Elektronická korespondence
Naděžda Kosová
Tento studijní text je určen pro potřeby účastníků projektu OPPA
„Inovace oboru vzdělávání Sociální práce na Vyšší odborné škole sociálně právní v Praze“
Registrační číslo projektu: CZ.2.17/3.1.00/33319
©Autor textu: Naděžda Kosová
Recenzent: Ing. Milan Johanis
Jazyková korektura: Ing. Jaroslav Konůpek
Redakční úprava: Ing. Jaroslav Konůpek
©Vyšší odborná škola sociálně právní, Praha, 2012
ISBN 978-80-905109-7-5
Zadavatel projektu: Hlavní město Praha
Mariánské nám. 2, 110 01 Praha 1
IČ: 00064581
Registrační číslo projektu:CZ.2.17/3.1.00/30017
Obsah
PŘEDMLUVA .............................................................................................................................. 4
Úvod .............................................................................................................................................. 5
1 Obchodní korespondence ........................................................................................................... 6
2 Pojem a význam písemného projevu.......................................................................................... 7
3 Normy pro úpravu písemností .................................................................................................... 9
4 Členicí (interpunkční) znaménka ............................................................................................. 11
5 Zvýrazňování důležitých částí textu......................................................................................... 18
6 Úprava nadpisů ........................................................................................................................ 22
7 Grafická úprava dokumentů ..................................................................................................... 23
8 Adresa adresáta na obálce ........................................................................................................ 26
9 Poštovní adresa zahraničního adresáta ..................................................................................... 28
10 Celková úprava obchodních a úředních dopisů...................................................................... 29
11 Sloh a stylizace textu písemnosti ........................................................................................... 34
12 Obchodní agenda.................................................................................................................... 36
13 Písemnosti při plnění kupní smlouvy ..................................................................................... 43
14 Písemnosti ze sociální oblasti................................................................................................. 48
15 Provozní agenda ..................................................................................................................... 49
16 Vyřizování personálních záležitostí ....................................................................................... 53
17 Právní dokumenty .................................................................................................................. 60
18 Organizace písemného styku.................................................................................................. 61
19. Firemní kultura ...................................................................................................................... 64
20 Stylistická, jazyková a gramatická problematika ................................................................... 65
Přílohy ......................................................................................................................................... 68
3
PŘEDMLUVA
Vážené studentky, vážení studenti,
předkládáme Vám metodický materiál k předmětu ZÁKLADY KORESPONDENCE
PRO OBOR SOCIÁLNÍ POLITIKY.
Jestliže, se Vás zeptáme, zda umíte napsat dopis, jistě všechny a všichni odpovíte –
samozřejmě. Umíte však napsat správně obchodní dopis, žádost, osobní dopis, znáte pravidla
zpracování obchodních písemností?
Se zpracováním písemností se budete setkávat nejen v praxi, ale i ve svém soukromém
životě. V životě je řada pravidel, která musíme dodržovat. Patří tedy mezi ně i zásady
zpracování obchodní korespondence a všech písemností.
Jistě nám dáte za pravdu, že ke všeobecnému vzdělání patří i znalost zpracování písemností.
Člověk se prezentuje svým chováním, jednáním, vystupováním, ale také písemným projevem. A
mnohdy je právě písemný projev tím prvním, kdy na adresáta máte udělat právě ten nejlepší
dojem.
Pokud si nejste jisti svými znalostmi, pomůže vám tato metodická pomůcka.
Provedeme Vás normou pro zpracování písemností, dále seznámíme s úpravou,
obsahem obchodních a úředních dopisů, se slohem a stylizací písemností. Poradíme jak správně
napsat písemnosti týkající se obchodní agendy, ale i personálních záležitostí – žádost o místo,
motivační dopis, životopis. Objasníme vypracování provozní agendy podniku. V závěru práce
upozorňujeme na správnost psaní písemností po stránce jazykové a gramatické.
V příloze jsou zpracovány některé příklady konkrétních písemností.
Je docela možné, že se budou některé normy české, evropské nebo jiné měnit, ale
věříme, že se nezmění zásadně.
Mějte na paměti, že v úředním i osobním životě patří slušnost, uctivost, vstřícnost a takt
mezi vlastnosti člověka, které z něj dělají osobnost.
4
Úvod
Původní norma ČSN 01 6910 Úprava písemností psaných strojem byla určena pro
obchodní a úřední korespondenci zpracovanou na psacích strojích. Po prvé vyšla v roce 1949,
její poslední revize pod tímto názvem byla provedena v roce 1985.
Při revizi v roce 1997 byl vzhledem k rychlému zavádění počítačů do kancelářské praxe
název normy pozměněn na Úpravu písemností psaných strojem nebo zpracovaných textovými
editory. Při současné revizi bylo rozhodnuto zmínku o psacích strojích z názvu již zcela vypustit
a zaměřit obsah normy na vytváření obchodních a úředních písemností pomocí textových
editorů.
Cílem revize bylo jednak zachovat návaznost na předchozí vydání, jednak uvést
ustanovení normy do souladu s vývojem zpracování textů na počítačích a s obdobnými
současnými evropskými normami a pravidly.
5
1 Obchodní korespondence
Obchodní korespondence je soubor písemností, které souvisejí s činnostmi
podnikatelských, správních nebo jiných institucí, jako i s písemným stykem občanů s těmito
institucemi. Ve společenské praxi plní řadu funkcí a lze je hodnotit z hlediska informačního,
jazykového, psychologického, dokladového, dokumentačního, formálního a sociálního.
Zahrnuje písemnou komunikaci mezi obchodními partnery, ale i interní komunikaci ve
firmě nebo společnosti.
6
2 Pojem a význam písemného projevu
Písemný projev je jednou z forem jak získat a předat informace. Je zprostředkovatelem
informací v obchodní praxi. Informace můžeme sdělovat nebo získávat osobním jednáním,
telefonicky nebo písemně, tzn. dopisem, elektronickou poštou nebo faxem. Osobní jednání je
účinnou formou kontaktu. Obchodní partneři se poznávají, vzájemně si vysvětlí své požadavky
a řeší ihned případná nedorozumění. Okamžitě reagují a mohou uzavírat dohody. Ústní jednání
jsou neprůkazná, lze je i nepřesně reprodukovat, a proto je nutné o nich vytvořit záznam.
Výhody písemného styku
● zpřesňuje a zkvalitňuje výměnu informací
● je prokazatelným dokumentem informací
● obsah dopisu lze dobře promyslet
Nevýhody písemného styku
● je to neosobní sdělení informace
● zvyšuje nároky na náklady podniku
● časová náročnost na zpracování písemnosti
Písemnosti se člení
2.1 Z pohledu zpracování na
● formální zpracování
● neformální (volné) zpracování
● obchodní externí (vnější) – písemná informace je zpracována a odeslána mimo podnik
● obchodní interní (vnitropodnikové) – jsou zpracovány v rámci podniku a podnik
neopouští,je to písemný styk mezi jednotlivými podnikovými útvary
● úřední korespondenci – vzniká při jednání s úřady.
2.2 Z pohledu obsahu na
● obchodní agendu
– písemnosti při uzavírání kupní smlouvy:
žádost, poptávka, odpověď na poptávku, nabídka, objednávka, potvrzení objednávky, odmítnutí
objednávky, kupní smlouva
– písemnosti při plnění kupní smlouvy:
dodací list, faktura, příkaz k úhradě
– písemnosti při porušení kupní smlouvy:
upomínka, urgence, odpověď na urgenci, reklamace
● písemnosti ze sociální oblasti
● provozní agendu
– osobní dopisy vedoucích pracovníků – blahopřejné, děkovné, soustrastné
– písemnosti při organizování a řízení podniku – pozvánka, prezenční listina, zápis
z porady, příkaz ředitele, směrnice, oběžník, pokyny, zpráva z pracovní cesty
● personální agendu
– motivační dopis, žádosti o místo, životopis, přijímací pohovor, pracovní smlouva,
dohoda o odpovědnosti, ukončení pracovního poměru …
● jednoduché právní písemnosti
– plná moc, dluhopis, potvrzenka
2.3 Podle vyhotovení na:
7
● originály dopisů
● předtisky, formuláře – text je zčásti předtištěn a zčásti je individuálně doplňován
● rozmnožené tiskopisy.
8
3 Normy pro úpravu písemností
Písemnosti se zpracovávají především podle níže uvedených norem, ale i vyhlášek a
zákonů, podle pravidel Českého pravopisu
 ČSN 01 6910 z 04/1997 – Úprava písemností psaných strojem nebo zpracovaných textovými
editory
 ČSN ISO 2145:1997 (01 0184) Dokumentace – Číslování oddílů a pododdílů psaných
dokumentů
 ČSN 88 6101:1998 – Dopisní papíry pro obchodní a úřední korespondenci
 ČSN ISO 11180:1996 – Poštovní adresování
 Pravidla českého pravopisu, školní vydání, Praha, Fortuna, 1999.
Příloha č. 1
3.1 Úpravy norem
V revidovaném vydání normy ČSN 01 6910 Úprava písemností psaných strojem nebo
zpracovaných textovými editory jsou stanovena pravidla pro grafickou úpravu textů a zásady
formálního uspořádání obchodních a úředních písemností. V roce 2007 byly uskutečněny
změny s ohledem na používání nových technických prostředků při vyřizování korespondence a
snaha provést úpravu v souladu se současnými evropskými normami a zvyklostmi. V části
týkající se grafické úpravy textů došlo k níže uvedeným úpravám.
3.2 Grafická úprava textů
psaní kalendářních dat a časových údajů
členění textů, číslování oddílů a pododdílů psaných dokumentů
při psaní peněžních částek se z bezpečnostních důvodů doporučuje vkládat tečky mezi trojice
číslic
rozšířily se způsoby zvýrazňování textu.
3.3 Psaní adres a umístění adres na obálky
adresa na obálkách se umísťuje vpravo, u okénkových obálek také vlevo
adresa v dopisech se umísťuje vlevo nebo vpravo
adresní rámeček v dopisech je nahrazen orientačními body
PSČ se nikdy nepředsazuje
název dodací pošty se v adresách doporučuje psát velkými písmeny.
3.4 Změny v úpravě dopisů
byl rozšířen počet odvolacích údajů a byl zaveden způsob uvádět je ve sloupcové formě,
byl vynechán předtisk slova „Věc“
na dopisních papírech bez předtisku lze psát datum od levé svislice nebo vpravo
každý dopis začíná oslovením, a to v 5. pádě (i v případě písemného styku s institucemi, kdy
jméno adresáta neznáme, např. Vážení,
9
tvary osobních a přivlastňovacích zájmen Vy, Vám, Váš, píšeme jako vyjádření úcty a
zdvořilosti vždy s velkým počátečním písmenem, ať píšeme jednotlivci, několika osobám, nebo
kolektivu. Malé písmeno u těchto zájmen naznačuje, že jde o dopis soukromý
podpis lze umístit od levé svislice nebo vpravo
místo odeslání dopisu se uvádí v 1. pádě (Praha 2. května 2012)
větší počet příloh se uvádí pod zvýrazněný nadpis Přílohy (nepíše se dvojtečka)
u obchodních a úředních dopisů se zavádí bloková úprava levého okraje (ale ponechává
se možnost psát začátky odstavců od zarážky, zejména u osobních dopis).
Před samotným stylizováním obchodních a úředních dopisů je nutné se seznámit
s termíny a definicemi:
textový sloupec
plocha papíru popsaná nebo potištěná písmem
záhlaví, zápatí
prostor nad/pod textovým sloupcem, kam lze při práci s textovým editorem vložit text, obrázky,
čísla stránek apod., při psaní textového sloupce se na monitoru zobrazuje slabě
hlavička písemnosti
horní část písemnosti, v níž je uveden název instituce a další zpřesňující údaje o instituci, která
písemnost vyhotovila
pata stránky
dolní část textového sloupce
zarážka
prázdné místo na začátku první řádky textu v odstavci
znaková rozteč
vzdálenost středů dvou sousedních znaků
řádková rozteč
vzdálenost mezi základnami dvou za sebou následujících řádků
jednoduché řádkování
řádková rozteč 1
řádkování 1 1/2
řádková rozteč 1 1/2
dvojité řádkování
řádková rozteč 2
pevná mezera
mezera o konstantní šířce, vkládá se při práci s textovým editorem do pevných spojení, aby se
zabránilo jejich rozdělení při automatickém lámání řádků
adresové pole
prostor vyhrazený na formulářích pro umístění poštovní adresy
adresové pásmo
obdélníkové pásmo v adresovém poli určující maximální plochu, do které lze napsat poštovní
adresu
10
4 Členicí (interpunkční) znaménka
Za interpunkční znaménka se považují tečka, otazník, vykřičník, čárka, středník,
dvojtečka, tři tečky, spojovací čárka (spojovník), pomlčka, závorky, uvozovky a apostrof.
Všechna znaménka (kromě pomlčky, tří teček a výpustky) se připojují k předcházejícímu slovu,
zkratce, značce nebo číslu bez mezery. Za každé interpunkční znaménko náleží mezera.
Výjimkou jsou zápisy, v nichž se interpunkční znaménka považují za součást ucelené značky
(např. tečka ve webových a e-mailových adresách).
Prodáváme čerstvé květiny. Chcete si kytici objednat? Kdykoli se na nás obraťte!
ELTODO, spol. s r. o.
ELTODO, s. r. o.
Slunce, a. s.
Správné používání členicích znamének je upraveno Pravidly českého pravopisu.
4.1 Tečka
Tečka se nepíše na konci řádků adres (kromě zkratek), na navštívenkách, za podpisy a
daty v dopisech, za jmény autorů citátů a ukázek, za nápisy a nadpisy na titulních listech nebo
záhlavích kapitol, článku apod., pokud tyto části textu stojí na samostatném řádku a jsou od
ostatního textu graficky odlišeny. Nepíše se ani v rubrikách, tabulkách ani v legendách
k tabulkám a k obrázkům.
Končí-li věta zkratkou, plní její tečka funkci tečky za příslušnou větou.
Jméno:
Karel Vokáč
Datum narození:
15. 8. 1968
Místo a okres narození:
Praha
Národnost:
česká
Je-li text v závorce součástí větného celku, píše se tečka za závorkou, je-li text v závorce
výpovědí samostatnou, dělá se tečka před závorkou.
K žádosti bylo třeba přiložit občanský průkaz, rodný list, oddací list atd. – O tom byla řeč již
dříve (na s. 45). – K výchově mladé generace. (Příspěvek k diskusi.)
Tři tečky
Znamenají vynechaný text, píšou se vždy tři, nikdy dvě nebo čtyři. Jestliže nahrazují
vynechaná slova, např. v nedokončeném výčtu nebo ve zkráceném citátu, oddělují se od
odcházejícího a následujícího textu mezerou.
Do textu se vkládají po mezeře od předcházejícího výrazu a za nimi se bez mezery
připojuje další nezbytné členicí znaménko kromě tečky. Tři tečky na konci věty znamenají také
tečku za větou.
A tak přemýšlel – zůstat, odejít, zavolat …
Pokud tři tečky naznačují zámlku, připojují se k předcházejícímu textu bez mezery.
Při autobusové nehodě došlo ke ztrátám na životech…
11
Spojovací čárka (spojovník) a pomlčka
Spojovací čárka (nejkratší vodorovná čárka na klávesnici) spojuje bez mezer části
jednoho výrazu nebo více výrazů vyjadřujících těsný celek. Končí-li předcházející řádek
spojovníkem, opakuje se toto členicí znaménko na začátku řádku následujícího. Protože by se
řádek mohl v místě spojovníku automaticky zalomit, vkládá se při práci s TE pevný spojovník,
pokud je třeba, tak se dodatečně rozdělí ručně. Při dělení slov na konci řádků se spojovník
připojuje bez mezery.
Biologicko-chemický problém, nové vydání anglicko-českého slovníku, okres Plzeň-sever, BrnoKrálovo Pole, expedice Zikmund-Hanzelka, obor kuchař-číšník
V peněžních částkách (kromě sestav) lze nulovou hodnotu haléřů vyznačit dvěma
spojovníky.
Kč 545.75,-Pomlčka (má ve vztahu ke spojovníku dvojnásobnou délku)
se od předcházejícího i následujícího výrazu odděluje mezerou. Vyznačuje-li se
pomlčkami vložení textu do větného celku, nelze umístit první pomlčku na konci
předcházejícího a druhou pomlčku na začátku následujícího řádku. Event. další znaménka se za
pomlčku připojují bez mezery.
Pomlčky lze použít také k vyznačení ukončení části textu tam, kde není vhodné nebo možné
použít nového odstavce.
Pomlčka označující vzdálenost se rovněž ohraničuje mezerami.
Dálnice Praha – Ostrava
Praha-Bráník – Dobříš
„proti (versus)“ má z obou stran mezeru
Zápas Sparta – Slavia
žáci ZŠ Bílá – žáci ZŠ Hornoměcholupská
Lze ji také využít k nahrazení výrazů „až“, „až do“, píše se však bez mezer.
Pokud by mohla být zaměněna za znaménko mínus nebo jestliže spojuje delší víceslovné
výrazy, používá se slovní vyjádření.
strana 18–22
40 W–100 W
školní rok 2012–13
dovolená 6.–11. srpna
ordinace pondělí–čtvrtek 08:00–10:00
4.2 Závorky, uvozovky, odsuvník
Závorky a uvozovky přiléhají k výrazům nebo k textu v nich uvedenému bez mezer a
zahrnují také ta interpunkční znaménka, která jsou jeho součástí. Koncová závorka nebo
koncové uvozovky se umístí za interpunkční znaménko, které ukončuje větu.
Pro mateřské školy jsou vhodné hry pro předškoláky (Učíme se psát, Učíme se počítat).
(Některé hry si kupují dospělí sami pro sebe.)
Při používání závorek se dává přednost okrouhlým. Hranaté závorky se používají
v matematice. V textu se uplatňují závorky vnořené. V odborných pracích, které jsou opatřeny
číslovaným seznamem použité literatury, se citáty z této literatury mohou v textu označit číslem
citované publikace uvedeným v hranaté závorce.
12
Lomítka (rovná závorka)
Lomítka se používá pouze tehdy, nelze-li okrouhlé závorky použít nebo je-li třeba jimi
nahradit závorky hranaté, používá se jako dělící znaménko mezi údaji. Před lomítkem ani za
lomítkem není mezera. Výrazy členěné lomítky se na konci řádků nedělí. V případě nutnosti se
lomítko, podobně jako spojovník, opakuje na začátku následujícího řádku.
50 km/h.
čj. KO/123/12
faktura č. 256/11
školní rok 2012/13
Jestliže lomítko vyjadřuje alternativu, rovněž se mezerami neodděluje.
Vážená paní/vážený pane
Údaje uvedené v záhlaví/v zápatí
Pro vyznačení přední a zadní uvozovky se používá znaků.
Zaměstnavatel často uchazečům říká: „K teoretické přípravě vám však chybí praxe.“
Odsuvník (apostrof)
naznačuje vypuštění hlásky, zejména na konci slova. Lze ho nahradit diakritickou
čárkou s následující mezerou.
Upad‘ do bezvědomí.
l’espace
4.3 Zkratky
Způsob psaní zkratek stanoví Pravidla českého pravopisu. V praxi se využívají
všeobecně známé zkratky pro urychlení psaní.
Tečka se píše za zkratkami, které se tvoří začátkem slova:
p. (pan), r. (rok) zvl. (zvláště)
např. (například)
tečka se nepíše zpravidla, jestliže se slovo krátí začátkem a koncem:
pí (paní) fa (firma, faktura) ca, cca (circa)
za každou tečkou následuje mezera uvnitř zkratek dvou nebo více slov:
v. r. (vlastní rukou), t. r. (tohoto roku) a. s.
některé zkratky dvou nebo více slov lze psát dvojím způsobem.
čj. také č. j. tj. také t. j. (to je) čp. také č. p. (číslo popisné)
tečka se nepíše za iniciálovými zkratkami:
EU,
MF ČR, OSN, ČR, NG, AV ČR.
Zkratky akademický titulů, vojenských a vědeckých hodností
Zkratky akademických titulů, vojenských a vědeckých hodností uvedené před jménem
se čárkou neoddělují:
Jana Veselá, DiS. Ing. Jiří Kafka, MBA pplk. Bedřich Beran
Ing. Petr Novák, JUDr. Václav Sklenář, PaedDr. Věra Veselá, akad. .arch. Ivo Cvach
Zkratky vědeckých hodností, které se uvádějí za jménem se oddělují čárkou:
MUDr. Ivana Sladká, CSc.
Mgr. Ivana Smutná, Ph.D.
Jana Janů, DiS.
Zkratky právního značení podnikatelský subjektů
Zkratka právní formy uvedená za názvem se odděluje čárkou:
Karosa, spol. s r. o.,
ERKO, a. s.;
ZUKOV, s. r. o.
Zkratka právní formy uvedená před názvem se čárkou neodděluje:
Spol. s r. o. Karosa;
A. s. ERKO;
S. r. o. ZUKOV.
Příloha č. 2
13
4.4 Značky
Psaní značek stanoví ČSN ISO 31-0.
Značky lze použít jen ve spojení s číslem, píšou se bez tečky, od čísla se oddělují
mezerou.
Značky jednotek se tisknou písmem stojatým, značky fyzikálních veličin kurzivou, a to bez
ohledu na to, jaké písmo se použilo v ostatním textu.
Značka a příslušná její hodnota musí být napsána na stejném řádku, proto se v TE mezi číslo a
značku vkládá pevná mezera.
Značky jednotek
měrné jednotky:
15 cm; 6 V; 10,12 kg; 6,55 l; 100 W , 15 A ; 08:00 h; 12 min; 30 s
tvoří-li značku dva nebo více znaků, následují za sebou bez mezery:
+10 °C; -15 °F;
200 kW;
500 kPa;
samostatné výše položené značky se připojují bez mezery
plocha 20 m2 pivo 12° průměr ⌀
jestliže se číslicí a značkou vyjadřuje přídavné jméno, píše se výraz bez mezery
10procentní = 10% sleva 6voltová = 6V baterie
Značky měn
V sestavách se píšou značky za peněžní částkou. V textech je lze uvádět za ní i před ní:
cena zboží 600 Kč
sleva Kč 500
€ 200
400 €
V bankovní praxi se měnové jednotky vyjadřují třípísmennými kódy:
CZK 45,50 EUR 200,00
NLG 320,15 CHF 205,15
Matematické značky
Čísla se od značek oddělují mezerami. Značka mínus je stejně dlouhá a stejně vysoko
jako vodorovná čárka ve značce plus. V korespondenci se nahrazuje klasickou pomlčkou.
Značky pro násobení jsou ve stejné výšce jako značka mínus a rovnítko. V korespondenci se
mohou nahrazovat malým x, nebo interpunkční tečkou:
35 - 10 = 25 20 + 10 = 30 6 x 6 = 36 6 . 6 = 36 25 : 5 = 5
4.5 Procento, promile
Procento se píše značkou, která je v klávesnici počítače:
Sleva činí 20 % 20procentní sleva úrok 5 % 5procentní úrok
0,002 alkoholu = 2 ‰ alkoholu
Rozměry a tolerance
Při psaní rozměrů a tolerancí se ke každému číslu připojuje značka nebo se čísla uvedou
v závorce:
50 mm x 30 mm x 10 mm
(50 x 30 x 10) mm
40 °C ± 5 °C
(40 ± 5) °C
Měřítko, poměr
Čísla se od dvojtečky mezerami neoddělují:
Mapa v měřítku 1:50 000.
Koncentrát je ředěn v poměru 1:50
Skóre
Čísla se od dvojtečky mezerami neoddělují:
Výsledek zápasu Sparta – Slavie 1:1
14
Průměr
Mezi značkou pro průměr a číslem je mezera, značka pro palec se připojuje bez mezery.
Hadice o Ø 1/2" (palce – coulu)
Exponenty, indexy
Exponenty a indexy se připojují k číslici nebo k písmenu bez mezery na následující
znakovou rozteč:
300 m2 22 m2 (a + b)2, H2SO4 HNO3
Úhlový stupeň, minuta, vteřina
Značky se používají při zápisu přesných údajů směru, zeměpisných souřadnic apod.,
nikoli při časových údajích. Mezi číslem a následující značkou se nedělá mezera:
Úhel 90° spád 10° 55°12′10"
Teplotní stupně
Značka pro stupeň se připojuje těsně ke značce stupnice. Mezi číslem a značkou je
mezera:
Teplota -18 °C 65 °F
4.6 Paragraf
Značka se píše pouze ve spojení s číslem. Uvádí-li se více paragrafů, značka se píše je
jednou.
§ 65 § 87, 88 a 89 podle § 23 odst. 1 písm. a) zákona č. 98/1991 Sb.
Značka & (et)
Uplatňuje se při psaní firemních názvů:
Klement & Miller
Stejnítka
V sestavách je možné opakovaný výraz na dalším řádku nahradit stejnítky, která se
píšou pod první písmeno opakovaného slova. Opakovaná čísla stejnítky nahradit nelze.
333,50 Kč
222,00 ″
111,00 ″
666,50 Kč
5 vagonů jablek Idaret
5″
″
Jonatán
4.7 Čísla, číslice
Čísla, která mají více než tři místa vlevo nebo vpravo od desetinné čárky, se člení do
skupin o třech místech jednou mezerou. Čtyřmístná čísla se rovněž člení mezerou (kromě
letopočtů).
11 500 000 obyvatel
5 000 km
0, 564 8 g zlata
Zlomky
Desetinné zlomky:
Desetinné zlomky se od jednotek oddělují desetinnou čárkou. Před ní ani za ní se nedělá
mezera. Jestliže se desetinné zlomky píšou za sebou, oddělují se středníkem:
11,5; 0,10; 0,004; 0,135 7
15
Obyčejné zlomky
Zlomky se šikmou zlomkovou čarou se píšou bez mezery. Ve smíšeném čísle se zlomek od
celého čísla odděluje mezerou:
¾ 15 ⅓ kg 8 1/5 m 9 1/12 ha 3 1/2procentní úrok
4.8 Peněžní částky
Při psaní peněžních částek se z bezpečnostních důvodů skupiny tří čísel oddělují tečkou.
Zaokrouhlená čísla nebo přibližné částky lze uvádět bez desetinných míst, značka měny nebo
vypsaný název měny se v takovém případě uvádí za číslem:
3.456.000 Kč 2.222,80 € 200.000 eur 3.000 dolarů Kč 456,-- 0,50 Kč (nikoli -,50 Kč)
Sestavy čísel
V sestavách se čísla píšou pod sebe podle řádu. Vychází se od desetinné čárky, za ní se
uvádí stejný počet míst. Nejsou-li u některých čísel udány desetinné hodnoty, píšou se nuly.
Sloupce se pod posledním řádkem podtrhávají podtrhávací čarou. Podtržení začíná pod/nad
prvním místem sloupce a končí pod posledním místem. Početní značky +, - před čísly se
podtrhávají spolu s čísly. Součty lze podtrhnout dvojitou čarou (případně se mohou zvýraznit
tučně).
1.100,10 kg
10.500,50 €
5.500,50 Kč
500,00 ″
50.100,10 €
200,50 ″
60.600,60 €
-3.500,00 ″
2.000,50 Kč
1.800,60 kg
4.9 Kalendářní data
Jednotné psaní dat stanoví ČSN ISO 8601.
Při vyplňování rubrik, v odvolacích údajích, pro počítačové zpracování apod. se datum
píše bez mezer jako značka. Měsíc se vyjadřuje číslem, den a měsíc se píše vždy dvoumístně.
Letopočty po roce 2000 se uvádějí čtyřmístně.
Při sestupném uspořádání se údaje oddělují spojovníkem, při vzestupném uspořádání
tečkou. V tomto případě je tečka součástí značky, nejde o interpunkční tečku.
2011-05-01
01.03.2011
12.08.99
V souvislém textu, v osobních dopisech, na peněžních dokladech, v právních písemnostech
apod. se měsíc vypisuje slovem, 1.-9. den v měsíci se uvádí jednomístně, celé datum se píše
vzestupně:
Dopis jsme obdrželi 6. května 2012, ale byl poškozen. Váš dopis z 5. května t. r.
V českém prostředí se v souvislém textu připouští také numerické psaní měsíce; v tom případě
musí být za tečkami pevné mezery. Z bezpečnostních důvodů to není vhodné (nikdy nelze psát
008).
Vaši reklamaci z 2. 6. 2011 uznáváme.
Lépe: Vaši reklamaci z 02.06.2011 uznáváme.
V datu není za místem odeslání čárka.
V Praze dne 2. února 2011
Praha 2. února 2011
16
4.10 Časové údaje
Časové údaje se píšou sestupně, dvoumístně a oddělují se dvojtečkami. Hodiny, minuty
a sekundy lze krátit značkami h, min, s nebo zkratkami hod., h., min.:
08:25; 05:25 h; 10:30:15
V souvislém textu se hodiny, minuty a sekundy mohou uvádět též jednomístně:
Odjezd v 08:20.
Porada začíná v 10:00 hodin.
Dostavte se v 9:15 hod.
Desetiny a setiny sekundy se oddělují desetinnou čárkou:
1,5 s; rekord se zlepšil o 0,020 s
Spojený údaj data a času
Pro zpracování na počítačích lze napsat datum a čas jako ucelenou značku:
2009-05-07T16:25:42
Telefonní a faxová čísla
Telefonní a faxová čísla se člení podle pokynů uvedených v aktuálních Zlatých
stránkách.
272 564 431 +420 252 866 354
4.11 Ostatní čísla
Rodná čísla, čísla občanských a řidičských průkazů, evidenční čísla cestovních dokladů,
čísla bankovních účtů, evidenční čísla motorových vozidel, čísla norem, IČ, DIČ atd. se píšou
v souladu s příslušnými platnými předpisy.
Spojení čísel se slovy nebo s písmeny
Mezera se nedělá tam, kde se spojuje číslo se slovem nebo s písmenem v jedno slovo
nebo v jednu značku:
10násobek, 30násobný, 17denní,
6krát;
odd. IIc;
Jiráskova 16b;
formát A4
Římské číslice
Římské číslice se píšou písmeny velké abecedy I = 1, V = 5, X = 10, L = 50, C = 100,
D = 500, M = 1 000. Menší číslo před větším se odečítá (XL = 40), menší číslo za větším se
přičítá (CX = 110). V sestavách se římské číslice řadí od levé svislice. V přehledech se
připojený text píše od nově svislice nastavené podle nejdelšího čísla:
I.
Rovníkový
II.
Vnější tropický
III.
Subtropický
IV.
Mírný
V.
VI.
Subpolární
Polární
17
5 Zvýrazňování důležitých částí textu
Účelem zvýrazňování důležitých částí textu je:
- usnadnit celkovou orientaci v něm,
- podpořit soustředění adresáta na důležité části,
- navodit jeho žádoucí postoj k obsahu textu,
- vytvořit grafické podmínky pro optimální osvojení obsahu textu adresátem.
Základními prostředky zvýrazňování důležitých částí textu jsou:
- umístění na samostatný řádek,
- změna řezu písma (tučný tisk, kurziva),
- podtržení,
- změna velikosti písma,
- změna druhu písma(fontu),
- psaní verzálkami (velkými písmeny),
- vložení do uvozovek,
- proložení.
Různé způsoby zvýraznění je možno kombinovat, doporučuje se však nepoužívat více jak dva
způsoby zvýraznění. Členicí znaménka připojená před/za zvýrazněný text se do zvýraznění
zahrnují.
5.1 Umístění na samostatný řádek
Častým způsobem zvýraznění napsaného textu je psaní na samostatný řádek, a to od
levého okraje textového sloupce, od jiného vhodného sloupce nebo na horizontální střed
textového sloupce. Od předcházejícího i následujícího textu se odděluje jedním prázdným
řádkem.
Např.: V průběhu návštěvy naší školy přednese PhDr. Alena Chytrá, CSc. přednášku na téma
BEZPEČNOST PRÁCE NA PRACOVIŠTI
Přednáška se bude konat v 10:00 h v aule školy.
5.2 Změna řezu písma (tučný tisk, kurziva, podtržené)
V obchodní a úřední korespondenci se používá zejména zvýrazňování tučným tiskem.
Na internetových stránkách jsou podtržením zvýrazněny hypertextové odkazy.
Česká firma hledá obchodního zástupce.
Česká firma hledá obchodního zástupce s praxí.
Česká firma hledá obchodního zástupce s komunikativními schopnostmi.
Jestliže je před interpunkčním znaménkem uveden hypertextový odkaz, končí podtržení pod
posledním znakem odkazu.
18
5.3 Podtržení
K podtržení textu se používá automatických funkcí. Podtržení začíná pod prvním a
končí pod posledním znakem, případně pod náležejícím členicím znaménkem
zvýrazňovaného textu.
Např.: Nabídka zboží
5.4 Změna velikosti nebo druhu písma
Textové editory nabízejí rozmanité druhy písma (fonty) v různých velikostech. V jedné
písemnosti by však neměly být uplatněny více než tři fonty.
Vyšší škola sociálně právní, Jasmínová 3166/37a, 109 00 Praha 10
Dovolujeme si Vás pozvat na
DEN OTEVŘENÝCH DVEŘÍ dne 16. dubna 2012 od 8 do 16 hod.
Pro psaní běžných písemností se doporučuje používat standardního (stojatého) písma
velikosti alespoň 10 bodů (např. písmo „PICA“) a ostatní druhy písem využívat pouze při
zvýrazňování důležité části textu. Písma mohou mít konstantní rozteče znaků např. Courier
nebo mohou být proporcionální, tj. šířka roztečí znaků se řídí šířkou písmen (např. Times New
Roman aj.).
Při vyplňování formulářů, výkazů, rubrik a různých předtisků lze použít písma s užší
znakovou roztečí (12 nebo 15 bodů na palec).
V obchodní korespondenci se často uplatňuje Arial nebo Times New Roman. Pro psaní
číselných sestav je výhodnější písmo s konstantní šířkou znaků. Pro tisk se lépe hodí písma
Times New Roman nebo Arial.
Kurzivou se nesmějí psát adresy a čísla, nedoporučuje se psát kurzivou celé dopisy.
(Kurziva je vhodná pro zvýraznění kratších textových úseků – skloněné písmo je hůře čitelné.)
5.5 Psaní velkými písmeny (verzálkami), vložení do uvozovek
ELTODO, s. r. o., PRAHA.
Nabídky zasílejte pod značkou „SPĚCHÁ“.
5.6 Prokládání
V proložených slovech se prokládá písmeno „ch“ a připojená interpunkční znaménka.
Neprokládají se čísla a iniciálové zkratky. Mezi dvěma proloženými slovy nebo mezi slovem
proloženým a neproloženým jsou zvětšené mezery.
Do C h o m u t o v a přijedu v neděli.
5.7 Členění textů a označování jejich částí
Delší texty získávají na přehlednosti členěním na oddíly, pododdíly, odstavce a
uváděním výčtů.
5.7.1 Odstavce
Při jednoduchém řádkování se mezi odstavci přednostně vynechává jeden prázdný řádek
(meziodstavcové mezery pouze zvětšit na 12 b.).
Při řádkování 1 ½ se vynechává jeden prázdný řádek (meziodstavcové mezery pouze zvětšit na
18 b.).
Při dvojitém řádkování se nové odstavce vyznačují zarážkami, meziodstavcové mezery se
nezvětšují.
19
5.7.2 Výčty
Začátek a konec výčtu se od předcházejícího a následujícího textu odděluje prázdným
řádkem. Výčet se umísťuje od levé svislice, od zarážky nebo na střed řádku. Jednotlivé body se
označují číslicemi, písmeny abecedy, pomlčkami nebo jinými odrážkami.
Střední odborné učiliště potravinářské otevírá tyto obory:
1. kuchař
2. kuchař - číšník (kuchařka – servírka)
3. řezník
Jednotlivé body, které obsahují více řádků, se oddělují prázdným řádkem (zvětšením
meziodstavcové mezery).
Výhody studia na středním potravinářském učilišti:

studentům ze vzdálených míst poskytujeme ubytování v moderně vybaveném domově
mládeže;

v nových oborech zavádíme specializované studium managementu, marketingu,
podnikové ekonomiky, estetiky, obchodní korespondence.
Jestliže jsou body výčtu graficky odlišeny, interpunkční znaménka se na konci řádku psát
nemusí.
V současné době máme k okamžitému odběru
● anglicko-české slovník
● anglicko-německé slovníky
● česko-německé slovník
5.8 Označování částí textu
Způsob označování částí textů stanoví ČSN ISO 2145.
Delší texty se podle obsahu dělí na oddíly a pododdíly. Toto označení zahrnuje všechny druhy
částí textu, a to hlavní kapitoly, podkapitoly, oddíly, pododdíly a odstavce.
Úprava se řídí těmito zásadami
-
části textu se označují údaji složenými z arabských číslic, které se člení tečkami; uvnitř
údaje se za tečkou mezera nedělá;
číslování na každém stupni začíná jedničkou; čísla se vyslovují jako číslovky základní
(např. deset tři jedna); na konci číselného výrazu se tečka nepíše;
mezi číslem a textem se dělají nejméně dvě mezery;
text se v přehledu nebo obsahu píše od jednotné svislice se zřetelem k nejdelšímu
číselnému označení.
20
Nabídka zboží a tuzemském trhu
1
Potravinářské zboží
…
2
Průmyslové zboží
2.1
Potřeby pro domácnost
2.1.1 Nábytek bytový textil
2.1.2 Elektrické spotřebiče
2.1.2.1 Pračky
2.1.2.2 Ledničky
5.9 Abecedně-číselné označování částí textu
Při využití velkých a malých písmen, římských a arabský číslic se používá tato
posloupnost:
velká písmena, římské číslice, arabské číslice, malá písmena. Lze použít pouze arabské číslice,
pouze malá písmena, označit další výčet odrážkami apod. Je však třeba uvedenou posloupnost
dodržet a řídit se těmito zásadami:
● za velká písmena, za římské a arabské číslice náleží tečka; za malá písmena se
připojují okrouhlé závorky, za tečkou a za závorkou se vynechává jedna mezera;
● k označení se nepoužívá „ch“, lze použít též označení aa), ac), …
● číslice se čtou jako číslovky řadové (za prvé, za druhé …)
● v obsahu nebo přehledu se text řadí od jednotné levé svislice se zřetelem k nejdelšímu
označení.
Nabídka zboží na tuzemském trhu
A. Potravinářské zboží
.
.
B. Průmyslové zboží
I.
Potřeby pro domácnost
1. Nábytek a bytový textil
2. Elektrické spotřebiče
a) Pračky
b) Ledničky
21
6 Úprava nadpisů
–
–
–
–
Nadpisy větších částí textu se od předcházejícího textu oddělují dvěma prázdnými
řádky, od následujícího textu jedním prázdným řádkem. Řádkové rozteče lze též pouze
zvětšit, nad nadpis však náleží mezery větší než pod nadpis.
Nadpis lze zvýraznit různým způsobem. Pro nadpisy na stejné úrovni se použije stejné
zvýraznění. Podtrhává se text nadpisu, nikoliv jeho číselné nebo abecední označení.
Číselné nebo abecedně označené nadpisy začínají od stejné svislice jako text oddílů.
Další řádky víceřádkových nadpisů začínají od nové svislice.
Neoznačené nadpisy lze umístit na střed.
6.1 Dílčí nadpisy
Číselně ani abecedně neoznačené dílčí nadpisy se mohou psát na začátek odstavce,
zvýraznit a ukončit tečkou. Text pak následuje bezprostředně za nadpisem.
Př.
Přehled kurzů
Základní obsluha osobních počítačů. Osvojíte si hlavní operace s počítačem. Naučíte se
ovládat klávesnici a tiskárnu. Dozvíte se, jak se data ukládají a zpět vyvolávají.
Využití počítače pro běžnou praxi. Kurz je zaměřen na zvládnutí základních operací. Program
obsahuje zpracování textů na úrovni dopisů, editování, formátování, seznámení s tiskem, třídění
a zpracování tabulek.
22
7 Grafická úprava dokumentů
7.1 Formáty dopisních papírů
Velikost papíru se při psaní písemnosti řídí účelem písemnosti a délkou jejího textu.
Delší obchodní a veškeré osobní dopisy se píší na dopisní papíry formátu A4 (210 x 297 mm).
V záhlaví dopisních papírů je předtištěn název organizace, její právní označení a adresa. Bývá
uveden i znak (logo) podniku, instituce. Záhlaví má být vyřešeno tak, aby v pravém rohu nahoře
bylo volné místo pro prezentační razítko. Doplňující údaje – bankovní spojení, IČO, údaj o
registraci v obchodním rejstříku, telefonní číslo ústředny, faxu jsou vytištěny v zápatí stránky.
Dopisy se obvykle vkládají do obálek třetinových (DL), které mohou mít okénko pro adresu
vpravo nebo vlevo. Nově byly zavedeny obálky C5/C6 pro automatické vkládání písemností.
Písemnosti většího formátu se zasílají v obálkách půlkových (C5) nebo listových (C4). Adresní
štítek musí být nalepen na zásilkách, jejichž obal je tmavé barvy nebo vzorovaný. Minimální
velikost je 35 x 70 mm.
Pro psaní krátkých dopisů jsou využívány dopisní papíry formátu 2/3 A4 nebo půllisty
korespondenčních papírů (bez předtištěných údajů) formátu A5 na šířku. K hromadně
rozesílaným písemnostem – podkladovým materiálům, zápisům, rozborům, zprávám apod. – se
místo průvodního dopisu obvykle přikládá předtisk formátu 1/3 A4, obsahující pouze poštovní
adresu adresáta a potřebné odvolací údaje.
7.2 Textový sloupec
Textovým sloupcem se rozumí plocha dopisního papíru, která je popsána nebo
potišťena písmem.
Okraje textového sloupce
U levého a pravého okraje textového sloupce stanoví norma zásadu jejich stejné vzdálenosti
od příslušných okrajů listu dopisního papíru.
Na předtištěných dopisních papírech je levý okraj dán začátkem prvního odvolacího údaje
nebo prvních písmen jejich sloupcové úpravy, event. pozice začátků řádků poštovní adresy
adresáta, umístěné v levé části adresního pásma.
Pokračuje-li se v psaní textu na zadní straně dopisního papíru, jsou levé a pravé okraje
textového sloupce na stejných sloupcích jako na straně přední.
Na nepředtištěných dopisních papírech je to 25 mm.
Horní a dolní okraje
Na předtištěných dopisních papírech jsou dány předtiskem.
Na nepředtištěných dopisních papírech jsou horní a dolní okraje textového sloupce asi 20 mm
od příslušných okrajů papíru.
7.3 Rozteč řádků
Roztečí řádků se rozumí vzdálenost mezi dvěma za sebou následujícími řádky. Volba
řádkové rozteče je ovlivněna dvěma hlediska:
– vztahem mezi délkou textu a formátem papíru,
– nároky na přehlednost textu jako jednu z důležitých podmínek snadného a efektivního
osvojení jeho obsahu.
Za základní se považuje řádkování jednoduché (řádková rozteč 1). Při větších nárocích
na přehled textu a u osobních dopisů se používá řádkování 1 ½. Jen ve skutečně výjimečných
případech se používá řádkování dvojité (řádkovou roztečí 2).
23
7.4 Členění textu
Věty
Věta v písemnostech je nejčastější formou sdělení oznámení, otázky, výtky, námitky,
žádosti, povolení, rozhodnutí, příkazu a dalších. K dobrému komunikačnímu účelu věty náleží
přesnost, správné grafické vyznačení celku i struktury věty vhodnými interpunkčními
znaménky.
7.5 Mezery
Za vypsaným slovem, zkratkou, značkou, číslem nebo členicím znaménkem následuje
mezera.
Mezera se nedělá
–
–
za tečkou – v e-mailových a internetových adresách ([email protected];.
http:www.fortuna.cz)
v peněžních částkách (10.000 Kč), při číselném označování části textu (2.2.3.1)
v titulech Ph.D.);
za čárkou – k vyznačení desetinných míst (210,5 mm);
–
před/za dvojtečkou – při psaní časových údajů (10:30 h), při vyjádření skóre (4:3);
–
–
v uvedeném měřítku (1:20 000);
před/za pomlčkou – ve významu „až, až do“ (1939–1945; str. 9–15; pondělí–pátek);
–
před/za lomítkem (100km/h; účet č. 12314564/0400; čj. Ná/56/07; nad/pod úrovní);
–
následuje-li více členicích znamének za sebou (hráli Smetanovou „Mou vlast“);
–
za znaménky +, -. Vyznačují-li hodnotu čísla (-5 °C);
–
při psaní samostatných výše položených značek (6 m3; 12°; disketa 3,5");
–
při vyplňování rubrik, je-li nedostatek místa.
–
7.6 Pevná spojení
Při automatickém lámání řádků se mohou oddělit některá pevná spojení, která mají být
napsána na tomtéž řádku, například titul a jméno nebo titul a příjmení, zkratka jména a příjmení,
den a měsíc, neslabičná předložka a následující výraz, číslo a značka, vícemístné číslo, zkratka
dvou nebo více slov aj. Do těchto spojení je nutné vložit pevnou mezeru.
Ing. Čáp, M. Nová, s Vámi, z Plzně, l0 cm, § 9, 1 300 000, s. r. o.
Připouští se však oddělit příjmení od vypsaného jména, letopočet od měsíce.
MUDr. Martin / Doležal, Jana / Nováková, 17. listopadu / 1939
7.7 Dělení slov
Automatické dělení slov umožňuje úhlednější vzhled písemností. Při blokové úpravě
pravého okraje zamezí roztažení některých řádků, což je nevhodné, zejména když řádek
obsahuje čísla. Při úpravě pravého okraje textového sloupce „na praporek“ zabrání velkým
rozdílům v délce řádků.
Dělení slov se nedá používat v e-mailových zprávách, lze ho však nastavit při psaní dokumentů
zasílaných v příloze e-mailové zprávy nebo poštou.
24
7.8 Poznámky pod čarou
V mnohastránkových dokumentech se poznámky pod čarou číslují v celém textu
průběžně výše položenými arabskými číslicemi. Textový editor vkládá poznámky pod čarou
automaticky (karta Reference).
7.9 Číslování tabulek a obrázků
Textový editor umí automaticky číslovat tabulky i obrázky (karta Vložení).
7.10 Číslování stránek
Stránky se – kromě první stránky nebo úvodních stránek – průběžně číslují
arabskými číslicemi v záhlaví nebo zápatí stránky, na horizontálním středu nebo na
vnějších nebo na vnitřních okrajích textového sloupce.
25
8 Adresa adresáta na obálce
V České republice se dává přednost umístění poštovní adresy adresáta na obálce do
pravého adresového pásma. Pro umístění poštovní adresy je na obálkách a v dopisech vymezeno
adresové pole (výška je stanovena na 38,1 mm. Adresové pásmo je určené pro vlastní napsání
adresy. Na výšku může mít adresa 6 řádků, na šířku písmem „PICA“ 30 znaků na jeden řádek.
Adresa má být psána latinkou, čitelně, bez přepisování a kontrastní černou barvou,
v souladu s aktuálními Pravidly českého pravopisu (např. s velkým počátečním písmem prvního
slova a vlastních jmen, v l. pádě atd.). V adrese se nic nezvýrazňuje podtržením, tučným
písmem ani proložením; obchodní forma může být napsána velkými písmeny (neproloženě), jeli takto uvedena v obchodním rejstříku. Má být použito jedno písmo. Všechny řádky začínají od
jednotné levé svislice.
Je-li adresa psána rukou, označení adresáta má být napsáno hůlkovým písmem, čitelně a
bez přepisování.
Řádkuje se rovnoměrně, používá se jednoduché řádkování. PSČ se píše na stejný
řádek jako název dodávací pošty. Jedinou výjimkou je ruční vyplňování PSČ do obdélníčků na
obálkách nebo dopisnicích s předtištěnými linkami. PSČ se člení na trojčíslí a dvojčíslí jednou
mezerou. Mezi PSČ a názvem adresní pošty se jsou nejméně dvě mezery. PSČ se nikdy
nepředsazuje. Název dodávací pošty se doporučuje psát velkými písmeny.
8.1 Označení adres
8.1.1 Označení adresáta
Dopisy právnickým osobám obsahují:
– obchodní firmu, název nebo oficiálně užívanou zkratku úřadu, organizace,
– slovo „firma“ pokud by označení právnické osoby mohlo být považováno za označení
fyzické osoby,
– obor podnikání, je-li to účelné,
– podle potřeby označení organizační složky (divize, závodu, oddělení) nebo jméno
pracovníka.
Např.: Čokoládovny, a. s.;
ALVA, s. r. o.
ASTRA, spol. s r. o.
Ing. Petr Slabý, ředitel podniku
Slučená 16
100 00 Praha 10
V dopisech fyzickým osobám se uvádí:
– oslovení (pan, paní, slečna),
– titul (hodnost), jméno a příjmení adresáta,
– případně funkce, nebo povolání, je-li to vhodné,
– podle potřeby zpřesňující údaj (u p. J. Veselého).
Např.: PhDr. Ivana Nováková, CSc.
Příloha č. 3
8.1.2 Označení odesílatele
Poštovní adresa odesílatele obsahuje jednoznačné označení; u fyzických osob (včetně
titulu) jméno a příjmení. U podnikatelských subjektů obsahuje obchodní firmu, tak jak je
zapsána v obchodním rejstříku nebo jiné evidenci, název nebo oficiálně užívanou zkratku úřadu,
organizace. Uvádí se sídlo firmy, a jestliže odesílatel vlastní poštovní přihrádku, i adresa
s označením poštovní přihrádky. Na poštovní zásilce může být uvedena spisová značka či jiná
obdobná poznámka odesílatele týkající se jejího obsahu.
26
Úprava poštovní adresy není normou stanovena. Může být výtvarně esteticky, barevně
vyřešena nebo pořízena otiskem razítka. V oblasti určené pro adresu odesílatele lze umístit logo,
může být uvedeno i jednací číslo. Požadavkem je, že vymezená oblast nesmí být překročena.
8.1.3 Místní údaje, místo dodání
Místo dodání se určuje těmito údaji: ulice, třída, náměstí, nábřeží, sady atp. Výrazy
„ulice“ a „třída“ se připojují pouze tehdy, jsou-li součástí oficiálního názvu. Nepíše se zkratka
„ul.“ – ulice, ale výrazy „náměstí“ a „nábřeží“ se zkracují jednoznačným tvarem „nám.“ a
„nábř.“. Uvádí se orientační číslo, (pokud není číslo popisné), číslo bloku, vchodu, podlaží,
bytu, číslo dodávací schránky.
Určení místa dodání se nahrazuje údajem
„poštovní přihrádka“ (p. p.) pokud odesílatel zná její číslo; to znamená, že zásilky si ze
zamykatelné přihrádky pošty odnáší adresát nebo jím pověřená osoba.
Fyzickým osobám je možné adresovat poštovní zásilku také
„poste restante“, v tom případě se v adrese musí uvést datum narození adresáta a zásilka je
vydána po zjištění totožnosti pouze u příslušné přepážky. Poslední řádek obsahuje PSČ a název
dodací pošty. Slova „pošta“ ani zkratka „p.“ se nepíše, název okresu se neuvádí.
8.1.4 Přepravní údaje
Poznámky typu „Doporučeně, Spěšně, Letecky“ se píšou s velkým počátečním
písmenem, ostatní písmena jsou malá. Nezvýrazňují se, nedělá se za nimi žádné interpunkční
znaménko.
Na obálkách se umísťují vlevo pod adresu odesílatele.
V dopisech se nadepisují nad adresové pole do stejné svislice jako adresa, a to nejméně
10 mm nad jeho horní hranici.
27
9 Poštovní adresa zahraničního adresáta
Kromě zásad, které byly již uvedeny, je nutno při psaní poštovní adresy zahraničních
adresátů dbát ještě následujících ustanovení.
Poštovní adresa zahraničního adresáta se píše podle zvyklostí země určení (interpunkce, číslo
domu, název ulice, poštovní směrovací číslo) a jazykem tam známým nebo francouzsky.
Poštovnímu směrovacímu číslu může být spojovníkem předsazena mezinárodní
poznávací značka příslušné země. Vždy velkými písmeny se píše název dodací pošty a země
určení. Tento údaj musí být vždy na posledním řádku poštovní adresy adresáta a musí být
napsán latinkou i tehdy, používá-li se v zemi určení jiného písma.
Příloha č. 3
28
10 Celková úprava obchodních a úředních dopisů
10.1 Záhlaví dopisu – obsahuje oficiální název úřadu nebo jméno podnikatelského subjektu
včetně jeho právního označení. Musí být uvedena úplná adresa instituce a případně číslo
poštovní přihrádky. Může zde být umístěno logo.
10.2 Odvolací údaje – jsou předtištěné údaje (tzv. rubriky), jejichž vyplnění poskytuje
korespondenčním partnerům potřebné základní informace
a usnadňuje jim zjištění
korespondenčních souvislostí. Instituce, úřad, firma nebo podnik si vyberou a na dopisní papíry
předtisknou údaje, které pro vyřizování své korespondence potřebují.
Rubriky pro odvolací údaje mohou být ve dvojím uspořádání – řádkovém a
sloupcovém.
Řádkové uspořádání odvolacích údajů má čtyři rubriky pro odvolací údaje, a to:
VÁŠDOPIS ZNAČKY/ZEDNE
NAŠE ZNAĆKA
VYŔIZUJE/LINKA
MÍSTO ODESLÁNÍ
Vyplňovaný text se umísťuje pod příslušné rubriky tak, aby začínal – event., i ve dvou
řádcích – pod jejich prvním písmenem a nepřesahoval pod další rubriku.
V současné době se upřednostňuje psaní rubrik do sloupcového uspořádání. Sloupcové
odvolací údaje se předtiskují vlevo nebo vpravo od adresy. Umožňují uvést více údajů a
ponechávají větší prostor pro text dopisu. Údaje pisatele dopisu se píšou vedle předtisku od
nové svislice – nesmějí zasáhnout do adresového pole. Uvádí se osm rubrik odvolacích údajů,
členěných obsahově prázdným řádkem do tří skupin:
VÁŠ DOPIS ZN.: SO/55/12/No
ZE DNE:
12/01/06
NAŠE ZN.:
KSSZ/98/12
VYŘIZUJE:
TEL.:
FAX:
E-MAIL:
Veselá
+420/223 456 123
+420/223 456 123
DATUM:
2012-01-24
[email protected]
Do rubriky VÁŠ DOPIS ZN. se opíše spisová nebo korespondenční značka nebo jednací číslo
písemnosti, na kterou se odpovídá. Vyplnění tohoto odvolacího údaje usnadňuje adresátovi
zjištění korespondenční i věcné souvislosti písemnosti. V dopisech, které nejsou odpovědí, se
rubrika nevyplňuje.
Do rubriky NAŠE ZN. se vyplňuje spisová nebo korespondenční značka pisatele, která se
vytvoří zkratkou oddělení, lomí se pořadovým číslem písemnosti a lomí se současným rokem.
Do rubriky VYŘIZUJE se uvádí příjmení pracovníka, do jehož kompetence vyřízení
písemností náleží. Případný akademický titul se ve zkratce uvádí.
DATUM v obchodních a úředních dopisech se den a měsíc vyjadřují dvoumístně arabskými
číslicemi a to sestupně. Mezi jednotlivé údaje se klade spojovník. Při nedostatku místa se píše
dvoumístně též letopočet.
29
10.3 Stručné vyjádření obsahu dopisu (Věc)
Věcí se rozumí stručné (heslovité) vyjádření obsahu dopisu. Účelem tohoto údaje je
usnadnit adresátovi přidělení dopisu k vyřízení kompetentnímu pracovníkovi bez nutnosti číst
celý jeho text. Tomuto účelu slouží nejlépe takový způsob vyjádření věci, který obsahuje druh
dopisu a stručné, heslovité vyjádření jeho předmětu.
Text věci se umísťuje po dvou prázdných řádcích od posledního odvolacího údaje k levému
kraji textového sloupce. Začíná velkým písmenem, končí bez interpunkčního znaménka a
zvýrazňuje se tučným písmem. Mezi posledním odvolacím údajem a věcí se vynechají dva
řádky. Slovo „Věc“ se nepíše ani nepředtiskuje. Např.
Dotaz
Nabídka vzdělávacích kurzů pro pedagogické pracovníky
Žádost o přijetí do zaměstnání
2. upomínka úhrady faktury č. 23/12 ze dne 2. 2. 2012
10.4 Oslovení adresáta
Zásady profesní etiky doporučují oslovovat adresáta, je-li pisateli znám. Je vhodné
oslovovat zdvořilostním výrazem Vážený pane, Vážená paní, apod. a použít k němu
– 5. pádu příjmení adresáta,
– jeho titulu nebo hodnosti, event.,
– funkce či povolání
Např. Vážený pane, Vážená paní inženýrko, Vážený pane poslanče, Vážení obchodní partneři,
Vážený pane notáři, Milý kolego atd.
Oslovení se umísťuje po dvou prázdných řádcích od věci k levému okraji textového
sloupce, končí čárkou a další část textu pokračuje jako nový odstavec s malým písmem.
Nedoporučuje se začínat dopis ani e-mailovou zprávu slovy „Dobrý den“.
10.5 Text dopisu
V obchodních a úředních dopisech se používá jednoduché řádkování (rozteč 1),
v osobních dopisech vedoucích pracovníků řádkování rozteč 1 ½.
Podle obsahu se text člení do odstavců. Mezi odstavci se vynechává jeden řádek. Odstavce
mohou začínat od levé svislice (bloková úprava) nebo se od ní odrážejí. Začátek odstavců musí
být v celém textu jednotný.
Levý a pravý okraj písemnosti je zásadně stejně široký.
Na nepředtištěných listech formátu A4 se vynechávají okraje 25 mm.
Na předtištěných dopisních papírech se okraje řídí předtiskem, který začíná 20 mm od levého
kraje papíru. Jestliže je adresové pole předtištěno vlevo, začíná text dopisu na stejné svislici
jako adresa.
Údaje, které je třeba zdůraznit, se píšou na zvláštní řádek: lze je umístit od kraje, od
odstavce nebo na horizontální střed. Nad zvýrazněnou částí a pod ní se vynechává jeden řádek.
Pravý okraj se píše nezarovnaně nebo se automaticky zarovnává. V textových editorech se
doporučuje používat automatické dělení slov. Na konci řádků nemají však za sebou následovat
více než tři řádky končící dělenými slovy.
30
10.6 Pozdrav
Považuje se za nový odstavec, upravuje se stejně jako předcházející odstavce, před ním
se vynechává jeden prázdný řádek. Závěrečný pozdrav může být též součástí poslední věty.
Nezvýrazňuje se, nedává se do uvozovek a končí bez interpunkčního znaménka.
Např.: S pozdravem
Se srdečným pozdravem
Těšíme se na Vaši odpověď a jsme s pozdravem
10.7 Razítko
Razítko instituce, úřadu, firmy, podniku se otiskne nad vlastnoruční podpis tak, aby
jej nepřekrývalo, asi dva prázdné řádky pod poslední řádek textu dopisu. Kulatá razítka se
otiskují doprostřed pod textový sloupec.
10.8 Podpis
Vlastnoruční podpis se umísťuje pod otisk razítka, u nerazítkovaných dopisů asi
dva prázdné řádky pod poslední řádek textu. Při použití blokové úpravy se podpis umísťuje
obvykle od levé svislice. Jestliže se nové odstavce odrážejí, umísťuje se podpis v pravé
polovině dopisního papíru.
Pod podpisy odpovědných pracovníků se vytiskne nebo strojem napíše jejich titul,
jméno (nezkráceně), příjmení (neproloženě) a jejich funkce. Vždy se uvádí napřed jméno a pak
příjmení.
Jsou-li na písemnosti dva podpisy, vlevo se podepisuje pracovník funkčně vyšší,
vpravo pracovník funkčně nižší. Pokud písemnost podepisují dvě organizace, vpravo je podpis
té, která dopis vyhotovila. Př.
Vlastnoruční podpis
Vlastnoruční podpis
Ing. Petr Veselý
ředitel podniku
Ing. Josef Novotný
ekonom. náměstek
Podepisuje-li písemnost za vedoucího jeho zástupce, napíše před svůj vlastnoruční podpis
zkratku v z. – v zastoupení.
Na rozmnožených písemnostech se podpis odpovědného pracovníka napíše strojem
nebo vytiskne s poznámkou v. r. – vlastní rukou. Mezi příjmením a zkratkou „v. r.“ není čárka.
10.9 Parafování
jestliže dopis koncipoval někdo jiný než ten, kdo jej podepíše, předloží se mu před
podepsáním ke kontrole a k parafování. Dopisy se předkládají k parafování také podnikovému
právníkovi, překladateli apod. V takovém případě se parafují – na levém dolním okraji – jen
neodesílané kopie. Důležité vícestránkové dokumenty – např. smlouvy – parafují podepsaní
pracovníci na všech stránkách čistopisu ve stejném pořadí v jakém dokument podepsali.
Pracovník podepsaný vlevo parafuje vlevo atd.
31
10.10 Přílohy
Přílohami se rozumí písemnosti, které se přikládají k dopisu jako jeho součást. Údaj o
nich se umísťuje bez interpunkčních znamének po asi třech prázdných řádcích od posledního
řádku textu nebo doplňujících údajů podpisu k levému okraji textového sloupce, a to
–
–
–
celkovým počtem (jsou-li vyjmenovány v textu) a lze je zvýraznit,
vyjmenovat (při malém počtu) a každou přílohu je možno zvýraznit
vyjmenovat pod zvýrazněným nadpisem Přílohy. Jednotlivé přílohy se již nezvýrazňují.
Za nadpisem Přílohy není interpunkční znaménko.
Např.
Příloha
3 přílohy
2 přílohy
Maturitní vysvědčení
Životopis
10.11 Rozdělovník
Po dvou prázdných řádcích od předcházejícího textu se k levému okraji textového
sloupce pod příslušný, event. zvýrazněný nadpis ROZDĚLOVNÍK, KOPIE. Uvádí výčet
právních nebo fyzických osob, jimž se obsah dopisu dává na vědomí. Nepíše se za ním žádné
členicí znaménko. Výčet adresátů se píše pod nadpis.
Např.:
Na vědomí
Městský úřad Beroun
Městský úřad Benešov
Městský úřad Kolín
Kopie
Ing. Hrbáčková
PhDr. Dostálová
Nadpis Na vědomí, Rozdělovník nebo Kopie se zvýrazňuje rovněž stejným způsobem jako
název dokumentu a Přílohy, tj. tučně.
Při několikastránkových dopisech je třeba pamatovat na to, aby zbylo dost místa na
zakončení, aby vlastnoruční podpis nebyl překryt razítkem, aby se vešly přílohy a rozdělovník.
Na dopisních papírech se předtiskuje značka pro zakončení, která upozorňuje na blížící se konce
papíru.
Stránka nesmí končit nadpisem, text končit rozděleným slovem. Nový odstavec na
konci stránky musí obsahovat alespoň dva řádky. Na poslední stránce musí být nejméně jeden
řádek textu kromě pozdravu.
Pokračovací listy mohou mít v záhlaví předtištěný zestručněný název a adresu
odesílající organizace. Pod tuto hlavičku se uvede spisová značka, datum a číslo stránky.
V praxi se někdy na následující stránky nadepisuje pouze Pokračování nebo pouze číslo
stránky.
Poznámky typu DUVĚRNÉ, TAJNÉ se píšou vpravo vedle heslovitého značení obsahu
dopisu (věci) nebo v pravém rohu nahoře. Vyznačují se razítkem nebo zvýrazněným písmem.
10.12 Doplňující údaje
V zápatí stránky se uvádějí údaje týkající se celého úřadu, společnosti, firmy, např.
bankovní spojení, číslo účtu, IČ, DIČ, číslo telefonní ústředny, číslo centrálního faxu, návštěvní
hodiny, registrace v obchodním rejstříku.
32
Od 1. ledna 2001 platí podle § 13a Obchodního zákoníku ustavení, že „každý
podnikatel je povinen na všech objednávkách, obchodních dopisech, fakturách uvádět údaj o
své firmě, jménu nebo názvu, sídle nebo místu podnikání a identifikačním čísle: osoby zapsané
v obchodním rejstříku nebo jiné evidenci též údaj o tomto zápisu, včetně spisové značky“.
Týká se to i mezinárodní korespondence. Poznámka o záznamu v obchodním rejstříku
se uvádí v doplňujících údajích nebo i v záhlaví dopisu – záleží na typu dopisního předtisku.
33
11 Sloh a stylizace textu písemnosti
Odesílaná písemnost je vizitkou pisatele. Svědčí o kvalitě práce instituce, organizace,
podniku i osobnosti jednotlivce. V organizaci odpovídá za konečnou podobu písemnosti
sekretářka. Za věcný obsah dokumentu zodpovídá pisatel. Vždy je nutné dopis před odesláním
přečíst.
Na individuální dopis se má odpovídat vždy, i v záporném případě. Potvrdit příjem
dopisu a uvést důvod proč není možné ihned vyhovět pisateli. Odpovídat má adresát ihned,
nejpozději do jednoho týdne.
Sloh obchodního dopisu má být
– pravdivý, věcně správný – jsou-li uvedeny nepravdivé údaje, ztrácí se důvěryhodnost
– logický – myšlenky na sebe mají navazovat. V úvodu vzbudit zájem adresáta, popsat
situaci, odpovědět na došlý dopis. Následují argumenty, důvody, připomínky. V závěru
dopisu vyjádřit žádost, návrh apod.
– přehledný – stylizovat krátké odstavce, které se lépe čtou, každý odstavec by měl
vyjadřovat jednu myšlenku
– srozumitelný – obsah písemnosti by měl být jasný po prvním přečtení. Argumenty
vyjadřovat jednoznačně bez zbytečného zdůvodňování. Věty volit kratší, souvětí
promýšlet
– stručný – omezit se na podstatné, ale tak, aby stručnost nebyla na úkor srozumitelnosti
– přirozený – vyjadřovat se nestrojeně, ale přirozeně tak, jako by šlo o osobní jednání.
Některé dopisy osahují pouze informace pro adresáta, potvrzují dohody apod. Tam pak
není třeba adresáta ovlivňovat, dopis je psán věcně a neutrálně.
Jestliže však potřebujeme adresáta přesvědčit, je nutné zapůsobit na něj psychologicky a vyvolat
u něj kladné stanovisko.
Jak postupovat psychologicky účinně, nelze jednoznačně určit. Je však dobré dodržovat
nejdůležitější zásady:
–
na začátku dopisu se zmínit o něčem, co bude pro adresáta příjemné a vyvolá kladný
pocit:
„Máte velmi dobrou pověst ...“ „Oceňujeme Vaši výbornou pozici na trhu…“
–
v další části dopisu máme na mysli stanovisko příjemce. Každé přání, návrh může
vyvolávat námitky. Je třeba si uvědomit, jaký asi bude postoj partnera, předem si
uvědomit argumenty, které ho mohou ovlivnit
– každá písemnost má být psána vždy zdvořile. I nepříjemná zpráva se dá napsat
„uhlazeně“. Je třeba se však vyhnout přehnané uctivosti, i v případě oprávněné
nespokojenosti se nevyjadřovat hrubě. V reklamacích, upomínkách a urgencích, kde
závada vznikla, vycházet z toho, že jde o neúmyslné porušení kupní smlouvy. I v těchto
případech adresáta oslovíme, slušně zakončíme dopis. Stanovisko formulovat důrazně,
vyjádřit, že na něm trváme, Není vhodné používat podmiňovacích způsobů stylizace.
– „Chtěli bychom Vás požádat …“
„Kdybyste byli tak ochotni …“
– Neomlouvat se za to, že reklamujeme nebo urgujeme něco … Svá tvrzení je dobré
podpořit důkazy.
– Přátelský tón a navázání osobních kontaktů je předpokladem k dobrému a trvalému
obchodnému spojení. Vyvarovat se neosobního vyjadřování, např.
–
„Naše škola se obrací na Vaši školu … „ ale lépe je „Obracíme se na Vás …“
V zahraniční korespondenci se vždy oslovuje.
34
11.1 Stylistika písemností
Stylistika písemností má v obchodním styku velkou důležitost. Hledat taková slova,
která vyjádří nejlépe obsah písemnosti. Je správné zachovávat logiku, dodržovat formální a
grafické uspořádání dopisu. Dopis má být vždy mluvnicky i gramaticky správný. Text by neměl
obsahovat zbytečně cizí slova a odborné termíny, zkratky, které jsou specifické jen pro určitou
organizaci. Neměl by přesahovat jednu stránku textu.
Je třeba si vždy uvědomit, komu pisatel dopis píše, co chce sdělit a komu. Připravit si dostatek
informací a faktů, dělat si poznámky a tím snížit riziko, že se v textu na něco zapomene.
11.2 Jak postupovat při stylizaci
1. Shromáždit všechny podklady (zabezpečuje asistentka), dosavadní korespondenci,
záznamy z jednání, výsledky šetření, firemní literaturu, připomínky spolupracovníků
apod.
2. Prostudovat podklady. Přečíst pozorně dopis, na který se bude odpovídat, podtrhnout
důležitá sdělení, heslovitě poznamenat myšlenky, na které se bude reagovat
3. Promyslet obsah dopisu. Zvážit, komu a co se bude sdělovat a čeho má být dosaženo.
Okamžité myšlenky si poznamenat, tak jak zrovna pisatele napadají
4. Myšlenky logicky seřadit, hesla si očíslovat a napsat.
Osnova dopisu
A. Začátek
– oslovení
– úvod (někdy se nepíše)
B. Hlavní sdělení
– podklad
– charakteristika zboží, služeb
– popsání situace
– důvody, které vedou ke psaní
– jádro
– výhody nabízeného zboží, služeb
– důsledky popsané situace
– důkazy pro uvedené důvody
C. Zakončení
– shrnutí
– nabídka, návrh, žádost
– zdvořilostní vyjádření (někdy se nepíše)
– pozdrav
Základní pomůckou při psaní dopisů jsou Pravidla českého pravopisu. Doporučuje se
pracovat s jazykovými příručkami. Slovník spisovné češtiny uvádí u každého slova správnou
pravopisnou podobu, výslovnost, tvaroslovné údaje a význam. Po ruce by měl být i slovník
cizích slov.
Po stránce slohové lze využít publikace např. Stylizace obchodních dopisů (Gafronová
– Bečka).
35
12 Obchodní agenda
12.1 Obchodní písemnosti externí
12.1.1 Žádost
je úřední dopis, ve kterém je stylizován požadavek nebo prosba, adresovaná příslušné instituci.
Jedná se o slohový útvar, psaný administrativním stylem. Formy žádosti:
● ústní žádosti
v některých případech stačí telefonický hovor, osobní návštěva
● písemná žádost
je výhodná v tom případě, kdy chceme získat vyčerpávající přehled o nabídkách, porovnat
kvalitu podmínek – např. cenu, dodací lhůty, jakost, záruční dobu, servis …
Příloha č. 4
12.1.2 Poptávka - dotaz
Je obchodní dopis, kterým hledáme vhodného partnera pro obchodování – nákup a prodej zboží,
při zajišťování služeb. Zpravidla krátký dopis, někdy mívá i formu inzerátu. Poptávka je vždy
nezávazná.
Smluvní strany:
● odběratel – kupující, zákazník, spotřebitel, zájemce
● dodavatel – prodávající, výrobce, zhotovitel
Postup při uzavírání kupních smluv
Kupující
-
stylizuje poptávku (dotaz)
může požádat o úpravu nabídky
může odmítnout nevyžádanou nabídku
provede objednávku (uzavře kupní smlouvu)
Prodávající
-
nevyžádaná nabídka (průzkum trhu)
odpoví na nabídku (případně odmítne poptávku)
úprava nabídky
potvrzení objednávky
Osnova:
1. Oslovení – oslovujeme 5. pádem
2. Způsob získání informací o dodavateli – doporučení jiné osoby, internet, inzerát, dřívější
dobré zkušenosti … (pro marketinkové potřeby podniku)
3. Popis (druh, rozsah) potenciální dodávky
4. Žádost o zaslání katalogu, prodejních a dodacích podmínek, ceníku
5. Vyjádřit přesvědčení o odpovědi v co nejkratší době
6. Závěr
36
Způsob stylizace – příklady
K bodu 2
Z odborného tisku jsme se dozvěděli, že nabízíte …V katalogu podnikatelů jsme našli Vaše
jméno … Zaujal nás Váš inzerát v … Doporučil nám Vás …
K bodu 3
Služby, které nabízíte pro seniory, nás zaujaly a žádáme o ceník služeb. Rozhodli jsme se
vybavit náš domov důchodců novými televizory, a proto se na Vás obracíme se žádostí o
nabídku …Materiál, který ve svém inzerátu nabízíte, je vhodný pro další zpracování v našich
provozovnách…
K bodu 4
Chceme zakoupit 16 počítačů, požadujeme propojení sítí, laserové tiskárny,… K nabídce
přiložte vhodný firemní materiál ... Zašlete nám, prosím, katalog a ceník Vašich služeb.
K bodu 5
Uvítáme, když při respektování ceny za 1. jakost nám zboží dodáte ve zkráceném termínu, tj. do
jednoho měsíce… Očekáváme Vaši brzkou nabídku. Těšíme se na Vaši nabídku nejpozději
do …
K bodu 6
S pozdravem
Opakování:
– Kam společnost s ručením omezeným uvede údaj o zápisu v obchodním rejstříku nebo
v živnostenském rejstříku? Označte správnou odpověď.
○ pouze do záhlaví
○ pouze do zápatí
○ záleží na společnosti – může si vybrat, jestli do záhlaví nebo do zápatí
– Vyjmenujte, které další údaje se vypisují
do záhlaví ………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………..
do zápatí …………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………..
– Vypište všechny odvolací údaje, na které byste v poptávce neměli zapomenout
……………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………….
37
12.1.3 Odpověď na poptávku – vyžádaná nabídka
–
–
–
–
–
poděkovat za poptávku
v nabídce, kterou si potenciální zákazník vyžádal, odpovědět na všechny jeho dotazy,
případně nabídnout další informace
je vhodné doporučit svoje zboží, poukázat na jeho vysokou kvalitu
pokud zboží nemá dodavatel na skladě, nabídne odběrateli jiný typ zboží, ale může
nabídnout i jiného dodavatele
navrhnout způsob dopravy a úhrady zboží (služby)
Osnova vyžádané nabídky
1. Oslovení
2. Poděkování za poptávku
3. Popis nabízeného zboží, služby (např. cena, rozměry, provedení, způsob balení …)
4. Dodací, platební a přepravní podmínky
5. Výzva k objednávce
6. Přílohy
Způsoby vyjadřování:
K bodu 2.
Jsme rádi, že jste projevili zájem o naše … Potěšil nás Váš zájem o naše zboží …
Vyhovujeme rádi Vašemu přání a přikládáme naši nabídku … Děkujeme za poptávku po našich
službách …
K bodu 3
Zasíláme Vám vzorky zboží s udáním ceny a množství, které máme k dispozici … V příloze
zasíláme vzorky, o které jste projevili zájem.
K bodu 4
Na vybrané služby Vám poskytneme slevu …. Poskytneme Vám množstevní slevu … Způsob
dopravy lze domluvit telefonicky nebo e-mailem … Platbu lze provést v hotovosti. Úhradu lze
provést bankovním převodem ...
K bodu 5
Jsme přesvědčeni, že naši nabídku shledáte zajímavou a rozhodnete se zaslat objednávku.
Protože o tyto výrobky je velký zájem, zašlete objednávku obratem. Doufáme, že si z naší
nabídky vyberete. Vaši objednávku vyřídíme v požadovaném termínu.
12.1.4 Nevyžádaná nabídka
forma obchodního dopisu, ve kterém se firmy (instituce) snaží získávat zákazníky. Dopis musí
být stylizován tak, aby zákazníka zaujal, přesvědčil a poskytl úplné informace.
Osnova nevyžádané nabídky
1. Oslovení
2. Úvod
– pisatel navazuje na dobrou spolupráci se zákazníkem
– způsob, jak se o zákazníkovi dověděl
3. Přesný popis nabízeného zboží (služby)
4. Dodací, platební a přepravní podmínky (slevy)
5. Výzva k objednávce
6. Závěr
38
K bodu 2
Na základě naší dobré spolupráce Vám nabízíme … Jsme přesvědčeni, že Vás bude zajímat …
Patříte mezi naše významné obchodní partnery. Vážíme si dlouhodobé obchodní spolupráce, a
proto si Vám dovolujeme nabídnout …
K bodu 5
Těšíme se na Vaši objednávku, která bude vyřízena k Vaší spokojenosti. Vaše objednávka se
jistě stane základem naší další spolupráce. Doufáme, že Vás budeme moci zařadit mezi naše
zákazníky. Pokud Vás nabídka zaujala, očekáváme Vaši objednávku.
Odmítnutí nevyžádané nabídky
–
je vhodné dřívějším nebo možným dodavatelům odpovědět, i když nabídku
nevyužijeme
– stylizaci dopisu uvést taktně, vhodně, aby nevyzněla jako jednoznačné odmítnutí
Žádost o úpravu nabídky
–
odběratel může požádat o výhodnější smluvní podmínky, než jsou uvedeny v nabídce,
např. kratší termín dodávek, množstevní slevu, snížení ceny …
Obsah žádosti o úpravu nabídky
1. Poděkování za zaslání nabídky
2. Důvod, proč je nabídka nevýhodná
3. Vyjádřit přesvědčení, že dodavatel žádosti vyhoví
4. Závěr
Opakování:
– Posuďte vhodnost vět v odpovědi na poptávku.
– Napište další obměny vhodných vět:
Prosíme o objednávku obratem …
Zašlete nám objednávku k Vaší naprosté spokojenosti …
Věříme, že se rozhodnete zaslat nám objednávku.
Objednávku vyřídíme včas a bez závad.
Zašlete nám urychleně objednávku …
– Uveďte způsoby psaní příloh:
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
12.1.5 Objednávka
–
–
pokud je odběratel s nabídkou spokojen zasílá objednávku
většinou doporučeně (budoucí zákazník má doklad o zaslání)
39
–
–
využívá se zaslání objednávky ve dvou vyhotoveních, dodavatel potvrdí objednávku a
vrátí jeden exemplář odběrateli
většinou se nepoužívají zdvořilostní fráze
Forma písemné objednávky:
● obchodní dopis jako originál
● objednací formulář v písemné nebo elektronické podobě
● kupní smlouva (se využívá při dlouhodobých nebo větších dodávkách)
● oddělitelná část letáku (inzerátu)
Obsah objednávky formou obchodního dopisu
1. Číslo objednávky
2. Poděkování za nabídku
3. Přesný popis objednávaného zboží (služby), množství, cena …
4. Termín a způsob dodání, způsob úhrady
5. Způsob potvrzení objednávky
K bodu 1
Číslo objednávky se získá z knihy objednávek, např. číslo objednávky 8/12, tedy 8. objednávka
v roce 2012.
K bodu 2
Děkujeme za Vaši nabídku, která nás zaujala, a objednáváme … Podle Vaší nabídky
objednáváme … Na základě Vaší nabídky objednáváme tyto druhy zboží: …
Na základě telefonického rozhovoru u Vás objednáváme … Podle ceníku, který jste přiložili, u
Vás objednáváme … Z Vašeho nabídkového katalogu u Vás objednáváme …
K bodu 4
Objednané zboží si osobně převezmeme …. Dodávku zboží nám zašlete na naši adresu …
Žádáme o sdělení, zda objednané zboží přivezete na uvedenou adresu v termínu … Platbu
převedeme na Váš účet po obdržení objednaného zboží … Úhradu provedeme v hotovosti …
K bodu 5
Žádáme o potvrzení objednávky do … Objednávku zasíláme dvojmo a žádáme o potvrzení
kopie … Objednávku nám, prosím, potvrďte e-mailem do tří dnů.
Příloha č. 5
12.1.6 Potvrzení objednávky
potvrzením o přijetí objednávky se dodavatel zavazuje, že objednávku vyřídí. Objednávku lze
potvrdit
– - SMS zprávou
– - e-mailem
– výhodou elektronických objednávek je rychlost, ale také automatické vygenerování
čísla objednávky
– zasílá se, jestliže odběratel sdělil svou objednávku ústně
– dodavatel vyřídí objednávku až po delší době než je požadováno
– odběratel sám požádá o potvrzení objednávky
40
Obsah potvrzení objednávky
1.
2.
3.
4.
poděkování za objednávku
popis objednaného zboží – cena, množství, velikost …, popis služby …
uvedení dodací lhůty
vyjádření další spolupráce
K bodu 1
Děkujeme za Vaši objednávku č. … ze dne … potvrzujeme ji v plném rozsahu Vašich
požadavků. V příloze Vám vracíme potvrzenou objednávku č. … na 1. čtvrtletí t. r.
Jsme potěšeni, že využíváte naší nabídky, a potvrzujeme její přijetí v plném rozsahu. Vaši
objednávku potvrzujeme s výjimkou zboží kat. č. …., které v současné době není na skladě.
K bodu 3
O převzetí objednaného zboží Vás budeme informovat e-mailem. Zboží Vám doručíme naší
zásilkovou službou do …, předem Vás budeme o termínu informovat.
K bodu 4
Těšíme se na další dobrou spolupráci. Jsme přesvědčeni, že s našimi výrobky budete plně
spokojeni. Věříme, že se na nás s další objednávkou obrátíte. Vaši objednávku vyřídíme
svědomitě.
Příklad:
Potvrzení objednávky č. 123/12 ze dne 21. 11. 2012
Vážená paní Veselá,
děkujeme za Vaši objednávku a potvrzujeme ji v plném rozsahu.
Objednané zboží Vám dodáme do konce tohoto měsíce. Souhlasíme s úhradou platby po
převzetí zásilky v hotovosti.
Vaši objednávku vyřídíme svědomitě a těšíme se na další spolupráci.
S pozdravem
Vypracujte objednávku
Objednejte pro Vaši školu … u s. r. o. Kniha … objednávku na 50 ks Anglicko-českého
slovníku, l ks za 230 Kč, 40 ks Německo-českého slovníku, l ks za 210 Kč. Platba bude
provedena fakturou.
Chybějící údaje doplňte.
12.1.7 Odmítnutí objednávky
dodavatel může objednávku odmítnout:
–
–
–
–
objednávka byla zaslána pozdě,
objednávka byla zaslána bez předcházející nabídky,
objednané zboží se již nevyrábí,
dodavatel není schopen dodržet nabídnuté podmínky
41
Obsah dopisu:
1. poděkování za objednávku
2. odmítnutí objednávky a uvedení důvodu
3. nová nabídka
K bodu 2
Litujeme, ale vaše nabídka byla zaslána po uvedené době a … Vzhledem k tomu, že jste nám
objednávku zaslali po termínu, jsme nuceni Vám oznámit, že zboží je již vyprodáno. Uvedený
druh zboží se v tomto roce již nevyrábí, ale můžeme Vám nabídnout … uvedený termín dodání
není pro nás reálný, a proto … Vaší žádosti o poskytnutí slevy nemůžeme vyhovět, a proto …
K bodu 3 Dovolujeme si Vám zaslat katalog našich výrobků na příští rok. Zasíláme Vám
vzorky nových výrobků, které uvedeme na trh v …
42
13 Písemnosti při plnění kupní smlouvy
13.1 Kupní smlouva
–
–
–
–
vyhotovuje se většinou ve spolupráci s právníkem
musí se dohodnout podmínky, které nejsou u objednávky potřebné např., způsob
dodání, záruční a servisní podmínky, podmínky při neplnění kupní smlouvy …
kupní smlouva je platná, jestliže ji podepíší obě strany
zástupce organizace, která vyhotovila kupní smlouvu, umisťuje podpis vlevo.
Náležitosti kupní smlouvy
● číslo smlouvy
● označení smluvních stran – prodávající, kupující
● předmět smlouvy
● čas plnění
● cena
● dodací a platební podmínky
● zvláštní podmínky
Opakování:
Každá písemnost musí být podepsaná: zvolte správnou možnost a označte:
○ Podpis se umísťuje pouze do levé svislice
○ Podpis může být umístěn vpravo
○ Podpis se umísťuje zpravidla od levé svislice, ale může být umístěn také vpravo
○ Do obchodního dopisu se vypisuje pod text jméno a příjmení toho, kdo bude dopis
podepisovat, na jednom řádku a na druhém jeho funkce
○ Dopis odpovědná osob pouze podepíše, vypsání jména, příjmení a funkce není nutné.
43
13.2 Dodací list
–
–
–
–
je seznam dodaného zboží nebo provedených prací
odběratel si osobně překontroluje úplnost dodávky – množství, kvalitu, barvu …
na jeho základě se vystavuje doklad pro platbu – faktura (některé podniky
samostatný dodací list neposílají, vyhotovují jen fakturu)
dodací list se píše na formulář, případně jako samostatný jednoduchý obchodní
dopis, který se odešle doporučeně.
Náležitosti dodacího listu
● označení kupujícího a prodávajícího
● číslo dodacího listu
● datum vyskladnění zásilky
● datum vyhotovení dodacího listu
● číslo objednávky (kupní smlouvy)
● popis obsahu zásilky (označení, množství, cena)
Procvičování
Souhlasíte s tím, že tyto náležitosti jsou v dodacím listu povinné?
Číslo dodacího listu, popis obsahu zásilky, datum vyskladnění, číslo objednávky, jméno
zaměstnance, který ji schválil, adresy prodávajícího a kupujícího, údaj o zápisu do
obchodního nebo živnostenského rejstříku, názvy obou firem s jejich právním určením a
IČ, datum odeslání dodacího listu, ceny, množství.
Pokud shledáte některou náležitost jako zbytečnou, uveďte ji a svůj názor obhajte.
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………
44
13.3 Faktura
– faktura je daňový doklad, kterým dodavatel vyúčtovává dodané zboží nebo
provedenou práci odběrateli
– využívá převážně formu předtisku
– formuláře jsou součástí programů, může být také vyhotoven podle potřeb podniku
Náležitosti faktury
● slovní označení – faktura (daňový doklad), číslo faktury
● značení prodávajícího a kupujícího – sídlo, IČ, DIČ, bankovní spojení
● variabilní symbol . tj. identifikační údaj platby, nejčastěji to bývá číslo faktury
● konstantní symbol označuje účel platby, je to nepovinný údaj
● datum vystavení, odeslání a splatnosti faktury, způsob úhrady
● značení dodaných výrobků (služeb) a množství
● cena za jednotku, cena celkem
● sazba DPH, částka Kč bez DPH, výše DPH
● podpis a razítko
Procvičování
Vypracujte fakturu:
Kniha, s. r. o., fakturuje škole … prodej 50 ks Česko- anglického slovníku, cena za l ks
je 230 Kč bez DPH, a 40 ks Česko-německého slovníku, cena za 1 ks 210 Kč. Ceny
jsou uvedeny bez DPH, která činí … %.
Doplňte chybějící údaje.
45
13.4 Urgence
– dodavatel je povinen dodržet termín dodání uvedený v potvrzené objednávce
nebo kupní smlouvě
– urgovat (pobízet, upomínat) je možné telefonicky, osobně nebo písemně
– urgence je nejčastěji ve vztahu k objednávce
– upomínka se většinou vztahuje k úhradě faktur
– forma individuálního dopisu má větší váhu, odesílá se doporučeně
První urgence – je taktní, zdvořilá, spíše se připomíná nesplnění závazku. Jestliže je první
urgence bez odezvy, následuje
druhá urgence – je zpracována důrazně, rozhodně, ale zdvořile. Zákazník má právo požadovat
penále, stanovit náhradní dodací lhůtu i další podmínky. Pokud ani v tomto případě nesplní
dodavatel svůj závazek, je odběratel oprávněn dodávku odmítnout nebo odstoupit od smlouvy.
Obsah urgence
1. Oslovení
2. Odvolání na dosavadní dobrou spolupráci
3. Zdůraznit obtížnost situace odběratele
4. Žádost o urychlené vyřízení objednávky č. … ze dne …
5. Vyjádřit přesvědčení, že k této situaci již nebude docházet
–
odpověď se zašle doporučeně.
K bodu 2
Dosud jsme byli s Vašimi dodávkami vždy spokojeni …
Zboží jsme objednali u Vás proto, že dosud naše spolupráce byla bez problémů.
K bodu 3
Vaším prodlením se dostáváme do velmi obtížné situace …
Tím, že jste zboží nedodali, jste nás dostali do velmi obtížné situace …
K bodu 4
Před dvěma týdny prošla lhůta pro dodání zboží podle objednávky č. ze dne …
Očekáváme, že naši objednávku vyřídíte obratem, nejpozději do 3 pracovních dnů.
Okamžité dodání zboží považujeme za podmínku další obchodní spolupráce.
Pokud zboží do uvedeného termínu nedodáte, budeme požadovat penále a zrušíme kupní
smlouvu.
K bodu 5
Jsme přesvědčeni, že k dané situaci již nebude v budoucnu docházet.
Věříme, že případné další objednávky vyřídíte v termínu.
Doufáme, že naše další spolupráce bude …
Příloha č. 6
13.5 Odpověď na urgenci
–
–
jestliže si chce prodávající udržet dobré obchodní jméno, odpoví individuálním
dopisem, pečlivě stylizovaným, omluví se, že zboží nedodal včas a tím způsobil
potíže
vysvětlí, proč k prodlení došlo, sdělí, jakým způsobem záležitost vyřeší
46
13.6 Reklamace
– dodavatel je povinen dodat zboží podle potvrzené objednávky nebo kupní
smlouvy,
– zákazník je povinen si zásilku překontrolovat na základě dodacího listu nebo
faktury
– jestliže je zboží poškozeno nebo chybně fakturováno, je nutné napsat ihned
reklamaci
– u skrytých vad je reklamační lhůta 6 měsíců.
V reklamaci je nutno
–
–
–
přesně popsat zjištěné nedostatky
uvést, co zákazník požaduje – výměnu, opravu, slevu, náhradu škody, zrušení
smlouvy … pokud to jde, vyčíslit požadovanou náhradu
je nutné připojit důkazní prostředky
– jako doklad tvrzení zápis o vadách, reklamační list, fotografie poškozené
zásilky, vzorky vadného zboží …
– dopis je psán věcně, rozhodně (nepožívat slova – snad, kdyby), pisatel se
neomlouvá, dopis je zdvořilý, taktní, je formulován podle situace, a to ať už
jde o první případ či nikoli,
– dopis zasíláme doporučeně.
Osnova:
1. Potvrzení příjmu zásilky
2. Důvod reklamace (velmi přesný popis vad)
3. Požadavek (oprava, výměna, sleva, náhrada škody, přezkoumání faktury, zrušení
smlouvy)
K bodu 1
Dnes jsme převzali zásilku podle dodacího listu č. …. Zjistili jsme, že …
Do dnešního dne jsme byli s vašimi dodávkami velmi spokojeni. Při převzetí zboží jsme však
zjistili …
K bodu 2
Zboží, které jsme dnes obdrželi neodpovídá kvalitě, kterou jsme zdůrazňovali v naší objednávce
č. … ze dne …
Množství zboží, které jsme požadovali, neodpovídá co do množství ani jakosti …
Zaslané zboží je znehodnoceno tím, že skříně jsou silně poškrábané, a proto …
Zboží dodané po termínu nemůžeme dále využít, a proto žádáme o snížení ceny na každý kus …
Dodané zboží nebylo řádně zabaleno a je poškozeno …
13.7 Odpověď na reklamaci
–
–
dodavatel píše individuální dopis, ve kterém se omluví, případně vysloví
politování
není vhodné tvrdit, že se to nikdy již nestane, ale vhodnější formulace je
vyjádřením, že se vynasnaží, aby se to neopakovalo.
Osnova:
1. Omluva zákazníkovi
2. Vysvětlení příčiny nedostatků
3. Návrh na náhradu
4. Vyslovení důvěry v další spolupráci
47
14 Písemnosti ze sociální oblasti
Písemnosti se sociální tematikou lze vyřizovat pomocí formulářů vydaných
Ministerstvem práce a sociálních věcí uveřejněných na internetových stránkách ministerstva,
které jsou v elektronické podobě připraveny ke stažení nebo k přímému vyplnění.
Především se jedná o formuláře z oblasti
14.1 Státní sociální podpory
Pojem státní sociální podpory označuje dávky poskytované osobám (rodinným příslušníkům) ve
společensky uznaných sociálních situacích, kdy stát skrze jejich vyplácení zčásti přebírá
spoluzodpovědnost za vzniklou sociální situaci.
14.2 Pomoc v hmotné nouzi
Systém pomoci v hmotné nouzi je moderní systém pomoci osobám s nedostatečnými příjmy.
Motivuje tyto osoby k aktivní snaze zajistit si prostředky k uspokojení životních potřeb.
Zabraňuje jejich sociálnímu vyloučení.
14.3 Sociální služby
Základní cíl zákona o sociálních službách je zajistit lidem v nepříznivé sociální situaci pomoc a
podporu prostřednictvím sociálních služeb a stanovit pravidla pro jejich poskytování.
48
15 Provozní agenda
Grafická úprava dopisů vedoucích pracovníků
Pro osobní dopisy vedoucích pracovníků platí jiná pravidla než pro obchodní a úřední
korespondenci. Vedoucí pracovníci mají pro korespondenci dopisní papíry, na nichž je
předtištěna jejich funkce a název organizace, případně logo.
Celková úprava se podle ČSN 01 6910 řídí pravidly:
– v datu se uvádí místo odeslání a měsíc se vypisuje slovy,
– používá se řádkování 1 ½, dvakrát se řádkuje mezi oslovením a textem, mezi
odstavci a mezi posledním řádkem textu a pozdravem,
– nové odstavce se od levé svislice zpravidla odrážejí,
– adresa příjemce se píše pod podpisem od levé svislice, pokračuje-li dopis na
dalších listech, bude adresa na posledním listu vlevo dole,
– na dopis se nedává razítko.
15.1 Osobní dopisy vedoucích pracovníků
dopisy společenského charakteru
● blahopřejné – při životním nebo pracovním jubileu, získání významného postavení ve firmě,
uzavření sňatku …
● děkovné – při vyjádření pochvaly za dlouholetou a dobře vykonanou práci …
● soustrastné – kondolenční dopisy, kde vedoucí pracovník projevuje svou účast nad úmrtím
pracovníka nebo člena rodiny …
● omluvné – pracovník se písemně omlouvá, že se nemůže účastnit významné akce
● pozvání – osobní dopis, který se přikládá k pozvánce
dopisy s pracovním zaměřením
● doporučení, žádosti o finanční příspěvek, sponzorství …
Dopis je stylizován vždy v 1. osobě č. jednotného
15.2 Obchodní a úřední dopisy vedoucích pracovníků
V revidovaném vydání ČSN 01 06910 byly uskutečněny změny s ohledem na používání
nových technických prostředků a snaha uvést úpravu česky psaných písemností do souladu se
současnými evropskými normami a zvyklostmi.:
15.3 Písemnosti při organizací a řízení podniku
důležitá rozhodnutí vedoucích pracovníků je třeba sdělit spolupracovníkům v písemné formě a
to:
● Příkazem (např. ředitele) – je adresován jednotlivci, nebo kolektivu pracovníků, kteří mají
zajistit provedení úkolu, většinou jde o jednorázový úkol
– příkazy se pořadově číslují
– jsou stylizovány v l. osobě j. č. např. ukládám, nařizuji, stanovím …
– úvod obsahuje odůvodnění, proč se příkaz vydává
– obsahují termíny plnění a jméno odpovědného pracovníka
– rozesílají se podle rozdělovníku
– v odděleních se archivují.
49
● Směrnicí – stanoví jednotný postup při důležitých organizačních opatřeních v podniku. Od
příkazu se liší tím, že má dlouhodobý charakter a větší rozsah. Jsou určeny pro širší okruh
zaměstnanců – týkají se např. zásad personální práce, povolování práce přes čas, zajištění
bezpečnosti práce …)
– zpracuje je kolektiv pracovníků ředitele, zašlou se k připomínkování
spolupracovníkům, vypracované směrnice schvaluje ředitel podniku.
● Oběžník – obsahuje zpravidla sdělení pro velký počet zaměstnanců (většinou pro všechny)
o změnách, nebo připravovaných akcích
– oběžník pracovníci podepíší jako důkaz, že obsah vzali na vědomí.
● Pokyny – účelem je podat návod, jakým způsobem plnit zadané úkoly, např. při likvidaci
materiálu, při inventarizaci, a to srozumitelně a názorně …
– bývají určeny skupině zaměstnanců
15.4 Písemnosti při pracovních cestách
15.4.1 Cestovní příkaz
Příprava pracovní cesty:
– zvolit vhodný dopravní prostředek, opatřit jízdenky (letenky), objednat nocleh,
připravit podklady pro jednání,
– cestovní doklady opatří asistentka (sekretářka)
– pracovník před nástupem pracovní cesty vyplní formulář Pracovní cesty, Cestovní
příkaz. Nadřízený je povinen pracovní cestu schválit před odjezdem
Ukončení pracovní cesty:
–
–
pracovník po návratu vyúčtuje náklady spojené s cestou na formulář Pracovní
cesta
všechny výdaje je povinen doložit doklady a připojit je k vyúčtování (jízdenky,
místenky, účet za nocleh, stvrzenku za úschovu zavazadel apod.). Po kontrole
pracovníkem finančního útvaru jsou výdaje proplaceny. Při poskytnutí zálohy se
vyúčtuje rozdíl.
Zpráva z pracovní cesty:
–
–
–
pracovník odevzdá nadřízenému zprávu o průběhu jednání (splnění úkolů,
informaci o nabízeném zboží, o cenách atd.), informace je majetkem
zaměstnavatele
zpráva obsahuje – účel cesty, místo jednání, trvání cesty, jméno a příjmení
účastníka, charakteristika průběhu jednání a výsledky, případně navržená
opatření,
stylizace je stručná, přehledná a věcná, forma zprávy není předepsaná zákonem,
ale může být upravena interní vyhláškou, někdy se využívá předtištěných
formulářů.
15.5 Organizace porad a jednání
15.5.1 Pozvánky na poradu
–
–
–
musí obsahovat všechny údaje nutné pro adresáta,
pozvánky se posílají přibližně týden předem,
písemné materiály musí účastníci obdržet včas, aby si je mohli prostudovat a
připravit se na diskusi.
50
Náležitosti pozvánky:
l. Pořádající organizace
2. Název akce
3. Den, datum a doba začátku
4. Místnost – při externích poradách přesná adresa budovy, poschodí, číslo dveří
5. Program jednání
6. Plánovaná délka porady
7. Další informace, např. dopravní spojení, způsob stravování, zajištění ubytování, kdo hradí
cestovné.
15.5.2 Prezenční listiny
Při přípravě porad je nutné zhotovit prezenční listinu (listinu přítomných)
Náležitosti prezenční listiny:
–
–
–
v záhlaví je uvedena pořádající organizace, název akce, datum a místo konání
pokud se porady zúčastňuje stále stejný okruh účastníků, bývají předtištěna jejich
jména a podpis se připojí k rubrice
pro porady, schůze, jednání, kde není znám účastník jmenovitě, se zhotovují
prezenční listiny s volnými rubrikami.
15.5.3 Zápisy z porady
–
zápis je písemným dokladem o průběhu jednání porady (aktivu, schůze,
konference)
– zapisovatel musí být nestranný a přesný, zodpovědný
– zápis je důležitým nástrojem řízení
Stručný zápis – obsahuje jednotlivé body jednání rozhodnutí schůze. Zpravidla se tak zapisují
interní porady,
podrobnější zápis – se pořizuje při důležitějších poradách. Uvádějí se jména diskutujících a
stručný obsah diskusního příspěvku,
doslovný zápis – se zhotovuje při jednáních v parlamentu, při významných konferencích apod.,
zápis se stenografuje souběžně s jednáním a současně se průběh jednání pro kontrolu zachycuje
do auadiozáznamu.
Náležitosti zápisu
1. Záhlaví – uvádí název podniku nebo organizace, druh porady, datum a místo konání.
Jmenovité uvedení přítomných, omluvených a ostatních nepřítomných pracovníků. Při
velkém počtu pracovníků se odkazuje na prezenční listinu.
2. Hlavní část – zaznamenává, kdo schůzi zahájil a řídil, program a průběh jednání, závěry,
úkoly, které z porady vyplynuly, jména pracovníků zodpovědných za splnění a termíny
plnění.
3. Závěr – uvede se datum zhotovení a jméno zapisovatele. Pracovník zodpovědný za
správnost se podepíše
Schvalování, rozesílání a evidence
–
–
zápisy se pořizují co nejdříve – nejlépe v den porady,
zápis většinou schvaluje předsedající porady,
51
–
–
zápisy se pořadově číslují, rozmnoží se a rozesílají,
vedoucí pracovníci sledují a kontrolují plnění úkolů.
15.5.4 Vnitřní sdělení
–
–
–
vnitřní sdělení posílají vedoucí pracovníci podřízeným útvarům a naopak, zasílají
si je i jednotlivé útvary mezi sebou,
takovýto kontakt lze řešit telefonicky, e-mailem nebo písemně,
tiskopisy pro vnitřní sdělení mají v záhlaví název nebo jen znak podniku,
odesílajícího a adresovaného oddělení, včetně zjednodušených odvolacích údajů.
52
16 Vyřizování personálních záležitostí
Přijímání nových pracovníků
Nabídky volných míst
–
–
–
–
poskytují úřady, inzeráty, propagační dopisy, internet apod.,
zaměstnavatelé se obracejí i na školy nebo učiliště a pro doporučení absolventů,
zaměstnavatelé mají v nabídce přesně uvést, co požadují a nabízejí,
požadují předložení základních dokumentů – tj. žádost o místo, motivační dopis,
životopis a dokládající údaje.
16.1 Motivační dopis
–
–
–
v motivačním dopise vyzdvihuje žadatel své kvality a motivaci pro danou
pozici, zdůrazňuje své hodnoty, svůj přínos společnosti,
sestaví správně stylisticky a gramaticky dopis na formát A4,
přiloží fotokopie originálu vysvědčení, osvědčení, certifikátu.
Struktura motivačního dopisu
– Adresa odesílatele
– Adresa příjemce
– Datum
– Heslovité vyjádření obsahu dopisu
– Oslovení
První odstavec – po oslovení obsahuje zdůvodnění, proč píše žadatel této firmě, instituci a kde
se o nabídce volného místa nebo výběrového řízení dozvěděl.
Druhý odstavec - pisatel vysvětlí, proč se právě on hodí na uvedenou pozici, vysvětlí, že
požadavky firmy souvisí s jeho kvalifikací, s praxí.
Třetí odstavec – žadatel zdůrazní, proč by měl nabízené místo získat, zdůrazní své znalosti,
dovednosti, kvalifikaci, které mohou firmě, instituci přinést užitek.
Zdvořilostní závěr dopisu – žadatel požádá o osobní setkání, kde může prohloubit své
argumenty.
Příloha č. 7
16.2 Žádost o místo
– je kratší než motivační dopis, může mít stejnou formální úpravu jako motivační
dopis,
– má jasně a stručně představit a zapůsobit dobrým dojmem – je to první vizitka
žadatele.
Struktura žádosti o místo
– Adresa odesilatele
– Adresa příjemce
– Datum
– Oslovení
První odstavec – po oslovení pisatel sdělí, kde se o nabídce volného místa dozvěděl, a vyjádří
zájem o nabízenou pozici.
Druhý odstavec – pisatel reaguje na požadavky, které jsou uvedeny, vyzdvihne své schopnosti,
které se hodí pro nabízenou pozici
Třetí odstavec – vyjádří svoji ochotu a přání zúčastnit se přijímacího pohovoru nebo osobního
setkání.
53
Zdvořilostní fráze.
Příloha č. 8
16.3 Životopis
–
–
–
–
–
–
životopis se přikládá i k přihlášce ke studiu, k žádosti o akreditaci, o grant, při
podávání projektů nebo nabídek k realizaci zakázky apod.,
obsah a forma životopisu (curriculum vitae, CV) rozhoduje o tom, zda bude
žadatel pozván k osobnímu pohovoru
má být sestaven tak, aby vyvolal pocit – ano, toho(tu) chci vidět a pozvat na
osobní pohovor
každý životopis se píše s ohledem na konkrétní místo, které chce žadatel získat
má být napsaný vyváženě – moc se nechválit tam, kde není co chválit, ale také se
nepodceňovat, má to být popis reálné skutečnosti,
má být vytištěn na kvalitním bílém papíře formátu A4, v souladu
s typografickými a pravopisnými pravidly.
Typy životopisů
– strukturovaný
– evropský (Europass)
– profesní
Dříve často používaný tzv. „vyprávěcí“ životopis se dnes využívá pouze pro případný
grafologický rozbor.
Zodpovězte si otázky:
Patří do strukturovaného životopisu následující údaje?
Údaj
Ano
Ne
Proč?
Rodinný stav
Rodiče
Koníčky
Zdravotní stav
Kontakt na osobu,
která podá reference
A co fotografie?
16.4 Přijímací pohovor
–
–
–
–
–
se uskuteční, pokud uchazeč svým motivačním dopisem, žádostí o místo a
životopisem zaujal,
pohovor se nesmí podcenit, řádně se na něj připravit – neplánovat schůzky před
a po pohovoru, aby nebyl uchazeč omezován časem,
najít vhodnou dopravu a přijít raději dříve před plánovanou hodinou
vhodně se obléknout
mít na paměti, že dobrá příprava zvyšuje úspěšnost.
54
Zkuste si odpovědět na níže uvedené otázky, s kterými se můžete setkat při hledání zaměstnání
Chcete něco ve svém životopisu upřesnit, něco
dodat?
Jakou máte praxi?
Pracujete raději sám(a), nebo v kolektivu?
Máte nějakou špatnou zkušenost s praxí
v kolektivu?
Proč jste se přihlásil(a) na tuto pozici?
Proč jste si vybral(a) právě naši společnost
Víte, čím se zabývá, kde máme závody,
pobočky, kde sídlíme?
Myslíte si, že splňujete všechny požadavky na
vybranou pozici?
Musel(a) jste již přijmout nějakou kritiku?
Víte, jaké jsou zásady týmové práce?
Otázky související s pozicí, o kterou se ucházíte
Jaká je vaše cena na trhu práce ……………………………………………………………………
Jaké si představujete platové podmínky …………………………………………………………..
Co víte o naší instituci ...…………………………………………………………………………
Které další instituce vám připadají zajímavé ……………………………………………………..
Jak dlouho hledáte práci …………………………………………………………………………..
Jak jste zjistil(a), že hledáme pracovníka na tuto pozici ………………………………………….
55
Komunikační dovednosti
Popište zkušenost, kdy jste musel(a) pracovat s někým, koho jste neměl(a) rád(a) ……………..
……………………………………………………………………………………………………..
Jak trávíte volný čas ………………………………………………………………………………
Jaké jsou vaše pracovní cíle? Co vás k těmto cílům motivovalo? ………………………………..
……………………………………………………………………………………………………..
Popište situaci, kdy vaše názory byly v rozporu s názory některého člena týmu ………………...
……………………………………………………………………………………………………..
Jak jste situaci vyřešili? Byl touto situací ovlivněn váš vztah k práci …………………………….
……………………………………………………………………………………………………..
Jaké jsou vaše nejlepší schopnosti ………………………………………………………………...
Jak důležitá je na vaší současné pozici komunikace ……………………………………………...
16.5 Pracovní smlouva
–
–
–
pracovní smlouvu uzavírá zaměstnavatel s pracovníkem v souladu se zákoníkem
práce a to písemně, vyhotovuje se ve dvou stejnopisech,
formální úprava není přímo určena žádnou normou,
pracovní smlouva je však platná, jestliže obsahuje tři základní údaje,
● druh práce, který má zaměstnanec vykonávat
● místo nebo místa výkonu práce
● den nástupu do práce
Dále obsahuje např. dobu, na kterou je pracovní poměr uzavírán, zkušební dobu, pracovní dobu,
práci přes čas, další vzdělávání, dovolenou …
Platové zařazení a výši platu, mzdy sděluje zaměstnanci písemně tzv. platovým výměrem, který
se většinou mění po zkušební době (pracovní smlouva se nemění).
Vyzkoušejte své znalosti:
Tvrzení
Pravda
Nepravda
Povinným údajem v pracovní smlouvě je výše mzdy___________________________________
Den nástupu do práce je jedním ze tří povinných údajů v prac. smlouvě____________________
Nadpisy nejčastěji podtrháváme___________________________________________________
Datum píšeme v textu v podobě 1.12.2011__________________________________________
56
Kromě názvu zaměstnavatele musíme uvést jeho sídlo_________________________________
Místo výkonu práce v pracovní smlouvě uvádět nemusíme,
pokud je uvedeno sídlo zaměstnavatele_____________________________________________
platové podmínky musí být uvedeny v pracovní smlouvě ______________________________
datum podpisu pracovní smlouvy může být dřívější než datum nástupu____________________
16.5.1 Dohoda o odpovědnosti
–
–
–
–
–
dohodu o odpovědnosti uzavírá zaměstnavatel a zaměstnanec písemně, účelem je
snížit riziko organizace v případě, že by došlo ke ztrátě nebo poškození majetku
zaměstnanci musí být 18 let
využívá se tehdy, pokud byly pracovníkovi svěřeny nějaké hodnoty – hotovost,
ceniny, zboží na skladě, případně další hodnoty,
při uzavírání dohody je nutné provést inventarizaci (tj. zjištění skutečného stavu a
porovnání se stavem účetním),
forma dohody není předepsána, dodržují se obecná ustanovení ČSN 01 6910,
vyhotovuje se ve dvou stejnopisech.
16.5.2 Dohoda mimo pracovní poměr
–
v případě, že je pro podnik výhodné, uzavírá s pracovníkem dohodu mimo
pracovní poměr, a to písemně,
Dohody o provedení práce
se uzavírají tehdy, jestliže předpokládaný rozsah pracovního úkolu nepřesahuje
300 hod./rok.
Dohody o pracovní činnosti
se uzavírají k provádění opakujících se činností menšího rozsahu
Náležitosti dohod:
–
–
–
pracovní úkol
odměna za provedení práce
doba, do kdy má být práce ukončena
16.6 Ukončení pracovního poměru
Pracovní poměr sjednaný na dobu neurčitou lze ukončit zrušením ve zkušební době,
dohodou, výpovědí, okamžitým zrušením.
Pracovní poměr uzavřený na dobu určitou končí po uplynutí této doby.
Obě strany se musí řídit ustanoveními zákoníku práce, který určuje důvody pro ukončení
pracovního poměru, výpovědní dobu a písemnou formu výpovědi. Dopisy obsahující výpověď
se zasílají doporučeně.
Pracovní poměr může být rozvázán podle zákoníku práce
● zrušením ve zkušební době
● dohodou
● výpovědí
● okamžitým zrušením
57
16.6.1 Zrušení pracovního poměru ve zkušební době
–
–
Zaměstnavatel i zaměstnanec mohou zrušit pracovní poměr ve zkušební době (1–
3 měsíce) bez uvedení důvodu,
písemné oznámení o zrušení má být doručeno druhé straně alespoň 3 dny přede
dnem, kdy má být poměr ukončen.
Příloha č. 9
16.6.2 Ukončení pracovního poměru dohodou
–
–
–
–
Pracovní poměr může být rozvázán ze strany zaměstnavatele nebo zaměstnance,
termín si obě strany předem dojednají, zaměstnavatel připraví dohodu o rozvázání
pracovního poměru
důvod ukončení pracovního poměru se uvádí jen na žádost zaměstnance,
dohoda se uzavírá písemně.
Žádost podává zaměstnanec – uvede
– Identifikační údaje zaměstnance,
– informace o pracovním místě, které zastával,
– datum ukončení pracovního poměru, které navrhuje, případně důvod,
– místo a datum.
Forma je daná normou ČSN 016910
Příloha č. 10
16.6.3 Ukončení pracovního poměru výpovědí
–
–
výpovědí může ukončit pracovní poměr zaměstnavatel i zaměstnanec
pokud výpověď dává zaměstnavatel, je platná pouze písemnou formou, která se
pracovníkovi předá osobně nebo zašle poštou (doporučeně s doručenkou),
pracovník ji musí převzít.
Osnova výpovědi ze strany zaměstnavatele:
● důvod výpovědi
● číslo a datum pracovní smlouvy
● výpovědní doba a datum skončení pracovního poměru
● výše odstupného a termín vyplacení (pokud má pracovník na ně nárok)
● poděkování za dosavadní práci u organizace
Pokud výpověď dává pracovník, důvod výpovědi nemusí být uveden.
Osnova
● základní údaje o pracovní pozici
● o uzavřené pracovní smlouvě
● o zaměstnanci a zaměstnavateli
● přesný název výpovědi
● datum, kdy výpověď podáváme (může obsahovat datum, kdy pracovní poměr skončí)
Forma – nejčastěji dopis fyzické osoby podle ČSN 01 6910.
58
16.6.4 Okamžité zrušení pracovního poměru
–
ze strany zaměstnavatele bývá důvodem nejčastěji porušení kázně zvlášť hrubým
způsobem
Osnova
● odkaz na zákoník práce a pracovní smlouvu
● důvod zrušení pracovního poměru
● datum, ke kterému je pracovní poměr zrušen
–
ze strany zaměstnance
● může být pracovní poměr ukončen v případě, že je vážně ohroženo jeho zdraví nebo
nebyla-li mu vyplacena mzda do 15 dnů od uplynutí její splatnosti
● oznamuje se písemně
Příloha č. 11
59
17 Právní dokumenty
Právní dokumenty zaznamenávají takové skutečnosti, které mají pro jedince nebo
společnost určitý právní význam. Nemusí být jen v klasické písemné podobě, avšak v mnoha
případech je tato forma přímo vyžadována a nedodržení může narušit platnost daného právního
dokumentu.
Nejčastějšími druhy jsou různé smlouvy, dohody, ale i předpisy, vyhlášky, zákony či ústava.
Právní doklady osobní povahy jsou mj. občanský průkaz, cestovní pas, řidičský
průkaz, rodný list, vysokoškolský diplom a další doklady o vzdělání. Dokladem osobní povahy
je i živnostenský list, koncesní listina, písemné vyhotovení soudního rozsudku, ale i oddací či
úmrtní list a řada dalších.
Jednoduché právní listiny
Některé písemnosti však můžeme vyhotovit sami.
17.1 Potvrzenka (stvrzenka, kvitance)
– je doklad, který ověřuje převzetí peněžní částky nebo nějaké věci. Musí být
vlastnoručně podepsaný příjemcem. U velkých částek je vhodné doplnit
ověřovací doložku notářem.
Náležitosti potvrzenky
1. Potvrzení o přijetí částky (číslicemi i slovy)
2. Jméno a adresa plátce
3. Důvod placení
4. Místo a datum vystavení, měsíc slovem
5. Jméno, popř. adresa a číslo občanského průkazu, podpis příjemce peněz
17.2 Plná moc
Při právním úkonu je možno se dát zastupovat fyzickou nebo právnickou osobou, která
vytvoří příslušné právní dokumenty. Může být osobní, podniková, procesní nebo zvláštní
obchodní – prokura.
Příloha č. 12
17.3 Dlužní úpis
Při půjčce větší peněžní částky nebo při zapůjčení cenné věci je správné sepsat dlužní
úpis (dluhopis), a to i mezi příbuznými a přáteli.
Náležitosti dlužního úpisu
1.
2.
3.
4.
5.
Potvrzení dlužníka o zapůjčené částce (číslicemi i slovy)
Jméno a adresa věřitele
Závazek, kdy zapůjčený obnos vrátí, popř. data a výše splátek
Místo datum vystavení
Podpis dlužníka, jeho jméno a adresa
60
18 Organizace písemného styku
Organizaci vnitřních útvarů větších podniků upravuje organizační řád a soustava
organizačních norem. Jejich součástí je spisový, skartační, archivační a badatelský řád.
Vymezují a stanoví zásady, postup a odpovědnost při pracovních postupech s písemnostmi.
Spisový a skartační řád je souhrn pravidel pro vedení spisové služby, která musí:
1. být vedena jednotně, racionálně a přispívat k pružnějšímu a kvalitnějšímu
zabezpečování výkonu činnosti podniku
2. podávat přesnou a úplnou evidenci o dokumentech, které byly doručeny nebo
vznikly v podniku.
Dokumentem – podle zákona č. 499/2004 Sb. je každý písemný, obrazový, zvukový,
elektronický nebo jiný záznam v podobě analogové (psané, tištěné) nebo digitální.
Číslo jednací – je evidenční údaj dokumentu, zaevidovaného v podacím deníku.
Spisová značka – je evidenční údaj spisu, má přiděleno pořadové číslo.
Archivační a skartační řád – upravuje postup při manipulaci s dokumenty (příjem, třídění,
evidenci, oběh, vyhotovování, vyřizování, odesílání, ukládání dokumentů, ale i jejich
vyřazování po uplynutí skartačních lhůt na základě právních předpisů.
Brožury, časopisy, noviny, obecné nabídky firem se neevidují.
Badatelský řád – obsahuje pravidla pro nahlížení do archivních dokumentů.
Příjem dokumentů – v podatelně (zvláštní podnikový útvar u větších podniků a institucí) se
roztřídí dokumenty, zaevidují do knihy došlé pošty, písemnosti se opatří podacím razítkem, u
doporučených dopisů se přiloží obálka, (propagační a nabídkové listy se neevidují). Pokud je
dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky
adresáta, pracovník provede zaevidování bezodkladně po přijetí nebo vzniku takového
dokumentu.
Oběh dokumentů – zaevidované písemnosti jsou předány k vyřizování, na jednotlivé útvary
proti podpisu. Je nutné dbát na stanovené lhůty v příslušných právních předpisech. Veškeré
dokumenty týkající se jedné věci, tvoří spis. Údaje o vyřízení se evidují. Pokud je záležitost
vyřízena ústně (osobně, telefonicky), je nutné učinit písemný záznam. Zpracovatel současně
s vyřízením označuje písemnost ukládacím znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou.
Po určité době se písemnosti předávají do ústřední spisovny, která bývá sloučena
s podnikovým archivem. Spisy se řádně evidují. Při časovém členění v pořadači se starší
písemnosti ukládají dospodu. Písemnosti, které jsou již pro činnost instituce, firmy nepotřebné
se vyřazují – skartují. Provádí se výběr těch, u nichž skončily uschovací lhůty.
18.1 Ukládací pomůcky
Písemnosti se ukládají různými způsoby, většinou „vyzkoušenými“, které jsou
v instituci nebo firmě osvědčené. Nejběžněji jsou využívány rychlovazače, pořadače,
odkládací mapy, otočné registratury, závěsné mapy.
Ukládací pomůcky se používají pro snadné a rychlé zakládání písemností, listování v nich i
vyjímání spisů.
61
18.2 Prostředky a elektronické zpracování písemností
Dnes je samozřejmostí, že veškerá korespondence se vyřizuje na počítačích, které se
staly každodenním pracovním prostředkem. Proti psacím strojům poskytují možnost snadných
oprav a úprav.
Textový editor umožňuje provádět korektury:
– obsahové (přidávání, přesun a vynechávání slov, vět, odstavců);
– pravopisné;
– strojopisné (oprava překlepů);
– formální (změna druhu a velikosti písma, změna řádkových roztečí,
zvýrazňování částí textu, dělení, spojování a předsun odstavců, posun částí textu
Práci usnadňují překladové slovníky, korektor pravopisu, synonymický slovník a jiné
funkce textového editoru
Využívá se programů elektronické podoby zpracování písemností.
18.2.1 Internet
Normy pro psaní písemností se vztahují na e-maily, které se používají jako oficiální
nebo obchodní dopis. Pro úpravu e-mailové korespondence platí stejné zásady jako pro dopisy
zasílané poštou. Je však nutné, mít na zřeteli technické vybavení adresáta. Nepoužívá se dělení
slov, protože lámání řádků se řídí softwarem příjemce a je přizpůsobeno velikosti písma.
Na odesílání přílohy a kopie jsou v elektronické poště vyhrazeny speciální položky pro
jejich zadání. Pokud je v e-mailu nastaven automatický podpis, zakončení se vypisuje
automaticky jako celek. Obsahuje např. jméno a příjmení odesílatel, název a adresu odesílající
instituce a kontaktní údaje, popř. odkaz na adresy internetových stránek.
K odeslání písemností se užívá i fax.
18.2.2 Fax
Výhodou předávání informací pomocí faxu je rychlost a spolehlivost přenosu textů,
černobílých obrazových předloh, grafů, map apod. Jde-li o důležitý dopis, lze ho poslat napřed
faxem, aby jej adresát obdržel co nejdříve, a poštou zaslat originál s vlastnoručním podpisem –
fax je kopie.
18.3 Document management systém
Systém pro správu dokumentů DMS (Dokument Management Systém), méně EDM
(Electronic Dokument Management), je sofistikovaný počítačový systém určený ke správě
elektronických dokumentů (vznikly elektronicky) nebo digitalizovaných papírových
dokumentů, tj. např. dokumentů převedených do digitální podoby skenováním.
Jedná se o standardní, případně individuálně vytvořené elektronické systémy nabízené
trhem, které jsou aplikovatelné bez ohledu na velikost subjektu a jeho zaměření, tj. např. počet
uživatelů, objem dat a systém jejich zpracování, způsob vzniku dokumentů, rozsah jejich správy
atp. Cenově se pohybují v řádech desítek tisíc až stovek miliónů a realizace předmětných
systému se časově odvíjí od výše uvedených aspektů, mluvíme o týdnech, ale také měsících
nebo letech.
62
Obecně probíhá realizace – zavádění DMS podle následujícího scénáře:
1. analýza (zjištění potřeb zákazníka, dodavatelsko-odběratelské vztahy, informační toky,
systém korespondence atd.),
2. optimalizace procesů (řešení představující optimalizaci a zefektivnění procesů v souladu
s potřebami zákazníka),
3. výběr systému DMS (výběr adekvátního systému – DMS pro vlastní realizaci),
4. implementace DMS (zavedení systému),
5. školení uživatelů (systémové školení uživatelů i administrátorů),
6. vyhodnocování provozu (periodické vyhodnocování provozu, operativní úpravy, informační
servis dalšího rozvoje).
Elektronickou správou dokumentů rozumíme komplexní proces počínající vytvořením,
přijetím dokumentu v jakékoliv formě, jeho další distribuci, vytěžení, připomínkování,
půjčování, skartování atd.
Jedním z nejdůležitějších faktorů, které ovlivňují přípravu, zavádění a následně
funkčnost DMS, je lidský faktor. Často představuje více než 50% podíl na úspěšnosti vlastního
systému.
63
19. Firemní kultura
Firemní kultura, potažmo podniková kultura, je souborem hodnotových představ a
norem chování, který je obvykle produktem managementu podniku a ovlivňuje základní postoje
zaměstnanců ve všech oblastech života.
Je fenoménem, který představuje prostředí, ve kterém se odehrávají veškeré firemní procesy.
Charakterizuje danou společnost, je pro ni typická, vytváří mantinely pro pracovní prostředí.
Vychází z historie firmy, odráží cíle a prostředky, kterými se řídí.
Nedílnou, významnou a nezastupitelnou součástí firemní kultury je korespondence ve
všech formách, určení i způsobech realizace. Patří k vyspělé firemní kultuře, že celý podnik
používá v elektronické korespondenci stejnou grafiku. To znamená:
– fonty stejné velikosti, druh a barvy stejné jako v dopise
– jmenovky pod dopisem mají všichni pracovníci ve stejné struktuře.
Firemní kultura spoluvytváří image organizace, je součástí jejího duchovního majetku a
přispívá k vylepšení goodwillu. Je odrazem kulturnosti firemního prostředí, vyspělosti
organizace i jednotlivých pracovníků, pro které je vizitkou. Je zpravidla prvním poznatkem,
který o organizaci získáme nebo s kterým se setkáváme.
Firemní kultura ovlivňuje firemní strategii a měla by podporovat i dosažení firemních
cílů. Může se stát nástrojem pracovní motivace, může tak mít i vliv na úspěch či neúspěch
společnosti, firmy, instituce.
Zahrnuje
–
–
–
–
–
jak firma a její pracovníci působí navenek,
jaké jsou vztahy mezi zaměstnanci,
jaké panuje klima ve firmě,
co se považuje za klady a za zápory,
jaké hodnoty sdílí většina pracovníků.
Firemní kultura je soustava sdíleného přesvědčení, postojů norem a hodnot existujících ve
firmě. Není tím myšleno jenom stanovení pravidel jednání, formální podoby korespondence,
nebo styl oblékání zaměstnanců. Jde o více: jde o vnitřní vnímání a postoje zaměstnance firmy
ke společnosti a skutečnostem, které se týkají firmy.
Má pečovat o životní podmínky lidí ve firmě. Má za úkol vytvořit takové pracovní prostředí,
které umožní nasměrovat co nejvíce lidské energie, talentu a kreativity pro dosažení společných
firemních cílů a spokojenosti zákazníků firmy.
64
20 Stylistická, jazyková a gramatická problematika
Několik rad ke stylizaci písemných dokumentů.
Každé slovo vybíráme pečlivě, neopakujeme příbuzná slova:
Lépe:
Objednávky adresujte na uvedenou adresu.
Objednávky zasílejte na uvedenou adresu.
Lépe:
Veškeré výrobky jsou vyrobeny z kůže
Veškeré výrobky jsou zhotoveny z kůže.
Žádost o stavební povolení.
Žádáme o stavební povolení ke stavbě garáže.
Lépe:
Žádost o stavební povolení
Máme možnost vybudovat na blízkém pozemku garáž … . Žádáme proto o povolení
k její stavbě.
Oslovení:
Oslovujeme v pátém pádě (vokativu). Rozlišujeme 5 různých koncovek a pro správné oslovení
musíme znát příjmení v 1. pádě.
Vzor
předseda: Svoboda – Svobodo!, Bláha – pane Bláho!, Neruda – pane Nerudo!
soudce:
obhájce – pane obhájce!, zástupce – pane zástupce!, Srdce – pane Srdce!
chlapec:
poslanec – pane poslanče!, Adamec – pane Adamče i Adamci! Znalče!, letče!
pán:
Hrabale!, Párale!, Skopale!, ale i Zinku, Ludvíku, Bedřichu, Bulíku!
muž:
Aleš pane Aleši i Alši!, pane Valiči!, pane Cvikýři!, pane Mosazi.
Nesklonná jména:
pane Havlů, Matušů, Janků, Janů, Petrů.
Velká písmena:
● Obyvatelé obcí, měst, států, kontinentů
Čech, Středočech, Moravan, Ital Američan, Jihoevropan, Evropan, Slezan, Pražan
ale
antropologické skupiny – běloch, černoch, indián
● zeměpisné názvy a přesné názvy městských částí
Znojmo, Podyjí, Jihomoravský kraj, kraj Vysočina, Jihlavsko, Jižní Amerika, Malá Strana
Kutná Hora, Spojené státy americké, Evropa, Mariánské Lázně, Česká republika
ale
ostrov Sv. Tomáše, Nové Město (pražské), Královo Pole, řeka Svatého Vavřince
● ulice, náměstí, sady, nábřeží
U Bílé hlíny, Za Školou, Sedmnáctého listopadu, U Zvonku, U Lesíka, Na Strži, Horní náměstí,
náměstí Pod Platany, sady Kapitána Jaroše
● instituce, školy, úřady
Národní knihovna, Česká televize, Vysoká škola ekonomická, Filozofická fakulta Masarykovy
univerzity, Evropská unie, Akademie věd, Karlova univerzita
ale
65
Městský úřad ve Znojmě, Obecní úřad v Bítově, Základní škola Prokopa Diviše, Střední
odborné učiliště potravinářské Praha, Domov mládeže v Říčanech u Prahy
● významné stavby, restaurace
Pražský hrad, Hrad (v Praze), Španělský sál, Národní divadlo, Národní muzeum, kaple
Betlémská, Divadlo na Vinohradech, Fakultní nemocnice Na Bulovce
ale
hospoda U Kalicha, hospoda U Fleků, hospoda U Zlatého hada
● významné dny, dokumenty
Nový rok (l. ledna), Vánoce, Velikonoce, Štědrý den, Den české státnosti, Den vítězství, Listina
základních práv a svobody, Sbírka zákonů, Ústava České republiky
ale
občanský zákoník, zákoník práce, živnostenský list.
Používání interpunkční čárky v textech
Vynechání čárky může velmi změnit obsah věty.
Čárkou oddělujeme:
– větu hlavní od věty hlavní,
– větu hlavní od věty vedlejší,
– větu vedlejší od věty vedlejší,
– větu vedlejší vloženou do jiné věty.
Čárka v souvětí souřadném:
Čárku píšeme:
– mezi větami hlavními
– následují-li za sebou beze spojky
– jsou-li spojeny spojovacími výrazy, které mají jiný význam než slučovací
(ale, však, přesto, nebo neboť, proto tedy) nebo dvojicemi spojovacích
výrazů (jednak – jednak)
Zboží dodáváme v krátkém termínu, dopravu zajišťujeme.
Zboží zašlete do deseti dnů, nebo zakázku zrušíme.
Čárka se nepíše před a mezi větami hlavními. Jsou-li dvě věty hlavní spojeny spojkami a, i ani,
nebo ve významu slučovacím, čárku mezi nimi nepíšeme.
Očekáváme vaši objednávku a těšíme se na spolupráci s Vámi.
Stížnost jsme obdrželi dnes ráno a ihned jsme ji přešetřili.
Čárka se píše před a, nebo musejí mít opravdu význam slučovací. Spojka nebo má význam
slučovací, jde-li nabídku ze dvou možností.
Cenu objektu jsme snížili, a přesto se neprodal.
Smlouvu je třeba projednat osobně, a proto Vás zveme k návštěvě u nás.
Jestliže má spojka a význam. Odporovací (můžeme ji nahradit spojkou ale) nebo když za ní
následuje spojka odporovací (přece, přesto) nebo spojka důsledková (tedy, proto, tak, tudíž),
čárku před a píšeme.
Již dvakrát jsme Vás upomínali, a (ale) dosud jste fakturu neuhradili
Výrobu jsme v letošním roce rozšířili, a přece jsme všechny zákazníky neuspokojili.
66
Čárka v souvětí podřadném
Čárku píšeme:
- ve spojení hlavní a vedlejší věty
Pro reklamní agentury je největším problémem, aby přesvědčily klienty, že reklamu potřebují.
Jsme přesvědčeni, že uspokojíme Vaše požadavky, a očekáváme Vaši brzkou zprávu.
Čárka se nepíše:
- pokud jsou dvě věty závislé na stejné větě hlavní a jsou-li spojeny spojkami, a, i, ani,
nebo v poměru slučovacím.
Doufáme, že vám toto zdůvodnění postačí a že pochopíte naši situaci.
Hlavní v. ,
první vedlejší věta
druhá vedlejší věta
Čárka před spojkami jako, než
Čárku píšeme, jen když za nimi následuje věta. V ostatních případech před ně čárku neklademe.
Předkládali další požadavky, jako kdyby jednání chtěli protahovat.
Tuto zásadu je třeba realizovat jako podmínku pro vstup do Evropy.
Vložené věty
Vedlejší věta vložená do věty hlavní nebo do věty vedlejší se z obou stran odděluje čárkou.
Jsme si jisti, že soubor pohlednic, který jsme Vám poslali, udělá radost Vám i Vašim blízkým.
Ve větě jednoduché se nepíše čárka
Jsou-li složky několikanásobného větného členu spojeny spojkami, a, i, ani, nebo ve významu
slučovacím.
Zprávu Vám podáme telefonicky nebo e-mailem.
Přednášky ani zájezdy v současné době nepořádáme.
Čárku píšeme:
- jestliže za sebou následují složky beze spojky,
- jsou-li spojeny spojkami, které mají jiný význam než slučovací.
Služby poskytujeme rychle, spolehlivě, kvalitně
Vedení firmy získalo zdatné, vzdělané, iniciativní pracovníky.
Zájezdy k moři jsou cenově výhodné, a proto vyhledávané.
Práce asistentky je nejen zajímavá, ale i náročná.
Přívlastek
Volný – informace, kterou vyjadřuje, není podstatná, můžeme ji vypustit.
Inzerát je textové oznámení v novinách či časopisech, umístěné na vyhrazeném místě.
Těsný – neoddělujeme čárkou, jeho vypuštěním se mění smysl věty.
Vstupenky zakoupené v našem předprodeji můžete vrátit. (Pouze ty vstupenky, které jste koupili
v našem předprodeji, můžete vrátit.)
Vyhotovte leták propagující zajímavou školní kulturní akci.
Postupně rozvitý – neoddělujeme čárkami, určující přívlastek je nejblíže odstavnému jménu,
který je postupně rozvíjen dalšími.
Nabízíme příjemnou týdenní zahraniční dovolenou. Tento nový tříletý studijní obor jsme otevřeli
v loňském roce.
Několikanásobný přívlastek – oddělujeme čárkami, můžeme je uvést v jakémkoliv pořadí,
smysl zůstává stejný.
Dědická, domovní, darovací, silniční daň se bude od příštího roku zvyšovat.
Oslovení
Za oslovením na začátku dopisu píšeme vždy čárku, uvnitř textu se oslovení odděluje čárkami
z obou stran.
Věříme, Vážení přátelé, že se dostavíte včas.
Dovolte, paní Kuchařová, abych Vám vyslovil soustrast.
67
Přílohy
Příloha č. l
Normy, vyhlášky, zákoníky a Pravidla českého pravopisu
Povinná literatura:
ČSN 01 6910:2007 Úprava písemností zpracovaných textovými editory, Český normalizační
institut, 2007
KULDOVÁ, O. – FLEISCHMANNOVÁ, E.: Jak psát obchodní dopisy a jiné písemnosti,
Praha, Fortuna, 2001
GAFRONOVÁ, J. – BEČKA, J. V.: Stylizace obchodních dopisů, Praha, SPN, 1993
Doporučená literatura:
KROUŽEK, J. – KULDOVÁ, O.: Písemná a elektronická komunikace 3. Praha, Fortuna, 2007
OLCHAVOVÁ, J. a kol.: Písemná a ústní komunikace. HYL, s.r.o., 2010.
ISBN 978-80254-6427-4
NOVÁK, J., KONŮPEK, J., MACHÁČKOVÁ, J.: Úprava dopisů a tabulek na PC a psacích
strojích u státní zkoušky. STÚ, Praha,1998
PRAVIDLA ČESKÉHO PRAVOPISU, školní vydání, Praha, Fortuna 1999
Souvisící zákony a vyhlášky:
Zákon č. 29/2000 Sb., o poštovních službách a o změně některých zákonů (zákon o poštovních
službách)
Zákon č 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů
Při zpracování dokumentu jsou využity referenční dokumenty. U datových odkazů platí pouze
citovaná vydání. U nedatovaných odkazů platí poslední vydání referenčního dokumentu (včetně
změn).
ČSN ISO 2145: 1997 Dokumentace – Číslování oddílů a pododdílů psaných dokumentů
ČSN ISO 31-0: 1994 (01 1300) Veličiny a jednotky. Část 0: Všeobecné zásady
ČSN ISO 3166-1: 1999 (97 1002) Kódy pro názvy zemí a jejich částí. Část 1: Kódy zemí
ČSN ISO 8601: 2005 (97 9738) Datové prvky a formáty výměny – Výměna informací –
Zobrazení data a času
ČSN EN 13619: 2003 (76 0301) Poštovní služby – Zpracování zásilek – Optické vlastnosti pro
zpracování psaní
ČSN EN 14142-1: 2003 (76 0401) Poštovní služby – Databáze adres – Část l: Složky
poštovních adres
Souvisící normy:
ČSN 50 6406: 2001 Obálky a velké tašky
ČSN ISO 11180: 1996 Poštovní adresování, Poštovní podmínky, s. p. Česká pošta
ČSN 88 4674: 2000 Dopisnice a pohlednice
ČSN 88 0410: 2004 Korekturní znaménka pro sazbu – Pravidla používání
68
Příloha č. 2
Zkratky akademických titulů
Zkratky akademických titulů absolventů vysokoškolského studia ve studijních
programech bakalářských a magisterských, zkratky jednotlivých kategorií vysokoškolských
učitelských akademických pracovníků se píší před křestní jméno adresáta. Zkratky titulů
akademických se píší s velkým počátečním písmenem, ostatní s malým počátečním písmenem.
Mezi zkratkami dvou titulů se vynechává pouze mezera (nepíše se čárka ani „a“). Při souběhu
zkratky akademického titulu a zkratky označující kategorii vysokoškolského učitelského
akademického pracovníka je zkratka akademického titulu na druhém místě, zkratky většího
počtu akademických titulů se řadí v opačném pořadí jejich získání. Zkratky akademických titulů
absolventů studia v doktorských studijních programech, jakož i zkratky vědeckých hodnotí,
udělovaných podle dřívějších právních předpisů, se píší za příjmení, odděleny od něho čárkou.
Zkratky akademických titulů
Bc. (bakalář)
Mgr. (magistr)
BcA. (bakalář umění)
MgA. (magistr umění)
PhDr. (doktor filozofie)
ThDr. (doktor teologie)
PaedDr. (doktor pedagogiky)
PharmDr. (doktor farmacie)
MUDr. (doktor veškeré medicíny)
MSDr. a MDDr. (doktor zubního lékařství)
MVDr. (doktor veterinární medicíny)
JUDr. (doktor veškerých práv)
RNDr. (doktor přírodních věd)
Ing. (inženýr)
Ing. arch. (inženýr architekt)
Zkratky jednoho slova
začátkem
p. (pan, pánové)
sl. (slečna)
br.(bratr)
s. (sestra, stránka)
č. (český)
č., čís. (číslo)
r. (rok), v. (viz)
str. (stránka)
roč. (ročník)
zák. (zákon)
začátkem
zvl. (zvláště)
pod. (podobně)
event., event. (eventuálně)
resp. (respektive)
ml. (mladší)
st. (starší)
jun. (junior)
sen. (senior)
pozn. (poznámka)
zač. (začátek)
začátkem a koncem
pí (paní)
fa (firma, faktura), fy
fě, fu, fou
bří (bratří)
ca, cca (circa)
bto (brutto)
dto, dtto (detto)
ks (kus)
Zkratky dvou nebo více slov
psané zvlášť
a. s. (akciová společnost
s. r. o., spol. s r. o.
(společnost s ručením omezeným)
t. r. (tohoto roku
t. m. (tohoto měsíce)
m. r. (minulého roku)
m. m. (minulého měsíce)
v. r. (vlastní rukou)
P. F. (pour féliciter – pro štěstí)
P. S. (post scriptum)
psané dohromady
tj. (to je)., tzv. (tak zvaný)
tzn. (to znamená), atd. (a tak dále)
mj. (mimo jiné), aj. (a jiné)
a pod., apod. (a podobně)
atp., atpod.. (a tak podobně
např., kupř. (například, kupříkladu)
popř. (popřípadě)
čj., č. j. (číslo jednací)
čp., č. p. (číslo popisné)
69
Příloha: č. 3
Adresy
Městský úřad Praha 10
Odbor sociální péče
pí Kafková Jana
Boloňská 1
109 00 PRAHA 10
Vyšší odborná škola sociálně právní
studijní oddělení
Mgr. Kosová
Jasmínová 37a
106 00 PRAHA 10
Vážená paní
Mgr. Jana Strnadová
Obchodní akademie
Veleslavínská 8
160 00 PRAHA 6
Vážený pan
MVDr. Jiří Kuchař
Zelená 15
102 00 PRAHA 10
Vážená paní
PhDr. Zuzana Vlčková, CSc.
u p. Berana
Na Petynce 36
110 00 PRAHA 1
Vážený pan
Jaroslav Zeman
DALFA – telekomunikace
spol. s r. o.
obchodní referát
nám. Míru 5
701 00 OSTRAVA 1
SALKO, a. s.
závod Ječmínek
sklad obalů, pí Antonová
463 41 DLOUHÝ MOST
Vážený pan
JUDr. Pavel Smutný
advokátní kancelář
Jabloňová 56
460 00 LIBEREC 12
Advokátní kancelář
JUDr. Pavel Smutný
Jabloňová 56
460 00 LIBEREC 12
Firma
Michala Imricha
Č. p. 56
561 85 ČESKÁ RYBNÁ
Český telekomunikační úřad
odbor pro oblast Praha
poštovní přihrádka 02
225 02 PRAHA 025
Český telekomunikační úřad
Odbor pro oblast Praha
Poštovní přihrádka 135
225 02 PRAHA 025
Herrn
Dipl. – Ing. Ludwig Runge
Laubstr. 7a
D-5340 BAD HONNEF
DEUTSCHLAND
Messrs Coverdale & Co
235 Gosford BLVD
NORTH YORK, ONTARIO
M3a 2WS
CANADA
Profesor
Derek Roberts
University of Technology
45 Richmond Road
CAMBRIDGE
PB2 6EF
GREAT BRITAIN
poste restante
320 07 PLZEŃ
70
Příloha č. 4
Žádost
DELTA, a. s., 140 00 Praha 4, Jesenická 2012/23
VÁŠ DOPIS ZN:
ZE DNE:
NAŠE ZN:
KONGRESOVÉ CENTRUM
Ing. Josef Kudrna, vedoucí střediska
Smetanova 175
140 00 PRAHA 4
VYŔIZUJE:
TEL.:
FAX:
E-MAIL:
Mgr. Veselá
246 456 789
DATUM:
09.07.2012
[email protected]
Žádost
Vážený pane inženýre,
z vašich internetových stránek jsme se dozvěděli o volné kapacitě sálu vašeho Kongresového
centra.
Žádáme vás o rezervaci sálu pro 50 našich zaměstnanců v termínu
15. – 17. září 2012 od 8:00 hod. do 18:00 hod. (každý den
k proškolení důchodové reformy. Rádi využijeme i vaší nabídky občerstvení.
Potvrzení rezervace očekáváme nejpozději do 20. 7. 2012. Bude následovat závazná
objednávka.
S pozdravem
Ing. Petr Zaorálek
vedoucí personálního oddělení
Bankovní spojení,
IČO
DIČ
telefon
71
fax
e-mail
Reg. OR
Příloha č. 5
Objednávka
Vyšší odborná škola sociálně právní
Jasmínová 9, 102 00 Praha 10
Doporučeně
VÁŠ DOPIS ZN:
ZE DNE:
NAŠE ZN:
Penzion u Modřínu
p. Pala, ředitel
326 00 PEC POD SNĚŽKOU
VYŘIZUJE:
TEL.:
FAX:
E-MAIL:
Mgr. Horníková
165 236 789
………
………
DATUM:
09.05.2012
Objednávka č. 75/12
Vážený pane řediteli,
dnes jsme obdrželi e-mailem potvrzení rezervace ve Vašem penzionu.
Rádi využijeme vaší nabídky a závazně objednáváme v termínu od 25. – 27. května 2012
11 dvoulůžkových pokojů pro 20 žákyň a 2 učitelky
1 jednolůžkový pokoj pro řidiče autobusu
polopenzi a wellnes služby od 17:00 do 21:00 hod. denně.
Platba bude provedena v den příjezdu v hotovosti, a to ve výši Kč 750,-- za dvoulůžkový pokoj
a Kč 900,-- za pokoj jednolůžkový. Ostatní služby uhradíme v den odjezdu podle skutečných
nákladů.
Potvrzení objednávky očekáváme do 19. května 2012.
S pozdravem
Mgr. Hedvika Horníková
personální oddělení
Bankovní spojení,
IČO
DIČ
telefon
72
fax
e-mail
Reg. OR
Příloha č. 6 - Urgence
Urgence plavek
Vážení,
podle objednávky čís. 123/11 ze dne 15. listopadu t. r. jste nám měli dodat dětské, dámské a
pánské plavky.
Dosud nám žádná zásilka od Vás nedošla a tím jste nedodrželi dodací lhůtu.
Doba dovolených se rychle přiblíží a naši zákazníci budou projevovat o plavky zvýšený zájem.
Žádáme Vás naléhavě, abyste objednané zboží neprodleně poslali.
S pozdravem
Druhá urgence
Vážení,
do dnešního dne jsme neobdrželi dodávku plavek podle objednávky čís. 123/11 ze dne
15. listopadu t. r.
Žádáme Vás znovu, abyste objednané zboží ihned poslali.
Pokud zásilku nedoručíte do 5 pracovních dnů, zrušíme objednávku a obrátíme se na jiného
dodavatele.
S pozdravem
Odpověď na urgenci
Odpověď na urgenci
Vážení obchodní přátelé,
přijměte prosím naši omluvu za pozdní dodávku plavek podle Vaší objednávky číslo 123/11 ze
dne 15. listopadu 2011 i za těžkosti, které jsme Vám způsobili.
K nedodržení dodací lhůty došlo tím, že jsme neobdrželi včas potřebný materiál pro výrobu
plavek.
Situace by se v příštím období neměla opakovat, přijali jsme konkrétní opatření ke včasnému
předzásobení materiálem.
Věříme, že přijmete naši omluvu i důvod, pro který jsme zboží včas nedodali, a jsme
přesvědčeni, že tato výjimečná situace neovlivní naši dosavadní dobrou obchodní spolupráci.
S pozdravem
73
Příloha č. 7
Motivační dopis
Mgr. Ivana Telková
Tesaříková 56
102 00 PRAHA 10
Tel.: 278 123 456
E-mail: [email protected]
Vyšší odborná škola sociálně právní
Ing. Pecková
Jasmínová 3166
106 00 PRAHA 10
Praha 2012-07-11
Žádost o místo učitelky
Vážená paní inženýrko,
od Vaší kolegyně jsem se dozvěděla, že máte neobsazené místo učitelky psychologie. Ráda
bych se svou prací podílela na dobrém jménu vaší školy, která má mezi veřejností velmi dobrou
pověst.
Pro uvedenou pozici splňuji vaše požadavky. Magisterské studium jsem úspěšně ukončila v roce
2010 na Univerzitě Jana Ámose Komenského v Praze 3, obor.............
Mám několikaletou praxi ve výuce studentů. Psychologii jsem učila na zdravotní škole.
Absolvovala jsem řadu seminářů jako lektor i jako uchazeč o certifikát v oboru, jak je uvedeno
v přiloženém životopise.
Jsem přesvědčena, že bych byla přínosem pro vaši školu. Mám zájem se nadále vzdělávat ve své
profesi a své znalosti a vědomosti si rozšiřovat. Mohu nabídnout svoji loajálnost, organizační
schopnosti, pedagogické zkušenosti, kreativitu.
Věřím, že mé znalosti a zkušenosti odpovídají vašemu očekávání
V současné době jsem na mateřské dovolené, která mně končí v červnu t. r.
Budu velmi ráda, pokud se setkáme osobně. Při pohovoru mohu upřesnit argumenty, které mě
vedou k žádosti o přijetí do vašeho kolektivu.
S pozdravem
(vlastnoruční podpis)
Přílohy
Strukturovaný životopis
Kopie diplomu
3 certifikáty
74
Příloha č. 8
Žádost o místo
Monika Hrušková
Ke stadionu 56
180 00 PRAHA 8
Tel.: 231 456 789
E-mail: [email protected]
Úřad městské části Praha 11
Mgr. Věra Šmídová
vedoucí personálního odboru
Ocelíkova 1
149 41 PRAHA 415
V Praze dne 2. července 2012
Žádost o místo sociální pracovnice
Vážená paní magistro,
inzerátem v tisku ze dne 20. června t. r., hledáte sociální pracovnici do odboru sociální péče. O
nabízené místo mám zájem, protože se domnívám, že splňuji Vaše požadavky.
Absolvovala jsem Vyšší odbornou školu sociálně právní v Praze 10, výborně jsem obhájila
závěrečnou práci. V době studia jsem vykonávala povinnou praxi a v době osobního volna jsem
absolvovala řadu aktivit v oboru, jak uvádím v životopise.
Mám praktické zkušenosti se zpracováním obchodní i osobní korespondenci. Dovedu pracovat
samostatně a se zájmem, na uvedené pozici bych chtěla uplatnit své teoretické i praktické
zkušenosti.
Dobře ovládám anglický a německý jazyk
Nedávno jsme se s rodiči přistěhovali do vašeho obvodu, a proto hledám zaměstnání v blízkosti
svého bydliště.
Budu ráda, když mě pozvete k přijímacímu pohovoru.
S pozdravem
(vlastnoruční podpis)
Příloha
Životopis
Kopie vysvědčení
Kopie vysvědčení o absolutoriu
75
Příloha č. 9
Ukončení pracovního poměru ve zkušební době
Milada Mazáčová
Nad tratí 56
370 05 ČESKÉ BUDĚJOVICE
BETA, a. s.
Ing. Bohdan Vlček
vedoucí personálního oddělení
V Hájích 15
370 05 ČESKÉ BUDĚJOVICE
V Českých Budějovicích 12. října 2011
Ukončení pracovního poměru ve zkušební době
Vážený pane inženýre,
jsem zaměstnaná jako účetní na základě pracovní smlouvy č. … ze dne 1. září 2011 a dosud
jsem ve dvouměsíční zkušební době.
V souladu se zákoníkem práce ruším pracovní poměr ve zkušební době k 15. říjnu 2011.
S pozdravem
(vlastnoruční podpis)
76
Příloha č. 10
Ukončení pracovního poměru dohodou
Dohoda o rozvázání pracovního poměru
Úřad městské části Praha 10
personální odbor
Vršovická 68
101 00 PRAHA 10
v zastoupení Ing. Petra Vlka, vedoucího odboru,
a
Petra Zadražilová, nar. 16. 2. 1978, sociální pracovnice odboru péče o dítě,
uzavírají v souladu se zákoníkem práce tuto dohodu o rozvázání pracovního poměru.
1. Zaměstnanec a zaměstnavatel se dohodli na ukončení pracovního poměru
založeného pracovní smlouvou č. 89/12 ze dne 1. listopadu 2010, a to
ke dni 31. prosince 2012
2. Zaměstnanci nenáleží odstupné
3. Obě smluvní strany s obsahem této dohody souhlasí.
4. Tato dohoda je sepsána ve dvou vyhotoveních, z nichž jedno převezme
zaměstnanec a jedno zaměstnavatel.
Praha 15. prosince 2012
zaměstnanec
zaměstnavatel
77
Příloha č. 11
Ukončení pracovního poměru výpovědí ze strany zaměstnance
Štěpán Strnad
Jiráskova 15
272 00 BEROUN
Tel.: 720 564 522
E-mail: [email protected]
Střední odborné učiliště potravinářské
Ing. Andrea Junková
ředitelka
Libušská 320
140 00 PRAHA 4
V Praze dne 22. listopadu 2011
Výpověď z pracovního poměru
Vážená paní ředitelko,
pracují ve Středním odborném učilišti potravinářském od 2. ledna 2010 podle pracovní smlouvy
č. 456/10 jako odborný učitel.
V souladu se zákoníkem práce ukončuji pracovní poměr výpovědí. Pracovní poměr tedy skončí
dne 31. ledna 2012.
S pozdravem
(vlastnoruční podpis)
78
Příloha č. 12 – Potvrzenka , Plná moc
Potvrzenka
Potvrzuji, že jsem dne 12. listopadu 2012, přijala od svého spolupracovníka Václava
Náročného, bytem Nad strání 45, Praha 10,
částku 20.000 Kč, slovy dvacettisíc korun českých,
na úplné vyrovnání své věřitelské pohledávky.
Na důkaz přikládám ověřený vlastnoruční podpis
Praha 12. listopadu 2012
(vlastnoruční podpis)
Hana Kohoutová
Nad bazénem 5
140 00 Praha 4
-----------------------------------------Plná moc
Já, níže podepsaná Mgr. Petra Vokounová, jednatelka firmy ZUKO, s. r. o., se sídlem
v Brandýse nad Labem-Staré Boleslavi, Vysoká 22, zapsaná v Obchodním rejstříku vedeném u
KS Praha, odd. C, vl. 5656, IČO 456789001, zmocňuji komerčního právníka pana
JUDr. Vlastimila Jirků z komerční kanceláře v Mladé Boleslavi, Pod hradem 9, aby zastupoval
výše uvedenou společnost u Okresního soudu v Mladé Boleslavi ve věci žaloby o úhradu částky
900.000 Kč s příslušenstvím firmou VADETO, s. r. o., Mnichovo Hradiště, Hluboká 45,
zejména aby se zúčastnil všech jednání v této záležitosti, činil potřebné návrhy a opatření
vedoucí k úspěšnému výsledku.
V Praze dne 15. září 2012
(vlastnoruční podpis)
Tuto plnou moc přijímám.
V Praze dne 15. září 2012
(vlastnoruční podpis)
--------------------------------------------Plná moc
Zplnomocňuji moji dceru Ivanu Sládkovou, nar. 15. 12. 1955, bytem Praha 6, Koulová 15,
k převzetí mé mzdy za měsíc červen 2012.
(vlastnoruční podpis)
Drahoslava Beranová
Na Petynce 36
160 00 PRAHA 6
Č. obč. průkazu: ……
79
Download

Elektronická korespondence