BREZOVSKY SOFTWARE LABS
IQ-Car
Užívateľská príručka
Obsah
Úvod .......................................................................................................................................................................... 3
Minimálne požiadavky na softvérové vybavenie počítača a technické limity aplikácie ................................................ 3
Inštalácia aplikácie a aktivácia .................................................................................................................................... 3
Prostredie programu IQ-Car ....................................................................................................................................... 4
Základné nastavenia aplikácie .................................................................................................................................... 5
Pridanie, editácia firiem ............................................................................................................................................. 6
Pridanie, editácia vozidiel ........................................................................................................................................... 6
Definovanie trás ......................................................................................................................................................... 8
Nastavenie generátora jázd ........................................................................................................................................ 9
Vkladanie dokladov od tankovania PHM a preddefinovaných prechodov ................................................................... 9
Pridanie referenčného bodu ..................................................................................................................................... 10
Automatický režim generovanie údajov ................................................................................................................ 11
Tlač knihy jázd a cestovných príkazov ....................................................................................................................... 12
Zálohovanie a obnova údajov ................................................................................................................................... 13
Tipy na záver ............................................................................................................................................................ 13
Úvod
IQ-Car je inteligentný program pre generovanie kníh jázd. Disponuje príjemným a jednoduchým
užívateľským prostredím. Jeho hlavnou úlohou je generovanie knihy jázd na základe Vami stanovených parametrov.
Samotné generovanie údajov vykonáva špeciálny simulačný algoritmus, ktorý zohľadňuje vplyvy reálneho sveta
a snaží sa vygenerované dáta prispôsobiť skutočnému chovaniu vodiča. Práve tým sa líšia výstupy z aplikácie od
bežných generátorov kníh jázd v účtovných programoch. K zadávaniu dát potrebujete len daňové doklady o čerpaní
pohonných hmôt do vozidla. V ďalších kapitolách sa dozviete, ako správne nakonfigurovať aplikáciu a ako najviac
dosiahnuť čo najlepšiu vernosť vygenerovaných dát. Rovnako Vám dáme aj užitočné tipy, ako s aplikáciou narábať čo
najefektívnejšie.
Minimálne požiadavky na softvérové vybavenie počítača a technické limity
aplikácie
Pre optimálny chod aplikácie odporúčame nasledovné parametre softvéru a hardvéru, kde bude
nainštalovaná aplikácia:
Operačný systém Microsoft Windows XP/Vista, požiadavky na hardvér sú rovnaké aké má nainštalovaný hostiteľský
operačný systém na jeho optimálny chod, tlačiareň
Technické obmedzenia aplikácie :
-
preddefinovaná trasa sa musí sa dať prejsť na jedno natankovane nádrže na jej plný objem,
v na jeden dátum je možné zadefinovať len jedno tankovanie na jedno vozidlo,
aplikácia nie je optimalizovaná pre zahranične jazdy, plná podpora je garantovaná len pre vnútroštátne jazdy
Inštalácia aplikácie a aktivácia
Inštaláciu programu zahájite spustením súboru „IQ-Car.msi“. Pri inštalácii postupujte podľa sprievodcu
v inštalátore. U Windows XP Profesional a Windows Vista je inštaláciu možné vykonať len pod účtom
s administrátorskými právomocami.
Pri prvom spustení aplikácie je nutné vykonať aktiváciu aplikácie.
Do aktivačného okna zadajte presne údaje o vlastníkovi licencie a aktivačný kľúč, ktorý Vám bol zaslaný emailom pri
zakúpení aplikácie.
V prípade, ak používate prenajatý licenčný kľúč, po jeho zadaní sa vykoná jeho aktivácia. Platnosť takéhoto kľúča sa
Vám zobrazí v spodnom riadku aplikácie. UPOZORENIE !!! Prenajatý licenčný kľúč uchovajte na bezpečnom mieste,
jeho prezradením môže dôjsť k jeho zablokovaniu.
Prostredie programu IQ-Car
Panel vozidiel
Panel firiem
Panel zadefinovaných trás
Panel knihy jázd
Panel firiem – slúži na zadefinovanie firiem a na konfigurovanie aplikácie
Panel vozidiel – slúži na spravovanie vozidiel, ktoré patria firme, tiež sa tu definuje zoznam vodičov
Panel zadefinovaných trás – slúži na definovanie pravidelných trás, ktoré absolvujú vozidlá firmy
Panel knihy jázd – slúži na generovanie knihy jázd a na tlač výstupov z aplikácie
Základné nastavenia aplikácie
V základných nastaveniach aplikácie sa nastavujú údaje ako je sadzba DPH, konverzný kurz na EURO, lokálna
mena, lokalizácia aplikácie, databáza miest a obcí. Ďalej sa tu nachádza databáza stravného a paušálnych náhrad,
tieto údaje sú nastavené podľa platnej legislatívy, preto neodporúčame tieto údaje meniť. Záložka CENY PHM
obsahuje zoznam priemerných cien PHM podľa Štatistického úradu SR, tieto údaje sú potrebné, ak sa generujú
cestovné príkazy pre súkromné vozidlá. Tieto údaje treba aktualizovať ak využívate program na generovanie knihy
jázd pre súkromné vozidlá.
Pridanie, editácia firiem
Kliknutím na ikonu
vložíte novú firmu do zoznamu firiem.
Zadajte všetky obchodné údaje o firme. Ak ste za urobili chybu
pri zadávaní údajov, kliknutím na ikonu
opravu údajov.
môžete vykonať
Ak chcete vymazať firmu zo zoznamu, kliknite na odkaz
pre výmaz firmy. Upozornenie ! Vymazaním firmy sa zmažú aj
všetky pridružené vozidlá, vodiči, trasy a knihy jázd, ktoré boli
prepojené s firmou.
Pridanie, editácia vozidiel
Pridanie vozidla vykonáte kliknutím na ikonu
.
Vkladané údaje o vozidle musia zodpovedať
skutočnosti. Ak neviete akú spotrebu má vozidlo
v meste a mimo mesta, zadajte rovnaký údaj ako do
položky kombinovanej spotreby, tento údaj sa
nachádza v technickom preukaze od vozidla. Pri
udávaní počiatočného stavu tachometra majte na
pamäti, že ak ešte nemáte vygenerovanú knihu jázd
z minulosti, musíte odhadnúť, aký stav tachometra bol
v danom období.
Príklad :
ak viete, že nemáte vygenerovanú knihu jázd za
posledný rok, spočítajte koľko litrov pohonných hmôt
ste natankovali spolu za posledný rok. Tento údaj
získate spočítaním z blokov od tankovania, tento údaj nazvime RSP (ročná spotreba paliva) a postupujme podľa
nasledujúceho vzorca
č
č ý
ℎ
= úč
ý
ℎ
−
á
∗100
Stav nádrže zistíte podľa údaju na najstaršom bloku od tankovania, a to odpočítaním objemu čerpaných hmôt od
celkového objemu nádrže. Cenu za liter určite podľa priemernej ceny danej pohonnej hmoty v danom období, tento
údaj sa nachádza na stránkach napr. štatistického úradu.
Ak ste zistili, že niektorý údaj nie je správny, kliknutím na ikonu
môžete vykonať editáciu údajov.
Upozornenie ! V prípade, že ste už k danému vozidlu priradili nejaké jazdy, zmena počiatočného stavu tachometra
a nádrže nebude mat vplyv na pokračovanie generovania údajov do knihy jázd.
V prípade, že chcete vymazať vozidlo zo zoznamu vozidiel, kliknite na ikonu
z databáze, bude k nemu vymazaná aj príslušná kniha jázd.
. Varovanie ! Ak vymažete vozidlo
Po zadefinovaní vozidiel je ešte potrebné zadefinovať zoznam vodičov vozidiel. Kliknutím na ikonu
správcu vodičov vozidiel, kde môžete vykonať editáciu údajov.
spustíte
Definovanie trás
Trasy sú údaje pre generátor trás. Na základe
týchto údajov, generátor vytvára knihu jázd.
Trasy vložíte kliknutím na ikonu
. Trasy sa
pokúste zadávať tak, aby boli čo najvernejšie čo
realite.
Pravidlá pre trasy :
- každá trasa sa musí začínať i končiť v rovnakom
geografickom bode (napr. pred firmou, firemným
parkoviskom),
- všetky zadefinované trasy, musia mať rovnaký
začiatočný bod.
Minimálny počet zadefinovaných trás je 5, čím
viac trás bude zadefinovaných, tým presnejší
bude výsledok vygenerovaných jázd. Trasy sa môžu aj opakovať, stým, že každej trase môžete priradiť iný popis účelu
jazdy. Definujte trasy aj v rámci jedného mesta. Viac dolu uvedené príklady :
Trasa č.1
Bratislava
Senec
Senec
Bratislava
25 min
27 min
18 km
22 km
Trasa č.2
Bratislava
Bratislava
Senec
Bratislava
Senec
Bratislava
30 min
27 min
25 min
40 km
22 km
19 km
Trasa č.3
Bratislava
Bratislava
36 min
35 km
Trasa č.4
Bratislava
Trnava
Trnava
Bratislava
40 min
45min
43 km
46 km
Trasa č.5
Bratislava
Trnava
Trnava
Trnava
Trnava
Bratislava
38 min
27 min
40 min
45 km
15 km
44 km
Údaje o dĺžke trasy a času trvania jazdy prispôsobte čo najviac reálnym údajom.
Ak ste už zadefinovali trasy, kliknutím na ikonu
môžete spätne trasu vy editovať, alebo zmazať
.
Nastavenie generátora jázd
Nastavením generátora jázd môžete ovplyvniť vlastnosti
vygenerovaných jázd. Zvoľte, či sa majú generovať jazdy iba cez
pracovné dni, alebo počas celého týždňa. V poli „Začínať v čase“
zadajte obvyklý čas prvej jazdy na začiatku, potom povolenú
odchýlku od toho času a prestávku (zdržanie) medzi
jednotlivými jazdami. Rovnako nastavte aj maximálnu odchýlku
od tohto času.
Medzi posledné nastavenia patrí zvoliť odchýlku dĺžky a času
trvania trasy.
Vkladanie dokladov od tankovania PHM a preddefinovaných prechodov
Pred generovaním knihy jázd si
môžete najprv vložiť do aplikácie
všetky doklady od tankovania PHM,
ku konkrétnemu vozidlu. Pri
vypracúvaní knihy jázd pre súkromné
vozidlá sa nezohľadňuje tankovanie
PHM, je tu preto možnosť nechať si
vygenerovať doklady. Stačí uviesť
rozsah dátumov a na akú vzdialenosť
sa majú vygenerovať doklady. Táto
funkcia Vám zabezpečí jednoduchšie
generovanie údajov.
Do zoznamu preddefinovaných
prechodov vložte trasy, podložené
dokladom, že ste ich v stanovenom
dátume absolvovali.
Pridanie referenčného bodu
Kliknutím na ikonu
zahájite generovanie jázd. Pred generovaním jázd si pripravte doklady od tankovania
pohonných hmôt usporiadaných chronologicky od najstaršieho po najnovší. V prípade, že ste si doklady vopred
zadefinovali do databázy dokladov, kliknutím na tlačidlo označené ako „D“ môžete tento údaj jednoducho vytiahnuť
z tejto databázy. Ak generujete jazdy k súkromnému vozidlu, údaje o tankovaní si nechajte vygenerovať vopred,(viď.
predchádzajúca kapitola) pretože u súkromných vozidiel sa nezohľadňuje tankovanie PHM, ale cena jazdy sa
vypočítava na základe priemernej ceny PHM v danom období + paušálna náhrada za každý km podľa zákona.
Ak idete generovať prvú jazdu k vozidlu, začiarknite voľbu „Použiť iný počiatočný dátum“ a zadajte dátum od ktorého
chcete začať generovať jazdy. Vyberte vodiča vozidla. Presne podľa dokladu o tankovaní zadajte počet litrov
natankovaných hmôt, cena za 1 l pohonnej látky, dátum a čas tankovania, vyberte miesto, kde bolo tankované.
Zadajte koncový stav tachometra, aplikácia Vám automaticky podľa zostatku pohonných hmôt v nádrži vypočíta, aký
by mal byť koncový stav tachometra. Zadávajte o par km menší údaj než Vám program odporúča.
Generovanie jázd je možné ovplyvniť cez preddefinované prejazdy, kam zadáte dátum prejazdu a trasu. Táto
voľba slúži nato, ako viete, že v určitý dátum ste boli v určitom meste a máte tento údaj podložený napríklad
dodacím listom, že ste odovzdávali, alebo prijímali nejaký tovar, či služby. Preddefinované prejazdy si môžete vopred
uložiť do zoznamu a potom tento údaj postupne vyťahovať zo zoznamu kliknutím na tlačidlo „>>“. Ďalej je možné
generátoru zákázať niektoré trasy, stačí kliknúť na tlačidlo označené ako „B“ a vybrať trasy, ktoré budú blokované.
Kliknutím na tlačidlo „Generuj“ sa vygenerujú jazdy. Skontrolujte vygenerované dáta. Modro označené
riadky znamenajú, že došlo k tankovaniu. Ak sa Vám zobrazia červené riadky, znamená to, že došlo k prečerpaniu
nádrže, skúste znova kliknúť na tlačidlo generovania jázd, prípadne znížte koncový stav tachometra a akciu opakujte,
pokiaľ Vám nebudú vygenerované dáta vyhovovať. Ak ste s údajmi spokojný kliknite na tlačidlo „Vlož do knihy jázd“
a údaje budú uložené do knihy jázd. Celý proces zopakujte na všetky doklady od tankovania na ktoré chcete
vygenerovať knihu jázd.
V prípade, že chcete vygenerovať jazdy bez tankovania, začiarknite voľbu „Len dojazd bez tankovania“. Stav
tachometra nastavte tak, aby v nádrži zostal dostatok pohonných hmôt na vygenerovanie ešte aspoň jednej jazdy na
natankovanie pohonných hmôt pri ďalšom generovaní jázd.
Automatický režim generovanie údajov
Kliknutím na tlačidlo „AR“ spustíte funkcia automatického generovania údajov.
Táto voľba slúži na urýchlenie vkladania údajov do knihy jázd. Pred použitím funkcie je potrebné najprv vytvoriť
zoznam dokladov od tankovania, prípadne zoznam preddefinovaných prechodov. Pred samotným zahájením
generovania nastavte v okne pridania referenčného bodu správny počiatočný dátum. Kliknite na „Spusti
generovanie“, ak dôjde k chybe pri generovaní, zobrazí sa Vám ku akej chybe došlo. Zmenou nastavení generátora,
alebo hodnôt minimálneho počiatočného času jazdy a maximálneho koncového času jazdy, môžete eliminovať
chyby. Po úspešnom vygenerovaní budete vyzvaný či sa majú údaje vložiť do knihy jázd.
Ak chcete zmazať údaje z knihy jázd, kliknite na ikonu
. Táto voľba zmaže údaje z knihy jázd po ďalší
najbližší zadaný referenčný bod tj. Po najbližšie tankovanie, alebo dojazd. V prípade, že chcete zmazať celú knihu
jázd k vozidlu, kliknite na túto ikonu pravým tlačidlo myši.
Zmenou rozsahu dátumov zmeníte rozsah zobrazenia záznamov z knihy jázd. Podľa toho rozsahu bude aj
vytlačená kniha jázd na tlačiarni.
Tlač knihy jázd a cestovných príkazov
Tlač knihy jázd sa vykonáva kliknutím na ikonu
. Zobrazí sa Vám náhľad na výpis z knihy jázd a sumárne
údaje, podľa ktorým si uplatníte odpočet nákladov. Zvoľte správne nastavenie strany a tlačiarne a môžete pristúpiť
k tlači knihy jázd. Ďalej je možné tlačiť výkaz o prevádzke vozidla a cestovné príkazy s vyúčtovaním pracovnej cesty.
Funkcia tlače knihy jázd a výkazu o prevádzke motorového vozidla je možné len pre firemné vozidlá. Pri súkromných
vozidlách je možné vytlačiť len cestovné príkazy a vyúčtovanie pracovnej cesty.
Zálohovanie a obnova údajov
Cez ponuku „Záloha a obnova dát“ môžete od zálohovať všetky údaje z aplikácie, alebo spätne obnoviť dáta
zo zálohy.
Tipy na záver
Pri používaní tejto aplikácie sa snažte všetky konfiguračné údaje prispôsobiť tak, aby čo najviac zodpovedali
skutočnosti. Experimentovaním hlavne s nastavením generátora jázd môžete nastaviť generátor tak, aby
vygenerované jazdy čo najviac vyhovovali Vašim požiadavkám. Časom obmieňajte popisný názov trás, rovnako aj
samotné trasy. Vyvarujte sa, aby pri generovaní jázd dochádzalo k prechodom po polnoci, môže tak nastať
nesprávne generovanie dát na nasledujúci deň.
Veríme, že táto aplikácia Vám uľahčí prácu a bude Vám naozaj nápomocná.
Ďakujeme za prejavenú dôveru
Brezovsky Software Labs
Download

IQ-Car - SME.sk