Open Workshops 2011:
Praha 6.5.2011 – magistrát hl.m.Prahy,
Praha 27.5.2011 - magistrát hl.m.Prahy,
Bratislava 7.9. 2011 – ZMOS,
Praha 8.9. 2011 - MČ Praha 1
Procesní řízení
samosprávy obce
Václav Řepa
katedra informačních technologií
Vysoká škola ekonomická v Praze
[email protected]
Procesní řízení
ve veřejné správě
• Patří procesní řízení do veřejné správy?
•Netržní povaha,
•Primární funkce legislativy,
•Vliv „politického vedení“
Je tzv. e-Government cestou ke skutečné
• Lze ve veřejné správě plně aplikovat principy procesního řízení?
efektivnosti
veřejné
•Kritická potřeba
abstrakce, správy, nebo pouze
•Kritická potřeba strategického vidění
dalším
způsobem dolování veřejných
•Kritická potřeba změny (pojetí, organizace, myšlení,…)
zdrojů?
• Je veřejná správa na procesní
řízení připravena?
•Kritická potřeba abstrakce X tradiční „úřední“ praxe
•Kritická potřeba strategického vidění X „profesionální“ politici
•Kritická potřeba změny X legislativa
Václav Řepa
Procesní řízení
samosprávy - projekt
Business Process Reengineering
Hammer/Champy –- Reengineering the corporation
řízení organizace orientováno na procesy
představují podstatu businessu, nikoliv formu
jsou v principu proměnné, základ dynamiky
vyžaduje radikální a revoluční změny
v procesech
v organizaci
v technologii
v postojích
v kvalifikaci
umožňuje změnu celkového zaměření
dělat, co je třeba, ne, co je dáno
význam informačních technologií
vyvolávají potřebu změn
umožňují změny
Václav Řepa
Procesní řízení
samosprávy - projekt
Technologie jako nástroj
k bourání bariér / pravidel
Původní pravidlo
Bourací technologie
Nové pravidlo
Informace se vyskytuje v jednom čase na
jednom místě
Sdílené databáze
Informace se vyskytuje v jednom čase na
těch místech, kde je potřeba
Složitou práci může dělat jen expert
Expertní systémy
Všestranný pracovník je schopen
nahradit i experta
Je nutno se vždy rozhodnout mezi
centralizací a decentralizací
Telekomunikační nástroje, sítě
Lze souběžně těžit z výhod centralizace i
decentralizace (centralizace s distribucí
dat a zpracování)
Vše rozhodují manažeři
Nástroje na podporu
rozhodování (databáze,
repositáře a modelovací
nástroje)
Rozhodování je běžnou součástí práce
každého
Terénní pracovníci potřebují kanceláře pro
příjem, ukládání a rozesílání informací
Bezdrátová komunikace,
přenosné počítače
Terénní pracovníci mohou přijímat,
ukládat a rozesílat informace kdekoliv
jsou.
Nejlepší kontakt s klientem je osobní
kontakt
Interaktivní videodisky, WWW
stránky
Nejlepší kontakt s klientem je efektivní
kontakt
Lidé musí najít věci
Automatická identifikace,
sledování pohybu…
Věci samy řeknou kde jsou
Plány je nutno revidovat periodicky
Výkonná výpočetní technika a
plánovací nástroje
Plány jsou revidovány permanentně
Zdroj: Hammer/Champy, 1993
Václav Řepa
Procesní řízení
samosprávy - projekt
Základní struktura organizace a její infrastruktury
prostředí
SCHOPNOSTI
A POSTOJE
PRIMÁRNÍ
podporují
FUNKCE
podporuje
ORGANIZACE
BUSINESS
PROCESY
podporuje
INFORMAČNÍ
SYSTÉM
sekundární
funkce
umožňuje
INFORMAČNÍ
TECHNOLOGIE
Václav Řepa
sekundární
funkce
terciární
funkce
Procesní řízení
samosprávy - projekt
CÍL
Procesní řízení ve veřejné správě
- Životní události • Často používaný pojem v kontextu procesního pohledu veřejnou správu
(pochází z GB, rozpracován v USA, Austrálii, značná pozornost v EU). U
nás MIČR…….
• Pohled na činnosti veřejné správy v jejich přirozených souvislostech:
– tyto jsou vždy dány životní situací “zákazníka” veřejné správy – občana, firmy,
společnosti, …,
– životní situace občanů/minorit/firem/… jsou velmi blízké základnímu cíli a
smyslu aktivit veřejné správy.
• Takový pohled na činnosti veřejné správy má mnoho společného se
základním principem procesního řízení a reengineeringu – uspořádat
činnosti podle hlavních cílů, jenž musí být přímo napojen na přirozené
strategické cíle organizace – a ty vždy vyplývají z potřeb zákazníků.
Václav Řepa
Procesní řízení
samosprávy - projekt
Odvozování životních událostí
z životních cyklů klíčových objektů
Birth
Birth/ Citizen registration
Childhood
Secondary education beginning
Secondary education beginning/ Adolescence beginning
Adolescence
Schools left/ Adulthood beginning
Secondary education beginning/ Registering
School change/ Re-registering
Secondary Education
Return from reform school/ Continuing education
Secondary education finished
Crime incident/ Moving to reform school
Adulthood
Conditions for retirement fulfilled/ Retirement beginning
Retirement
Death/ Remove from register
Tertiary Education
Visiting reform school
Tertiary education finished/ Moving to the adults register
Age limit/ Decision on resocialization
Secondary education finished/ Moving to the adults register
Re-socialization
Death
Resocialized/ Moving to the adults register
Schools left
Popis životních cyklů objektů je dobrým základem pro analýzu klíčových životních situací
a vytvoření interface mezi úřadem a jeho „zákazníky“:
Příklady:
• Trestný čin nezletilého
• Návrat ze zvláštní školy
• Ukončení školní docházky
• atd
Václav Řepa
Procesní řízení
samosprávy - projekt
Různé pohledy na procesy úřadu
Činnosti / pravomoci / odpovědnosti
Activity
Documents / form s
Responsible em ployee
Odv od branců a příprav a prostor pro
odvodové řízení
Povolávací rozkaz
Pozv ánka na přezkum
Jana Ullrichová
Požadavek na uchování/vyhledání spisu
Žádost o informaci
Požadavek na hotovostní platbu
Přijatá pošta, pošta k odeslání
Vyřízení žádosti o příspěvek na by dlení v
rámci povodňových odškodnění
Pokladní doklad
Podatelna
Žádost o příspěvek na
by dlení
Vyřizování a správ a místních poplatků (psy ,
lázeňský a rekr. pobyt, ...)
Předpis poplatku
Jana Ullrichová
Ov ěřování pravosti podpisu a ověřování shody
opisů nebo kopie s listinou
Žádost
Jana Ullrichová
Stížnosti
Stížnost
Tichá Irena, Plná Jitka
Informační systémy / aplikace
Bimonová Hana, Joskov á
Martina
Bucháčková Alena
Tichá Irena, Plná Jitka
Jana Ullrichová
Proces
Požadavek přijmut
Zjištění věcného obsahu požadavku
Úřad
Požadavek zpracován
Informace o požadavcích
Kniha požadavků
Rozhodnutí o složitosti
Zaznamenání do knihy požadavků
Informace zaznamenána
Započato řešení po telefonu
Započata práce technika
Know-how
Know-how
Řešení po telefonu
Občan
(klient)
Předáno servisní firmě
Know-how
Práce technika
Práce servisní firmy
Požadavek vyřešen
Požadavek nevyřešen
Požadavek nevyřešen
Životní události
Václav Řepa
Ev ent
Documents / form s
Responsible em ployee
Odv od branců a příprav a prostor pro
odvodové řízení
Povolávací rozkaz
Pozvánka na přezkum
Jana Ullrichová
Požadavek na uchování/vyhledání spisu
Žádost o informaci
Požadavek na hotovostní platbu
Přijatá pošta, pošta k odeslání
Vyřízení žádosti o příspěvek na by dlení v
rámci povodňových odškodnění
Pokladní doklad
Podatelna
Žádost o příspěvek na
by dlení
Vyřizování a správa místních poplatků (psy ,
lázeňský a rekr. pobyt, ...)
Předpis poplatku
Jana Ullrichová
Ov ěřování pravosti podpisu a ověřování shody
opisů nebo kopie s listinou
Žádost
Jana Ullrichová
Stížnosti
Stížnost
Tichá Irena, Plná Jitka
Bimonová Hana, Joskov á
Martina
Bucháčková Alena
Tichá Irena, Plná Jitka
Jana Ullrichová
Procesní řízení
samosprávy - projekt
Projekt PARMA
Public Administration Reference Model Architecture
• Cíl: vytvořit obecný model procesně řízeného
úřadu samosprávy (resp. řízené samosprávy)
• Východiska:
– Procesní řízení ve VS je možné a dává smysl
– Vzhledem k obecným strategickým hodnotám VS, jež
musí vycházet z potřeb společnosti a zejména
jednotlivce, je ve veřejné správě primární samospráva
– Strategické hodnoty, potřeby, procesy i většina dalších
aspektů řízení má ve VS obecnou a typovou povahu
Václav Řepa
Procesní řízení
samosprávy - projekt
PARMA
http://parma.vse.cz/w
Václav Řepa
Procesní řízení
samosprávy - projekt
Procesní řízení samosprávy
- shrnutí Obecná východiska:
• Procesní řízení ve VS je možné a dává smysl.
• Strategické hodnoty, potřeby, procesy i většina dalších aspektů řízení má ve VS
obecnou a typovou povahu.
• Strategické hodnoty VS musí vycházet z potřeb společnosti a zejména
jednotlivce (=> ve veřejné správě je primární samospráva).
PARMA (model procesně řízené samosprávy):
• Strategické hodnoty postaveny na hierarchii potřeb (Maslow)
• Hranice destruktivního, konstruktivního a společenského chování:
• určují základní strategické hodnoty samosprávy;
• jsou zdrojem základních životních událostí => klíčových procesů;
• Procesy provázány se strategií na bázi BSC / Strategy Maps (Kaplan, Norton)
• Systém dokonale pružný vzhledem k předpokládanému vývoji (dílčích cílů,
potřeb, společenského systému,…)
Václav Řepa
Procesní řízení
samosprávy - projekt
Projekt PARMA
Procesní řízení
samosprávy obce
Václav Řepa
katedra informačních technologií
Vysoká škola ekonomická v Praze
Projekt PARMA – http://parma.vse.cz/w
Projekt OpenSoul – http://panrepa.org
[email protected]
Václav Řepa
Procesní řízení
samosprávy - projekt
Download

Procesní řízení samosprávy obce