je možné upraviť a záznam uložiť. V tomto prípade príde k prepísaniu starých hodnôt novými.
Panel nástrojov
Panel nástrojov obsahuje funkcie, ktoré je možné v danej obrazovke vykonávať. Typickými
funkciami sú:
•
Nový – pokiaľ je označená niektorá položka v Navigačnej tabuľke, tak sa zruší jej označenie
a vyčistí sa Detail záznamu. Tým je umožnené zadanie nového záznamu.
•
Uložiť – uloží záznam. Pokiaľ sa ukladá novo vytvorený záznam, ten je umiestnený
automaticky ako prvá položka v tabuľke. Správne umiestnenie podľa zoradenia nastane po
obnovení dát.
•
Odstrániť – odstráni záznam
•
Obnoviť – obnoví dáta v Navigačnej tabuľke
Panel nástrojov môže obsahovať aj ďalšie funkcie.
Niektoré funkcie nie sú dostupné neustále (tlačidlá sú šedé). To je spôsobené tým, že nebola splnená
podmienka pre danú funkciu. Napr. ak nebol označený žiadny záznam, nemá zmysel funkcia
Odstrániť.
Zadávacie prvky
V tejto časti sú popísané prvky rozhrania, ktoré umožňujú zadávanie položiek.
Textové pole
Obr. Textové pole
Textové pole umožňuje zadávanie textov a čísiel. V niektorých prípadoch môže pole umožňovať len
zadávanie určitého typu dát – napr. len čísiel.
Zaškrtávacie pole
Obr. Zaškrtávacie pole
Zaškrtávacie pole slúži pre zadávanie hodnôt áno / nie. Zaškrtnuté (
prázdne (na obrázku) znamená hodnotu nie.
) znamená hodnotu áno,
Výberové menu
Obr. Výberové menu
Výberové menu umožňuje zvolenie si hodnoty z preddefinovaných. Tie môžu byť zadané pevne v
programe alebo ich môže používateľ upravovať.
Niektoré výberové menu umožňujú aj priame zadávanie hodnoty, kedy je používateľovi zobrazené
textové políčko, do ktorého môže písať.
Dátumové pole
Obr. Dátumové pole
Dátumové pole je určené na zadávanie dátumov. To je možné buď priamo písaním dátumu, kedy
systém kontroluje správnosť zadaného dátumu alebo výberom z dátumovníka. Ten sa zobrazí po
kliknutí na tlačidlo
a vyzerá nasledovne:
Obr. Dátumovník
V ňom je možné vybrať dátum kliknutím na príslušný štvorček. Žlté štvorčeky predstavujú víkend,
oranžový štvorček je aktuálny deň. Šedé dátumy patria predchádzajúcemu alebo nasledovnému
mesiacu, pričom aj tie je možné vybrať.
Klikaním na šipky v hornej časti dátumovníka prepínate mesiace a roky.
Výberové pole
Obr. Výberové pole
Výberové pole je ďalší zo spôsobov, ako zadať niektorú z preddefinovaných hodnôt. Na rozdiel od
výberového menu neumožňuje zadanie nedefinovanej hodnoty.
Zadanie hodnoty môže prebiehať dvomi spôsobmi:
1. Písaním do textového políčka, kedy program automaticky doplní najbližšiu zhodu s písaným
textom.
Obr. Výberové pole s priamym zadávaním
2. Kliknutím na tlačidlo
, ktoré otvorí okno so zoznamom možností.
Obr. Okno so zoznamom možností pre výberové pole
V tomto okne je možné filtrovať položky písaním do textového poľa v hornej časti.
Výberové menu môže mať ešte jedno doplňujúce tlačidlo so symbolom plus . Toto tlačidlo dáva
používateľovi rýchlu možnosť pre zadanie novej položky do výberu. Pri tejto voľbe sa otvorí okno,
kde môže používateľ zadať nový záznam. Po stlačení tlačidla OK je nový záznam uložený a
nastavený ako hodnota daného výberového poľa.
Tabuľka
Obr. Tabuľka
Tabuľka slúži na zadávanie viacerých hodnôt. Ako príklad si uvedieme položky faktúry. Pridanie
novej položky prebieha cez tlačidlo plus
, vtedy sa pridá na koniec tabuľky nový riadok. Potom
je potrebné vyplniť všetky povinné políčka v novej položke. Nová položka je k hlavnému priradená
až po uložení hlavného záznamu! Takže položky faktúry sú k faktúre priradené až po uložení
faktúry.
Položky je možné vymazať pomocou tlačidla
Podpanely
Podpanely slúžia na zadávanie viacnásobných a doplnkových informácií o zázname. Napríklad Vaša
spoločnosť má viac bankových účtov, preto sa v obrazovke pre Konfiguráciu nachádza podpanel
pre zadávanie týchto bankových účtov.
Podpanely sú umiestnené v panely pre Detail záznamu v spodnej časti. Jednotlivé podpanly sú
viditeľné ako záložky.
Obr. Ukážka podpanelov pre Adresy a Bankové účty
Podpanely môžu len vytvárať priestor pre ďalšie informácie o zázname – napr. Adresa v
Konfigurácii, alebo umožňujú zadávanie viacnásobných hodnôt – Bankové účty v konfigurácii.
V prvom prípade podpanel je len rozšírením priestoru panelu pre Detail záznamu a informácie z
neho sú uložené len v prípade, že je uložený celý záznam (kliknutie na Uložiť v panely nástrojov).
V prípade, že podpanel súži na viacnásobné zadávanie nejakých informácií, tak podpanel obsahuje
zoznam týchto záznamov, funkčné tlačidlá a detail záznamu v rámci podpanelu.
Obr. Ukážka podpanelu s viacnásobnými záznamami
Na ľavej strane sa nachádza zoznam evidovaných viacnásobných záznamov. Klikaním po tomto
zozname sa na pravej strane zobrazujú detailné informácie o zázname. V strede sa nachádzajú
tlačidlá s nasledovnými funkciami:
•
Nový – vyčistí detailné informácie a odznačí záznam, čim umožní zadanie nového záznamu
•
Uložiť – uloží záznam do databázy, v prípade nového záznamu vytvorí novú položku
•
Odstrániť – odstráni záznam z databázy
5.2 Prvé spustenie
Pri prvom spustení sa automaticky otvorí záložka s konfiguráciou programu. Pre správny výzor
faktúr je potrebné konfiguráciu vyplniť. Prosím prečítajte si nasledovnú podkapitolu pojednávajúcu
o Konfigurácii.
5.3 Konfigurácia
Konfigurácia obsahuje údaje o firme, ktorá používa program Fakturácia. Obrazovka neobsahuje
žiadnu navigačnú tabuľku a jej panel nástrojov obsahuje len dve funkcie – pre uloženie a pre
obnovenie.
Obrazovka pre Konfiguráciu obsahuje aj dva podpanely, v ktorých sa zadávajú doplnkové
informácie o Vašej spoločnosti – adresa a bankové účty. Môžme ich vidieť ako záložky na spodnej
strane obrazovky pre Konfiguráciu.
Obr. Obrazovka pre Konfiguráciu
Jednotlivé položky v obrazovke Konfigurácie:
• Názov spoločnosti – sem napíšte názov Vašej spoločnosti (napr. Sitris s.r.o.)
• Meno – pokiaľ vystupujete ako fyzická osoba, tak sem napíšte Vaše meno
• Priezvisko – pokiaľ vystupujete ako fyzická osoba, tak sem napíšte Vaše priezvisko
• Titul pred – pokiaľ vystupujete ako fyzická osoba, tak sem napíšte Váš titul/-y pred menom
(napr. Ing.)
• Titul za – pokiaľ vystupujete ako fyzická osoba, tak sem napíšte Váš titul/-y za menom
(napr. PhD.)
• IČO – Vaše IČO
• DIČ – Vaše DIČ
• IČ DPH – Vaše IČ DPH (ak máte)
• Obchodný register – pokiaľ ste právnická osoba, tak sem napíšte, na akom súde ste
zapísaný (napr. Zapísaná v Obchodnom registri Okresného Súdu Bratislava I)
• Oddiel, vložka – pokiaľ ste právnická osoba, tak sem napíšte oddiel a vložku zápisu
obchodného registra (napr. Oddiel Sro, Vložka č. 123456/B)
• Platca DPH – označte, ak ste platca DPH
◦ Sadzby DPH – sem napíšte sadzby DPH, ktoré používate. Viacero sadzieb je oddelených
čiarkou (napr. 20,10,0)
V podpaneloch je možné zadať nasledovné informácie:
• Adresa – v tejto časti vyplňte adresu Vášho sídla
◦ Ulica – ulica Vášho sídla (ak je zadaná)
◦ Číslo – číslo domu Vášho sídla
◦ Mesto – mesto Vášho sídla
◦ PSČ – PSČ mesta Vášho sídla
◦ Krajina – krajina Vášho sídla
• Bankové účty – v tejto časti vyplňte bankové účty, z ktorých budete môcť vyberať pri
zadávaní faktúr
Obr. Podpanel pre bankové účty
•
•
◦ Predčíslie – predčíslie bankového účtu
◦ Číslo – číslo bankového účtu
◦ Kód banky – číselný kód banky
◦ Banka – slovný názov banky (napr. Slovenská Sporiteľňa)
◦ SWIFT – SWIFT kód bankového účtu (ak ho máte)
◦ IBAN – IBAN kód bankového účtu (ak ho máte)
Logo – v tomto podpanele môžete nahrať do systému logo Vašej spoločnosti
Pečiatka a podpis – tu si môžete nahrať pečiatku a podpis, ktorý bude zobrazovaný na
faktúrach
Uloženie a odstránenie loga alebo pečiatky a podpisu
Pre uloženie loga či pečiatky a podpisu, ktoré sa bude zobrazovať na faktúrach stlačte tlačidlo a
vyberte súbor s obrázkom Vášho loga. Akceptované sú obrázky vo formátoch jpg, gif, png a bmp.
Pokiaľ chcete logo (pečiatku a podpis) odstrániť, stačte tlačidlo
5.4 Používatelia
Používatelia sú osoby, ktoré program používajú. Základná verzia neobsahuje bezpečnosť, takže
používatelia majú význam len z hľadiska faktúr. Pri tvorbe faktúry je potrebné vyplniť položky
Vystavil, kam sa zadáva používateľ. Systém musí mať aspoň jedného používateľa. Obrazovka pre
používateľov má štandardné rozloženie, aj štandardné funkcie v panely nástrojov.
Obr. Obrazovka pre Používateľov
Položky obrazovky Používateľov: (povinné sú podčiarknuté)
•
Meno – meno používateľa
•
Priezvisko – priezvisko používateľa
•
Titul pred – titul používateľa pred menom
•
Titul za – titul používateľa za menom
5.5 Zákazníci
Zákazníci sú klientmi Vašej spoločnosti. Program potrebuje evidovať informácie o zákazníkoch
kvôli vystavovaniu faktúr. Pre vystavenie faktúry je nevyhnutné zadanie zákazníka!
Obrazovka pre zákazníkov má štandardné rozloženie a panel nástrojov obsahuje len štandardné
funkcie.
Obr. Obrazovka pre Zákazníkov
Položky obrazovky Zákazníkov: (povinné sú podčiarknuté)
•
Názov – názov zákazníka, čo môže byť jeho meno a priezvisko, názov spoločnosti alebo obe
•
IČO – IČO zákazníka
•
DIČ – DIČ zákazníka
•
IČ DPH – IČ DPH zákazníka
•
Poznámka – poznámka k zákazníkovi
•
Adresa – adresa sídla zákazníka
◦ Ulica – ulica sídla zákazníka
◦ Číslo – číslo domu sídla zákazníka
◦ Mesto – mesto sídla zákazníka
◦ PSČ – PSČ mesta sídla zákazníka
◦ Krajina – krajina sídla zákazníka
5.6 Položky
Položky sú pomôckou pri zadávaní faktúr, ale nie sú povinné. Pri zadávaní faktúry je možné vybrať
z preddefinovaných položiek a tým si urýchliť vypĺňanie faktúry.
Vymazanie Položky nespôsobí vymazanie položiek z faktúr alebo zálohových faktúr!
Obrazovka pre Položky má štandardné rozloženie a panel nástrojov obsahuje len štandardné
funkcie.
Obr. Obrazovka pre Položky
Položky obrazovky Položky: (povinné sú podčiarknuté)
•
Názov – názov položky, ktorý sa bude zobrazovať na faktúre
•
Popis – popis položky
•
Jednotková cena – jednotková cena položky
•
Sadzba DPH – sadzba DPH platná pre položku
5.7 Zálohové faktúry
Zálohové (proforma) faktúry môžu byť vystavené pred samotnou faktúrou. V systéme je možné
zadávať faktúry bez zálohových, ako aj so zálohovými.
Obrazovka pre Zálohové faktúry má štandardné rozloženie a panel nástrojov obsahuje okrem
štandardných funkcií aj nasledovné špecifické:
•
Zobraziť – zobrazí vybranú zálohovú faktúru v prehliadači programu. Ten umožňuje
zálohovú faktúru uložiť v rôznych formátoch (pdf, xls, html,...).
•
Tlačiť – vytlačí zálohovú faktúru na tlačiareň bez zobrazenia
•
PDF export – vytvorí PDF súbor z vybranej zálohovej faktúry
•
Faktúra – otvorí okno s predvyplnenou faktúrou podľa zálohovej faktúry. Po kliknutí na OK
je vytvorená nová faktúra. Aby sme ju videli v zozname faktúr v záložke Faktúry, je
potrebné obnoviť si dáta na záložke faktúry (kliknúť na tlačidlo Obnoviť).
Vymazanie zálohovej faktúry vymaže aj prislúchajúcu faktúru!
Obr. Obrazovka pre Zálohové faktúry
Položky obrazovky Zálohové faktúry: (povinné sú podčiarknuté)
•
Číslo faktúry – neopakujúce sa číslo zálohovej faktúry, môže obsahovať aj text a špecialne
znaky
•
Konštantný symbol – konštantný symbol, na ktorý má byť zálohová faktúra uhradená v
prípade prevodu
•
Variabilný symbol – variabilný symbol, na ktorý má byť zálohová faktúra uhradená v
prípade prevodu
•
Špecifický symbol – špecifický symbol, na ktorý má byť zálohová faktúra uhradená v
prípade prevodu
•
Bankový účet – bankový účet pre prípad platenia prevodom
•
Dátum vystavenia – dátum vystavenie zálohovej faktúry
•
Dátum splatnosti – dátum splatnosti zálohovej faktúry
•
Spôsob úhrady – spôsob, akým bude zálohová faktúra uhradená
•
Zákazník – kto zálohovú faktúru uhradí
•
Vystavil – používateľ, ktorý zálohovú faktúru vystavil
•
Faktúra – ak je vytvorená faktúra k tejto zálohovej faktúre, tak je tu zadaná. Toto pole nie je
možné meniť.
•
Iná dodacia adresa – zaškrtnite v prípade, že zálohová faktúra má inú dodaciu adresu, ako je
adresa zákazníka
◦ Adresát – meno a priezvisko, resp. názov spoločnosti, adresáta
◦ Ulica – ulica adresáta
◦ Číslo – číslo domu adresáta
◦ Mesto – mesto adresáta
◦ PSČ – PSČ mesta adresáta
◦ Krajina – krajina adresáta
•
Poznámka – poznámka k zálohovej faktúre, ktorá sa na nej nebude zobrazovať
•
Položky – položky zálohovej faktúry
Položky zálohovej faktúry
Zadávanie položiek zálohovej faktúry prebieha pomocou tabuľky. Tabuľka má 4 alebo 5 stĺpcov
(podľa toho, či je platca alebo nie je platca DPH).
Jednotlivé stĺpce sú nasledovné (podčiarknuté sú povinné):
1. Popis – názov položky, ktorý je možné buď napísať ručne alebo zadať z výberu, ktorý sa
zobrazí po kliknutí na túto bunku. Pokiaľ si používateľ vyberie popis zo zoznamu,
automaticky sa vyplní Cena podľa jednotkovej ceny vybranej položky.
2. Množstvo – množstvo položky, môže byť aj necelé číslo
3. Cena – jednotková cena položky
4. DPH – sadzba DPH. Nezobrazuje sa, pokiaľ nie ste platca DPH.
5. Celková cena – celková cena položky bez DPH (cena * množstvo). Táto položka sa vypĺňa
automaticky.
Pri tabuľke s položkami sú tri tlačidlá:
Otvorí okno pre výber preddefinovanej položky
Pridá novú prázdnu položku
Vymaže označenú položku.
Zmeny v položkách sú uložené až po uložení celej zálohovej faktúry!
5.8 Faktúry
Obrazovka pre faktúry umožňuje ich vytváranie, upravovanie ako aj vymazávanie. Faktúry môžu
byť zadávané aj bez zálohových faktúr.
Táto obrazovka má štandardné rozloženie a panel nástrojov obsahuje okrem štandardných funkcií aj
nasledovné špecifické:
•
Zobraziť – zobrazí vybranú faktúru v prehliadači programu. Ten umožňuje faktúru uložiť v
rôznych formátoch (pdf, xls, html,...).
•
Tlačiť – vytlačí faktúru na tlačiareň bez zobrazenia
•
PDF export – vytvorí PDF súbor z vybranej faktúry
•
Kópia – vytvorí kópiu označenej faktúry
Vymazanie faktúry vymaže aj prislúchajúcu zálohovú faktúru!
Obr. Obrazovka pre Faktúry
Položky obrazovky Faktúry: (povinné sú podčiarknuté)
• Číslo faktúry – neopakujúce sa číslo faktúry, môže obsahovať aj text a špecialne znaky
•
Konštantný symbol – konštantný symbol, na ktorý má byť faktúra uhradená v prípade
prevodu
•
Variabilný symbol – variabilný symbol, na ktorý má byť faktúra uhradená v prípade prevodu
•
Špecifický symbol – špecifický symbol, na ktorý má byť faktúra uhradená v prípade
prevodu
•
Bankový účet – bankový účet pre prípad platenia prevodom
•
Dátum vystavenia – dátum vystavenie faktúry
•
Dátum plnenia – dátum zdaniteľného plnenia faktúry
•
Dátum splatnosti – dátum splatnosti faktúry
•
Spôsob úhrady – spôsob, akým bude faktúra uhradená
•
Zákazník – kto faktúru uhradí
•
Vystavil – používateľ, ktorý faktúru vystavil
•
Zálohová faktúra – ak je vytvorená zálohová faktúra k tejto faktúre, tak je tu zadaná. Toto
pole nie je možné meniť.
•
Iná dodacia adresa – zaškrtnite v prípade, že faktúra má inú dodaciu adresu, ako je adresa
zákazníka
◦ Adresát – meno a priezvisko, resp. názov spoločnosti, adresáta
◦ Ulica – ulica adresáta
◦ Číslo – číslo domu adresáta
◦ Mesto – mesto adresáta
◦ PSČ – PSČ mesta adresáta
◦ Krajina – krajina adresáta
•
Poznámka – poznámka k faktúre, ktorá sa na nej nebude zobrazovať
•
Položky – položky faktúry
Položky faktúry
Zadávanie položiek faktúry prebieha pomocou tabuľky. Tabuľka má 4 alebo 5 stĺpcov (podľa toho,
či je platca alebo nie je platca DPH).
Jednotlivé stĺpce sú nasledovné (podčiarknuté sú povinné):
1. Popis – názov položky, ktorý je možné buď napísať ručne alebo zadať z výberu, ktorý sa
zobrazí po kliknutí na túto bunku. Pokiaľ si používateľ vyberie popis zo zoznamu,
automaticky sa vyplní Cena podľa jednotkovej ceny vybranej položky.
2. Množstvo – množstvo položky, môže byť aj necelé číslo
3. Cena – jednotková cena položky
4. DPH – sadzba DPH. Nezobrazuje sa, pokiaľ nie ste platca DPH.
5. Celková cena – celková cena položky bez DPH (cena * množstvo). Táto položka sa vypĺňa
automaticky.
Pri tabuľke s položkami sú tri tlačidlá:
Otvorí okno pre výber preddefinovanej položky
Pridá novú prázdnu položku
Vymaže označenú položku.
Zmeny v položkách sú uložené až po uložení celej faktúry!
6 Hlásenia programu
V prípade akcie používateľa môže systém zobraziť hlásenie, resp. otázku. Tu je ich zoznam aj s
vysvetlením.
"Vymazaním zálohovej faktúry sa vymaže aj prislúchajúca faktúra. Chcete pokračovať?"
Upozornenie, že vymazaním zálohovej faktúry používateľ vymaže aj k nej prislúchajúcu faktúru.
Po kliknutí na Áno budú obe vymazané.
"Záznam nebol uložený! Pokračovaním stratíte vykonané zmeny. Chcete skutočne
pokračovať?"
Upozornenie, že označený (alebo novo-vytváraný) záznam bol pozmenený a nebol uložený, pričom
sa používateľ pokúša označiť iný záznam. Keďže záznam nebol uložený, pokračovanie znamená
stratu zmien. Po kliknutí na Áno sa bude pokračovať v akcii a zmeny nebudú uložené.
"Sadzby DPH majú chybný formát!"
Zadané sadzby DPH nemajú požadovaný formát číslo1, číslo2, číslo3, ...
"Po uložení zmeny tohto parametra prosím reštartujte aplikáciu."
Upozornenie, že zmena daného parametra sa prejaví až po reštarte aplikácie.
"Pred vytvorením faktúry je potrebné záznam uložiť!"
Aby bolo možné vytvoriť faktúru zo zálohovej faktúry, je potrebné túto zálohovú faktúru uložiť.
Táto hláška sa môže zobraziť ako pri novej zálohovej faktúre, tak aj pri existujúcej, pokiaľ bola
upravená a neuložená.
"Táto zálohová faktúra už má pridelenú faktúru!"
Upozornenie, že daná zálohová faktúra už má vytvorenú faktúru. Nie je možné vytvoriť dve faktúry
k jednej zálohovej.
"Tento záznam sa už nenachádza v databáze. Prosím obnovte si dáta."
Upozornenie, že označená položka už nie je v databáze a preto je potrebné obnovenie dát. Po
obnovení by sa vymazaná položka už nemala nachádzať v zozname.
"Nepodarilo sa otvoriť prehliadač"
Program sa pokúsil otvoriť internetový prehliadač, ale z neznámych príčin sa mu to nepodarilo.
"Pred exportovaním je potrebné záznam uložiť!"
Oznámenie, že sa používateľ snaží exportovať záznam, ktorý bol upravený alebo novovytvorený a
nebol uložený.
"Pred zobrazením je potrebné záznam uložiť!"
Oznámenie, že sa používateľ snaží zobraziť záznam, ktorý bol upravený alebo novovytvorený a
nebol uložený.
"Pred tlačením je potrebné záznam uložiť!"
Oznámenie, že sa používateľ snaží tlačiť záznam, ktorý bol upravený alebo novovytvorený a nebol
uložený.
"Chcete entitu skutočne odstrániť?"
Otázka, či chce používateľ skutočne vymazať označený záznam.
"Nepodarilo sa vytvoriť súbor!"
Pri tvorbe súboru prišlo k neznámej chybe. Prosím overte, či ukladáte súbor na miesto, kde máte
zapisovacie práva.
"Niektorý z povinných parametrov nie je vyplnený!"
Môže sa objaviť v prípade výstupu, ktorý si vyžaduje niektorý parameter a používateľ ho nevyplní.
"Dátum splatnosti nemôže byť pred dátumom vystavenia!"
Upozornenie, že používateľ zadal dátum splatnosti pred dátumom vystavenia.
"Niektoré povinné položky nie sú vyplnené."
Používateľ sa snaží uložiť záznam, ktorý nemá vyplnené niektoré povinné položky. Chýbajúce
položky sú označené červeným.
"Záznam nemôže byť vymazaný, pretože sa naň odkazuje iný záznam."
Používateľ sa pokúša vymazať záznam, na ktorý sa odkazuje iný záznam. Napríklad sa používateľ
snaží vymazať zákazníka, ktorý už má nejakú zálohovú faktúru alebo faktúru. Pokiaľ chce
používateľ vymazať daného zákazníka, najskôr je potrebné vymazať všetky jeho faktúry a zálohové
faktúry.
"Neporadilo sa odoslať správu o chybe."
Systém sa nemohol pripojiť na server pre odoslanie správy o chybe. Skúste prosím skontrolovať
pripojenie na Internet.
"Popis chyby nemôže byť prázdny!"
Snažíte sa odoslať chybovú správu bez popisu chyby.
7 Chybové stavy
V programe sa môžu vyskytnúť chybové stavy. Tieto chyby nás veľmi mrzia a radi ich odstránime.
Chybový stav programu spoznáte podľa nasledovného okna:
Obr. Okno s chybovou hláškou
Aby sme danú chybu mohli odstrániť, musíme o nej vedieť. Prosíme Vás preto o spoluprácu a v
prípade prvého výskytu chyby nám o nej dajte vedieť. Fakturácia obsahuje funkciu pre odoslanie
chyby. Kliknutím na tlačidlo Odoslať správu sa otvorí nasledovný formulár:
Obr. Formulár pre chybovú správu
Tento formulár obsahuje doplnkové informácie o chybe.
•
Odosielateľ – v prípade, že chcete, aby sme vedeli, kto chybu odoslal, vyplňte túto položku,
inak ostanete v anonymite a nie je žiadny spôsob ako identifikovať odosielateľa chybovej
správy
•
Kontaktný mail – vyplňte v prípade, že chcete byť informovaný o priebehu opravy chyby
•
Opis činnosti, po ktorej sa objavila chyba / Popis chyby – Sem prosím popíšte, aká činnosť
danú chybu vyvolala. Čím podrobnejší popis, tým vyššia šanca, že danú chybu skôr
opravíme.
V prípade, že narazíte na chybu, ktorá nevyvoláva chybovú hlášku, ale spôsobuje neočakávané
správanie sa programu, prosím použite položku Odoslať správu o chybe, ktorá sa nachádza v menu
Aplikácia. Otvorí sa rovnaký formulár ako je ukázaný na predchádzajúcom obrázku.
8 Úpravy a doplnenie programu
Chýba Vám niečo v programe alebo to potrebujete inak? Kontaktujte nás na [email protected] a my
Vám požadované úpravy radi spravíme.
Chcete o nás vedieť viac? Pozrite www.sitris.sk alebo nás kontaktujte na [email protected]
Potrebujete niečo naprogramovať? Neváhajte a kontaktujte nás!
Download

Fakturácia - Sitris.sk