UNICORN COLLEGE
Katedra informačních technologií
BAKALÁŘSKÁ PRÁCE
Aplikace GTD v Unicorn Universe
Autor BP: Ondřej Synek
Vedoucí BP: Mgr. Peter Buchlák
2012 Praha
Zde vložit zadání BP z UU
Čestné prohlášení
Prohlašuji, že jsem svou bakalářskou práci na téma Aplikace GTD V Unicorn Universe
vypracoval samostatně pod vedením vedoucího bakalářské práce a s použitím
výhradně odborné literatury a dalších informačních zdrojů, které jsou v práci citovány
a jsou také uvedeny v seznamu literatury a použitých zdrojů.
Jako autor této bakalářské práce dále prohlašuji, že v souvislosti s jejím vytvořením
jsem neporušil autorská práva třetích osob a jsem si plně vědom následků porušení
ustanovení § 11 a následujících autorského zákona č. 121/2000 Sb.
V Praze dne 4.5.2012
……….……………………………
Ondřej Synek
Poděkování
Děkuji vedoucímu bakalářské práce Mgr. Peteru Buchlákovi a dále RNDr. Kateřině
Mackové
a
Ing.
Vítu
Stinkovi
za
účinnou
metodickou,
pedagogickou
a odbornou pomoc a další cenné rady při zpracování mé bakalářské práce.
Aplikace GTD v Unicorn Universe
GTD Application in Unicorn Universe
5
Abstrakt
Tématem mé bakalářské práce je aplikace metody Getting Things Done (dále jen
"GTD") nad platformou Unicorn Enterprise System (dále jen "UES"), s použitím
internetové služby Unicorn Universe (dále jen "UU").
Hlavní motivací pro výběr tohoto tématu byl trend stálé se zvětšujícího množství úkolů,
záležitostí k řešení a obecně povinností, které si na sebe každý z nás bere. Bohužel, oproti
stále se zvyšujícímu počtu závazků se nijak nemění množství času, který pro splnění toho
všeho potřebujeme. Den má stále 24 hodin a tak je na každém z nás, jak s tímto časem
hospodaří, jak jej dělí mezi pracovní a soukromé aktivity, kolik z něj věnuje svým blízkým a zda
nějaký čas investuje pouze do sebe samotného.
Záměrem mé práce je důkladná analýza a popis metody GTD a detailní návrh implementace
metody GTD v Unicorn Universe. V takové podobě, která bude nejen funkční, ale také kvalitní,
to znamená, že výsledný systém bude disponovat schopností být použit. Cílové řešení je
určené pro všechny stávající uživatele systému Unicorn Universe. Jejím účelem je podpora
řízení osobního času.
Klčová slova: Getting Things Done (GTD), David Allen, Metoda, Unicorn Universe (UU),
Unicorn ES Platform (UES), My Territory, akce, projekt, formulář, skript, kolovník, kalendář.
6
Abstract
The topic of my thesis is the application of method Getting Things Done (GTD) over
the platform Unicorn Enterprise System (UES) with the use of web service Unicorn
Universe (UU).
The main motivation for the choice of this topic was the trend of ever-increasing
amount of tasks, errands to solve and general duties that are taken on by each of us.
Unfortunately, in comparison with the ever-increasing number of obligations, the
amount of given time for their fulfillment does not change. One day still has 24 hours
and therefore it is up to each of us how we manage our time; how we divide it
between work and personal life, how much time we dedicate to our close ones and if
we leave any time to ourselves.
The aim of my work is a thorough analysis and description of the method GTD and a
detailed proposal of this method in UU. The proposed method should be not only
functional but also of a high quality, meaning that the resulting system will be usable.
The final solution is intended for all current users of the system UU and its aim is to
support the management of their personal time.
Key words: Getting Things Done (GTD), David Allen, Method, Unicorn Universe (UU), Unicorn
ES Platform (UES), My Territory, action, project, form, script, tasklist, calendar.
7
Obsah
1.
ÚVOD A ZÁMĚR ....................................................................................................................... 10
2.
SOUČASNÝ STAV, VÝSLEDKY A POPIS ANKETY ....................................................................... 13
3.
DAVID ALLEN & METODA GTD ................................................................................................ 17
4.
3.1.
David Allen ....................................................................................................................... 17
3.2.
GTD................................................................................................................................... 18
ANALÝZA METODY GTD........................................................................................................... 20
4.1.
5.
6.
4.1.1.
Krok první – sběr záležitostí .................................................................................... 21
4.1.2.
Krok druhý – Zpracování záležitosti ........................................................................ 26
4.1.3.
Krok třetí – Uspořádání záležitostí.......................................................................... 28
4.1.4.
Krok čtvrtý - Hodnocení .......................................................................................... 31
4.1.5.
Krok pátý – Provedení ............................................................................................. 32
ANALÝZA TRHU – SOUČASNÉ NÁSTROJE GTD ........................................................................ 38
5.1.
Remember The Milk (RTM) [8] ....................................................................................... 39
5.2.
Wunderlist [6] .................................................................................................................. 41
5.3.
Nozbe [7].......................................................................................................................... 43
UNICORN UNIVERSE ................................................................................................................ 46
6.1.
Základní popis .................................................................................................................. 46
6.2.
Struktura Unicorn Universe ............................................................................................ 47
6.3.
Teritoria v rámci Unicorn Universe ................................................................................. 48
6.4.
Vstup do Unicorn Universe ............................................................................................. 49
6.5.
Artefakt ............................................................................................................................ 50
6.5.1.
Obsah artefaktu ....................................................................................................... 52
6.5.2.
Životní cyklus artefaktu ........................................................................................... 53
6.6.
7.
Pětistupňové řízení pracovního procesu ........................................................................ 20
Digital workspace ............................................................................................................ 56
6.6.1.
Úkolovník ................................................................................................................. 56
6.6.2.
Diář ........................................................................................................................... 57
NÁVRH IMPLEMENTACE GTD V UNICORN UNIVERSE ............................................................ 59
7.1.
Očekávané přínosy .......................................................................................................... 59
7.2.
Koncept řešení ................................................................................................................. 60
7.3.
Organizační struktura ...................................................................................................... 64
8
7.4.
GTD Meta model ............................................................................................................. 66
7.5.
Popis meta artefaktů ....................................................................................................... 66
7.5.1.
GTD Portál ................................................................................................................ 66
7.5.2.
GTD Zakládací formulář ........................................................................................... 69
7.5.3.
GTD Zápisník ............................................................................................................ 72
7.5.4.
Kontext..................................................................................................................... 75
7.5.5.
Seznam ..................................................................................................................... 77
7.5.6.
Projekt...................................................................................................................... 79
7.6.
Popis skriptů .................................................................................................................... 83
8.
ZÁVĚR ....................................................................................................................................... 85
9.
PRAMENY ................................................................................................................................. 87
10.
SEZNAM POUŽITÝCH ZKRATEK............................................................................................ 88
11.
SEZNAM POUŽITÝCH OBRÁZKŮ .......................................................................................... 89
12.
SEZNAM POUŽITÝCH TABULEK ........................................................................................... 91
13.
PŘÍLOHY ............................................................................................................................... 91
13.1.
Příloha č. 1 – CD GTD v Unicorn Universe ................................................................... 91
9
1. ÚVOD A ZÁMĚR
Tématem mé bakalářské práce je aplikace metody Getting Things Done (dále jen "GTD")
nad platformou Unicorn Enterprise System (dále jen "UES") s použitím internetové
služby Unicorn Universe (dále jen "UU").
K výběru tohoto tématu mne vedl především současný trend, který doprovází snad
každého, kdo chce v životě něčeho velkého dosáhnout. Tím trendem je stálé se zvětšující
množství úkolů, závazků, záležitostí k řešení a obecně povinností, které si na sebe každý z
nás bere. Jak říká autor metody GTD, náš mozek není na takové množství podmětů
uzpůsoben [1]. Právě z tohoto důvodu již vznikla a stále vzniká řada řešení, jak tento
pomyslný chaos přesunout z vlastní hlavy na jiné médium, které nám poté připomene, co
a
kdy
je
potřeba
udělat,
abychom
se
svých
závazků
včas
zbavili
a uspokojili zadavatele, věřitele či pouze sebe samotné. Ke vzniku těchto nástrojů výrazně
přispívá nezastavitelný vývoj informačních a komunikačních technologií. Média, neboli
zařízení, do kterých své myšlenky můžeme přesunout, jsou čím dál tím výkonnější, menší
a většina z nás je má stále na blízku.
Dle mého názoru nelze jasně říci, zda je takový nástroj či metoda nepostradatelná. Každý
jsme jiný a jen těžko bychom vysvětlovali např. našim babičkám a dědečkům, že to bez
počítačů nejde, když si celý život vystačili s kouskem papíru a obyčejnou tužkou. Je ale na
místě v situaci, kdy nevíme, kde nám hlava stojí a kdy pociťujeme chaos ve vlastních
závazcích a povinnostech zvážit dostupné metody a nástroje, které by tuto nepříjemnou
situaci mohly podpořit.
Já osobně jsem do doby, než jsem se setkal s GTD nepoužíval žádnou z metod, o kterých
se budu v rámci své práce zmiňovat. Postupem času mi však v zaměstnání i v soukromí
vznikalo stále více záležitostí, které je potřeba řešit. V tu chvíli jsem pochopil podstatu
knihy "Mít vše hotovo", kterou mi tehdy půjčil spolužák s tím, že to je "fakt použitelný".
Neřídím se striktně dle metody GTD, ale vybral jsem si z ní to, co považuji opravdu za
10
efektivní způsob podpory mého personálního organizování času a přizpůsobil jsem si to
svým potřebám a zvykům.
Záměrem mé práce je důkladná analýza metody GTD vzhledem k současné situaci mezi
"běžnými" lidmi a jejich vztahu k řízení osobního a pracovního času, popřípadě řízení
úkolů. Dále je cílem detailní návrh implementace metody GTD nad platformou UES v
takové podobě, která bude nejen funkční, ale také kvalitní, to znamená, že výsledný
systém pro řízení času a úkolů bude disponovat schopností být použit. Cílové řešení je
určené pro všechny stávající uživatele systému Unicorn Universe. Jejím účelem je
podpora řízení osobního času.
Obr. č. 1 – Záměr práce
Motivací pro implementaci aplikace v prostředí Unicorn Universe je skutečnost, že
uživatelé v Unicorn Universe systematicky řídí svůj pracovní život, ale pro řízení osobních
záležitostí
může
být
systém
v
mnoha
ohledech
složitý,
a proto soukromé záležitosti obvykle řídí v jiných, jednodušších aplikacích. V rámci této
práce nabízím jednoduché, ale vysoce kvalitní řešení pro přesun všedních povinností
a souvisejícího řízení osobního času do systému Unicorn Universe, do My Territory, hned
vedle Vaší práce.
11
Pro Vaší orientaci v této práci si dovolím věnovat pár slov tomu, jak je práce členěna
a kde naleznete to podstatné. První kapitola nese název "Současný stav, výsledky
a popis ankety". Kromě popisu současného stavu, jsem vypracoval anketu,
prostřednictvím které jsem Vám zprostředkoval pohled na skupinu skutečných lidí
ruzných charakterů a povah a jejich návyky v souvislosti s řízením osobního času. V druhé
kapitole, která se jmenuje "GTD & David Allen" Vám představím samotnou metodu, které
se tato práce týka a představím Vám jejího autora, který se díky tomuto dílu proslavil
doslova po celém světe. Následuje kapitola "Analýza metody GTD" v rámci které popíši
principy, praktiky a procesy, z kterých se metoda skládá a v krátkosti zmíním co vše je
potřeba pro zavedení této metody do běžného života. Ještě před samotnou aplikací
uvádím kapitolu "Analýza trhu - současné nástroje reflektující GTD", kde uvedu několik
existujících aplikací dle jednotlivých platforem, popíši jejich výhody, nevýhody, ukáži jak
vypadají a jaké jsou mezi nimi zásadní rozdíly. Už jsem zmínil, že jedním z cílu je
implementace GTD na platformě UES/UU, proto této platformě věnuji samostatnou
kapitolu "Platforma UES a služba Unicorn Universe", ve které Vás seznámím s unikátními
vlastnostmi této platformy, popíši její základní vlastnosti a principy. Následovat bude
kapitola "Aplikace metody GTD na platformě UES", která bude interpretovat detailní
návrh implementace a poskytne také návod, jak tuto aplikaci používat. Zhodnocení celé
práce, jak probíhala samotná realizace, co jsem se v průběhu naučil, zda jsem se poučil
a zda se mi podařilo dosáhnout svého cíle naleznete v kapitole "Závěr". Použité zdroje
a přílohy budou uvedeny na samotném konci této práce, spolu s definicí pojmů, použitých
zkratek, obrázků a příloh.
12
2. SOUČASNÝ STAV, VÝSLEDKY A POPIS ANKETY
Jeden z největších problému současnosti je čas. Každý ho máme nedostatek, respektive
každý toho potřebujeme stihnout mnohem více, než si můžeme dovolit vzhledem k času,
který máme k dispozici. Důsledkem je spěch. Ještě před pár lety bylo zcela normální, že
pravidelný spoj či linka veřejné dopravy jezdila třikrát za hodinu. Tehdy se buď člověk
podíval dopředu na jízdní řád a na zastávku vyrazil tak, aby to stihnul akorát před
odjezdem, nebo mu prostě vlak či autobus ujel. Pak nezbylo nic jiného, než si počkat na
další a nějak se zabavit, ale přesto si z toho nikdo nic nedělal. Dnes jezdí většina
pravidelných linek každých pět až deset minut a každý kdo nepřijde na čas a musí těchto
pět minut čekat je nervózní a mrzutý, protože to je pro něj ztráta času.
Podobný příklad mám také od svého otce, který reaguje na dnešní svět mobilních
telefonů tím, že když si tehdy v době tvrdé totality dal s někým schůzku na Václavském
náměstí pod koněm ve tři hodiny a on tam nebyl, nezbylo prostě nic jiného, než tam půl
hodiny nebo hodinu počkat. Nebyla totiž možnost vytáhnout z kapsy mobilní telefon,
zavolat a zeptat se, co se děje, zda se něco nestalo nebo proč se opozdí.
Chci tím naznačit, že dnes máme každý na spěch nehledě na to, že nám moderní doba
život tolik usnadňuje. Spěch úzce souvisí s osobním časem, respektive s řízením osobního
času, stejně tak s řízením úkolů. Málo kdo si vede notýsek, do kterého si systematicky
zapisuje vše, co je potřeba udělat, kdy, jak a co k tomu potřebuje. Velká část z nás si myslí,
že dokáže vše, co potřebuje uchovat, uložit ve vlastní hlavě a později, až bude čas to
zpracovat. Problém je v tom, že nikdy nevíte, kdy takový čas na zpracování přijde. Druhým
problémem je fakt, že lidský mozek není přizpůsoben k tomu, aby si vše zapamatoval
a později utřídil. Tak to bohužel nefunguje. Právě toto je jeden z hlavním podmětů k
vytváření různých metod a nástrojů pro podporu řízení osobního času, úkolů a jiných
činností, tzv. time management.
Time management znamená v první řadě sebedisciplínu. Nejdůležitější je vnitřní postoj a
motivace a samozřejmě to, že jste aktivní. Čas jako takový řídit nemůžeme, ale můžeme
13
řídit naše zacházení s ním. Dosáhnout více v kratším čase - na to neexistují žádné
kouzelnické triky - musíme vědět, kam chceme, co je pro nás nejdůležitější, čeho a jak
chceme dosáhnout. [5]
Abych současný stav toho, jak lidé řídí svůj čas a úkoly neodhadoval pouze na základě
svých pocitů a vlastních názorů, vybral jsem ze svého okolí 60 lidí různého charakteru
a předložil jim jednoduchý formulář k vyplnění (formulář je online k nahlédnutí na adrese:
https://docs.google.com/spreadsheet/viewform?formkey=dFBpN0lGb0h3cjF4MU5XZXF5T
XJCX1E6MQ) a ve formátu PDF je součástí přiloženého CD.
Formulář se skládá z 10 otázek, z toho 8 otázek se týká řízení času a úkolů a 2 otázky jsem
použil pro segmentaci respondentů. Všichni oslovení pracují více či méně s informačními
technologiemi (formulář jsem rozeslal prostřednictvím emailu, takže každý z nich používá
počítač minimálně za účelem komunikace). Mezi oslovenými bylo 47 zaměstnanců, z toho
18 lidí vedle svého zaměstnání stále studuje. Dále 6 studentů, 6 podnikatelů a 1 člověk na
volné noze.
Následující tabulka shrnuje jednotlivé otázky, které souvisí s řízením osobního času
a úkolů a stav odpovědí, včetně grafického vyjádření.
14
Tabulka č. 1 – Výsledky ankety
Otázka
Odpovědi
Používáš nějaký
nástroj pro řízení
svého času a
úkolů?
Ano: 54 (90%)
Ne: 6 (10%)
Používáš pro
řízení svého času
a úkolů nějakou
konkrétní /
známou metodu?
Ano: 22 (37%)
Ne: 38 (63%)
Preferuješ papír a
tužku (diář) nebo
notebook
(tablet)?
Papír a tužka (diář): 25
(42%)
Notebook (tablet): 30 (50%)
Ani jedno: 5 (8%)
Slyšel jsi někdy o
metodě Getting
Things Done
(GTD) ?
Ano: 28 (47%)
Ne: 32 (53%)
Máš svůj vlastní
čas, úkoly a
povinnnosti zcela
pod kontrolou?
Ano: 26 (43%)
Ne: 35 (57%)
Jak často se díváš
do svých úkolů /
diáře /
upomínek:
1x denně: 13 (22%)
2x denně: 12 (20%)
3x denně: 6 (10%)
Víckrát: 29 (48%)
Myslíš si, že by Ti
v osobní
organizaci času a
úkolů mohla
pomoci nějaká
speciální
metoda?
Ano: 34 (57%)
Ne: 26 (43%)
Zkusil jsi už
nějakou takovou
metodu aplikovat
v praxi?
Ano, stále ji používám: 9
(15%)
Ano, ale dlouho mi to
nevydrželo: 12 (20%)
Mám to v plánu: 12 (20%)
Ne: 26 (43%)
Jiná odpověď: 1 (2%
Graf
15
Z této ankety (formuláře) nelze samozřejmě závazně vycházet, ale jako podklad pro
komentář k současné situaci to postačí.
Dobrou zprávou je, že nedostatek času a kapacity vlastního mozku si uvědomuje 90 %
dotázaných, kteří používají pro podporu řízení času a úkolů nějaký nástroj. Konkrétní
metodu už ale používá pouhých 37 % (tzn., že 53 % používá nějaký nástroj bez systému,
který by definovala konkrétní metoda). Poměrně velkým překvapením byly odpovědi na
otázku, zda je více preferován papír s tužkou či notebook – 50 % preferuje notebook, 8 %
ani jedno a 42 % dotázaných by se stále rozhodla raději pro papír s tužkou. O metodě GTD
slyšelo 47 % z dotázaných, což je dle mého názoru velice málo, vzhledem k celkové
popularitě metody a jejího autora. 57 % dotázaných přiznalo, že nemá svůj čas, úkoly
a jiné povinnosti zcela pod kontrolou a stejné množství dotázaných, tj. opět 57 % myslí, že
mohla být některá z existujících metod užitečná. Do svých diářů, úkolů či upomínek se
z 48 % z dotázaných podívá Víckrát než 3x denně. Pouhých 15 % používá pro řízení
osobního času a úkolů nějakou existující metodu, 43 % to nikdy ani nezkusilo.
Kdybychom odpovědi rozdělili od oka, dalo by se obecně říci, že polovina z dotázaných
nezná metodu, o které pojednává tato bakalářská práce, nikdy s ní nepřišla do styku a ani
žádnou podobnou v praxi nikdy nevyzkoušela. Druhá polovina ji zná, ale málo kdo ji
prakticky používá. Mnozí mají ve svém počítači, mobilním zařízení či pouze diáři
prostor / nástroj pro evidenci úkolů, času a povinností, ale konkrétní systém pro
zpracování, který definují metody jako je GTD spíš nepoužívají.
16
3. DAVID ALLEN & METODA GTD
3.1.
David Allen
David Allen je autor, konzultant a lektor v oblasti osobní a pracovní produktivity. Je
zakladatel a výkonný ředitel společnosti David Allen. David Allen je celosvětově
uznáván jako přední světový odborník na osobní organizaci času a produktivitu práce.
Jeho úspěch je výsledkem 30ti let výzkumu, koučování a vzdělávání některých z
nejznámějších manažerů z celého světa, ze společností a institucí jako je např.
Microsoft, HP aj. [5]
Je považován za jednoho z nejvlivnějších myslitelů současnosti
a získal desítky prestižních ocenění. Byl například oceněn
časopisem Forbes jako jeden z pěti nejvýkonnějších výkonných
manažerů ve Spojených státech, magazín Leadership magazine
ho jmenoval jako jednoho z "Top 100 tought leaders". [5]
Proslul jako autor time managementové metody Getting Things Done, jejíž principy
shrnul ve stejnojmenné knize, která se stala celosvětovým bestsellerem a byla
přeložena do více než 30 jazyků. Prodalo se jí přes milion výtisků. [5]
David Allen vyrůstal ve Shreveportu v Louisině, vystudoval New College v Sarasotě na
Floridě a Kalifornskou univerzitu v Berkeley, kde absoloval z amerických dějin. Sám
sebe charakterizuje jako nejlínějšího člověka na světě a tvrdí, že do svých 35 let
údajně vystřídal 35 profesí. Živil se mimo jiné jako iluzionista, obchodník, trenér karate
(vlastní černý pás), prodejce vitamínů, manažer zahradnické firmy, benzínky či
cestovní kanceláře a později jako instruktor osobního rozvoje. Na začátku 80. let
pomáhal
vytvořit
program
pro
manažery
firmy
Lockheed.
[5]
Tehdy také začal formovat své principy pro řízení osobní produktivity. Dnes je
prezidentem firmy David Allen & Co, která nabízí stále populárnější semináře
17
a produkty týkající se produktivity práce jak jednotlivcům, tak společnostem. Se svou
čtvrtou ženou Kathryn žije v kalifornském Ojai. [5]
3.2.
GTD
Getting Things Done , (často zkracováno na „GTD“) patří v současné době mezi
populární metody organizace práce, osobního času a úkolů. [1]
GTD není klasická time-managementová metoda , orientuje se především na kroky
spojené s řízením pracovního procesu. Protože mozek člověka není podle Allena
primárně uzpůsoben tomu, aby si pamatoval a připomínal úkoly, schůzky a všechny
další události a závazky, doporučuje Allen vytvořit si externí systém různých druhů
seznamů, které následně poslouží jako připomenutí, tedy takové seznamy, do které je
nutné pravidelně udržovat aktuální. [1]
Člověk se tedy nemusí věnovat tomu, aby si vzpomněl na to, co má dělat, ale může
využít plně kapacity mozku, aby se soustředil na provedení konkrétního úkolu. [1]
Hlavní přínos GTD spočívá v tom, že učí člověka uvolnit mysl a vytvořit si důvěryhodný
externí systém, který mu umožní soustředit se na jednu věc, aniž by musel přemýšlet
nad ostatními záležitostmi. Pomocí přesně definovaných projektů a jednotlivých
konkrétních dalších kroků učí neustále kontrolovat všechny činnosti, kterých se
účastní. A v neposlední řadě také nabízí nástroj, díky němuž může člověk snadno
zpracovat obrovské množství informací, které na něj dnešní doba informačního
digitálního věku klade. [1]
Pro úspěšné zavedení metody GTD do běžného života je nutné osvojit si základní
proces Řízení činností, který se skládá ze tří částí. [1]
První částí je utřídění aktivit, neboli stanovení toho, jak naložíme s vlastním časem, co
uděláme s informacemi, jaké fyzické kroky podnikneme a na co je třeba se vzhledem k
svým prioritám zaměřit. Jak praví jedno řecké přísloví: "Začít je půl každé činnosti". [1]
18
Druhou částí je hodnota přístupu "Zdola nahoru", díky kterému lze nastolit pořádek i
ve chvíli, kdy se v záležitostech doslova topíme. Tento přístup může výrazně podpořit
osobní produktivitu a spočívá v tom, že vždy začínáme od těch nejpřízemnějších,
nejmenších aktuálních činností a závazků. Jednoduché závazky lze totiž vyřešit
mnohem rychleji a uvolnit tak kapacitu pro ty náročné. Cílem přístupu je mít pod
kontrolou vše, co je aktuální a co je potřeba vyřídit ihned a současně předcházet
chaosu,
který
může
nastat,
zabýváme-li
se
vším
naráz.
[1]
Třetí částí je horizontální a vertikální řízení činností. Dle Davida Allena je totiž závazky
potřeba vnímat ve dvou rovinách, a sice v rovině horizontální a v rovině vertikální.
Horizontální kontrola udržuje soudržnost všech aktivit, do nichž jsme zapojeni. Cílem
horizontální kontroly je vytvořit systém, ve kterém můžeme sledovat co nejvíce
záležitostí, které vyžadují naší pozornost a možnost kdykoliv si tam dodat další
potřebné informace. Vertikální kontrola představuje přemýšlení nad jednotlivými
záležitostmi dle konkrétních témat a projektů. Zaměřuje se na jediný problém, situaci
nebo osobu a zhmotňuje všechny nápady, detaily, priority a sled událostí nutné k
jejich zpracování. [1]
19
4. ANALÝZA METODY GTD
Pomocí metody GTD skutečně lze získat kontrolu nad pracovním i soukromým životem.
Abychom dokázali ovládnout práci a předejít tak tomu, že práce ovládá nás, je nutné
osvojit si základní principy, ze kterých se tato metoda skládá. V rámci této kapitoly popíši
tyto principy bez ohledu na použitý nástroj pro jejich dodržování a bude-li to možné, vždy
připojím formou poznámky autora vlastní názor, jak je možné takový princip realizovat v
praxi.
4.1.
Pětistupňové řízení pracovního procesu
Jedná se o základní metodu, kterou David Allen učí jako cestu k dokonalému zvládnutí
práce s pocitem uvolnění a kontroly. Ať už jsou okolnosti jakékoliv, při plnění svých
úkolů vždy procházíme pěti oddělenými fázemi:
•
Sbíráme věci, které si žádají naší pozornost.
•
Zpracováváme jejich význam a kroky, které je nutné v souvislosti s nimi
podniknout.
•
Uspořádáváme výsledky.
•
Hodnotíme výsledky jako možné alternativy.
•
Provádíme činnost za účelem vykonání dané záležitosti.
Princip této metody je velice přímočarý, nicméně většina z nás, přestože postupuje při
vykonávání úkolů a jiných záležitostí velmi podobně, má v každé ze zmíněných fází
veliké rezervy. Celková úroveň zvládání úkolů a organizace osobního času je dána
nejslabším článkem tohoto pětikrokového řetězce. Je tedy důležité, aby na sebe všech
pět kroků vzájemně navazovalo a každá z fází byla podpořena standardním postupem
a důsledně uplatňovanými zásadami. Dalším obecným problémem je fakt, že většina z
nás neumí tyto jednotlivé fáze během pracovního dne jasně oddělovat. Častým
problémem je touha zvládnout více fází současně. Například při sběru záležitostí, kdy
se snažíme rovnou záležitost zpracovat a uspořádat. Toto nikdy nevede k úspěchu, ale
20
k chaosu, který nastane v zásadě vždy, kdy děláme více věcí najednou, ale žádnou z
nich na sto procent. [1]
Obr. 2 – Pětistupňové řízení pracovního procesu
4.1.1. Krok první – sběr záležitostí
Účel prvního kroku je naprosto zřejmý. Abychom měli vůbec co zpracovávat,
uspořádávat, hodnotit a vykonávat, potřebujeme nějaká data, informace, podněty
či jiné záležitosti. Naprosto vše, co během pracovního dne člověk konzumuje ze
svého okolí může představovat závazek či úkol. Jinými slovy, ve chvíli, kdy lidský
mozek identifikuje nějakou věc, která vyžaduje další zpracování, je potřeba tuto
věc uchovat mimo hlavu na takovém místě, o kterém s jistotou vím, že ho
pravidelně kontroluji a záznam do něj založený neunikne mé pozornosti.
Má-li se mysl přestat na pozadí neustále zabývat všemi rozpracovanými
záležitostmi, je potřeba vědět, že existuje místo, kam je sbíráno skutečně vše, co
21
by
mohlo
představovat
nějaký
úkol
nebo
jiný
závazek,
a že to bude někdy v blízké budoucnosti zpracováno a vyhodnoceno. [1]
Předmětem sběru je tedy vše, co považujeme za nehotové. Vše, co vyžaduje
jakoukoliv změnu stavu. Sběr neprobíhá pouze v samotné hlavě. Probíhá takřka
pořád. Například zatímco během pracovního dne sbíráme záležitosti ze svého okolí
(například během jízdy tramvají vidím reklamu na knihu, kterou chci přečíst), do
našich emailových schránek padá pošta, která opět vyžaduje další akci. I v tomto
případě jde o sbírání věcí, které spadají do kategorie "záležitostí". [1]
Od začátku již několikrát padlo slovo o tom, že sběr prakticky znamená přesun
záležitostí z hlavy na nějaké spolehlivé místo. Těchto míst může být libovolný
počet a David Allen je nazval tzv. "Kontejnery". Do kontejnerů se uskladní veškeré
nedořešené položky a tam čekají na to, až přijde volná chvíle na formulaci jejich
významu a rozhodnutí, zda s nimi bude nějak dále naloženo či nikoliv. Tyto
kontejnery je potřeba pravidelně vyprazdňovat a udržovat je aktuální, aby byly
životaschopné.
Nástroje pro sbírání záležitostí mohou být různého charakteru od těch úplně
jednoduchých až po ty maximálně sofistikovaná zařízení. Základní typy nástrojů
jsou následující:
Schránka na fyzické záležitosti
V případě, že je záležitost nějakým dokumentem, například složenkou, kterou je
třeba zaplatit, časopisem, který chceme přečíst nebo jakýkoliv jiný typ dokumentu,
doporučuje Allen pořízení jakékoliv přihrádky ( např. papírová přihrádka na sešity z
Ikey - pozn. autora ), do které tyto dokumenty a jiné předměty shromažďujeme
pro další zpracování. [1]
22
Papírové nástroje na poznámky
Například všem známe "stick notes", neboli lepící lístečky, diáře, papírové bloky,
sešity a jiné druhy zápisníků. Cokoliv z papíru, na co lze psát a nejlépe v takovém
rozměru, abychom to mohli mít vždy po ruce, kdy je třeba něco zaznamenat. [1]
Elektronické nástroje na poznámky
Tento typ nástrojů pro záznam a sběr záležitostí je zejména v posledních několika
letech neuvěřitelně progresivní. Tam, kde bylo ještě před pár lety potřeba použít
počítač, který zabíral celý pracovní stůl je dnes k dispozici placaté PDA, chytrý
mobilní telefon, notebook či tablet. Na všechna tato zařízení existuje řada aplikací
pro záznam a sběr záležitostí. Od těch úplně základních, jako je klasický notepad až
po sofistikované systémy, které kromě záznamu textu nabízejí i záznam zvuku,
ukládání příloh v jakémkoliv formátu, verzování, úkolování a jiné sofistikované
funkce. Kromě toho je v současné době trendem, že tyto aplikace ukládají
uživatelská data do tzv. Cloudu (neboli sdíleného úložiště dat), do kterého pak
uživatel prostřednictvím internetu přistupuje z několika typů zařízení, takže své
záležitosti může zpracovávat i na jiném, než přímo svém zařízení. Většinou stačí
pouze připojení k internetu. Tomuto tématu se věnuje jedna z dalších kapitol Analýza trhu - současné nástroje. [1]
E-mail
Většina emailových klientů dnes vedle přijímání a odesílání elektronické pošty
poskytuje funkci zápisu poznámek, delegování úkolů či jiných aktivit a mnohé další.
Výhodou je možnost propojení aktivity přímo s předmětem, kterého se týká, tedy
elektronické zprávy, která vyžaduje další zpracování. [1]
Existence sběrného místa však nezaručuje jeho funkčnost. Každý z nás některý z
uvedených typů nástrojů už používá, nicméně málo kdo má své sběrné místo
opravdu pod kontrolou. David Allen definuje tři požadavky nutné k tomu, aby fáze
sběru fungovala nehledě na typ nástroje, který je pro sběr používán:
23
•
Každá záležitost musí být zachycena ve sběrném systému mimo Vaši hlavu
•
Sběrných míst je třeba mít co nejmenší možný počet.
•
Tato místa je třeba pravidelně vyprazdňovat.
První bod opět souvisí s tím dostat vše za každou cenu z hlavy. To je podstata celé
metody - mít čistou mysl. Kromě toho, že ulevíme vlastní hlavě také zajistíme, že
záležitost přenesená do sběrného místa bude ucelená. Už při samotném zápisu či
přesunu záležitosti na sběrné místo člověk vždy postupuje tak, aby záležitost měla
hlavu i patu z důvodu pozdějšího zpracování. [1]
Sběrných míst by mělo být maximálně tolik, kolik je jich skutečně potřeba, ale
zároveň co nejméně. Je důležité mít v jakékoliv situaci možnost zaznamenat
záležitost. Ať už v práci, kde většinou tato možnost je (papírové poznámky,
počítač, diář...) nebo kdekoliv jinde (na dovolené, na víkendu u prarodičů...), vždy
bychom měli mít po ruce médium, na které je možné něco zaznamenat a uchovat
pro pozdější zpracování. Na druhou stranu je také důležité počet sběrných míst
redukovat jak to jen jde, neboť čím více těchto míst máme, tím složitější je jejich
údržba. [1]
Psané poznámky je třeba pravidelně procházet a zpracovávat, aby nevznikla fronta
nevyřízených záležitostí, do kterých se pak nikomu samozřejmě nechce ( typickým
příkladem jsou nepřečtené emaily - jakmile to překročí jistou mez, většina lidí
prostě zaškrtne všechny nepřečtené zprávy a označí je jako přečtené, protože jim
prostě nechce těch 189 emailů jeden po druhém číst - pozn. autora ).
Posledním faktorem úspěšného sběru záležitostí je pravidelné vyprazdňování
sběrných míst / kontejnerů / schránek. To bylo částečně naznačeno v předchozím
odstavci u příkladu s nepřečtenými emaily. Pokud není sběrné místo pravidelně
vyprazdňováno, není aktuální. Pokud není aktuální, stává se ze sběrného místa
pouze další schránka pro ukládání amorfního materiálu. Vyprázdněním Allen
nemyslí provedení úkolu či jiné činnosti. Vyprázdnění obnáší pouze znovu
vyzvednutí záležitosti ze sběrného místa a rozhodnutí o jejím dalším osudu, neboli
24
o tom, zda má vůbec smysl se danou záležitostí dále zabývat. Pokud ne, zahodíme
ji. Pokud ano, pouze tuto nehotovou položku zařadíme dále do našeho systému
pro další zpracování (jak toto provedeme je popsáno v následujících kapitolách).
Základním pravidlem je nevracet nic zpět do sběrného místa! Vždy je nutné
záležitost zprocesovat, a to ji buď zahodit nebo na ní aplikovat ucelený systém
řízení činností, který byl popsán v předchozí kapitole. [1]
25
4.1.2. Krok druhý – Zpracování záležitosti
Zpracování záležitost se skládá z několika dílčích kroků, resp. otázek, které si každý
z nás pokládá, když cokoliv zpracovává (někdy si to uvědomujeme, někdy to
děláme automaticky, aniž bychom si to uvědomili). Jedná se o otázky "Co to je?",
"Je to realizovatelné?", "Jaký je další krok?".
Jako pomůcku použijme tzv. rozhodovací strom, který jasně interpretuje celý
proces zpracování záležitosti:
Obr. 3 – Schéma pracovního procesu
26
Co to je?
Záležitost je nejprve třeba identifikovat, resp. popsat co pro nás znamená a zda je
vůbec potřeba vyvíjet jakoukoliv další činnost. [1]
Je to realizovatelné?
Na to existují pouze dvě odpovědi - ANO či NE. V případě, že to realizovatelné
není, jsou tři možnosti jak se záležitostí naložit:
•
Zahodíme ji, protože už ji nepotřebujeme.
•
Nyní není nutná žádná konkrétní akce, ale možná se to bude realizovat v
budoucnu.
•
Položka obsahuje potenciálně užitečnou informaci - nechme si ji, může být
v budoucnu potřebná (archivace).
Pokud je odpověď ANO a záležitost je realizovatelná, vyžaduje další činnost. U
každé realizovatelné položky určujeme dvě věci:
•
K jakému projektu jsme se zavázali? (Projekt = Záležitost vyžadující více
kroků k její realizaci.)
•
Jaký je další nutný krok?
Jedná-li se o projekt, musíme záležitost zaznamenat do seznamu projektů. Projekt
v pojetí Davida Allena skutečně znamená cokoliv, co se skládá z více kroků. Jak se
tyto projekty řídí, bude popsáno v rámci dalších kapitol. [1]
Jaký je další krok?
Jedná se o další fyzickou, viditelnou činnost, kterou je třeba vykonat, aby se
stávající stav posunul blíž k dokončení. [1]
Zabere to méně než 2 minuty?
U této otázky jde především o to, abychom si zbytečně systém nezahlcovali
záležitostmi, které jdou vyřídit během okamžiku. Pokud tedy záležitost nezabere
více než 2 minuty, netřeba ji odkládat a dále zpracovávat, neb samotné další
27
zpracování a zařazení do systému tyto 2 minuty s vysokou pravděpodobností
zabere. Rovnou to proveďme.
Pokud se jedná o činnost, která zabere více jak 2 minuty a současně se nejedná o
projekt, je možné záležitost delegovat na jiného řešitele (tzn. že záležitost
přesouváme na seznam Čekám na... ) nebo odložit na později (pokud máme
konkrétní termín, kdy je třeba záležitost vyřešit, založíme ji do termínového
pořadače, pokud tento termín nemáme, zaznamenáme záležitost do jednoho či
více seznamů dalších kroků). [1]
4.1.3. Krok třetí – Uspořádání záležitostí
Položky, které byly nashromážděné v průběhu prvního a druhého kroku, jsou více
méně vše, co je potřeba v horizontu následujících dnů či týdnů udělat. Tyto
položky byly ještě očištěné o ty záležitosti, které nevyžadují žádnou akci (jsou tedy
k zahození, k archivaci či k dozrání). V tomto kroku je třeba záležitosti uspořádat.
Toto uspořádání je důležitou podmínkou pro fungování celého systému. [1]
Ke správě akčních položek je třeba vytvořit tzv. seznamy, rozdělené podle
jednotlivých kategorií záležitostí. Znamená to tedy, že pro ukládání projektů bude
existovat seznam projektů, pro termínově orientované záležitosti bude existovat
termínový pořadač (kalendář / diář) a tak dále - je potřeba jasně kategorizovat
všechny záležitosti tak, aby měl každý typ své místo pro uložení, a to kdekoliv, ale
především mimo vlastní hlavu. [1]
David Allen uvádí pro zjednodušení aplikace metody GTD několik typických
seznamů, neboli organizačních kategorií, které doporučuje založit a udržovat.
Všechny tyto kategorie mají jedno společné – je potřeba je mít ve fyzické podobě.
Může se jednat o arch papíru s nadpisem kategorie, pojmenovanou složku,
softwarovou aplikaci v počítači nebo v chytrém telefonu. Stejně tak i termínový
pořadač může mít papírovou či elektronickou formu.
28
Obr. 4 – Uspořádání záležitostí
Projekty
Definice projektu v pojetí Davida Allena: "Projekt je každý očekávaný výsledek,
který vyžaduje více než jeden krok." Z daleka se tedy nejedná o projekty, které si
představí každý z nás. Může to být cokoliv, co zabere více než jeden dílčí krok,
včetně velmi drobných záležitostí. Cokoliv, co se nedokončí v jednom kroku,
vyžaduje náplánování úkolu, který má připomenout krok následující. Znamená to
tedy, že nidky neprovádíme samotný projekt, ale pouze související kroky. Jakmile
je provedeno dostatek správných kroků, nastává stav, odpovídající původní
představě a projekt může být označen za hotový. [1]
Akce
V metodě GTD je další krok, respektive rozhodnutí o nutném dalším kroku
ústředním bodem pracovního schématu (viz Obr. 2 - Schéma pracovního procesu).
Tento krok musí být bez výjimky další fyzickou, viditelnou činností u všech
otevřených úkolů. Kroky je dobré dělit na ty, které je nutné vykonat ihned, dále na
ty, které je potřeba vykonat v určitý termín, tedy které patří do termínového
29
pořadače a také na akce, u nichž čekáme, až je provede někdo jiný. Ty pak patří do
seznamu Čekám na. Pokud je dalších kroků více než 50, doporučuje Allen rozdělit
dále seznamy na další kategorie jako jsou Telefonáty, Dotazy na šéfa a podobně.
[1]
Kalendář / diář
Tato organizační kategorie slouží pro evidenci kroků, které jsou vázané ke
konkrétnímu času nebo dni a také pro připomínání informací, které budou v
konkrétní den potřeba. Kroky, které jsou vázané ke konkrétnímu času obecně
nazýváme schůzky. Ty stačí zaznamenat do diáře. Kroky vázané ke konkrétnímu dni
neurčují přesný čas, ale pouze den, kdy je třeba krok zvládnout. Není tedy nutné v
diáři blokovat konkrétní čas, ale pouze bokem ke konkrétnímu dni poznamenat, že
je něco třeba vykonat. [1]
Nerealizovatelné položky
I pro položky, které nevyžadují žádnou akci, je vhodné udržovat uspořádaný
systém. Položky bez akce dělí metoda GTD do tří základních kategorií, a sice: k
zahození, k dozrání a k archivaci.
Kategorii K zahození použijeme ve chvíli, kdy daná záležitost nemá žádnou
hodnotu ani smysl pro další zpracování. Jde zejména o to, aby se tyto bezcenné
položky nesmíchali s těmi, které je třeba dále zpracovat.
Kategorie K dozrání přijde vhod vždy, bude-li potřeba si záležitost, která
nevyžaduje další akci ještě ponechat pro případné budoucí zpracování. Může se
jednat o podnět či informaci, která může mít potenciál pro použití v rámci
nějakého budoucího projektu nebo jiné činnosti. Pro tyto typy záznamů David
Allen doporučuje zřídit seznamy "Někdy / Možná" a termínový pořadač. Seznam
"Někdy / Možná" je místo, kam patří vše, čím se chcete ještě někdy zabývat
a nechcete na to zapomenout. Možnost vrátit se k některé z těchto záležitostí má
30
tento seznam v pravidelných intervalech připomínat. I tento seznam lze dále dělit
dle podkategorií, např. "Filmy, které chci vidět, knihy k přečtení, recepty k
vyzkoušení" a mnoho dalších. [1]
Posledním ze základních seznamů pro nerealizovatelné položky je kategorie K
archivaci . Má-li cokoliv, co se dostane mezi ostatní záležitosti nějakou informační
hodnotu a nevyžaduje to žádnou akci, je prostě vhodné si to založit někam, kde to
bude k dispozici a k dohledání kdykoliv bude potřeba. Opět nezáleží na formě,
ukládat lze v papírové i elektronické podobě. Důležité je pouze to, aby informace v
archivu šla vždy snadno vyhledat. [1]
Pozn. autora : V případě implementace GTD v UU je vytvořen pouze seznam
Někdy/Možná a Archiv. Ostatní byly z důvodu účelu a charakteru této konkrétní
implementace vyloučené, neb by nepřinesly žádnou přidanou hodnotu uživateli.
4.1.4. Krok čtvrtý - Hodnocení
Aby celý systém fungoval a předchozí kroky měly smysl, je nutné osvojit si na
proces pravidelného hodnocení vlastního života a práce. V pojetí metody GTD je
krok hodnocení kontrola jednotlivých seznamů, a to alespoň jednou za týden.
Jinými slovy, jednou týdně projdete všechny své projekty, seznamy dalších kroků
a nedokončené záležitosti. Díky tomuto kroku získáte příležitost vidět na jednom
místě vše, co leží před Vámi a zefektivnit pozdější rozhodování o tom, kdy a čemu
se budete věnovat. [1]
Tuto kontrolu je třeba provádět tak často, jak je potřeba. Zejména je nutné
zabránit tomu, aby úlohu zapamatovat si a připomenout nepřevzala opět sama
mysl. Je-li systém skutečně ucelený dle předchozích kroků, týdenní hodnocení
poskytne čas na sebrání a zpracování všech nevyřízených záležitostí, revizi
systému, aktualizaci seznamů a ujasnění a doplnění položek. Celý úspěch této
metody spočívá v důvěře v tento systém. Jakmile důvěra není stoprocentní, stále
31
je nutné zapojovat vlastní hlavu a pak nemá metoda GTD ani smysl, ani přidanou
hodnotu. [1]
4.1.5. Krok pátý – Provedení
Poslední krok pětistupňového řízení pracovního procesu spočívá v rozhodování o
tom, do čeho se dát a co nedělat a mít z obojího dobrý pocit. David Allen ve své
knize popisuje, že na rozdíl od jiných metod time managementu, v GTD je to právě
o člověku a jeho intuici. Věří, že pokud člověk správně aplikuje všechny předchozí
kroky, to znamená že si sesbírá, zpracuje, uspořádá a zhodnotí veškeré záležitosti,
má tak vyčištěnou hlavu, že může intuitivně a správně rozhodnout, co je potřeba
udělat nyní a co naopak ne. Pro zjednodušení těchto rozhodnutí vyvinul tři modely
pro rozhodování o tom, co budete dělat: [1]
A. Model čtyř kritérií pro okamžité rozhodování o dalších krocích [1]
Pro zrychlení rozhodování o konkrétní činnosti a tedy i zvýšení efektivity
pracovního procesu lze uplatnit 4 kritéria v následujícím pořadí:
•
Kontext
•
Dostupný čas
•
Dostupná energie
•
Priorita
32
Obr. 5 - Model čtyř kritérií pro okamžité rozhodování o dalších krocích
Kontext
Jen málokterou z činností, které jsou evidovány v systému, lze vykonat úplně
kdekoliv. Většina z nich vyžaduje konkrétní místo, kde jsou splněny podmínky
nutné pro splnění závazku či vykonání záležitosti (doma, v práci, ...), případně
kde jsou k dispozici potřebné nástroje (počítač, telefon...). [1]
Dostupný čas
Má-li člověk před sebou úkol, např. odnést oblek do čistírny, ale za 3 minuty
začíná jednání s nadřízeným, nemá smysl se úkolem zabývat. [1]
Dostupná energie
Některé záležitosti vyžadují značné množství energie, ať už fyzické či tvůrčí. Je
potřeba umět si přiznat, když na to člověk prostě energii nemá. Výsledek by
nikdy nebyl pozitivní. [1]
Priorita
Priorita v tomto smyslu udává, která činnost se v daném kontextu,
s dostupným časem a energie nejvíce zúročí. Je nutné dobře zvážit předchozí
body a na základě vlastní úvahy intuitivně rozhodnout. [1]
33
B. Trojitý model pro hodnocení každodenní práce
V průběhu plnění úkolů nebo obecně, jakékoliv práce se člověk věnuje těmto
třem typům aktivit:
•
Předem určená práce
•
Práce, která se objevila
•
Definice vlastní práce
Obr. 6 - Trojitý model pro hodnocení každodenní práce
Předem určená práce
Když dělá člověk předem určenou práci, pracuje s nějakým seznamem, který
stanovuje další kroky. Pracuje tedy s úkoly, u kterých někdy předtím stanovil,
že bude potřeba je vykonat a řídí tak svůj pracovní postup. [1]
Práce, která se objevila
V případě věcí, které se objeví nečekaně, ad-hoc, nepředvídaně a netušeně a je
potřeba na ně reagovat nebo je okamžitě udělat. [1]
34
Definice vlastní práce
Jedná se v podstatě o uplatnění všech předchozích kroků a principů. Začít lze u
zpracování emailových zpráv, hlasové schránky, rozčlenění jednotlivých
projektů a dalších kroků. Jakmile je definována veškerá práce a je možné mít
důvěru v to, že všechny seznamy úkolů jsou úplné, lze se na základě kontextu,
dostupného času, energie a priorit věnovat další práci. [1]
C. Šestiúrovňový model pro hodnocení vlastní práce (dle priorit)
Volba o tom, co bude provedeno v danou chvíli, by měla vždy vycházet z
prioritizace. Aby bylo možné priority stanovit, je nutné nejdříve vědět, co je
vaše práce. Na to lze pohlížet nejméně ze šesti různých perspektiv. David Allen
GTD použil analogii z letectví a tyto perspektivy popsal dle nadmořské výšky
[1]:
•
Vzletová dráha: Aktuální aktivity
•
10 000 stop: Aktuální projekty
•
20 000 stop: Oblasti zodpovědnosti
•
30 000 stop: Cíle na příští rok až dva
•
40 000 stop: Vize na 3-5 let
•
Nad 50 000 stop: Život
Obr. 7 - Šestiúrovňový model pro hodnocení vlastní práce (dle priorit)
35
Vzletová dráha: Aktuální aktivity
Jedná se o seznam všeho, co je potřeba zvládnout, jakmile bude možnost. Jsou to
všechny emaily k vyřízení, telefonáty, pochůzky, podněty k diskuzi se šéfem, s
partnerkou... [1]
10 000 stop: Aktuální projekty
Za určitým počtem kroků, které jsou již stanovené a jsou tedy v pořadí, stojí dle
Allena 30 až 100 rozpracovaných projektů. Jsou to tedy očekávání či výsledky,
kterých je třeba dosáhnout od těch drobných, jako je například naladění kytary, až
po ty komplexní, jako je například zorganizování vánočního večírku pro celou
firmu. [1]
20 000 stop: Oblasti zodpovědnosti
Většina projektů, nebo alespoň jejich části nějakým způsobem souvisí s určitou
zodpovědností. V zaměstnání to může být zodpovědnost za vlastní zaměstnance
nebo za pozitivní referenci. Zodpovědnosti ale existují i v životě soukromém, jako
například děti, zdraví, finance, domácnost. Je vhodné si oblasti zodpovědnosti
kategorizovat. Teprve poté je možné projekty účelně hodnotit. [1]
30 000 stop: Cíle na příští rok až dva
To, čeho chce člověk v následujících 1-2 letech dosáhnout. Výrazně to ovlivňuje
způsob definice a formulace vlastních úkolů. Tyto cíle mají dopad i na to, co je v
životě skutečně důležité a co zase méně. [1]
36
40 000 stop: Vize na 3-5 let
Plánovat na dobu 3-5 let dopředu znamená přemýšlet v širším spektru kategorií,
jako je firemní strategie, trendy životního stylu a podobně. Zde dochází k rozdělení
na vnitřní a vnější aspekty života. Mezi vnitřní lze zařadit dlouhodobý rozvoj
kariéry, finanční cíle a úvahy. Mezi vnější faktory patří změny týkající se
společnosti, pro kterou člověk pracuje a dalších globálních změn na trhu, v
technologiích nebo i u konkurence. [1]
Nad 50 000 stop: Život
Toto je absolutní nadhled. Proč existuje vaše firma? Proč existujete vy? jde o
konečný popis pracovní náplně. O účel z nejvyšší možné abstrakce. Vycházejí z něj
všechny cíle, vize, projekty a akce a zase se k němu vracejí. [1]
Správné stanovování priorit spočívá v tom, že se každý den znovu rozhodujeme o
tom, co chceme nebo musíme vyřídit před vším ostatním, abychom dosáhli svých
cílů. [4]
To je ovšem velmi obecná definice, neb ještě před samotným stanovením toho, co
je pro daný cíl podstatné a co není, je potřeba stanovit prioritu obecného cíle
a teprve poté lze hodnotit dílčí aktivity. Proto považuji za velmi vhodné následovat
doporučení Davida Allena a jeho analogii z letectví.
Je to vhodný způsob, jak získat praktický rámec pro valnou většinu rozhodnutí
a úloh, které musíme den co den řešit. [1]
37
5. ANALÝZA TRHU – SOUČASNÉ NÁSTROJE GTD
Dost bylo teorie, nyní se pomalu přesuneme do praxe. Na předchozích řádcích jste se
seznámili s metodou GTD. Nyní už je jasné, co nám může adopce této metody přinést.
Určitě nikoho nepřekvapí, že David Allen motivoval stovky nadšenců k tomu, aby se dali
do vývoje nástroje, který poslouží lépe než standardní textový editor nebo jiné standardní
počítačové programy, které pan Allen ve své publikaci zmiňuje. Koneckonců, kniha
Getting Things Done: The art of stress-free productivity [1] vznikla již v roce 2001, takže na
vznik účelových aplikací měla komunita GTD více než 11 let!
Aplikací jsou desítky, možná stovky. Pro účely této práce jsem vybral 3 aplikace, které
mne něčím zaujaly. Jedná se o Remember The Milk, Wunderlist a Nozbe. V případě
zájmu
vyzkoušet
si
jiné,
doporučuji
seznam
umístěný
na
adrese
http://gtd.jeffsandquist.com/Default.aspx?Page=GTDTools, kde jsou uvedeny funkční
odkazy na všechny doposud vyvinuté a stále využívané nástroje pro GTD.
Je třeba podotknout, že žádná z aplikací nectí úplně všechna pravidla a doporučení Davida
Allena. Každý vývojář, který se rozhodnul vytvořit aplikaci pro práci dle GTD si z metody
vybral to, co mu bylo k srdci nejblíže. A co si budeme povídat, i technologicky nelze pokrýt
vše, co David Allen doporučuje (určitě jste si během čtení popisu metody také všimli, že
byl pan Allen velký pragmatik a bez tužky a papíru by metoda asi ani nevznikla).
Pojďme si nyní představit 3 zmíněné aplikace. Původně jsem chtěl výběr učinit na základě
dělení dle platformy, pro kterou je aplikace vytvořena, ale během hledání těch nejlepších
jsem dle očekávání zjistil, že ty aplikace, které opravdu stojí za zmínku, jsou ve verzích pro
všechny používané operační systémy, tedy MS Windows, MAC OSX, iPhone i Android.
Rozdíl je zejména v tom, zda je aplikace webová, či nikoliv. Všechny aplikace, se kterými
jsem se setkal jsou zdarma a nevyžadují nic víc než emailovou adresu.
38
5.1.
Remember The Milk (RTM) [8]
Typ
Tenký klient (web based)
Dodavatel
Remember The Milk Pty Ltd, Australia
Silné stránky
Map engine (lokace lze zobrazit na mapě), dostupná v mnoha jazykových mutacích
včetně ČJ, možnost sdílení úkolů, synchronizace s Google Apps , klávesové zkratky
Slabé stránky
Chybí možnost přikládání souborů, synchronizace pouze s iCalendar, pevný počet
kontextů - nelze vytvářet nové (pouze lokace, což není v RTM totéž), do kontaktů lze
přidávat pouze registrované uživatele RTM, chybí projekty
Platforma
Web 2.0
39
Obr. 10 - Screenshot z aplikace Remember The Milk
Stručný popis
RTM je jednoduchá online aplikace. Přihlásit se lze prostřednictvím existujícího Google
účtu, ale i standardní registrace nevyžaduje nic jiného než email a heslo. Ihned po
přihlášení se uživatel ocitá na seznamu úkolů, kde čeká první úkol - "Vyzkoušet Remember
The Milk". Obsah jednotlivých prvků webu se dynamicky mění podle toho, kde je kurzor
myši, například při najetí kurzorem na úkol se v pravém kontextovém bloku zobrazí
konkrétní informace o úkolu, jako je termín, opakování, lokace, štítky apod. Tyto položky
lze po kliknutí na ně měnit. S aplikací lze zacházet velmi rychle, pokud se naučíte
klávesové zkratky, práce prostřednictvím myši je dost únavná. U každé aktivity lze zvolit
jednu ze 3 barevných priorit. Po označení více aktivit lze provádět hromadnou editaci. Co
se týče rozdělení aktivit dle kontextu, seznam kontextů je pevně daný a další přidávat
nelze. Lze to ale nahradit tvorbou lokací pro aktivity, které vytváříte prostřednictvím mapy
(Google Maps).Velkou výhodou je integrace s Google Aps, tzn. ideální volba pro ty, kteří si
40
s Googlem rozumí. Pokud přizvete přátelé do této služby, můžete s nimi v cloudu sdílet
vaše úkoly i lokace.
5.2. Wunderlist [6]
Typ
Tlustý klient
Dodavatel
6Wunderkinder, Germany
Silné stránky
Jednoduchost, rychlost, výběr grafických motivů, synchronizace přes všechny platformy
(Android, MAC OSX, Blackberry, Windows, Linux, ...)
Slabé stránky
Až moc jednoduché, chybí projekty, nelze přikládat žádné soubory do přílohy, pouze
tlustý klient - tzn. potřeba instalace, nelze ukládat kontakty
Platforma
Win, MAC OSX, Linux, Blackberry, Android
41
Obr. 11 - Screenshot z aplikace Wunderlist
Stručný popis
Velmi jednoduchá aplikace pro řízení úkolů, řekl bych dokonce až moc jednoduchá. I
proto překvapí potřeba instalace tlustého klienta. Wunderlist totiž nenabízí nic jiného než
tvorbu úkolů s možností nastavení termínu, přidaní textové poznámky a sdružování
těchto úkolů do uživatelem definovaných seznamů. Úkoly lze vyhledávat a filtrovat dle
data dokončení, popř. se lze podívat na naposledy otevřené či dokončené úkoly. Asi
největší výhodnou této aplikace je multiplatformní provedení. Uživatel může stáhnout
klienta pro Android, MAC OSX, Linux, Windows, ale i Blackberry a po kliknutí na tlačítko
synchronizace mít své úkoly na všech zařízeních ve stejné podobě. Používání aplikace
zjednodušují poměrně intuitivní klávesové zkratky a možnost výběru z několika barevných
témat také neurazí.
42
5.3. Nozbe [7]
Typ
Tenký klient
Dodavatel
apivision.com; Michael Sliwinski, Poland
Silné stránky
Naprosto přehledné a intuitivní, pokrývá v porovnání s jinými aplikacemi velkou část
metody GTD včetně projektů, libovolný počet kontextů, kontexty lze kombinovat,
možnost vyhledávání a filtrování dle mnoha kritérií, rozdělení inboxu a seznamu dalších
akcí, možnost přikládání příloh v libovolném formátu, integrace s populárním cloud
zápisníkem Evernote, úložištěm Dropbox a další.., funkce drag and drop, klávesové
zkratky..
Slabé stránky
Není v ČJ.
Platforma
Web 2.0
43
Obr. 12 - Screenshot z aplikace Nozbe
Stručný popis
Nozbe je nejlepší GTD aplikace se kterou jsem se osobně setkal a pokud bych měl nějakou
používat, rozhodně by to byla tato. Kromě precizního zpracování, intuitivního ovládání,
videonápovědy pro případ tápání splňuje Nozbe přesně ty požadavky, které by každý
člověk po přečtení knihy Getting Things Done: The art of stress-free productivity [1] na
aplikaci kladl. Nozbe je zdarma pouze v omezené verzi, která povoluje maximálně jeden
účet, 6 paralelně otevřených projektů a uděluje uživateli 1GB prostoru. V případě, že toto
nestačí lze účet povýšit na jednu z placených verzí - Personal, Family, Tým nebo Business.
Od verze Family Nozbe navíc nabídne Message board pro real time komunikaci
a samozřejmě více úložného prostoru (až 30GB). Personal verze přijde uživatele na
necelých 10$ měsíčně, pro toho, kdo chce řídit v Nozbe svůj Business přijde použití na
necelých 100$ měsíčně.
44
Aplikace je dělena na dvě základní části. Prvním pohledem jsou jednotlivé projekty, což
jsou kolekce dílčích aktivit. Projektem je vlastně i Inbox, který sdružuje aktivity, které
nesouvisí s žádným konkrétním projektem. Druhou částí je pohled na Next actions, což je
místo, kde jsou vidět všechny konkrétní akce, které jsou z hlediska termínu či kontextu
potřeba udělat. Úkol jednoduše vytvoříte kliknutím na zvýrazněné textové pole, které
máte v každé části aplikace k dispozici. Po jeho zapsání lze nastavit kontext, termín,
potřebný čas a opakování. Kontexty lze samozřejmě vytvářet vlastní. Ke každému projektu
lze přikládat libovolný počet příloh nebo cest k souborům v jiných online úložištích, jako je
například Dropbox. K aktivitám lze přidávat také poznámky. Vyhledávání aktivit je velmi
rychlé a lze je filtrovat dle mnoha kriterií, jako jsou kontexty, čas, priorita aj.Velmi
užitečná je funkce Drag and drop, kterou lze aplikovat takřka všude. Kteroukoliv aktivitu
lze také konvertovat na projekt, pokud je potřeba. Aplikace je moc příjemná, co se
používání týče.
45
6. UNICORN UNIVERSE
6.1.
Základní popis
UNICORN UNIVERSE (UU) je internetová služba provozující informační systémy
založené na platformě UNICORN ES. Díky této službě mají uživatelé přístup ke svým
informacím odkudkoliv a kdykoliv pomocí webového prohlížeče. Službu Unicorn
Universe provozuje společnost VIG Net. [9]
Služba Unicorn Universe je určena pro řízení podniku, zaznamenávání a sdílení
informací, řízení podnikových procesů, zadávání úkolů a sledování jejich plnění.
Výhodou je možnost používat pouze jeden systém pro práci se všemi podnikovými
informacemi. Uživatel systému má navíc možnost ovlivnit pomocí práv, které
informace budou veřejné a na které budou mít oprávnění pouze určené osoby. [9]
Tato služba je realizována formou Business Teritoria. Každý podnik má vlastní systém,
který obecně nazýváme Business Territory. Je to samostatná a nezávislá logická oblast
využívaná pro oddělení a zabezpečení dat. Každý podnik tak má vlastní informační
systém a žádný jiný podnik nebo uživatel do tohoto systému nemá přístup, pokud mu
není explicitně udělen kompetentní osobou. [9]
Podobně jako podnik řídí své procesy a informace a sleduje jejich plnění ve svém
vlastním Business Territory, může si i uživatel organizovat soukromý život také pomocí
Unicorn Universe. Využít k tomu může svůj vlastní moderní informační systém - My
Territory . [9]
46
6.2.
Struktura Unicorn Universe
Unicorn Universe (neboli UU) je internetová služba provozovaná na platformě
UNICORN ES. Laicky řečeno, aby kdokoli mohl využívat služeb Unicorn Universe (My
Territory, Business Territory), musí existovat Unicorn Enterprise System (UNICORN
ES). [9]
Informační systém Business Territory a My Territory je také možno provozovat mimo
Unicorn Universe. Podnik může mít svůj vlastní Universe a v něm svůj systém. Toto
řešení je však složitější a nákladnější pro uživatele. Velkou výhodou Unicorn Universe
je, že zaručí systém dostupný kdykoliv a kdekoliv s vysokou úrovní zabezpečení
informací za minimální náklady na hardware a správu - k využívání systému stačí
pouze počítač, prohlížeč a připojení k internetu. [9]
Blíže jednotlivé vztahy vysvětluje obrázek:
Obr. 13 - Struktura Unicorn Universe
47
6.3.
Teritoria v rámci Unicorn Universe
Konkrétní uspořádání teritorií v rámci Unicorn Universe zobrazuje následující obrázek.
Každý uživatel Unicorn Universe má My Territory, což je osobní systém uživatele, do
kterého má přístup pouze on a jeho přátelé, které si sám zvolí. [9]
Vedle privátních teritorií v rámci Unicorn Universe jsou zmiňovaná Business Territory
jednotlivých podniků. Do nich má přístup pouze ten, komu to kompetentní osoba za
teritorium dovolí. [9]
Obr. 14 - Teritoria v Unicorn Universe
48
6.4.
Vstup do Unicorn Universe
Informační systémy v Unicorn Universe jsou poskytovány formou služby (tzv. Software
as a Service). To znamená, že uživatel systému pro přístup do informačního systému
potřebuje pouze připojení k internetu a standardní internetový prohlížeč. Přímý vstup
do systému je pak zprostředkován jednou z mnoha vstupních bran. Ta hlavní je
umístěna na adrese www.unicornuniverse.eu [9]:
Obr. 15 - Přihlašovací brána Unicorn Universe
49
6.5.
Artefakt
Základním nositelem informace v Unicorn Universe je artefakt. Jeho klíčovou
vlastností je schopnost v sobě jakoukoliv informaci nejen ukládat, ale současně i řídit.
Artefaktem je složka, organizační jednotka, role i běžný dokument. [9]
Obr. 16 – Artefakt
Artefakt může reprezentovat jak objekty hmotné (auta, zaměstnance, nabídky, plány,
dokumentaci, ...), tak objekty nehmotné (myšlenky, know-how, úvahy, vize, obchodní
příležitosti, ...) či události (jednání, konference, večírky, školení, ...). [9]
Artefakt má vedle obsahu a životního cyklu i některé další vlastnosti, které pomáhají
informace řídit a které obyčejné soubory nemají. [9]
Obr. 17 - Struktura artefaktu
50
Meta artefakt - každý artefakt (smlouva, zakázka, evidenční karta zaměstnance,
projektová dokumentace...) je vytvořen podle konkrétní šablony (podle meta
artefaktu), která definuje vzor struktury obsahu a životního cyklu – tzn. definuje typ
informace, kterou artefakt obsahuje. Tak je zajištěno, že výstupy stejného typu budou
mít stejný věcný obsah, formu a životní cyklus. [9]
Kompetence - za každý artefakt je vždy kompetentní (zodpovědná) právě jedna role.
Kompetentní role je odpovědná za správu artefaktu, aktuálnost jeho obsahu, správu
přístupových práv, správu životního cyklu, je odpovědná za vyřízení požadavků
poslaných na daný artefakt apod. [9]
Životní cyklus - informace, které se týkají konkrétního artefaktu, jsou řízeny v životním
cyklu daného artefaktu. Tím je zajištěno, že informace, které jsou uvedeny v artefaktu,
jsou na stejném místě i řízeny. [9]
Umístění artefaktu - každý artefakt je vždy umístěn do organizační jednotky, ke které
náleží (v ní může být umístěn do složek) spolu s dalšími souvisejícími informacemi.
Toto uspořádání tvoří organizační strukturu a udržuje pořádek v informacích. [9]
Přístupová práva - na artefakt mají přístup pouze takové role, které na ně mají ze své
pozice právo a potřebují ho pro svou práci (toto vychází z implicitních, popř.
explicitních práv - viz kapitola…). Přístupová práva k artefaktům jsou definována
vzhledem k rolím a funkčnostem, které dané role mohou na daném artefaktu
spouštět. [9]
51
6.5.1. Obsah artefaktu
V obsahu artefaktu je možné uložit a řídit v podstatě jakoukoliv informaci.
Obsahové komponenty artefaktu jsou připraveny na veškeré možnosti, jaké si
správa informací žádá. [9]
Obr. 18 - Obsah artefaktu
V Unicorn Universe je zabudovaný textový editor, který slouží k úpravě obsahu
artefaktů. Zahrnuje standardní funkce formátování písma, umí měnit barvu písma,
zarovnání, styl písma apod. [9]
Kromě těchto standardních funkčností, umí editor spoustu dalších věcí - máte
možnost snadno vkládat odkazy na webové stránky, artefakty apod., umí
rozvrhnout stránku v různých poměrech, či vkládat libovolně obrázky, tabulky
apod. [9]
52
6.5.2. Životní cyklus artefaktu
Jak již bylo zmíněno, v Unicorn Universe prostřednictvím artefaktu spojujeme
věcnou informaci s informací řídící. Každá informace se v čase vyvíjí, prochází
různými stavy. Stejně tak každý artefakt, když prochází svým životním cyklem,
prochází různými stavy. Některé trvají krátkou dobu, některé stavy jsou
dlouhodobější. Je vhodné, aby dlouhodobější stavy informace odrážel stav
artefaktu. Tím je zajištěno, že každý uživatel, který s artefaktem pracuje, na první
pohled ví, v jakém stavu se daná informace nachází. [9]
Na každém artefaktu je nastaven nějaký stav. Stav artefaktu odráží stav informací,
které jsou v něm uloženy. Vyjadřuje míru rozpracovanosti jeho obsahu. Pokud
artefakt reprezentuje nějaký reálný objekt, informuje stav artefaktu o stavu
tohoto objektu. [9]
Následující obrázek ukazuje příklad artefaktu, v tomto případě smlouvy, který
prochází několika stavy, které s charakterem artefaktu přímo souvisí [9]:
Obr. 19 - Stavy artefaktu
Stavy, které mohou být nastaveny na artefaktu, jsou definovány pomocí vzorů na
meta artefaktu. Na každém artefaktu se zobrazuje historie již nastavených stavů.
Artefakt přejde do vybraného stavu pouze na základě nastavení stavu na aktivitě.
[9]
Při vytváření aktivit se rozlišuje mezi nadřízenou a elementární aktivitou .
Nadřízená aktivita představuje zastřešující aktivitu pro příslušné elementární
53
aktivity. Slouží k tomu, aby bylo možné komplexnější aktivity rozdělit na více
vnořených aktivit, které mohou být řešeny odděleně různými řešiteli. [9]
Obr. 20 – Aktivity
Průběh činnosti na aktivitě se řídí s pomocí jejích stavů . Konkrétně v daném
okamžiku na aktivitě uživatel nastavuje takový stav, který koresponduje se
skutečným stavem činnosti. [9]
Nastavení stavu na aktivitě je v Unicon Universe nejmenším elementem řízení, tzn.
nastavit stav na aktivitě je nejnižší způsob, jak někoho v rámci Unicorn Universe
přimět něco vykonat. [9]
Obr. 21 - Stavy aktivit
Plnění úkolů v reálném životě však neprobíhá vždy tak hladce. V průběhu plnění
úkolu zpravidla nastanou i jiné stavy, které svým způsobem situaci komplikují.
54
Zvláště proto je potřeba o takových stavech vědět, informovat o nich a zvýraznit
je. Takové stavy jsou tzv. stavy alternativního scénáře. [9]
Obr. 22 - Stavy aktivit II
Některé další stavy nastavuje v Unicorn Universe automaticky sám systém. Jde o
tzv. systémové stavy, které zaznamenávají důležité funkční operace provedené s
aktivitou. Takové stavy informují například o tom, že aktivita se vytváří nebo že na
aktivitě proběhla důležitá systémová operace (např. změna kompetence, změna
řešitele aj). Takové informace jsou zaznamenány pro pořádek v systému. Běžný
uživatel si jich zpravidla nevšímá. [9]
Obr. 23 - Systémové stavy aktivit
55
6.6.
Digital workspace
6.6.1. Úkolovník
Díky úkolovníku má uživatel jednoduše přehled o všech aktivitách (tzn. úkolech,
schůzkách, rozhodnutích aj.), na kterých se podílí. S aktivitami je spojena většina
pracovní komunikace a úkolovník je místem, kde je veškerá právě probíhající
komunikace shromažďována. [9]
V úkolovníku nejsou pouze aktivity spojené s pracovní rolí uživatele, ale je to
místo, kde jsou všechny aktivity - tedy i ty soukromé. Uživatel má vše na jednom
místě a nemůže se mu stát, že by něco přehlédl nebo na něco zapomněl. [9]
Obr. 24 – Úkolovník
V úkolovníku uživatel vidí kromě aktivity také datum jejího očekávaného splnění,
artefakt, kterého se aktivita týká a roli řešitele, kterému je řešení aktivity
56
delegováno zadavatelem. Toto zobrazení lze změnit. Úkolovník lze přizpůsobit
uživateli prostřednictvím pravidel a filtrování. [9]
6.6.2. Diář
Diář slouží zvláště pro přehledné zobrazení aktivit typu schůzka nebo rezervace
času. [9]
Diář si může uživatel podobně jako úkolovník zobrazit dle potřeby - jako kalendář
(den, pracovní dny nebo celý týden) nebo jako přehled agend. [9]
Obr. 25 – Kalendář
57
Obr. 26 – Agenda
58
7. NÁVRH IMPLEMENTACE GTD V UNICORN UNIVERSE
7.1.
Očekávané přínosy
V Unicorn Universe má každý uživatel vedle pracovních teritorií, tedy vedle
jednotlivých Business Territories své My Territory. Tento prostor je určen pro vše, co
přímo nesouvisí s prací, tedy s některým z pracovních teritorií. Svoji práci uživatel
služby Unicorn Universe řídí a eviduje standardním způsobem v rámci Business
territory. Takovým způsobem, jakým mu to předepisuje metodika a management
dané společnost. Svůj osobní čas a obecně osobní život v Unicorn Universe dnes
obvykle řídí malá část uživatelů. Důvodem je skutečnost, že pro zaznamenání jakékoliv
myšlenky, úkolu či jiné informace do systému, která přímo nesouvisí s žádným
dokumentem či pracovní záležitostí, musí uživatel podniknout příliš mnoho kroků. I
proto mnoho uživatelů Unicorn Universe dává přednost jednoduchým aplikacím, jako
je Stick Notes, Evernote a další.
Obr. 27 – Současný vs. Cílový stav
Očekávaným přínosem aplikace GTD v Unicorn Universe je zjednodušení práce s
jednoduchými úkoly, které nevyžadují stejné množství agendy, jako pracovní
povinnosti a návod v podobě připravené struktury artefaktů a složek. Pro řízení
osobního času uživatel získá jednoduchý nástroj , díky kterému bude mít i v osobních
záležitostech systém, jako v těch pracovních.
59
7.2.
Koncept řešení
Pro přehlednost je koncept řešení namapován na jednolitvé základní fáze metody
GTD, tedy na jednotlivé stupně modelu pětistupňového řízení pracovního procesu [1]:
Sbíráme věci, které si žádají naší pozornost.
Uživatel musí mít možnost během rutinní práce, bez nutnosti překlikávání mezi více
okny, zaznamenat (sebrat) jakoukoliv myšlenku, která ho zrovna napadne. V systému
má pro tento účel abstrakci klasického papírového zápisníku - artefakt Zápisník .
Prostřednictvím tlačítka na GTD portálu, popř. odkazu z portletu navigace vyvolá
uživatel formulář. Formulář po vyplnění a potvrzení zakládá požadavek, ze kterého se
prostřednictvím aktivity spouští skript zakládající dle parametrů vyplněných ve
formuláři poznámku, akci nebo projekt. Uživatel ve formuláři vybírá typ záznamu
(Akce, Poznámka nebo Projekt).
V případě výběru hodnoty "Poznámka" v poli "Typ záznamu" skript použije hodnoty
formulářových polí "Předmět" a "Popis" a na pozadí vytváří zápis na artefakt Zápisník.
Zakládací požadavek se poté sám maže. Aby se mohl uživatel spolehnout na to, že
myšlenku zapsal na místo, kam se s jistotou podívá, připomíná se Zápisník jednou
týdně aktivitou k revizi. Ze Zápisníku lze dále poznámky zpracovávat zakládáním akce,
projektu nebo prostým vymazáním - opět prostřednictvím společného formuláře, ale
tentokrát bez možnosti vytvořit poznámku.
Zvažujeme.
V případě výběru hodnoty "Akce" v poli "Typ záznamu" skript z pole "Kontext" použije
kód artefaktu (který reprezentuje daný kontext) a nad ním vytváří aktivitu typu Úkol.
Skript aktivitu pojmenuje tak, že vezme obsah formulářového pole "Předmět" a ten
propíše do názvu úkolu. Termín splnění úkolu odpovídá datu ve formulářovém poli
"Do".
60
V případě, že uživatel vyplní pole "Od" i "Do" a zaškrtne checkbox "Rezervuj čas",
který je ve formuláři k dispozici, skript zakládá nad zvoleným artefaktem kontextu
aktivitu typu rezervace času a jako termín použije hodnoty z formulářových polí "Od"
a "Do".
V obouch případech uživatel ve formuláři vybírá prostřednictvím comboboxu seznam,
na který se má aktivita propsat. Skript zakládající aktivitu typu úkol či rezervace času
vytváří také odkaz na tuto aktivitu na artefakt reprezentující zvolený seznam.
Poslední možností je výběr hodnoty "Projekt" v poli "Typ záznamu". V tomto případě
skript zakládá artefakt dle metaartefaktu Projekt do složky Projekty. Skript použije
hodnotu formulářového pole "Do", podle které zakládá do životního cyklu projektu
aktivitu typu úkol Dokonči projekt <předmět> (hodnotu pole "Do" použije jako termín
splnění aktivity) a vedle této aktivity zakládá ještě aktivitu typu úkol "Naplánuj
projekt".
Zpracováváme jejich význam a kroky, které je nutné v souvislosti s nimi podniknout.
Pokud uživatel nezaloží Akci nebo Projekt rovnou z formuláře a pouze si zapíše
poznámku, je prostřednictvím revizní aktivity (typu úkol) 1x týdně vyzván ke
zpracování poznámek. To spočívá v procházení zápisníku a rozhodování o tom, co se
bude s položkami dít. Je to rozhodovací proces, jehož výstupem jsou vstupy do fáze
uspořádání. Něco je smazáno, protože to není realizovatelné, to co realizovatelné je
se uspořádává dále nebo je provedeno rovnou, takže další akci to nevyžaduje.
Uspořádáváme.
Uspořádat, tedy vytvářet a zařazovat akce lze prostřednictvím funkčního tlačítka z
GTD Zápisníku a z GTD portálu. Pokud není poznámka z GTD Zápisníku pouze
vymazána, musí být nějakým způsobem zpracována. Uživatel tedy zakládá některou
61
akci, termínovaný úkol či projekt. Funkční tlačítka vyvolávají opět ten samý formulář,
který je popsán v předchozích fázích. Pokud uživatel v rámci této fáze usoudí, že se
jedná o nerealizovatelnou záležitost, zakládá akci na seznam někdy možná. Pokud i
přesto uživatel akci nebude řešit prostřednictvím nastavení akce do stavu K archivaci,
je
akce
automaticky
nastavena
do
stavu
Archivováno
a je odkázána na seznamu Archivované položky.
Hodnotíme výsledky jako možné alternativy.
Hodnocení spočívá v pravidelných kontrolách Zápisníku a Úkolovníku, tedy akcí,
projektů a kalendáře. V úkolovníku může uživatel filtrovat aktivity dle kontextu
pomocí nativní funkcionality UU filtrování. Uživatel si tak v úkolovníku zobrazí pouze
aktivity týkající se kontextu, ve kterém se právě nachází. Prostřednictvím GTD Portálu
může uživatel aktivity filtrovat také prostřednictvím jednotlivých seznamů. Tyto
seznamy jsou na GTD Portálu odkázané. Po kliknutí na seznam uživatel vidí odkazy na
veškeré aktivity, které se seznamem souvisejí.
Provádíme činnost za účelem vykonání dané záležitosti.
Realizace a plnění aktivit je otázkou zejména kontextu a termínu splnění. Pro obě
kritéria má uživatel k dispozici přehledný úkolovník Unicorn Universe. Protože je každá
aktivita zakládána nad artefaktem, který reprezentuje kontext dané aktivity, může
uživatel v úkolovníku filtrovat aktivity dle kontextů. V úkolovníku jsou aktivity řazeny
dle času, tedy ty aktivity, jejichž termín splnění je nejblíže, jsou zobrazeny na začátku.
Klíčové milníky a termíny projektu jsou připomínány v rámci životního cyklu daného
projektu. V rámci vytvoření každého projektu skript automaticky zakládá aktivitu typu
úkol na dokončení v zadaném termínu, která je avizována 7 dní před termínem splnění
aktivity.Dále skript v životním cyklu projektu zakládá aktivitu typu úkol pro
naplánování projektu, která je avizována vždy 3 dny před termínem splnění (tedy
uživatel má na naplánování projektu minimálně 3 dny, pokud si aktivitu sám
neupraví). Jejím cílem je, aby uživatel pečlivě zvážil dílčí úkoly projektu a zaznamenal
je v systému.
62
Obr. 28 - Koncept řešení (Big Picture)
63
7.3.
Organizační struktura
Uživatel, který se rozhodne pro používání aplikace GTD v Unicorn Universe bude mít
možnost zakoupit či objednat toto rozšíření v internetovém obchodě Mamut. Po
objednání bude uživateli servisně skriptem založena organizační struktura, která je
základním stavebním kamenem celé aplikace:
Obr. 29 - Organizační struktura
64
Tabulka č. 2 – Popis organizační struktury
Artefakt
Typ
GTD
Organizační
jednotka
10 Management
Složka
20 Kontexty
30 Seznamy
40 Projekty
50 Organizace
60 Archiv
Složka
Složka
Složka
Složka
Složka
Popis
Organizační
jednotka zastřešuje
celou organizační
strukturu GTD. V
rámci této jednotky
funguje celá
aplikace GTD.
Jednotka kromě
níže uvedené
struktury složek
obsahuje
Workspace a GTD
Power Roles
(založeno spolu s
OJ)
Management je
složka pro umístění
řídících artefaktů, v
tomto případě pro
GTD Portál a GTD
Zápisník.
Složka pro umístění
všech artefaktu
typu GTD Kontext.
Do této složky
uživatel základá
také kontexty
nové.
V této složce jsou
umístěné seznamy
(artefakty typu
GTD Seznam).
Do této složky jsou
ukládány všechy
vytvořené projekty
(artefakty typu
GTD Projekt).
Tato složka slouží
pouze jako
umístění pro roli
kompetentní za OJ
GTD.
V případě potřeby
může uživatel
archivovat
jakoukoliv přílohu,
dokument či
projekt přesunutím
do této složky
65
Kód
MT.PRIJMENI.JMENO:GTD
MT.PRIJMENI.JMENO:GTD/MNG
MT.PRIJMENI.JMENO:GTD/KONT
MT.PRIJMENI.JMENO:GTD/SEZ
MT.PRIJMENI.JMENO:GTD/PRJ
MT.PRIJMENI.JMENO:GTD/ORG
MT.PRIJMENI.JMENO:GTD/ARCH
7.4.
GTD Meta model
V rámci GTD Meta modelu (Metodiky) byly vytvořeny následující meta artefakty:
Obrázek č. 30 – GTD Meta model
Význam jednotlivých meta artefaktů, jejich popis, životní cyklus a další je uveden
v následující kapitole.
7.5.
Popis meta artefaktů
7.5.1. GTD Portál
Popis
Meta artefakt GTD Portál a tedy artefakty vytvořené dle tohoto meta artefaktu
slouží jako hlavní rozcestník pro uživatele GTD v Unicorn Universe. Uživatel má
tedy v rámci GTD organizační struktury pouze jeden takový portál. Z GTD Portálu
může uživatel zakládat a řídit veškeré aktivity. Pro tento účel má uživatel k
dispozici hlavní ovládací panel,
jednotlivé seznamy - Úkoly, Někdy/Možná
a Čekám na. Dále jsou na portálu odkázané jednotlivé kontexty - Domov, Práce,
Hobby a dále ty kontexty, které uživatel sám založí během používání aplikace (ty
jsou pod stávající kontexty odkázány skriptem, zároveň skript hlídá, aby byly
odkázané pouze kontexty ve stavu Aktivní). Na portálu jsou také odkázané aktivní
projekty uživatele.
66
V rámci GTD Portálu má uživatel k dispozici následující funkční tlačítka:
•
Vytvořit záznam - zobrazuje formulář (požadavek) k pro založení
poznámky, akce nebo projektu
•
Nový kontext - zakládání uživatelského kontextu
•
Všechny projekty – odkaz na složku se všemi projekty
•
Vyhledat projekt - vyhledávání mezi projekty, tedy vyhledávání artefaktů
podle meta artefaktu GTD Projekt (GTDMMD/PROJEKT)
•
Můj úkolovník - zobrazení úkolovníku role
•
Můj diář - zobrazení diáře role
•
Můj zápisník – zobrazení GTD Zápisníku
•
Aktualizace seznamů – tlačítko spouští skript SC02 – Aktualizace seznamů
Obr. 31 – Struktura a popis GTD Portálu
67
Obr. 32 – Životní cyklus GTD Portálu
Tabulka č. 3 – Stavy a aktivity GTD Portálu
Stav
Ikona
Vytvořený (Počáteční)
Aktivní
Ukončený (Finální)
Aktivita
Popis
Počáteční stav artefaktu, ve
kterém se artefakt nachází
pouze bezprostředně po jeho
založení.
Po založení artefaktu dochází
k automatické aktivaci. Tento
stav znamená, že je artefakt
aktivně využíván pro práci
s GTD.
Uživatel má možnost kdykoliv
artefakt ukončit nastavením
stavu Ukončený.
Ikona
Popis
Aktivita slouží pro nastavení
artefaktu do stavu Ukončený.
Nastav stav Ukončený
68
7.5.2. GTD Zakládací formulář
Popis
GTD Zakládací formulář je artefakt, který uživateli GTD slouží pro vytváření všech
typů záznamů v rámci aplikace GTD v UU. Prostřednictvím pouze jediného
formuláře tak uživatel může založit poznámku, projekt a nebo akci, včetně
možnosti blokovat čas v diáři. Po vyplnění a potvrzení formuláře dojde na pozadí k
založení požadavku, který spouští zakládací skript SC01 (viz popis skriptu SC01).
Jednotlivé prvky formuláře, resp. jejich obsah je využíván skriptem dle pravidel pro
zakládání jednotlivých typů záznamů. Pozn.: GTD Zakládací formulář 2 je totožný
s tímto, pouze z něj nelze založit záznam typu Poznámka. Formulář se složen z
následujících prvků:
•
Typ záznamu <combobox>
•
Předmět <krátký_text>
•
Popis <dlouhý_text>
•
Od <datetime>
•
Do <datetime>
•
Kontext <kod_artefaktu>
•
Seznam <combobox>
•
Rezervuj čas <checkbox>
69
Obr. 33 – Struktura a popis GTD Zakládacího formuláře
70
Obr. 34 - Životní cyklus GTD Zakládacího formuláře
Tabulka č. 4 – Stavy a aktivity GTD Zakládacího formuláře
Stav
Ikona
Založený (Počáteční)
Vyplněný
Odeslaný (Finální)
Aktivita
Popis
Počáteční stav artefaktu, ve
kterém se artefakt nachází
pouze bezprostředně po jeho
založení.
Po vyplnění uživatelem
přechází artefakt do stavu
Vyplněný (v případě že je
formulář uložen a neodeslán
může uživatel odeslat formulář
později).
Po potvrzení a odeslání
formuláře přechází artefakt do
stavu Odeslaný, na který je
navázán skript SC01, který
procesuje vyplněné údaje a
zakládá příslušný záznam
Ikona
Popis
Tento úkol je uživateli
delegován bezprostředně po
založení formuláře.
Po přechodu artefaktu do
stavu Vyplněný je uživateli
delegována aktivita Odeslat,
Vyplnit formulář (Úkol)
Odeslat (Úkol)
71
která je automaticky
nastavena do kompletního
stavu, pokud uživatel potvrdí
a odešle formulář. Artefakt je
pak nastaven do stavu
Odeslaný.
7.5.3. GTD Zápisník
Popis
Zápisník je abstrakcí klasického papírového zápisníku. Z pohledu metody GTD se
jedná o Inbox [1], neboli schránku, do které uživatel může zaznamenávat libovolné
myšlenky, které vyžadují pozdější zvážení, případně další zpracování. Podstatnou
funkcionalitou zápisníku je možnost distribuovaného vytvoření a zapsání textové
poznámky. Jinými slovy možnost zapsání poznámky bez nutnosti otevření
samotného artefaktu Zápisník. Poznámka je do zápisníku vykládána skriptem,
který používá hodnoty, které uživatel vyplňuje do zakládacího formuláře. Zápisník
se uživateli GTD v UU v pravidelných intervalech připomíná. Díky tomu splňuje
podstatu Inboxu [1], tedy je zaručeno, že bude uživateli vždy připomenuto, že se
do Zápisníku má podívat a tak může vyčistit vlastní hlavu a soustředit se pouze na
aktuální akce. Ze zápisníku je možné prostřednictvím funkčních tlačítek vyvolat
formulář pro založení akce či projektu. Poznámky lze mazat nebo doplňovat, neb
jsou implementované prostřednictvím standardních komentářů UU. K zápisníku je
možné přikládat soubory do přílohy.
72
Obr. 35 – Struktura a popis GTD Zápisníku
73
Obr. 36 - Životní cyklus GTD Zápisníku
Tabulka č. 5 - Stavy a aktivity GTD Zápisníku
Stav
Ikona
Stav následující bezprostředně
po vytvoření artefaktu.
Po vytvoření artefaktu je
z počátečního stavu Vytvořený
zápisník automaticky
aktivován. Stav Aktivní
znamená, že je zápisník
aktivně používán.
Zápisník může uživatel
kdykoliv uzavřít.
V případě, že není zápisník
správně revidován, přechází
do stavu nerevidovaný.
Vytvořený (Počáteční)
Aktivní
Ukončený (Finální)
Nerevidovaný (Alternativní)
Aktivita
Popis
Ikona
Popis
Zápisník je v pravidelných
intervalech (1x/10 dní)
připomínán uživateli k revizi.
Pokud revize není nastavena
Zreviduj (Úkol)
74
včas do kompletního stavu,
přechází artefakt do stavu
nerevidovaný.
Slouží k nastavení stavu
Uzavřený uživatelem.
Je-li zápisník ve stavu
nerevidovaný, deleguje systém
uživateli aktivitu opravit. Až
tehdy, kdy uživatel aktivitu
Opravit nastaví do
kompletního stavu, přechází
zápisník zpět do Aktivního
stavu. Pokud je aktivita Opravit
ignorována, zůstává zápisník
ve stavu nerevidovaný.
Nastavit stav Ukončený
Opravit (Úkol)
7.5.4. Kontext
Popis
Každá akce v rámci GTD v UU je vázána ke kontextu, kterého se týká. Aplikace GTD
v UU disponuje několika připravenými kontexty s možností tvorby nových
uživatelských kontextů. Jedná se o artefakt s popisem kontextu, který souvisí s
danou akcí (aktivitou typu úkol) pro možnost filtrování akcí v prostředí úkolovníku
uživatele. Kontext nevyžaduje žádnou správu ani interakci uživatele, ke konkrétní
akci je provazován prostřednictvím kódu, jenž uživatel zadává do zakládacího
formuláře při vytváření akce. Je důležité, aby uživatel dodržoval jednoduchou
kódovou konvenci (např. KON.DOMA), aby si zjednodušil přiřazování kontextů k
akcím. Kontext obsahuje pouze pole Název kontextu a Popis, které by měl uživatel
v případě zakládání vlastních kontextů vyplnit, aby bylo jasno, co který kontext
znamená. Z tohoto důvodu je uživateli po založení kontextu delegována aktivita
Vyplnit popis kontextu, jejímž nastavením do kompletního stavu je kontext aktivní
a tedy i odkázán pod ostatní kontexty na GTD Portál
75
Obr. 37 – Struktura a popis GTD kontextu
Obr. 38 - Životní cyklus GTD Kontextu
76
Tabulka č. 6 - Stavy a aktivity GTD Kontextu
Stav
Ikona
Vytvořený (Počáteční)
Aktivní
Ukončený (Finální)
Aktivita
Popis
Stav následující bezprostředně
po vytvoření artefaktu
kontext.
Kontext je aktivován
nastavením do stavu Aktivní
po vyplnění popisu kontextu a
nastavení příslušné aktivity do
kompletního stavu.
Kontext může uživatel kdykoliv
uzavřít.
Ikona
Popis
Tato aktivita je delegována
uživateli ihned po vytvoření
artefaktu kontext a po
nastavení do kompletního
stavu aktivuje kontext.
Slouží pro nastavení stavu
Ukončený.
Vyplň popis kontextu (Úkol)
Nastavit stav Ukončený
7.5.5. Seznam
Popis
Seznam je základním prvkem pro fázi uspořádávání akcí v GTD [1]. Při zakládání
jakékoliv akce uživatel vybírá z výčtu předpřipravených seznamů - Úkoly, Čekám na
a Někdy/Možná. Všechny seznamy tedy slouží zejména k pozdějšímu zobrazení
akcí dle konkrétního seznamu. Akce jsou propisovány na daný seznam
prostřednictvím skriptu SC01, který použije hodnotu formulářového pole seznam
a na ten jej odkáže. Aby byly akce v seznamech aktuální, má uživatel k dispozici
funkční tlačítko aktualizace seznamů, které spouští skript SC02 – ten projde
jednotlivé seznamy, resp. jejich obsah a odmazává všechny uzavřené (dokončené)
akce. Vedle toho se skript stará o správné, vzestupné pořadí odkázaných akcí.
Jednotlivé seznamy jsou odkázány na GTD Portálu, včetně zmíněného funkčního
tlačítka aktualizace seznamů (tlačítko je umístěno na portále, nikoliv v jednotlivých
seznamech, protože skript SC02 po spuštění aktualizuje všechny seznamy).
77
Obr. 39 – Struktura a popis GTD Seznamu
Obr. 40 – Životní cyklus GTD Seznamu
78
Tabulka č. 7 - Stavy a aktivity GTD Seznamu
Stav
Ikona
Stav následující bezprostředně
po vytvoření artefaktu seznam.
Seznam je automaticky
aktivován několik vteřin po
založení. Stav Aktivní
znamená, že se artefakt
používá.
Seznam může uživatel kdykoliv
uzavřít.
Vytvořený (Počáteční)
Aktivní
Ukončený (Finální)
Aktivita
Popis
Ikona
Popis
Slouží pro nastavení stavu
Ukončený.
Nastav stav Ukončený
7.5.6. Projekt
Popis
Artefakt projekt je obdobou tzv. Key task, který je definován metodikou UES
Powered Company [9]. Uživatel zakládá artefakt Projekt tehdy, kdy se nedá
plánovaná činnost zaštítit pouze jednou akcí pro dosažení jejího cíle. Jinak řečeno
vše, co vyžaduje 2 - n akcí je v rámci metody GTD [1] Projekt. Artefakt Projekt
předepisuje standardní strukturu věcných a řídících informací, které by měl
uživatel v rámci každého Projektu vytvořit a aktualizovat. Slouží pro sdílení
informací v případě, kdy uživatel v rámci GTD spolupracuje na projektu s některým
ze svých přátel v rámci My Territory. Je místem, na kterém uživatel řídí veškeré
akce, které vedou ke splnění jeho záměru. Uživatele upozorňuje na základě hodnot
vyplněných při zakládání Projektu do formuláře na termín splnění (zakládací skript
SC01 do životního cyklu projektu vytváří aktivitu Dokonči s termínem splnění, který
zadal uživatel do formulářového pole „Do“) a také ho ihned po založení vyzývá k
naplánování milníků.
Z projektu může uživatel využít následujících funkčních
tlačítek:
•
Napiš zprávu – vytváří nad projektem aktivitu typu zpráva
•
Vytvoř jednoduchý úkol – vytváří nad projektem aktivitu typu úkol
79
•
Naplánuj meeting – vytváří nad projektem aktivitu typu rezervace času
•
Nastav stav – otevírá dialog pro nastavení stavu projektu
Obr. 41 – Struktura a popis GTD Projektu
80
Obr. 42 – Životní cyklus GTD Projektu
81
Tabulka č. 8 - Stavy a aktivity GTD Projektu
Stav
Ikona
V tomto stavu se projektu
nachází bezprostředně po jeho
vytvoření.
Po naplánování projektu a
splnění aktivity Naplánuj a
začni pracovat přechází projekt
do stavu Rozpracovaný.
Protože na projektu může
uživatel spolupracovat s přáteli
v My Territory, jsou k dispozici
alternativní stavy vhodné pro
komunikaci se členy
projektového týmu. Stav
vyjadřuje upozornění na
skutečnost, která by mohla
ohrozit plnění cílů projektu.
Protože na projektu může
uživatel spolupracovat s přáteli
v My Territory, jsou k dispozici
alternativní stavy vhodné pro
komunikaci se členy
projektového týmu. Stav
vyjadřuje, že vznikl závažný
problém, který by mohl ohrozit
plnění cílů projektu.
Projekt může kompetentní
uživatel kdykoliv nastavit do
stavu Odložený, který
pozastaví projekt, ale umožní
jeho opětovnou aktivaci
v budoucnu.
Projekt lze také zrušit. Do
tohoto stavu jej nastavuje
kompetentní uživatel, nebo je
projekt nastaven automaticky
po nesplnění některých aktivit.
Označuje stav, kdy byl projekt
řádně dokončen.
Vytvořený (Počáteční)
Rozpracovaný
Upozornění (Alternativní)
Problém (Alternativní)
Odložený (Pasivní)
Zrušený (Alternativní finální)
Dokončený (Finální)
Aktivita
Popis
Ikona
Popis
Aktivita je delegována uživateli
bezprostředně po vytvoření
projektu. Uživatel má 7 dní od
založení na naplánování
milníků.
Tuto aktivitu zakládá do
životního cyklu projektu skript
SC01 při vytváření. Termín
splnění skript bere ze
zakládacího formuláře (pole
„Do“). Upozorňuje uživatele na
termín splnění závazků v rámci
projektu.
Naplánovat a začít pracovat
(Úkol)
Dokončit projekt (Úkol)
82
Slouží pro nastavení stavu
Upozornění.
Slouží pro nastavení stavu
Problém.
Slouží pro nastavení stavu
Odložený.
Slouží pro nastavení stavu
Zrušený.
Nastavit stav Upozornění
Nastavit stav Problém
Nastavit stav Odložený
Nastavit stav zrušeno
7.6.
Popis skriptů
Tabulka č. 9 – Popis skriptů
Id
SC01
Název
Zakládací skript
Popis
Skript je na artefaktu GTD Zakládací formulář
navázán na stav Odeslaný (Finální). Podle jakou
hodnotu zvolí uživatel ve formulářovém poli „Typ
záznamu“ následně skript zakládá:
a. Poznámku – skript z vyplněného formuláře
bere obsah polí „Předmět“ a „Popis“. Na
artefaktu GTD Zápisník skript přidává do
tabulky (přidává vždy navrch) řádek a do něj
umisťuje komentační bod. Skript vytvoří do
řádku komentář složený z polí „Předmět“, tj.
předmět komentáře a „Popis“, tj. text
komentáře. Skript udržuje maximální
množství poznámek v zápisníku (max. 25
záznamů) tak, že spodní komentáře
v případě přetečení odmazává.
b. Akci – skript bere z pole „Kontext“ kód
artefaktu a nad ním, pokud je v aktivním
stavu, vytváří aktivitu typu úkol. Její název
bere z pole „Předmět“ a zadání z pole
„Popis“. Datum splnění akce nastavuje
skript na základě hodnoty pole „Do“.
V případě, že uživatel vyplní i hodnotu „Od“
a v poli „Rezervace času“ vybere hodnotu
Ano, vytváří skript kromě Akce také aktivitu
typu Rezervace času.
c. Projekt – skript bere z formuláře pouze
obsah pole „Předmět“, který použije jako
název nového artefaktu, který zakládá dle
meta artefaktu GTD Projekt do složky 30
Projekty. Současně skript odkáže nový
projekt na GTD Portálu (a kontroluje již
odkázané projekty na GTD Portálu – pokud
je tam odkázaný projekt ve stavu
Dokončený nebo Zrušený, maže jej.)
83
SC02
Aktualizace
seznamů
SC03
Mazání artefaktu
SC04
Odeslání
požadavku
SC05
Odkázání kontextu
SC06
Vytvoření GTD
Skript je spouštěn ručně, prostřednictvím tlačítka
„Aktualizovat seznamy“ na GTD Portálu nebo na
konkrétním seznamu.
Skript kontroluje jednotlivé aktivity odkázané na
seznamech a řadí je do pořadí dle data splnění
aktivity. Aktivity s nejbližším termínem splnění jsou
řazeny nejvýš. Zároveň maže ty aktivity, které jsou
ve finálním nebo zrušeném stavu.
Skript je navázán na počáteční stav aktivity Smaž
artefakt. Tato aktivita je založena ve chvíli, kdy je
artefakt nastaven do stavu Odeslaný. Skript maže
artefakt, na který je navěšen. Skript po úspěšném
doběhnutí nastaví aktivitu Smaž artekfat do
finálního stavu
Skript je navázán na aktivitu Odeslat. Skript odesílá
požadavek, na který je navěšen. Skript po úspěšném
doběhnutí nastaví aktivitu Odeslat do finálního
stavu, a tím i požadavek do stavu Odeslaný.
Skript je vyvolán po založení artefaktu dle meta
artefaktu kontext. Je navázán na počáteční stav
artefaktu Kontext. Skript vytváří odkaz na kontext na
GTD Portálu v komponentě Kontexty. Současně
kontroluje již odkázané kontexty na portálu a ty,
které nejsou v aktivním stavu z portálu odstraňuje.
Skript SC06 má k dispozici servis UU. Na základě
požadavku je skriptu poslán identifikátor zájemce o
GTD aplikaci a pak je skript puštěn v konkrétním MT
žadatele. Jako identifikátor se používá kód osobní
přístupové role žadatele. Skript na základě tohoto
identifikátoru do příslušného MT založí OJ GTD
včetně všech souvisejících artefaktů a složek. Skript
na základě identifikátoru vytváří i korektní kódy
jednotlivých artefaktů, aby byla funkční veškerá
tlačítka.
84
8. ZÁVĚR
Cílem mé bakalářské práce bylo analyzovat a důkladně popsat metodu GTD
a následně ji prakticky využít při návrhu aplikace pro podporu řízení osobního času
v prostředí Unicorn Universe.
Součástí práce byla implementace prototypu,
prostřednictvím kterého názorně předvedu, jak lze v Unicorn Universe řídit osobní čas,
a to rychle a jednoduše.
Pro získání podkladů a ucelení vlastního názoru na metodu GTD jsem připravil anketu,
kterou jsem předložil 65 lidem ze svého pracovního i soukromého okolí. Na základě
získaných informací jsem učinil zásadní rozhodnutí - aplikaci GTD jsem umístil do My
Teritorry a její účel omezil na řízení pouze osobního času, aby nedošlo k porušení
jednoho ze základních axiomů Unicorn Universe, a sice že vše, co souvisí s prací, má
být v Business Teritorry a veškeré osobní záležitostí v My Teritorry.
Nejprve jsem obecně popsal metodu GTD, včetně stručného představení jejího autora,
pana Davida Allena. Dále jsem důkladně prošel všechny principy definované metodou
GTD a stručně jsem je popsal v rámci kapitoly č. 4 této práce. Současně jsem
zaznamenával ty vhodné principy, které jsem později použil při návrhu
a implementaci aplikace.
Dalším krokem, byla analýza některých již existující aplikací, které jsou též postavené
na metodě GTD za účelem řízení času a úkolů. Ty nejzajímavější jsem v rámci kapitoly
č. 5 této práce představil a popsal. V tu chvíli jsem pochopil, jak myslel p. Allen to, že si
z metody GTD musí každý „vybrat“ pouze to, co mu skutečně vyhovuje. Každá ze tří
popsaných aplikací je koncipována trochu jinak, právě podle toho, jak metodu GTD
jednotliví autoři aplikací pochopili a následně využili v praxi.
Před samotným návrhem a implementací aplikace jsem věnoval několik stránek
platformě Unicorn Universe, aby čtenář této práce měl dostatečný kontext, resp. aby
bylo jasné, jaké vlastnosti platforma Unicorn Universe pro realizaci metody GTD může
a nemůže poskytnout.
Následoval návrh a vlastní implementace aplikace (implementován je pouze prototyp
v prezentačním teritoriu Unicorn Universe Presentation Centre), v rámci které
85
postupně vzniklo celkem 7 meta artefaktů. Každý meta artefakt je důkladně popsán,
včetně schémat životních cyklů, popisu struktury a popsání stavů a aktivit, kterými
jsou artefakty řízeny. Aplikace GTD v Unicorn Universe je popsána v kapitole č. 6.
Vedle meta artefaktů byly také popsány skripty, jejichž úkolem je v místech, kde to
platforma Unicorn Universe umožňuje, co nejvíce automatizovat realizované procesy.
Při realizaci jsem kladl důraz především na jednoduchost a spolehlivost aplikace.
Jsem přesvědčen, že cíl této práce byl naplněn a aplikace je v této podobě kvalitní,
tedy je možné ji používat a získat tak přidanou hodnotu i v rámci řízení osobního
života.
86
9. PRAMENY
1. Mít vše hotovo - Jak zvládnout práci i život a cítit se při tom dobře
Překlad z originálu Getting Things Done - The art of stress-free productivity; autor:
David Allen; vydavatelství: Jan Melvil Publishing, 2008; ISBN 978-80-903912-8-4
2. Slovník cizích slov ABC.cz
Slovník je dostupný online na http://www.slovnik-cizich-slov.abz.cz/ ; autor: Radek
Kučera & daughter
3. Time management for technology users
E-book dostupný na http://www.keenerliving.com/wpcontent/uploads/2007/11/keener_tm_pdf.pdf ; autor: Bruce Keener; 2007
4. Time management: Jak lépe plánovat a řídit svůj čas
Autoři: Jörg Knoblauch, Holger Wöltje; vydavatelství: Grada Publishing a.s., 2006;
ISBN 80-247-1440-X
5. Webové stránky společnosti David Allen Company
Oficiální web společnosti dostupný online na adrese http://www.davidco.com
6. Oficiální web poskytovatele Wunderlist
Aplikace Wunderlist pro řízení úkolů a času dle GTD je ke stažení na URL:
http://www.6wunderkinder.com/wunderlist/
7. Online služba Nozbe
GTD aplikace online je dostupná na adrese http://www.nozbe.com/
8. Služba Remember The Milk
RTM webová služba dostupná na www.rememberthemilk.com/
9. Příručka Unicorn ES Platform
Příručka je dostupná v systému Unicorn Universe na artefaktu s kódem "VPHBT:VGN.IMP/PLATFORMA"
87
10. SEZNAM POUŽITÝCH ZKRATEK
Tabulka č. 10 – Použité zkratky
Zkratka
Celý název
GTD
Getting Things Done
UES
Unicorn Enterprise System
UESPC
Unicorn Enterprise Systém Powered Company
UU
Unicorn Universe
KT
Key Task
KON
Kontext
Operační systém využívaný v telefonech iPhone a dalších
iOS
zařízeních společnosti Apple
Win
Operační systém Microsoft Windows
MS
Microsoft
SC
Označení pro skript – identifikátory skriptů.
MAR
Meta artefakt
MT
My Teritorry
BT
Business Teritorry
88
11. SEZNAM POUŽITÝCH OBRÁZKŮ
Tabulka č. 11 – Seznam obrázků
Číslo
Název
1.
Záměr práce
2.
Pětistupňové řízení pracovního procesu
3.
Schéma pracovního procesu
4.
Uspořádání záležitostí
5.
Model čtyř kritérií pro okamžité rozhodování o dalších krocích
6.
Trojitý model pro hodnocení každodenní práce
7.
Šestiúrovňový model pro hodnocení vlastní práce (dle priorit)
8.
Modely projektového plánování
9.
Model přirozeného plánování
10.
Screenshot z aplikace Remember The Milk
11.
Screenshot z aplikace Wunderlist
12.
Screenshot z aplikace Nozbe
13.
Struktura Unicorn Universe
14.
Teritoria v Unicorn Universe
15.
Přihlašovací brána Unicorn Universe
16.
Artefakt
17.
Struktura artefaktu
18.
Obsah artefaktu
19.
Stavy artefaktu
20.
Aktivity
21.
Stavy aktivit
22.
Stavy aktivit II
23.
Systémové stavy aktivit
24.
Úkolovník
25.
Kalendář
26.
Agenda
89
27.
Současný vs. Cílový stav
28.
Koncept řešení (Big Picture)
29.
Organizační struktura
30.
GTD Meta model
31.
Struktura a popis GTD Portálu
32.
Životní cyklus GTD Portálu
33.
Struktura a popis GTD Zakládacího formuláře
34.
Životní cyklus GTD Zakládacího formuláře
35.
Struktura a popis GTD Zápisníku
36.
Životní cyklus GTD Zápisníku
37.
Struktura a popis GTD Kontextu
38.
Životní cyklus GTD Kontextu
39.
Struktura a popis GTD Seznamu
40.
Životní cyklus GTD Seznamu
41.
Struktura a popis GTD Projektu
42.
Životní cyklus GTD Projektu
90
12. SEZNAM POUŽITÝCH TABULEK
Tabulka č. 12 – Seznam tabulek
Číslo
Název
1.
Výsledky ankety
2.
Popis organizační struktury
3.
Stavy a aktivity GTD Portálu
4.
Stavy a aktivity GTD Zakládacího formuláře
5.
Stavy a aktivity GTD Zápisníku
6.
Stavy a aktivity GTD Kontextu
7.
Stavy a aktivity GTD Seznamu
8.
Stavy a aktivity GTD Projektu
9.
Popis skriptů
10.
Použité zkratky
11.
Seznam obrázků
12.
Seznam tabulek
13. PŘÍLOHY
13.1.
Příloha č. 1 – CD GTD v Unicorn Universe
Soubory na přiloženém CD jsou následující:
•
BP_Synek_Ondřej_ucla220.pdf – práce ve formátu PDF
•
Access rights.csv – vzorové nastavení přístupových práv platné pro všechny
meta artefakty vytvořené v rámci projektu
•
BP_Visio – zdrojové obrázky z aplikace MS Visio
•
Formular_BP.pdf – anketní formulář v PDF
91
Download

Aplikace GTD v Unicorn Universe