T.C*
ÇEVRE VE ŞEHİRCİLİK BAKANLIĞI
Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü
Tapu Dairesi Başkanlığı
Topu
Sayı
Konu
:23294678-010.06.02/28522
:E-Arşiv
V « K ad astro
26/05/2014
G i n J y - AOo:
2014/..^... (.... £35X.)
İlgili Dağıtım Yerlerine
ilgi
: a) 2010/20(1713) sayılı Evrak, Dosya ve Arşiv Genelgesi.
b) Tapu ve Kadastro Genel Müdürlük Makamının 24/7/2012 tarihli Olur’u.
c) Tapu ve Kadastro Genel Müdürlük Makamının 15/8/2012 tarihli Olıır’u.
ç) 2/5/2013 tarih ve 57772358-805.99/3399 sayılı yazı.
d) 16/9/2013 tarih ve 57772358-805.99/7479sayılı yazı.
A- GENEL AÇIKLAMA
E-arşiv çalışması ile arşivleme gereği/zorunluluğu duyulan tüm belgelerin belli bir sistematik
içinde taranarak indekslenmesinin yanı sıra, istenilen anda belgeye erişime olanak sağlayan,
ölçülebilir ve güvenli yöntemlerle tapu sicilinin temelini oluşturan belgelerin dijital arşivde
saklanması hedeflenmektedir.
Tapu Sicili Tüzüğü'nün “Belgelerin arşivlenmesi" başlıklı 83. maddesi (l). fıkrası ”
Ârşivtemcek belgelerin tespiti, elektronik ortamda arşivlenmesi. arşivlemenin usul ve esasları
Genel Müdürlükçe belirlenir." (2). fıkrası ise "Hangi belgelerin imha edilebileceği ve imha edilme
süreleri Genel Müdürlükçe belirlenir." şeklinde düzenlenmiş, bu hükümler kapsamında arşivleme
ve imha ile ilgili usul ve esasları belirlemek üzere komisyonlar oluşturulmuş ve konuya ilişkin
çalışmalar halen sürdürülmektedir.
İlgi (b) ve (c) Olurlar gereğince e-arşiv çalışmalarının pilot uygulamasına alman
müdürlüklerimizde TAKBİS güncellemeleri yapılarak sisteme e-arşiv modülü eklenmiş, ilgi (ç)
sayılı yazı gereğince de bölge müdürlüklerince bildirilen tapu müdürlüklerinde aşamalı olarak
e-arşiv modülü kurulum süreci Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanlığınca yürütülmekte olup,
konuya ilişkin uygulama birliği sağlanabilmesi için düzenleme yapılması gereği duyulmuştur.
B- GÜNLÜK İŞLEMLERDE BELGE TARANMASI
E-arşiv modülünün müdürlüğe kurulduğu tarihten itibaren güncel olarak gerçekleştirilen
işlemlerde, aşağıda belirtilen tescile ve/veya kimlik tespitine esas belgelerden bir veya birkaçının
_________ Not: S070 aayılı elektronik imza kanununun 3jnaddcti tcrcfti
balge elektronik imza ile imzalmmuftır.__________
Ayrıntılı bilgi için:
C.KAHRAMAN
Şube Müdürü
Dikmen Cad.No: 14 Bakanlıklar/Ankara
Tel: 0312 413 62 65 Faks: 0312 413 63 02
dcgm.gov.tr
1/3
T.C.
ÇEVRE VE ŞEHİRCİLİK BAKANLIĞI
Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü
Tapu Dairesi Başkanlığı
Tapu v * Kadastro
Sayı
.23294678-010.06.02/28522
Konu
:E-Arşiv
26/05/2014
bulunması/kullanılması/alınması durumunda, işleme ilişkin yevmiye numarası alındıktan sonra
anılan belgelerin taranarak TAKBÎS/E-arşiv modülüne aktarılması ve klâsik usulle arşivlenmesi
gerekmektedir. Bu belgeler;
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
Resmi senet,
Tescil istem belgesi,
Tapulama, kadastro tutanağı veya yenileme tutanağı,
Cebri sahş/lzale-i şuyu müzekkereleri, mahkeme kararlan,
Vekâletname, temsil belgesi (örn. Vasi, kayyım, yetki belgesi vb.)
Mirasçılık (veraset) belgesi,
Köy yerleşim alanlarındaki temlik cetvelleri,
özelleştirme kararlan,
Tahsis yazısı,
Tahsisin iptali yazısı,
Resmi yazı (örn. İlgili idarelerin resmi senet/tescil istem belgesi düzenlenmeden mülkiyet
değişikliği gerektiren içeriğe sahip tescil talep yazılan, örneğin 2B satışlan vb.)
Noterce düzenlenen miras taksim ve temlik sözleşmeleri, ÖKBA sözleşmeleri,
Vasiyetname,
İlmühaber,
2011/3 sayılı genelge gereğince alman teknik rapor,
Onama ipoteklerine ait sözleşmedeki onama kısmı (1 sayfa),
İşlem ret kararlan,
Veraset ve intikal ilişikleri,
Kira, vefa, şufa, sükna, iştira, satış vaadi, devre mülk, (inansal kiralama vb. sözleşmeler,
Meclis ve encümen kararlan,
Tapu kütüğünde işlem gören Haciz/l.Haciz/l.Tedbir vb. işlemlere ilişkin tesis ve terkin
evraklan/müzekkereleri.
Taranarak sisteme kaydedilecektir. Yukanda sayılan bu belgeler haricinde tescile dayanak teşkil
edebilecek başkaca bir belgenin taranmak istenilmesi halinde Tapu Dairesi Başkanlığının görüşü
alınarak işlem yapılacaktır.
Kadastro veya yenileme çalışmalan sonrasında kadastro müdürlüklerince tapu müdürlüklerine
gönderilecek askı ilan cetveli, davalı parseller listesi vb. evrak, ilgi (a) genelgenin 26.
_________ Not; 3070 tayıiı elektronik imza kanununun 3jnadd—i gcrefc btı belge elektronik imza il»
Dikmen Cad.No:i4 Bakanlıklar/Ankara
Teî: 0312 413 62 65 Faks: 0312 413 63 02
tkgm.gov.tr
Ayrıntılı bilgi içiıı:
C.KAHRAMAN
Şube Müdltrü
T.C.
ÇEVRE VE ŞEHİRCİLİK BAKANLIĞI
Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü
Tapu Dairesi Başkanlığı
Tapu ve Kadastro
OeneH*PdlMBOt
Sayı
:23294678-010.06.02/28522
Konu
:E*Arşiv
26/05/2014
maddesindeki şartlarda ve elektronik ortamda oluşturulmuş/taranmış şekilde tapu müdürlüklerince
teslim alınacaktır.
Aşağıda belirtilen belgelerin ise e-arşiv kapsamında TAKBÎS'e tarama ve kaydı
yapılmayacaktır;
1. Nüfus cüzdanı veya kayıt ömekleri/pasaport/yabancı kimlik belgeleri/avukat kimlik belgeleri
vb.
2. Haciz/l.Haciz/l.Tedbir vb, işlemlere ilişkin ret yazılan ile bu işlemlerin sonucunda ilgili
kuramlara yazılan cevabi yazılar,
3. Aziller (Om. Dilekçe, ihtarname vb.)
4. DASK poliçeleri,
5. Verilen tapu kayıt örnekleri, tapu senedi suretleri ve bu belgelerio verilmesi için düzenlenen
tescil istem belgeleri,
6. Emlak beyanı değer belgeleri,
7. Kurum ve kuruluşların muvafakat yazılan (örn. ipotekli bir yer için bankadan alman
muvafakat yazısı, askeri güvenlik bölgesi için yazılar vb.)
8. ipotek klozlan/sözleşmeleri,
9. Kadastro müdürlüğü bağlantılı işlemlerde gelen teknik belgeler (örn. Değişiklik
beyannamesi, yapı kullanma izin belgesi ve ruhsat, imar cetvelleri vb.)
10. Mimari proje ve yönetim planı,
11. Harç/döner sermaye makbuzlan,
12. Başvuru istem belgeleri,
C- E-ARŞİV MODÜLÜ KURULUM TARİHİ ÖNCESİNE İLİŞKİN BELGELERİN
TARANMASI
Geriye dönük olarak ciltli resmi senetlerin tamamının taraması yapılacaktır. Geriye dönük resmi
senet taramalarını başlatmak isteyen, halen sürdüren ve tamamlayan müdürlüklerimizin (Ciltli
resmi senet taramasına uygun cihazı bulunan bölge müdürlüklerine bağlı tapu müdürlüklerinde
tarama çalışmaları halen sürdürülmektedir) manuel belge ekleme fonksiyonunun aktif hale
getirilmesini talep ederek, söz konusu aktivasyon sonrasında mevcut verileri ivedi olarak
TAKBÎS’e entegre etmesi, TAKBİS dışında (masaüstiU flash bellek, taşınabilir disk vb.)
saklanan kopyalan ise erişilemeyecek biçimde İmha etmesi gerekmektedir. Bu durumdaki
verilerin TAKBÎS'e entegrasyonu sağlanana kadar kopyalanmaması, çoğaltılmaması ve/veya
_________ Not: 5070 «»yılı elektronik im a kanununun 3.maddci» jt w |i bu belge elektronik imza İte im a fanmtfftr.__________
Dikmen Cad.Noil4 Bakanlıklar/Ankara
Tel: 0312 413 62 65 Faks: 0312 413 63 02
tkgm.gov.tr
Ayrıntılı bilgi içim
C.KAHRAMAN
Şube MtUittrtt
<\
¿S û1/
Sayı
Konu
T.C,
ÇEVRE VE ŞEHİRCİLİK BAKANLIĞI
Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü
Tapu Dairesi Başkanlığı
:23294678-010.06.02/28522
:E-Arşiv
müdürlük dışına çıkarılmaması ile güvenli ortamda saklanmasından, anılan verilerin TAKBÎS'e
entegresinden sonra ise erişilemeyecek biçimde imha edilmesinden tapu müdürü/yetkilisi ile
birlikte görevli personel sorumlu tutulacaktır.
Ç- TARAMA USULÜ VE SORUMLULUK
Genelgenin yayımlandığı tarihten sonra geriye dönük resmi Benet ve belge taramalarında
herhangi bir şekilde masaüstü, flaşlı bellek ve taşınabilir disk kopyalan üretilmeyecektir.
Belge taramalan 100 dpi çözünürlükte 24 bit renkli ve PDF formatmda gerçekleştirilecektir.
TAKBİS üzerinden gerçekleştirilen işlemlere ait başlama belgelerinin sisteme tanımlanmasında,
aynı belgenin tekrar taranmasının önüne geçilebilmesi için herhangi bir kısaltma yapılmaması
gerekir. (Ankara 1.Noterliği ... Tarih ... Sayı veya İstanbul 4.Sulh Hukuk Mahkemesi ... Esas ...
Karar gibi)
Tarama işlemleri için arşiv memuru ve/veya tarama işlemlerini yapabilecek teknik bilgiye sahip
personel ile tarama işlemlerinin kontrol ve koordinasyonunda sorumlu Müdür Yardımcısı (yoksa
müdür) Tapu Müdürü tarafından yazılı olarak görevlendirilecektir. Yazılı görevlendirme
yapılmamışsa tescil kontrolü ile görevli Müdür/Müdür yardımcısı kontrolden sorumlu olacaktır.
Görevli personel tarayıcının bulunduğu belge güvenliği sağlanmış uygun alanda (arşiv, servis vb.)
sadece kendi şifreleriyle TAKBlS'e giriş yaparak e-arşiv modülü üzerinden belirlenen belgelerin
taranmasını sağlayacaktır.
D- SİSTEM VE VERİ GÜVENLİĞİ
Belge taramalaruıa ilişkin taramayı gerçekleştirme, görüntüleme, değiştirme işlemlerinin
kullanıcı ve zaman bilgilerim içeren her türlü log kayıtlarının sistemde tutulması, sistemin ve
e-arşiv modülündeki verilerin güvenliğinin sağlanması için Bilgi Teknolojileri Dairesi
Başkanlığınca gerekli önlemler alınacaktır.
Danışma birimi, başvuru birimi ve işlem servisleri tarafından taranması sistem üzerinde
yapılmış ve güvenliği sağlanmış belgelere sistem üzerinden ulaşılıp kontrolleri yapılarak, fiziki
arşivden dosya çıkarılmayacaktır. Gerekli görülmesi halinde işlem servislerinde işlemi hazırlayan
ve kontrol eden personel sistem üzerinde taraması yapılmış, güvenliği sağlanmış belgelerin fiziki
arşiv dosyasından ıslak imzalı belge asıllannı görebileceklerdir.
_________ Not: 3070 »yılı elektronik im a kanununun 3.maddesi gereftj bu belge elektronik imza ile imralatıtmyır-__________
Dikmen Cad.No:14 B a l f » n l ı l r l « r / A n k « f
Tel: 0312 413 62 65 Faks: 0312 413 63 02
tkgm.gov.tr
Ayrıntılı bilgi için:
CJCAHRAMAN
Şube Müdürü
T.C.
ÇEVRE VE ŞEHİRCİLİK BAKANLIĞI
Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü
Tapu Dairesi Başkanlığı
T opu v» Kadastro
OMİV0dûı)lt6
Sayı
Konu
26/05/2014
:23294678-010.06.02/28522
:E-Arşiv
E- KONTROL VE KOORDİNASYON
Ilgı (ç) sayılı yazı gereği e-arşiv sürecinin koordinasyonu ve izlenmesi için bölge
müdürlüklerine© görevlendirilmiş olan koordinasyon görevlileri tarafından, ilgi (d) sayılı yazıda
belirtilen istatistiki bilgilerin raporlar halinde gönderilmesi uygulamasına son verilmiştir.
Koordinasyon görevlilerince; TAKBÎS-BM Fonksiyonları-Sorgulama menüsünden bağlı
müdürlüklerin kontrolü yapılarak, eksik belge taramalarının tamamlatılması sağlanacak, aylık
istatistiki bildirimler ise ekteki form doldurularak [email protected] adresine sadece elektronik
ortamda gönderilecektir.
Bu kapsamda e-arşiv uygulamasının başlatıldığı müdürlüklerimizde, herhangi bir aksamaya
neden olunmaksızın uygulamaya yön verilmesi ve konunun bölgenize bağlı tapu müdürlüklerine
duyurulması hususlarında bilgi ve gereğini rica ederim.
Davut GÜNEY
Genel Müdür
Ek
:
E-Arşiv Bilgilendirme Formu
Dağıtım:
Gereği:
Bilgi:
-Bölge Müdürlüklerine
-Merkez Birimlere
__________ Not: 5070 «ayılı elektronik imse kanununun 3.maddeti gereği bu belge elektronik imza ik im?»l*nfnıjtır.________
Dikmen C«d.No: 14 Bakımlıklar/Ankara
Tel: 0312 413 62 65 F * » : 0312 413 63 02
tkgm.gov.tr
Ayrıntılı biltt için:
CKAHRAMAN
Şube Mfldürü
5*5
Download

E-Arşiv Genelgesi - Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü