Příloha č. 1
výzvy k podání nabídky, prokázání splnění kvalifikace a zadávací
dokumentace
veřejné zakázky malého rozsahu č. VZMR/07/2014
„POŘÍZENÍ ERP SYSTÉMU“
TECHNICKÁ SPECIFIKACE
ERP SYSTÉMU
Obsah
1.
Analýza a návrh řešení ............................................................................................................................ 3
2.
Požadavky na ERP, licence....................................................................................................................... 3
2.1 Obecné funkční požadavky.................................................................................................................... 4
2.2 Spisová služba........................................................................................................................................ 5
2.3 Objednávkový systém ........................................................................................................................... 5
2.4 Účetnictví .............................................................................................................................................. 5
2.5 Evidence majetku .................................................................................................................................. 6
2.6 Prodej a fakturace ................................................................................................................................. 6
2.7 Controlling, analýza ............................................................................................................................... 7
2.8 Nákup, zásoby ....................................................................................................................................... 7
2.9 Servis, doprava ...................................................................................................................................... 8
3.
Instalace .................................................................................................................................................. 8
4.
Implementace ......................................................................................................................................... 8
5.
Školení ..................................................................................................................................................... 9
6.
Záruka a servisní podmínky ..................................................................................................................... 9
7.
Integrační požadavky ............................................................................................................................ 10
8.
Systémové požadavky ............................................................................................................................ 10
9.
Realizační požadavky ............................................................................................................................. 11
10.
Seznam zkratek ................................................................................................................................. 12
vků na ERP systém
Popis požadavků
1. Analýza a návrh řešení
Cílem dodávky analýzy je provedení následujících činností,
č
které budou zpracovány do podoby
implementačního projektu:
•
Popis procesů
ů zadavatele na základě analýzy současného
č
stavu
•
Návrh pracovních postupů zadavatele, vycházející z popisu procesů
a použití aplikačního
čního software
•
Specifikace uživatelských rolí
•
Návrh konfigurace systémové infrastruktury pro provoz dodávaného IS v prostředí IS
Zdravotnické záchranné služby Liberec, obsahující popis architektury
architektury IS a specifikaci prvků
•
Návrh specifikací úprav standardního aplikačního
aplikač
software
•
Návrh integračních
čních vazeb na ostatní aplikační
aplikač software, ostatní databáze
a technologie
•
Návrh způsobu
ůsobu migrace dat do nového aplikačního
aplikač
software:: dodavatel musí zajistit v rámci
zakázky plnohodnotnou migraci potřebných
potřřebných dat ze systému Vema a Gordic
•
Stanovení etap a kroků
ů při zavádění
zavádě systému,
•
Přesný
ř
časový harmonogram všech prací
Analýzu vypracuje dodavatel (ve spolupráci se zadavatelem) a předloží
ředloží zadavateli ke schválení.
schválen Na
základě
ě výsledků
ů analýzy bude provedeno nasazení systému, upřesněna
upřř
ěna
ě struktura uživatelů
ů a rozsah
požadované funkcionality včetně
č ě rozsahu integračních
integrač
vazeb.
2. Požadavky na ERP, licence
•
Systém musí komplexně
ě řešit procesy v organizaci, s cílem jejich zjednodušení a zrychlení
prostřednictvím
řednictvím elektronizace.
•
Předmětem
ř
ětem dodávky budou trvalé licence pro všechny níže uvedené oblasti v odpovídajícím
počtu
č pro úspěšné
ěšné nasazení a provozování daného ERP.
•
Požadované licence se vztahují na všechny dodávané SW komponenty.
kom
•
Zadavatel požaduje pokrytí potřeb
potř minimálně
ě pro počty
č uživatelů
ů v jednotlivých oblastech,
dodávaný systém musí být realizován v minimálním rozsahu definovaném viz. tabulky níže.
ZAJIŠTĚNÍ KRIZOVÉ PŘIPRAVENOSTI POSKYTOVATELE ZZS| RESUSCITAČNÍ MODELY
Agenda
Počty uživatelů *)
Spisová služba
Objednávkový systém
Servis, doprava
2
10 **)
5
Faktury přijaté
4
Faktury vydané
4
Pokladna
3
Banka
3
Controlling, analýzy
1
Účetnictví
3
Majetek
2
Sklady
Firemní aktivity
(CRM,workflow)
3
10
*) jedná se o počty uživatelů, současně přihlášených do systému
**) do systému žádanek objednávek budou přistupovat kromě stabilních uživatelů i externí uživatelé
prostřednictvím webové aplikace
2.1 Obecné funkční požadavky
Požadavek
1
Plný soulad s legislativou České republiky ve všech implementovaných částech IS
2
IS včetně uživatelské příručky v českém jazyce
3
Kontrolní mechanismy - bilanční kontinuita, konzistence dat
4
Elektronizace schvalovacích procesů, soulad se z.č. 320/2001 Sb.
5
8
Exporty dat z IS do formátů xls, doc, pdf
Exporty dat z IS do xml formátu (statutární výkazy; DPH - přiznání, další pomocné
evidence dle ZDPH)
Číselníky dodavatelů/odběratelů pro všechny moduly IS s možností zadat více adres,
bankovních účtů, obvyklých evidečních údajů
Podpora EDI (IS DOC) komunikace
9
Podpora čárových kódů (moduly sklady, majetek)
10
Automatické účtování - účetní kontace
11
Funkce kopírování dokladů
12
Možnost analýz „napříč“ celým IS
13
Možnost tvorby vlastních sestav a reportů
14
Tisk dokladů v požadované grafické úpravě
15
Integrované plnohodnotné vývojové prostředí
16
Možnost dovývoje vlastními kapacitami
6
7
21. října 2014
4|11
ZAJIŠTĚNÍ KRIZOVÉ PŘIPRAVENOSTI POSKYTOVATELE ZZS| RESUSCITAČNÍ MODELY
2.2 Spisová služba
Požadavek
1
Jednotné zpracování dokumentů (vnější i vnitřní pošta)
2
Řízení oběhu dokumentů (elektronicky) vč. kontroly deadline
3
Skupinové workflow
4
Dlouhodobý archiv
5
Časová razítka vč. elektronického podpisu
6
Řízení přístupů do archivu
7
Vazba na modul fakturace
2.3 Objednávkový systém
Požadavek
1
Elektronické zpracování žádanek, poptávek, objednávek
2
Tvorba objednávky ze žádanky – možnost editace schvalovatelem
3
Možnost využití číselníků (pozitivních listů) při tvorbě žádanky
4
Možnost využití workflow
Možnost dohledání vazby žádanka_objednávka_faktura, vazby do všech souvisejících
modulů
Evidence, schvalovací procesy v souladu se z. č. 320/2001 Sb. (auditní stopa, elektronický
podpis)
5
6
2.4 Účetnictví
Požadavek
1
2
3
4
5
6
Finanční účetnictví v plném rozsahu
Manažerské účetnictví - víceúrovňové členění (např. střediska, činnosti, zakázky...)
Členění činností - hlavní , vedlejší (hospodářské) - i ve statutárních výkazech
Statutární výkazy - export dat přizpůsobený SW zřizovatele
PAP (vyhláška č. 434/2010 Sb. ), kontrolní mechanismy
Výsledovky v členění - nákladové okruhy střediska, zakázky
7
8
9
10
11
Cizoměnové účtování
Správa pokladny - on-line vazba na účetnictví
Přenosy dat z/do bankovních aplikací
Možnost „hromadného“ účtování bankovního výpisu (např. mzdy)
Automatické párování plateb s doklady dle VS, SS a dalších podkladů
12
Zpracování evidence a vykazování DPH včetně práce s koeficientem pro krácení odpočtu
daně, automatizované odúčtování neuplatněné DPH na účty základu daně
13
14
15
16
Automatické účtování o DPH při účtování dokladu
Podpora DPDPH a pomocné daňové evidence
Kontrola spolehlivosti plátce DPH
Kontrola bankovního účtu plátce DPH
21. října 2014
5|11
ZAJIŠTĚNÍ KRIZOVÉ PŘIPRAVENOSTI POSKYTOVATELE ZZS| RESUSCITAČNÍ MODELY
17
18
19
20
21
22
23
Možnost vytřídění dokladů s rozdílným DUP, DUZP
Statistické výkazy závazků a pohledávek – možnost nastavení hladin prodlení
Uživatelsky volitelné zaokrouhlování částek
Povolení účtování v rozmezí data i prováděných operací nezávisle a pro různé uživatele
Automatizované zpracování časového rozlišení (platební kalendáře)
Oboustranný účetní zápis (strana MD, DAL)
Možnost definice a tisku kontrolních sestav, včetně vybraných dat dle zadaných kriterií
24
25
26
27
28
29
Podpora měsíční účetní závěrky a možnost otevřít uzavřený měsíc (uživatelsky)
Možnost rozúčtování režií na střediska dle předdefinovaných poměrů
Možnost zobrazení ekonomických dat bez omezení období
Evidence půjček FKSP
Jedno- i víceřádkové doklady – kontrola salda za každý účtovaný doklad
Elektronický import denních kurzů
30
Automatické počítání kurzových rozdílů
2.5 Evidence majetku
Požadavek
1
Evidence majetku - dlouhodobý, drobný dlouhodobý, operativní evidence
2
Výpočet a účtování odpisů – účetní (vč. výkonových), daňové (vč. daňových odpisů DNM)
3
Umístění majetku - střediska, místnosti, odpovědné osoby, dtto inventurní soupisy
4
Třídy majetku (např. zdravotnická, výpočetní technika)
Evidence souboru majetku pod jedním evidenčním číslem, ale s jednotlivými výrobními
čísly položek, včetně údajů o každé položce
Evidování a účtování technického zhodnocení
5
6
7
11
Možnost automaticky účtovat odpisy na více nákladových středisek dle definovaných klíčů
Automatické generování odpisů všech nebo vybraných majetků ke zvolenému datu se
zaúčtováním do účetnictví
Definice způsobu výpočtu odpisů uživatelem
Definice předkontací pro různé operace s majetkem (zařazení, technické zhodnocení,
odpisy, vyřazení)
Hromadné zařazení, vyřazení a změna umístění majetku
12
Podpora výpočtu transferového podílu, možnost zadání čísla dotačního programu
13
Podpora čárových kódů v evidenci majetku
14
Převod současných "PID" kódů majetku v rámci implementace
8
9
10
2.6 Prodej a fakturace
Požadavek
1
3
Kontrola duplicity VS
Faktury za zdravotní péči - zdravotní pojišťovny, ostatní plátci (možnost nastavení
korunového vyjádření hodnoty bodu)
Evidence záloh, párování s daňovými doklady
4
Evidence zápočtů včetně účtování, vyrovnávání saldokontních položek a tisku dokladů
5
Předdefinované texty do faktur
2
21. října 2014
6|11
ZAJIŠTĚNÍ KRIZOVÉ PŘIPRAVENOSTI POSKYTOVATELE ZZS| RESUSCITAČNÍ MODELY
6
Uživatelské modifikace textu faktury, cizojazyčné verze textů
7
Možnost evidovat v jednom dokladu více adres (fakturační, dodací)
8
Možnost úhrady jiným způsobem než bankou a pokladnou, např. zápočtem
Okamžité rozbory vztahů odběratel/dodavatel (neuhrazené pohledávky/závazky,
související doklady), saldokonto aktuální, saldokonto k zadanému datu
Automatizované vytváření a rozesílání upomínek (vazba na e-mail)
9
10
11
12
13
Možnost vyjmout určité doklady z upomínání nebo penalizace
Automatizovaný výpočet a generování penále, úroků z prodlení a smluvní pokut, možnost
nastavení příslušného procenta
Automatizovaná tvorba opravných položek (ČÚS 706)
2.7 Controlling, analýza
Požadavek
1
Vedení manažerského účetnictví jako nadstavby nad finančním účetnictvím
2
Správa plánů (verze), plány na jednotlivá střediska (útvary)
3
Sledování a vyhodnocení plánu vs. skutečnost
4
Možnost převzetí dat do plánu z minulých období
5
Možnost definice vlastních pohledů a ukazatelů s možností exportu do MS Excel
6
Možnosti datových vstupů z jiných IS
Kalkulace a určování nákladovosti – např. nákladová hodnota bodu (i z podkladů
vložených nebo importovaných z jiných IS)
7
2.8 Nákup, zásoby
Požadavek
1
Vazba na objednávkový systém
2
Sledování zásob a skladových pohybů
3
5
Možnost archivace objednávek, interních žádanek
Evidence minimální zásoby, maximální zásoby, množství přiobjednání pro využití v
automatizovaném plánování nákupu
Definice rámcových objednávek, které jsou postupně plněny
6
Aktuální informace o hodnotě skladu (v jednotkách množství i v Kč)
7
Omezení uživatele na práci s definovanými sklady, typy pohybů zboží
8
Možnost definování neúčetních skladů
9
Vazba ceník, organizace (možnost kontroly tendrových cen, doby platnosti cen)
10
12
Možnost hromadných operací s doklady
Možnost dodatečné evidence souvisejících nákladů pořízení a jejich přiřazení k již
naskladněnému zboží
Sledování výrobních čísel/šarží, sledování expirace
13
Možnost evidence doplňujících údajů
14
Podpora FIFO, průměrných cen
4
11
21. října 2014
7|11
ZAJIŠTĚNÍ KRIZOVÉ PŘIPRAVENOSTI POSKYTOVATELE ZZS| RESUSCITAČNÍ MODELY
2.9 Servis, doprava
6
Požadavek
Možnost evidence důležitých údajů u vybraného majetku (zákonné servisní prohlídky,
emise, STK..)
Členění vozidel podle typů (sanitní, referenční…)
Karta vozidla (s možností zadat důležité údaje o vozidle), propojená s kartou (kartami)
majetku
Možnost přiřazení fotodokumentace ke kartě vozidla
Automatické upozorňování na termíny (servisní prohlídky, STK, platnost tankovacích
karet..)
Automatizovaný výpočet silniční daně
7
Sledování nákladů na provoz vozidla (fixní, variabilní náklady)
8
Evidence škodních událostí
9
Systém hlášení závad (návaznost na objednávkový systém)
10
Elektronický import údajů o čerpání PHM
1
2
3
4
5
3. Instalace
Předmětem instalace je provedení a dodávka následující prací a prvků:
•
dodávka instalační příručky, zahrnující specifikaci parametrů systémové infrastruktury (webových
služeb, databázových služeb atd.) a parametrů dodávaného aplikační vybavení,
•
dodávka provozní příručky, zahrnující specifikaci činností a úkonů, jež jsou nutné zajistit pro
bezproblémový chod systému (reindexace DB, kontrola logů, monitoring výkonu apod.),
•
instalace aplikačních částí IS,
•
test funkčnosti systému v prostředí zadavatele.
4. Implementace
Následující oddíl specifikuje činnosti, jež jsou nutné pro realizaci ekonomického systému. Součástí
implementace bude především:
•
podpora při řešení organizačního zajištění fungování ekonomického systému,
•
parametrizace ekonomického systému,
•
asistence při migraci dat v rozsahu číselníků, počátečních stavů, otevřených položek,
•
asistence při zpracování účetní závěrky a DPH za období 1. 1. 2015 – 31. 3. 2015,
21. října 2014
8|11
ZAJIŠTĚNÍ KRIZOVÉ PŘIPRAVENOSTI POSKYTOVATELE ZZS| RESUSCITAČNÍ MODELY
•
verifikace implementovaného řešení a proces jeho akceptace,
•
dokumentace.
5. Školení
Předmětem dodávky je zajištění školení v následujícím rozsahu:
•
poskytnutí uživatelských příruček a příruček pro správce,
•
vyškolení správců aplikace v počtu 3 osob,
•
vyškolení klíčových uživatelů v počtu 20 osob.
6. Záruka a servisní podpora
Zadavatel požaduje záruční dobu minimálně v délce 6 měsíců.
Záruční doba začíná podpisem předávací protokolu o předání a převzetí díla.
Zadavatel dále požaduje servisní (systémovou) podporu na dobu 3 let provozu ERP systému
v následujícím rozsahu:
a) poskytování servisní (systémové) podpory v režimu 5 pracovních dní v týdnu s pracovní dobou od
8:00 do 16:30,
b) pravidelná údržba systému a legislativní upgrade zajišťující jeho plnou funkcionalitu a aktuálnost,
c) konzultační podpora k ERP systému – konzultace možných příčin problémů, důsledků
zadavatelem zvažovaného úkonu a jeho vlivu na informační systém zadavatele, dále telefonické
poradenství a další služby po telefonu (např. rada po telefonu, zjištění informací o hardwaru nebo
softwaru nebo jinou službu proveditelnou po telefonu nebo emailu).
d) vedení a aktualizace kompletní technické a uživatelské dokumentace v rozsahu systému
definovaného touto technickou specifikací.
Zadavatel dále vyžaduje dělení reakční doby a doby vyřešení v rámci záruční doby i doby poskytování
servisní (systémové) podpory na níže uvedené kategorie servisních případů:
o
Kategorie I. - Situace, kdy ERP systém nebo část ERP systému není zcela funkční,
neumožňuje práci uživatelů se systémem a nelze používat pro podporu procesů ZZS LK.
Vztahuje se na případy, kdy je systém zcela nefunkční z důvodů na straně ERP systému
nebo jeho části, na niž je poskytovatel povinen poskytovat servisní služby.
o
Kategorie II. - Situace, kdy ERP systém nebo část ERP systému je částečně funkční,
umožňuje částečné poskytování služeb, po přechodnou dobu se sníženým komfortem
uživatelů, případně provizorním způsobem z důvodů na straně ERP systému nebo jeho
části, na niž je poskytovatel povinen poskytovat servisní služby.
o
Kategorie III. - Nedostatky a vady drobného rozsahu, které nebrání užívání ERP systému
nebo jeho části, nicméně nejsou v souladu s předaným a dokumentovaným stavem ERP
systému nebo jeho části.
21. října 2014
9|11
ZAJIŠTĚNÍ KRIZOVÉ PŘIPRAVENOSTI POSKYTOVATELE ZZS| RESUSCITAČNÍ MODELY
Reakční dobou se v rámci této Výzvy rozumí doba uvedená v celých hodinách do zahájení činnosti
uchazečem na identifikaci a odstranění problému případně zahájení realizace na základě vytvoření
požadavku zadavatele a registrace tohoto požadavku uchazečem. Servisní zásah lze zahájit buď
vzdálenou správou, nebo příjezdem pracovníka uchazeče na místo.
Dobou vyřešení servisního případu se rozumí doba uvedená v celých hodinách, ve které dojde
k vyřešení případu ze strany uchazeče a předání zadavateli k ověření vyřešení. Doba potřebná na
ověření vyřešení ze strany zadavatele není započítávána do Doby vyřešení. Vyřešením je chápáno i
snížení úrovně incidentu v daném čase a tím prodloužení doby pro řešení v souladu s nižší úrovní
servisního případu
7. Integrační požadavky
Zadavatel výslovně preferuje komplexní a jednotný informační systém, který obsahuje veškeré poptávané
agendy.
Dodavatel se zavazuje poskytnout rozhraní na všechny části IS, kterými jsou:
Vazba
Obsah vazby
IS VEMA
Přenos mezd do účetnictví
8. Systémové požadavky
Součástí dodávky musí být plnohodnotné vývojové prostředí systému pro vytváření zákaznických úprav
zadavatelem.
Dodávaný systém musí podporovat lokální a síťový tisk všech běžně používaných písemností
(objednávky, poptávky, výdejky, faktury, atd.) a to na všechny standardně dodávané a používané tiskové
zařízení.
Systém musí být provozován nad robustním, spolehlivým a bezpečným databázovým systémem, který je
kompatibilní s jazykem SQL.
Systém umožní na aplikační úrovni monitorovat vybrané klíčové transakce systému a povede jejich
historii (kdo, kdy, co), která bude přístupná jak pro administrátora systému, tak pro vybrané uživatele.
Jedná se o funkcionalitu auditního modulu.
Systém bude na aplikační úrovni poskytovat Administrativní funkce pro celý systém, které umožní tvorbu
uživatelských profilů, řízení konfigurace systému, kontrolu integrity dat a údržbu a další administrativní
funkce požadované při implementaci systému.
Systém musí na aplikační úrovni disponovat archivačními funkcemi. Objednatel předpokládá využití
centrálního zálohovacího systému
Klientská část musí podporovat multiprofilový režim – takový režim, kdy lze uložit individuální uživatelské
nastavení aplikace,
Klientská část musí být kompatibilní s následujícími platformami: MS Windows XP a vyšší. Kompatibilitou
se rozumí takový stav, kdy dodávané klientské aplikační vybavení bez žádných funkčních omezení
poběží na dané platformě.
21. října 2014
10|11
ZAJIŠTĚNÍ KRIZOVÉ PŘIPRAVENOSTI POSKYTOVATELE ZZS| RESUSCITAČNÍ MODELY
Systém bude podporovat seskupování jednotlivých uživatelů do jedné nebo více uživatelských skupin,
která budou mít individuálně definovatelná přístupová práva.
Systém bude poskytovat mechanizmus řízení přístupu, který umožní na aplikační úrovni stanovit unikátní
přístupová práva individuálním uživatelům a skupinám uživatelů pro přístup.
9. Realizační požadavky
Dodavatel garantuje spuštění plnohodnotného provozu systému v oblastech objednávkový systém,
fakturace, sklady, banka, účetnictví v požadované funkcionalitě, proškolenými uživateli, na cílové
infrastruktuře nejpozději do 1. 1. 2015, do data 15. 3. 2015 spuštění zbývajících oblastí.
Dílo bude předáno podpisem předávacího protokolu o předání a převzetí díla.
Dodavatel bude práce organizovat takovým způsobem, aby se po dobu implementace nenarušil chod
stávajícího informačního systému. Celá implementace bude zaměřena na minimalizaci času souběžného
provozu obou systémů.
21. října 2014
11|11
ZAJIŠTĚNÍ KRIZOVÉ PŘIPRAVENOSTI POSKYTOVATELE ZZS| RESUSCITAČNÍ MODELY
10. Seznam zkratek
ERP
DUP
DUZP
IS
SW
SZM
OPP
PAP
VS
DNM
ČÚS
PHM
FIFO
Slovní vyjádření zkratek
enterprise resource planing
datum účetního případu
datum uskutečněné zdanitelného plnění
informační systém
software
sklad zdravotnického materiálu
ochranné pracovní pomůcky
pomocný analytický přehled
variabilní symbol
dlouhodobý nehmotný majetek
české účetní standardy
pohonné hmoty
first in first out
21. října 2014
12|11
Download

Příloha č. 1