NÁRODNÝ BEZPEČNOSTNÝ ÚRAD
sekcia previerok
odbor bezpečnostnej akreditácie
ZBIERKA METODICKÝCH USMERNENÍ
K VYHLÁŠKE NÁRODNÉHO BEZPEČNOSTNÉHO ÚRADU
Č. 453/2007 Z. Z. O ADMINISTRATÍVNEJ BEZPEČNOSTI
PRED NADOBUDNUTÍM ÚČINNOSTI
VYHLÁŠKY Č. 232/2013 Z. Z.
NOVEMBER 2013
Zbierka metodických usmernení k vyhláške Národného bezpečnostného úradu
č. 453/2007 Z. z. o administratívnej bezpečnosti sa vydáva z dôvodu legislatívnych zmien,
ktoré nadobudli účinnosť k 1. septembru 2013 (vyhláška Národného bezpečnostného úrade
č. 232/2013 Z. z., ktorou sa mení a dopĺňa vyhláška Národného bezpečnostného úradu
č. 453/2007 Z. z. o administratívnej bezpečnosti).
Zbierka metodických usmernení predstavuje komplexný uzavretý materiál. Člení sa
podľa jednotlivých paragrafov vyhlášky 453/2007 Z. z. a obsahuje všeobecnú a aplikačnú
časť. Všeobecná časť poskytuje analýzu a odôvodnenie jednotlivých ustanovení vyhlášky
453/2007 Z. z. V aplikačnej časti sú vypracované metodické usmernenia Národného bezpečnostného úradu na základe vlastných a vonkajších podnetov získaných v aplikačnej praxi
v období od 01. januára 2008 do 31. augusta 2013.
Metodicky riadiť a usmerňovať je v štátnom orgáne, v obci, vo vyššom územnom
celku alebo u inej právnickej osoby kompetentný vedúci (§ 8 ods. 1 zákona), resp. bezpečnostný zamestnanec, ak takého vedúci písomne poveril (§ 9 ods. 1 zákona) alebo osobitné
pracovisko, ak také vedúci zriadil (§ 9 ods. 1 zákona). Z uvedeného dôvodu odporúčame, aby
akékoľvek záležitosti týkajúce sa OUS boli na Vašom subjekte najprv riešené prostredníctvom zmienených osôb a až v prípade rozporu bol oslovený Národný bezpečnostný úrad.
V prípade, že ste vedúcim, bezpečnostným zamestnancom alebo zamestnancom osobitného
pracoviska odporúčame, aby ste takúto skutočnosť vždy uviedli v žiadosti o metodické
usmernenie (najmä, ak je žiadosť podaná prostredníctvom e-mailu).
OBSAH
OBSAH ...................................................................................................................................... 3
ČASŤ I MANIPULÁCIA S UTAJOVANÝMI SKUTOČNOSŤAMI ................................ 4
Manipulácia s utajovanou písomnosťou (§ 2) ............................................................. 4
Označovanie stupňa utajenia (§ 3).............................................................................. 9
Lehota utajenia (§ 4) ................................................................................................... 9
Zmena označenia stupňa utajenia a zrušenie označenia stupňa utajenia (§ 5) .......... 9
Číslo utajovanej písomnosti (§ 6).............................................................................. 10
Náležitosti utajovanej písomnosti (§ 7) ..................................................................... 10
Evidencia utajovaných písomností (§ 8) ................................................................... 12
Zberný spis (§ 9) ........................................................................................................ 21
Oprava evidenčného zápisu (§ 11) ............................................................................ 23
Príjem utajovanej písomnosti (§ 12) ......................................................................... 24
Vybavenie utajovanej písomnosti (§ 13) ................................................................... 25
Uschovávanie, ukladanie a vypožičiavanie utajovanej písomnosti (§ 14) ................ 28
Prenášanie utajovanej písomnosti (§ 15) .................................................................. 30
Spôsob prepravy utajovanej písomnosti (§ 16) ......................................................... 32
Podmienky prepravy utajovanej písomnosti (§ 17) ................................................... 33
Preprava utajovanej písomnosti kuriérom (§ 18) ..................................................... 34
Rozmnožovanie utajovanej písomnosti (§ 20) ........................................................... 36
Zabezpečenie utajovanej písomnosti pri personálnych zmenách (§ 22) ................... 37
Hmotný nosič utajovaných písomností (§ 23) ........................................................... 41
Vyraďovanie utajovaných písomností (§ 24) ............................................................ 43
Osobitné spôsoby manipulácie s utajovanou písomnosťou obsahujúcou spravodajské
informácie (§ 26) ....................................................................................................... 45
Ďalšie usmernenia ..................................................................................................... 48
ČASŤ II OCHRANA UTAJOVANÝCH PÍSOMNOSTÍ POSKYTNUTÝCH
A PRIJATÝCH V RÁMCI MEDZINÁRODNEJ SPOLUPRÁCE ................................... 54
Centrálny register (§ 28) ........................................................................................... 54
Koncový register (§ 30) ............................................................................................. 54
Zriaďovanie registrov a koncových registrov (§ 31)................................................. 55
Manipulácia s utajovanými písomnosťami označenými stupňom utajenia NATO
Vyhradené a EÚ Vyhradené (§ 32)............................................................................ 56
Manipulácia s vymieňanými utajovanými písomnosťami v centrálnom registri,
registri a koncovom registri (§ 33) ............................................................................ 57
Rozmnožovanie vymieňaných utajovaných písomností (§ 34) .................................. 58
Ďalšie usmernenia ..................................................................................................... 59
ČASŤ I I I SPOLOČNÉ, PRECHODNÉ A ZÁVEREČNÉ USTANOVENIA ................ 61
(§ 38) ......................................................................................................................... 61
ČASŤ I V NAJČASTEJŠIE KONTROLNÉ ZISTENIA ................................................... 62
ZOZNAM SKRATIEK (AJ LEGISLATÍVNYCH) V TEXTE: ........................................ 64
3
ČASŤ I
MANIPULÁCIA S UTAJOVANÝMI SKUTOČNOSŤAMI
Manipulácia s utajovanou písomnosťou (§ 2)
Všeobecná časť
Administratívne pomôcky a rozsah ich využívania
Manipulácia s utajovanou písomnosťou (ďalej len „UP“) sa zaznamenáva
v administratívnych pomôckach uvedených v § 2 vyhlášky Národného bezpečnostného
úradu č. 453/2007 Z. z. o administratívnej bezpečnosti (ďalej len „vyhláška“), pričom sa
v rámci štátneho orgánu, podnikateľa, inej právnickej osoby alebo ich organizačnej zložky
(ďalej len „subjekt“) zaevidujú a využívajú len tie administratívne pomôcky, ktoré si činnosť daného subjektu vyžaduje (napr. nie je potrebné viesť evidenciu utajovaných interných predpisov (ďalej len „EUIP“) v subjekte, kde neboli vydané vlastné utajované interné predpisy a ani doručené utajované interné predpisy iného pôvodcu).
Vedúci v rámci ochrany utajovaných skutočností (ďalej len „OUS“) môže v rámci
svojho subjektu rozhodnúť aj o používaní iných evidenčných pomôcok ako sú uvedené
v § 2 ods. 1 vyhlášky. Tieto iné evidenčné pomôcky nie sú považované za administratívne
pomôcky podľa vyhlášky, nemôžu ich nahrádzať a ani sa neevidujú v Knihe administratívnych pomôcok podľa § 2 ods. 3 vyhlášky.
V súvislosti s využívaním administratívnych pomôcok používaných na zaznamenanie
manipulácie s utajovanými písomnosťami podľa doterajších predpisov sa môžu používať
po 1. januári 2008 po splnení podmienok ustanovených v § 38 vyhlášky.
Z hľadiska používania administratívnych pomôcok je obmedzené používanie protokolu UP príslušného stupňa utajenia (ďalej len „protokol“) na obdobie jedného kalendárneho roka, v prípade ak bude v príslušnom protokole zaevidovaná aspoň jedna UP.
V prípade ostatných administratívnych pomôcok vyhláška priamo neurčuje časové obdobie pre ich používanie, môžu byť teda používané:
- do ich zapísania,
- na obdobie jedného kalendárneho roka, ak tak vedúci rozhodol napríklad z dôvodu
ich prehľadnosti,
- do zmeny všeobecne záväzného právneho predpisu, ktorý upravuje ich používanie.
Pri využívaných administratívnych pomôckach je potrebné dbať na skutočnosť, aby
obsahovali všetky požadované údaje uvedené v § 2 ods. 3 vyhlášky a počas ich využívania boli vypĺňané údaje podľa predtlače spôsobom zabezpečujúcim trvalosť písma.
Z hľadiska administratívnej bezpečnosti sa manipulácia s utajovanou písomnosťou zaznamenáva v administratívnej pomôcke podľa § 2 ods. 1 vyhlášky. Vedenie spoločných
administratívnych pomôcok v prípadoch, kedy dvaja samostatní podnikatelia majú spoločného vedúceho je vylúčené.
Administratívne pomôcky – protokol
Na jednotlivých organizačných zložkách subjektu je možné v rámci plnenia úloh
viesť samostatné protokoly pri dodržaní jednotlivých ustanovení zákona a vyhlášky, ktoré
sa vzťahujú na manipuláciu s UP. Nesmie však dôjsť k situácii, aby boli v rámci subjektu
vytvorené dve UP s úplne rovnakým číslom UP. Najjednoduchším spôsobom pre odlíše4
nie UP v danom prípade je určenie rozdielnych spisových značiek pre jednotlivé organizačné zložky subjektu.
Administratívne pomôcky – doručovací zošit
Na odovzdávanie UP (§ 2 ods. 1 písm. b) vyhlášky) určených na evidovanie zapísaním do zberného spisu, ktoré si spracovateľ nepreberá podpisom v stĺpci č. 9 protokolu
UP je potrebné použiť doručovací zošit. Po prevzatí takejto UP sa jej každé ďalšie prijatie
a odovzdanie zabezpečuje prostredníctvom zápisníka oprávnenej osoby (§ 8 ods. 5 vyhlášky).
Doručovací zošit určený na zaznamenávanie manipulácie s UP (odovzdávanie
a preberanie UP) nie je určený na zaznamenávanie odovzdávania registratúrnych záznamov. Vedenie spoločného doručovacieho zošita pre UP a registratúrne záznamy vyhláška
neumožňuje.
Pre zabezpečenie prehľadu o odovzdávaní UP v rámci jedného subjektu a mimo
tohto subjektu môžu byť zavedené samostatné doručovacie zošity.
Pre UP stupňa utajenia Prísne tajné odporúčame viesť samostatný doručovací zošit.
Administratívne pomôcky – poznámkový zošit
Pre zabezpečenie prehľadu o výpisoch uvádzaných v poznámkovom zošite odporúčame ku každému výpisu doplniť aj číslo UP, z ktorej bol výpis vyhotovený, stupeň utajenia UP a dátum vyhotovenia výpisu.
Poznámkový zošit slúži výlučne pre činnosť konkrétnej oprávnenej osoby, ktorej bol
pridelený a nie je určený na oboznamovanie sa s jeho obsahom zo strany iných oprávnených osôb. Poznámkový zošit a jeho obsah nie je možné ani rozmnožovať (vyhotovovať
jeho kópie).
S poznámkovým zošitom manipuluje oprávnená osoba takým spôsobom, aby nedošlo k neoprávnenej manipulácii s US, ktoré sú v ňom uvedené.
Poznámkový zošit sa označuje nanajvýš takým stupňom utajenia, na aký je určená
oprávnená osoba, ktorej bol poznámkový zošit pridelený.
Administratívne pomôcky – evidencia bezpečnostných spisov vedená podľa zákona
Je určená na evidenciu bezpečnostných spisov vedených podľa zákona. Spôsob vedenia určuje vedúci tak, aby predmetná evidencia zabezpečovala prehľadnosť
a nezameniteľnosť jednotlivých bezpečnostných spisov evidovaných v tejto evidencii.
V súvislosti s uvedenou evidenciou a spôsobom jej vedenia je potrebné poukázať
najmä na aplikáciu § 8 ods. 14 vyhlášky a odkaz na osobitný predpis (napr. § 42 ods. 7
zákona) uvedený v § 24 ods. 1 vyhlášky, ktoré sa musia zo strany vedúceho zohľadniť pri
vytváraní tejto evidencie.
Aplikačná časť
1. V súvislosti s ustanovením § 70 písm. a) bod 12. zákona žiadame o metodické
usmernenie a vysvetlenie pojmu „prerokovanie – prerokovávanie utajovanej skutočnosti (písomnosti)“ s prihliadnutím na ustanovenie § 2 ods. 1) vyhlášky „manipulácia
s utajovanou písomnosťou“. V tomto prípade nám ide o to, či prerokovanie utajovanej písomnosti na rokovaní vlády SR (prípadne poradných orgánov vlády SR) sa považuje za manipuláciu s utajovanou písomnosťou.
5
Zo znenia samotnej otázky nie je zrejmé, či prerokovávaná US je poskytnutá len
ústnym podaním alebo je fyzicky k dispozícií („každá osoba ju má pripravenú
v podkladových materiáloch“) na samotnom rokovaní vlády SR (prípadne poradných
orgánov vlády SR). V obidvoch prípadoch musia byť na zabezpečenie ochrany prerokovávanej US splnené zákonom stanovené povinnosti v oblasti personálnej bezpečnosti, fyzickej a objektovej bezpečnosti a administratívnej bezpečnosti.
Vyhláška nerozlišuje medzi manipuláciou s UP a jej prerokovaním. Z uvedeného
vyplýva, že pokiaľ je UP prerokovávaná na rokovaní vlády SR a je fyzicky
k dispozícií členom vlády SR, jedná sa o manipuláciu s UP a ustanovenia vyhlášky na
manipuláciu s ňou sa vzťahujú v plnom rozsahu (napr. prevzatie UP proti podpisu a jej
odovzdanie/vrátenie prostredníctvom zápisníka oprávnenej osoby, atď.).
2. Je možné viesť Knihu administratívnych pomôcok podľa pridelenia administratívnych pomôcok konkrétnej osobe (napr. ako osobné evidenčných karty)?
Vyhláška v § 2 neustanovuje konkrétne náležitosti „Knihy administratívnych
pomôcok“ a spôsob evidovania administratívnych pomôcok v tejto knihe. Vyhláška
upravuje očíslovanie jej jednotlivých listov a náležitosti na ľavej vnútornej strane
obalu (§ 2 ods. 3 vyhlášky). Pri prideľovaní evidenčných čísiel administratívnym pomôckam z Knihy administratívnych pomôcok je nutné zabezpečiť ich jedinečnosť
(neopakovateľnosť). Vzory jednotlivých spôsobov vedenia „Knihy administratívnych
pomôcok“ sú uvedené na internetovej stránke Národného bezpečnostného úradu (ďalej
len „úrad“) v časti administratívna bezpečnosť - vzory UP a administratívnych pomôcok.
3. V prípade vedenia protokolu v elektronickej podobe je nutné dodržiavať formu evidencie podľa vzorov uvádzaných v prílohovej časti vyhlášky?
Vo vyhláške je upravená obsahová časť protokolu (predtlač), ktorá definuje rozsah
evidenčných údajov uvádzaných pri evidovaní a vybavovaní UP, tento rozsah je potrebné dodržať. Ak sa pri tvorbe nadefinujú ďalšie položky do uvedeného protokolu
nad rámec minimálne požadovaných údajov nie je to porušenie ustanovení vyhlášky.
Vzory uvedené v metodike zverejnenej na internetovej stránke úradu sú spracované vo
forme odporúčaní a nemôžu obsiahnuť všetky alternatívy pri manipulácii s UP.
4. Ak je protokol vedený v elektronickej podobe je nutné pri preberaní UP používať
elektronický podpis alebo postačuje jednoznačná identifikácia užívateľa v systéme?
Vyhláška priamo upravuje vedenie protokolu v elektronickej podobe (napr. § 2,
§ 8 ods. 16 vyhlášky). Vedenie elektronického protokolu musí byť zabezpečené proti
neoprávneným zásahom do vedenia evidencie a preukázateľným spôsobom sa musia
zaznamenávať všetky zmeny vo vedenej evidencii, vrátane zaznamenania osoby, ktorá
prijala UP alebo vytvárala UP.
Vyhláška nevyžaduje použitie elektronického podpisu alebo zaručeného
elektronického podpisu, v danom prípade ide o požiadavku na zabezpečenie jednoznačnej identifikácie (napríklad použitím osobného identifikačného čísla - PIN), ktoré
je jedinečným identifikátorom konkrétnej oprávnenej osoby.
6
5. Ako sa prenáša a uschováva poznámkový zošit, keď je určený pre UP stupňa Tajné?
Podľa § 2 ods. 5 vyhlášky oprávnená osoba manipuluje s poznámkovým zošitom
tak, aby nedošlo k NM a jeho úschova sa zabezpečuje podľa vyhlášky NBÚ
č. 336/2004 Z. z. o fyzickej bezpečnosti a objektovej bezpečnosti.
Do poznámkového zošita sa vyhotovuje len výpis, nie odpis UP. Oprávnená osoba
môže mať pridelený jeden poznámkový zošit pre viaceré stupne utajenia alebo aj viaceré poznámkové zošity samostatne pre jednotlivé stupne utajenia. V súvislosti
s poznámkovým zošitom sú ďalšie informácie uvedené vo všeobecnej časti k § 2.
6. Aké náležitosti obsahuje ľavá vnútorná strana poznámkového zošita na vyhotovovanie výpisov a na prácu s utajovanými skutočnosťami pre označený stupeň utajenia?
Poznámky zošit je podľa § 2 ods. 1 vyhlášky administratívnou pomôckou a podľa
§ 2 ods. 3 vyhlášky jednotlivé listy administratívnych pomôcok musia byť očíslované
a na ľavej vnútornej strane obalu každej z nich musí byť uvedený názov štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky, evidenčné číslo, počet listov, dátum pridelenia, meno, priezvisko a podpis vedúceho. Prijatie administratívnej pomôcky potvrdí oprávnená osoba podpisom s uvedením mena,
priezviska a dátumu prijatia.
7. Na ľavej vnútornej strane obalu protokolu musí byť uvedená predtlač o zmene poverenej osoby a vedúceho už pri zavedení protokolu alebo až v prípade aktuálnosti?
Zápis na ľavej vnútornej strane protokolu podľa prílohy č. 7 vyhlášky (predtlač) sa
môže uviesť v plnom rozsahu už pri zavedení protokolu do užívania, pričom sa jednotlivé údaje doplnia podľa potreby (napr. ďalšie osoby poverené vedením protokolu).
Uvedenie predtlače „zmeny poverenej osoby“ je však možné vyznačiť aj dodatočne
s vypísaním údajov v čase, keď táto zmena nastala.
8. Akým spôsobom je nutné zaznamenať zmenu vedúceho podľa § 2 ods. 3 vyhlášky
v prípade, ak je výkonom tejto úlohy písomne poverený bezpečnostný zamestnanec
(§ 9 ods. 1 zákona)?
V prípade, že vedúci na plnenie úloh v oblasti administratívnej bezpečnosti
vyplývajúcich zo zákona a vyhlášky písomne poverí bezpečnostného zamestnanca
podľa § 9 ods. 1 zákona, namiesto vedúceho sa na ľavej vnútornej strane obalov knihy
administratívnych pomôcok a administratívnych pomôcok uvedených v § 2 ods. 1 vyhlášky uvádza bezpečnostný zamestnanec. Vzhľadom na skutočnosť, že samotný vedúci nefiguruje nikde v rámci ľavej vnútornej strany obalu každej z nich, nie je potrebné, aby sa uvádzal záznam o zmene vedúceho.
V prípade vyššie uvedeného delegovania právomoci vedúceho na bezpečnostného
zamestnanca sa však záznam o zmene podľa § 2 ods. 3 vyhlášky vyžaduje uviesť :
pri personálnej zmene na poste bezpečnostného zamestnanca alebo
pri odňatí príslušnej právomoci v novom písomnom poverení rovnakému
bezpečnostnému zamestnancovi.
9. V § 2 ods. 3 vyhlášky je uvedené: „... Knihu administratívnych pomôcok vedie vedúcim písomne určená osoba (ďalej len „určená osoba“). Pri zmene určenej osoby alebo
vedúceho sa doplní meno, priezvisko a podpis novej určenej osoby alebo vedúceho
s uvedením dátumu zmeny. ...“ Z uvedeného textu vyplýva, že predmetné ustanovenie
sa týka knihy administratívnych pomôcok, ale nie jednotlivých administratívnych
7
pomôcok. Vzhľadom na túto skutočnosť vás žiadam o stanovisko, či vyhláška ukladá
povinnosť vyznačovať zmenu vedúceho aj v jednotlivých administratívnych pomôckach.
Dotknutý § 2 ods. 3 vyhlášky upravuje administratívne pomôcky a knihu
administratívnych pomôcok spoločne v jednom ustanovení, t. z. pre obidva typy evidencií uvádza spoločne spôsob ich evidovania ako aj vyznačovanie ich náležitosti.
Napriek skutočnosti, že veta o povinnosti vyznačenia nového vedúceho alebo novej
určenej osoby nasleduje po vete, ktorá rieši iba knihu administratívnych pomôcok nejedná sa o logickú nadväznosť. Zámerom tvorcu vykonávacieho predpisu bolo, aby sa
povinnosť pri zmene vedúceho vzťahovala okrem knihy administratívnych pomôcok
aj na všetky administratívne pomôcky zavedené vedúcim o čom svedčí aj vzor č. 7
v prílohovej časti vyhlášky, v ktorom vyznačenie zmeny vedúceho je súčasťou zápisu
na ľavej vnútornej strane obalu protokolu.
10. Je možné chápať evidenciu hmotných nosičov UP ako administratívnu pomôcku,
alebo sa hmotný nosič UP musí evidovať v oboch evidenciách (v knihe administratívnych pomôcok a v evidencii hmotných nosičov UP)?
Podľa § 2 ods. 1 písm. l) vyhlášky sa evidencia hmotných nosičov považuje za
administratívnu pomôcku. Hmotný nosič sa v tomto prípade eviduje priamo v tejto
evidencii a nie v Knihe administratívnych pomôcok (nevyžaduje sa jeho duplicitné
evidovanie v knihe administratívnych pomôcok a súčasne v evidencii hmotných nosičov).
11. Je nutné, aby administratívne pomôcky boli zabezpečené pevným spojením všetkých
listov napr. previazaním šnúrkou ukončenou uzlom s následným prelepením lepiacou
páskou a s uvedením pečiatky a podpisu?
Vyhláška neupravuje spôsob, akým majú byť jednotlivé listy administratívnych
pomôcok spojené, ale odporúčame zabezpečiť ich pevné spojenie tak, aby sa zabránilo
možnosti výmeny listov (napr. v prípade použitia hrebeňovej väzby je žiaduce, aby sa
spojenie vykonalo napríklad podľa § 10 ods. 6 vyhlášky). Vyhláška v § 2 ods. 3 ďalej
vyžaduje, aby jednotlivé listy Knihy administratívnych pomôcok a administratívnych
pomôcok boli očíslované.
12. Môžu sa administratívne pomôcky (doručovací zošit, zápisník oprávnenej osoby, poznámkový zošit) používať spoločne pre národné a vymieňané UP s cudzou mocou?
V prípade uvedených administratívnych pomôcok vyhláška nerozlišuje pre aké UP
sú tieto administratívne pomôcky určené.
13. Podľa § 2 ods. 7 vyhlášky o zaradení dokumentov do evidencie utajovaných písomností, ktorých charakter vyžaduje dlhodobé utajenie rozhoduje vedúci. Toto rozhodnutie sa vedúcim písomne uvádza na každý takýto dokument?
Vyhláška neustanovuje formu akou má vedúci rozhodnúť o zaradení UP do tejto
evidencie. Z uvedeného dôvodu je na vedúcom, aby stanovil spôsob predmetného rozhodnutia (napr. písomným pokynom vedúceho alebo ad hoc na základe jeho ústneho
pokynu).
8
Označovanie stupňa utajenia (§ 3)
Všeobecná časť
Označovanie stupňa utajenia UP je potrebné vykonávať podľa citovaného ustanovenia
vyhlášky, pričom uvedenú požiadavku je potrebné zachovať aj v prípade vyhotovených
kópii UP, kde je potrebné po vyhotovení čiernobielej kópie následne zabezpečiť slovné
označenie stupňa utajenia červenou farbou alebo odtlačkom pečiatky červenej farby.
Príklad:
Vyhradené
Vyhradené
alebo
Vyhradené Vyhradené
Lehota utajenia (§ 4)
Všeobecná časť
Uvádzanie lehoty utajenia podľa § 4 vyhlášky sa viaže len na prípady ak je potrebné
utajenie časovo obmedziť. V prípadoch, keď nie je potrebné utajenie časovo obmedziť sa
lehota utajenia na UP neuvádza. UP bez uvedenia lehoty utajenia sa považujú za US až do
rozhodnutia pôvodcu o zrušení stupňa utajenia. Lehota utajenia sa od 01. januára 2008
v protokole neuvádza.
Zmena označenia stupňa utajenia a zrušenie označenia stupňa
utajenia (§ 5)
Všeobecná časť
Pri zmene označenia stupňa utajenia alebo zrušení označenia stupňa utajenia UP má
pôvodca povinnosť túto skutočnosť oznámiť všetkým adresátom UP v písomnej podobe.
Predmetný postup však nevylučuje možnosť, aby sa adresát UP písomne obrátil na pôvodcu a požiadal ho o písomné vyjadrenie k aktuálnemu stupňu utajenia UP.
Predmetná žiadosť sa môže spracovať vo forme registratúrneho záznamu (neutajovanej písomnosti) nesmie však obsahovať žiadne utajované informácie z UP, ale iba jej
identifikačné údaje (napr. číslo UP, dátum jej vytvorenia, prípadne vec, ktorej sa písomnosť týkala).
V prípade zmeny označenia stupňa utajenia alebo zrušenia označenia stupňa utajenia
je potrebné uvádzať konkrétne dôvody uvedenej zmeny alebo zrušenia (napr. nesprávne
určený stupeň utajenia alebo sa uvedie číslo záznamu, ktorým bol zrušený alebo zmenený
stupeň utajenia). Uvádzanie samotnej vyhlášky alebo zákona nie je možné považovať za
vyjadrenie konkrétneho dôvodu na zmenu alebo zrušenie stupňa utajenia UP.
Zmena označenia stupňa utajenia v spoločnom protokole (T, D, V alebo D, V).
Pri zmene označenia stupňa utajenia v spoločnom protokole sa v stĺpci č. 1 uvedie
nová skratka stupňa utajenia a pôvodná skratka stupňa utajenia sa čitateľným spôsobom
preškrtne. V danom prípade nejde o opravu chybného evidenčného zápisu podľa § 8 vy-
9
hlášky, ale o zmenu skratky aktuálneho stupňa utajenia. Uvedenú zmenu je možné overiť
na základe záznamu vykonaného priamo na UP.
V prípade, ak sa pri tejto zmene vyznačí vedľa alebo pod predtlačou protokolu text
„Zmena stupňa utajenia“ s uvedením dátumu, mena, priezviska a podpisu toho, kto
skratku stupňa utajenia zmenil, nie je to považované za porušenie vyhlášky.
Číslo utajovanej písomnosti (§ 6)
Všeobecná časť
Číslo UP sa považuje za jej jedinečný identifikátor, ktorý musí zabezpečiť jej nezameniteľnosť vo vzťahu k iným UP. V rámci vyhlášky sa uvedená skutočnosť zabezpečuje
dôslednou aplikáciou § 6 vyhlášky s dôrazom na ods. 1 písm. d) citovaného ustanovenia.
Určenie spisovej značky.
Spisovú značku subjektu, v ktorej bola UP vytvorená, určuje vedúci v písomnej podobe.
Vzhľadom na skutočnosť, že citované ustanovenie vyhlášky priamo nešpecifikuje
konkrétny spôsob písomného určenia spisovej značky rozhoduje o tejto skutočnosti vedúci. Spisovú značku môže určiť napríklad formou registratúrneho záznamu, interného aktu
riadenia alebo v inej písomnej podobe; to platí aj v prípade zmeny spisovej značky.
Spisová značka sa uvádza na štítku na obale protokolu podľa prílohy č. 7 vyhlášky.
Zmena spisovej značky sa vyznačí na štítku na obale protokolu čitateľným spôsobom
s uvedením dátumu zmeny (napr. AR, OCR od 01.06.2008).
Náležitosti utajovanej písomnosti (§ 7)
Všeobecná časť
V § 7 ods. 5 a ods. 6 sa uvedené odkazy na „ods. 3“ týkajú odkazu na „ods. 4“ citovaného ustanovenia tak, ako to vyplýva aj z obsahu prílohy č. 10 vyhlášky.
UP neštandardného rozmeru
V prípade, že UP je tvorená aj listami, ktoré majú menší rozmer (formát) ako je A4
(napr. A5, A6) započítavajú sa do počtu listov UP tieto listy rovnako ako list formátu A4
(napr. 2 x A4 + 3 x A5 + 1 x A6 = 6 listov) a nie je potrebné uvádzať ich rozmery
v milimetroch.
Uvádzanie rozmerov v milimetroch podľa citovaného ustanovenia vyhlášky sa týka
najmä technických výkresov, máp, stavebných výkresov a rôznej inej projektovej dokumentácie, ktorá má spravidla väčší rozmer ako formát A4.
Odpojenie pevne nespojených príloh UP.
Dôvodom pre odpojenie pevne nespojených príloh UP je napríklad ich používanie
oprávnenou osobou (napr. „token“ k technickému prostriedku), odoslanie inou UP, pripojenie k inej UP (bezpečnostný projekt, smernica, hodnotiaca správa, súčasť bezpečnostného spisu, založenie utajovaného interného predpisu do EUIP).
10
O každom odpojení pevne nespojenej prílohy sa na UP písomnosti vyhotoví záznam
podľa § 7 ods. 6 vyhlášky.
Aplikačná časť
14. Podľa § 7 ods. 1 vyhlášky jednou z náležitostí, ktoré sa uvádzajú na prvej strane UP
je aj číslo výtlačku. Podľa § 13 ods. 2 vyhlášky pri spôsobe vybavenia vlastnej UP
prvopisom sa pod stupňom utajenia uvedie „PRVOPISOM“. V tejto súvislosti žiadam o stanovisko, či je potrebné na prvom liste vlastnej UP vybavenej prvopisom
uvádzať okrem označenia „PRVOPISOM“ aj číslo výtlačku, keďže zo znenia § 13
ods. 2 vyplýva, že UP vybavená prvopisom sa vyhotovuje len v jednom výtlačku.
Podľa § 7 ods. 1 písm. c) vyhlášky je všeobecnou náležitosťou na prvej strane
utajovanej písomnosti číslo výtlačku.
Podľa § 13 ods. 1 prvá veta vyhlášky utajovaná písomnosť sa vybavuje prvopisom, priepisom alebo záznamom na písomnosti.
Podľa § 13 ods. 2 vyhlášky utajovaná písomnosť je vybavená prvopisom, ak sa
vyhotoví len v jednom výtlačku. Na vlastnej utajovanej písomnosti sa pod stupňom
utajenia uvedie "PRVOPISOM".
Vzhľadom na vyššie uvedené skutočnosti sme toho názoru, že § 7 ods. 1 vyhlášky
je ustanovením, ktoré všeobecne definuje náležitosti na prvej strane vlastnej utajovanej písomnosti pri jej vytváraní a ďalšom vybavovaní. Náležitosť „číslo výtlačku“ pri
vytváraní vlastnej utajovanej písomnosti má logickú súvislosť s postupom, ak je utajovaná písomnosť vytváraná vo viac ako jednom výtlačku (dva, tri, štyri a pod.)
a pôvodcom (spracovateľom) utajovanej písomnosti zasielaná viacerým adresátom aj
s poukazom na § 7 ods. 9 vyhlášky (vytvorenie rozdeľovníka). Účelom tohto administratívneho postupu je zabezpečenie prehľadnosti a nezameniteľnosti jednotlivých
adresátov utajovaných písomností a ich spätná preveriteľnosť v evidenciách utajovaných písomností.
Na druhej strane § 13 vyhlášky definuje jednotlivé spôsoby vybavenia utajovanej
písomnosti, kde jedným z nich je aj vybavenie utajovanej písomnosti prvopisom.
Tento spôsob je definovaný v odseku 2 citovaného ustanovenia a predstavuje dve
možnosti vybavenia utajovanej písomnosti – vyhotovenie vlastnej utajovanej písomnosti len v jednom výtlačku alebo vybavenie doručenej utajovanej písomnosti, ktorá sa
v plnom rozsahu odosiela inému adresátovi.
S poukazom na Vašu otázku ako aj na náš právny výklad k § 7 ods. 1 vyhlášky
sme toho názoru, že vybavenie vlastnej utajovanej písomnosti prvopisom podľa § 13
ods. 2 vyhlášky, je ustanovením lex specialis k § 7 ods. 1 vyhlášky. Z definície slovného spojenia „utajovaná písomnosť vybavená prvopisom“ jasne vyplýva, že je vytvorená len v jednom výtlačku a preto nevidíme dôvod, aby sa na utajovanej písomnosti
vybavenej a označenej prvopisom, opätovne uvádzala ešte náležitosť „Výtlačok č.: x“
podľa § 7 ods. 1 písm. c) vyhlášky.
Z uvedeného slovného spojenia je teda zrejmé, že iná utajovaná písomnosť ako
vyhotovená v jednom výtlačku nemôže byť vybavená prvopisom. Ak by sa na utajovanej písomnosti vybavenej prvopisom mala uvádzať aj náležitosť „Výtlačok číslo:
x“, logicky by to v tomto prípade bolo len číslo 1, čo by mohlo evokovať, že utajovaná
písomnosť je vytvorená vo viacerých výtlačkoch a v tejto súvislosti by potom mala
obsahovať aj ďalšiu obligatórnu náležitosť podľa vyhlášky, a to spomínaný rozdeľovník.
11
15. Vytvorili sme vlastný dôverný spis, ktorý dostal evidenčné číslo z protokolu. Neskôr,
keď už spis bol vytvorený, spracovateľ spisu rozhodol, že sa k nemu dodatočne pripojí sprievodný list. Tento sprievodný list bol označený číslom totožným s pôvodným
spisom, avšak za evidenčným číslom spisu z protokolu nasledovala pomlčka
a poradové číslo 1, t. j. pôvodný spis mal č. ABC-D-xxx/2010 a sprievodný list mal
číslo ABC-D-xxx-1/2010. Je toto označenie v súlade s § 6 ods. 1 písm. d) vyhlášky.
Chcem Vás požiadať o informáciu, či bol uvedený postup pri označovaní spisu
a následne jeho sprievodného listu správny alebo malo byť označenie uvedeného vykonané iným spôsobom?
Postup, ktorý uvádzate nie je v rozpore s vyhláškou. Zámerom vyhlášky je jednoznačne identifikovať každú vytvorenú UP, čo sa zabezpečuje jej označením číslom UP
(§ 6 ods. 1).
V prípade, že v náležitostiach utajovanej písomnosti podľa § 7 ods. 1 vyhlášky
uvedených na „sprievodnom liste“ sa odkazuje na pripojenú prílohu, tak sa príloha
(pevne spojená aj nespojená) podľa § 7 ods. 5 až 7 označí textom: „Príloha č. … “
a stupňom utajenia, resp. u pevne nespojenej prílohy textom: „Príloha č. … k č. p. …“,
stupňom utajenia a počtom listov a to aj v prípade, ak je prílohou samostatná UP so
všetkým náležitosťami podľa § 7 vyhlášky.
Evidencia utajovaných písomností (§ 8)
Všeobecná časť
Bezpečnostný zamestnanec ako poverená osoba.
Vyhláška v prípade oprávnenej osoby písomne poverenej vedením príslušného protokolu nevyžaduje, aby uvedenou osobou bol bezpečnostný zamestnanec podľa § 9 ods. 1
zákona.
Základnou požiadavkou na vedenie protokolu je oprávnenie osoby pre oboznamovanie
sa s US príslušného stupňa utajenia v požadovanom rozsahu a písomné poverenie osoby
uvedené na ľavej vnútornej strane protokolu.
Z uvedeného vyplýva, že oprávnenou osobou písomne poverenou vedením protokolu
môže byť aj bezpečnostný zamestnanec, ale nie je to povinnou podmienkou vyplývajúcou
z vyhlášky.
Zaevidovanie UP v zápisníku v prípade vedenia zberného spisu.
Odovzdanie UP, u ktorej bol spracovateľom založený zberný spis prostredníctvom zápisníka sa môže zabezpečiť aj ako odovzdanie celého zberného spisu pod jedným evidenčným zápisom (zápis prvej UP evidovanej v zbernom spise) a to nasledovným spôsobom:
1. Pri vytvorení zberného spisu sa vyznačí v zápisníku v stĺpci „Vec“ skratka „ZS“.
2. V stĺpci „Počet listov a počet príloh/počet všetkých listov príloh“ sa uvádza len počet
listov prvej UP, ku ktorej bol následne vytvorený zberný spis.
3. Pri odovzdávaní zberného spisu sa v stĺpci „Prevzal – počet listov a počet príloh/počet
všetkých listov príloh“ uvedie celkový počet listov zberného spisu (podľa § 7 ods. 9
vyhlášky).
4. Preberajúca osoba po fyzickej kontrole potvrdí podpisom prevzatie zberného spisu ako
celku.
12
Uvedený postup však nevylučuje odovzdanie UP prostredníctvom zápisníka aj samostatne (jednotlivo).
Zaznamenanie oboznámenia sa s UP.
O spôsobe zaznamenania oboznámenia sa s UP stupňa utajenia Vyhradené a Dôverné
môže rozhodnúť vedúci. Úpravu spôsobu oboznamovania sa s UP stupňa utajenia Vyhradené a Dôverné zo strany vedúceho prostredníctvom kontrolných listov (príloha č. 11 vyhlášky) je možné považovať za postup v súlade s § 8 ods. 7 vyhlášky.
Zaznamenanie oboznámenia sa s UP stupňa utajenia Tajné a Prísne tajné sa potvrdzuje
na kontrolnom liste v tých prípadoch ak sa nezaznamenalo priamo na UP.
Skratka „KL“ uvádzaná v prílohe č. 8 a 9 vyhlášky sa na UP uvádza až vtedy (nie pri
jej vytváraní), keď sa oboznámenie zaznamenalo na kontrolnom liste u adresáta. Ak sa
toto oboznámenie zaznamenalo priamo na UP uvádzanie skratky „KL“ na UP je bezpredmetné.
Zabezpečenie trvalosti písma v prípade zápisov v poznámkovom zošite.
Zabezpečenie trvalosti písma v prípade zápisov v poznámkovom zošite využívaných
oprávnenými osobami v súlade s vyhláškou nevyžaduje použitie špeciálneho pera. Trvalosť písma je zabezpečená v prípade použitia napríklad atramentového pera, resp. guľôčkového pera, nie je však zabezpečená pri vyhotovení zápisu napríklad ceruzkou, ktorú je
možné spravidla odstrániť bez zrejmých vonkajších znakov gumovaním.
Postup pri tvorbe a doručení utajovaného interného predpisu
Proces vytvárania utajovaného interného predpisu môžeme považovať za tvorbu UP.
S prihliadnutím na vytvorenie prvotného návrhu utajovaného interného predpisu
a predkladanie konkrétnych pripomienok na jeho doplnenie, resp. úpravu je zrejmé, že
budú k návrhu doručené pripomienky vo forme UP. Následne bude vypracované nové doplnené znenie návrhu utajovaného interného predpisu, ktoré sa bude opakovane pripomienkovať. Na základe uvedených skutočností odporúčame.
1.Využívať v procese tvorby utajovaného interného predpisu zberný spis.
2.Utajovaný interný predpis je UP a musí spĺňať náležitosti UP.
3.Doručení utajovaný interný predpis (bez sprievodného listu) sa zaeviduje v protokole
a následne sa zapíše a uloží do EUIP; z tejto evidencie sa následne utajovaný interný
predpis vyraďuje, a preto nie je potrebné realizovať jeho vyraďovanie prostredníctvom
protokolu. V tomto prípade sa môžu v protokole v jednotlivých stĺpcoch uvádzať nasledovné záznamy: v stĺpci č. 10 – dátum uloženia do evidencie, stĺpce č. 11 a 12 sa vyškrtnú, stĺpec č. 13 – evidencia utajovaných interných predpisov; postačuje napr. skratka
EUIP alebo EIP), stĺpce č. 14 až 16 sa vyškrtnú. Oprávnená osoba preberajúca utajovaný
interný predpis na uloženie do tejto evidencie sa podpíše v stĺpci č. 9 protokolu.
4.Pri doručení utajovaného interného predpisu ako pevne nespojenej prílohy (prostredníctvom sprievodného listu) sa v protokole zaeviduje doručený utajovaný sprievodný list;
utajovaný interný predpis sa trvale odpojí a na sprievodnom liste sa vyhotoví o tejto
skutočnosti záznam podľa § 7 ods. 6 vyhlášky. Utajovaný interný predpis sa zapíše
a uloží do EUIP; z tejto evidencie sa následne utajovaný interný predpis vyraďuje, a
preto nie je potrebné realizovať jeho vyraďovanie prostredníctvom protokolu. V tomto
prípade sa môžu v protokole v jednotlivých stĺpcoch uvádzať nasledovné záznamy:
v stĺpci č. 10 – dátum odpojenia prílohy a jej uloženia do evidencie, č. 11 – názov
organizačnej zložky subjektu, ktorý vedie evidenciu, č. 12 – ZÁZNAMOM NA
PÍSOMNOSTI, č. 13 – evidenciu utajovaných interných predpisov; postačuje napr.
skratka EUIP alebo EIP) alebo sa vyplní len stĺpec č. 13. Oprávnená osoba, ktorá vyho13
tovila záznam na sprievodnom liste sa považuje za spracovateľa a uvádza sa v stĺpci č. 9
protokolu. Oprávnená osoba preberajúca utajovaný interný predpis na uloženie do tejto
evidencie potvrdí podpisom prevzatie prílohy (utajovaného interného predpisu) priamo
pri zázname na sprievodnom liste. Oprávnená osoba utajovaný interný predpis zapíše do
evidencie, pričom si ho nezapisuje do svojho zápisníka.
Aplikačná časť
16. V prípade, že na subjekt je doručených viacero výtlačkov tej istej UP, má byť
každému výtlačku pridelené samostatné číslo z protokolu; akým spôsobom sa zničia?
Vyhláška v danom prípade neupravuje jeden konkrétny postup pre evidovanie viacerých výtlačkov tej istej UP a z uvedeného dôvodu je možné aplikovať pri ich evidovaní niekoľko postupov.
Doručenie viacerých výtlačkov UP viacerým subjektom v rámci organizácie je
možné riešiť:
• ich samostatným zaevidovaním v protokole,
• spoločným zaevidovaním v jednom zbernom spise, ktorý je evidovaný v protokole;
• zaevidovaním pod jedným číslom UP, pričom budú odlíšené číslom výtlačku tejto
UP, v tomto prípade je však nevyhnutné pri odovzdávaní jednotlivých výtlačkov
UP prostredníctvom administratívnych pomôcok vyznačovať okrem čísla UP aj
konkrétne číslo výtlačku UP (napr. v zápisníku oprávnenej osoby, v doručovacom
zošite, ...). V danom prípade je potrebné existenciu viacerých výtlačkov vyznačiť
aj v príslušnej evidencii (napr. v protokole v stĺpci č. 6 pod údajmi podľa predtlače
doplniť text „Výtl. č. 1-10“ alebo „Výtl. 1,2,3,4“)
V rámci metodík nie je možné určiť len jeden konkrétny postup (musí sa prihliadať
ako boli jednotlivé výtlačky doručené (spoločne alebo s časovým odstupom) a z akého
dôvodu (len na vedomie alebo na zaujatie stanoviska, atď.)). Súčasne je potrebné prihliadať na konkrétne organizačné zabezpečenie ochrany UP v rámci daného subjektu
(napr. vedenie jedného „centrálneho“ protokolu, vedenie viacerých samostatných
protokolov).
U adresáta môže byť určený aj jeden spracovateľ, ktorý bude vybavovanie UP riešiť s ostatnými spracovateľmi a jednotlivé výtlačky im odovzdá prostredníctvom zápisníka.
Zničenie jednotlivých výtlačkov UP je možné zabezpečovať len v súlade
s ustanoveniami vyhlášky a to konkrétne § 8 ods. 6 (chybné a nadbytočné výtlačky
UP), § 14 ods. 3 (pôvodca zničí ďalšie výtlačky UP po vybavení vrátené adresátmi),
§ 20 ods. 10 (kópie UP stupňov utajenia V a D, ktoré sám vyhotovil).
17. Je vo vyhláške presne zadefinované umiestnenie prezentačnej pečiatky a ako sa
v nej uvádza počet listov (môže sa použiť znamienko „+“ pri uvádzaní príloh UP)?
Prezentačná pečiatka sa umiestňuje ľubovoľne na doručenej UP, odporúčame na
prednej strane prvého listu tak, aby nezakrývala náležitosti a obsah UP. Počet listov sa
podľa § 8 ods. 2 vyhlášky označí číslom „X“, počet príloh a počet listov príloh sa
označí číslami „Y/Z“. V prezentačnej pečiatke je potrebné zachovať túto formu zápisu,
ktorá umožňuje kontrolu počtu listov UP. Použitie znamienka „+“ nie je porušením
vyhlášky (napr. X + Y/Z).
14
18. Pri vytvorení vlastnej UP sa musia vypĺňať stĺpce č. 4 a 5 protokolu, resp. môžu
ostať prázdne (neprečiarknuté)?
Stĺpce č. 4 a 5 protokolu sa v prípade vlastných UP nemusia vypĺňať (ale v prípade
ich vyplnenia to nie je porušením vyhlášky) a môžu ostať prázdne bez prečiarknutia.
Z predtlače protokolu je zrejmé, že v danom prípade sa uvedené údaje vo vzťahu
k vlastným UP neuvádzajú.
Vo všeobecnej rovine je možné konštatovať, že ak nie je možné jednotlivé stĺpce
protokolu a administratívnych pomôcok vyplniť podľa predtlače (§ 2 ods. 8 vyhlášky)
z dôvodu, že objektívne nie je možné uviesť požadované údaje vo vzťahu k UP, tieto
stĺpce sa ponechajú prázdne alebo sa prečiarknu (napr. stĺpec č. 8 protokolu sa vypĺňa
len v prípadoch uvedených v § 8 ods. 1 vyhlášky, stĺpec č. 13 sa vypĺňa len v prípade
založenia SZ, EDUP, EUIP, stĺpec č. 16 sa vypĺňa len v prípadoch uvedených v § 24
ods. 9 vyhlášky).
19. Kto má byť v protokole uvedený v stĺpci č. 9, keď poverená osoba sa dozvie meno
spracovateľa UP až po jej určení nadriadeným, ktorý ale nie je nadriadený poverenej
osoby vedením protokolu (nemôže tam byť uvedená napr. skratka organizačnej
zložky)?
Uvádzanie mena osoby, ktorej bola pridelená UP na vybavenie (stĺpec č. 9
protokolu) je zapracované do vyhlášky z dôvodu zodpovednosti konkrétnej oprávnenej
osoby. Podľa § 8 ods. 5 vyhlášky si spracovateľ zapíše UP do zápisníka a každé ďalšie
odovzdanie a prijatie UP sa zaznamená v zápisníku (spracovatelia sa nemusia dodatočne zapisovať do stĺpca č. 9 protokolu). Výnimka je pre poverenú osobu (ak evidovanú UP priamo vybavuje) a v prípade vedúceho (ak UP prideľuje na vybavenie), ktorí
si UP nezapisujú do zápisníka.
Na odovzdávanie UP je možné pred uplatnením hore uvedeného postupu využívať
doručovací zošit a po určení konkrétneho spracovateľa si tento prevzatie UP potvrdí
v stĺpci č. 9 príslušného protokolu.
Vyhláška nemôže riešiť všetky špecifické postupy jednotlivých subjektov podľa
ich interných postupov pre manipuláciu s US. Poverená osoba v stĺpci č. 9 protokolu
uvedie oprávnenú osobu, ktorá bude UP skutočne vybavovať.
20. Pri preevidovaní UP, ktoré neboli vybavené do 31.1. sa údaje zo stĺpcov 3 až 9 odpíšu do protokolu podľa vyhlášky. Čo však so stĺpcom č. 9 „Pridelené kedy/komu“
má byť znovu podpísaný?
Na základe Vašej žiadosti o stanovisko k preevidovaniu UP podľa § 8 ods. 12 a 13
vyhlášky Vám zasielame nasledovné stanovisko:
1. Na konci kalendárneho roka sa v protokole podľa § 8 ods. 12 vyhlášky pod záznam uvádzajú čísla nevybavených UP, ktoré neboli vybavené do konca kalendárneho roka.
2. Ak UP nebola vybavená do 31. januára nasledujúceho roka sa podľa § 8 ods. 13
vyhlášky preeviduje do protokolu nového ročníka.
3. Vyhláška explicitne neupravuje podpis v stĺpci č. 9 pri preevidovaní.
Spracovateľ UP, ktorá nebola vybavená do konca januára nasledujúceho kalendárneho roka ju vráti k protokolu na jej fyzickú kontrolu a po preevidovaní do protokolu
nového ročníka sa mu opäť pridelí. Spracovateľ prevzatie UP na vybavenie potvrdí
podpisom v stĺpci č. 9 v protokole podľa § 8 ods. 5 vyhlášky.
15
21. Ako by sme mali postupovať pri UP, ktorých spracovateľom je kolektív autorov
a evidenčné číslo si preberá napr. tá oprávnená osoba, ktorá na UP začína prácu.
Keď osoba, ktorá si v protokole proti podpisu prevzala evidenčné číslo, svoj diel
práce na UP ukončí (v papierovej forme nič nevzniká – ukladá sa to len na technickom prostriedku) a potom pokračuje ďalšia a ďalšia oprávnená osoba, ako sa napríklad kolektív ôsmych spracovateľov evidenčne podchytí, že UP vytvárali?
Vyhláška upravuje administratívnu bezpečnosť registratúrnych záznamov
obsahujúcich US a US nelistinného charakteru, ak ich povaha dovoľuje nakladať
s nimi ako s listinami (ďalej len „utajované písomnosti“) tak, ako je to uvedené v § 1
vyhlášky.
UP musí byť podľa § 8 ods. 1 vyhlášky evidovaná v protokole a podľa § 7 ods. 1
vyhlášky musí byť označená náležitosťami UP.
V prípadoch, ak sú na technických prostriedkoch vytvárané, zasielané
a uchovávané US, ktoré sú v elektronickej podobe a nie sú evidované v protokole sú
tieto chránené zákonnými požiadavkami stanovenými pre technické prostriedky určené na spracovanie US. Súčasne sa uplatňujú personálne a režimové opatrenia smerujúce k ochrane týchto US. Ak je potrebné uvedené US vyhotoviť v listinnej podobe
musí spracovateľ zabezpečiť ich zaevidovanie v protokole a označiť ich náležitosťami
UP.
Z vyššie uvedeného vyplýva, že vyhláška sa vzťahuje na UP evidované
v protokole. Na US vytvárané a uchovávané na technických prostriedkoch len
v elektronickej podobe, ktoré nie sú evidované v protokole sa postupy uvedené vo vyhláške nevzťahujú.
22. Robí záznam o oboznámení sa na UP aj poverená osoba, ktorá ju eviduje do protokolu?
Podľa § 8 ods. 7 vyhlášky každá oprávnená osoba, ktorá sa oboznámila s UP
označenou stupňom utajenia PT a T bez jej pridelenia na vybavenia (aj za účelom evidencie UP), potvrdí toto oboznámenie sa záznamom na kontrolnom liste alebo priamo
na UP, resp. na jej prílohe. O spôsobe zaznamenania oboznámenia sa s UP stupňa
utajenia Vyhradené a Dôverné môže rozhodnúť vedúci. V prípade ak vedúci rozhodol
o vyznačovaní oboznámenia sa priamo na UP odporúčame v prípade poverenej osoby,
aby za uvedením dátumu oboznámenia, mena, priezviska a podpisu uviedla napríklad
text: „evidencia“ alebo „pri evidovaní“.
Ak bola UP doručená konkrétnemu adresátovi (§ 8 ods. 4 vyhlášky), ktorý nadiktuje požadované údaje poverenej osobe, nedošlo v danom prípade zo strany poverenej
osoby k oboznámeniu sa s obsahom UP.
23. Je podpísanie podpisovej doložky vedúcim, resp. nadriadeným pri vlastnej UP
stupňa Vyhradené a Dôverné oboznámenie sa s utajovanou písomnosťou v zmysle § 8
ods. 7 vyhlášky?
Podľa § 8 ods. 7 vyhlášky o spôsobe zaznamenania oboznámenia sa s UP stupňa
utajenia Vyhradené a Dôverné môže rozhodnúť vedúci. V citovanom ustanovení sa
uvádza, že záznam o oboznámení sa s UP obsahuje najmä dátum oboznámenia sa,
meno, priezvisko a podpis oprávnenej osoby.
Ak vedúci využil svoju právomoc delegovanú vykonávacím predpisom a rozhodol
najlepšie písomne v internom predpise alebo registratúrnym záznamom, že oboznámenie sa s UP stupňa Vyhradené a Dôverné sa potvrdí na kontrolnom liste alebo
priamo na UP, tak táto povinnosť sa vzťahuje na všetkých pracovníkov v dotknutom
16
subjekte a NBÚ do rozhodnutia vedúceho nevstupuje. Ak v písomnom rozhodnutí vedúceho nie je uvedená žiadna výnimka z uvedenej povinnosti, tak aj vedúci, resp. nadriadený pri vlastnej UP je povinný uviesť osobitne záznam o oboznámení sa s UP
stupňa Vyhradené alebo Dôverné (na KL alebo na UP) napriek skutočnosti, že sa podpisuje do podpisovej doložky.
24. Je možné vykonať oboznámenie sa s UP na jej obálke?
Pri UP označených stupňami utajenia Tajné a Prísne tajné sa oboznámenie podľa
§ 8 ods. 7 vyhlášky vyznačuje priamo na UP alebo na pripojenom KL, čiže vyhláška
v týchto prípadoch vylučuje použite obálky za daným účelom.
Pri UP označených stupňami utajenia Vyhradené a Dôverné môže o spôsobe
zaznamenania oboznámenia sa podľa § 8 ods. 7 vyhlášky rozhodnúť vedúci.
V prípade, že tak urobí, odporúčame toto rozhodnutie (o spôsobe oboznamovania sa)
urobiť písomnou formou napríklad v internom akte riadenia.
Na základe praktických skúsenosti neodporúčame zaznamenávať oboznamovanie
sa s UP na obálke nakoľko vyhláška okrem prípadov uvedených v § 12 ods. 2 a 3 neukladá povinnosť uchovávať obálku k UP.
25. V prípade zasielania UP na iný subjekt, má byť jeho vyplnený KL (hlavne pri T
a PT) obsahujúci mená a priezviská osôb, ktoré sa oboznámili s UP súčasťou odosielanej UP alebo sa odpája a ostáva u odosielateľa?
Podľa § 8 ods. 7 vyhlášky o spôsobe zaznamenania oboznámenia sa s UP
Vyhradené a Dôverné rozhoduje vedúci. Potvrdenie o oboznámení sa s UP Tajné
a Prísne tajné uvádza oprávnená osoba priamo na UP alebo na KL.
V prípadoch, kedy nie je žiaduce, aby sa s údajmi na KL oboznámili ďalší adresáti
odporúčame vyhotoviť kópiu UP, ktorej KL už nebude obsahovať mená a priezviská
týchto osôb.
V prípadoch, keď je UP vyhotovená vo viacerých výtlačkoch sa oboznámenie
s UP v rámci daného subjektu zaznamenáva len na výtlačku, ktorý je určený na uloženie k protokolu daného subjektu (ostatné výtlačky sa doručia adresátom bez uvedenia
oboznámenia sa oprávnených osôb).
26. Má sa v protokole uvádzať pripojenie KL k UP a akým spôsobom?
Podľa § 8 ods. 7 vyhlášky sa oboznámenie s UP označenou stupňom utajenia T
a PT bez jej pridelenia na vybavenie vyznačí priamo na UP alebo na KL. Podľa § 8
ods. 8 vyhlášky KL vyhotoví ten, kto predkladá UP na oboznámenie sa a až potom sa
vyznačí v náležitostiach UP za počtom listov xx /KL 1 (príloha č. 8 a 9 vyhlášky). Ak
sa táto skutočnosť uvedie v prezentačnej pečiatke a v stĺpcoch č. 6 a 14 protokolu nebude to posudzované ako porušenie vyhlášky (napr. „xx + KL1“).
27. Nakoľko nie je pri vybavení utajovaných štandardizačných dokumentov známe
obdobie ich platnosti, nie je možné stanoviť vhodnú lehotu uloženia. Je možné takéto
dokumenty po zaevidovaní v protokole preevidovať do EDUP?
Vyhláška nerozlišuje využívanie administratívnych pomôcok pre národné utajované skutočnosti a zvlášť pre utajované skutočností prijaté v rámci medzinárodnej
spolupráce (napr. NATO). Z uvedeného dôvodu je možné utajované štandardizačné
dokumenty NATO založiť do EDUP.
17
28. Prečiarkuje sa číslo UP na UP pridelené z protokolu, keď je písomnosť uložená do
EDUP, v EUIP, v evidencii bezpečnostných spisov a má pridelené ďalšie číslo z týchto
evidencií?
Vyhláška uvedený postup konkrétne neupravuje. Z hľadiska zabezpečenia
jednotného postupu v rámci subjektov neodporúčame prečiarknuť číslo UP pridelené
z protokolu. V prípade, že došlo v rámci subjektu k prečiarknutiu čísla UP bolo potrebné primerane aplikovať § 11 vyhlášky a prečiarknutie realizovať čitateľným spôsobom.
29. Ako sa v protokole eviduje UP, ktorej pevne nespojená príloha je určená na uloženie
do bezpečnostného spisu, EUIP alebo EDUP?
V danom prípade sa ľavá strana protokolu vyplní podľa predtlače uvedením údajov z UP. Pri odpojení pevne nespojenej utajovanej prílohy sa na UP uvedie záznam
o odpojení prílohy podľa § 7 ods. 6 vyhlášky. V prípade, že pevne nespojená utajovaná príloha je určená na založenie do EUIP, do bezpečnostného spisu alebo EDUP sa
uloženie vyznačí v stĺpci č. 13 protokolu podľa § 8 ods. 14 vyhlášky pričom to odporúčame jednoznačne uviesť, napríklad „EDUP – iba príloha“ alebo „EUIP – iba príloha“.
Vybavenie UP, ktorá ostala uložená pri protokole sa vyznačí v stĺpcoch č. 10 , 11,
12 a 14, 15 pričom stĺpec č. 16 sa vyplní podľa § 24 ods. 9 vyhlášky v prípade jej fyzického zničenia alebo zrušenia utajenia.
30. Podnikateľ k dnešnému dňu eviduje 3 US. Tieto US však nemôžu byť vybavené, uložené a ani vyradené, nakoľko obsahujú údaje technologického postupu tlače dokladov. Tlač dokladov nie je časovo obmedzená a táto zákazka bude aktívna niekoľko
nasledujúcich rokov, nakoľko doklady sa budú stále priebežne vyrábať pre zahraničného objednávateľa. Chcel by som sa len spýtať, či existuje nejaký jednoduchší
spôsob každoročného preevidovávania takýchto dlhodobých US. Nie je problém ich
preevidovávať, len už napr. teraz na CD sú štyri čísla a ďalšie čísla, v prípade preevidovania, bude problém vyznačiť na CD. Obdobný problém je aj na písomnostiach.
V danom prípade je potrebné zaviesť EDUP, ktorý bude obsahovať údaje podľa
§ 2 ods. 7 vyhlášky. Vyhláška priamo neurčuje časové obdobie pre využívanie uvedenej administratívnej pomôcky, je možné ho teda používať viac rokov. UP určené na
založenie do EDUP, sa po zaevidovaní do protokolu zapíšu a uložia do týchto evidencií. V protokole sa vyznačí uloženie v stĺpci č. 13. UP uložená do týchto evidencií sa
následne vyraďuje priamo z uvedených evidencií podľa § 24 vyhlášky.
31. Je možné, aby po skončení potreby uchovávať UP v EDUP-e sa mohla táto UP zaslať späť pôvodcovi UP? Vyhláška v §8 ods. 14 hovorí iba o vyraďovaní z evidencie.
Nič nezakazuje zasielať písomnosti prostredníctvom sprievodných spisov a zaznačenia o zaslaní priamo v EDUP-e.
Podľa § 1 vyhlášky táto upravuje administratívnu bezpečnosť registratúrnych
záznamov obsahujúcich US a US nelistinného charakteru, ak ich povaha dovoľuje nakladať s nimi ako s listinami.
Podľa § 2 ods. 1 vyhlášky manipulácia s UP je tvorba, príjem, evidencia, preprava, prenášanie, ukladanie, rozmnožovanie, vyraďovanie, uschovávanie a akékoľvek
iné nakladanie s UP (ďalej len „manipulácia“), ktorá sa zaznamenáva
v administratívnej pomôcke.
18
Podľa § 2 ods. 1 písm. g) vyhlášky evidencia UP, ktorých charakter vyžaduje
dlhodobé utajenie (ďalej len „evidencia“) sa vedie spôsobom, ktorý určí vedúci.
Podľa § 2 ods. 7 vyhlášky evidencia obsahuje najmä poradové číslo, dátum zaevidovania, číslo UP, celkový počet uložených listov UP vrátane počtu listov príloh,
označenie vecných príloh, vec, znak hodnoty, lehotu uloženia, registratúrnu značku
a záznam o vyradení podľa § 24 ods. 10.
Podľa § 8 ods. 14 vyhlášky sa UP uložené do evidencie vyraďujú priamo z tejto
evidencie podľa § 24.
Podľa § 14 ods. 3 vyhlášky pôvodca zničí mimo vyraďovacieho konania ďalšie
výtlačky vybavenej UP, ktoré mu boli vrátené adresátmi; to neplatí v prípade UP vybavenej prvopisom. Zničenie ďalšieho výtlačku UP vykoná najmenej dvojčlenná komisia oprávnených osôb písomne určená nadriadeným oprávnenej osoby. Záznam
o zničení vyznačí komisia v rozdeľovníku na UP uloženej pri protokole, v EUIP,
v bezpečnostnom spise alebo v EDUP. Záznam o zničení obsahuje číslo výtlačku, dátum zničenia, meno, priezvisko a podpisy všetkých členov komisie.
Podľa § 24 ods. 1 písm. c) vyhlášky sa vyraďovaním UP rozumie súhrn odborných činností, pri ktorých sa vyčleňujú UP určené na zmenu označenia stupňa utajenia, určené na zrušenie označenia stupňa utajenia, UP, ktorým uplynula lehota uloženia a sú zaevidované v evidencii.
Podľa § 26 ods. 5 vyhlášky ak prijatá spravodajská informácia už nie je potrebná
na plnenie úloh adresáta podľa odseku 2, zašle ju tento späť spravodajskej službe.
Podľa § 2 ods. 18 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a doplnení
niektorých zákonov lehota uloženia je počet rokov, počas ktorých pôvodca registratúry potrebuje registratúrny záznam na svoju činnosť.
Vzhľadom na uvedené skutočnosti máme za to, že evidencia ako jedna
z obligatórnych administratívnych pomôcok musí obsahovať minimálne náležitosti
vyplývajúce z § 2 ods. 7 vyhlášky, pričom vedúci má možnosť rozhodnúť o spôsobe
jej vedenia ako aj o ďalších údajoch, ktoré sa v nej budú zaznamenávať. Uvedené
ustanovenie vyhlášky však neustanovuje spôsoby manipulácie s UP v nej založených
a neustanovujú to expressis verbis ani žiadne následné ustanovenia vyhlášky. Jediný postup manipulácie s UP založenými v evidencii vyplýva z § 8 ods. 14 vyhlášky,
podľa ktorého takéto UP sa vyraďujú priamo z evidencie podľa § 24 vyhlášky.
Vo Vašej žiadosti o stanovisko nie je uvedené uplynutie lehoty uloženia UP založenej v evidencii, ale skončenie potreby uchovávať UP. Takýto inštitút vyhláška nepozná. Účelom opatrení administratívnej bezpečnosti (§ 1 vyhlášky) je ochrana registratúrnych záznamov obsahujúcich utajované skutočnosti. Obdobne ako neutajované registratúrne záznamy, tak aj utajované registratúrne záznamy majú svoj životný cyklus.
V tejto súvislosti chceme upriamiť Vašu pozornosť na vyššie citovanú definíciu lehoty
uloženia (§ 2 ods. 18 zákona č. 395/2002 Z. z.), ktorá predstavuje počet rokov, počas
ktorých pôvodca registratúry potrebuje registratúrny záznam pre svoju činnosť,
v tomto konkrétnom prípade UP, ktorej charakter vyžaduje dlhodobé utajenie. Ak sa
vedúci rozhodne zriadiť evidenciu, takýto postup musí vychádzať z reálnej potreby
mať vytvorenú administratívnu pomôcku na tento účel. V praxi môžu nastať dva prípady, a to buď je pôvodcom a spracovateľom (tvorcom) UP, ktorej charakter vyžaduje
dlhodobé utajenie, samotný subjekt, alebo mu bola takáto UP doručená od pôvodcu
US a teda je jej adresátom.
Vzhľadom na uvedené je potrebné vychádzať zo samotného účelu, na ktorý evidencia slúži (dlhodobé utajenie písomností), a ktorý reflektujú aj minimálne obligatórne náležitosti podľa § 2 ods. 7 vyhlášky. Sme toho názoru, že ak z činnosti subjektu
vyplynie potreba dlhodobo utajovať písomnosti (subjekt je pôvodcom US alebo mu je
19
doručená, je adresátom), vedúci je povinný zriadiť evidenciu v súlade s vyhláškou. Na
druhej strane, ak pominie potreba dlhodobého utajovania písomností, s prihliadnutím
na vyššie uvedený účel evidencie, plnenie úloh subjektu a konkrétny obsah UP, je
primárne potrebné postupovať podľa § 8 ods. 14 vyhlášky, čiže ich vyraďovať priamo
z evidencie. Na uvedený postup sa vzťahuje len jedna výnimka, a to v tom prípade, ak
pôvodca US uvedie priamo na UP, že po jej vybavení ju musí adresát vrátiť späť pôvodcovi US, alebo ide o spravodajskú informáciu podľa § 26 vyhlášky.
32. Je spracovateľ, ktorému bolo z protokolu pridelené číslo, povinný uvádzať na UP
dátum pridelenia čísla z protokolu? Vytváranie UP trvá neurčitý čas, vzhľadom
k tomu je niekedy predkladaná UP na podpis v odstupe niekoľko dní, resp. mesiacov
(napr. protokoly z meraní a pod.).
Spracovateľ si pri vytváraní vlastnej UP vyžiada od poverenej osoby evidenčné
číslo z protokolu, ktorého pridelenie následne potvrdí svojím podpisom v protokole,
resp. prostredníctvom hesla v prípade vedenia protokolu v elektronickej podobe. Následne pridelené evidenčné číslo UP zapíše do svojho zápisníka. Pridelenie evidenčného čísla predstavuje prvý krok pri zabezpečení sledovateľnosti UP počas jej celého
životného cyklu.
To, že samotné spracovávanie UP, tzn. jej tvorba trvá dlhšie časové obdobie, nie je
z pohľadu OUS rozhodujúce, nakoľko samotná UP je už evidovaná, má svoje evidenčné číslo z protokolu, teda životný cyklus je už „naštartovaný“. Pri vyhotovení finálnej podoby UP spracovateľ uvádza aktuálny dátum, ktorý nemusí byť totožný
s dátumom prevzatia prideleného evidenčného čísla z protokolu.
33. Ako mám evidovať UP, ktoré už v našej organizácii boli evidované, ale pre ukončenie platnosti Potvrdenia o priemyselnej bezpečnosti podnikateľa boli predisponované
späť k štátnemu orgánu. Teraz po vydaní nového potvrdenia o priemyselnej bezpečnosti budú tieto UP opäť postúpené k nám.
Podľa § 44 ods. 1 zákona US možno postúpiť zo štátneho orgánu na podnikateľa,
ktorému bolo vydané potvrdenie o priemyselnej bezpečnosti, iba na základe zmluvy.
Zamestnanec podnikateľa, ktorý sa bude oboznamovať s US, musí byť oprávnenou
osobou pre príslušný stupeň utajenia.
Podľa § 44 ods. 2 zákona zmluva podľa odseku 1 musí obsahovať špecifikáciu postupovaných US, stupeň utajenia, obdobie, počas ktorého budú postupované US, zoznam osôb, rozsah ich oprávnenia na oboznamovanie sa s US, rozsah kontrolných
opatrení, povinnosť oznámenia o zrušení podnikateľa alebo o zmenách ovplyvňujúcich
OUS na iného podnikateľa, ako i povinnosti podnikateľa pri zániku platnosti potvrdenia o priemyselnej bezpečnosti.
Podľa § 8 ods. 1 vyhlášky každá utajovaná písomnosť, ktorá bola vytvorená
v subjekte alebo im je doručená, eviduje sa zapísaním v protokole alebo v zbernom
spise. Protokol sa používa jeden kalendárny rok.
Podľa § 8 ods. 2 vyhlášky doručená UP sa označuje odtlačkom prezentačnej pečiatky príjemcu, v ktorej sa uvádza dátum zaevidovania, evidenčné číslo UP príjemcu
z príslušného protokolu, počet listov UP a počet príloh UP a za lomkou počet doručených listov všetkých príloh.
Vzhľadom na vyššie uvedené konštatujeme, že ak sú vám na základe zmluvy
o postúpení US doručené UP zo štátneho orgánu, každú takúto doručenú UP je potrebné zaevidovať zapísaním v protokole podľa § 8 ods. 1 vyhlášky v poradí akom boli
doručené a označiť ich spôsobom podľa § 8 ods. 2 vyhlášky.
20
Zberný spis (§ 9)
Všeobecná časť
Zberný spis sa po posúdení dokumentárnej hodnoty v rámci vyraďovania fyzicky zničí
ako celok a nie je možné vykonávať jeho vyraďovanie po častiach.
Zmena označenia stupňa utajenia zberného spisu
Zmena označenia stupňa utajenia na „spoločnom“ zbernom spise sa musí vykonať po
každej zmene utajenia poslednej UP daného stupňa zapísanej v zbernom spise (napr. pri
spoločnom zbernom spise pre stupne utajenia T, D, V zo stupňa Tajné na stupeň utajenia
Dôverné a pri ďalšej zmene zo stupňa utajenia Dôverné na stupeň utajenia Vyhradené).
Uvedený postup sa aplikuje aj v opačnom prípade ak sa do zberného spisu obsahujúceho UP stupňa utajenia Vyhradené zapisuje UP písomnosť stupňa utajenia Dôverné.
Zmenu je potrebné vykonať aj v stĺpci č. 1 protokolu.
Aplikačná časť
34. Aký je správny postup pri zakladaní zberného spisu? Vo vyhláške sa píše, že ak sa
vytvoria alebo doručia k tej istej veci viac ako dve UP, založí sa zberný spis. Musia
tieto UP fyzicky prísť, alebo stačí vedieť, že tieto UP budú vytvorené alebo doručené.
Vytvárame alebo sú nám doručené týždenné, mesačné hlásenia, smernice a vieme, že
ich bude viac ako dve. Stačí v tomto prípade prvú UP zaevidovať do protokolu
a následne na ňu založiť zberný spis a ďalšie UP už zapisujeme priamo do zberného
spisu, alebo treba prvú, druhú a tretiu UP zaevidovať do protokolu, následne na
prvú UP založiť zberný spis a ostatné UP preevidovať do zberného spisu. Aký sa
v tomto prípade píše dátum do zberného spisu v kolónke „Došlo dňa“.
V ustanovení § 9 ods. 1 vyhlášky, v ktorom sa uvádzajú podmienky založenia
zberného spisu, sa predpokladá, že k tej istej veci bude vytvorených alebo prijatých
viac UP (viac ako dve). Uvedené v praxi znamená, že založiť zberný spis je možné už
pri vytvorení alebo doručení druhej UP k tej istej veci za predpokladu, že k tej istej
veci bude ešte vytvorená alebo doručená aj tretia UP. V takomto prípade bude
v protokole zaevidovaná len prvá UP, ktorá sa po založení zberného spisu do neho zapíše (§ 9 ods. 3 vyhlášky). Druhá a každá ďalšia UP k tej istej veci sa zapisuje priamo
do zberného spisu a nie je nutné ich evidovať v protokole UP.
V prípadoch, kedy nie je hneď zrejmé, že k tej istej veci budú vytvorené alebo
doručené viac ako dve UP sa v protokole evidujú prvé dve UP k tej istej veci
(v jednom riadku protokolu pod jedným evidenčným číslom, pričom sa odlišujú tzv.
„pomlčkovým číslom“, t. z. že druhá UP má za evidenčným číslom navyše „-1“, napr.
prvá písomnosť: NBU-V-321/2011 a druhá písomnosť: NBU-V-321-1/2011) a až pri
vytvorení alebo doručení tretej UP sa založí zberný spis, pričom táto tretia UP sa neeviduje v protokole, ale zapisuje sa priamo do zberného spisu podľa § 9 ods. 3 vyhlášky (v našom prípade by tretia písomnosť mala číslo: NBU-V-321-2/2011).
V zbernom spise sa v stĺpci s názvom „Došlo dňa“ píše dátum vytvorenia alebo
doručenia UP a nie dátum jej zapísania do zberného spisu.
21
35. Máme ukončený zberný spis (ZS) v roku 2008 alebo 2009, je uzatvorený, vybavený
priepisom. Trestná vec (dozorový spis), ktorá súvisí so ZS sa odstúpi na inú zložku
prokuratúry a prokurátor rozhodne o odstúpení aj UP. Ako máme postupovať
a vyznačiť, že vec bola odstúpená inej zložke, keď vec je vybavená a druhý spôsob
vybavenia vyhláška nerieši.
Zastávame názor, že v tomto prípade sa jedná o odstúpenie vybaveného ZS uloženého v uzavretom protokole pre potreby konania pred štátnym orgánom.
UP je možné vybaviť prvopisom, priepisom alebo záznamom na písomnosti podľa
§ 13 vyhlášky. Spôsob vybavenia sa uvádza v stĺpci č. 12 protokolu. V prípade vybavenia ZS sa v protokole uvedú záznamy podľa predtlače nasledovne:
- v stĺpci č. 10 - dátum uzatvorenia ZS,
- v stĺpci č. 11 - v prípade zasielania UP zo ZS len jednému adresátovi uvedie sa
jeho názov, ak sa ZS zasiela rôznym adresátom stĺpec sa vyčiarkne,
- v stĺpci č. 12 – spôsob vybavenia určený pri uzatvorení ZS, ak je možné ho jednoznačne určiť, v opačnom prípade sa stĺpec vyčiarkne.
Ak je protokol uzatvorený podľa § 8 ods. 12 vyhlášky a je odôvodnené odstúpiť
vybavenú UP, resp. ZS pre potreby konania pred štátnym orgánom, spôsob vybavenia
uvedený v stĺpci č. 12 sa nemení. V uvedenom prípade odporúčame pod záznam
o uzatvorení protokolu uvedeným podľa § 8 ods. 12 vyhlášky uviesť ďalší záznam
o zaslaní ZS pre potreby konania pred štátnym orgánom obsahujúci minimálne tieto
údaje:
- dátum zaslania ZS,
- číslo UP, pod ktorým bol ZS zaslaný ako jeho príloha,
- adresát,
- dôvod zaslania,
spolu s uvedením dátumu, mena, priezviska a podpisu poverenej osoby alebo vedúceho, podľa toho kto záznam vykonal.
Za účelom efektívneho vyhľadávania údajov ohľadne manipulácie s UP, resp. ZS
v protokole je za týchto okolností možné v stĺpci č. 16 uviesť odkaz na spôsob ďalšej
manipulácie s nimi napríklad vo forme „viď riadok 151“ a pod.
36. Po zrušení stupňa utajenia sa zberný spis neodkladne preeviduje do registratúrneho
denníka. Zbernému spisu sa pridelí nové číslo z registratúrneho denníka. Pôvodné
číslo sa na zbernom spise prečiarkne. Prečiarknutie pôvodného čísla a pridelenie nového čísla treba vykonať aj u všetkých UP zapísaných v zbernom spise alebo iba na
zbernom spise?
Zo znenia § 9 ods. 9 vyhlášky sa v poslednej vete uvádza, že zberný spis sa preeviduje do registratúrneho denníka až po zrušení označenia stupňa utajenia všetkých
utajovaných písomností v ňom zapísaných. Z uvedeného jasne vyplýva, že zrušenie
stupňa utajenia je potrebné vykonať aj u jednotlivých UP zaevidovaných v zbernom
spise. Po zrušení stupňa utajenia jednotlivých UP sa zruší aj stupeň utajenia na zbernom spise a následne sa celý zberný spis preeviduje pod nové číslo z registratúrneho
denníka.
22
Oprava evidenčného zápisu (§ 11)
Aplikačná časť
37. Z praxe v rezorte ministerstva obrany dochádza napríklad pri reorganizačných
zmenách k redislokácii organizačnej zložky, resp. k zmene názvu organizačnej
zložky, kedy tieto zmeny je potrebné zapracovať do textu už vyhotovených UP. Zároveň dochádza k zmenám odsekov pôvodného textu, ktoré sú nahradzované novým
textom, ktorý v mnohých prípadoch nie je možné zapracovať do pôvodného textu zápisom. Je možné tento nový text pripojiť (prilepiť) na UP, alebo v tomto prípade sa
uplatňuje ustanovenie § 7 ods. 3 vyhlášky, ktoré definuje neštandardný rozmer utajovanej písomnosti a týmto úkonom dochádza k navýšeniu počtu listov UP.
Vyhláška ustanovuje spôsob vykonávania opráv evidenčných zápisov na utajovanej písomnosti (§ 11), ale neupravuje spôsob vykonania zmeny obsahu (textu, tabuľky,
schémy, atď.) UP. Navyše vyhláška v takýchto prípadoch neurčuje ani konkrétnu
osobu, ktorá je oprávnená tieto zmeny vykonať. Zmeniť obsah UP môže jedine jej pôvodca podľa § 2 písm. e) zákona, ktorý by tak mal učiniť preukázateľným spôsobom
(napr. písomne). Pôvodca UP by mal takúto zmenu preukázateľne oznámiť všetkým
jej adresátom.
Vzhľadom na uvedené skutočnosti sa riešenie daného problému môže líšiť od prípadu k prípadu. Ak zoberieme ako kritérium posudzovania množstvo nevyhnutných
úprav na UP, tak v prípade:
1. Rozsiahlych zmien, pôvodca UP vypracuje novú UP spolu s uvedením spôsobu
ďalšej manipulácie s pôvodnou UP (napr. spôsobom, že sa vráti jej pôvodcovi).
2. Malého množstva zmien, sa samotné zmeny vypracujú ako pevne nespojená príloha k novej UP. Adresát po prijatí a zaevidovaní novej UP odpojí pevne nespojenú prílohu podľa § 7 ods. 6 vyhlášky a pripojí ju k pôvodnej (opravovanej) UP
o čom na nej urobí záznam a zároveň na nej doplní, resp. zmení náležitosti UP
uvedené v § 7 ods. 1 písm. f) vyhlášky.
Zastávame názor, že samotná zmena UP by sa mala vykonať prečiarknutím pôvodného obsahu tak, aby zostal čitateľný a uvedením odkazu na príslušnú prílohu, v ktorej
sú uvedené zmeny. K odkazu sa ďalej uvedie dátum zmeny, meno, priezvisko a podpis
toho, kto zmenu vykonal.
38. Nakoľko vyhláška neupravuje postup opráv alebo zápisov na UP, ktoré nezasahujú
do náležitosti evidenčných zápisov, dovoľujem si Vás týmto požiadať o odborné stanovisko k uvedenej problematike, či je možné pri takýchto zmenách, resp. nesprávnom zápise na UP vykonať opravu tohto zápisu bielením alebo uvedené ustanovenie
§ 11 vyhlášky sa vzťahuje aj na takéto opravy.
Ako vyplynulo zo vzájomných konzultácií k danej veci jedná sa o zápisy na UP
vytvorené vedúcim alebo nadriadeným za účelom určenia ďalšej manipulácie
s prijatou UP vo svojej pôsobnosti (t. z. určenie spracovateľa, spôsobu vybavenia, prípadne iné pokyny k UP). Tieto pokyny vedúceho alebo nadriadeného sa vykonajú tak,
aby nezasahovali do náležitostí alebo obsahu UP.
Ako je správne uvedené v samotnej otázke, vyhláška neupravuje spôsob vykonania
opravy takéhoto zápisu. Napriek tejto skutočnosti, osoba, ktorá takýto zápis uviedla,
môže zmeniť pôvodný zápis jeho prečiarknutím tak, aby zostal čitateľný a k nemu
uvedie dátum opravy, svoje meno, priezvisko a podpis.
23
Príjem utajovanej písomnosti (§ 12)
Aplikačná časť
39. Akým spôsobom sa manipuluje s UP vrátenými zmluvnému partnerovi z dôvodu
ukončenia zmluvy o postupovaní UP uzavretej medzi štátnym orgánom a právnickou
osobou, ktorou je podnikateľ, keď štátny orgán ich všetky postupoval prvopisom?
Spôsob manipulácie s „vrátenými“ UP podnikateľom štátnemu orgánu nie je upravený vyhláškou. Na prípady, kedy UP postúpené zmluvnému partnerovi boli
u štátneho orgánu vybavené priepisom, je možné aplikovať postup upravený pri
otázke na strane 9 „Ako sa vyraďujú a ničia UP vrátené spravodajským službám podľa
§ 26 ods. 5 vyhlášky?“. Vzhľadom na skutočnosť, že vo Vašom prípade sa jedná o UP
vybavené prvopisom (pri príslušnom protokole nezostáva uložená žiadna UP) nie je
možné aplikovať tento postup, pretože vrátenie UP štátnemu orgánu a ich následné
zničenie nie je kam vyznačiť a keby sme tak chceli učiniť v protokole bolo by nutné
zmeniť všetky údaje v stĺpcoch č. 10 až 16 .
Na základe uvedených skutočností zastávame názor, že všetky prijaté UP je potrebné zaevidovať v aktuálnom protokole pod novými evidenčnými číslami.
40. Z praxe určitého subjektu vyvstávali najviac problémy v prípadoch, že na UP
mnohokrát chýbali len čísla výtlačkov UP, priebežné číslovanie strán UP, alebo pri
pevne nespojených prílohách chýbal text „k č. p.: …“. Je nevyhnutné v takýchto prípadoch vrátiť UP pôvodcovi, alebo náležitosti môže na základe telefonického dohovoru, resp. registratúrneho záznamu doplniť adresát sám?
Vyhláška v § 12 ods. 4 jednoznačne ustanovuje: “Doručenú UP, ktorá nemá
náležitosti UP, poverená osoba vráti pôvodcovi po zaevidovaní v protokole. …“ čím sa
myslí ktorákoľvek z náležitosti UP uvedených v § 7 vyhlášky. Vzhľadom k tejto skutočnosti nie je možné akceptovať návrh uvedený v otázke, aby adresát sám dopĺňal
uvedené náležitosti UP. Adresát je povinný takúto UP vrátiť pôvodcovi po splnení
podmienok stanovených vyhláškou.
41. Samozrejme boli aj nesprávne určené náležitosti UP ohľadne pevne spojených, resp.
pevne nespojených príloh UP ako aj ich samotné označenie. Je potrebné v tomto prípade vyhotoviť novú UP, alebo tieto opravy sa vykonajú priamo na pôvodnej UP?
Rozhodnutie o spôsobe vykonania opravy pri skutočnostiach uvedených v otázke
ponechávame na pôvodcovi, ktorý by tak mal učiniť po zvážení rozsahu nevyhnutných
zmien na samotnej UP.
42. Ako má postupovať pôvodca pri vrátenej UP, ktorá nemá náležitosti UP. Po doručení vrátenej utajovanej písomnosti sa táto UP zaeviduje pod novým číslom UP
podľa § 8 ods. 1 vyhlášky. Pôvodca odstráni nedostatky a UP odošle adresátovi. Je
možné na vybavenie takejto UP uplatniť ustanovenie § 12 ods. 4 vyhlášky, alebo sa
vybavenie UP vykoná v súlade s § 13 ods. 2 vyhlášky?
Spôsob manipulácie s UP, ktorá nemá náležitosti UP podľa § 12 ods. 4 vyhlášky sa
u adresáta realizuje nasledovne:
1. UP zaeviduje v protokole;
24
2. v stĺpci č. 12 protokolu uvedie text „Písomnosť vrátená“, stĺpce č. 9, 13 až 16 vyčiarkne;
3. na uvedenej UP vyhotoví záznam o zistených nedostatkoch;
4. vráti UP pôvodcovi.
Pôvodca po prijatí takejto UP postupuje nasledovne:
5. vrátená UP sa u pôvodcu doručí poverenej osobe, u ktorej bola zaevidovaná
v protokole;
6. poverená osoba neeviduje danú UP ako doručenú UP podľa § 8 ods. 1 vyhlášky;
7 . ďalej postupuje podľa pôvodného spôsobu vybavenie vrátenej UP, t. z. ak bola
vybavená:
p r i e p i s o m – poverená osoba alebo spracovateľ v rozdeľovníku na výtlačku uloženom pri protokole uvedie dôvod vrátenia, vyznačí nový dátum odoslania UP adresátovi a pripojí priezvisko a podpis;
p r v o p i s o m – poverená osoba v stĺpci č. 10 protokolu doplní nový
dátum vybavenia, pričom pôvodný neprečiarkuje a v stĺpcoch č. 11 až 12
uvedie text „Oprava vrátenej UP“.
8. opravenú UP odošle adresátovi;
9. adresát opravenú UP zaeviduje pod novým číslom UP podľa § 8 ods. 1 vyhlášky
43. Ak nie je možné UP vrátiť pôvodcovi z dôvodu plnenia neodkladných opatrení alebo
termínovaných úloh z nej vyplývajúcich, adresát upozorní pôvodcu na zistené nedostatky a požiada o ich neodkladné odstránenie písomne registratúrnym záznamom. Je
možné odoslaný registratúrny záznam v prípade, že pôvodca nereaguje na požiadavku odstránenia nedostatkov, brať ako súhlas na odstránenie nedostatkov, ktoré
by vykonal adresát?
Podľa § 12 ods. 4 vyhlášky adresát doručenú UP, ktorá nemá náležitosti UP, vráti
pôvodcovi alebo ak nie je možné mu ju vrátiť, adresát požiada pôvodcu o neodkladné
odstránenie zistených nedostatkov. Z uvedeného textu vyplýva, že adresát na základe
rozhodnutia pôvodcu alebo svojvoľne nemôže zasahovať do náležitosti UP, t. z. ich
opraviť alebo doplniť. Vzhľadom k tejto skutočnosti nie je možné aplikovať postup
uvedený v otázke.
44. Pri doručených UP sa ich vnútorné obálky môžu zničiť alebo sa musia zakladať?
Vyhláška upravuje v § 12 ods. 3 ako sa má manipulovať s vnútornými obálkami
prijatých UP, ak sú určené inému adresátovi. Ostatné prípady vyhláška nerieši a je
teda na adresátovi, ako s vnútornými obálkami bude ďalej manipulovať.
Vybavenie utajovanej písomnosti (§ 13)
Všeobecná časť
Spôsoby vybavenia UP sa môžu v stĺpci č. 12 protokolu uvádzať aj vo forme skratiek
(napr. PRVOPISOM - P, PRIEPISOM - PR, ZÁZNAMOM NA PÍSOMNOSTI - ZP);
tieto skratky však musia byť jednoznačne spresnené v písomnej podobe (napr. v internom
pokyne, v smernici), aby nemohlo dôjsť k ich zámene.
25
Vybavenie zberného spisu.
V prípade vybavenia zberného spisu sa v protokole v stĺpcoch č. 10 až 12 uvedú záznamy podľa predtlače nasledovným spôsobom: v stĺpci č. 10 – dátum uzatvorenia zberného spisu, č. 11 – ak boli UP zasielané len jednému subjektu, tak sa uvedie jeho názov,
v prípade zasielania rôznym subjektom sa stĺpec vyškrtne, č. 12 – spôsob vybavenia určený pri uzatvorení zberného spisu (PRVOPISOM, PRIEPIS, ZÁZNAMOM NA
PÍSOMNOSTI ) ak je možné ho jednoznačne určiť; ak spôsob vybavenia nie je možné
jednoznačne určiť stĺpec č. 12 sa vyškrtne.
Ak sa do protokolu zaeviduje UP, ktorá mala byť evidovaná v zbernom spise (bola
vytvorená alebo doručená k tej istej veci) v protokole sa v stĺpcoch č. 10 až 12 uvedie text
„Preevidované do ZS č. p. AR-D-xx/2007“.
Uvádzanie údajov na prednej strane prvého listu UP.
Na prednej strane prvého listu UP vpravo hore sa uvedie spracovateľ, znak hodnoty,
lehota uloženia a registratúrna značka. Uvedené údaje sa uvádzajú len na výtlačku UP,
ktorý je určený na založenie k protokolu.
Trvalé odoslanie vybavenej UP uloženej pri príslušnom protokole pre potreby konania pred štátnym orgánom.
Vzhľadom na skutočnosť, že vyhláška priamo nerieši uvedené špecifické prípady
(napr. zaslanie UP v prípade orgánov činných v trestnom konaní, ktoré budú tvoriť súčasť
súdneho spisu) je možné aplikovať nasledovné postupy.
1. Osoba poverená vedením príslušného protokolu vyhotoví fotokópiu UP v súlade
s § 20 vyhlášky a zašle ju príslušnému štátnemu orgánu.
2. V prípade, ak je potrebné na konanie pred príslušným štátnym orgánom zaslať originál
UP, osoba poverená vedením príslušného protokolu vyhotoví fotokópiu UP v súlade
s § 20 vyhlášky; fotokópiu uloží pri protokole a originál UP zašle príslušnému štátnemu orgánu ako pevne nespojenú prílohu UP. O tejto skutočnosti vyhotoví záznam
na fotokópii určenej na založenie k pôvodnému protokolu, kde bol uložený originál
UP.
Aplikačná časť
45. Aký zápis sa vykoná v stĺpci č. 12 protokolu v prípadoch, keď sa z doručenej UP
vyhotovujú kópie, nevytvára sa žiaden výtlačok vlastnej UP a ani sa UP neodosiela
prvopisom?
Z uvedenej otázky nie je zrejmá ďalšia manipulácia s vyhotovenými kópiami UP,
ktorá je rozhodujúca pri určení spôsobu jej vybavenia. V prípade, že kópie UP sú zasielané ďalšiemu subjektu, v stĺpci č. 12 protokolu sa vykoná zápis „priepisom“.
V opačnom prípade keď prijatá alebo vlastná utajovaná písomnosť alebo ich kópia sa
ďalej neodosiela, v stĺpci č. 12 sa uvedie spôsob vybavenia ako „záznamom na písomnosti“.
46. Vyhotovila som vlastnú UP v jednom výtlačku, ktorú nebudem odosielať, ale zostane uložená pri protokole. Predpokladom je, že táto UP sa ešte minimálne 3 roky
bude používať, budú sa v nej vykonávať zmeny podľa aktuálnej situácie a dopĺňať
neutajované prílohy.
1. Bude táto UP vybavená prvopisom?
26
2. Ako dátum vybavenia sa uvedie deň vytvorenia UP alebo deň, keď sa UP prestane používať a nebudú sa už v nej vykonávať žiadne zmeny?
3. Doba uloženia UP je stanovená na 5 rokov, potom sa písomnosť skartuje. Začína
táto lehota uloženia plynúť dňom vytvorenia UP alebo dňom, kedy sa prestane
UP používať?
Podľa znenia § 13 ods. 2 vyhlášky je UP vybavená prvopisom, ak sa vyhotoví len
v jednom výtlačku a ten sa v plnom rozsahu odosiela adresátovi alebo zostáva uložený
pri protokole (napríklad ak ide o úradný záznam). Z toho vyplýva, že UP uvedená vo
Vašej žiadosti je vybavená prvopisom.
Otázky 2 a 3 (kedy je písomnosť vybavená a kedy začína plynúť lehota uloženia)
nesúvisia so samotnou ochranou US, ale spadajú do kompetencie Ministerstva vnútra
Slovenskej republiky, ktorý je ústredným orgánom štátnej správy na úseku archívov
a registratúr (zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej
republiky č. 628/2002 Z. z. o ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o
archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov).
47. V prípade, že sa na UP odpovedá registratúrnym záznamom, započítavajú sa tieto
listy do celkového počtu listov v protokole (stĺpec č. 14)?
V prípade vytvorenia neutajovanej odpovede na UP sa tento eviduje ako registratúrny záznam v registratúrnom denníku. Uvedený registratúrny záznam sa neeviduje
v protokole, a teda sa ani jeho listy nemôžu započítavať do celkového počtu uložených
listov UP uvádzaných v stĺpci č. 14 protokolu.
48. Akým spôsobom a aké záznamy je potrebné vykonať v protokole pri vrátení UP pôvodcovi v prípade, ak je UP zaevidovaná v príslušnom protokole a pôvodcovi sa vracia až po uzatvorení tohto protokolu ?
UP sa vybavuje prvopisom, priepisom alebo záznamom na písomnosti podľa § 13
vyhlášky. Spôsob vybavenia sa zaznamená v stĺpci č. 12 protokolu. Ak je protokol
uzatvorený podľa § 8 ods. 12 vyhlášky a je potrebné UP vrátiť pôvodcovi napr.
z dôvodu ukončenia zmluvy, spôsob vybavenia UP uvedený v stĺpci č. 12 sa nemení.
V takom prípade odporúčame uviesť pod čiarou v protokole, kde je uvedený záznam
o uzatvorení protokolu ďalší záznam o vrátení UP pôvodcovi (napr. Dňa 25. 5. 2009
boli utajované písomnosti evidované pod číslami ... vrátené Ministerstvu obrany SR)
spolu s uvedením čísla registratúrneho záznamu, na základe ktorého sa UP vracajú pôvodcovi a v prípade, že taký nie je, tak uvedením samotného dôvodu.
49. V prípadoch, kedy je UP preevidovaná do registratúrneho denníka z dôvodu zrušenia označenia stupňa utajenia, začína jej znova plynúť nová lehota uloženia, tak ako
sa to uvádza pri registratúrnych záznamoch?
Na základe vzájomnej dohody s útvarom MV SR zodpovedným za danú oblasť
bolo určené, že lehota uloženia písomnosti pri preevidovaní UP do registratúrneho
denníka nezačína plynúť odznova, ale pokračuje (plynie) ďalej.
27
50. Ako sa vyjadruje lehota uloženia na UP a v protokole?
Lehota uloženia podľa § 2 ods. 18 zákona č. 395/2002 Z. z. a § 10 vyhlášky MV
SR č. 628/2002 Z. z. sa uvádza v rokoch, počas ktorých pôvodca registratúry potrebuje
registratúrny záznam pre svoju činnosť. Po konzultáciách s pracovníkmi MV SR zodpovednými za danú oblasť sa rozhodlo, že sa v protokoloch a na UP bude uvádzať lehota uloženia v rokoch a za lomkou aj vyjadrená rokom, po uplynutí ktorého ju pôvodca registratúry nepotrebuje pre svoju činnosť (napr. 5/2013, A-5/2013). V danom
prípade rok 2013 označuje rok ukončenia plynutia lehoty uloženia. Pri počítaní plynutia lehôt uloženia je potrebné dôsledne dodržiavať § 10 ods. 4 vyhlášky MV SR č.
628/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov.
51. Ak na pravý horný roh prednej strany prvého listu UP nie je možné uviesť ďalšie
údaje požadované vyhláškou (spracovateľ, znak hodnoty, lehota uloženia, registratúrna značka) je možné uvedené náležitosti uviesť na inom mieste?
Údaje požadované v § 13 ods. 6 vyhlášky sa môžu uviesť aj v inej časti prednej
strany prvého listu UP, ale iba v prípadoch, ak by ich uvedením v pravom hornom
rohu malo dôjsť k zásahu do obsahu alebo náležitosti UP.
Uschovávanie, ukladanie a vypožičiavanie utajovanej písomnosti
(§ 14)
Všeobecná časť
Vypožičiavanie UP verzus oboznámenie sa s obsahom UP.
V prípade, že je potrebné UP vypožičať, postupuje sa podľa § 14 vyhlášky. Písomný
súhlas na vypožičanie UP udeľuje nadriadený poverenej osoby a týka sa UP uložených pri
príslušnom protokole. Súčasne je však potrebné odlišovať proces oboznamovania sa s UP,
ktorý je nevyhnutnou podmienkou pre vykonávanie konkrétnych činností napr. pri zaradení na pracovisko alebo plnení pracovných povinností. Z uvedeného dôvodu odporúčame
pri utajovaných interných predpisov, postupovať nasledovným spôsobom.
1. V prípade utajovaných interných predpisov rozhoduje vedúci alebo nadriadený
o potrebe oboznámiť sa s uvedeným predpisom.
2. O spôsobe zaznamenania oboznámenia sa pre stupne utajenia Vyhradené a Dôverné
môže rozhodnúť vedúci a v prípade stupňov utajenia Tajné a Prísne tajné táto povinnosť vyplýva priamo z vyhlášky. V prípade stupňov utajenia Vyhradené a Dôverné
odporúčame toto realizovať v písomnej podobe (napr. Záznam o oboznámení sa
s utajovaným interným predpisom); písomná forma môže byť podkladom aj
v prípade nesplnenia si povinností vyplývajúcich z interného právneho predpisu.
3. Pracovník si nežiada o vypožičanie utajovaného interného predpisu.
4. Utajovaný interný predpis si oprávnená osoba neprevezme do svojej dispozície, ale
sa s ním len oboznámi.
5. Uvedené oboznámenie sa nezaznamenáva v zápisníku.
6. Predpis je uložený pri EUIP.
28
Aplikačná časť
52. Môžu sa vrátiť doručené UP zaevidované v protokole podobne ako spravodajské
informácie pôvodcovi ak sú vybavené?
Podľa § 14 ods. 3 vyhlášky sa UP môžu vrátiť pôvodcovi US. Pôvodca môže následne vrátené výtlačky UP zničiť mimo vyraďovacieho konania v prípade, že UP nebola vybavená prvopisom. K vráteniu UP pôvodcovi odporúčame pristupovať citlivo,
hlavne v prípadoch, kedy z uvedenej UP vyplývali pre daný subjekt povinnosti, resp.
na ich základe boli vypracované záväzné stanoviská, rozhodnutia, atď. Navyše adresát
má pred vrátením UP pôvodcovi prihliadať na vlastný registratúrny poriadok
a registratúrny plán (posudzovanie potreby mať UP pre svoju činnosť, posudzovanie
dokumentárnej hodnoty UP) a potrebu uchovania UP počas stanovenej lehoty uloženia.
53. Ako sa vyraďujú a ničia UP vrátené spravodajským službám podľa § 26 ods. 5 vyhlášky? (Problém spočíva v tom, že spravodajské služby ich evidujú ako novú prijatú
UP!)
Vrátené výtlačky tej istej UP sa v subjekte doručia poverenej osobe, u ktorej je
uložený aj „pôvodný“ výtlačok UP. Vyhláška v § 14 ods. 3 definuje vrátené UP
(v danom prípade nejde o doručené alebo vytvorené UP) ako ďalšie výtlačky vybavenej UP a ničia sa mimo vyraďovacieho konania okrem UP vybavených prvopisom. Zničenie ďalšieho výtlačku UP vykoná najmenej dvojčlenná komisia oprávnených osôb písomne určená nadriadeným oprávnenej osoby. Záznam o zničení vyznačí
komisia v rozdeľovníku na UP uloženej pri protokole, v EIUP, v bezpečnostnom spise
alebo v EDUP. Záznam o zničení obsahuje číslo výtlačku, dátum zničenia, meno,
priezvisko a podpis všetkých členov komisie. Vrátenie odporúčame realizovať prostredníctvom doručovacieho zošita, kde sa prevzatie potvrdí a následná manipulácia je
vyznačená priamo na výtlačku uloženom pri protokole u pôvodcu.
Vrátenie UP pôvodcovi sa môže tiež zabezpečiť vo forme pevne nespojených príloh UP, ktoré sa následne odpoja (vyhotoví sa záznam § 7 ods. 6 vyhlášky)
a zabezpečí sa ich zničenie mimo vyraďovacieho konania podľa vyhlášky.
54. Pri vypožičiavaní UP v rámci organizačného útvaru je potrebné predkladať písomne žiadosť o vypožičanie UP ak je nadriadeným poverenej osoby a nadriadeným
oprávnenej osoby, ktorá žiada o výpožičku, tá istá osoba?
V prípade vypožičania UP v rámci jedného subjektu alebo organizačnej zložky
(napr. sekcie, odboru, atď.), v ktorom nadriadený žiadateľa a nadriadený poverenej
osoby je osoba totožná, je možné postupovať i nasledovným postupom.
Za okolností uvedených vyššie rozhodne nadriadený poverenej osoby o vypožičaní
utajovanej písomnosti a lehote, na ktorú sa utajovaná písomnosť vypožičiava, len na
základe posúdenia dôvodu výpožičky (postačuje ústne zdôvodnenie vypožičanie UP).
Ak nadriadený poverenej osoby súhlasí s vypožičaním UP, vyznačí túto skutočnosť vo
výpožičkovej knihe. Za týchto okolností sa ž i a d o s ť oprávnenej osoby o vypožičanie
UP n e v y ž a d u j e .
29
55. Ak je vypožičaná UP vynesená z chráneného priestoru, musí si ju oprávnená osoba
zaznačiť do zápisníka?
Podľa § 2 ods. 1 písm. c) vyhlášky sa UP zaznamenáva v zápisníku . Samotná
výpožička sa zaznamenáva vo výpožičkovej knihe (príloha č. 4 vyhlášky). Z hľadiska
administratívnej bezpečnosti je pre používanie administratívnych pomôcok dôležité
najmä z akého dôvodu došlo k odovzdaniu alebo prevzatiu UP a nie konkrétne miesto
prevzatia. Po prevzatí UP v rámci jej výpožičky je potrebné, aby si ju oprávnená osoba
(ktorá si ju vypožičala) zapísala do zápisníka; po ukončení výpožičky ju následne vráti
prostredníctvom zápisníka.
56. Aký je rozdiel medzi oboznamovaním sa a vypožičiavaním utajovaného interného
predpisu?
V prípade utajovaných interných predpisov je potrebné rozlišovať ich vypožičanie
a oboznamovanie sa s platným utajovaným interným predpisom zo strany oprávnených osôb, ktoré tento predpis využívajú v rámci svojej činnosti. Oboznámenie sa pre
stupne utajenia D a V upravuje vedúci, v prípade stupňov utajenia T a PT je to upravené priamo vo vyhláške. Utajované interné predpisy, ktoré už nie sú platné alebo
oprávnená osoba nie je zaradená na pracovisku, ktoré podľa predpisu plní konkrétne
úlohy si môže tento utajovaný interný predpis vypožičať podľa § 14 ods. 5 vyhlášky.
57. Aký je postup pre skartovanie UP, ktoré vznikli u podnikateľa na základe požiadavky štátneho orgánu a podnikateľ ich ku svojej ďalšej činnosti nepotrebuje?
Vyhláška umožňuje ničiť US v rámci vyraďovacieho konania podľa § 24.
V špecifických prípadoch, po splnení vyhláškou stanovených podmienok, sa môžu
mimo vyraďovacieho konania zničiť len:
− nadbytočné výtlačky (§ 8 ods. 6. vyhláška),
− ďalšie výtlačky vybavenej UP pôvodcom, ktoré mu boli vrátené adresátmi (§ 14
ods. 3 vyhlášky),
− kópie výtlačku UP stupňa utajenia Vyhradené a Dôverné, ktoré adresát sám
vyhotovil (§ 20 ods. 10 vyhlášky).
Rozsah činností s US, t. j. aj vyraďovanie a ničenie UP, by mal byť stanovený v
zmluve o postúpení US podľa § 44 ods. 2 zákona. Ak, napriek tejto skutočnosti,
zmluva o postúpení US vyraďovanie UP neupravuje, je na vzájomnej dohode štátneho
orgánu a podnikateľa, aby sa v súlade s vyhláškou dohodli na postupe vyraďovania
a ničenia UP, ktoré u podnikateľa vznikli alebo mu boli postúpené. O dohodnutom
postupe odporúčame vypracovať záznam, ktorý bude dodatkom k zmluve
o postupovaní US.
Prenášanie utajovanej písomnosti (§ 15)
Aplikačná časť
58. Za akých podmienok prenáša UP oprávnená osoba s osobitným postavením?
Ak oprávnená osoba s osobitným postavením nemá postavenie vedúceho v zmysle
§ 8 ods. 1 zákona, tak na prenášanie UP uvedenou osobou sa vzťahuje § 15 vyhlášky,
t. z. mimo uzatvoreného objektu sa UP označená stupňom utajenia D, T a PT môže
30
prenášať len v prenosnej schránke (§ 15 ods. 4 vyhlášky) a na základe písomného súhlasu vedúceho alebo nadriadeného toho, kto UP prenáša. Písomný súhlas musí mať
oprávnená osoba počas prenosu pri sebe.
59. Môže pracovník, ktorý má platné osvedčenie na stupeň Tajné, prepravovať ( nie
prenášať, t. j. nebude sa oboznamovať) utajovanú písomnosť stupňa napr. Tajné, ak
v čase prepravy utajovanej písomnosti nemá podpísaný Záznam o určení navrhovanej osoby oboznamovať sa s utajovanou skutočnosťou a Vyhlásenie o mlčanlivosti
(resp. má podpísaný nižší stupeň), pretože je zaradený na mieste, ktoré nie je zahrnuté do platného zoznamu funkcií, pri výkone ktorých sa môžu oprávnené osoby
oboznamovať s utajovanými skutočnosťami (resp. je zahrnutý na nižší stupeň)?
Môže mať takýto pracovník vystavené osvedčenie kuriéra?
Podľa § 16 ods. 2 písm. a) vyhlášky možno utajovanú písomnosť prepravovať
„kuriérom“. V § 18 ods. 1 vyhlášky sa uvádza, že kuriér sa s obsahom utajovanej písomnosti neoboznamuje a musí mať vystavené platné osvedčenie kuriéra na prepravu
utajovaných písomností podľa prílohy č. 13 vyhlášky s platnosťou najdlhšie do 31. decembra kalendárneho roka.
Vyhláška nevyžaduje, aby kuriér, ktorý prepravuje utajované písomnosti stupňa
utajenie Vyhradené a Dôverné, bol oprávnenou osobou.
Pri preprave utajovanej písomnosti stupňa utajenia Tajné a Prísne tajné sa postupuje podľa § 18 ods. 2 vyhláška, tzn.: „Utajovanú písomnosť prepravujú najmenej
dvaja kuriéri, ktorí sú oprávnenými osobami pre stupeň utajenia rovnaký alebo vyšší,
akým je označená prepravovaná utajovaná písomnosť.“
Podľa § 18 ods. 3 vyhlášky: „Prepravu utajovanej písomnosti mimo územia
Slovenskej republiky vykonávajú kuriéri diplomatickej kuriérnej služby Ministerstva
zahraničných vecí Slovenskej republiky alebo osoby podľa osobitných predpisov, ktorí
sú oprávnenými osobami pre stupeň utajenia rovnaký alebo vyšší, akým je označená
prepravovaná utajovaná písomnosť.“
Oprávnenou osobou podľa § 2 písm. f) zákona je právnická alebo fyzická osoba,
ktorá je určená na oboznamovanie sa s utajovanými skutočnosťami alebo ktorej
oprávnenie na oboznamovanie sa s utajovanými skutočnosťami vzniklo zo zákona.
Podľa § 31 odseku 1 zákona oprávnenie osoby oboznamovať sa s utajovanými skutočnosťami vzniká podpísaním záznamu o určení osoby oboznamovať sa s utajovanými
skutočnosťami a podpísaním vyhlásenia o mlčanlivosti; to neplatí ak sa jedná o oprávnenú osobu podľa § 34 až 37 zákona.
Z uvedeného znenia vyplýva, že kuriér, ak nie je oprávnenou osobou podľa § 34 až
37 zákona, pri preprave utajovanej písomnosti stupňa utajenia Tajné a Prísne tajné
a pri preprave utajovanej písomnosti (akéhokoľvek stupňa utajenia) mimo územia
Slovenskej republiky musí mať v čase prepravy podpísaný Záznam o určení navrhovanej osoby oboznamovať sa s prepravovanou utajovanou písomnosťou a Vyhlásenie
o mlčanlivosti.
Poznámka: ktorýkoľvek pracovník v rámci subjektu môže na základe rozhodnutia nadriadeného vykonávať funkciu „kuriéra“ podľa vyhlášky bez toho, aby to bolo stanovené v jeho pracovnej náplni.
31
Spôsob prepravy utajovanej písomnosti (§ 16)
Aplikačná časť
60. Je potrebné nejakým špecifickým spôsobom označiť utajovanú písomnosť (okrem
náležitostí uvádzaných v § 7 vyhlášky), ak je zasielaná kryptofaxom?
Vyhláška neupravuje špecifické, resp. odlišné spôsoby označovania UP zasielanej
kryptofaxom. Pri zasielaní UP kryptofaxom je potrebné prihliadať na technické možnosti v súvislosti s vyznačením stupňa utajenia doručenej UP červenou farbou, ak to
kryptofax priamo neumožňuje, resp. nezabezpečuje. Opakované označenie stupňa
utajenia červenou farbou je potrebné realizovať neodkladne po doručení u adresáta
ihneď po prijatí tak, aby bola zabezpečená ochrana UP (napr. pečiatkou). UP odporúčame okrem náležitostí uvedených vo vyhláške označovať na prednej strane prvého
listu aj textom „Odoslané kryptofaxom“ alebo „KRYPTOFAXOM“, aby bola zrejmá
špecifická forma jej prepravy.
61. Akým spôsobom je potrebné riešiť označovanie jednotlivých výtlačkov UP zasielanej kryptofaxom, ak je adresovaná viacerým adresátom?
UP zasielanú kryptofaxom postačuje vyhotoviť v jednom výtlačku; UP sa označí
ako „Výtlačok číslo: 1“ s uvedením súhlasu na rozmnoženie (viď vzory UP
a administratívnych pomôcok). Pri vyhotovení kópií (výstupov z kryptofaxu) sa aplikuje § 20 vyhlášky (súhlas sa udeľuje priamo u pôvodcu utajovanej písomnosti), UP
obsahuje súhlas na rozmnoženie už pri jej odoslaní. Na UP sa vyhotoví rozdeľovník
podľa § 7 ods. 9 vyhlášky pred odoslaním UP alebo až po jej odoslaní kryptofaxom.
Údaje podľa § 13 ods. 6 sa na prednej strane prvého listu utajovanej písomnosti vyznačia až po jej odoslaní (postačuje vyznačiť rukou); to neplatí ak je UP zapísaná
v zbernom spise, kde sa znak hodnoty, lehota uloženia a registratúrna značka uvedú na
samotnom zbernom spise. Adresát si môže v prípade potreby vyhotovovať následne
kópiu (kópie) zo svojej kópie pri dodržaní ustanovení § 20 vyhlášky. Číslo kópie UP
pôvodca pri tvorbe utajovanej písomnosti neuvádza, ale dopĺňa ho každý adresát
podľa rozdeľovníka kópií.
62. Ako postupovať pri zapisovaní UP zasielanej kryptofaxom do protokolu?
Na UP spracovanú a určenú na odoslanie kryptofaxom sa vzťahujú ustanovenia
vyhlášky v plnom rozsahu. Pri odosielaní UP pre viacerých adresátov je možné predmetnú utajovanú písomnosť spracovať v jednom výtlačku (aj keď sa posiela viacerým
adresátom), na ktorom sa uvedú všetci adresáti UP. Súčasne sa na UP (určenej na uloženie k protokolu u pôvodcu) vyznačí rozdeľovník podľa § 7 ods. 9 a rozdeľovník pre
vyhotovenie kópii podľa § 20 ods. 3 vyhlášky. Vyplnenie predtlače protokolu u pôvodcu je možné zabezpečiť rovnakým spôsobom ako u ostatných vlastných utajovaných písomností evidovaných v protokole (stĺpec č. 12, spôsob vybavenia – priepisom,
ak utajovaná písomnosť nie je zapísaná v zbernom spise, stĺpec č. 14 - počet listov sa
uvedie bez počtu listov jednotlivých potvrdení). Vyplnenie predtlače protokole
u adresáta sa realizuje ako v prípade doručenej utajovanej písomnosti. V prípade kópii
UP stupňov utajenia Tajné a Dôverné sa táto skutočnosť vyznačí v protokole
u adresáta v stĺpci č. 11 podľa § 20 ods. 5 vyhlášky. V prípade UP stupňa utajenia Vyhradené táto povinnosť nevyplýva; vzhľadom na zabezpečenie jednotného postupu je
32
možné primeraným spôsobom postupovať aj v prípade UP stupňa utajenia Vyhradené.
Postup v prípade UP stupňa utajenia Prísne tajné je upravený v § 20 ods. 4 vyhlášky.
63. Ako je potrebné zaobchádzať s „potvrdením o prenose“ (preprave), ktoré vydá
kryptofax na strane odosielateľa.
Potvrdenie o preprave UP vydané kryptofaxom na strane odosielateľa je možné
priložiť k odosielanej UP (k výtlačku určenému na uloženie k príslušnému protokolu),
pričom uvedené potvrdenie sa nezapočítava do počtu listov UP a neuvádza sa ani
v celkovom počte listov UP v stĺpci č. 14 protokolu. Z dôvodu zamedzenia straty uvedeného potvrdenia je možné zabezpečiť jeho prilepenie alebo iné pripnutie na voľný
list (napr. zadnú strana) UP tak, aby nedošlo k prekrytiu náležitostí a obsahu UP.
V prípadoch ak nie je možné aplikovať tento spôsob; potvrdenie sa uloží v obálke,
ktorá sa voľne pripojí k predmetnej UP.
Daný stav je možné súčasne riešiť aj stanovením vlastného postupu pri ukladaní
predmetných potvrdení v rámci daného subjektu s prihliadnutím na jeho špecifiká tak,
aby boli príslušné potvrdenia reálne dostupné počas uloženia utajovanej písomnosti,
ktorej sa týkajú. Uvedené usmernenie bolo vypracované za oblasť administratívnej
bezpečnosti; pri prevádzke technických prostriedkov a prostriedkov šifrovej ochrany
informácií je potrebné prihliadať aj na všeobecne záväzné právne predpisy vydané
v tejto oblasti ako i metodické usmernenia spracované sekciou informačnej bezpečnosti a elektronického podpisu Národného bezpečnostného úradu.
Podmienky prepravy utajovanej písomnosti (§ 17)
Všeobecná časť
Uvádzanie náležitostí na vonkajšej obálke pri preprave UP.
Na vonkajšej obálke použitej pri preprave UP sa neuvádza stupeň utajenia (jeho slovné
vyjadrenie), ani skratka stupňa utajenia v čísle UP. Vonkajšia obálka sa na spojených
miestach neprelepuje; vzhľadom na danú skutočnosť nie je potrebné na vonkajšej obálke
odtlačok pečiatky subjektu a podpisy oprávnenej osoby, ktorá vonkajšiu obálku balila.
Vonkajšia obálka v danom prípade nevykazuje žiadne znaky poukazujúce na UP zasielanú prostredníctvom subjektu poskytujúceho poštové služby.
Vloženie jedného alebo viacerých UP do obálky alebo obalu.
Vyhláška v § 17 upravuje podmienky prepravy UP, pričom v odseku 2 citovaného
ustanovenia vyhlášky sa uvádza „Na vnútornej obálke sa vyznačuje v ľavej hornej časti
číslo UP ….“. Podľa § 17 ods. 6 vyhlášky UP stupňa utajenia Dôverné a Vyhradené
určené pre jedného adresáta je možné vložiť do jednej vnútornej obálky alebo obalu.
S prihliadnutím na uvedené skutočnosti je možné konštatovať, že vyhláška umožňuje zasielanie viacerých UP (stupňa utajenia Dôverné a Vyhradené) v jednej spoločnej vnútornej
obálke ak sú určené jednému adresátovi. V danom prípade sa v ľavej hornej časti obálky
vyznačia všetky čísla UP uložených v tejto obálke. Všetky UP zasielané v jednej obálke
musia spĺňať náležitosti UP podľa § 7 vyhlášky.
Pri zasielaní viacerých výtlačkov UP odporúčame v ľavej hornej časti obálky pri čísle
UP uviesť aj konkrétne výtlačky, ktoré sú v obálke zasielané (napr. „Výtlačky č. 2, 3, 4,
10, 11, 15“ alebo „Výtlačky č. 2 až 25“).
33
Vyhláška neupravuje rozdielne postupy pre manipuláciu s UP, ktorá plní úlohu sprievodného listu. Z platného znenia vyhlášky vyplýva, že UP môže obsahovať prílohy pevne
nespojené s UP (na označenie UP sa v tom prípade aplikuje príloha č. 9), ktoré je možné
odpojiť (v prípade odpojenia pevne nespojenej prílohy UP je potrebné vyhotoviť záznam
o odpojení prílohy - § 7 ods. 6 vyhlášky). O vytvorení UP, ktorá slúži len na zasielanie
iných UP „utajovaný sprievodný list“ by mal rozhodovať ten, kto prevezme UP na vybavenie alebo komu bolo pridelené evidenčné číslo z protokolu s prihliadnutím na zložitosť,
resp. konkrétne okolnosti vybavovania UP.
V prípade, ak je príloha pevne spojená s UP a tvorí jej súčasť (na označenie UP sa
v tomto prípade aplikuje príloha č. 8 vyhlášky), nie je možné podľa platnej vyhlášky vykonať odpojenie takejto prílohy.
Aplikačná časť
64. Ako je to s povinnosťou uviesť pečiatku na návratke k utajovanej písomnosti, ak
interným aktom riadenia je to vyžadované a adresát to odmieta uvádzať?
Vyhláška v § 12 ods. 1 vyžaduje, aby príjemca potvrdil prevzatie utajovanej
písomnosti od doručiteľa uvedením dátumu, priezviska a podpisu do doručovacieho
zošita, na doručenku, na návratku alebo na UP určenú na uloženie k protokolu. Podľa
§ 17 ods. 3 vyhlášky návratku k utajovanej písomnosti stupňa utajenia Tajné a Prísne
tajné adresát potvrdzuje podpisom, odtlačkom pečiatky a dátumom prijatia utajovanej
písomnosti. V prípade, že interný akt riadenia vyžaduje od adresáta iného subjektu
potvrdenie návratky aj odtlačkom pečiatky pri utajovaných písomnostiach stupňa utajenia Dôverné a Vyhradené, tak tento predpis nie je pre adresáta záväzný. V prípadoch
ak sa na návratke pôvodcu nachádza údaj „pečiatka príjemcu“ nie je porušením vyhlášky ak sa návratka pre pôvodcu označí aj pečiatkou adresáta, aj keď to z vyhlášky
priamo nevyplýva.
65. V prípade odoslania UP adresátovi prvopisom čo s vrátenými návratkami?
Podľa § 17 ods. 3 vyhlášky sa návratka k utajovanej písomnosti zaslanej prvopisom odovzdáva poverenej osobe. Spôsob ďalšej manipulácie s uvedenými návratkami
vyhláška neupravuje, ale odporúčame ich osobitne ukladať počas jedného kalendárneho roka a zničiť ich napríklad počas vyraďovacieho konania.
Preprava utajovanej písomnosti kuriérom (§ 18)
Všeobecná časť
Preprava a prenos UP
Podľa § 15 vyhlášky sa písomný súhlas na prenášanie UP vyžaduje v prípade UP
označených stupňom utajenia Dôverné, Tajné a Prísne tajné.
Preprava UP kuriérom je riešená v § 16 až 19 vyhlášky. Pri prenose UP je potrebné
aplikovať § 15 vyhlášky, ustanovenia § 16 a § 18 vyhlášky sa vzťahujú na prepravu UP
kuriérom. Ide teda o dva rozdielne postupy pri manipulácii s UP (§ 2 ods. 1 vyhlášky).
V prípade, ak oprávnená osoba zabezpečovala prenos UP a splnila podmienky stanovené
34
vyhláškou na prenos UP, nie je potrebné súčasne požadovať, aby mala vydaný okrem písomného súhlasu na prenos UP aj osvedčenie kuriéra na prepravu UP.
Zabezpečovanie prenášania a prepravy UP zamestnancami je preto potrebné riešiť
interne, vymedzením v akých prípadoch budú UP zamestnanci prenášať a v akých prípadoch bude riešená preprava UP kuriérom (uvedená skutočnosť by mala byť uvedená aj v
náplni práce, resp. v popise pracovnej činnosti zamestnanca v pozícii kuriéra). Kuriér
v danom prípade UP len prepravuje, ale neoboznamuje sa s ich obsahom.
Doručovanie utajovaných písomností do zahraničia
Utajované písomnosti SR je možné zasielať do zahraničia po ich zaevidovaní
v centrálnom registri NBÚ (s výnimkou utajovaných písomností SR, ktoré sú zasielané
zastupiteľskému úradu SR, nakoľko sa nejedná o postúpenie cudzej moci). Utajované písomnosti SR je možné postúpiť iba v súlade s medzinárodnou zmluvou, ktorou je SR viazaná, alebo ak to vyžadujú princípy multilaterálnych kontrolných režimov, ktorých je SR
členom.
Po zaevidovaní zasielanej UP v centrálnom registri NBÚ je možné UP v listinnej podobe
zasielať iba diplomatickou cestou a to nasledovnými spôsobmi:
1. odovzdať UP prostredníctvom centrálneho registra alebo osobne na MZV SR,
2. požiadať investično-prevádzkový odbor MZV SR o vystavenie „bordereau" (t.j.
dokumentu, ktorý zabezpečuje nedotknuteľnosť zásielky) a doručiť UP osobne.
V urgentných prípadoch odporúčame postupovať podľa bodu 2. (V prípade akýchkoľvek
nejasností je možné kontaktovať pracovníkov centrálneho registra NBÚ na tel. čísle
02/6869 2517.)
66. Aké podmienky musia byť splnené pri preprave utajovaných písomností stupňa
utajenia Vyhradené do a zo štátov, ktoré nie sú členskými štátmi EÚ a NATO? Je potrebné takúto zásielku prepravovať diplomatickou poštou prostredníctvom Ministerstva zahraničných vecí Slovenskej republiky (t. j. diplomatický kuriér Ministerstva
zahraničných vecí Slovenskej republiky, vybavenie zásielky sprievodnými dokladmi s
náležitosťami diplomatickej pošty, a to bordereau, kontrolným lístkom a kuriérnym
listom, pečatenie) alebo je možné, aby takúto zásielku prepravoval príslušník Slovenskej informačnej služby, ktorý je oprávnenou osobou pre daný a vyšší stupeň utajenia ako je označená prepravovaná zásielka a bol by držiteľom diplomatického pasu?
V prípade, že zásielku uvedenú v bode 1 môže prepravovať príslušník Slovenskej
informačnej služby, ako je potrebné takúto zásielku zabezpečiť?
Existujú iné možnosti a spôsoby prepravy utajovaných zásielok označených stupňom utajenia Dôverné, prípadne Tajné, ako sú ustanovené v § 18 ods. 3 vyhlášky Národného bezpečnostného úradu č. 453/2007 Z. z. o administratívnej bezpečnosti?
Na prepravu utajovanej písomnosti mimo územia Slovenskej republiky sa v plnej
miere vzťahuje § 18 ods. 3 vyhlášky, t. z. je vykonávaná kuriérmi diplomatickej kuriérnej služby Ministerstva zahraničných vecí Slovenskej republiky alebo osobami
podľa osobitných predpisov (napríklad vyhláška ministra zahraničných vecí
č. 157/1964 Zb. o Viedenskom dohovore o diplomatických stykoch, vyhláška ministra
zahraničných vecí č. 32/1969 Zb. o Viedenskom dohovore o konzulárnych stykoch),
ktorí sú oprávnenými osobami pre stupeň utajenia rovnaký alebo vyšší, akým je označená prepravovaná utajovaná písomnosť. Na aplikáciu uvedeného ustanovenia v praxi
nemá vplyv § 60 ods. 8 zákona, ktorý upravuje poskytovanie a prijímanie utajovaných
skutočností medzi spravodajskými službami Slovenskej republiky a spravodajskými
službami iného štátu.
35
Ak je príslušník Slovenskej informačnej služby osobou podľa osobitného predpisu
(diplomatickým kuriérom ad hoc) na prepravu utajovaných písomností mimo územia
Slovenskej republiky sa utajované písomnosti prepravujú v prenosnej schránke spĺňajúcej podmienky § 15 ods. 4 vyhlášky.
Zo znenia citovaného ustanovenia § 18 ods. 3 vyhlášky vyplýva, že sa nediferencuje preprava utajovaných písomností mimo územia Slovenskej republiky v závislosti
- od stupňa utajenia prepravovanej utajovanej písomnosti alebo
- toho, či tranzitná alebo cieľová krajina je alebo nie je členom EÚ alebo NATO
Rozmnožovanie utajovanej písomnosti (§ 20)
Všeobecná časť
Rozmnožovanie UP uloženej pri uzatvorenom protokole
Pri rozmnožovaní UP evidovanej v protokole, ktorý sa na konci kalendárneho roku
uzatvoril spôsobom uvedeným vo vyhláške (protokoly uzatvorené v predchádzajúcich
kalendárnych rokoch) sa postupuje rovnakým spôsobom ako pri rozmnožovaní UP
z protokolu aktuálneho kalendárneho roku.
Vyhotovením fotokópie a vyznačením tejto skutočnosti vo forme zápisu uvedeného na
UP a v príslušnom protokole nedochádza k zmene počtu listov UP uloženej pri protokole
a nedochádza ani k zásahu do záznamu o uzatvorení protokolu.
UP uložené pri protokole počas lehoty uloženia slúžia pre potreby plnenia úloh príslušného subjektu.
Vyhotovenie kópie môže zabezpečiť oprávnená osoba poverená vedením protokolu na
základe súhlasu nadriadeného tejto poverenej osoby, nakoľko ide o vybavené UP, ktoré
boli spracovateľmi odovzdané na uloženie k protokolu. V prípade zasielania vyhotovenej
kópie UP sa táto zasiela ako pevne nespojená príloha UP, ktorá je evidovaná v protokole
aktuálneho kalendárneho roku.
67. Je možné postúpiť utajovanú písomnosť NATO podnikateľovi formou vypožičania
utajovanej písomnosti v súlade s § 14 vyhlášky alebo sa musí vytvoriť kópia utajovanej písomnosti a po jej zaevidovaní v protokole a vybavení prvopisom postúpiť podnikateľovi nakoľko preklad utajovanej písomnosti, ktorý má podnikateľ spracovať
je podľa § 20 ods. 8 vyhlášky považovaný za kópiu a podľa §14 ods. 8 vyhlášky sa
utajovaná písomnosť počas trvania výpožičky nerozmnožuje?
Ak sa má, na základe zmluvy o postupovaní utajovaných skutočností medzi štátnym orgánom a podnikateľom, postúpiť utajovaná písomnosť NATO podnikateľovi za
účelom, aby podnikateľ vyhotovil jej preklad, tak vzhľadom na dôvody, ktoré správne
uvádzate vo Vašej otázke, má štátny orgán utajovanú písomnosť podnikateľovi postúpiť a nie vypožičať.
Spolu s postupovanou utajovanou písomnosťou NATO zašle štátny orgán podnikateľovi písomný súhlas na jej rozmnoženie/preklad podľa § 34 vyhlášky; to neplatí
pre postúpenie utajovanej písomnosti označenej stupňom utajenia NATO Vyhradené,
ak vedúci štátneho úradu určil podľa § 32 ods. 2 vyhlášky iné podmienky pre ich rozmnožovanie/preklad.
36
68. Ako sa eviduje kópia vytvorená z utajovaných písomností evidovanej v uzavretom
protokole utajovaných písomností?
Uzavretie protokolu utajovaných písomností znamená, že nie je možné
z príslušného protokolu utajovaných písomností prideľovať ďalšie evidenčné čísla.
V uzavretom protokole utajovaných písomností pri vyhotovených evidenčných zápisoch je však možné vykonať ešte ďalšie zmeny a úpravy (napr. vyznačiť zmenu lehoty
uloženia, stupňa utajenia alebo údaje o zničení).
Vzhľadom na uvedenú skutočnosť je možné pri vyhotovení kópie z utajovanej písomnosti evidovanej v uzavretom protokole utajovaných písomností doplniť údaje
podľa § 20 ods. 4 až 6 vyhlášky - slovo „KÓPIA“ v stĺpci č. 11 protokolu utajovaných
písomností alebo vyhotovenú kópiu utajovanej písomnosti zaevidovať pod novým evidenčným číslom v aktuálnom protokole utajovaných písomností.
69. Je potrebné uvádzať v stĺpci č. 11 protokolu utajovaných písomností slovo kópia aj
pri písomnostiach stupňa utajenia Vyhradené a v stĺpci počet listov uvádzať počet listov originálu utajovanej písomnosti alebo počet listov spolu aj s listinami všetkých
vytvorených kópií utajovanej písomnosti?
Podľa § 20 ods. 5 vyhlášky sa do stĺpca č. 11 protokolu utajovaných písomností
vyznačuje slovom kópia každé rozmnoženie utajovanej písomnosti od stupňa utajenia
Dôverné.
Z uvedeného vyplýva, že vyhláška nevyžaduje, aby sa kópia utajovanej písomnosti
označenej stupňom utajenia Vyhradené vyznačovala v stĺpci č. 11 protokolu utajovaných písomností. V prípade, že takáto kópia bude v stĺpci č. 11 protokolu utajovaných
písomností vyznačená, nejedná sa o porušenie vyhlášky.
Počet listov kópie utajovanej písomnosti (všetkých stupňov utajenia), ktorá sa odosiela adresátom alebo počet listov kópie zničenej ako nadbytočný výtlačok podľa § 20
ods. 10 vyhlášky sa v stĺpci č. 14 protokolu utajovaných písomností neuvádza.
V protokole utajovaných písomností v stĺpci č. 14 sa uvádza celkový počet listov
aj spolu s vytvorenými kópiami, len ak tieto aj po ich vybavení ostávajú uložené pri
protokole utajovaných písomností.
Zabezpečenie utajovanej písomnosti pri personálnych zmenách
(§ 22)
Všeobecná časť
Zmena poverenej osoby alebo vedúceho.
Členom dvojčlennej komisie ustanovenej pri zmene poverenej osoby alebo vedúceho
podľa § 22 ods. 2 vyhlášky môže byť aj samotná poverená osoba. V zázname o odovzdaní
a prevzatí UP musí byť v danom prípade táto poverená osoba uvedená aj ako člen komisie
a samostatne aj ako odovzdávajúca alebo preberajúca osoba.
Dvojčlenná komisia v zložení:
Ján Horný
..................
Jozef Mrkvička ..................
Ján Horný
_____________________
Odovzdávajúca osoba
Peter Drobný
______________________
Preberajúca osoba
37
Dvojčlennú komisiu v prípade poverenej osoby písomne ustanovuje vedúci alebo nadriadený poverenej osoby. V prípade zmeny vedúceho odporúčame písomné ustanovenie
dvojčlennej komisie zo strany vedúceho, ku ktorého zmene dochádza (v danom prípade
ide o pôvodného vedúceho).
Aplikačná časť
70. Pri personálnych zmenách podľa § 22 vyhlášky sa vyhotovuje písomný záznam
o odovzdaní UP a administratívnych pomôcok, kto tento záznam vyhotovuje, komu
sa odovzdáva, resp. kde sa zakladá. Vyhotovuje sa písomný záznam aj pri zmene
pracoviska (organizačnej zložky) v rámci štátneho orgánu?
Vedúci je podľa § 8 zákona zodpovedný za oblasť ochrany utajovaných skutočností a vzhľadom na uvedenú skutočnosť určí konkrétnu osobu zodpovednú za vyhotovenie tohto záznamu. Vyhláška v § 22 priamo neurčuje konkrétnu osobu zodpovednú za vyhotovenie písomného záznamu.
Vyhláška určuje osoby, ktoré tento záznam podpisujú. Odporúčame teda v rámci
subjektu využívať jednotný vzor, resp. vyhotoviť tlačivo, kde sa doplnia len údaje
o osobe, konkrétne dátumy. Záznam odporúčame vyhotoviť ako registratúrny záznam
a druhý výtlačok uložiť v rámci registratúry alebo do osobného (personálneho spisu).
Posudzovanie personálnych zmien v rámci jedného subjektu je potrebné riešiť
s prihliadnutím na systém manipulácie s US (pôsobnosť vedúceho, prideľovanie US,
vedenie protokolov – centrálne alebo podľa jednotlivých pracovísk, zodpovednosť za
OUS).
71. Môžu sa UP odovzdať priamo osobe, ktorá preberá funkciu po dotyčnej osobe,
alebo sa stále musia odovzdávať poverenej osobe poprípade priamemu vedúcemu? Je
možné vytvoriť nejaký zápis o odovzdaní si písomností priamo medzi dvomi osobami? Ako to riešiť napr. v prípade USB kľúčov, ktoré so medzi sebou odovzdávajú?
Odpísať ho z evidencie a nanovo zaevidovať, alebo ho len nejako preevidovať?
Zabezpečenie UP pri personálnych zmenách alebo zániku oboznamovať sa s US
rieši § 22 ods. 1 vyhlášky. Podľa citovaného ustanovenia vyhlášky, ak osobe zanikne
oprávnenie oboznamovať sa s utajovanými skutočnosťami alebo ak mení pracovisko,
odovzdá n e o d k l a d n e všetky pridelené UP a administratívne pomôcky svojmu nadriadenému,
ktorý
zabezpečí
ďalšiu
manipuláciu
s odovzdanými
UP
a administratívnymi pomôckami. O odovzdaní UP a administratívnych pomôcok sa
vyhotoví písomný záznam, ktorý podpisuje nadriadený a osoba, ktorej zaniklo oprávnenie oboznamovať sa s UP, resp. mení pracovisko. Záznam sa vyhotovuje v dvoch
výtlačkoch, z ktorých sa jeden odovzdáva osobe, ktorej zaniklo oprávnenie oboznamovať sa s UP alebo mení pracovisko. V zmysle vyhlášky pri uvedených personálnych zmenách nie je možné UP odovzdávať priamo medzi osobami.
V prípade hmotných nosičov UP sa postupuje obdobne. Hmotné nosiče UP (napr.
USB kľúče) sú evidované zvlášť v evidencii hmotných nosičov UP. Pri personálnych
zmenách alebo zániku oprávnenia oboznamovať sa s US sa tieto odovzdávajú spolu
s UP nadriadenému, pričom ich odovzdanie sa vyznačí aj v evidencii hmotných nosičov UP v stĺpci č. 7 podľa prílohy č. 15 vyhlášky. Uvedená evidencia môže byť vnútorne rozčlenená na viac listov pre jednotlivé nosiče, čo umožní opakované odovzdanie a prevzatie toho istého nosiča.
38
Na doplnenie odporúčame pozrieť si vypracované usmernenie na str. 13 k otázke:
„Ako evidovať hmotné nosiče UP a desiatky ich výpožičiek, aby bola evidencia vedená správne?“
72. Pri zmene vedúceho bude postačovať záznam o určení komisie a záznam o výsledku
kontroly (odovzdaní a prijatí) podpísaný členmi komisie a odovzdávajúcim
a preberajúcim vedúcim bez spracovania zoznamu všetkých UP uložených pri protokoloch v chránených priestoroch, keďže vedúci – minister má zriadené osobitné pracovisko?
Zabezpečenie UP pri personálnych zmenách sa zabezpečuje podľa § 22 vyhlášky.
Vami popísaný postup je v súlade s vyhláškou. Ustanovená komisia vykoná fyzickú
kontrolu podľa § 22 ods. 3 vyhlášky, ktorej výsledok sa uvedie v písomnom zázname
z ktorého bude zrejmé, v akom stave sa odovzdanie a prevzatie UP vykonalo. Vyhláška nevyžaduje, aby samotný zoznam fyzicky skontrolovaných administratívnych
pomôcok a všetkých utajovaných písomností bol súčasťou predmetného záznamu.
73. V § 22 ods. 2 vyhlášky sa uvádza, že komisia sa ustanovuje pri zmene poverenej
osoby alebo vedúceho. Vychádzajúc z dikcie daného ustanovenia zastávame názor, že
komisia sa ustanovuje len v prípade zmeny poverenej osoby alebo zmeny takého vedúceho, ktorý je zároveň poverenou osobou.
Predmetné ustanovenie sa vzťahuje na každého vedúceho, ktorý je vedúcim podľa
§ 8 ods. 1 zákona (t. z. nielen toho, ktorý je zároveň poverenou osobou).
74. Ako postupovať pri aplikácií § 22 ods. 2 vyhlášky, ak novému vedúcemu nebola do
dňa ustanovenia do funkcie vykonaná bezpečnostná previerka I. stupňa?
Ako postupovať pri aplikácií § 22 ods. 2 vyhlášky, ak doterajší vedúci (štatutárny
orgán) bol odvolaný z funkcie napr. 20.10.2011, týmto dňom u neho došlo aj k zániku
oprávnenia oboznamovať sa s utajovanými skutočnosťami. Nový vedúci (štatutárny
orgán) bol vymenovaný do funkcie dňom 21.10.2011, a k tomuto dňu ešte nemá vykonanú bezpečnostnú previerku?
Podľa § 22 ods. 3 vyhlášky vyhotoví komisia záznam, v ktorom potvrdí vykonanie
fyzickej kontroly administratívnych pomôcok, všetkých uložených UP, UP nepridelených na spracovanie, pridelených na spracovanie a utajovaných písomností odovzdaných na prepravu. Uvedený záznam podpisujú všetci členovia komisie, preberajúca
osoba a odovzdávajúca osoba. Vyhláška ale neustanovuje časové obdobie v ktorom
má byť predmetný akt podpisovania vykonaný. To znamená, že odchádzajúci vedúci
by tak mal učiniť najneskôr deň pred dňom zániku jeho oprávnenia oboznamovať sa s
US a nový vedúci v deň, kedy sa stane oprávnenou osobou pre oboznamovanie sa s
US na danej pozícií.
75. Postačuje, aby v zázname podľa § 22 ods. 3 vyhlášky bola uvedená kniha
administratívnych pomôcok, kde sú zaevidované administratívne pomôcky podľa § 3
vyhlášky a protokoly, kde sú evidované všetky UP evidované útvarom, na ktorom
prebehla výmena vedúceho, bez pridania zoznamu všetkých odovzdávaných UP
a administratívnych pomôcok.
Podľa § 22 ods. 3 vyhlášky sa v zázname uvádza potvrdenie, že komisia vykonala
fyzickú kontrolu administratívnych pomôcok, všetkých uložených UP, UP nepridelených na spracovanie, pridelených na spracovanie a UP odovzdaných na prepravu.
39
Predmetné ustanovenie vyhlášky ale nevyžaduje, aby komisia vyhotovila zoznamy
skontrolovaných pomôcok a písomností a rovnako, aby zoznamy boli súčasťou záznamu. Na základe týchto skutočností je uvedenie knihy administratívnych pomôcok
a protokolov do záznamu nad rámec vyhlášky, ale nie v rozpore s ňou, a preto je
možné ich do záznamov uvádzať.
76. Musí bezpečnostný zamestnanec odchádzajúci na materskú dovolenku komisionálne
odovzdať administratívne pomôcky a vytvoriť o tom záznam podpísaný komisiou
podľa § 22 vyhlášky (pričom v organizácií neexistuje žiadna utajovaná skutočnosť)
alebo postačí odovzdanie a prevzatie admin. pomôcok v knihe administratívnych
pomôcok.
Ak vedúci podľa § 9 ods. 1 zákona písomne poveril zamestnanca (ďalej len „bezpečnostný zamestnanec“) na plnenie úloh vyplývajúcich zo zákona a z predpisov vydaných na jeho vykonanie a vymedzil jeho rozsah vykonávania, na odovzdávanie
administratívnych pomôcok z dôvodov uvedených v otázke sa na bezpečnostného zamestnanca vzťahujú podmienky ustanovené v § 22 ods. 2 vyhlášky. Predmetné ustanovenie jednoznačne vyžaduje, aby vedúci za daným účelom zriadil najmenej dvojčlennú komisiu osôb oprávnených oboznamovať sa s US príslušného stupňa utajenia
v určenom rozsahu, ktorá zabezpečí prijatie príslušných administratívnych pomôcok
a ich odovzdanie novému vedúcemu. V prípade, že vo Vašom subjekte neexistuje
žiadna US a nie je ani predpoklad jej prijatia alebo vytvárania, nie je dôvod, aby
predmetnú komisiu tvorili oprávnené osoby.
Možnosťou, ako sa vyhnúť komisionálnemu odovzdaniu administratívnych pomôcok vo Vašich podmienkach je ukončenie „využívania“ administratívnych pomôcok,
keďže neslúžia svojmu účelu a ich následné vrátenie ku knihe administratívnych pomôcok.
77. Aby sme mohli UP odovzdať organizačnej zložke, ktorá v našom úrade plní úlohy
správy registratúry, najprv musí vedúci rozhodnúť o zrušení stupňa utajenia UP
určených na vyradenie, alebo je možné vyradiť (fyzicky zničiť) aj UP (t.j. u ktorých
nebolo rozhodnuté o zrušení stupňa utajenia a ktorým uplynula lehota uloženia)?
Vyraďovacia komisia zriadená podľa § 24 ods. 2 vyhlášky vypracuje zoznam UP
so znakom hodnoty „A“ navrhnutých na vyradenie a zoznam UP bez znaku hodnoty
„A“ navrhnutých na vyradenie. (Prvotné rozhodnutie, či vlastná alebo doručená UP
má trvalú dokumentárnu hodnotu vychádza z Vášho registratúrneho plánu. Registratúrny plán schvaľuje príslušný archív.) Predmetné zoznamy bez samotných UP sa pošlú príslušnému archívu na posúdenie trvalej dokumentárnej hodnoty. UP, o ktorých
príslušný archív rozhodol, že majú trvalú dokumentárnu hodnotu, má povinnosť ukladať a ochraňovať ústredný orgán štátnej správy (t. z. úrad práce, sociálnych vecí a rodiny), do pôsobnosti ktorého UP patrí (§ 7 ods. 3 zákona). Ak sa takýmto UP následne
zruší stupeň utajenia (zrušiť stupeň utajenia sa môže u vlastných na základe rozhodnutia vedúceho a u doručených na základe rozhodnutia ich pôvodcu) odovzdajú sa
organizačnému útvaru, ktorý plní úlohy správy registratúry a ten ďalej príslušnému
archívu.
40
Hmotný nosič utajovaných písomností (§ 23)
Všeobecná časť
V evidencii hmotných nosičov UP sa evidujú tie hmotné nosiče, ktoré sú určené na
prenos, prepravu alebo uschovanie UP v elektronickej podobe a sú po dobu použiteľnosti
(§ 2 ods. 8 vyhláška NBÚ č. 339/2004 Z. z. o bezpečnosti technických prostriedkov)
k dispozícii subjektu, ktorý ich zaevidoval. (aktualizované 25.2.2010)
V evidencii hmotných nosičov UP podľa § 23 vyhlášky sa neevidujú hmotné nosiče,
ktoré tvoria vecnú prílohu UP evidovanej v protokole a sú určené na odoslanie adresátom
(§ 23 ods. 3 vyhlášky). V prípade, ak by došlo k zaevidovaniu hmotného nosiča tvoriaceho vecnú prílohu UP do tejto evidencie a následne jeho odoslanie adresátovi,
v protokole v stĺpci č. 7 sa uvedie dátum odoslania a v stĺpci č. 8 sa uvedie číslo UP, ktorou bol hmotný nosič odoslaný.
Ak oprávnená osoba využíva hmotný nosič na prenos UP a má vydaný súhlas na prenos UP s platnosťou do konca kalendárneho roku, nie je potrebné realizovať odovzdanie
tohto nosiča k evidencii; za uloženie nosiča a OUS zodpovedá oprávnená osoba, ktorej bol
vydaný súhlas na prenos UP.
Evidovanie nosičov zapísaných v rámci bezpečnostných projektov k technickým prostriedkom sa vykonáva v evidencii hmotných nosičov.
Aplikačná časť
78. Ako evidovať hmotné nosiče UP a desiatky ich výpožičiek, aby bola evidencia vedená správne?
Hmotné nosiče UP sa evidujú v evidencii hmotných nosičov (§ 2 a § 23 vyhlášky).
Ak oprávnená osoba využíva hmotný nosič na prenos a prepravu opakovane a sú
z jej strany splnené podmienky pre uloženie US príslušného stupňa utajenia bude
hmotný nosič vrátený k evidencii až po ukončení týchto činností. Uvedený časový
úsek môže byť stanovený aj s prihliadnutím na rozsah súhlasu na prenášanie UP podľa
§ 15 vyhlášky. V prípade centrálneho uloženia hmotných nosičov sa uložia v zalepenej
obálke a oprávnená osoba pri ich opakovanom prevzatí skontroluje neporušenosť
obálky; odovzdávanie je možné realizovať prostredníctvom zápisníka oprávnenej
osoby. Je potrebné prihliadať aj na § 23 ods. 8 a ods. 9 vyhlášky.
V prípade hmotných nosičov určených na trvalé uloženie UP musí byť na ich
vypožičanie daný konkrétny dôvod a je potrebné postupovať podľa § 14 ods. 5 vyhlášky. Súčasne je potrebné prihliadať na skutočnosť, že ak oprávnená osoba žiada
o vypožičanie jednej konkrétnej UP a hmotný nosič obsahuje viac UP – v danom prípade je potrebné prijať primerané opatrenia na ochranu ostatných UP uložených na
tomto nosiči.
79. Nebolo by možné viesť samostatné evidencie pre hmotné nosiče UP a pre ich výpožičky?
Evidencia hmotných nosičov sa vedie samostatne. Uvedená evidencia môže byť
vnútorne rozčlenená na viac listov pre jednotlivé nosiče (tento spôsob umožní opakované vrátenie a prevzatie toho istého hmotného nosiča). V prípade vypožičania hmotného nosiča určeného na trvalé uloženie (len vo výnimočných prípadoch) sa táto sku41
točnosť zaznamená po predložení príslušnej písomnej žiadosti (príloha č. 16 vyhlášky)
vo výpožičkovej knihe.
80. Ako sa označujú hmotné nosiče UP veľmi malých rozmerov?
Podľa § 23 ods. 3 vyhlášky sa hmotné nosiče UP označujú na opisnom štítku
alebo na obale stupňom utajenia, názvom štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej
právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky a prideleným číslom z evidencie
hmotných nosičov UP. V prípade, že na obal hmotného nosiča UP nie je možné uviesť
požadované údaje (napr. z dôvodu jeho malého rozmeru) a ani pripevniť k nemu
opisný štítok (napr. z dôvodu, že sa celý hmotný nosič vkladá do technického prostriedku alebo prostriedku šifrovej ochrany informácií), tak je nutné zabezpečiť, aby sa
takýto hmotný nosič UP ukladal do obálky alebo obalu na ktorých sa vyznačia hore
uvedené náležitosti. Oprávnená osoba manipuluje s hmotným nosičom UP takým spôsobom, aby nedošlo k NM.
81. Musí číslo pridelené z evidencie hmotných nosičov UP obsahovať skratku stupňa
utajenia?
Hmotnému nosiču sa prideľuje evidenčné číslo z evidencie hmotných nosičov.
Zloženie uvedeného evidenčného čísla vyplýva zo spôsobu vedenia Knihy administratívnych pomôcok (vyhláška tento spôsob vedenia bližšie nekonkretizuje). Evidenčné
číslo hmotného nosiča môže byť vytvorené napríklad: HM-5-1/2008 alebo 5-1/2008.
Vyhláška priamo neupravuje skutočnosť, aby evidenčné číslo hmotného nosiča muselo
obsahovať skratku stupňa utajenia. Jeho uvedenie (doplnenie) nie je možné považovať
za porušenie vyhlášky, nesmie však nahrádzať slovné označenie stupňa utajenia (§ 23
ods. 3 vyhlášky).
82. Ak spracovateľ chce vrátiť USB kľúč na založenie k evidencii hmotných nosičov,
dostáva sa k problému jeho odpisu, pretože kľúč je zároveň účtovaný ako materiál
na Logistike. Ako v takom prípade postupovať, keď USB kľúč (alebo iné záznamové
médium účtované ako materiál) obsahuje utajované informácie, je určený na vyradenie v rámci vyhlášky, ale zároveň musí byť odovzdaný ako materiál materialistom
na odpis? Ako postupovať, aby nebola porušená vyhláška – vyraďovanie, aby nedošlo k neoprávnenej manipulácií s US a zároveň, aby mohol byť hmotný nosič zlikvidovaný aj ako materiál na logistike.
Vyhláška nerieši problematiku samotného ničenia hmotných nosičov utajovaných
písomností. Uvedená problematika nespadá pod vecnú oblasť administratívnej bezpečnosti.
Hmotný nosič utajovaných písomností sa po skončení prenosu alebo prepravy
utajovanej písomnosti ukladá k evidencii hmotných nosičov utajovaných písomností,
tak aby neobsahoval utajované písomnosti. Prípady, keď nie je možné vykonať vymazanie hmotného nosiča utajovaných písomností sa riešia osobitne podľa § 23 ods. 4
vyhlášky.
Po skončení používania hmotného nosiča utajovaných písomností z dôvodu nepoužiteľnosti (§ 2 ods. 8 vyhlášky NBÚ č. 339/2004 Z. z. o bezpečnosti technických
prostriedkov), tento ostáva v evidencii hmotných nosičov do jeho fyzického zničenia.
Zničenie nepoužiteľného hmotného nosiča sa vykonáva podľa vyhlášky NBÚ
č. 339/2004 Z. z. o bezpečnosti technických prostriedkov. Je v kompetencii vedúceho,
aby určil spôsob vyradenia a likvidácie hmotného nosiča utajovaných písomností
z majetku Vášho subjektu.
42
Vyraďovanie utajovaných písomností (§ 24)
Všeobecná časť
Manipulácia s UP, ktoré nie sú potrebné pre činnosť subjektu
Doručené UP, ktoré adresát už nepotrebuje pre svoju ďalšiu činnosť a pôvodca nezrušil ich stupeň utajenia, sa po uplynutí lehoty uloženia navrhnú v rámci vyraďovania na
zničenie podľa § 24 vyhlášky v prípade, že nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu. Súčasne
je potrebné prihliadať na nutnosť posúdenia trvalej dokumentárnej hodnoty podľa osobitného predpisu.
Rovnako sa postupuje aj v prípade vlastných UP, ktoré už nie sú potrebné z hľadiska
činnosti pôvodcu.
Pôvodca sa však musí vyjadriť k aktuálnemu stupňu utajenia vlastnej UP ak ho o to
požiada niektorý z adresátov aj v prípade, ak bol jeho vlastný výtlačok už fyzicky zničený.
Aplikačná časť
83. Môžu sa administratívne pomôcky po odsúhlasení vedúceho – riaditeľa zničiť
v súlade s § 24 ods. 10 vyhlášky, alebo je potrebné požiadať archívny orgán
o posúdenie dokumentárnej hodnoty?“ a k žiadosti - postup s protokolmi utajovaných písomností z ktorých boli všetky utajované písomnosti pre evidované.
Ustanovenie § 24 ods. 10 vyhlášky rieši zápis v knihe administratívnych pomôcok
o zničení jednotlivých administratívnych pomôcok navrhnutých na zničenie. Samotné
ničenie sa vykonáva podľa § 24 ods. 8 vyhlášky v rámci vyraďovacieho konania.
Z uvedeného vyplýva, že po odsúhlasení zoznamu vypracovaného podľa § 24 ods. 4
vyhlášky vedúcim – riaditeľom je možné administratívne pomôcky, ktoré boli vrátené
ku knihe administratívnych pomôcok a nebudú ďalej používané (čiže aj protokol,
z ktorého boli všetky UP pre evidované) zničiť. Pred samotným zničením vedúci zabezpečí posúdenie trvalej dokumentárnej hodnoty administratívnych pomôcok (teda aj
protokolu) príslušným štátnym archívom s regionálnou pôsobnosťou pod ktorú Vaša
organizácia patrí.
84. Pri vyraďovaní UP sa vypracúvajú zoznamy UP určených na zmenu resp. zrušenie
označenia stupňa utajenia, nemalo by sa to týkať len vlastných UP? (Pri doručených
UP sa zmena, resp. zrušenie stupňa utajenia na UP musí vykonať neodkladne po písomnom vyrozumení pôvodcu UP.)
Zoznamy podľa § 24 ods. 3 písm. a) a b) vyhlášky boli nadefinované všeobecne.
Pri zmene alebo zrušení označenia stupňa utajenia UP sa toto realizuje podľa § 5 ods.
3 až 5 vyhlášky neodkladne. Je však potrebné prihliadať aj na prípady podľa § 7 ods. 2
zákona, keď môže dôjsť k situácii, že o stupni utajenia rozhoduje v prípade zániku
právnickej osoby vedúci štátneho orgánu do pôsobnosti, ktorého UP patrí.
85. Pri vyznačení zničenia administratívnej pomôcky v Knihe administratívnych pomôcok v stĺpci s označením „poznámka“ sa má uvádzať aj dátum zničenia a podpis
predsedu vyraďovacej komisie?
43
Áno, podľa § 24 ods. 10 vyhlášky sa uvedené údaje vyznačujú v Knihe administratívnych pomôcok.
86. V zmysle § 16 ods. 2 písm. h) zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach
a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov sú pôvodcovia registratúry povinní pravidelne vyraďovať registratúrne záznamy vzniknuté z ich činnosti alebo z činnosti predchodcov so súhlasom Ministerstva vnútra SR. Pri kontrole
správy registratúry sa zamestnanci Slovenského národného archívu minimálne od
roku 2004 stretávajú s tým, že u pôvodcov registratúry sa nachádzajú UP (prevažne
vzniknuté z činnosti predchodcov ešte z minulého storočia). U súčasného pôvodcu registratúry však nie je osoba oprávnená oboznamovať sa s US a teda ani pripraviť
návrh na ich vyradenie. Vo viacerých prípadoch sa stalo, že zanikol bez právneho nástupcu aj ten pôvodca, ktorý bol tvorcom US. Rezortné ministerstvá, na ktoré sa súčasní pôvodcovia registratúry obracajú nevedia uvedený problém vyriešiť, ani US
nechcú prevziať. Slovenský národný archív má poznatky o tom, že aj Váš úrad prevzal UP niektorých pôvodcov registratúry, kde nebola oprávnená osoba oboznamovať sa s US. Ani v týchto prípadoch však US doteraz neprešli vyraďovacím konaním.
Obraciame sa preto na Vás ako tvorcov zákona a vyhlášky, či by nebolo možné pri
ich prípadnej novelizácii vyriešiť aj hore uvedený problém. Prípadne vydať metodický pokyn, na základe ktorého by sa problém s UP do určitého roku dal vyriešiť.
Úrad podľa § 70 ods. 1 písm. a) bod 13 zákona zabezpečuje úlohy spojené
s ochranou utajovaných skutočností v prípade zániku štátnych orgánov a právnických
osôb, ktoré nemajú právneho nástupcu. V nadväznosti na uvedený právny predpis zabezpečenie UP pri zániku štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby,
alebo ich organizačnej zložky bez právneho nástupcu rieši aj § 21 ods. 4 vyhlášky.
Podľa tohto ustanovenia vedúci zriadi vyraďovaciu komisiu, ktorá vykoná vyraďovanie podľa § 24 vyhlášky.
V pripravovanej právnej úprave je postup vyraďovania US pri zániku štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky riešený
detailnejšie.
V prípadoch, pri ktorých sa u pôvodcu registratúry nachádzajú US a pôvodca
registratúry nemá oprávnené osoby pre oboznamovanie sa danými US alebo pôvodca
zaniká a nemá právneho nástupcu, žiadame o oznámenie tejto skutočnosti úradu.
87. Akým spôsobom sa vyraďujú UP uložené na technických prostriedkoch
a prostriedkoch šifrovej ochrany informácií?
Podľa § 6 ods. 5 zákona je administratívna bezpečnosť systém opatrení, ktorých
cieľom je ochrana US pri ich tvorbe, príjme, evidencií, preprave, ukladaní, rozmnožovaní, vyraďovaní a uchovávaní alebo pri inej manipulácii. Podľa § 1 vyhlášky sa
predmet úpravy zužuje na UP, ktorými sú registratúrne záznamy obsahujúce US a US
nelistinného charakteru, ak ich povaha dovoľuje nakladať s nimi ako s listinami a na
ochranu US na hmotných nosičoch so záznamom informácií.
Zhrnutím uvedených skutočností môžeme konštatovať, že v súčasnosti úplne
absentuje právna úprava spôsobu vyraďovania elektronických utajovaných informácií.
Zo samotného názvu § 24 vyhlášky vyplýva, že vyraďovanie UP sa aplikuje na UP
a tie sú definované už v zmienenom § 1 vyhlášky.
44
Osobitné spôsoby manipulácie s utajovanou písomnosťou obsahujúcou spravodajské informácie (§ 26)
Aplikačná časť
88. Spravodajská služba zašle UP obsahujúcu spravodajské informácie iným štátnym
orgánom (adresátom, resp. oprávneným osobám). Je štátny orgán povinný po využití
uvedenej spravodajskej informácie ju zaslať späť aj keď jej vrátenie spravodajská
služba nepožaduje? Musí byť v danom prípade dodržané ustanovenie § 26 ods. 5 vyhlášky?
89. Spravodajská služba zašle iným štátnym orgánom (adresátom, resp. oprávneným
osobám) UP obsahujúcu spravodajské informácie elektronicky (využitím prostriedkov certifikovaných pre takýto prenos). Je povinný prevádzkovateľ certifikovaného
systému vyhotoviť písomné kópie?
90. Ak adresát vyhotoví písomné kópie (podľa bodu 2) so súhlasom spravodajskej
služby, je adresát povinný po ich využití zaslať vyhotovené kópie spravodajskej
službe, alebo môže spravodajská služba dať súhlas adresátovi na ich zničenie (skartovanie) a to aj v prípade, ak ich vrátenie spravodajská služba nepožaduje (ak ide
o finančne a inak zložitú manipuláciu s utajovanou skutočnosťou...)?
V prvom rade je potrebné špecifikovať, na ktoré US sa samotný § 6 vyhlášky
vzťahuje. Zastávame názor, že predmetný paragraf vyhlášky rieši úzky okruh UP
obsahujúce spravodajské informácie:
- podľa § 1 vyhlášky: „registratúrne záznamy obsahujúce utajované skutočnosti
a utajované skutočnosti nelistinného charakteru, ak ich povaha dovoľuje s nimi nakladať ako s listinami“,
- s prihliadnutím na znenie § 26 ods. 2 vyhlášky je spravodajskou informáciou,
s ktorou sa má manipulovať v „špeciálnom režime“ podľa celého § 26 vyhlášky tá písomnosť (definovaná v § 26 ods. 1 vyhlášky), ktorú spravodajská služba adresuje zákonom ustanovenému okruhu adresátov a z dôvodu takisto ustanovenom v zákone.
Týmito zákonnými ustanoveniami sú § 2 ods. 4 a 5 a § 5 ods. 2 zákona Národnej rady
Slovenskej republiky č. 46/1993 Z. z. o Slovenskej informačnej službe v znení neskorších predpisov a § 2 ods. 4 a 5 zákona Národnej rady Slovenskej republiky
č. 198/1994 Z. z. o Vojenskom spravodajstve v znení neskorších predpisov.
Vyhláška v § 26 ods. 5 a 6 upravuje spôsob uloženia a vrátenia spravodajskej
informácie: „ak prijatá spravodajská informácia už nie je potrebná na plnenie úloh
adresáta, zašle ju tento späť spravodajskej službe“. Po dobu, kým adresát potrebuje
spravodajskú informáciu na plnenie si úloh, písomnosť je uložená pri protokole vždy
v zalepenej obálke podľa § 14 ods. 2 vyhlášky. Z uvedeného vyplýva pre adresáta povinnosť vždy vrátiť spravodajskú informáciu v listinnej podobe spravodajskej službe,
ak pominie potreba vlastniť spravodajskú informáciu, t. z. aj v prípade, ak bola táto
zaslaná prostredníctvom technických prostriedkov alebo prostriedkov šifrovej ochrany
informácií a je vyhotovená do podoby listinnej.
Za predpokladu, že spravodajská informácia sa zasiela (elektronicky alebo fyzicky) organizačným zložkám v rámci pôsobnosti spravodajskej služby (napr. na detašované pracoviská), je v právomoci vedúceho rozhodnúť o vrátení a vyraďovaní výtlačku alebo kópie spravodajskej informácie spôsobom, ktorý určuje vyhláška (§ 8
ods. 6, § 14 ods. 3, § 20 ods. 10 a § 24).
45
V prípade zaslania spravodajskej informácie prostredníctvom technických
prostriedkov alebo prostriedkami šifrovej ochrany informácii nie je v súčasnej platnej
právnej úprave daná povinnosť žiadnej osobe (adresátovi ani prevádzkovateľovi) vyhotovovať kópie zasielaných UP do listinnej podoby.
Ďalej zastávame názor, že podľa § 26 ods. 7 vyhlášky sa aj na hmotný nosič UP
obsahujúci spravodajské informácie vzťahujú ustanovenia § 26 ods. 1 až 6 vyhlášky
rovnako.
91. Podľa § 26 ods. 5 vyhlášky „ak prijatá spravodajská informácia už nie je potrebná
na plnenie úloh adresáta podľa odseku 2, zašle ju tento späť spravodajskej službe“.
Vzťahuje sa toto ustanovenie aj na UP uvedeného charakteru z obdobia pred účinnosťou vyhlášky t. j. pred 1. 1. 2008? Musia sa UP starších ročníkov ako 2008 vrátiť
adresátovi alebo môžu prejsť vyraďovacím konaním?
Podľa § 26 ods. 1 a 2 vyhlášky je UP obsahujúca spravodajské informácie UP, ktorej pôvodcom je spravodajská služba a ktorá obsahuje informácie získané podľa osobitného predpisu (napr. § 2 ods. 4 a 5 a § 5 ods. 2 zákona Národnej rady Slovenskej
republiky č. 46/1993 Z. z. o Slovenskej informačnej službe v znení neskorších predpisov). UP obsahujúce spravodajské informácie je možné zasielať adresátovi podľa osobitného predpisu (napr. § 2 ods. 4 a 5 a § 5 ods. 2 zákona Národnej rady Slovenskej
republiky č. 46/1993 Z. z. o Slovenskej informačnej službe v znení neskorších predpisov).
Keďže predchádzajúca vyhláška NBÚ č. 338/2004 Z. z. o administratívnej bezpečnosti neupravovala UP obsahujúce spravodajské informácie a ani osobitné spôsoby
manipulácie s nimi a v súčasnosti platná vyhláška v spoločných, prechodných
a záverečných ustanoveniach výslovne neustanovila ako manipulovať s UP uvedeného
charakteru evidovaných pred jej účinnosťou, nie je možné na takéto UP aplikovať § 26
vyhlášky. Z uvedeného je teda zrejmé, že adresát UP obsahujúcej spravodajské informácie evidovanej pred účinnosťou vyhlášky nemá povinnosť ju zaslať späť spravodajskej službe a môže ju vyradiť v rámci svojho vyraďovacieho konania.
Napriek uvedeným skutočnostiam má adresát UP vo všeobecnosti možnosť vrátiť
UP, ktoré už nepotrebuje pre svoju činnosť ich pôvodcovi.
92. Vzťahuje sa § 26 ods. 5 vyhlášky NBÚ č. 453/2007 Z. z. o administratívnej bezpečnosti účinný od 1. 1. 2008 aj na UP obsahujúce spravodajské informácie, ktoré boli
prijaté, vybavené a uložené ako UP v zmysle predchádzajúcej vyhlášky (vyhláška
NBÚ č. 338/2004 Z. z. o administratívnej bezpečnosti) nedefinovala osobitnú manipuláciu s UP obsahujúcou spravodajské informácie), ktorých lehota uloženia uplynula dňom 31.12. 2007 a o ich fyzickom vyradení a skartácií sa rozhoduje už počas
platnosti novej vyhlášky (vyhláška NBÚ č. 453/2007 Z. z. o administratívnej bezpečnosti) zaviedla osobitnú manipuláciu s UP obsahujúcou spravodajské informácie)?
Podľa § 26 ods. 1 vyhlášky UP obsahujúca spravodajské informácie (ďalej len
„spravodajská informácia“) je UP, ktorej pôvodcom je spravodajská služba a ktorá obsahuje informácie získané podľa osobitného predpisu (napr. § 2 ods. 4 a 5 a § 5 ods. 2
zákona Národnej rady Slovenskej republiky č. 46/1993 Z. z. o Slovenskej informačnej
službe v znení neskorších predpisov).
Podľa § 26 ods. 2 vyhlášky sa spravodajská informácia zasiela adresátovi podľa
osobitného predpisu (napr. § 2 ods. 4 a 5 a § 5 ods. 2 zákona Národnej rady Slovenskej
republiky č. 46/1993 Z. z. o Slovenskej informačnej službe v znení neskorších predpisov).
46
Na základe vyššie uvedených právnych skutočností je zrejmé, že UP môže byť
považovaná za spravodajskú informáciu, keď spĺňa všetky podmienky všeobecne záväzných právnych predpisov, a preto je nevyhnutné, aby
• jej pôvodcom bola spravodajská služba (napr. Slovenská informačná služba),
• obsahovala informácie získané prostriedkami a metódami upravenými
v osobitnom predpise (v prípade Slovenskej informačnej služby, ide o zákon Národnej
rady Slovenskej republiky č. 46/1993 Z. z. o Slovenskej informačnej službe v znení
neskorších predpisov),
• bola zaslaná špecifickému adresátovi, ktorý je uvedený v osobitnom predpise
(v prípade Slovenskej informačnej služby sú to subjekty uvedené v § 2 ods. 5 a 6 zákona Národnej rady Slovenskej republiky č. 46/1993 Z. z. o Slovenskej informačnej
službe v znení neskorších predpisov) a zároveň
• musia informácie v nej obsiahnuté byť
a) významné pre činnosť a rozhodovanie adresáta, ak týmto adresátom je Národná
rada Slovenskej republiky, prezident Slovenskej republiky, vláda Slovenskej republiky
alebo jej člen,
b) o trestnej činnosti, a to najmä o páchaní organizovanej trestnej činnosti, ak je
adresátom útvar Policajného zboru alebo prokuratúra alebo
c) nevyhnutne potrebné na zamedzenie protiústavnej alebo inej protiprávnej činnosti, ak sú adresátom iné štátne orgány ako uvedené v písm. a) a b).
Na UP, ktoré spĺňajú všetky vyššie uvedené podmienky, teda na spravodajské informácie sa potom vzťahuje špecifický spôsob manipulácie, ktorý je upravený v § 26
ods. 3 až 7 vyhlášky.
Podmienky (kritériá) identifikácie UP ako spravodajských informácií a špecifické
pravidlá manipulácie pre adresátov týchto informácií nadobudli účinnosť 1. januára
2008. Vyhláška č. 338/2004 Z. z., ktorá bola účinná do 31. decembra 2007, neupravovala žiadne kritériá identifikácie spravodajských informácií, ani špecifické pravidlá
pre manipuláciu s nimi; nakladalo sa s nimi ako s akoukoľvek inou UP.
Vyhláška č. 453/2007 Z. z. v prechodných ustanoveniach výslovne neupravila ako
manipulovať s UP obsahujúcimi spravodajské informácie spĺňajúcimi tieto nové kritériá identifikácie, ktoré boli zaslané špecifickým adresátom v čase pred 01. 01. 2008.
Na takéto UP nie je možné aplikovať § 26 vyhlášky– nemožno ich vyčleňovať
z množiny utajovaných písomností podľa kritérií v § 26 ods. 1 a 2 vyhlášky a správať
sa k nim podľa špecifických pravidiel v § 26 ods. 3 až 7 vyhlášky.
Aplikácia § 26 vyhlášky je možná iba na UP obsahujúce spravodajské informácie,
ktoré boli špecifickým adresátom doručené v čase po nadobudnutí účinnosti vyhlášky
(po 1. januári 2008)
93. Je nutné vyznačiť na obálke spravodajskej informácie všetky uvedené údaje (aj lehotu uloženia a znak hodnoty) hoci po uplynutí potreby je adresát povinný túto informáciu zaslať späť spravodajskej službe? Lehotu uloženia v takýchto prípadoch
bude ťažko stanoviť, pretože pri spravodajskej informácii je táto lehota naviazaná
na dobu potreby, ktorú nie vždy je možné dopredu odhadnúť.
Podľa § 26 ods. 5 vyhlášky sa prijatá spravodajská informácia, ktorá už nie je potrebná na plnenie úloh adresáta, zašle späť spravodajskej službe.
Podľa § 26 ods. 6 vyhlášky sa spravodajská informácia, ktorá je potrebná na plnenie úloh adresáta, odovzdá na uloženie k protokolu utajovaných písomností vždy v
zalepenej obálke podľa § 14 ods. 2 vyhlášky.
47
Ďalej podľa § 14 ods. 2 vyhlášky sa UP po vybavení, ak nie je uložená
v spoločnom zväzku, v EUIP, v bezpečnostnom spise alebo v EDUP, neodkladne vráti
poverenej osobe na uloženie k protokolu prostredníctvom zápisníka. Ak sa ukladá UP
v zalepenej obálke, obálka sa na spojoch prelepí lepiacou páskou, ktorú nemožno odstrániť bez jej poškodenia. Na zadnej strane obálky sa na lepiacu pásku alebo pod ňu,
ak je priehľadná, vyznačí odtlačok úradnej pečiatky štátneho orgánu, podnikateľa
alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky tak, aby presahoval okraje
lepiacej pásky. Cez odtlačok úradnej pečiatky sa podpíše nadriadený spracovateľa; na
súde sudca, na prokuratúre prokurátor. Spracovateľ vyznačí na obálke číslo UP, stupeň
utajenia, spôsob vybavenia, počet uložených listov, znak hodnoty, lehotu uloženia
a registratúrnu značku.
Zo znenia citovaných ustanovení vyhlášky vyplýva, že spracovateľ po vybavení
spravodajskej informácie, ktorú potrebuje ešte na plnenie svojich úloh, vracia poverenej osobe na uloženie k protokolu v zalepenej obálke a na nej vyznačí číslo UP, stupeň
utajenia, spôsob vybavenia, počet uložených listov, znak hodnoty, lehotu uloženia a
registratúrnu značku. Ak je spravodajská informácia uložená v spoločnom zväzku, v
EUIP, v bezpečnostnom spise alebo v EDUP sa po jej vybavení nevyžaduje zabezpečenie spravodajskej informácie podľa § 14 ods. 2 vyhlášky.
Vo všeobecnosti registratúrna značka, znak hodnoty a lehota uloženia vychádzajú
z registratúrneho plánu pôvodcu registratúry, ktorým je v tomto prípade Ministerstvo
vnútra Slovenskej republiky. Znakom hodnoty „A“ pôvodca registratúry označuje registratúrny záznam, ktorý spĺňa kritériá hodnotenia záznamu podľa vyhlášky Ministerstva vnútra č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o
archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov. Vzhľadom k tomu, že po
uplynutí potreby prijatej spravodajskej informácie na plnenie úloh adresáta sa vracia
späť spravodajskej službe, adresát spravodajskej informácie znak hodnoty neuvádza.
Lehota uloženia sa na obálke spravodajských informácií určených na uloženie
k protokolu vyznačí v súlade s registratúrnym plánom pôvodcu registratúry. Ak po
uplynutí danej lehoty uloženia je spravodajská informácia stále potrebná pre plnenie
úloh adresáta, lehotu uloženia je možné predĺžiť a spravodajskej službe sa vráti až po
uplynutí takejto jej potreby.
Ďalšie usmernenia
94. Môžeme vytvoriť US v chránenom priestore nezmazateľným atramentom rukopisom (perom)? Bola nám doručená utajovaná písomnosť stupňa „V“ – žiadosť
o predloženie cenovej ponuky. Naša spoločnosť má platné Potvrdenie NBÚ SR na
oboznamovanie sa, postúpenie a vznik US do stupňa utajenia „D“, ale nemá platný
certifikát technického prostriedku, na ktorom sa vytvárajú US. Platnosť certifikátu
skončila ku dňu 31.01.2013, momentálne pripravujeme podklady pre jeho opätovnú
certifikáciu.
Podľa § 6 ods. 1 zákona US musí byť chránená pred nepovolanou osobou
a cudzou mocou spôsobom ustanoveným v tomto zákone, v predpisoch vydaných na
jeho vykonanie a v ďalších osobitných predpisoch.
Podľa § 2 ods. 2 vyhlášky Národného bezpečnostného úradu č. 325/2004 Z. z.
o priemyselnej bezpečnosti je vznikom US proces, počas ktorého sa v podmienkach
podnikateľa US vyhotovuje.
Podnikateľ, ktorý je držiteľom platného potvrdenia o priemyselnej bezpečnosti aj
v rozsahu vzniku US, môže vytvárať US len pri súčasnom zabezpečení podmienok na
48
ich ochranu podľa predpokladov uvedených v zákone a v predpisoch vydaných na jeho
vykonanie.
V prípade časového nesúladu medzi potrebou vytvorenia US a udelením certifikácie technického prostriedku, je vo výnimočných prípadoch možné vytvoriť US
v chránenom priestore aj iným spôsobom ako prostredníctvom certifikovaného technického prostriedku (napríklad rukopisom nezmazateľným atramentom), pri ktorom sa
zabezpečí jednoznačná identifikácia oprávnenej osoby a jednoznačná identifikácia
vytvorenej UP pri dodržaní podmienok uvedených vo vyhláške.
95. Ako postupovať pri spresnení utajovanej bezpečnostnej dokumentácie, ktorú je potrebné aktualizovať podľa platnej legislatívy?
S utajovanou bezpečnostnou dokumentáciou sa z hľadiska administratívnej
bezpečnosti manipuluje ako s UP a musí spĺňať podmienky vyhlášky. V prípade potreby jej aktualizácie je to možné riešiť formou dodatkov k bezpečnostnej dokumentácií, ktoré budú vypracované ako samostatné UP.
Ďalšou možnosťou je využitie spoločných zväzkov podľa § 10 vyhlášky, kde budú
spoločne uložené všetky dodatky vyhotovené k bezpečnostnej dokumentácii a aj samotná bezpečnostná dokumentácia. Výhodou vedenia takejto evidencie je možnosť
spoločného ukladania UP a súvisiacich registratúrnych záznamov po celú dobu ich
využívania subjektom.
Tiež je možné v danom prípade využiť vedenie utajovanej bezpečnostnej
dokumentácie v rámci EDUP. V rámci EDUP môže vedúci tiež určiť podľa § 2 ods. 1
písm. g) vyhlášky, aj postupy pre aplikáciu spoločných zväzkov.
96. Ako postupovať pri odosielaní UP (bezpečnostnej dokumentácie ku PC-secom),
ktorá je schvaľovaná na nadriadenom stupni a vyhotovuje sa v jednom výtlačku,
resp. v dvoch výtlačkoch a tieto je potrebné schváliť?
Odosielanie bezpečnostnej dokumentácia na schválenie je možné podľa vyhlášky
zabezpečiť viacerými spôsobmi. Jednou z možností je zaslanie bezpečnostnej dokumentácie prvopisom (prezentačné pečiatky sa môžu vyznačiť aj na zadnej voľnej
strane UP). Po schválení sa bezpečnostná dokumentácia vráti od schvaľovateľa tiež
prvopisom.
Druhou možnosťou je zaslanie bezpečnostnej dokumentácie vo forme pevne
nespojenej prílohy UP, ktorá sa u schvaľovateľa odpojí a následne po schválení sa zašle späť inou UP (sprievodným listom) ako pevne nespojená príloha. V rámci subjektu
sa môže UP predložiť na schválenie aj prostredníctvom doručovacieho zošitu. Na
schválenie je možné predložiť aj samostatný návrh schvaľovanej UP a na základe
schváleného návrhu sa spracuje bezpečnostná dokumentácia (ak sa nevyžaduje podpis
schvaľovateľa).
S prihliadnutím na aplikáciu viacerých postupov pri manipulácii s UP pri jej
predkladaní na schválenie je potrebné vychádzať z konkrétnych okolností pri zachovaní požiadaviek vyhlášky na odovzdávanie UP, ich prenos alebo prepravu, resp. akékoľvek iné nakladanie s utajovanou písomnosťou.
97. Ako postupovať pri manipulácií s ročníkovými prácami, skriptami, diplomovými
prácami, vojenskými predpismi obsahujúcimi utajované skutočnosti (ďalej len „utajovaný študijný materiál“), ktorý je používaný pri výučbe študentov, kde je potreba a
rozsah oboznamovania sa daný konkrétnymi študijnými plánmi a zameraním štúdia.
Utajovaný študijný materiál je umiestnený v chránených priestoroch, kde sa s ním
49
môžu študenti oboznamovať za dodržania zákonných podmienok vyplývajúcich z
vyhlášky Národného bezpečnostného úradu č. 336/2004 Z. z. o fyzickej bezpečnosti a
objektovej bezpečnosti v znení neskorších predpisov a po skončení oboznámenia sa
vráti späť na miesto uloženia. Musí si študent žiadať o vypožičanie utajovaného študijného materiálu s cieľom disponovať s ním v určenom priestore? Je nutné oboznámenie sa s utajovaným študijným materiálom zaznamenať v zápisníku oprávnenej
osoby, alebo postačuje uplatniť ustanovenie § 8 ods. 7 vyhlášky, t. j. oboznámenie potvrdiť na kontrolnom liste?
V prípade, že je potrebné UP vypožičať, postupuje sa podľa § 14 vyhlášky. Písomný súhlas na vypožičanie UP udeľuje nadriadený poverenej osoby a týka sa UP
uložených pri príslušnom protokole. Oprávnená osoba je povinná zaznamenať túto
skutočnosť v zápisníku (§ 2 ods. 1 písm. c) vyhlášky) nakoľko táto administratívna
pomôcka slúži oprávnenej osobe aj ako doklad o následnom odovzdaní a prevzatí UP.
Zaznamenanie oboznámenia sa je potrebné vykonať podľa § 8 ods. 7 vyhlášky, nakoľko evidencia v zápisníku nie je považovaná za evidenciu oboznámenia sa s UP.
V tejto súvislosti je potrebné poukázať na odlišnosť pri oboznamovaní sa s UP,
ktoré sú nevyhnutnou podmienkou pre vykonávanie konkrétnych činností napr. pri zaradení na pracovisko alebo plnení pracovných povinností. Takéto písomnosti, ktoré si
osoba neprevezme do svojej dispozície, ale sa s nimi len oboznámi nie je potrebné
evidovať v zápisníku a nie je potrebné žiadať o ich vypožičanie podľa § 14 vyhlášky.
Z uvedených dôvodov odporúčame v prípade UP- študijných materiálov počas štúdia
vo vzdelávacích zriadeniach postupovať nasledovným spôsobom.
1. V prípade utajovaného študijné materiálu je potrebné, aby sa rozsah určenia
oprávnenej osoby vzťahoval na dané UP v súlade so študijnými plánmi
a zameraním štúdia. Vedúci musí zabezpečiť, aby boli jednotlivým študentom
sprístupnené len tie UP, ktoré sa týkajú ich študijného odboru a nie všetky uložené
vo vzdelávacom zariadení.
2. UP– študijný materiál je umiestnený v priestoroch, kde sa s ním za dodržania
zákonných podmienok pre OUS môžu študenti oboznamovať a po skončení oboznámenia sa vráti späť na miesto uloženia. Oboznamovanie sa prebieha priamo
v týchto chránených priestoroch.
3. Študent si nežiada o vypožičanie utajovaného interného predpisu s cieľom
disponovať s ním mimo určeného priestoru.
4. Utajovaný študijný materiál si oprávnená osoba neprevezme do svojej dispozície,
ale sa s ním len oboznámi.
5. Uvedené oboznámenie sa nezaznamenáva v zápisníku, ale zaznamenanie
oboznámenie sa zabezpečí podľa § 8 ods. 7 vyhlášky. Ak vedúci rozhodne
o využívaní kontrolných listov aj v prípade UP (utajovaného študijného materiálu)
stupňa utajenia Vyhradené, Dôverné je to v súlade s vyhláškou. Vzhľadom na
charakter študijného materiálu je možné predpokladať, že zaznamenávanie oboznámenia sa priamo na UP je v tomto prípade z dlhodobého hľadiska nerealizovateľné.
6. Utajovaný študijný materiál je uložený v určených chránených priestoroch
a oprávnená osoba s ním mimo určených priestorov nemanipuluje.
98. V chránenom priestore (obchodno-technickom zastúpení) sa má ukladať projektová
dokumentácia, ktorá bude využívaná pri pravidelných kontrolách elektrickej zabezpečovacej signalizácie. Za týmto účelom sa bude projektová dokumentácia
v chránenom priestore študovať. Ako bude prebiehať manipulácia s UP
50
v chránenom priestore vzdialenej od sídla spoločnosti v súlade so zákonom
a predpisov vydaných na jeho vykonávanie?
Na základe Vami navrhovaných riešení a vzhľadom na skutočnosť, že sa jedná
o Vami vytvorenú UP Vám odporúčame z projektovej dokumentácie vyhotoviť kópiu
pre obchodno-technické zastúpenie za dodržania ustanovení § 20 vyhlášky.
Na jednotlivých organizačných zložkách subjektu je možné v rámci plnenia úloh viesť
samostatné protokoly pri dodržaní jednotlivých ustanovení vyhlášky. Na základe uvedeného sa na obchodno-technickom zastúpení kópia UP zaeviduje podľa § 8 ods. 1
vyhlášky a následne sa pri vypožičiavaní UP postupuje podľa § 14 ods. 5, 6, 7 a 8 vyhlášky.
99. Ak pri sumarizovaní čiastkových neutajovaných informácií, ktoré (jednotlivo) boli
spracované na bežných necertifikovaných technických prostriedkoch, sa zistí, že (ako
celok) tvoria zvlášť citlivú informáciu je možné takýto sumár informácií označiť
v súlade so „Zoznamom utajovaných skutočností“ ako US príslušného stupňa utajenia? (Legislatíva SR momentálne nemá ošetrený pojem „citlivé informácie“, prípadne informácie „vyhradené pre služobnú potrebu“, ktoré by chránili takéto informácie pred sprístupnením verejnosti podľa zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám.)
Podľa § 2 písm. a) zákona je US informácia alebo vec určená pôvodcom US, ktorú
vzhľadom na záujem SR treba chrániť pred vyzradením, zneužitím, poškodením, neoprávneným rozmnožením, zničením, stratou alebo odcudzením a ktorá môže vznikať
len v oblastiach ustanovených nariadením vlády Slovenskej republiky č. 216/2004 Z.
z.. Podľa § 2 ods. 1 a 2 predmetného nariadenia má vedúci povinnosť vymedziť
a konkrétne určiť US vznikajúce v právnickej osobe.
„Celková“ informácia spĺňajúca predmetné podmienky je US. Ak vedúci
v zozname US právnickej osoby rozhodol, že len „celková“ informácia je US (napr.
určitá vecná oblasť celoslovenského charakteru), potom „čiastková“ informácia (napr.
rovnaká vecná oblasť za kraje, okresy, mestá, atď.) môže byť len registratúrnym záznamom (resp. neutajovanou informáciou).
Ak „celková“ informácia nie je podľa rozhodnutia vedúceho US, ale napriek tomu
je potrebné ju zabezpečiť pred sprístupnením verejnosti, odporúčame sa s predmetnou
žiadosťou obrátiť na príslušný štátny orgán, v kompetencií ktorého je zákon
č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám v znení neskorších predpisov.
100. Je možné, s cieľom dodržať všetky postupy vyplývajúce z uvedených všeobecne
záväzných predpisov, ako aj z praktického hľadiska manipulácie s UP, prevziať
obsah utajovaného štandardizačného dokumentu a implementovať ho priamo do slovenského obranného štandardu, alebo je potrebné zvoliť inú formu implementácie
utajovaného štandardizačného dokumentu mimo sústavy slovenských obranných
štandardov?
Vzhľadom na skutočnosť, že na manipuláciu a oboznamovanie sa s US prijatými
v rámci medzinárodnej spolupráce sú ustanovené odlišné podmienky ako pre národné
US, (napr. vydanie certifikátu o bezpečnostnej previerke osoby, atď.), neodporúčame,
aby súčasťou národnej UP bola UP NATO (napr. vo forme prílohy, odpisu alebo výpisu). Nadväznosť obsahov takýchto UP je potrebné riešiť odkazom, napríklad na
číslo UP NATO.
51
101. Žiadame Vás o metodické usmernenie, týkajúce sa postupovania US Slovenskej
republiky medzi Správou štátnych hmotných rezerv Slovenskej republiky
a zahraničnou právnickou osobou spoločnosťou BLOCK a.s. so sídlom v Českej republike.
Spolupráca slovenskej právnickej, alebo fyzickej osoby so zahraničnou právnickou, alebo fyzickou osobou, pri ktorej dochádza k postupovaniu US sa riadi ustanoveniami § 60 zákona a príslušnou medzinárodnou zmluvou (znenia platných zmlúv sú
uverejnené na internetovej stránke úradu - časť Legislatíva / Medzinárodné zmluvy).
V prípade postupovania US Slovenskej republiky do Českej republiky (aj vznik
US v podmienkach zmluvného partnera možno považovať za postúpenie, keďže US
vzniká na základe žiadosti partnera zo Slovenskej republiky v súlade s jeho zoznamom
US) je nutné postupovať podľa Dohody medzi vládou Slovenskej republiky a Českej
republiky o vzájomnej OUS v znení Dohody medzi vládou Slovenskej republiky
a Českej republiky o zmene tejto dohody.
V súlade s dohodou (článok 6) ešte pred uzatvorením formálnej spolupráce sa
musí cestou Národných bezpečnostných úradov Slovenskej republiky a Českej republiky overiť, či súkromná spoločnosť v Českej republike je držiteľom platného osvedčenia podnikateľa na prístup k US.
V zmysle § 60 ods. 4 zákona, ak na zahraničnú právnickú osobu majú byť postupované US Slovenskej republiky je potrebné, aby príslušný štátny orgán Slovenskej
republiky, ktorý bude danej spoločnosti US postupovať, požiadal Národný bezpečnostný úrad o vydanie súhlasu na ich postúpenie.
Po kladnom vyjadrení môže dôjsť k uzatvoreniu „utajovaného kontraktu“ (písm. d)
článku 1 dohody), v ktorom sa vymedzia, okrem ďalších podrobností, aj okolnosti postupovania, resp. vzniku US.
Až po uzatvorení zmluvného vzťahu môže prísť reálne ku vzniku US u zmluvného
partnera, ktorý pri označovaní a evidencii vytvorených US postupuje v súlade
s vnútroštátnymi právnymi predpismi. Podľa článku 4 dohody musia byť poskytnuté
US príslušným orgánom štátu prijímajúcej zmluvnej strany alebo na jeho podnet označené v súlade s vnútroštátnymi právnymi predpismi porovnateľným stupňom utajenia
podľa článku 2 dohody.
Samotné poskytovanie resp. prepravu US medzi Slovenskou republikou a Českou
republikou upravuje článok 7 dohody.
102. Je možné odovzdávať a postupovať vytvorené US Správy štátnych hmotných rezerv spoločnosti BLOCK a. s. nasledovným spôsobom:
- v budove ústredia Správy štátnych hmotných rezerv SR povereným zamestnancom
Správy štátnych hmotných rezerv SR spĺňajúcim bezpečnostnú previerku odovzdaním priamo zamestnancovi spoločnosti BLOCK a. s.
- poverený zamestnanec Správy štátnych hmotných rezerv SR odovzdá ako kuriér
dokumentáciu s US na ústredí v sídle spol. BLOCK a. s.?
Podľa § 60 ods. 5 zákona sa poskytovanie a prijímanie US vymieňaných v rámci
medzinárodnej spolupráce vykonáva prostredníctvom centrálneho registra US, ktorý
vedie NBÚ, ak medzinárodná zmluva, ktorou je Slovenská republika viazaná, alebo
osobitný zákon neustanovuje inak.
V súlade s ustanovením článku 7 ods. 3 Dohody medzi vládou Slovenskej republiky a vládou Českej republiky o vzájomnej OUS môžu iný spôsob poskytovania US
medzi Slovenskou republikou a Českou republikou, ako diplomatickou cestou podľa
odseku 1, resp. elektromagnetickým prenosom s použitím certifikovaných kryptogra52
fických prostriedkov podľa odseku 2 dohodnúť príslušné orgány. Príslušným orgánom
je podľa článku 13 ods. 1 tejto dohody za Slovenskú republiku Národný bezpečnostný
úrad a za Českú republiku Národný bezpečnostný úrad Českej republiky.
Vykonávanie dohody a teda aj úprava poskytovania US sú podmienené uzavretím
vykonávacieho protokolu v súlade s ustanovením článku 13 ods.3.
V snahe využiť možnosť osobitnej úpravy poskytovania US Národný bezpečnostný úrad už realizoval kroky smerujúce k podpísaniu vykonávacieho protokolu, v
súčasnosti však nie je možné určiť reálny termín jeho podpísania.
Vychádzajúc z uvedeného je pri poskytovaní utajovaných skutočností do Českej
republiky potrebné postupovať v súlade so zákonom, dohodou a príslušnými ustanoveniami vyhlášky.
103. Ako postupovať v prípade prenosu písomnosti, u ktorej bol zrušený stupeň utajenia Vyhradené z PC certifikovaného, v ktorom bola táto písomnosť spracovaná do
necertifikovaného PC? Je v takomto prípade potrebné použiť evidovaný hmotný nosič utajovanej písomnosti? Je potrebné pri prenose urobiť niekde nejaký záznam
i keď sa už nejedná o UP?
Vyhláška v § 2 upravuje manipuláciu s UP. Povinnosti ohľadne registratúrnych
záznamov (neobsahujúcich utajované skutočnosti) sú upravené inými všeobecne záväznými právnymi predpismi (napr. zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch
a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov), ktorý
je v gescii Ministerstva vnútra Slovenskej republiky.
Z požiadavky nie je zrejmé, či uvedená UP, ktorej bol zrušený stupeň utajenia sa
nachádza len v elektronickej podobe. Zrušenie stupňa utajenia na UP je potrebné vykonať podľa § 5 ods. 5 vyhlášky, prečiarknutím stupňa utajenia tak, aby pôvodný zápis ostal čitateľný. V pravom hornom rohu UP sa uvedú údaje podľa uvedeného paragrafu vyhlášky a následne sa neodkladne preeviduje do registratúrneho denníka.
K prvej otázke, či je potrebné použiť hmotný nosič UP uvádzame, že podľa § 23
ods. 1 vyhlášky je hmotný nosič UP určený na prenos, prepravu alebo uschovanie UP
v elektronickej podobe. Vo Vašom prípade nie je nutné použiť hmotný nosič UP,
keďže sa už nejedná o UP, ale o registratúrny záznam (neobsahujúci US). Zároveň
uvádzame, že nie je potrebné urobiť záznam o prenose, pretože vyhláška nevyžaduje
vykonanie takéhoto záznamu.
Ak by sa jednalo o prenos UP z technického prostriedku, tak sa postupuje podľa
§ 23 vyhlášky, t. z. hmotný nosič UP sa zaeviduje v evidencii hmotných nosičov UP
a pri jeho používaní sa v príslušnej evidencii vyplnia údaje aspoň v rozsahu údajov
podľa prílohy č. 15 vyhlášky.
53
ČASŤ II
OCHRANA UTAJOVANÝCH PÍSOMNOSTÍ
POSKYTNUTÝCH A PRIJATÝCH V RÁMCI
MEDZINÁRODNEJ SPOLUPRÁCE
Centrálny register (§ 28)
Aplikačná časť
104. Za akých podmienok, je možné vymieňať si US priamo (tzn. nie prostredníctvom
centrálneho registra) medzi spoločnosťou PKR ČR s.r.o. a obchodným partnerom
v Slovenskej republike?
Podľa § 60 ods. 5 zákona sa poskytovanie a prijímanie US vymieňaných v rámci
medzinárodnej spolupráce vykonáva prostredníctvom centrálneho registra, ktorý vedie
úrad, ak medzinárodná zmluva, ktorou je Slovenská republika viazaná, alebo osobitný
zákon neustanovuje inak.
Podľa článku 7 ods. 3 Dohody medzi vládou Slovenskej republiky a vládou Českej
republiky o vzájomnej ochrane utajovaných skutočností US môžu iný spôsob poskytovania US medzi Slovenskou republikou a Českou republikou dohodnúť príslušné
orgány. Príslušným orgánom za Českú republiku je podľa článku 13 ods. 1 tejto dohody Národný bezpečnostný úrad Českej republiky.
Na základe vyššie uvedeného Vám odporúčame obrátiť sa so žiadosťou
o poskytnutie rady na Národný bezpečnostný úrad Českej republiky a prvotne s ním sa
dohodnúť na podmienkach a spôsobe poskytovania US obchodnému partnerovi
v Slovenskej republike. Až následne by mal Národný bezpečnostný úrad Českej republiky osloviť Národný bezpečnostný úrad v Slovenskej republike vo veci dojednania konkrétneho spôsobu výmeny US.
Koncový register (§ 30)
Aplikačná časť
105. Môže zriadený koncový register US prijímať a poskytovať vymieňané UP priamo
alebo prostredníctvom „svojho“ registra utajovaných skutočností?
Podľa § 30 ods. 1 vyhlášky koncový register pôsobí prostredníctvom registra ako
príjemca a odosielateľ vymieňaných UP v pôsobnosti príslušnej organizačnej zložky
štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby. Ďalej v § 33 ods. 4 vyhlášky je upravená výmena UP vo výnimočných prípadoch týkajúca sa len registrov
utajovaných skutočností. Z uvedeného vyplýva, že koncový register utajovaných skutočností komunikuje len prostredníctvom svojho registra.
54
Zriaďovanie registrov a koncových registrov (§ 31)
Aplikačná časť
106. Je nutné, aby podnikateľ alebo iná právnická osoba mali zriadený register
v rámci previerkového procesu priemyselnej bezpečnosti len na základe toho, že
predpokladajú, že sa budú v rámci svojej činnosti oboznamovať alebo budú aj spracúvať US cudzej moci a majú to uvedené v projekte podnikateľa?
Vzhľadom k tomu, že právna úprava upravujúca oblasť administratívnej bezpečnosti nevyžaduje, aby podnikateľ alebo iná právnická osoba mala zriadený register už
v rámci previerkového procesu priemyselnej bezpečnosti len na základe predpokladu,
že sa budú v rámci svojej činnosti oboznamovať s US alebo budú aj spracúvať US cudzej moci a majú to uvedené v projekte podnikateľa, nie je potrebné aby bol register
zriadený.
Odporúčanie: Nechávame na zváženie, či by nebolo vhodné, aby podnikateľ alebo
iná právnická osoba v projekte podnikateľa uviedla, že v prípade reálnej potreby spracovávania US cudzej moci si je vedomý, že má povinnosť zriadiť register.
107. Nie je postačujúce, aby podnikateľ alebo iná právnická osoba predbežne vytvorili
podmienky OUS cudzej moci vrátane fyzickej bezpečnosti a objektovej bezpečnosti,
personálnej bezpečnosti a bezpečnosti technických prostriedkov a register vytvorili
až na základe žiadosti a po posúdení podmienok OUS cudzej moci a písomnom vyjadrení NBÚ a to až v prípade reálnej potreby?
Z jednotlivých ustanovení vyhlášky upravujúcich problematiku zriaďovania registrov je postačujúce, aby podnikateľ alebo iná právnická osoba vytvorila podmienky
OUS cudzej moci vrátane fyzickej bezpečnosti a objektovej bezpečnosti, personálnej
bezpečnosti a bezpečnosti technických prostriedkov a o zriadenie registra bolo požiadané až v prípade reálnej potreby poskytovania a prijímania US v rámci medzinárodnej spolupráce.
108. Je nutné, aby podnikateľ alebo iná právnická osoba v rámci certifikačného procesu technického prostriedku a vypracovaného bezpečnostného projektu na technický prostriedok, u ktorého sa predpokladá že sa na ňom budú spracúvať utajované
skutočnosti cudzej moci mali zriadený register, len z dôvodu z certifikovania technického prostriedku a vydania certifikátu n a technický prostriedok, ktorý bude osvedčovať spôsobilosť technického prostriedku na prácu s utajovanými skutočnosťami
Slovenskej republiky a cudzej moci?
Zastávame názor, že nie je potrebné, aby mal podnikateľ alebo iná právnická
osoba zriadený register v rámci certifikačného procesu technického prostriedku
a vypracovávania bezpečnostného projektu na technický prostriedok len z dôvodu
certifikovania technického prostriedku a vydania certifikátu na technický prostriedok,
ktorý bude osvedčovať spôsobilosť technického prostriedku na spracovávanie US Slovenskej republiky a cudzej moci. .
55
109. Môže byť vykonaná certifikácia technického prostriedku a vydaný certifikát na
technický prostriedok, ktorý bude osvedčovať spôsobilosť technického prostriedku
na prácu s US Slovenskej republiky a cudzej moci aj bez zriadeného registra?
Vychádzajúc z právnych predpisov upravujúcich problematiku administratívnej
bezpečnosti nie je nevyhnutné, aby bol zriadený register pred vykonaním certifikácie
technického prostriedku a vydaním certifikátu na technický prostriedok, ktorý bude
osvedčovať spôsobilosť technického prostriedku na prácu s US Slovenskej republiky
a cudzej moci.
110. V prípade, že prijímané UP Vyhradené NATO a Vyhradené EÚ sú vedené
v protokole, môžu byť aj odpovede evidované v týchto protokoloch?
Ak podľa § 32 ods. 1 vyhlášky vedúci určí, že UP NATO Vyhradené a EÚ Vyhradené budú i naďalej evidované v protokoloch podľa predtlače v poradí, v akom boli
UP doručené, a to tak, aby bola zabezpečená trvalosť písma, potom aj vytvorené (postupované) UP môžu byť evidované v týchto protokoloch. V prípade, že vedúci určil
iný spôsob evidencie prijatých UP, potom je potrebné pre vytvorené (postupované) UP
zaviesť protokol, ktorý sa vypĺňa podľa predtlače.
Manipulácia s utajovanými písomnosťami označenými stupňom
utajenia NATO Vyhradené a EÚ Vyhradené (§ 32)
Všeobecná časť
V súvislosti s aplikáciou § 32 vyhlášky si Vás dovoľujeme upozorniť, že predmetné ustanovenie sa vzťahuje len na utajované písomnosti NATO/EÚ stupňa utajenia Vyhradené, ktoré
sú do Slovenskej republiky doručené, t. j. nevzťahuje sa na vlastné UP zasielané do
NATO resp. EÚ. Tieto UP je potrebné viesť v príslušnom protokole podľa § 33 ods. 1 a 2
vyhlášky.
Aplikačná časť
111. V prípade, že prijímané UP Vyhradené NATO a Vyhradené EÚ sú vedené
v protokole, môžu byť aj odpovede evidované v týchto protokoloch?
Ak podľa § 32 ods. 1 vyhlášky vedúci určí, že UP NATO Vyhradené a EÚ Vyhradené budú i naďalej evidované v protokoloch podľa predtlače v poradí, v akom boli
UP doručené, a to tak, aby bola zabezpečená trvalosť písma, potom aj vytvorené (postupované) UP môžu byť evidované v týchto protokoloch. V prípade, že vedúci určil
iný spôsob evidencie prijatých UP, potom je potrebné pre vytvorené (postupované) UP
zaviesť protokol, ktorý sa vypĺňa podľa predtlače.
56
Manipulácia s vymieňanými utajovanými písomnosťami
v centrálnom registri, registri a koncovom registri (§ 33)
Aplikačná časť
112. Žiadame o stanovenie postupu evidencie UP, u ktorej je predpoklad, že sa s ňou
oboznámia i cudzí štátni príslušníci.
1. Predpokladáme, že pod pojmom UP sa rozumie UP Slovenskej republiky. Na evidenciu takejto písomnosti sa v plnej miere vzťahuje § 8 ods. 1 vyhlášky.
2. V prípade, že s UP Slovenskej republiky sa má oboznámiť cudzí štátny príslušník
(cudzinec), pre umožnenie takéhoto oboznámenia musia byť splnené podmienky uvedené v § 36 a 37 zákona. Z pohľadu evidencie UP sa v prípade splnenia uvedených
zákonných podmienok pre oboznamovanie sa nevykonávajú žiadne ďalšie kroky
a písomnosť zostáva i naďalej zaevidovaná v príslušnom protokole daného subjektu.
3. Ak sa má s UP Slovenskej republiky oboznámiť osoba zastupujúca záujmy
medzinárodnej organizácie, s ktorou má Slovenská republika uzavretú medzinárodnú
zmluvu o vzájomnej ochrane vymieňaných US postupuje sa podľa § 60 ods. 2 zákona.
Na uvedené osoby sa nehľadí ako na cudzincov a z toho dôvodu sa na nich nevzťahuje
§ 36 a 37 zákona. V prípade, že sa jedná o osoby zastupujúce NATO, aplikuje sa článok 1 Dohody medzi stranami Severoatlantickej zmluvy o bezpečnosti informácii. Pre
konkrétny prípad to znamená, že osoba zastupujúca NATO:
• sa môže oboznámiť s UP Slovenskej republiky po predložení príslušného osvedčenia NATO o vykonanej bezpečnostnej previerke na požadovaný stupeň utajenia;
• bude manipulovať počas oboznamovania sa s UP Slovenskej republiky na území
Slovenskej republiky podľa predpisov NATO (C-M(2002)49).
Ak UP Slovenskej republiky nie je NATO postúpená f y z i c k y , po ukončení
oboznámenie sa s ňou ďalej zostáva uložená u poskytovateľa a nezasiela sa na centrálny register NBÚ. Oboznámenie sa zaznamená na UP podľa § 8 ods. 7 vyhlášky.
113. Ako sa má manipulovať s UP prijatou v rámci medzinárodnej spolupráce, ktorá
nemá niektorú z náležitosti UP?
V takých prípadoch, kedy UP prijatá v rámci medzinárodnej spolupráce nemá niektorú z náležitostí UP (napr. číslo UP, správne označenie stupňa utajenia, počet listov,
názov, atď.), zaeviduje sa podľa § 8 ods. 1 vyhlášky, resp. § 32 ods. 1 vyhlášky pre písomnosti NATO Vyhradené a EÚ Vyhradené. Pri písomnostiach označených stupňom
utajenia Prísne tajné a Tajné odporúčame ihneď písomne informovať centrálny register o danej skutočnosti. U písomností označených stupňom utajenia Dôverné
a Vyhradené stačí na konci kalendárneho mesiaca zaslať zoznam uvedených UP, resp.
pri UP NATO Vyhradené a EU Vyhradené vyznačiť ich v zoznamoch prijatých UP
zasielaných podľa § 32 ods. 3 vyhlášky za obdobie kalendárneho mesiaca na centrálny
register napríklad vo vytvorenom stĺpci „Poznámka“.
57
Rozmnožovanie vymieňaných utajovaných písomností (§ 34)
Aplikačná časť
114. Je možné postúpiť utajovanú písomnosť NATO podnikateľovi formou jej
vypožičania v súlade s § 14 vyhlášky alebo sa musí vytvoriť kópia UP a po jej zaevidovaní v protokole a vybavení prvopisom postúpiť podnikateľovi nakoľko preklad
UP, ktorý má podnikateľ spracovať je podľa § 20 ods. 8 vyhlášky považovaný za kópiu a podľa § 14 ods. 8 vyhlášky sa UP počas trvania výpožičky nerozmnožuje?
Ak sa má, na základe zmluvy o postupovaní US medzi štátnym orgánom
a podnikateľom, postúpiť utajovaná písomnosť NATO podnikateľovi za účelom, aby
podnikateľ vyhotovil jej preklad, tak vzhľadom na dôvody, ktoré správne uvádzate vo
Vašej otázke, má štátny orgán UP podnikateľovi postúpiť a nie vypožičať.
Spolu s postupovanou utajovanou písomnosťou NATO zašle štátny orgán podnikateľovi písomný súhlas na jej rozmnoženie/preklad podľa § 34 vyhlášky; to neplatí
pre postúpenie UP označenej stupňom utajenia NATO Vyhradené, ak vedúci štátneho
úradu určil podľa § 32 ods. 2 vyhlášky iné podmienky pre ich rozmnožovanie/preklad.
115. Ako sa eviduje kópia vytvorená z UP evidovanej v uzavretom protokole?
Uzavretie protokolu znamená, že nie je možné z príslušného protokolu prideľovať
ďalšie evidenčné čísla. V uzavretom protokole pri vyhotovených evidenčných zápisoch je však možné vykonať ešte ďalšie zmeny a úpravy (napr. vyznačiť zmenu lehoty
uloženia, stupňa utajenia alebo údaje o zničení).
Vzhľadom na uvedenú skutočnosť je možné pri vyhotovení kópie z UP evidovanej
v uzavretom protokole doplniť údaje podľa § 20 ods. 4 až 6 vyhlášky - slovo
„KÓPIA“ v stĺpci č. 11 protokolu alebo vyhotovenú kópiu UP zaevidovať pod novým
evidenčným číslom v aktuálnom protokole.
116. Musí mať zamestnanec (spracovateľ prekladu utajovaného štandardizačného dokumentu stupňa utajenia NATO Dôverné) podnikateľa písomný súhlas nadriadeného
na rozmnoženie UP podľa § 20 ods. 2 vyhlášky?
Áno.
117. Je možné, s cieľom dodržať všetky postupy vyplývajúce z uvedených všeobecne
záväzných predpisov, ako aj z praktického hľadiska manipulácie s UP, prevziať
obsah utajovaného štandardizačného dokumentu a implementovať ho priamo do slovenského obranného štandardu, alebo je potrebné zvoliť inú formu implementácie
utajovaného štandardizačného dokumentu mimo sústavy slovenských obranných
štandardov?
Vzhľadom na skutočnosť, že na manipuláciu a oboznamovanie sa s US prijatými
v rámci medzinárodnej spolupráce sú ustanovené odlišné podmienky ako pre národné
US, (napr. vydanie certifikátu o bezpečnostnej previerke osoby, atď.), neodporúčame,
aby súčasťou národnej UP bola utajovaná písomnosť NATO (napr. vo forme prílohy,
odpisu alebo výpisu). Nadväznosť obsahov takýchto UP je potrebné riešiť odkazom,
napríklad na číslo utajovanej písomnosti NATO.
58
Ďalšie usmernenia
118. Aké podmienky musia byť splnené pri oboznamovaní sa s US vymieňanými v rámci
medzinárodnej spolupráce?
V prípade, že sa zamestnanci subjektu budú s US v rámci medzinárodnej spolupráce
oboznamovať, NBÚ podľa § 60 ods. 7 zákona vykonáva bezpečnostnú previerku fyzickej osoby, ktorá sa má oboznamovať s US v súvislosti s plnením úloh podľa medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, a vydáva certifikát o bezpečnostnej previerke tejto osoby; na vydanie certifikátu o bezpečnostnej previerke osoby
sa vzťahujú ustanovenia § 10 až 33 zákona. Ak je medzi fyzickými osobami aj osoba, na
ktorú bola vykonaná previerka podľa § 18 zákona, certifikát o bezpečnostnej previerke takejto osoby vydáva NBÚ na základe posúdenia jej bezpečnostného spisu.
119. Kedy môžu byť štátnemu orgánu poskytované zahraničné US?
V prípade, že subjekt bude US v rámci medzinárodnej spolupráce poskytovať alebo
prijímať, je nevyhnutné zriadiť podľa § 61 ods. 2 zákona vlastný register alebo koncový register, ktorý schvaľuje NBÚ.
Žiadosť o zriadenie registra alebo koncového registra zasiela vedúci podľa prílohy
č. 14 vyhlášky a musí obsahovať nasledovné náležitosti:
a) Názov subjektu,
b) Sídlo registra alebo koncového registra,
c) Meno a priezvisko vedúceho registra alebo koncového registra a jeho zástupcu,
d) Dôvod zriadenia s uvedením medzinárodnej zmluvy, na základe ktorej sa budú
utajované
písomnosti vymieňať,
e) Stupeň utajenia,
f) Popis organizačnej štruktúry registra alebo koncového registra,
g) Organizačné začlenenie registra alebo koncového registra v rámci subjektu,
h) Popis umiestnenia chránených priestorov registra alebo koncového registra.
120. Z jednej US (CD nosič), ktorej pôvodcom je podnikateľ iného štátu, sa vyhotoví
niekoľko písomností s rôznym obsahom, ktoré dokopy tvoria celkový obsah US. Pôvodca do budúcna jednoznačne požaduje, aby aj tieto písomnosti boli chránené stupňom utajenia, aký má pôvodná US. U nás sa jedná prevažne o stupeň utajenia Tajné,
Dôverné a Secret EU. Nakoľko nám nie je jasná aplikácia zákona a vyhlášky na tieto
podmienky, prosím o zodpovedanie na nasledovné otázky:
1. Vyhotovená písomnosť – jedná sa o novú, vlastnú, rozmnoženú ... US?
2. Bude písomné poverená oprávnená osoba na evidenciu týchto písomností do
zberného spisu s presnou špecifikáciou jednotlivých písomností. Nie je možné na
ne nalepovať alebo pripevňovať nejaké identifikačné štítky. Bude potrebná pečiatka a označenie TAJNÉ hore aj dole alebo bude postačovať číslo 1, 2, 3, ... zo
zberného spisu?
3. Po vytvorení písomnosti si ju preberá ďalšia oprávnená osoba – tlačiar. Ten ju
vkladá do tlačiarenského stroja. Tlač môže trvať niekoľko hodín, ale aj nepretržite niekoľko dní. Je potrebné, aby tieto osoby mali zápisník a riešilo sa to formou výpožičkovej knihy, alebo bude postačovať doručovací zošit? Istotne sa
stane, že nie ten tlačiar, ktorý zakladal písomnosť do tlačiarenského stroja aj
ukončí tlač.
59
4. Po skončení tlače tlačiar vyberie písomnosti a komisionálne, s ďalšou osobou ich
skartuje o čom spravia písomný záznam, ktorý odovzdajú poverenej osobe, ktorá
zabezpečí záznam do zberného spisu ku konkrétnej písomnosti. Nakoľko skartovací stroj sa nachádza mimo CHP, bude tento postup možný? Samozrejme, že
vkladanie, vyberanie, prenášanie, skartovanie bude zabezpečené tak, aby neprišlo k možnému vizuálnemu oboznámeniu sa s US (prenášanie v obaloch, vkladanie, vyberanie za paravánmi).
Prijatá US cudzej moci, ktorá bola postúpená zahraničným subjektom v rámci medzinárodnej spolupráce sa eviduje v protokole pre zahraničný subjekt podľa § 33 vyhlášky. V prípade potreby je možné vytvoriť ich kópie rozmnožením. Na rozmnoženie
vymieňaných US postúpených SR stupňa utajenia Prísne tajné a Tajné je potrebné mať
súhlas, ktorý vydáva centrálny register utajovaných skutočností NBÚ (§ 34 ods. 2 vyhlášky).
Vytvorená kópia sa zaznamená v protokole a náležite označí podľa § 20 ods. 5 vyhlášky. Okrem údajov uvedených v citovanom ustanovení sa na kópii uvedie aj číslo
utajovanej písomnosti, z ktorej bola vytvorená. Stupeň utajenia sa na kópii označí červenou farbou alebo odtlačkom pečiatky červenej farby (stupeň utajenia Prísne tajné
a Tajné sa podľa § 3 ods. 2 vyhlášky označuje na každej strane utajovanej písomnosti
v pravej hornej a dolnej časti). Vytvorené kópie sa neevidujú v zbernom spise, ale odlišujú sa práve číslami kópií. Počet kópií sa vyznačí na rozmnožovanej UP alebo na
samostatnom liste, ktorý sa k nej pripojí.
V prípade zmeny spracovateľa je potrebné prijatie a odovzdanie US zaznamenať
v zápisníku oprávnenej osoby. Toto je potrebné dodržať aj v prípade každého ďalšieho
prijatia a odovzdania UP, resp. zmeny spracovateľa UP.
Podľa § 35 ods. 7 vyhlášky vymieňané US postúpené SR označené stupňom utajenia Prísne tajné a Tajné (t. z. aj vytvorené kópie) sa po uplynutí lehoty uloženia odovzdajú centrálnemu registru.
60
ČASŤ I I I
SPOLOČNÉ, PRECHODNÉ A ZÁVEREČNÉ
USTANOVENIA
(§ 38)
Aplikačná časť
121.
Ako postupovať pri manipulácií so starými EDUP, ktoré sú už uzatvorené
v zmysle § 38 vyhlášky a písomností v nich uložené sú stále potrebné pre činnosť; je
možné ich preevidovanie?
Podľa § 38 ods. 2 vyhlášky sa administratívne pomôcky používané na
zaznamenávanie manipulácie s utajovanými písomnosťami podľa doterajších predpisov môžu používať do 31. decembra 2007; po uplynutí uvedeného termínu sa môžu
používať len po doplnení údajov uvedených v tejto vyhláške. Ak samotný charakter
EDUP vedenej do 31.12.2007 neumožňuje doplnenie minimálnych údajov podľa platnej vyhlášky vedenie týchto evidencií sa ukončí a nie je možné evidovať nové UP do
tejto evidencie.
Pôvodný EDUP bol založený v súlade s predchádzajúcou právnou úpravou a preto
nie je potrebného vykonať jeho preevidovanie do nových evidencií. Ak obsahuje UP,
ktoré sú subjektom ešte stále aktívne využívané, môže sa oprávnenou osobou realizovať ich výpožička (bez možnosti evidovania nových UP počas tejto výpožičky).
Ďalšou možnosťou je preevidovanie platných UP do novej EDUP, ide však
o zložitejší proces, ktorý je spojený s vyznačením týchto skutočností v pôvodnej evidencii a ich novým zaevidovaním do EDUP vedenej podľa platnej vyhlášky.
122.
Kto na UP evidovanej podľa doterajších predpisov vyznačí znak hodnoty, lehotu uloženia a registratúrnu značku?
Podľa § 38 ods. 5 vyhlášky sa uvedené údaje uvádzajú najneskôr pri ich vyraďovaní a môže to byť poverená osoba, člen vyraďovacej komisie alebo jej predseda. Vyhláška nekonkretizuje osobu, ktorá zabezpečí uvedenie týchto náležitostí na UP.
61
ČASŤ I V
NAJČASTEJŠIE KONTROLNÉ ZISTENIA
Kniha administratívnych pomôcok
• v knihe administratívnych pomôcok bývali evidované aj služobné pomôcky, ktoré neboli administratívnymi pomôckami podľa vyhlášky, čím dochádzalo k porušeniu § 2
ods. 1 vyhlášky (povinnosť zmenená vyhláškou č. 232/2013 Z. z.),
• prijatie administratívnych pomôcok nebýva potvrdené oprávnenou osobou v knihe
administratívnych pomôcok uvedením mena a priezviska, čím dochádza k porušeniu
§ 2 ods. 3 vyhlášky,
• evidencia hmotných nosičov UP nebýva zaevidovaná v knihe administratívnych
pomôcok, čím dochádza k porušeniu § 2 ods. 3 vyhlášky,
• v knihe administratívnych pomôcok bývajú evidované aj vlastné UP, čím dochádza
k porušeniu § 8 ods. 1 vyhlášky,
• v knihe administratívnych pomôcok sa opomína uviesť dátum zničenia, nebýva
odtlačená pečiatka „ZNIČENÉ“ a záznam nebýva podpísaný predsedom komisie, čím
dochádza k porušeniu § 24 ods. 10 vyhlášky
Administratívne pomôcky
• v administratívnych pomôckach nebýva na ľavej vnútornej strane obalu uvedený názov subjektu, čím dochádza k porušeniu § 2 ods. 3 vyhlášky,
• v administratívnych pomôckach na ľavej vnútornej strane obalu nebýva pri zmene
vedúceho doplnené meno, priezvisko a podpis nového vedúceho, čím dochádza
k porušeniu § 2 ods. 3 vyhlášky,
Protokol
• v protokole na ľavej vnútornej strane obalu nebýva uvedený zápis v súlade s prílohou
7 vyhlášky, čím dochádza k porušeniu § 2 ods. 3 vyhlášky,
• v protokole nebýval nahradený text predtlače v stĺpci č. 15 „Lehota utajenia“ textom
„Znak hodnoty a Lehota uloženia“, čím dochádzalo k porušeniu § 38 ods. 3 vyhlášky,
• v protokole nebývajú zápisy v stĺpcoch č. 10, 11 a 12 („vybavené dňa, komu a ako“)
vykonané až po vybavení UP, čím dochádza k porušeniu § 2 ods. 8 vyhlášky,
• v protokole nebýva v stĺpcoch č. 12 až 16 pri UP, ktorým bol zrušený stupeň utajenia
vyznačené preevidovanie UP do registratúrneho denníka a v stĺpci č. 1 nebýva prečiarknutá skratka stupňa utajenia, čím dochádza k porušeniu § 5 ods. 5 vyhlášky,
• v protokole v stĺpci č. 13 nebýva vyznačené uloženie UP do EDUP-u, čím dochádza
k porušeniu § 8 ods. 14 vyhlášky,
• v protokole v stĺpci č. 11 nebýva zaznamenané rozmnoženie UP stupňa Tajné
a Dôverné slovom „Kópia“, čím dochádza k porušeniu § 20 ods. 5 vyhlášky,
• v protokole pod predtlačou strany nebýva uvedený záznam o výsledku kontroly, čím
dochádza k porušeniu § 8 ods. 15 vyhlášky,
• do protokolu bývali preevidované UP z predošlého kalendárneho roka aj napriek
tomu, že boli vybavené do konca januára príslušného kalendárneho roka, čím
dochádzalo k porušeniu § 8 ods. 12 vyhlášky (povinnosť zmenená vyhláškou č.
232/2013 Z. z.),
62
Doručovací zošiť
• odovzdávanie UP po vytlačení z prostriedku šifrovej ochrany informácií nebýva
zaznamenané v doručovacom zošite, prostredníctvom ktorého sa majú odovzdávať
a preberať UP, čím dochádza k porušeniu § 2 ods. 1 písm. b) vyhlášky,
Zápisník
• v zápisníku nebývajú zápisy vykonávané v poradí, v akom boli UP doručené alebo
vytvorené, čím dochádza k porušeniu § 2 ods. 8 vyhlášky,
• spracovateľ prijaté UP a pridelené číslo UP z protokolu pri vytváraní vlastnej UP
neodkladne nezapísal do zápisníka, čím dochádzalo k porušeniu § 8 ods. 5 vyhlášky
(povinnosť zmenená vyhláškou č. 232/2013 Z. z.),
Evidencia hmotných nosičov UP
• v evidencii hmotných nosičov UP na ľavej vnútornej strane obalu nebýva uvedené
meno, priezvisko a podpis vedúceho, čím dochádza k porušeniu § 2 ods. 3 vyhlášky,
• v evidencii hmotných nosičov UP v stĺpci „pridelené a vrátené kedy/komu“ nebývajú
vykonané zápisy, čím dochádza k porušeniu § 2 ods. 8 vyhlášky,
• evidencia hmotných nosičov UP sa nevedie tak, aby poskytovala úplný prehľad
o všetkých používaných hmotných nosičoch UP, čím dochádza k porušeniu § 23 ods.
1 a 2 vyhlášky,
Utajovaná písomnosť
• na vlastnej UP na prvej strane nebýva uvedené číslo UP, čím dochádza k porušeniu §
7 ods. 1 písm. a) vyhlášky,
• na UP na prednej strane prvého listu nebýva vpravo hore uvedený spracovateľ, znak
hodnoty, lehota uloženia a registratúrna značka, čím dochádza k porušeniu § 13 ods. 6
vyhlášky (povinnosť zmenená vyhláškou č. 232/2013 Z. z.),
• na vlastnej UP na poslednom liste na výtlačku, ktorý je určený na založenie
k protokolu nebýva v rozdeľovníku vyznačený adresát výtlačku UP, čím dochádza
k porušeniu § 7 ods. 9 vyhlášky,
• prijaté UP nebývajú zaevidované zapísaním v protokole a ani v zbernom spise príjemcu, čím dochádza k porušeniu § 8 ods. 1 vyhlášky,
• zápisy v zbernom spise nekorešpondujú s náležitosťami na doručených UP
a s prezentačnou pečiatkou, čím dochádza k porušeniu § 9 ods. 6 vyhlášky,
• na rozmnožovanej UP alebo na samostatnom liste nebýva vyznačený počet
vyhovených kópií, rozdeľovník, dátum vyhotovenia, meno, priezvisko a ani podpis
toho, kto UP rozmnožil, čím dochádza k porušeniu § 20 ods. 6 vyhlášky
Iné zistenia
• chybný evidenčný zápis nebýva opravený prečiarknutím pôvodného zápisu tak, aby
zostal čitateľný a napísaním správneho zápisu s uvedením dátumu opravy, mena,
priezviska a podpisu toho, kto opravu vykonal, čím dochádza k porušeniu § 11
vyhlášky
• pri zmene poverenej osoby alebo vedúceho nebývala písomne ustanovená najmenej
dvojčlenná komisia osôb oprávnených oboznamovať sa s UP príslušného stupňa utajenia v určenom rozsahu, ktorá mala zabezpečiť prijatie a odovzdanie všetkých UP
a príslušných administratívnych pomôcok pridelených poverenej osobe alebo vedúcemu novej poverenej osobe alebo vedúcemu, čím dochádzalo k porušeniu § 22 ods. 2
a 3 vyhlášky (povinnosť zmenená vyhláškou č. 232/2013 Z. z.)
63
Zoznam skratiek (aj legislatívnych) v texte:
– evidencia utajovaných písomností, ktorých charakter vyžaduje dlhodobé utajenie
– evidencia utajovaných interných predpisov
– kontrolný list
– Národný bezpečnostný úrad
– neoprávnená manipulácia
– ochrana utajovaných skutočností
– protokol utajovaných písomností príslušného stupňa utajenia
– štátny orgán, podnikateľ, iná právnická osoba alebo ich organizačná zložka
– utajovaná písomnosť
– utajovaná skutočnosť
– vyhláška Národného bezpečnostného úradu č. 453/2007 Z. z. o administratívnej
bezpečnosti
Zákon
– zákon č. 215/2004 Z. z. o ochrane utajovaných skutočností a o zmene a doplnení
niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
Zápisník – zápisník oprávnenej osoby
EDUP
EUIP
KL
NBÚ
NM
OUS
Protokol
Subjekt
UP
US
Vyhláška
64
Download

Metodické usmernenia - Národný bezpečnostný úrad