Registrační a informační systém Pionýra
Manuál pro pionýrské skupiny a centra
26. září 2013
Metodický postup pro práci v RISP.
Obsah
Před vlastním započetím práce ............................................................................. 3
První přihlášení do systému ............................................................................... 3
Prohlídka systému, uložení změn, odhlášení ........................................................... 3
Změna přiděleného hesla.................................................................................. 4
Změna ostatních osobních údajů ......................................................................... 4
Práva ke správě PS ............................................................................................ 5
Přidělení práva vstupu do systému dalším členům PS ................................................. 5
Přidělení práv ke správě PS ............................................................................... 5
Údaje uložené v RISP ......................................................................................... 6
Změna údajů o oddílu či klubu ........................................................................... 6
Vytvoření nového oddílu či klubu ........................................................................ 6
Změna údajů o PS .......................................................................................... 6
Vytvoření nové pionýrské skupiny ........................................................................ 6
Osoby ........................................................................................................... 7
Vložení nové osoby (člena) ................................................................................ 7
Změny údajů o členech PS ................................................................................ 8
Smazání člena PS ........................................................................................... 8
Výstupy dat .................................................................................................. 9
Vlastní proces registrace ................................................................................... 10
Registrace oddílu (klubu) ................................................................................ 10
Registrace pionýrské skupiny ........................................................................... 10
Doregistrace ............................................................................................... 11
Změnová registrace ...................................................................................... 11
Když něco nejde tak, jak má .............................................................................. 11
Seznam kontaktů na krajské správce RISP ............................................................ 12
Přehled výrazů ............................................................................................ 12
2
Metodický postup pro práci v RISP.
Počínaje rokem 2013 je elektronická registrace v Pionýru prováděna ve zbrusu novém
registračním systému. Tento manuál by měl pomoci vedoucím pionýrských skupin k úspěšné
registraci členů a oddílů. Registrace KOP a Pionýra provádějí pověřené osoby, pro které tento
manuál určen není. K použití RISP (Registračního a Informačního Systému Pionýra) potřebujete
nadále pouze počítač připojený na internet a internetový prohlížeč (např. Internet Explorer,
Firefox, Google Chrome, Opera). V novém systému jsou zavedeny údaje z původního RISP, je
nutné je pouze aktualizovat a potvrdit.
Pozn.: postupy pro pionýrská centra jsou obdobné jako pro pionýrské skupiny, proto zkratku PC v
manuálu explicitně neuvádíme (pro potřeby registrace PC si nahraďte zkratku PS za PC).
Před vlastním započetím práce
1. Určete mezi členy Pionýra člověka, který bude odpovídat za registraci celé PS (říkejme mu
správce PS). Tato osoba pak obdrží přístup do systému RISP a má na starosti celou proceduru
registrace.
2. Z titulu své funkce a odpovědnosti je touto osobou automaticky vedoucí PS, který však může
tuto odpovědnost delegovat na jinou osobu (základní zodpovědnost vedoucího PS však zůstává
nedotčena). Více viz odstavec Přidělení práv PS.
3. Uživatelským jménem je v novém systému (aktivní) emailová adresa uživatele. Je tedy
nezbytné, aby všichni uživatelé RISPu (zejména tedy vedoucí PS a správce) měli svou
emailovou adresu vyplněnu.
První přihlášení do systému
1. V prohlížeči zadejte do řádku s označením Adresa adresu systému RISP, tj. risp.pionyr.cz.
2. Komunikace mezi vaším PC a RISP probíhá šifrovaně. Proto schvalte použití bezpečnostního
certifikátu v okně, které se vám pravděpodobně objeví.
3. Na přihlašovací stránce systému RISP vyplňte své uživatelské jméno (váš email), heslo (vedoucí
PS obdrželi v emailu) a klikněte na příkaz Přihlásit. Tím se přihlásíte do systému. Dejte pozor,
systém rozlišuje v heslu velká a malá písmena! (Častou chybou bývá např. zapnutý CapsLock).
Uděláte-li chybu, systém vás na ni upozorní a bude chtít opravu.
Prohlídka systému, uložení změn, odhlášení
1. Systém se ovládá pomocí nabídek v horní části obrazovky
2. Nyní si můžete některé položky navigačního menu projít (a kliknout na odkazy), abyste si v
rychlosti prohlédli, jak systém pracuje a co umí. Po kliknutí na odkaz se na obrazovce objeví
vždy příslušná stránka (formulář, seznam apod.).
3. Pokud provedete nějakou změnu v údajích, je potřeba ji potvrdit kliknutím na potvrzovací
tlačítko Uložit. Pokud odejdete na jinou stránku před tímto krokem, žádné provedené změny
se neuloží!
4. Po ukončení práce se nezapomeňte ze systému odhlásit kliknutím na odkaz Odhlásit se.
3
Metodický postup pro práci v RISP.
Změna přiděleného hesla
1. Klikněte na nabídku Editace >> Uživatelský profil.
2. Klikněte na odkaz Změnit heslo.
3. Po kliknutí na příslušný odkaz se objeví formulář, ve kterém zadáte staré a nové heslo. Nové
heslo se pro kontrolu překlepů zadává dvakrát. Dbejte na kvalitu hesla, aby nebyl váš přístup do
systému zneužit.
4. Klikněte na tlačítko Uložit.
5. Heslo se ukládá v zašifrované podobě, proto jej neznají ani administrátoři systému. Pokud
heslo zapomenete, musí vám krajský administrátor vygenerovat heslo nové. V tomto případě
přijde nové heslo na váš email.
Změna ostatních osobních údajů
1. Klikněte na nabídku Editace >> Uživatelský profil.
2. Objeví se okno s informacemi, které jsou v systému o vás uloženy. Povinné údaje jsou
podbarveny zeleně – bez jejich vyplnění nelze záznam uložit. Ve vlastním profilu nelze většinu
údajů měnit.
4
Metodický postup pro práci v RISP.
Práva ke správě PS
Systém je nastaven tak, že právo ke správě jednotlivých organizačních jednotek oprávněných
jednat vlastním jménem mají jejich statutární zástupci, tj. např. u PS její vedoucí. Ten může
toto právo přidělit i dalším osobám (např. krajskému administrátorovi, jinému členu skupiny, …).
Přidělení práva vstupu do systému dalším členům PS
Každému členu PS můžete zřídit přístup do registračního systému.
1.
2.
3.
4.
Nejprve vložte údaje o členovi do systému (viz odstavec Osoby).
V osobních údajích zkontrolujte, zda je vyplněno pole Email.
Zaškrtněte políčko Aktivní uživatel a klikněte na příkaz Uložit.
Na zadaný email je odesláno vygenerované přístupové heslo do systému.
Přidělení práv ke správě PS
1. Klikněte na nabídku Editace >> Uživatelský profil >> Delegované role.
2. Klikněte na tlačítko Přidat a vyplňte:
a. roli, ze které delegujete (typicky Vedoucí PS);
b. roli, kterou delegujete (Správce PS – může editovat, Pozorovatel PS – může pouze
prohlížet);
c. jednotku (po kliknutí vyberte dvojklikem v seznamu svoji skupinu);
d. uživatele – nového správce PS (vyberte dvojklikem ze seznamu, kde jsou aktivní
členové PS a osoby s právem administrace KOP).
e. Klikněte na tlačítko Uložit.
f. Od tohoto okamžiku má nový správce PS veškerá nutná oprávnění k úpravám
členské základny PS a provedení registrace v rozsahu práv vedoucího PS.
Právo správy jednotky může být přiděleno jen uživateli s právem vstupu do systému (aktivní
uživatel).
5
Metodický postup pro práci v RISP.
Údaje uložené v RISP
Změna údajů o oddílu či klubu
1. V nabídce Organizační struktura klikněte dvakrát na svoji skupinu.
2. Vyberte oddíl, který chcete editovat, a klikněte na odkaz Detail.
3. V tabulce, která připomíná registrační list, doplňte v jednotlivých záložkách údaje o oddílu a
klikněte na tlačítko Uložit. Povinné údaje jsou opět podbarveny zeleně a bez nich nelze
změny uložit.
Vytvoření nového oddílu či klubu
1. V nabídce Organizační struktura dvakrát klikněte na svoji skupinu. Objeví se seznam oddílů a
osob registrovaných přímo na skupině.
2. Klikněte na příkaz Nová jednotka a vyplňte základní údaje:
3. Klikněte na tlačítko Uložit.
Změna údajů o PS
Další nezbytnou prací je aktualizace povinných i nepovinných údajů o PS.
1. Klikněte na nabídku Editace nebo Organizační struktura, vyberte svoji skupinu a klikněte na
Detail.
2. V tabulce, která připomíná registrační list, doplňte údaje o PS a klikněte na tlačítko Uložit.
Povinné údaje jsou opět podbarveny zeleně a bez nich nelze změny uložit. Vyplňte pokud
možno co nejvíce údajů – pomůže to při vyhledávání.
Vytvoření nové pionýrské skupiny
Právo k vytvoření nové PS mají krajští správci RISP.
6
Metodický postup pro práci v RISP.
Osoby
V systému jsou dva druhy osob – členové a evidované osoby. Rozdíl je především v tom, že
členové jsou započítáváni do registrace skupiny, kdežto evidované osoby nikoli.
Každá osoba může mít vazby k více jednotkám.
Vložení nové osoby (člena)
1. Klikněte na nabídku Lidé anebo Organizační struktura >> vaše PS (vyberte Detail) >> Osoby
1. Po kliknutí příkaz Přidat anebo Přidat novou osobu se objeví okno
2. Po vyplnění prvních tří položek systém zkontroluje, zda osoba s těmito údaji již není v
systému evidována. Pokud ne, pokračuje zadávání osobních údajů, pokud ano – viz bod 5
3. V posledním okně dokončete zadání kliknutím na příkaz Dokončit.
4. Když systém najde osobu se shodným jménem, příjmením a datem narození, zadávání
pokračuje jiným způsobem – ověřením zbývajících údajů a spárováním osoby:
7
Metodický postup pro práci v RISP.
5. Pokud i zde zadáme stejné údaje, jaké jsou v systému, je této osobě přidáno členství ve vaší
jednotce.
6. Dále pokračujte jako v případě změn údajů o osobě (viz odstavec Změny údajů o členech PS).
Změny údajů o členech PS
1. Klikněte na nabídku Lidé >> zvolená osoba (dvojklik) anebo Organizační struktura >> vaše PS
(vyberte Detail) >> Osoby >> zvolená osoba (vybrat) >> Detail osoby. Údaje měníte na
záložkách:
a.
b.
Detail – základní údaje, zeleně podbarvené jsou údaje povinné;
Vazby k jednotkám – v jakých jednotkách je osoba evidována a je-li členem nebo
evidovanou osobou. Převod mezi jednotlivými druhy vazeb je možný ve dvou krocích:
nejprve vytvořte novou vazbu kliknutím na příkaz Přidat
poté vyberte kliknutím končící vazbu a ukončete ji kliknutím na příkaz Ukončit;
c. Funkce v Pionýru – seznam zastávaných funkcí. Po kliknutí na příkaz Přidat se objeví
okno, ve kterém vyberete jednotku a funkci;
d. Uživatelské role – seznam, v jakých rolích osoba vystupuje. Některé role vyplývají z
funkcí, jiné mohou být delegované (přidělené jinými uživateli). Po kliknutí na příkaz
Delegovat roli se objeví okno, ve kterém vyberete jednotku a roli, kterou delegujete.
Osobě, která má více rolí, se v pravém horním rohu objevuje přepínač, ve kterém je
možno vybírat, v jaké roli vystupuje.
e. Delegované uživatelské role – seznam rolí, které osoba delegovala.
Záložky Uživatelské role a Delegované uživatelské role jsou k dispozici pouze u osob
s přístupem do systému (aktivních).
f. Kvalifikace – seznam splněných kvalifikací.
Do budoucna bude možnost jednotlivých PS zadávat kvalifikace omezena na Pionýrské
minimum, ostatní kvalifikace budou zadávat Garanti PVC po jejich splnění. Při prvotním
zadávání tedy ve vlastním zájmu doplňte svým členům všechny jejich platné kvalifikace.
g.
Registrace - seznam kdy a v jaké jednotce se příslušná osoba registrovala.
Smazání člena PS
1. V nabídce Lidé vyberte člověka, kterého chcete smazat, a klikněte na příkaz Archivovat.
Údaje jsou přesunuty do archivu, kam mají přístup jen pověření uživatelé. Tento příkaz
užívejte jen v nutných případech, nezapomínejte na možnost převedení na evidovanou osobu.
Nezapomeňte, že budete-li chtít smazat údaje některého z funkcionářů PS, je potřeba funkci
nejprve přidělit jiné osobě. V případě vedoucího oddílu se to provádí příkazem Vyměnit
funkcionáře v detailu oddílu. Na chybějícího funkcionáře PS budete upozorněni při pokusu o
registraci.
POZOR - dle zákona 101/2000 Sb. je PS povinna vyřadit data člena nejpozději do 1 roku od zániku
jeho členství. Člen, příp. jeho zákonný zástupce může požádat i o okamžité vyřazení z evidence.
8
Metodický postup pro práci v RISP.
Výstupy dat
S daty, která jsou v systému uložena, je možno pracovat v obrazovce Lidé a Jednotky. Obě jsou
vybaveny možností filtrace podle různých kritérií.
Pro generování výstupů (v současnosti tisk a soubor ve formátu *.csv) nebo odeslání e-mailu
vybraným osobám slouží modrý příkaz Export (1) ve spodním řádku stránky. Po kliknutí na něj se
objeví okno, ve kterém můžete vybírat, jaké údaje budou ve výstupu uvedeny. Po výběru
požadovaných údajů klikněte na příkaz Aktualizovat náhled (2), samotný výstup spustíte
příkazem Export csv (3), Tisk (4) nebo Odeslat e-mail (5).
Pozor – možnosti exportního okna se liší podle toho, z jaké obrazovky je spustíte – např.
informace o kvalifikaci jsou přístupné pouze z okna Lidé, nikoli z okna Osoby v údajích o
jednotce.
Vedle ikony Export jsou příkazy Přidat do výběru (6), Odstranit označené z výběru (7) a
Vybrané záznamy (8). Tyto příkazy slouží k výběru dat, která chceme exportovat, pokud nelze
využít nabízený filtr (např. pro výběr účastníků některé akce). V seznamu osob nebo jednotek
klikneme na ty, které chceme přidat do výběru a pak použijeme příkaz Přidat do výběru.
Kliknutím na příkaz Vybrané záznamy se dostaneme do seznamu toho, co jsme vybrali.
Příkaz Export funguje tak, že přednostně využije data ve výběru. Pokud je výběr prázdný, použije
všechna data, která jsou na obrazovce. V obou případech však ukazuje jen 10 prvních záznamů.
1
2
3
4
5
9
6 7
8
Metodický postup pro práci v RISP.
Vlastní proces registrace
Registrace probíhá od oddílu přes PS a KOP až po Pionýr. Vedoucí PS má právo provádět registraci
oddílů své skupiny, předseda KOP vůči skupinám toto právo nemá (ale může je dostat – viz
odstavec Přidělení práv ke správě PS). Pionýr nemá právo editace skupin ani KOP.
Registrace oddílu (klubu)
Provádí vedoucí oddílu nebo skupiny anebo jimi pověřené osoby.
1. Vložte do systému všechny nové osoby, přidělte jim členství v oddílu (viz odstavec Osoby).
2. Zkontrolujte, zda má oddíl svého vedoucího s požadovanou kvalifikací, případně vše vložte
(viz odstavec Osoby), zkontrolujte pečlivě osobní údaje všech členů.
3. V nabídce Organizační struktura >> vaše PS (dvojklik) >> zvolený oddíl (vybrat) >> Detail >>
Seznam registrací zvolte příkaz Registrace xxxx (rok). Pokud je již registrace vytvořena,
tento příkaz chybí a registraci otevřete dvojklikem.
4. Seznam, který se objeví, obsahuje všechny členy oddílu. Z nich v prvním sloupci zaškrtněte ty,
které chcete registrovat. Všechny vyberete kliknutím na příkaz Všechny osoby.
5. Vybrané členy přidejte do registrace kliknutím na příkaz Přidat výběr. U osob, zařazených do
registrace, se objeví zelené zatržítko, u ostatních zůstane červený křížek.
6. Příkaz Chybné položky ukáže, co je třeba v registraci opravit.
7. Pokud je registrace v pořádku, odešlete ji ke schválení kliknutím na příkaz Odeslat ke
schválení.
8. Vytiskněte registrační list příkazem Registrační list.
9. Příkaz Zrušit slouží ke zrušení registrace. Pokud jej zvolíte, budete muset začít registraci
znovu.
7
5
6
8
9
4
Registrace pionýrské skupiny
Provádí vedoucí skupiny nebo jím pověřené osoby.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Vložte do systému všechny nové osoby, které budou registrované přímo na PS, a přidělte jim
členství v PS (viz odstavec Osoby).
Zkontrolujte, zda má skupina svého vedoucího a hospodáře a že všichni funkcionáři mají
požadovanou kvalifikaci. Funkce jednotlivým členům v případě potřeby nebo změny doplňte
(viz odstavec Osoby), zkontrolujte pečlivě osobní údaje všech členů.
V nabídce Organizační struktura >> vaše PS (vybrat) >> Detail >> Seznam registrací vyberte
příkaz Registrace xxxx (rok). Pokud je již registrace vytvořena, tento příkaz chybí a
registraci otevřete dvojklikem.
Seznam, který se objeví, obsahuje všechny členy registrované přímo na skupině a registrace
oddílů.
Nejprve schvalte a přidejte registrace oddílů: vyberte oddíl a klikněte na příkaz Schválit
podřízenou registraci. Registrace oddílu je automaticky přidána do registrace skupiny.
Pokud vedoucí oddílu (nebo skupiny) zjistí chybu v již odeslané registraci, je možné ji vrátit
příkazem Zamítnout podřízenou registraci.
Ze členů v prvním sloupci zaškrtněte ty, které chcete registrovat. Všechny členy vyberete
kliknutím na příkaz Všechny osoby. U osob zařazených do registrace se objeví zelené
zatržítko, u ostatních zůstane červený křížek.
10
Metodický postup pro práci v RISP.
7.
8.
9.
Vybrané členy přidáte do registrace kliknutím na příkaz Přidat výběr.
Příkaz Chybné položky ukáže, co je třeba v registraci opravit.
Pokud je registrace v pořádku, odešlete ji ke schválení kliknutím na příkaz Odeslat ke
schválení.
10. Registrační list je možné prohlédnout, popř. vytisknout příkazem Registrační list.
11. Příkaz Zrušit slouží ke zrušení registrace. Pokud jej zvolíte, budete muset začít registraci
znovu
9
7
8
10
6
11
5
Při dokončení registrace (tisk, podpis, orazítkování a odeslání registračních listů) se řiďte pokyny
své KOP.
Osobám s vazbou k jednotce Člen, které nebyly registrovány na další období, bude po potvrzení
registrace skupiny KOP automaticky změněna vazba k jednotce na Evidovaná osoba.
Registrace se mohou nacházet v následujících stavech:
Rozpracovaná – na registraci se pracuje, je možno do ní přidávat a z ní ubírat osoby nebo
jednotky.
Čeká na schválení – oddílová (skupinová) registrace ještě neschválená skupinou (nepotvrzená
krajem).
Potvrzená – již hotová registrace skupiny.
Zamítnutá – oddílová (skupinová) registrace vrácená skupinou (krajem) k přepracování.
Zrušená – z nějakého důvodu zrušená registrace, nemá žádný význam.
Doregistrace
Doregistrace probíhá obdobně jako registrace.
Změnová registrace
Slouží k vygenerování registračního listu po provedení a uložení změn v evidenčních údajích (sídlo
PS, bydliště funkcionáře apod.). Informace o vygenerování změnového registračního listu je
zobrazena na úvodní stránce krajského administrátora, který ji akceptuje.
Když něco nejde tak, jak má
1. Dejte si pauzu. Drobný odstup od problému mnohdy stačí k odhalení příčiny. Až příliš často je
chyba mezi klávesnicí a opěradlem židle.
2. Nechte si poradit od počítačově zdatnějších přátel. Ovládání systému není složité a většina
dětí školou povinných či studentů si s ním hravě poradí.
3. Když ani to nepomůže, nebo jste udělali chybu, kterou nedokážete napravit, nebo máte-li
podezření na technickou závadu systému (i to se může stát), kontaktujte krajského
administrátora.
Přejeme vám příjemnou práci s novým systémem RISP, k čemuž vám, doufáme, tato metodika též
přispěje.
Zpracovali: Michal Houda, Jindřich Červenka
11
Metodický postup pro práci v RISP.
Seznam kontaktů na krajské správce RISP
POP
SKOP
Ondřej Machulda
[email protected]
Josef Chládek
[email protected]
Petr Halada
[email protected]
JčKOP
Michal Houda
[email protected]
PlKOP
Martin Mlynařík
[email protected]
Ivana Mochurová
[email protected]
Libuše Nejedlá
[email protected]
Václav Votípka
[email protected]
KOPKvK
Martin Düringer
[email protected]
ÚKOP
Martin Ritter
[email protected]
Rudolf Zeus
[email protected]
LKOP
Lucie Boudová
[email protected]
Jindřich Hubatý
[email protected]
KOPKhK
Veronika Borůvková
[email protected]
Jakub Drbohlav
[email protected]
Daniela Janáčková
[email protected]
PaKOP
Hana Sádovská
[email protected]
Petr Sádovský
[email protected]
KOPkV
Jiří Němec
[email protected]
JmKOP
Milan Matyáš
[email protected]
OZKOP
Jiří Šmerda
[email protected]
MKOP
Martin Veselý
[email protected]
Ústředním správcem RISP je Jindřich Červenka, [email protected], tel. 777 793
723 135
777 793
602 145
777 248
728 314
607 814
777 236
603 528
728 838
777 063
777 063
777 248
603 562
774 864
725 891
777 225
777 248
603 765
777 248
775 764
777 793
602 515
691.
524
699
100
722
843
571
469
135
736
602
604
707
709
221
473
100
709
170
710
400
673
546
Přehled výrazů
RISP
registrační informační
systém Pionýra
Domovská
stránka
Registrace
viz Statut Pionýra,
směrnice pro registraci
Osoba zodpovědná za
registraci PS
Osoba s právem prohlížet
údaje PS a jejich členů,
nemá právo editace
Osoba s právem vstupu do
systému
Osoba registrovaná v
Pionýru
Osoba zapsaná do systému,
ale neregistrovaná v
Pionýru
Organizační složka Pionýra
Editace
Správce PS
Pozorovatel PS
(Aktivní) uživatel
RISP
Člen
Evidovaná osoba
Jednotka
Osoba s vazbami
k více jednotkám
Lidé
Organizační
struktura
Osoba registrovaná nebo
evidovaná více
organizačními složkami
Pionýra
12
Webová stránka, která se
objeví po přihlášení do
systému
Výběr jednotek, ke kterým
máte právo editace
Výběr osob, které můžete
pozorovat nebo editovat
Procházení organizačních
složek Pionýra
Role
přidělená
Role
delegovaná
Přepínač
Práva v systému, daná
funkcí
Práva v systému přidělená
jiným uživatelem
Výběr, z jaké role chcete se
systémem pracovat
Chybné
položky
Uložit
Závady v registraci
Mocné tlačítko, které ukládá
provedené změny
Download

Registrační a informační systém Pionýra Manuál pro pionýrské