PALSTAT s.r.o.
systémy řízení jakosti
PALSTAT CAQ®
Kontakty
verze
3.00.01.09
08/2010
1 Obsah
1
2
3
4
5
6
7
Obsah .................................................................................................................. 1
Úvod a spouštění SW Palstat CAQ ..................................................................... 2
2.1.1 Návaznost na další SW moduly Palstat CAQ.......................................... 2
2.2 Přihlášení do programu ................................................................................. 2
2.2.1 Stanovení přístupu a práv uživatele ........................................................ 2
2.2.2 Spuštění programu ................................................................................. 2
Ovládání SW „Kontakty“ ...................................................................................... 4
3.1 Základní tlačítka na nástrojové liště SW ........................................................ 4
Hlavní menu ........................................................................................................ 5
4.1 Soubor ........................................................................................................... 5
4.1.1 Filtr .......................................................................................................... 5
4.1.2 Tisk ......................................................................................................... 5
4.1.3 Historie změn .......................................................................................... 6
4.1.4 Konec ...................................................................................................... 6
4.1.5 Moduly .................................................................................................... 6
4.2 Nástroje ......................................................................................................... 7
4.2.1 Pomocné databáze ................................................................................. 7
4.2.2 Seznam přihlášených uživatelů............................................................... 8
4.2.3 Změna názvů položek ............................................................................. 8
4.2.4 Nastavení ................................................................................................ 9
Hlavní obrazovky programu ............................................................................... 11
5.1 Firma ........................................................................................................... 11
5.2 Osoby .......................................................................................................... 12
5.3 Zařazení ...................................................................................................... 13
Komunikace ....................................................................................................... 14
6.1.1 Tlačítka na databázové navigačním panelu komunikace ..................... 14
6.1.2 Okno Záznam komunikace ................................................................... 15
6.1.3 Nejčastější využití je pro záznam telefonního rozhovoru. ..................... 15
Další funkce SW Kontakty ................................................................................. 16
7.1 Vyhledávání ................................................................................................. 16
7.1.1 Rychlé vyhledávání v seznamu kontaktů .............................................. 16
7.1.2 Vyhledávání pomocí funkce „Filtr editor“ ............................................... 16
7.1.3 Seskupování ......................................................................................... 16
7.1.4 Kombinovaný filtr .................................................................................. 16
7.2 Další funkce z nástrojové lišty SW............................................................... 17
7.2.1 Kopírování adresy na vybraný dokument .............................................. 17
7.2.2 Funkce „Reporting“ ............................................................................... 18
Strana 1 z 18
http://www.palstat.cz/
PALSTAT s.r.o.
systémy řízení jakosti
PALSTAT CAQ®
Kontakty
verze
3.00.01.09
08/2010
2 Úvod a spouštění SW Palstat CAQ
Modul je určen k evidenci kontaktů = dodavatelů, odběratelů a dalších partnerů a pro
uchovávání všech důležitých informací o nich.
Modul je součástí základního balíčku SW Palstat a je využíván dalšími 18 moduly
SW Palstat jako základní informační modul pro specifikaci kontaktů. Viz článek
popisující funkci Soubor – Moduly v dalším textu manuálu a také v kapitole
Návaznost na další SW Palstat.
2.1 Návaznost na další SW moduly Palstat CAQ
Kromě toho, že SW „Kontakty“ je využíván dalšími 18 moduly SW Palstat jako
základní informační modul pro specifikaci kontaktů, má tento modul úzkou vazbu na
SW Palstat „Hodnocení dodavatelů“. Základní obrazovky definující kontakty jsou
totožné s obrazovkou stanovení Kontaktů hodnocených firem. Hodnocení nelze
provádět bez definování „kontaktu“ v tomto modulu.
2.2 Přihlášení do programu
2.2.1 Stanovení přístupu a práv uživatele
Každý uživatel tohoto modulu, musí být nejdříve stanovený v SW „Databáze
uživatelů“ a musí mít stanovená přístupová práva do programu. Toto zajišťuje
osoba kompetentní provádět změny v SW Databáze uživatelů. Postup definování
uživatelů a stanovení přístupových práv je popsáno v samostatných manuálech SW
„Databáze uživatelů“ a „Uživatelská práva k modulům 3G“
2.2.2 Spuštění programu
Probíhá na základě přihlášení do SW Palstat pomocí přihlašovacího okna
uvedeného na následujícím obrázku do kterého je nutné zadat jméno uživatele a
případně heslo.
Strana 2 z 18
http://www.palstat.cz/
PALSTAT s.r.o.
systémy řízení jakosti
PALSTAT CAQ®
Kontakty
verze
3.00.01.09
08/2010
Je zde možnost výběru databáze a určení jazykové mutace a
Po výběru a zapsání všech údajů potřebných pro přihlášení se stiskne tlačítko OK
pro jejich potvrzení. Následně se otevře přihlašovací okno Launcheru
(Spouštěče)SW Palstat, ve kterém uživatel vybere požadovaný modul – například
označená ikona. Již bez přihlašovacích povinností se kliknutím na vybranou ikonu
otevře vlastní modul.
Strana 3 z 18
http://www.palstat.cz/
PALSTAT s.r.o.
systémy řízení jakosti
PALSTAT CAQ®
Kontakty
verze
3.00.01.09
08/2010
3 Ovládání SW „Kontakty“
SW je možno ovládat pomocí tlačítek nebo pomocí jednotlivých funkcí v menu na
liště SW. V některých případech i použitím tzv. klávesových zkratek, které jsou
stanoveny v menu „Soubor“
3.1 Základní tlačítka na nástrojové liště SW
Jejich funkce a ovládání je popsáno v manuálu „Základní ovládání Palstat CAQ“.
Strana 4 z 18
http://www.palstat.cz/
PALSTAT s.r.o.
systémy řízení jakosti
PALSTAT CAQ®
Kontakty
verze
3.00.01.09
08/2010
4 Hlavní menu
Hlavní menu aplikace obsahuje 3 položky:
4.1 Soubor
4.1.1 Filtr
– výběr záznamů podle předem nadefinovaných kritérií, buď z této pozice nebo
pomocí ikony
na funkční liště nebo klávesovou zkratkou Ctrl+F. Filtrování
záznamů je popsáno v odstavci „Další funkce SW“ tohoto manuálu.
4.1.2 Tisk
Tento pokyn může být nahrazen rovnocenně ikonou označenou na obrázku.
- Tisk kontaktů
Je možno tisknou informace ke konkrétnímu záznamu nebo seznamy.
- Tisk kontaktů dle typu adresy – tisk dle typu adresy z pomocné databáze
Strana 5 z 18
http://www.palstat.cz/
PALSTAT s.r.o.
systémy řízení jakosti
PALSTAT CAQ®
Kontakty
verze
3.00.01.09
08/2010
4.1.3 Historie změn
Pokud je v SW nastaveno v okně změny názvů položek sledování změn, jsou
jednotlivé zvolené změny zaznamenávány a případně zdůvodňovány. Detailní popis
je viz. „Základní manuál ovládání SW Palstat“
4.1.4 Konec
Pokyn k ukončení programu. Ekvivalentem je tlačítko
obrazovky nebo klávesovou zkratkou Alt + F4
v pravém horním rohu
4.1.5 Moduly
Tato funkce otevře okno „Použití SW Kontaktů v modulech PALSTAT CAQ“, kde
se zobrazují záznamy informující o použití vybraného záznamu (kontaktu)
v jednotlivých dalších modulech SW PALSTAT CAQ. Tato funkce slouží zejména
pro větší přehlednost a zjednodušení řízení změn.
Strana 6 z 18
http://www.palstat.cz/
PALSTAT s.r.o.
systémy řízení jakosti
PALSTAT CAQ®
Kontakty
verze
3.00.01.09
08/2010
V tomto případě jsou zobrazeny kontrolní plány ve kterých byl použit vybraný
„kontakt“.
4.2 Nástroje
Jednotlivé funkce menu „Nástroje“ jsou s výjimkou Seznamu přihlášených uživatelů
vázány na přístupová práva uživatelů, která jsou popsána v samostatném manuálu.
4.2.1 Pomocné databáze
Při začátku práce se SW Kontakty je vhodné si nejprve naplnit pomocné databáze /
číselníky. Účelem pomocných databází je především urychlit práci uživatele při
naplňování hlavní databáze programu a zajistit jednotnou terminologii. Pomocné
databáze obsahují několik obrazovek. Spouští se v horní liště programu - menu
„Nástroje“ – „Pomocné databáze“.
V pomocných databázích lze nadefinovat jednoduché seznamy – například „Stát“ a
také databázi specifikace – která je popsána následně.
Nové záznamy, editace či rušení se provádí ovládacími tlačítky, jejichž funkce je
popsána v základním manuálu.
Databáze specifikace zákazníka
V této databázi je možno nastavit barvy pro specifikaci zákazníka, které mohou být
využity v seznamu kontaktů, pokud je v obrazovce „Firma“ vyplněno pole
„Specifikace“
Strana 7 z 18
http://www.palstat.cz/
PALSTAT s.r.o.
systémy řízení jakosti
PALSTAT CAQ®
Kontakty
verze
3.00.01.09
08/2010
4.2.2 Seznam přihlášených uživatelů
Tento nástroj slouží zejména pro administrátory SW Palstat. V okně jsou informace o
počtu licencí a pracujících uživatelích.
4.2.3 Změna názvů položek
Funkce sloužící pro:
- Přejmenování polí pokud je to tvůrcem SW nebo správcem SW Palstat povoleno.
- Nastavení úrovně sledování historie změn.
Po spuštění funkce se nadpisy polí u nichž je přejmenování povoleno tvůrcem SW
probarví modře a pokliknutím na nadpis pole se otevře okno pro jeho přejmenování a
nastavení „historie změn“. Detailně je tato funkce popsána v „Základním manuálu
ovládání SW Palstat“.
Strana 8 z 18
http://www.palstat.cz/
PALSTAT s.r.o.
systémy řízení jakosti
PALSTAT CAQ®
Kontakty
verze
3.00.01.09
08/2010
4.2.4 Nastavení
Nastavení aplikace
Při zatrhnutí této volby je při přidání nového kontaktu automaticky vygenerován nový
unikátní kód. Formát tohoto kódu lze nastavit polem „Maska kódu“. Struktura čísla
je určena počtem znaků „X“ v řetězci. Např. pro řadu XXXX budou generovány kódy
0001 - 9999. (mimořádně lze v čísle použít i MM – měsíce, YY – poslední dvojčíslí
roku – potom by bylo číslo například 4613-01-09)
l
Zaškrtnutím tohoto pole je zajištěna provázanost dat při případné změně názvu firmy.
Původní název firmy je možno zjistit pomocí ikony
u pole „Název firmy“
(do Systray)
Při aktivování této volby bude aplikace SW po minimalizování skryta a zobrazí se
pouze ikona v oznamovací oblasti okna (lišta s ikonami a hodinami) v dolní části
obrazovky na liště.
Pro obnovení aplikace stačí kliknout na tuto ikonu. Minimalizování aplikace do
oznamovací oblasti šetří místo na liště aplikací a je vhodné pokud s programem
uživatel dlouhodobě/ trvale pracuje.
Strana 9 z 18
http://www.palstat.cz/
PALSTAT s.r.o.
systémy řízení jakosti
PALSTAT CAQ®
Kontakty
verze
3.00.01.09
08/2010
Povolené přílohy
Je funkce totožná ve všech SW Palstat a umožňuje nastavení výběru viditelných
druhů příloh vybraných záznamů pod ikonou
Strana 10 z 18
. Zaškrtnuté přílohy se zobrazují.
http://www.palstat.cz/
PALSTAT s.r.o.
systémy řízení jakosti
PALSTAT CAQ®
Kontakty
verze
3.00.01.09
08/2010
5 Hlavní obrazovky programu
5.1 Firma
Obrazovka obsahuje na levé straně seznam kontaktů a na pravé straně veškeré
informace o vybrané firmě. Do pole kód firmy je třeba vyplnit jednoznačný / unikátní
záznam. Pokud je v nastavení SW zvoleno automatické číslování, je tento požadavek
zajištěn automaticky.
V části:
„Adresa“
Lze zadat hlavní adresu firmy.
Položka „stát“ je volena výběrem z pomocné databáze
Z položky „Email“
emailovou zprávu.
je možno přímo odeslat na definovanou adresu
Stiskem následujícího tlačítka
lze přidat další adresy, které lze
později vybrat volbou z rozbalovacího menu .
Strana 11 z 18
http://www.palstat.cz/
PALSTAT s.r.o.
systémy řízení jakosti
„Informace“
PALSTAT CAQ®
Kontakty
verze
3.00.01.09
08/2010
Pole vhodná pro další specifikaci kontaktu. Pole lze případně
přejmenovat a používat dle stanovených potřeb.
Pro další funkci jsou rozhodující pole pro zaškrtnutí
- pokud není toto pole zaškrtnuto, nezobrazuje se kontakt
k žádnému dalšímu použití v SW Palstat.
Je rozhodující pro zobrazování v SW
pracujících se záznamy týkajícími se dodavatelů a odběratelů
(například Hodnocení dodavatelů, vstupní kontrola, reklamace apod.
Tato pole jsou využitelná zejména pro následné třídění.
Pole
slouží k využití barevného
kontaktů v seznamu – dle funkce „Nástroje - Nastavení“
rozlišení
Kliknutím na vyznačené tlačítko
je aktivovaná internetová adresa uvedené v poli.
„Poznámka“ Slouží pro další záznamy o „kontaktu“
5.2 Osoby
Strana 12 z 18
http://www.palstat.cz/
PALSTAT s.r.o.
systémy řízení jakosti
PALSTAT CAQ®
Kontakty
verze
3.00.01.09
08/2010
Pole obrazovky slouží pro záznamy týkající se osob pracujících ve firmě/kontaktu
identifikované/ho v předcházející obrazovce. Pole pro zaškrtnutí
slouží pro
identifikaci aktivních a neaktivních , tedy pracovníků, kteří z firmy odešli.
V obrazovce „Osoby“ je možno zapsat ke každé firmě libovolné množství osob, které
s ní souvisí. U každé osoby lze kromě jména a zařazení zapsat i přesnou adresu
včetně telefonních čísel a E-mailu.
Pro další konkrétní informace je možné využít pole poznámka
5.3 Zařazení
U každé firmy lze nadefinovat jedno nebo několik odvětví, ve kterých firma působí.
Naplnění seznamu odvětví v pomocných databázích, ze kterého probíhá následně
vkládání. Obdobně lze pro každou firmu zadat i seznam provozů Podle těchto údajů
lze firmy následně filtrovat.
Strana 13 z 18
http://www.palstat.cz/
PALSTAT s.r.o.
systémy řízení jakosti
PALSTAT CAQ®
Kontakty
verze
3.00.01.09
08/2010
6 Komunikace
Toto tlačítko slouží k otevření okna se seznamem veškeré zaznamenané
komunikace na firemní úrovni a to buď telefonickou, E-mailovou, faxovou či formou
dopisů.
V tomto okně je možné dle potřeby provádět ovládání jako v ostatních seznamech
SW Palstat.
6.1.1 Tlačítka na databázové navigačním panelu komunikace
-
Pouze nevyřešená komunikace
-
Pouze vlastní komunikace
-
Pouze dnešní komunikace
-
Úkoly ke komunikaci
-
Přílohy ke komunikaci
Strana 14 z 18
http://www.palstat.cz/
PALSTAT s.r.o.
systémy řízení jakosti
PALSTAT CAQ®
Kontakty
verze
3.00.01.09
08/2010
6.1.2 Okno Záznam komunikace
6.1.3 Nejčastější využití je pro záznam telefonního rozhovoru.
Do tohoto okna do části
„Zadání“
jsou prováděny veškeré kontaktní záznamy k dané komunikaci.
Informace jsou zadány na základě informací ze základních údajů
obrazovek „Firma“ a „Osoby“.
„Řešení“
je zaznamenáváno kdo, kdy a jak dlouho záležitost řešil a zda je
komunikace ukončena a vyřešena.
Dokud není zaškrtnuto pole
, zobrazuje se záznam
v seznamu, pokud je zvolen výběr nevyřešené komunikace
.
Tlačítko
umožňuje automatický záznam doby trvání rozhovoru.
Záznam je rozdílem času mezi časem počítače a časem založení
záznamu
„Informace“ je zaznamenáván podrobný popis dané komunikace.
Tlačítko
umožňuje vložit veškeré informace ze
záznamu o komunikaci pomocí schránky do jiného dokumentu.
Využívá se především pro textový editor souvisejících příloh
Strana 15 z 18
http://www.palstat.cz/
PALSTAT s.r.o.
systémy řízení jakosti
PALSTAT CAQ®
Kontakty
verze
3.00.01.09
08/2010
7 Další funkce SW Kontakty
7.1 Vyhledávání
Všechny níže uvedené typy vyhledávání jsou podrobně popsány v Základním
manuálu ovládání SW Palstat.
7.1.1 Rychlé vyhledávání v seznamu kontaktů
Do modrého pole pod záhlavím sloupců lze zapsat například název firmy, kterou
požaduji vyhledat. Vybraný okruh vyhledávaných údajů je zobrazován již během
psaní.
7.1.2 Vyhledávání pomocí funkce „Filtr editor“
Vyhledávání je možno provádět v seznamech a to pokliknutím pravým tlačítkem myši
na nadpis sloupce. Následně se objeví menu nabídky. Funkce je podrobně popsána
v Základním manuálu SW Palstat
7.1.3 Seskupování
Seznam při zapnuté funkci seskupování umožňuje seskupit záznamy podle obsahu
jakéhokoliv sloupce. Seskupení je možné provést buď přetažením hlavičky sloupce
myší na oblast seskupování nebo pomocí ovládání na předchozím obrázku. Funkce
je podrobně popsána v Základním manuálu SW Palstat
7.1.4 Kombinovaný filtr
Lze jej spustit buď ikonou
z menu „Soubor “nebo klávesovou zkratko Ctrl+F.
Po kliknutí na ikonu se objeví nabídka.
Strana 16 z 18
http://www.palstat.cz/
PALSTAT s.r.o.
systémy řízení jakosti
PALSTAT CAQ®
Kontakty
verze
3.00.01.09
08/2010
A následně pokliknutím na „Otevřít okno filtru“ se objeví následující obrazovka pro
zadání parametrů hledání. Funkce je podrobně popsána v Základním manuálu SW
Palstat
7.2 Další funkce z nástrojové lišty SW
7.2.1 Kopírování adresy na vybraný dokument
Je možno provádět pomocí tlačítka označeného na následujícím obrázku
Strana 17 z 18
http://www.palstat.cz/
PALSTAT s.r.o.
systémy řízení jakosti
PALSTAT CAQ®
Kontakty
verze
3.00.01.09
08/2010
7.2.2 Funkce „Reporting“
Je spouštěna pomocí tlačítka označeného na následujícím obrázku. Reporting slouží
pro získávání různých přehledů pomocí vypracovaných dotazů a možnosti této
funkce jsou popsány samostatným manuálem „Reporting“.
Strana 18 z 18
http://www.palstat.cz/
Download

cz - Palstat CAQ