GroupWise – Příručka zdatného uživatele
2.
GroupWise – Příručka zdatného uživatele
Nové vlastnosti hlavního zobrazení schránky
v GroupWise 8.0
Erno de Korte
GroupWise 8.0 přináší mnoho nových vlastností hlavního zobrazení schránky. Některé
změny jsou velké, jiné malé, ale neméně důležité. V této a několika následujících kapitolách si většinu z nich ukážeme. Pojďme si hlavní zobrazení schránky projít od levého
horního rohu k pravému spodnímu.
▪▪ Vytvoření nové složky je v GroupWise 8.0 ještě jednodušší. Stačí kliknout pravým
tlačítkem na již existující složku, vybrat volbu „Nová složka“, zadat požadované
jméno a stisknout klávesu Enter. Je to daleko jednodušší, než průvodce v předchozích verzích (viz kapitola 29).
▪▪ Tisk seznamu: funkce „Tisk seznamu“ vytiskne seznam položek z aktuálně vybrané složky. To je opravdu velké vylepšení, protože seznam se vytiskne přesně tak,
jak je vidět na obrazovce, včetně všech sloupců, tedy i těch, které jste sami přidali.
Tisk seznamu vyvoláte z hlavní nabídky „Soubor“ ► „Tisk“ nebo z kontextové
nabídky po klepnutí pravým tlačítkem na druhý sloupec seznamu, jak je popsáno
v kapitole 28.
Poznámka: V některých případech může příprava seznamu pro tisk trvat trochu déle,
obzvláště máte-li ve složce mnoho položek. Buďte trpěliví, seznam bude připraven za
několik vteřin.
▪▪ Pravidlo pro dovolenou: další nová funkce, kterou najdete v hlavním menu:
„Nástroje“ ► „Pravidlo pro dovolenou“, Více v kapitole 169.
▪▪ Hledání kontaktů: Nové tlačítko v panelu nástrojů, které vám umožní hledat kontakty napříč adresáři, patří mezi uživateli k velmi dobře přijímaným vylepšením.
Více v kapitole 141.
▪▪ Hledat: tato funkce se podobá funkci „Filtr“ z GroupWise 7.0 (viz kapitola 12), ale
umožňuje daleko více. Podrobnosti se dočtete v kapitolách 12, 37 a 38.
▪▪ Oblíbené položky, Seznam kalendářů, Seznam adresářů a Zjednodušený seznam složek – těmto tématům se bude věnovat kapitola 18.
▪▪ Možnost odeslat nastavení složky či panelu ve formátu XML je další velice dobře přijaté vylepšení. Nyní můžete vytvořit perfektní nastavení složky nebo panelu
a poslat ho spolupracovníkům. Více v kapitole 32.
▪▪ Integrace s Teaming a RSS složky: dva nové typy položek v seznamu složek. Více
v kapitole 44.
▪▪ Označení skupin – sbalování a rozbalování: označení skupiny bylo uvedeno již
v GroupWise 7.0. GroupWise 8.0 umožňuje navíc skupiny sbalit a rozbalit pomocí
ikon „+“ a „-“, které najdete před nadpisem každé skupiny. Více v kapitole 11.
▪▪ Přiřadit kategorii nebo zobrazit historii jedním kliknutím: kliknete-li v zobrazení obsahu složky na začátek jednotlivé položky v seznamu, objeví se menu, ve kterém lze položce přiřadit kategorii. Po poklepání na šipku vpravo od ikony položky,
se zobrazí zpráva v historii diskuze. Více v kapitole 19.
▪▪ Ukládání zpráv v EML formátu: nyní lze uložit zprávy ve formátu EML. To může
být velice praktické při integraci s jinou aplikací. Více v kapitole 87.
32
Přizpůsobte GroupWise svým potřebám
3.
Seznam složek – novinky v GroupWise 8.0
Erno de Korte
Seznam složek, který je v hlavním okně aplikace obvykle zobrazen vlevo, doznal několika změn, které by vám mohly pomoci zlepšit vaši produktivitu:
▪▪ Seznam oblíbených složek vám umožní vytvořit si seznam nejčastěji používaných
složek, které lze do seznamu vložit přímo ze zjednodušeného či plného seznamu
složek. To je užitečné, pokud například často přetahujete položky do seznamu složek. Oblíbené složky do seznamu přidáte, kliknete-li pravým tlačítkem na složku
a zvolíte „Přidat k oblíbeným“, jak je vidět na obrázku dole.
▪▪ Seznam kalendářů: kliknete-li na složku hlavního kalendáře, objeví se hned pod
oblastí oblíbených položek další oblast, obsahující seznam všech (pod-)kalendářů.
▪▪ Seznam adresářů: podobně jako u seznamu kalendářů se objeví nová oblast také
v případě, když kliknete na složku kontaktů.
▪▪ Zjednodušený seznam složek: tato vlastnost vám umožní zobrazit všechny složky Organizátoru odděleně od úplného seznamu složek. To je velmi užitečné např.
v případě, že chcete přesouvat položky mezi jednotlivými složkami.
Tyto nové oblasti se vám mohou hodit, ale je také možné, že je budete chtít z nějakého
důvodu skrýt. Jak toho dosáhnout:
▪▪ Klikněte pravým tlačítkem na jakoukoliv složku a vyberte „Vlastnosti“ ►
„Zobrazení“. Objeví se dialog nastavení seznamu složek, jak je vidět na obrázku
vpravo dole.
Tip: Všimněte si velice užitečné volby „Zapamatovat možnosti seznamu složek“.
▪▪ Z hlavního menu vyberte „Zobrazit“ ► „Seznam složek“, zobrazí se nastavení seznamu složek.
Tip: Toto menu obsahuje také funkci „Vybrat pořadí...“, která umožňuje změnit pořadí
oblastí seznamů složek, kontaktů a kalendářů.
Přizpůsobte GroupWise svým potřebám
33
GroupWise – Příručka zdatného uživatele
4
GroupWise – Příručka zdatného uživatele
1.
Úvod od společnosti Novell
13
2.
O knize, čtenářích a autorech
15
3.
GroupWise – robustní nástroj pro byznys
21
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
Společná schránka pro celý tým
Automatická registrace
Mít vše hotovo – Procesování
Mít vše hotovo – Zhodnocení
Automatizované potvrzení doručení
Katapult
22
23
24
25
26
27
4.
Přizpůsobte GroupWise svým potřebám
29
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Panely, navigační panel a barevná schémata
Nové vlastnosti hlavního zobrazení schránky v GroupWise 8.0
Seznam složek – novinky v GroupWise 8.0
Záložka „Domov“ – více než nová titulní stránka
Využití všech předností zobrazení Panely
Webové stránky ve vašich Panelech
RSS kanály ve vašich Panelech
Více o nastavení panelů – sdílení, náhled a nepřečtené položky
Dejme to vše dohromady na záložce „Domov“
Přepínání z tradičního zobrazení do zobrazení Panely
(nebo zpět, pokud je třeba)
Označení skupin pro získání lepšího přehledu
Nová funkce „Hledat“ kombinuje filtr a vyhledávání
Kliknutí je dobré, ale ještě lepší je pravým tlačítkem
Opravdu trváte na stálém zobrazení všech složek?
Jak přesunout položku do skryté složky
Nezobrazujte seznam všech složek, stačí jen oblíbené
Vylepšete si zobrazení schránky
30
32
33
34
35
37
38
39
40
41
41
42
43
44
45
46
47
48
4.
Jak vám složky mohou usnadnit život
49
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
Novinky v seznamu složek: Oblíbené + Kalendář + Seznam adresářů
Klepněte pro přiřazení kategorie nebo zobrazení Znovuzrození Zběžného zobrazení
Jak získat lepší přehled pomocí předvoleb Zběžného zobrazení
Možnosti Složky úkolů (nebo Kontrolního seznamu) ve vaší schránce
Více o Označení skupin – pro získání lepšího přehledu
Přidání nebo skrytí sloupce v náhledu složky
Souhrnné zobrazení: jiný pohled na vaši schránku
Rychlý přehled získaný pomocí Náhledu zprávy
50
51
52
53
54
56
57
58
59
5
GroupWise – Příručka zdatného uživatele
GroupWise – Příručka zdatného uživatele
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.
42.
43.
44.
45.
46.
47.
48.
49.
50.
51.
52.
Historie diskuze
Tisk seznamu položek
Tajemství skrytá za vytvářením Osobních složek
Dejte jim osobitý vzhled – upřesnění nastavení složek
Jak uložit nastavení zobrazení složky pro opakované použití
Sdílejte své nastavení složek a panelů pomocí souboru XML
Pokud potřebujete, můžete složky sdílet po celém světě!
Správný způsob přijetí sdílené složky
Sdílení podsložek nebude fungovat, ale...
Sdílené složky – Nejlepší postupy
Tři způsoby vyhledání položek – Srovnání výsledků hledání
Tři způsoby vyhledání položek – Porovnání funkcí hledání
Složky výsledků vyhledávání – rychlý přístup k vašim informacím
Vytváření složek Výsledků hledání z předchozího hledání
Přímé vytváření složky výsledků hledání
Zůstaňte v obraze – využijte kanály RSS
Přiřazení RSS kanálů do GroupWise pomocí vašeho oblíbeného prohlížeče
Kombinace síly portálu Teaming se systémem GroupWise Používání složek IMAP pro přístup k externímu obsahu
Využití složek NNTP pro získání přístupu k rozsáhlým zdrojům informací Jak vám systémové složky pomohou udržet pořádek
Odeslané položky jsou opět, jako v GW 4.x, systémovou složkou
Počítadlo položek k vašim službám
Manuální nebo automatické třídění složek
Přesouvání složek pomocí pravého tlačítka myši Řešení třetích stran pro vylepšení správy složek
60
61
62
64
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
80
81
83
85
87
88
89
90
91
5.
Bližší pohled na E-maily, schůzky a úkoly
93
53.
54.
55.
56.
57.
58.
59.
60.
61.
62.
63.
64.
65.
66.
67.
68.
Nové možnosti položek v GroupWise 8.0
Další dvě pěkné vlastnosti: úprava pole Věc a Kategorie
Výchozí akce v GroupWise
Více výchozích akcí v GroupWise
Změna formátu odpovědi
Rozdíly mezi internímy a externímy e-maily
Povolení sledování stavu zprávy a Zpětného upozornění
Zobrazení stavu zprávy pomocí vlastností zprávy
Povolení Zpětného upozornění interní zprávy
Upozornění na odmítnutou schůzku
Sledování stavu zprávy zaslané do externí schránky
Výchozí nastavení pro sledování stavu
Hledání nebo filtrování pošty z internetu
Proměna položky pomocí volby „Změnit na...“
Rozdíly mezi zprávami v prostém textu a s HTML formátováním
Klady a zápory zpráv s HTML formátováním
94
96
97
98
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
109
111
6
69.
70.
71.
72.
73.
74.
75.
76.
77.
78.
79.
80.
81.
82.
83.
84.
85.
86.
87.
88.
Tvorba a prohlížení zpráv v prostém textu
Doporučené postupy při tvorbě zpráv s HTML formátováním
Vkládání obrázků do zprávy s HTML formátováním
Svět za GroupWise – zobrazení systémových příloh
Jak prohlížet podrobné detaily poštovní zprávy
Jak pracovat se šablonami – používání funkce „Znovu odeslat“
Jak pracovat se šablonami pošty – používání zobrazení GroupWise
Směrování v GroupWise – jednoduché řízení průběhu práce
Použití Kontroly pravopisu pro zlepšení zpráv Automatické opravy – další užitečný nástroj
Automatické opravy – podrobnější pohled
Automatická kontrola pravopisu při odesílání zprávy
Použití okamžité kontroly pravopisu – Kontrola v průběhu psaní
Rychlá změna jazykových verzí kontroly pravopisu
Používejte svůj oblíbený editor, kontrolu pravopisu a prohlížeč
Dočasné uložení zprávy při jejím vytváření
S automatickým ukládáním se vám nic neztratí
Přílohy – Upravená kopie ...
Ukládání položek v TXT, RTF a EML nebo jako GWI odkaz
Vytváření zpráv pomocí řešení třetích stran
112
113
114
115
116
117
118
119
120
121
122
124
125
126
127
128
129
130
131
132
7.
Identifikujte se podpisem vašich zpráv
133
89.
90.
91.
92.
93.
94.
95.
96.
97.
98.
Vytvořte si vlastní podpis a elektronickou vizitku
Vytváření a správa vašich podpisů – Přehled
Vytváření podpisu s HTML formátováním
Vytvoření a uložení více podpisů
Používání vlastnoručně vytvořených podpisů
Přikládání elektronické vizitky (vCard)
Příklad elektronické vizitky vygenerované z Adresáře GroupWise
Jak vytvořit vlastní vizitku vCard
Použití záznamu osobního adresáře jako vCard
Řešení třetích stran pro přidávání podpisů a prohlášení
134
135
136
137
138
139
140
141
142
143
8.
Zorganizujte si život pomocí kalendáře
145
99.
100.
101.
102.
103.
104.
105.
106.
107.
Užitečné vlastnosti kalendáře – Celodenní akce a další
Podkalendáře výrazně zvyšují přehlednost!
Nové možnosti GroupWise 8.0 pro práci s událostmi
Automatické přijímání skupinových událostí
Sdílení složek kalendáře – působivá vlastnost!
Zobrazit všechny podkalendáře v jednom agregovaném zobrazení
Nový pohled na kalendář – zobrazení panelů
Denní, týdenní, měsíční, roční zobrazení a další???
Nelíbí se vám zobrazení Měsíc? Tak rozšiřte týdenní!
146
147
149
150
151
152
153
154
155
7
GroupWise – Příručka zdatného uživatele
108.
109.
110.
111.
112.
113.
114.
115.
GroupWise – Příručka zdatného uživatele
116.
117.
118.
119.
120.
121.
122.
123.
124.
125.
126.
127.
128.
129.
130.
131.
132.
133.
Méně šedi – více barev a funkcí ve vašem kalendáři
156
Zcela jiné zobrazení vašeho kalendáře
157
Zobrazte váš kalendář jako text nebo grafiku
158
Časové intervaly v zobrazení kalendáře
159
Zobrazení čísel týdnů a další užitečné možnosti Kalendáře
160
Zobrazování dalších časových zón v kalendáři
161
Označit jako soukromé – pro skutečně soukromé události
162
Získejte lepší kontrolu nad vaším časem – používejte funkci „Zobrazit událost
jako obsazeno“
163
Importování ics souborů nebo souborů s událostmi do vašeho kalendáře 164
Změna existující skupinové události pomocí funkce znovu odeslat
165
Změny počtu účastníků v existující události
166
Individuální nastavení a přidávání příloh k událostem
167
Hledání doby zaneprázdnění – náhled do života druhých
168
Další pohled na kalendáře více uživatelů 170
Kompletní přístup k více kalendářům přes „Zástupce“ (Proxy)
171
Odebírání obsahu z kalendářů vystavených na internetu
172
Publikování vlastního kalendáře na internet
173
Přístup k vašemu kalendáři vystavenému na internetu
174
Hledání doby zaneprázdnění napříč internetem
175
Potřebujete vícenásobné schůzky? – Zopakujte je!
176
Opakované události – podle příkladu
177
Opakované události – podle vzorce
178
Opakované události - jednoduše!
181
Opakované události – jedna propojená s ostatními – výhrady
182
Tisk kalendáře
183
Další rozšíření kalendáře pomocí nástrojů třetích stran 186
9.
Jak se vyrovnat s přívalem práce? Organizujte si ji.
134.
135.
136.
137.
138.
139.
Organizace práce v GroupWise 8 – Kontrolní seznam = Seznam úkolů
Zakládání a vkládání položek do Seznamu úkolů Třídění položek v seznamu úkolů
Termín a stav položek seznamu úkolů
Uzavírání a skrývání položek v Seznamu úkolů
Podpoložky - využijte seznam úkolů naplno
10. Zůstaňte v kontaktu – správa vašich kontaktů
140.
141.
142.
143.
144.
145.
8
Nové možnosti správy kontaktů v GroupWise 8.0
Vyhledejte vaše kontakty
Výběr adresy – první styčný bod
Kontakty – víc než jen jednoduchý Adresář
Kontakty – Ukazují dlouhou historii
Starý typ Adresáře – Stále je dobrý!
189
190
191
192
193
194
195
197
198
199
200
202
203
204
146.
147.
148.
149.
150.
151.
152.
153.
154.
155.
156.
157.
158.
159.
160.
161.
162.
Automatické dokončování jmen – Jaké požehnání!
Časté kontakty – požehnání nebo prokletí?
Vytváření a správa distribučních seznamů
Panely kontaktů – Udělejte z nich součást zobrazení Domov
Efektivní používání složek kontaktů – rychlá navigace a další
Prozkoumání nového zobrazení „Karty adres“ – Poznámky & Historie
Podrobnosti kontaktů – Jméno, e-mailová adresa & telefonní čísla
Podrobnosti kontaktů – Kancelář & Osobní – Narozeniny & Internet
Podrobnosti kontaktů – Více poštovních adres
Podrobnosti kontaktů – Upřesnění a uživatelsky definovaná pole
Uložit a zavřít kontakt – Uložit jako vizitku – Odeslat kontakt
Práce s vašimi kontakty – Zkopírovat & Vložit
Import a Export – podpora pro soubory NAB a VCF
Import a export kontaktů ve formátu CSV
Tisk štítků s kontakty a seznamy
Doporučené způsoby používání Adresáře
Řešení třetích stran vylepšující Adresář
11. Zástupce – získejte přístup k více...
163.
164.
165.
166.
Nastavení povolení přístupu přes zástupce pro ostatní
Doporučené způsoby nastavení přístupu pro zástupce
Skupinový kalendář – použitelný díky právům zástupců
Nástroje třetích stran vám pomohou z funkce Zástupce dostat maximum
12. Pravidla: Nechejte GroupWise pracovat za vás
167.
168.
169.
170.
171.
172.
173.
174.
175.
176.
177.
Předcházení zacyklení pravidel
Ultimativní pravidlo Dovolená nebo Mimo kancelář
Jedete pryč? Použijte pravidlo pro dovolenou!
Automatické přijímání událostí
Rozlišení interních zpráv a zpráv z internetu v pravidlech
Přesouvání dokončených úkolů pomocí pravidel
Automatické oznámení doručení
Kombinace akce přesunutí do složky se sdílenými složkami
Předávání dál a delegování
Používání pravidel pro automatické přiřazování kategorií
Řešení třetích stran pro vylepšení vlastností pravidel
13. Systém správy dokumentů
178.
179.
180.
181.
182.
Bezpečnost správy dokumentů
Práce se složkami SSD v GroupWise
Změna vlastností složek Výchozí knihovna & Vytvořeno
Vytváření dokumentů v GroupWise
Vytvoření dokumentu pomocí aplikace a jeho následné uložení do SSD
206
207
208
209
210
211
212
213
214
215
216
217
219
221
223
224
225
227
228
229
230
231
233
234
235
238
239
241
242
243
245
246
247
248
249
251
252
253
254
256
9
GroupWise – Příručka zdatného uživatele
183.
184.
185.
186.
187.
188.
189.
190.
191.
192.
193.
194.
195.
196.
197.
198.
199.
200.
201.
„Uložit jako“ – další možnosti
Vlastnosti dokumentu nebo Profil dokumentu
Profil dokumentu – Vlastnosti dokumentu
Profil dokumentu – Verze, Sdílení a Změnový protokol
Prohlížení a změna stavu dokumentu
Vytváření dalších verzí dokumentu
Vytváření nových verzí dokumentu
Používání seznamu verzí spojeného s vašimi dokumenty
Kontrola přístupu k dokumentům – Co kdo vidí?
Sdílení dokumentů s ostatními ve vaší společnosti
Výchozí nastavení sdílení dokumentů
Vyhledávání dokumentů v GroupWise
Odhlašování dokumentů
Přihlašování dokumentů
Import dokumentů do knihovny GroupWise
Odesílání dokumentů uložených v SSD
Správa skupin dokumentů – Kopírování a Přesouvání
Správa skupin dokumentů – Změna vlastností
Správa skupin dokumentů – Změna sdílení
14. Správa velikosti schránky a archivace
202.
203.
204.
205.
206.
207.
208.
209.
210.
211.
212.
213.
214.
215.
Rozdíl mezi smazáním a vyčištěním
Manipulace s limitem velikosti schránky
Používání informací o velikosti schránky
Překročení hraničního limitu velikosti schránky
Webové rozhraní GroupWise a omezení velikosti schránky
Omezení velikosti příloh
Ruční mazání nebo vyčištění smazaných zpráv
Archivace zpráv – je to skutečně váš osobní poštovní úřad
Přístup do archivu GroupWise pro prohlížení nebo obnovení dat
Automatická archivace nebo mazání zpráv
GWCheck opraví i archiv!
Oddělení příloh od zpráv může šetřit prostor
Doporučené způsoby archivace
Nástroje třetích stran pro rozšíření a vylepšení možností archivace
15. Závěrem – Ceníme si vaší odezvy!
216. Nápověda, O aplikaci GroupWise, Školení a výukové programy
16. Rozdíly mezi Groupwise a MS Outlook
217. Tipy pro přechod z Outlook na Groupwise
218. Výhody Groupwise oproti Outlook / Exchange
10
GroupWise – Příručka zdatného uživatele
257
259
260
261
262
263
264
265
266
268
269
270
272
274
276
278
279
282
283
A.
Vyhlídková cesta prostředím GroupWise
313
A.1
A.2
A.3
A.4
A.5
A.6
A.7
A.8
Strukturalizace nestrukturovaného světa – podívejte se do zrcadla GroupWise
314
Co uvidíte po otevření schránky GroupWise?
315
Představuje se uživatelská databáze
316
Získání obsahu z databáze zpráv
317
Adresář přetečení brání ztrátě cenného prostoru
318
Komunikace s vnějším světem
319
Kombinací všeho vznikne jeden dokonalý systém GroupWise
320
Minulost, současnost a budoucnost GroupWise
321
B.
Seznam témat
323
C
Klávesové zkratky
329
D
Ikony objevující se u položek
333
285
286
287
288
289
290
291
292
293
294
295
296
297
298
299
303
304
305
306
309
11
Download

Úryvek příručky naleznete zde