Technical Assistance for
Civil Society Organisations
Kosovo Office
PRACTICAL MANUAL FOR
IMPLEMENTING EC GRANTS
FINANCIAL RELATED ISSUES
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN
E GRANTEVE TË KOMISIONIT EVROPIAN
ÇËSHTJET FINANCIARE
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI
NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK
FINANSIJSKA PITANJA
This project is funded
by the European Union
Technical Assistance for Civil Society Organisations (TACSO) is a regional European
Union funded project implemented in IPA countries (Western Balkans and Turkey).
The general objective of the TACSO project is to strengthen the civil society within a
participative democracy, to stimulate a civil society-friendly environment and
culture, as well as to strengthen the overall capacities and accountability of Civil
Society Organisations within IPA beneficiaries, to guarantee the quality of service of
CSOs and a sustainable role of the CSOs in the democratic process.
Asistencë Teknike për Organizata e Shoqërisë Civile (TACSO) është një projekt
rajonal i financuar nga Bashkimi Evropian i zbatuar në vendet e IPA-së (Ballkani
Perëndimor dhe Turqi). Qëllimi i përgjithshëm i projektit është fuqizimi i shoqërisë
civile brenda një demokracije pjesëmarrëse, të nxisë një ambient dhe kulturë
miqësore për shoqërin civile, fuqizimi i kapaciteteve dhe përgjegjësisë së organizatave të shoqërisë civile brenda përfituesve të IPA-së, dhe të sigurohet kualiteti i
shërbimeve të organizatave të shoqërisë civile dhe një rol të qëndrueshëm të
OSHC-ve në procin demokratik.
Tehnička podrška organizacijama civilnog društva (TACSO) je regionalni projekat,
financiran od Evropske Unije, implementiran u IPA zemalja (Zapadni Balkan i
Turska). Cilj TACSO projekta je jačanje civilnog društva u okviru participativne
demokratije, kao i stvaranje podsticajnog okruženja i kulture za civilna društva,
jačanje kapaciteta i odgovornosti organizacija civilnog društva, unutar korisnicima
IPA, kao i obezbeđivanje kvaliteta usluga organizacija civilnog društva i njihove
održive uloge u demokratskim procesima.
Technical Assistance for
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS
FINANCIAL RELATED ISSUES
Prishtina
February 2011
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE
ÇËSHTJET FINANCIARE
Prishtinë
Shkurt, 2011
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK
FINANSIJSKA PITANJA
Priština
Februar 2011
This project is funded
by the European Union
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS
FINANCIAL RELATED ISSUES
Prishtina
February 2011
Production: Rrota, www.rrota.com
Template Design and Layout: Ardian Veliu
Cover Design: Kushtrim Balaj
Contents
FOREWORD........................................................................................................................ 9
1. INTRODUCTION....................................................................................................... 11
2.
1.1.
PROJECT IMPLEMENTATION . ................................................................... 11
1.2.
DOCUMENTS REGULATING PROJECT IMPLEMENTATION............... 11
FINANCIAL PROVISIONS..................................................................................... 12
2.1.
Eligibility of costs . ........................................................................................... 12
2.2.
Grant Payments................................................................................................. 18
2.3.
Accounting principles and Supporting documents . .................................. 21
2.3.1.
Exchange rates (EU and local)................................................................ 23
2.3.2.
Value Added Tax (VAT)........................................................................... 24
2.3.3
Procurement ............................................................................................. 25
2.3.4
Procurement procedures.......................................................................... 27
2.3.5.
Rule of origin . .......................................................................................... 30
2.3.6.
Eligibility rule............................................................................................ 30
2.4.
Amendments to the contract........................................................................... 31
2.4.1.
Amendments through an addendum.................................................... 31
2.4.2.
Modification without contract addendum............................................ 32
ANNEXE 1. PRACTICAL GUIDE ON TAXES IN KOSOVO..................................... 36
INTRODUCTION............................................................................................................. 36
GENERAL INFORMATION ON TAXES IN KOSOVO............................................... 36
What are the types of business entities that can be established in Kosovo?.. 37
What are the taxes on business entities and other organizations?.................. 37
Who is obligatory to Corporate Income Tax?..................................................... 38
Corporate Income exempted from tax................................................................. 38
Are the incomes of an NGO taxable?................................................................... 39
What are the consequences if it’s ascertained that
the income of an NGO is not used for public benefit purposes?..................... 39
Withholding taxes on source for non-resident
persons providing services in Kosovo................................................................. 40
Reporting transactions over 500.00 euros........................................................... 40
Should NGOs declare their income?.................................................................... 40
What is the deadline to submit the annual income tax statement?................. 41
ANNEXE 2. PERSONAL INCOME TAX....................................................................... 41
What is the personal income tax and what
kind of income sources are included?................................................................. 41
Who is the taxpayer on personal income
tax and what is the object of taxation?................................................................. 41
ANNEXE 2a. QUESTIONS-ANSWERS AND
EXAMPLES ON PERSONAL INCOME TAX FROM WAGES................................... 42
What is the gross income from wages?............................................................... 42
Who is required to pay the Personal Income Tax from wages?....................... 42
Who is bound to contribute in Pension Saving Program?................................ 43
How much is the responsibility for contribution
payment on pension saving program?................................................................ 43
When is the deadline to remit pension contributions
into the account of Pension Saving Trust ........................................................... 44
How to calculate pension contributions
and Personal Income Tax from wages?................................................................ 44
What are the obligations of NGOs to
withhold tax at source for rent payments?......................................................... 47
What are the obligations of NGOs, in case
of rent payments for buildings that they use?.................................................... 47
What other procedures an NGO should
follow for withhold tax in source for rent payments?....................................... 48
ANNEXE 2.b. WHAT IS VALUE ADDED TAX?.......................................................... 48
When is the taxable period for Value Added Tax?............................................. 49
When is the deadline to declare VAT?................................................................. 49
What is a Tax Declaration?.................................................................................... 49
Which are the tax declarations?............................................................................ 49
Request for VAT reimbursement ......................................................................... 49
What are the penalties and fines if a person
fails to follow these tax regulations..................................................................... 50
Ascertaining non-withholding and tax
declaration in source in amount of 100.00........................................................... 51
Do I have the right to appeal if I think there
has been an unfair assessment by KTA?............................................................. 51
What if Appeals Division comes with a decision that you disagree with?.... 51
PRACTICAL MANUAL FOR
IMPLEMENTING EC GRANTS
FINANCIAL RELATED ISSUES
Prishtina
February 2011
Disclaimer: The content of this manual is responsibility of the Technical Assistance
for Civil Society Organisations project and do not necessarily reflect the views of
the European Union or the Kosovo Tax Authority. The present Manual does not
have any legal value and should only be used for reference. In case of doubt the
official documents provided by the EC and KTA prevail.
FOREWORD
The general objective of the project Technical Assistance for Civil Society Organizations (TACSO) is to strengthen the civil society within a participative democracy, to stimulate a civil society-friendly environment and culture, as well as
to strengthen the overall capacities and accountability of Civil Society Organisations (CSO) within IPA beneficiaries (Western Balkans and Turkey), to guarantee
the quality of service of CSOs and a sustainable role of the CSOs in the democratic process. The main objectives of the project are: to increase and strengthen
the capacity and actions of CSOs and to improve the democratic role of CSOs.
Important activities under this heading present national trainings focused on
increasing capacities of the CSOs and support their active participation in democratic processes. The main purpose of this manual is to provide advises and tips
about general management of the EU funded Projects; financial management of
the EU funded projects (General conditions of the grant contact) and compliance
with in country legislation – (Kosovo).
This Practical Manual is intended to assist grant beneficiaries in the implementation of their grant projects in financed from EC. This Manual tries to provide
practical information on the implementation and procedures related to financial
management, reporting and accounting in line with EU financial regulation and
Kosovo relevant applicable legislation.
The day-to-day management of your grant project is a challenging and timeconsuming task. In addition to conducting planned project activities, beneficiaries are also responsible for the obligations that are set out in the Special and
General Conditions of the grant contract. This Manual does not in any way replace these obligations, but provides a practical hands-on tool to make your
daily work easier and more efficient: it provides guidelines and advises on questions of general importance to all grant projects co-financed from EC. In case of
discrepancy between this Manual and the Special and General Conditions of the
grant contract, the latter prevail. Further, this manual has taken into consideration the existing guides such as the Practical Guide to Contract Procedures for
EC External Actions (PRAG)1 and EUDAD Implementation guide for Lead Applicants and Partners2.
We do hope that this Manual will be useful to both those who are managing an
EU-co-funded project for the first time as well as those more experienced in this
field.
1
2
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm
www.enpi-info.eu/eastportal/publications/441/Implementation-Guide-for-CIUDAD-Lead-Applicants-and-Partners
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
9
TACSO Kosovo sincerely thanks Fatmir Bytyqi and Naser Prapashtica for their
work in drafting this manual and Nermine Nushi Mahmuti for her contribution
in preparing this document.
TACSO -Kosovo Office
February 2010
10
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
1.
INTRODUCTION
1.1.
PROJECT IMPLEMENTATION
In order to run a project efficiently and to successfully achieve the objectives,
YOUR project has to be managed and administered in an accurate and accountable way. The grant beneficiary has to secure efficient and operational management of the grant project. In addition to this, an accurate handling of the project
accounts is crucial to the project’s success.
After signing the contract with the Contracting Authority, the Applicant, becomes Grant Beneficiary and takes the responsibility for the entire project
including activities carried out by all other partners (if applicable). The Grant
beneficiary is responsible for timely and correct reporting to the Contracting
Authority. Therefore the grant beneficiary should ensure that efficient administrative management and control systems are established within the operation.
The Grant Beneficiary is also responsible for ensuring proper communication
with the partners, ensuring that proper financial management and control procedures are applied and that the EC contractual procedures concerning financial
management and control (audit) as well as procurement, information, communication and visibility activities and rules are respected and observed, also by
the partners.
1.2.
DOCUMENTS REGULATING PROJECT IMPLEMENTATION
The overall project implementation is governed by several key documents:
Contract (General and Special Conditions) and its annexes – this is the actual
grant agreement between the EUD/EC and the beneficiary, and lays down the
terms and conditions for the implementation of the action, terms of funding,
and the requirements for narrative and financial reporting. The following annexes are attached to the grant contract:
- Annex I: Description of the Action
- A
nnex II: General Conditions applicable to European Union - financed grant
contracts for external Actions
- Annex III: Budget of the Action
- Annex IV: Contract-award procedures
- Annex V: Standard request for payment and financial identification form
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
11
- Annex VI: Model narrative and financial report
- A
nnex VII: Model report of factual findings and terms of reference for an
expenditure verification of an EU financed grant contract for external actions.
The above-mentioned documents make reference to the Practical Guide to
Contract Procedures for EC External Actions (PRAG). The PRAG explains
the contracting procedures applying to all EU external aid contracts, such as
issues related to EU procedures for procurement, VAT, eligible costs, etc. It
is extremely important that the Grant Beneficiary reads these carefully before starting implementation and adheres to the procedures described in
it during implementation. The PRAG is available at the following website:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm
2.
FINANCIAL PROVISIONS
2.1.
Eligibility of costs
Eligible costs are expenditures that are allowed as project costs. A critical concept for all project managers is to be aware that all expenditures must be considered ‘eligible’. Only ‘eligible costs’ can be financed from the grant.
Project costs that you can consider to be eligible have to be:
To be considered eligible, expenditures must:
Have actually been made by the beneficiary (applicant and/or partners) during the
implementing period;
Considered necessary for carrying out the project, i.e. approved and presented in
Annex III - Budget of the action of the Grant Contract or reallocations agreed via a
contract addendum and/or approved contingencies utilisation;
Be contractual obligations approved and signed during the implementation period;
audit costs are also eligible (though paid upon completing the audit, i.e. after contract
expiry date);
Be recorded in the accounts or tax documents of the Beneficiary (applicant and/or
partners).
They have to be verifiable (to have documents that represent evidence of project
documentation such as: all types of bills made for the project purposes, airplane ticket
stubs, salary accounts, etc.) and be backed by originals of supporting documents
12
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
A distinction is made between:
- Eligible direct costs
- Eligible indirect costs
Eligible direct costs
The eligible direct costs can include:
Budget line 1. Human resources
Budget lines 1.1. Salaries of Beneficiary and partners within the country and
1.2. salaries (for international/regional experts). The costs of staff assigned to
the action apply to persons that have a regular contractual agreement with and
receive a salary from the beneficiary and/or partners.
These costs correspond to (actual) gross amount (i.e. net salaries plus social security charges and other remuneration-related costs). Please note that salaries
and related costs should not exceed those normally borne by the beneficiary. In
case payments of salaries to staff do not go through the project bank account
(in many countries this is legally impossible for municipalities), the project will
need to prove payment of the staff through official salary slips for the months
charged to the project. (Please refer also to Annexe 2 on Personal Income tax in
Kosovo)
Budget line 1.3. Per diems for mission/travel
Per diems
When staying overnight, most often staff assigned to the action (project) and/or
experts will be provided with a per diem (flat-rate), from which accommodation, meals and local transport and other expenses should be covered. Per diems
must be in line with the maximum allowed and must not exceed the scales published by the EU at the time of contract, for the respective country. The list of
maximum per diem rates at the time of signing the contract can be found at web
site: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm.
Please note however that subsistence costs are not allowed to be paid to staff assigned to the action or experts through flat-rate reimbursement if no overnight
stay is made.
Direct payment of accommodation and subsistence costs (i.e. not using the per
diem system), accordingly to national/internal rules, is in any case allowed.
Sometimes the Beneficiary (or its partner) might choose not to pay per diem
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
13
to staff but pays directly itself for accommodation costs of staff (or experts) assigned to the action. Such accommodation costs are eligible costs and can be
charged to the project. Subsistence costs (meals, local transport etc.) are eligible
costs. Please note however that in such a case the accommodation and subsistence costs cannot be higher than the official per diem rate.
Of course your project can provide for meals and local transport for participants
(including staff and experts) in workshops etcetera if this is foreseen and included in your project’s budget in the relevant budget line.
In practice, the Contracting Authority is not imposing a rule and beneficiaries
and their partners should apply their own rules and procedures with their staff
or experts. In any case:
If overnight is necessary then real costs are to be indicated and these are eligible
up to the maximum published per diem rate at the time of signing the contract.
Budget line 2. Travel
As a general rule, for international travel (budget line 2.1.) the most economic
way of transport must be used, i.e. economy class air fares, second class train
fares (for international travels) etc. All the travel costs have to be documented so
that the eligibility of the costs can be certified (ticket receipt and boarding passes
for air travel, receipt and ticket for train travel, etc). Costs relating to travel visa
are eligible only if supported by invoices. Cost related to entry and/or exit tax
are also eligible, a copy of stamp (in the passport) is necessary.
Local travel (budget line 2.2.) is meant for travel in-country. This can cover air
travel (if applicable) or train travel (in which case the same rules apply as mentioned under 2.1.). Often this budget line is used for local public transport such
as bus, metro, as well as taxi and/or entity or private car. For public transport,
the tickets should be kept in the project administration, for taxi a receipt is needed mentioning date, route and amount paid. For utilisation of Beneficiary (or
Partner) owned car or private cars, please refer to your Contracting Authority
for advice (normally this is included in office running costs, budget line 4).
Budget line 3. Equipment and supplies
In case of renting a vehicle (budget line 3.1.), the invoice and proof of payment
(receipt) should be kept in the project administration. Purchase of a car is only
allowed if specifically mentioned in the project as activity and in the approved
budget to meet project results (for example: car for outreach work of social workers, etc.) and proper procurement procedures should be followed.
14
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
For budget lines 3.2. (equipment/furniture), 3.3. (machines, tools), 3.4. (spare
parts) and 3.5 (other, to be specified), costs are eligible that are identified in the
approved budget. Procurement of equipment and supplies neutral and clear
technical specifications are to be prepared. The full procurement procedure,
contract, invoice and proof of payment, provisional/final acceptance, certificate
of origin etc., should be kept in the project administration.
The single tender procedure is to be applied if the annual budget is under 10.000
Euro. Between 10.000 Euro to 200.000 Euro, a competitive negotiated procedure
is to be utilised. If the budget is more than 200.000 Euro an open tender procedure (local or international accordingly to budget) is to be organised, and you
should contact the Contracting Authority for advice (refer to part 2.4 Procurement for more information).
Budget line 4. Local office
Budget line 4.1. (vehicle costs) concerns costs related to using (project) vehicles or beneficiary/partner owned cars, and costs such as car insurance, parking
costs and fuel may be included in your budget. These costs should be supported
by proof of payment, in case of car insurance also an invoice and these should
be kept in the project administration.
Office rent costs (budget line 4.2.), if approved, are eligible costs. Besides the
invoice and proof of payment, also a rental contract is advised to be kept in the
project administration (in case of renting office space).
Office running costs including supplies (budget line 4.3.), if approved, are eligible
costs and purchasing of these should be supported by invoice and proof of payment.
Other running costs including services (telephone/fax, heating, electricity, maintenance) and any other utility, if approved, are eligible costs and purchasing of
these should be supported by invoice and proof of payment.
Generally the above project running costs are managed via petty cash (if possible, even this should be managed through bank transactions).
Budget line 5. Other services
Budget lines 5.1, 5.2, 5.4
Costs for other services are paid on the basis of service contracts and against invoices to external service providers who are sub-contracted to carry out certain
tasks of the operation (e.g. studies and surveys, translation, evaluation, management or audit of the operation if sub-contracted, conference/workshop or-
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
15
ganisation, production of visibility materials etc.).. Procurement rules must be
observed in selecting a company or individual to provide external expertise, or
carry out the assignment. Please ensure that terms of reference are drafted for
the services to be provided.
All experts that are included in the project and are not having a regular contract
with the beneficiary may be included in budget line 5. Terms of reference should
be drafted for such experts and a transparent recruitment process should be followed, resulting in a contract. Experts should provide timesheets and mission
reports and will be paid on the basis of invoices submitted.
Budget line 5.3. (expenditure verification) concerns the costs for the audit of the
project. As the auditor has been identified and included in the Contract with the
CA prior to its signature, no procurement procedure is needed in this case.
Budget line 5.5. (translation/interpretation) is meant for translation and interpretation requirements for the project. These costs should not be included in
budget line 1, unless an interpreter/translator is under regular contract with and
receives regular salary from the Functional Lead and/or the Applicant 2 or one
of the partners. A contract should be signed, and payments should be made on
the basis of invoices (and timesheets in case of interpretation). Please make sure
to obtain a proof of payment (receipt). In terms of large interpretation/translation assignments it is advised to receive three quotations from different providers, even when the single tender procedure can be followed.
Budget line 5.6. covers costs of financial services. Typically these include costs of
bank transfers, as well as costs of withdrawal of funds and commission paid for
exchanging currencies (if applicable). The proof of these costs should be shown
in supporting documents (typically bank statements, or receipt showing commission paid).Usually only costs for international transaction are eligible under
this sub heading (check with your Contracting Authority).
Budget line 5.7. covers costs of conferences and seminars. These typically include costs such as renting of premises and equipment, catering, printing, etc.
Payments are made on the basis of contract and invoices from external providers selected accordingly to appropriate procurement procedures.
Budget line 5.8 visibility costs. These include costs for the proper and adequate
visibility of the project. It may be visibility events such as press conferences
concerning the project, posters, leaflets and other visibility tools that are needed
to be published. For more info on this, please refer to the Communication and
Visibility Manual for EU external Aid that can be found at this web:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm
16
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
Budget line 6. Other
Other costs, not specifically mentioned under the other budget headings can be
charged here, given that they have been identified in the approved budget in this
budget line and concern eligible costs. Also in this case proof of payment and invoices are mandatory, and single tender procedures can be followed for amounts
under 10.000 Euro. Under this budget line typically works and re-granting are
included. Since this line is for other approved costs, we kindly ask you to contact
your CA specifically to assist you in how to manage this budget line.
Budget line 8: Contingency reserve
The provision for contingency reserve, up to a maximum of 5% of eligible direct
costs, as mentioned in the budget attached to your Contract can be used only with
the prior written authorisation of the Contracting Authority3. Typically this budget
line is used when you run into costs that you did not foresee when writing the proposal, need additional activities that were not foreseen and/or reinforcement of other budget lines. Remember that Contracting Authority approval a priori is a must.
Eligible indirect costs (Administrative costs)4
Budget line 10: Administrative costs
All structural and support costs of an administrative, technical and logistical
nature (office utilisation, mail, fax, phone, copying costs, consumables, etc.)
which are cross-cutting for the operation of the beneficiary’s body’s various activities and cannot therefore be booked in full to the action for which the grant
is awarded, because this grant is only one part of those (beneficiary’s) activities
can be used from this budget line. Budget line 10 can be used to cover such costs
as indirect costs, up to the amount in the budget attached to your grant contract.
These indirect costs do not have to be supported by accounting documents5.
However, it is advised for the project to charge the administrative costs on a
monthly basis, so that the actual direct costs will be reflected in the project accounts at any given time. To do so you simply have to apply the following mathematical formula: x% * eligible costs for the period concerned (x being the percentage approved and as indicated in your contract).
Ineligible costs
There are a number of specific costs that are not eligible for the project. This
General Conditions, art. 14.3.
Administrative costs: usually they are known as overhead as well
5
General Conditions, art. 14.4.
3
4
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
17
means that if you incur any of these costs, these are not allowed to be paid from
project funds.
Examples of ineligible costs are6:
- D
ebts and provisions for losses or debts;
- I nterest owed;
- I tems already financed in another framework or project;
- P
urchases of land or buildings, except where necessary for the direct implementation of the action, in which case ownership must be transferred to the
final beneficiaries at the end of the action;
- C
urrency exchange losses;
- I n-kind contributions;
- T
axes, including VAT, unless the beneficiary (or the beneficiary’s partners) can
show it cannot reclaim them and the applicable EU regulations do not forbid
coverage of taxes. This implies that the beneficiary (Functional Lead and/or
the Applicant 2 and partners) should be able to submit supporting documents
that proof that VAT cannot be reclaimed. This can for example be in the form
of a letter from the country’s authority responsible for VAT issues stating so,
or statement by the auditor that VAT cannot be reclaimed (citing relevant legislation/regulation). It is strongly advised that obtaining VAT exemption is
arranged by the grant beneficiary (or the beneficiary’s partners) as early as
possible after signing the contract with the EU;
- C
redits to third parties.
If any of the above-mentioned ineligible costs are incurred then the beneficiary
(or the beneficiary’s partners) will need to cover these from own resources. They
should not be included in the financial report(s). Any non-eligible costs which are
found in the report(s), particularly in the final report, will be deducted from the
total project costs, reducing therefore the requested EU contribution accordingly.
2.2.
Grant Payments
Grant projects financed under the IPA or other similar EU instruments are usually paid under Option 2 (Actions with an implementation period of more than 12
months and where the financing provided by the CA is more than € 100,000.00)
in the following way7:
6
7
General conditions, art. 14.6.
In accordance with Special Conditions article 4 and General Conditions article 15.
18
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
• A
n initial pre-financing instalment of max. 80% of the estimated contribution
of that part of the estimated budget for the first 12 months financed by the EU
(Contracting Authority). This amount will be paid to the beneficiary within
45 days upon signing of the contract/request of payment submission to the
Contracting Authority.
• F
urther pre-financing instalments of the amount specified in article 4 of the
Special Conditions and designed to normally cover the beneficiary’s financing needs for each 12 month period of implementation of the action. These
instalments will be paid to the beneficiary within 45 days of the Contracting
Authority approving an interim report accompanied by a request for payment (see Annex V for template). This means that if your project lasts between 12 and 24 months you will have to submit an interim report and will
receive further pre-financing instalments besides the initial instalment, up-to
maximum 90% of the total contribution.
Pre-financing as indicated under the second bullet may only be given if the part
of the expenditure financed by the Contracting Authority actually incurred over
the reporting period stands at least at 70% of the previous payment (as confirmed
by the corresponding interim report). Where the consumption of the previous
pre-financing is less than 70%, the amount of the new pre-financing payment
shall be reduced by the unused amounts of the previous pre-financing payment.
The balance shall be paid within 45 days of the Contracting Authority approving the final report, accompanied by a request for payment of the balance (see
template in Annex V of your Contract) and an expenditure verification report.
- G
rant projects financed under the IPA Cross-Border Cooperation programme
will be individually paid under Option 1 (Actions with an implementation
period not exceeding 12 months or where the financing provided by the CA
does not exceed € 100,000.00) in the following way8:
An initial pre-financing instalment of 80% of the estimated contribution of that part
of the estimated budget for the first 12 months financed by the EU (Contracting Authority). This amount will be paid to the beneficiary within 45 days upon signing of
the contract/request of payment submission to the Contracting Authority
The balance shall be paid within 45 days of the Contracting Authority approving the final report, accompanied by a request for payment of the balance (see
template in Annex V of your Contract).
8
In accordance with Special Conditions article 4 and General Conditions article 15.
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
19
Note: Any costs that are claimed and that are found to be not eligible will be
deducted from the final payment.
The project must be completed before the final payment to the beneficiary can be
made. As with the first payment, the request for the final payment must be made
by the beneficiary using the correct format9. The final payment request is submitted with the final project report. For more details on reporting see section 8.
Remember:
Any report shall be considered approved if there is no written reply from the
Contracting Authority within 45 days (so called time-limit) of its receipt accompanied by the required documents10.
The Contracting Authority may suspend the time-limit for approval of a report
by notifying the beneficiary that the report cannot be approved in case that the
Contracting Authority finds it necessary to carry out additional checks. In such
cases, the Contracting Authority may request a clarification or additional information, which must be produced by the grant beneficiary within 30 days of the
request. The time-limit starts running again on the date the required information is received by the Contracting Authority11.
The Contracting Authority may prolong the 45 days time-limit by notifying
the Beneficiary that the request for payment is inadmissible, either because the
amount in question is not due or because proper supporting documents have
not been supplied or it thinks it is necessary to conduct further checks, including
on-the-spot checks, to make sure that the expenditure is eligible. The time-limit
for payment shall start running again on the date on which a correctly formulated request for payment has been received by the Contracting Authority12.
Annex V (of your Contract) Standard request for Payment of your Contract.
General Conditions, art. 15.2.
11
General Conditions, art. 15.3.
12
General Conditions, art. 15.4.
9
10
20
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
Important Note:
You as implementer of the project should be aware of the implications of the timing
of the final payment. As the final payment to the beneficiary will be made after all
the project activities have been completed, expenditures have been paid for and the
final report (narrative and financial) including report on factual findings have been
submitted to the Contracting Authority, the individual beneficiary (the Functional
Lead for its contract and Applicant 2 in relation to its ones) will need to pre-finance
expenditures (at least 10% of pre-financing and all co-financing) and be able to fund
them until the final payment is made by the CA. It can take easily 4 weeks after submission of the final report before the final report is processed and the final payment
is transferred (please check with your Contracting Authority the exact duration).
(please bear in mind the possibility of being affected form local laws and regulations, for this reason consult annexe 1. General information’s on taxes in Kosovo
and subsection in it).
2.3.
Accounting principles and Supporting documents
You as beneficiary must retain original supporting documents for all expenditures incurred and must keep accurate and regular records and accounts on the
project implementation, using a dedicated double-entry book-keeping system
(see article 16.1 of the General Conditions of your grant contract).
For this purpose, it is advisable to leave originals in your administration
department(s) while a copy and a digital copy (scan) is then provided to the project
indicating where the original is and its relative coding in order to be easily identified. All copies should then be re-coded within a specific project coding number.
To be considered eligible for EU co-financing, expenses must have actually been
incurred during the implementation of the project and be identifiable and verifiable – this means they must be recorded in the accounts and backed by originals of supporting evidence – see Article 14 of the General Conditions of your
grant contract.
The accounting system must identify:
• T
he sources of income for the project (EU contribution and other contributions);
• All expenses incurred during the contract period.
Besides standard local book-keeping system, for interim and final project reports all expenditures must be presented in the form of templates provided in
Annexes (model narrative and financial report) of the grant contract.
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
21
Importance of record keeping
The record keeping procedure is important for several reasons:
• H
elps you keep track of the types of eligible expenses incurred by your project
and their rate of occurrence. In addition, you will know how much money
remains unspent within the budget categories;
• S
erves as confirmation that the costs have occurred during the grant project
implementation period;
• T
he records are the basis for the financial section of the project reports you
have to complete;
• E
xpenditure incurred during the project is only eligible for EU financing if
there are supporting documents that provide evidence of the expenses;
• The record of expenditure for the project will be checked during audits of the project.
A lack of supporting evidence could result in the costs not being considered
eligible.
Remember:
The EC and the Court of Auditors have the right to perform record-based and
on-the-spot inspections to verify expenditure and the use made of the EU grant
(as provided for in Article 16.2 of the General Conditions of your grant contract).
Checks may be made at any time during the project’s implementation, or up to
seven years after the final payment.
All payments have to be supported by accounting documents or documents of
an equivalent probative value. This mainly includes the following:
• Invoices for all purchases, contracts etc. and proof of payment;
• Bank statements;
• T
enders and contracts, including evidence of the procedures followed (Technical Specification/Terms of Reference, Tender form, received offers,, contracts form, certificate of final/provisional acceptance – accepted final report/
any other requested report and related annexes like studies, brochures etc.)
• Salary slips and contracts for employees;
• T
ime sheets: experts working under a service contract will have to submit
timesheets signed by themselves and the project management (see Annex D
for an example);
• Tickets and boarding passes for all travel;
• R
elated to conferences/workshop/seminars, etc. (minutes of meetings, translated invitation letters, participants’ list, etc).
22
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
Important Note:1314
You should instruct your staff and partners’ staff to keep all relevant documents, as
they are subject to the same conditions as you13.
Any transfers to partners should be made to the bank account of partners (not physical persons)14.
Any invoices/bills should be on the name of the beneficiary or beneficiary’s partners
(invoices/bills on the name of associates or physical persons are not eligible).
Payments of invoices/bills in principle should be made by bank. Please check with
your EU Delegation if cash payments (via petty-cash) are allowed for small amounts
only, and what are the procedures for that (amount, documentation needed (payment receipts) etc.
Civil servants of the beneficiary partner countries and territories are not allowed to
receive salaries from the project as experts, i.e. for sub-contracted services (budget
heading 5). They are however allowed to be staff of the project and receive salaries
from their employer if the employer Grant Beneficiary.
Human resources that do not have an employment contract with the beneficiary or
one of the partners are to be employed under a service contract. For a service contract
it is required to prepare Terms of Reference and follow a transparent selection process.
2.3.1. Exchange rates (EU and local)
Important Note:
The approved EU exchange rate for EUR into local currency is determined on a
monthly basis at the beginning of each month. When presenting all costs of the
project in the final report, you will have to use the average exchange over the period
of the project covered by the report.
During the course of the project, funds held in the project EUR account will be
exchanged and transferred to the local currency account.
When buying goods/services for the grant project, you should be aware that
exchange rates differences will occur. This is because banks use a rate based on
the daily exchange rates as set by the country’s national bank for conversion of
EUR in local currency.
However, the EU uses a different exchange rate than your bank is using. The
EU exchange rate is determined on a monthly basis and is on average slightly
higher than the local rate at the beginning and slightly below the local at the end
of the month. You can find the EUR currency exchange rate at:
http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=countries&Language=en
13
14
General Conditions, art. 1.3.
General Conditions, art. 10.
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
23
Information on the exchange rate is updated every first day in the month to
come.
Remember:
Differences in exchange rate are not eligible cost and any losses will have to
be covered by the beneficiary (see also section 3.2.3. on eligible costs). For this
reason, it is not advisable to exchange the full amount of Euro received immediately/at one time into local currency.
2.3.2. Value Added Tax (VAT)
Important Note:
Value Added Tax (VAT) represents a non-eligible cost that cannot be covered from
the grant.
In accordance with the agreement signed between the EU and your country,
all payments made from the EU co-financing contribution are VAT exempted.
Please note that only those items listed in the approved budgets (Annex III of
the Special Conditions - budget for the action) may be VAT exempted. Goods
and services that are not included in the approved budget will not be eligible for
a VAT exemption.
In Kosovo the exemption/reimbursement of VAT has to be obtained from the
Tax Authorities. (please see section on VAT in Kosovo bellow, Annexe 2.b)
Important Note:
VAT exemption can be obtained only for goods / services financed from the grant
(not for goods/services paid from other project components or contribution).
You should consult the EU delegation/task manager and/or the responsible government authorities dealing with VAT exemption in your country about the procedures
to follow to obtain VAT exemption.
It may be a case, that there is a minimum amount in place per invoice for obtaining
VAT exemption. Any invoice below this threshold will not be dealt with by the responsible authorities. In such cases, a written statement that confirms this practice should
be obtained from the responsible authority.
In some cases it may be, that certain entities are not allowed for VAT recovery. In
such a case, an appropriate audit declaration should be included in the financial report, it is advisable that your also contact the Contracting Authority in such case in
order to avoid any misunderstanding.
- In case you face problems with obtaining VAT exemption you should consult your CA
to agree on solving the issue.
24
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
2.3.3 Procurement
When a grant project that receives a co-financing contribution from the EU requires procurement by the beneficiary, you will be obliged to follow, besides
your own country’s procurement rules (if applicable), the EU procurement procedures outlined in the Practical Guide to Contract Procedures for EC External
Actions (section 2.4.).
Important Note:15
Please note that following the EU procurement procedures does not mean that you
are exempted from your country’s procurement rules. In case your country’s procurement rules require a more strict procurement procedure than is prescribed by
the EU, you are advised to always use the more strict procedure that applies in your
country15. Nevertheless, provision of Annex IV to your contract is to be applied.
When conducting procurement procedure, you should take care that:
The correct procurement procedure is being used;
The forms to be utilised are in line with international standards and provisions of
Annex IV of your contract must be applied mutatis mutandi. It is advised to use the
simplified forms of the tender dossiers attached as annex;
The rule of origin of supplies is applied;
The eligibility rule is observed.
If the beneficiary (or beneficiary’s partners) fails to comply with any of these rules
expenditures in question will be considered as not eligible for EC financing.
The type of procedure you will have to use depends on the type of procurement being carried out (services, supplies or works) and the size of the contract.
In all cases the contract must be awarded to the contractor whose tender offers
the best quality/price ratio (economically most advantageous tender). You must
arrive at your decision in a transparent way, allow fair competition between contractors and avoid any conflicts of interest in making your choice.
The first step in any procurement, before launching the process, is to determine
what is to be purchased, whether supplies, services or works and to estimate the
approximate value of the procurement (it should be in line with your approved
budget). Please consider that service contracts could only include services (no
supplies, no works). Supply contract can include ancillary service and installation works. Works contracts may include supplies and services up to certain extent. In accordance with this information, the Beneficiary will then decide what
type of contract and what procedure should be applied.
15
In many countries the amount below which single tenders are allowed is much lower than the 10.000 Euro that is
allowed under EU procurement procedures, for example 500 Euro. In such a case it is advisable to use your own
country’s rules, i.e. NOT to use the single tender for amounts between 500 and 10.000, but the applicable more
strict local procedure for procurements with amounts in this range.
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
25
Projects approved under the IPA or other EU instruments generally could include three types of procurements:
• S
ervice contracts: These cover engagement of service providers, companies
and/or individuals (experts). Service contracts are used for preparation of
studies, evaluation reports, experts’ or trainers’ engagement, printing and
publishing services, translation, conference/events organisation, catering etc.
• S
upply contracts: These cover the purchase or rental of supplies / equipment.
The delivery of products may in addition include installation and maintenance.
• W
orks contracts: These cover either the execution, or both the execution and
design of a ‘work’. A ‘work’ means the outcome of building or civil engineering works taken as a whole that is sufficient by itself to fulfil an economic or
technical function.
In addition you can always consult your CA prior to launching the procurement
procedure in order to double-check whether you are applying the correct procedure.
Simplified forms for putting together the tender dossier for services can be
found at EU web site:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/services/index_en.htm.
Please note that for services above 200.000€, supplies above 60.000€ and works
above 300.000€ the standard forms should be used as per the EuropeAid website, to which links are provided bellow:
For services:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/services/index_en.htm
For supplies:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/supplies/index_en.htm
For works:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/works/index_en.htm
Below is a summary of the information given in sections 4, 5 and 6 of Annex IV
of the contract applicable to your projects:
26
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
Service Contracts
Supply Contracts
Works Contracts
Value of 10.000 Euro
and less = Single tender
Value of 10.000 Euro and
less = Single tender
Value of 10.000 Euro and
less = Single tender
Less than 200.000 Euro =
Less than 60.000 Euro =
Less than 300.000 Euro =
Negotiated Competitive
Procedure without
publication
Competitive Procedure
without publication
Competitive Procedure
without publication
Above these thresholds (and for any re-grating activity) you are kindly invited to
contact your CA for additional assistance.
2.3.4
Procurement procedures
Common to all procurement procedures is that they need to include the following steps:
• P
rocurement planning – deciding which procedure to use and when to the
launch procedure. As mentioned previously, if you have any questions regarding the procedure to be used, you can contact your CA;
• L
aunching and realisation of the procurements planned is already indicated
in the activity plan. However, it is recommended to start the procedure early
in the project realisation, especially when applying the negotiated competitive procedure (in case you need to repeat the procedure due to an insufficient number of offers, rule of origin, etc.);
• L
aunching of the procurement procedure – process of contacting selected
suppliers and sending of tender dossier with technical specifications / terms
of reference;
• S
election of the tenders – should be completed by an evaluation committee,
consisting of (at least) 3 voting members – (better 5 for works);
• C
ontract preparation – it is recommended to use for this purpose the simplified forms attached, a link to which is provided in the links section at the end
of this guide;
• C
ontract implementation – for all supply and works contracts, the certificate
of provisional acceptance (and final) should be issued to supplier (see links
section at the end of this guide for the template).
In line with the signed contracts and size of the approved procurements, under
the IPA Cross-Border Cooperation programme you will be mainly applying the
following two procedures:
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
27
• Single tender
• Competitive negotiated procedure
We recommend you to follow the below practices:
Single tender
You can award the contract just on the basis of one offer for each service and
supply (or works) contracts of a value of 10.000 Euro and less.
Competitive negotiated procedure
You prepare a list of potential contractors, meeting minimum selection criteria
you consider necessary to implement the contract, and invite at least 3 contractors (better 5 or 6) of your choice to submit a tender. The candidates are invited
by sending them a letter of invitation to tender accompanied by a tender dossier.
At the end of the procedure, you select the technically compliant tender:
• I n the case of services, we suggest using the 80/20 rule as per EuropeAid procedure (i.e. 80% weight to quality and 20% to price);
• In the case of supplies or works tenders, the cheapest compliant offer.
The whole procedure works as follows:
Phase 1:
You prepare the tender dossier which should include:
ToR (service contracts) or technical specifications (supply and works contracts);
Maximum budget (only for services);
Form for submission of the offer;
Evaluation criteria that will be used for awarding.
Note: you could use the simplified forms, please see section 12.
Phase 2:
The CA approves the tender dossier (only in case the CA specifically requires this);
Invitation letters with tender dossier are sent to selected contractors;
Deadline for offer submission is minimum 30 days.
28
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
Phase 3:
You evaluate received offers by forming an evaluation committee comprised of an
odd number of voting members (at least 3);
An evaluation committee consists of a non-voting chairperson, a non-voting secretary and minimum 3 voting members. The voting members must possess the technical and administrative capacities necessary to give an informed opinion on the tenders. The CA or the ITS/OS may nominate an observer to follow all or part of the
proceedings of the evaluation committee. All members of the evaluation committee
and any observers must sign a declaration of impartiality and confidentiality;
The evaluation committee ranks the proposals using the criteria decided on in advance and identifies which offers the best quality/price ratio (in the case of services)
or the lowest price (in the case of supplies and works);
You produce an evaluation report detailing this process (links to standard templates
are in section 12);
Important: If following consultations of tenderers only one tender is administratively and technically valid, the contract may be awarded provided that a minimum of
three offers are received and the award criteria are met from at least one tenderer.
Phase 4: (only if the CA for your project specifically requires this)
Evaluation report with copies of all received offers is submitted to the CA;
The CA approves the evaluation report.
Phase 5:
Notify the successful contractor that its tender has been accepted;
Contract signing and implementation.
The most important part of the tender dossier that you send out is the Terms of Reference / Technical Specifications which give instructions to contractors about what
is required from them. This document becomes an annex to the eventual contract
and a guide for the contractor in implementing the agreed tasks. Therefore it needs
to be thorough and detailed. It is strongly advised that when you prepare these you
consult everyone involved in the project, and/or colleagues working in specialised
departments, such as IT department, procurement/purchasing department etc.
We kindly advise you to strictly follow the above procedure and any other additional instruction received by your Contracting Authority while approving your submitted procurement plan. Please check with your Contracting Authority whether
they want to be involved in the procurement process (and if so in what stage).
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
29
Important Note:
Procurement procedures under competitive negotiated procedure might last up to 2
months. You should keep this in mind when planning realisation of other project activities.
2.3.5. Rule of origin
In case of supplies, all suppliers must state the origin of supplies in their tender.
Contractors must present a certificate of origin to the beneficiary no later than
when the first invoice is presented, for equipments and vehicles of a unit cost on
purchase of more than 5.000 Euro. For procurement under 5.000 Euro, a statement from the supplier mentioning that the delivered supplies are produced in
one of the eligible countries is sufficient. The certificate of origin must be made
out by the competent authorities of the country of origin of the supplies (Chamber of Commerce confirmation or customs declaration). In case of any doubts,
please refer to your Contracting Authority for necessary follow-up.
All equipment purchased under the contract has to be made in one of the EU countries,
European Economic Area countries, official EU candidate country, countries receiving
IPA or any other one of the countries covered by the IPA Cross-Border Cooperation
programme (IPA), please consult the EuropeAid web page for specific up-date.
2.3.6. Eligibility rule
Participation in tender procedures administered by the beneficiary is open on
equal terms to all natural and legal persons of the EU member states, and the
states and territories of regions expressly covered and/or allowed by the financial regulation, the basic legislation or other instruments governing the aid programme under which the grant is being financed, i.e. countries from the European Economic Area, official EU Candidate countries, countries receiving IPA and
countries covered by the IPA Cross-Border Cooperation programme. Tenders
must state, in the tender, the country of which they are nationals by presenting
the usual proof of nationality under their national legislation.
This rule does not apply to the experts proposed by service providers taking
part in tender procedures or service contracts financed by the grant.
Remember:
The general principles and rules on nationality and origin apply in all procurement procedures.
30
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
2.4.
Amendments to the contract
During the course of the project it may be necessary to make changes to the
grant contract, including the activities and the finances needed.
Amendments are larger or smaller changes to the grant contract and must be
set out in writing in an addendum. In accordance with the grant contract signed
with the Contracting Authority16 (General Conditions, Article 9), there are two
types of contract modifications:
• F
or budget variations of 15% or less, change of bank account, change of address or change of selected auditor;
• F
or larger changes between budget headings above 15%, significant changes
in the activity plan, change of partners or extension of the contract period.
Important Note:
When changes are being proposed, regardless of the procedure applied, you should
be aware of the following:
The grant contract can be modified only within the lifetime of the contract;
No modifications can be made retroactively;
The maximum amount of the Grant Contract cannot be increased.
2.4.1. Amendments through an addendum
Contract amendments in the form of an addendum are used for:
• Modification of budget headings exceeding 15%;
• S
ubstantial changes of the planned activities, if allowed by the Contracting
Authority;
• Change of partners, if allowed by the Contracting Authority
• E
xtension of the contract period: an extension of the project implementation
period should be requested not later than one month before the implementation ends17.
Addendum requests are not encouraged as they involve a complicated administrative approval procedure that takes considerable time. However, if you estimate that you have to make an addendum, you have to be sure that the addendum will not affect the overall project implementation. You have to plan in
16
17
General Conditions, art. 9.
General Conditions, art. 11.1.
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
31
advance amendments that are to be in form of the addendum, because you will
need to obtain an approval for it from the CA (the process may take around one
month provided that the changes are absolutely needed and properly justified).
Please be aware that the total amount and percentage of the budget co-financed
by the EU cannot be increased.
Documents to be submitted to the Contracting Authority include:
• Explanatory letter;
• I f applicable, modified budget proposal (in line with the model described in
section 6.2.);
• If applicable, modified action description and justification.
Prior to submitting a request for an addendum, you should contact the CA (or
your JTS/OS) for additional consultations. In order to officially request approval
from the CA, you need to submit the signed final version of the request letter
with supporting documents to the CA. The CA reserves the right to raise additional questions.
An addendum comes into force when it has been signed by both parties to the
contract (and is never retroactive).
2.4.2. Modification without contract addendum
Approved re-allocation is a type of the grant contract amendment that can be
used for the following changes:
• B
udget reallocations: transfer between items within the same main budget
heading, or a transfer between main budget headings involving a variation of
15% or less of the amount originally entered (or as modified by addendum)
under each relevant main heading for eligible costs. This method (the socalled 15% rule) may not be used to amend the headings for administrative
costs or the contingency reserve;
• Changes of project address;
• Change of project account;
• Change of auditor.
32
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
Important Note:
The 15% rule can be applied only once on the same budget heading and therefore
should be considered only towards the final 6-7 months of the project. If you want
to make changes at the early stages of your project (change in results, substantial
changes in activities) you should prepare an addendum request (see 6.1.).
In order to apply this procedure of contract modification, you need to submit to
the CA:
• A
notification letter outlining the reasons for the proposed change (any modification request should be supported with sufficient arguments).
• Supporting documents:
a) Modified budget proposal (please see the model below) or;
b) New financial identification form or;
c) Contact details of the newly selected audit company.
You should contact the Contracting Authority prior to preparing a letter to inform the Contracting Authority about the amendments mentioned here (project
address, project account, contact details of new auditor, 15% rule), especially
when proposing budget reallocations, and inform the Contracting Authority on
the planned changes. Please note that the Contracting Authority reserves the
right to raise additional questions.
Although to be discouraged, in the early stage of project implementation, no
formal approval is needed for the amendments mentioned below following the
15% flexi-rule.
Example: Budget variations of 15% and less. As already mentioned, when requesting a budget modification of 15% or less, you should prepare a:
• N
otification letter providing sufficient arguments for the proposed change.
The most used argument is the use of savings under certain budget headings
/ lines in order to improve other activities, such as project visibility/ travel
expenses/ purchase additional equipment;
• M
odified budget proposal including original budget and proposed reallocation.
Please find below a model of a modified budget:
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
33
Annex B. Budget for the
Action
ORIGINAL BUDGET
MODIFIED BUDGET
Unit
rate
(in
EUR)
Costs
(in
EUR)2
Unit
# of
units
Unit
rate
(in
EUR)
Costs
(in
EUR)2
Expenses
Unit
# of
Units
4. Local office/Action costs
4.1 Vehicle costs
Per
month
12
250
3,000
Per
month
12
250
3,000
4.2 Office rent
Per
month
-
Per
month
-
4.3 Consumables - office
supplies
Per
month
12
100
1,200
Per
month
11
100
1,100
4.4 Other services (tel/
fax, electricity/heating,
maintenance)
Per
month
12
150
1,800
Per
month
12
150
1,800
Subtotal Local office/Action
costs
6,000
5,900
5. Other costs, services9
5.1 Publications
Per
copy
2000
1
2,000
Per
copy
2300
1
2,300
5.2 Studies, research (50
man days)
Per
Study
2
1800
3,600
Per
Study
2
1800
3,600
5.3 Auditing costs
Per
audit
1
2800
2,800
Per
audit
1
2800
2,800
5.4 Final evaluation
Per
report
1
1200
1,200
Per
report
1
1200
1,200
5.5 Translation, interpreters
Per
day
35
80
2,800
Per
day
26
75
1,950
5.6 Financial services (bank
guarantee costs etc.)
per
month
12
50
600
per
month
12
50
600
5.7 Costs of conferences/
seminars 10
Per
Event
1
700
700
Per
Event
2
700
1,400
5.8 Visibility actions
Subtotal Other costs,
services
13,700
13,850
19,700
19,750
TOTAL
Note: This is an example of a minor budget reallocation.
34
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
Considering that the overall success of the project is measured by the results
achieved, but also in the way available financial resources are utilised, you
should seriously consider reallocating funds between budget headings/lines if
substantial savings are made. The ‘15% rule’ can be applied only once on the
same budget heading. You will therefore need to have a good insight on overall
budget spending, and should think of budget reallocations in the second half of
project implementation.
Ideally, a letter on this kind of budget reallocations that fall within the 15% rule
should be drafted 6 months prior to the contract expiry date – this should give
you enough time to complete added activities.
Important Note:
You should submit a letter with annexes to the EC;
Allowed variation/reallocation between two budget headings is maximum 15%;
reallocations within the same budget heading can exceed 15%;
The 15% rule can be applied only once on the same budget heading;
No funds can be reallocated under the 15% rule if they are not foreseen by the final
approved budget (i.e. if the budget line is not mentioned in the original budget);
The 15% rule cannot be applied to administrative costs or contingency reserve;
No formal approval is needed for such amendments.
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
35
ANNEXE 1. PRACTICAL GUIDE ON TAXES IN KOSOVO
INTRODUCTION
Kosovo Tax Administration is the only Authority to administer taxes, issue general administrative rules which are mandatory for both Tax Administration and
Taxpayers. KTA provides a uniform application of laws and regulations which
deal with taxes. These regulations are to determine the responsibilities of Kosovo Tax Administration. These responsibilities deal with tax administration in
the central (Government) level, such as: VAT on local businesses, individual income tax, corporate income tax and personal contributions.
Each regulation contains instructions to facilitate its application. Frequent
amendments and updates of tax legislation in Kosovo and the enlargement of
tax scheme, provide an opportunity to access the best practices in fiscal area.
This manual was drafted in order to provide basic knowledge on tax laws applicable in Kosovo, in particular to the Non-Governmental Organizations in
Kosovo, and it does not have the legal power, but it is rather explanatory and
informative.
GENERAL INFORMATION ON TAXES IN KOSOVO
Persons who assume to deal with an economic activity in Kosovo, should register a business or a branch of business in the Business Registration Office, according to the Law No.02/L-123,
The objective of this regulation is to create opportunities for a regular establishment of profitable trade associations in Kosovo, to determine the ownership,
roles and responsibilities to decide over them; means and procedures to terminate and liquidate them; rights and obligations which belong to them; issuing
competencies and authorizations to the persons in charge and respective bodies
(and their successors) to apply the provisions of this regulation. This Law applies only to the profitable trade associations
The Office for Business Registration in the premises of Ministry of Industry and
Trade is the place to obtain the registration certificate in order to exercise an
economic activity.
Law 03/L-222 requires registration with the TAX administration and obtaining
a fiscal number before beginning economic activity. NGO’s should register first
36
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
with the NGO Registry and then obtain a fiscal number from TAK.
Persons who assume to deal with non-profitable activity can register Organizations which do not aim to profit, but rather to exclusively deal with the overall
public interest, i.e. these persons can register a Non-Governmental Organization
(NGO), which will aim the benefit of public interest as its activity.
In Kosovo, an NGO can be established according to the Law No 03/L-222 and
can be registered at the authorized registration office for NGOs, in the Ministry
of Public Administration.
Since NGOs are Legal Person and they have the legal right to perform their activity in Kosovo, in some cases they have to deal with tax legislature. Therefore,
this manual will attempt to provide some explanations which I hope will help
you harmonize your activity as an NGO in accordance to the tax laws.
What are the types of business entities that can be established in Kosovo?
(Law No.02/123”On establishing trade associations in Kosovo”)
Types of business entities (trade associations) in Kosovo could be:
- Overall partnership
- Limited partnership
- Limited Liability Company
- Joint Stock Company
- Permanent establishment of non-resident persons
- Personal enterprise or individual business
What are the taxes on business entities and other organizations?
There is a set of taxes which apply to business entities depending on the type of
business entity or its status, and the annual business turnover. Tax Administration administers these applicable taxes:
- Corporate income tax (Law No.03/L-162)
- Individual income tax (Law No. 03/L-161)
- Value added tax (consumption tax) (Law No.03/L-146)
Also, Kosovo Tax Administration is the authorized agency of Kosovo Pension
Saving Trust to collect pension contribution, based on Regulation No.2001/35,
on pensions in Kosovo.
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
37
Who is obligatory to Corporate Income Tax?
According to the law No.03/L-162 “On Corporate Income Tax”, the following
persons shall be taxpayers:
- B
usiness organizations – Corporations (which are legal entities, and not physical (natural) (L.L.C., J.S.C.)
- Permanent Establishments of non-resident persons,
- Public Enterprises
- Socially Owned Enterprises
- Non-Governmental Organizations (NGO)
“This is an exempt from an Article 3, Law No.03/L-162”
Corporate Income exempted from tax
(Article 7, Law no. 03/L-162)
- I ncome of organizations registered under legislation for Registration and Operation of organizations as non-governmental that have obtained and maintained the status of public beneficiary to the extent that the income is used for
the public benefit purposes;
- I ncome of Central Bank of Kosovo and international governmental financial
institutions entitled and authorized to operate in Kosovo;
- Dividends received by resident and non-resident representatives;
- I nterest on financial instruments issued or guaranteed by a public authority of
Kosovo, paid out to resident and non-resident taxpayers;
- I ncome of eligible religions in Kosovo for exercising certain activities to their
self-sustainability, such as: production of embroidery and clerical vestments,
woodcarving and carpentry, and traditional agricultural products in consistence with laws applicable to religion in Kosovo;
- I ncome of prime contractor or sub-contractor, other than local persons, generated from contracts for the supply of goods and services to United Nations,
specialized agencies of United Nations, KFOR;
- I ncome of prime contractor or subcontractor, other than local persons, generated from the contracts for foreign governments, their agencies and bodies, European Union, specialized agencies of European Union, World Bank, International Monetary Fund and international inter-governmental organizations for
supply of goods and services to support the projects and programs for Kosovo.
- I ncome of Central Bank of Kosovo and international governmental institutions eligible and authorized to operate in Kosovo, such as:
38
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
Institutions which are exempted from taxes are following:
1. International Monetary Fund (IMF);
2. W
orld Bank- International Bank for reconstruction and Development (IBRD)
and International Development Association;
3. I nternational Financial Corporations (IFC) and other members of World
Bank Group;
4. European Commission (EC);
5. European Bank for Reconstruction and Development (EBRD);
6. European Bank for Investment (EIB);
7. Inter-American Bank for Development (IADB);
8. Asian Development Bank (ADB);
9. African Development Bank (AFDB);
10. International Fund for Agricultural Development (IFAD);
11. Islamic Development Bank (IDB).
Are the incomes of an NGO taxable?
NO, in principle the income of an NGO is exempted from taxation.
Article 7, of Law No 03/L-162 has exempted from taxation all the NGOs registered under legislature on Registration and Operation of organizations as nongovernmental that have obtained and maintained the status of public beneficiary to the extent that the income is used solely for public benefit purposes.
What are the consequences if it’s ascertained that the income of an NGO is not
used for public benefit purposes?
Article 33 of Law No.03/L-162, has assumed also the cases when an NGO conducts activities and generates income other than the purpose for which they are
registered.
In these cases, the income of an NGO that did not have the public benefit purposes will be taxable, applying the rules set in the Law on Corporate Income.
Article 33 also provides TAK the authority to audit an NGO and determine if
profits are excessive in view of the fact that the NGO is intended to be a nonprofit organization. Administrative Instruction 14/2010 includes examples of
these excessive profits.
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
39
Withholding taxes on source for non-resident persons providing services in
Kosovo
(Article 31 ,Law no.03/L162)
In cases when a non-resident person who is not entitled to a permanent establishment in Kosovo, provides services in the territory of Kosovo, you should
withhold taxes on source by applying a rate of 5% of gross compensation and
remit that same amount into a designated bank account set by KTA, for Kosovo
budget.
Withholding taxes on source for the incomes fulfilled in Kosovo shall be considered to be a final tax for non-resident person.
You should provide these persons with a withholding tax certificate in order to
avoid double taxation in the country that they reside.
Employment services provided in Kosovo by non-resident persons are not a
subject to this kind of taxation because their incomes are taxable through personal income taxes as determined by the Law on the Personal Income Tax in
Kosovo.
Reporting transactions over 500.00 euros.
(Article 47, Law Nr.03/L-222)
NGOs and other taxpayers should submit to KTA a report for all the purchases
that exceed the price of 500.00 during the course of the year (taxation period).
Report should contain seller’s name, fiscal number (taxpayer identification
number) and the total amount of made purchases, for each supplier-seller separately.
This report is submitted to KTA no later than 31st of March of following year for
the purchases of previous year.
Failing to submit this report will be subject to a penalty according to fines set on
the Law on Tax Procedures No 03/L-222
Should NGOs declare their income?
(Article 34, Law No.03/L-162)
YES, regardless if the income of the NGO is exempted from taxation, because
they are treated as taxpayers according to this Law and they should submit to
KTA a statement on corporate income (NGOs in this case).
40
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
They should also attach, together with final statement, the financial statements
developed according to the Kosovo Accounting Standards.
What is the deadline to submit the annual income tax statement?
(Article 34,Law No.03/L-162)
The deadline is 31st of March of following year.
ANNEXE 2. PERSONAL INCOME TAX
What is the personal income tax and what kind of income sources are included?
(Article,7 Law No. 03/L-161)
Personal Income Tax, which entered into force on 1st of April 2002, has been
imposed only on wages. Since 1st of January 2005, it has become the most comprehensive tax that includes other sources of income. Since 01.01.2010, this tax
is administered according to the Law No. 03/L-161, ”On Personal Income Tax in
Kosovo”, and it includes the following sources of income:
- Wages
- Income on business activity
- Rents
- Lottery winnings
- Dividends
- Interest
- Capital gains, and
- Any other income that will increase the net asset of a taxpayer.
Who is the taxpayer on personal income tax and what is the object of taxation?
According to the Law on PIT No.03/L-161, taxpayers are natural persons, resident and non-resident of Kosovo who receive or accrue gross income in the territory of Kosovo.
Object of taxation for resident taxpayers is the income generated in Kosovo and
foreign source income (consultants).
Object of taxation for non-resident taxpayers is the taxable income from Kosovo
source income.
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
41
ANNEXE 2a. QUESTIONS-ANSWERS AND EXAMPLES
ON PERSONAL INCOME TAX FROM WAGES
(Article 9,Law No.03/L-161)
What is the gross income from wages?
Answer:
Gross income according to Law no.03/L162 “On Personal Income in Kosovo”
includes all the incomes received or cashed as wages during the taxable period;
Gross income from wages includes, but not limited to: salaries paid on behalf of
employer for the work that employee does under the instruction of employer;
Bonuses, commissions and other forms of compensation that employer or some
other person on behalf of employer, pays to employee over and above salary;
Income from temporary work performed by an employee;
Pensions and other income paid by previous employer or by government; (Pensions and social welfare payment paid by the Government are exempt from PIT
per paragraph 1.14 of Article 8 of Law 03/L-162);
Income from prospective employment, such as signing of a salary bonus;
Health and life insurance premiums that an employer pays for the employee.
Forgiveness of an employee’s debt or obligation to the employer.
Payment of an employee’s personal expenses by an employer, benefits in things
given by an employer to an employee that exceed the minimum amount determined in a sub-legal act (Administrative Instruction).
Who is required to pay the Personal Income Tax from wages?
Answer: All the persons, resident or non-resident, that provide employment
services and that gain income from wages in Kosovo, are considered as employees and are bound to pay the Personal Income Tax from wages, excluding
foreign employees as determined in Article 8 of Law No.03/L-161 “On Personal
Income Tax in Kosovo”
What are the steps to be taken in the beginning of employment period?
(Article 38, Law No.03/L-161)
42
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
Answer: Each employee, regardless if it works for one or more employers, is
required to assign the principal employer, by filling a form for assigning the
principal employer, within 15 days from beginning of work. This form should
be submitted in the Office for Taxpayers’ Services at Kosovo Tax Administration.
Employers that are not selected as principal employers by their employees, shall
be treated as secondary employers for taxing issues.
a) Principal employer should hold accounting, maintain sources and pay taxes
according to the groups of wages and taxing rates given in the following Table:
0€ - 80€
0%
80€ - 250€
4%
250€ - 450€
8%
Over 450€
10%
b) Secondary employers: should hold accounting (maintain sources on monthly bases)
and pay taxes, but at a maximum rate of 10% of wages
Who is bound to contribute in Pension Saving Program?
Answer: All the employees who are permanent residents of Kosovo are bound
to pay contributions to the Pension Saving Program.
Also the employers are bound, for their resident employees, to pay a certain
amount of pension contribution.(Regulation No. 2001/35 “On Pension Contribution in Kosovo)
Pension Saving Program covers all the local employees in Kosovo.
Since NGOs are regarded as employers, they should also follow the rules set for
pension contributions, as any other employer in Kosovo.
How much is the responsibility for contribution payment on pension saving
program?
(Article 32, Regulation No. 2001/35)
Answer: Employer (both principal and secondary) should contribute in amount
equal to 5% of gross wages of all employees. At the same time, the employer
should retain in its source 5% of employee’s gross wage, and shall pay them at
once as pension contribution.
Both, employer and employee can voluntarily raise the amount of contribution
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
43
up to 10%. Combined contribution, i.e. employer’s and employee’s percentage,
cannot be less than 10% or exceed 30%.
Only employee’s contribution shall be deductible for taxing purposes from his/
her wage, while employer’s contribution shall be deductible for employer’s taxing purposes.
When is the deadline to remit pension contributions into the account of Pension Saving Trust
(Article 38, Law No.03/L-161)
Pension contributions shall be paid within 15 days of following month, using
monthly reports for withheld contributions at source from wages, while a report
should be submitted to KTA every quarter of the year, or using electronic format
directly to Pension Saving Trust.
How to calculate pension contributions and Personal Income Tax from wages?
Answer: This will be explained in following examples
EXAMPLE 1:
An employee is employed only with a single employer, which is selected as
principal employer by filling an adequate form for assigning principal employer
and submitting it to Kosovo Tax Administration.
If we assume that:
His/her monthly wage is
Transport costs (personal)
Food and drink costs
Monthly gross income
450€
22€
66€
538€
Monthly calculation of pension saving contributions and personal income tax is
as following:
Taxable income = Gross income – eligible deduction
(Employee’s contribution)
538 € x 5% (Employer’s contribution) = 26.90 €
538 € x 5% (Employee’s contribution) = 26.90 €
538 € (gross income) – 26.90 € (Employee’s contribution) = 511.10 €
44
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
Taxable income in total 511.10 €
0.00 € - 80.00 € = 80.00 € x 0% = 0.00 €
80.00 € - 250.00 € = 170.00 € x 4% = 6.80 €
250.00 € - 450.00 € = 200.00 € x 8% = 16.00 €
450.00 € - 511.10 € = 61.10 € x 10% = 6.11 €
_________________________
Monthly tax in total = 28.91 €
Annual calculation of pension saving contributions and personal income tax is
as following:
If we assume that monthly wage is the same.
Monthly gross income 538.00 € x 12 (months) = 6,456.00 € Annual/gross income
6,456.00 € x 5% (employee’s contribution) 322.80 €
Taxable income = Gross income – eligible deduction
Taxable income = 6,456.00 - 322.80 .
Taxable income = 6,113.20 €
0.00 € - 960.00 € = 960.00 € x 0% = 0.00 €
960.00 € - 3,000.00 € = 2,040.00 € x 4% = 81.60 €
3,000.00 € - 5,400.00 € = 2,400.00 € x 8% = 192.00 €
5,400.00 - 6,133.20€ = 733.20 € x 10% = 73.32 €
_________________________
Annual tax in total = 346.92 €
EXAMPLE 2
An employee is employed with two employers. One has been selected as principal employer, while the other is regarded as secondary employer.
With principal employer, employee’s wage was 300.00 €, while with secondary
employer, it was 100.00 €
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
45
Monthly calculation of pension contributions and personal income tax from principal employer is:
300€ x 5% (Employer’s contribution) = 15€
300€ x 5% (Employer’s contribution) = 15€
Taxable income = Gross income – eligible deduction
300€ - 15€ (employee’s contribution) = 285€
0 € - 80 € = 80 € x 0% = 0.00 €
80 € - 250 € = 170 € x 4% = 6.80 €
250 € - 285 € = 35 € x 8% = 2.80 €
Total monthly tax = 9.60 €
Monthly calculation of pension contributions and personal income tax from secondary employer is:
100€ x 5% (employer’s contribution) = 5€
100€ x 5% (employee’s contribution) = 5€
Taxable income = Gross income – eligible deduction
100.00 € gross income – 5.00 € (employee’s contribution) = 95.00 € taxable income
95.00 € taxable income x 10% = 9.50 € total of monthly tax
Annual calculation of pension saving contributions and personal income tax at the
end of the year is as following:
Gross income from principal employer 300.00 € x 12 months =3600.00 €
Gross income from secondary employer 100.00 € x 12 months = 1200.00 €
Annual gross income 400.00 € x 12 months = 4800.00 €
4,800.00 € x 5 % employee’s contribution = 240.00 €
4,800.00 € - 240.00 € = 4,560.00 €
4,800.00 € - 240.00 € (employee’s contribution) = 4,560.00 €
Taxable income = 4,560.00 €
0.00 € - 960.00 € = 960.00 € x 0% = 0.00 €
960.00 € - 3,000.00 € = 2,040.00 € x 4% = 81.60 €
3,000.00 € - 4,560.00 € = 1,560.00 € x 8% = 124.80 €
Total: = 206.40 €
We can see from monthly calculations, that this employee with principal employer has paid 180.00 € contribution. Also his/her employer paid 180.00 € (15€ x
12 months), and 115.20 € (9.60 € x 12 months) has been withheld as tax in source.
46
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
With secondary employer, the employee has contributed 60.00 € (5.00 € x 12
months), while the amount of withheld tax in source is 114.00 € (9.5.00 € x 12
months.)
Withheld tax in source during the taxable period is 229.20. €
Annual income tax from wages is 206.40 €
22.80 € (prepaid)
In this case, the employee is required to submit the tax statement and is entitled
to reimburse the prepaid amount of 22.80 €, or to use it as prepaid amount for
another check in future.
Each employer should equip its employee with a tax certificate for pension contribution
and withheld tax in source at latest by 1st of March of following year for contributions
and taxes withheld in source during the payment of wages for previous year.
Also, up to 31st of January of subsequent year, employer should submit the aggregated
annual list for withheld tax and pension contributions withheld in source for all its employees of preceding year.
What are the obligations of NGOs to withhold tax at source for rent payments?
(Article 31,Law 03/L-162)
What are the obligations of NGOs, in case of rent payments for buildings that
they use?
NGOs that pay rent for buildings that they use should withhold tax in source at a rate
of 9% from gross rent payment, except when the landlord proves that he is free of tax.
The very same tax should be remitted to the Kosovo budget within 15 days of following
month.
In case when the landlord is not a taxpayer, NGOs are not obligated to withhold tax in
source during rent payment.
EXAMPLE 1.
Landlord is not registered for VAT
Monthly rent 500.00 euro (Landlord is not registered for VAT)
500.00 x 9%= 45.00 (Withhold tax in source is remitted to budget)
455.00 euro (net payment for landlord)
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
47
EXAMPLE 2.
Landlord is registered for VAT and it includes VAT in the invoice
Monthly rent 500.00 + 80 VAT= 580.00 Total
500.00 x 9% = 45.00 (withhold tax in source)
500.00 – 45 = 455.00
455.00+80 VAT= 535.00 (Net payment for landlord)
What other procedures an NGO should follow for withhold tax in source for
rent payments?
(Article 30, Law No. 03/L-162)
1./ NGOs should equip the landlord with a tax certificate for rent payments and withhold tax in source during the taxable period (calendar year), no later than 1st of March
of subsequent year.
2./ NGOs should, no later than 31st of January of subsequent year, submit to Kosovo
Tax Administration an aggregated tax list for rent payments and withhold tax in source
during the preceding calendar year.
ANNEXE 2.b. WHAT IS VALUE ADDED TAX?
(Law No.03/L-146)
Value Added Tax (VAT) is a consumption tax which is applied from 1st of July
2001 and it charges on the goods imported in Kosovo and domestic supply of
goods and services (according to the UNMIK Regulation no. 2001/11 “On Value
Added Tax” which was amended in the UNMIK Regulation no. 2002/17 and
2004/35), and under the Law no.03/L-146 is applied at a rate of 16%. Law 03/L146 came into effect on 1 July 2010.
Persons, who are subject to be registered as taxable persons, should have an annual turnover above 50,000 € (also persons who are under this ceiling, but who
choose to register for VAT). These persons shall apply and collect VAT calculated from buyers or their consumers, and will receive a deduction tax credit for
VAT paid on imports and domestic purchases.
Forms of VAT declaration shall be filled each month. In cases where we have deduction tax on required VAT which exceeds the calculated tax of collected VAT,
taxable person is entitled to VAT credit or even VAT refund.
48
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
When is the taxable period for Value Added Tax?
(Article 54,Law No. 03/L-146)
Taxable period for Value Added Tax is each calendar month.
When is the deadline to declare VAT?
VAT shall be declared no later than 20th of following month for all purchases
(including imports)and sales (including exports)of previous month.
What is a Tax Declaration?
Taxing principles in Kosovo rely merely on the taxpayer’s declaration of income.
Therefore, taxpayer should willingly declare all of the income by filling a tax
declaration at a certain period of time, depending on the income declared.
Each person who is subject of taxation under the applicable legislation in Kosovo,
should submit to KTA or its agent, a declaration according to the requirements
stated in the Law on Tax Administration and Procedures (Law No.03/L-222) or
as required by each specific tax law.
Which are the tax declarations?
1. Declaration on Personal Income Tax
2. Declaration on Corporate Income Tax
3. Declaration on VAT and
4. Declaration on Pension Saving Contribution
If KTA ascertains that taxpayer failed to submit a tax declaration , or in case he
did this, taxpayer under- or over-declared its income, then under the applicable
tax laws KTA is entitled to make a new tax assessment
Request for VAT reimbursement
NGOs which are involved in performing VAT exempted supplying, such as
projects funded by the EC, and as foreseen in the IPA agreement, have the right
of reimbursement of VAT paid on purchases on a monthly basis regardless of
the amount of the refund.
As the first step the NGOs must obtain a fiscal number and certificate of VAT
declaration.
NGO must fill in and submit to KTA monthly statements of VAT the latest by the
date 20 (twenty) of the following month. NGOs should also fill in the request for
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
49
refund of VAT which will be available/ presented to the office of taxpayer service
at the Kosovo Tax Administration.
The evidences that an NGO must possess in their books and records to get reimbursement should be as follow:
1. Invoices of purchases for the tax period related with credit.
2. Sales invoices for tax periods related with credit.
3. Clarification regarding the cause of the credit balances of VAT
4. Contracts and any supporting documents related to credit.
Note: the Invoices should contain all the details as prescribed with financial rules
including fiscal number and VAT number of the buyer and seller, date of the
purchase and sale, VAT amount as separate amount from the taxation amount.
These documents are required for the applicant to have upon the application for
refund, but do not mean that such documents are attached to the request for refund.
In cases where an NGO, has other tax liabilities due to the irregular holding of
tax at source or for any other legal reason, even though the requests will be approved for reimbursement, initially previous obligations will be covered and the
remaining part will be reimbursed to them.
What are the penalties and fines if a person fails to follow these tax regulations
(Article 51,Law No. 03/L-222)
- 5 % (of each month or part of the month that is late, with a maximum penalty
of 25% of tax due for 5 months)
- 1 % (of each month or part of the month that is late, with a maximum penalty
of 12% of tax due for 12 months)
- 1 .5% (of each month or part of the month that is late, with a maximum penalty
of 25% of tax due for 5 months)
- 25% for unintentional under-statement
- 100% for intentional understatement
Under Law 03/L-222 the penalty amounts have changed from 50 % to 15% and
25%. The penalty for understatement of tax is 100%.
50
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
Ascertaining non-withholding and tax declaration in source in amount of
100.00
Assessment after 12 months from the day when this tax should have been declared
100 x 25% = 25.00 failing to declare it on time
100 x 7% = 7.00 failing to pay it on time
100 x 18% = 18.00 Interest
100 x 25% = 25.00 unintentional understatement
75.00 euro fine and penalty
100.00 euro tax baseline
_____________________
175.00 euro for payment
Do I have the right to appeal if I think there has been an unfair assessment
by KTA?
(Article 77, Law No. 03/L-222)
Yes, you have the right to appeal within 30 days from the day you received a notice of the assessment. You should file the appeal and the supporting documents
to the Appeals Division, which operates as an independent division within Kosovo Tax Administration
What if Appeals Division comes with a decision that you disagree with?
(Article 77, Law No. 03/L-222)
You have the right to appeal at a second level, at the Independent Review Board,
which is independent from Kosovo Tax Administration. This should be done
within 30 days from the day you received the decision from Appeals Division.
In case that you disagree with the decision of Independent Review Board, then
within 30 days from this decision you are entitled to appeal at the Supreme
Court of Republic of Kosovo, to correct the injustice that you think was made
during a tax assessment.
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
51
You should know that the right for appeal does not prolong the obligation to
pay the tax assessed by KTA.
52
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE
ÇËSHTJET FINANCIARE
Prishtinë
Shkurt, 2011
Përmbajtja
PARATHËNIE..................................................................................................................59
1. HYRJE..........................................................................................................................61
1.1. IMPLEMENTIMI I PROJEKTIT ......................................................................61
1.2. D
OKUMENTET QË E RREGULLOJNË
IMPLEMENTIMIN E PROJEKTIT...................................................................61
2. DISPOZITAT FINANCIARE....................................................................................62
2.1. SHPENZIMET E PRANUESHME...................................................................62
2.2. Pagesat e grantit.................................................................................................69
2.3. Parimet e llogarimbajtjes dhe dokumentet mbështetëse . ...........................72
2.3.1. Kursi i këmbimit (BE dhe vendor)..........................................................74
2.3.2. Tatimi në vlerën e shtuar (TVSH)............................................................75
2.3.3. Prokurimi ...................................................................................................76
2.3.4 Procedurat e prokurimit............................................................................78
2.3.5. Rregulli i origjinës ....................................................................................81
2.3.6. Rregulli i pranueshmërisë........................................................................82
2.4. Amendamentimi i kontratës.............................................................................82
2.4.1. Amendamentimet përmes shtesës (addendum)...................................83
2.4.2. Modifikimet pa shtesë të kontratës (addendum)..................................84
ANEKSI 1. UDHËRRËFYES PRAKTIK PËR TAKSAT NË KOSOVË.......................88
HYRJE................................................................................................................................88
INFORMACIONE TË PËRGJITHSHME PËR TATIMET NË KOSOVË...................88
Cilat janë llojet e bizneseve që mund të krijohen në Kosovë?.........................89
Cilat janë tatimet mbi bizneset dhe organizatat tjera?.....................................89
Kënd e obligon tatimi në të ardhurat e korporatave?......................................90
Organizatat jo-qeveritare (OJQ) .........................................................................90
Të ardhurat e korporatave të liruara nga tatimi................................................90
A tatohen të ardhurat e realizuara nga OJQ-të?................................................91
Cilat janë pasojat nëse konstatohet se të ardhurat
e një OJQ-je nuk janë shfrytëzuar për përfitim publik?...................................91
Mbajtja e tatimit në burim për personat
jo-rezident që ofrojnë shërbime në Kosovë........................................................92
Raportimi i të dhënave për blerjet mbi 500.00 euro..........................................92
A duhet OJQ-të t’i deklarojnë të ardhurat e tyre?.............................................92
Cili është afati për dorëzimin e deklaratës tatimore për të ardhurat vjetore?.... 93
ANEKSI 2. TATIMI NË TË ARDHURAT PERSONALE............................................93
Çka është tatimi në të ardhura personale
dhe cilat burime të të hyrave i përfshin?............................................................93
Kush është tatimpaguesi në të ardhura
personale dhe cili është objekti i tatimit?...........................................................93
ANEKSI 2a. PYETJE-PËRGJIGJE DHE SHEMBUJ TË
TATIMIT NË TË ARDHURAT PERSONALE NGA PAGAT.....................................94
Çka janë të ardhurat bruto nga paga?................................................................94
Kush është i obliguar të paguajë tatimin
në të ardhurat personale nga pagat?...................................................................94
Çfarë hapash duhet ndërmarrë në fillim të punësimit?...................................95
Kush është i obliguar të kontribuojë për kursimet pensionale?.....................95
Sa është obligimi për të kontribuar për kursime pensionale?.........................95
Kur është afati për transferimin e kontributeve
pensionale ne llogarinë e Trustit të kursimeve pensionale? . .........................96
Si të bëhet llogaritja e kontributeve pensionale
dhe tatimit në të ardhurat personale nga pagat?..............................................96
Cilat janë obligimet e OJQ-ve për ndaljen
e tatimit në burim për qiratë e paguara?............................................................99
Cilat janë obligimet e OJQ-ve me rastin e
pagesë së qirave për ndërtesat të cilat i shfrytëzojnë?......................................99
Cilat procedura tjera duhet t’i zbatojë OJQ-ja në lidhje
me tatimin e mbajtur në burim për qiratë e paguara?...................................100
ANEKSI 2.b. ÇKA ËSHTË TATIMI NË VLERËN E SHTUAR?...............................100
Cila është periudha tatimore për Tatimin në Vlerën e Shtuar?.....................101
Kur është afati për të deklaruar TVSH-në?......................................................101
Çka është Deklarata Tatimore?..........................................................................101
Cilat janë deklaratat tatimore?...........................................................................101
Kërkesa për rimbursimin e TVSH-së ...............................................................101
Cilat janë dënimet dhe gjobat nëse nuk i
respektojmë këto rregullore të tatimit?............................................................102
A kam të drejtë ankese nëse mendoj se
vlerësimi nga ATK-ja nuk ka qenë i drejtë?.....................................................103
Si të veprohet nëse Divizioni i ankesave
merr vendim me të cilin ju nuk pajtoheni?......................................................103
MANUAL PRAKTIK PËR
IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE
TË KOMISIONIT EVROPIAN
ÇËSHTJET FINANCIARE
Prishtinë
Shkurt, 2011
Shënim: Përmbajtja e këtij manuali është përgjegjësi e projektit Asistencë Teknike
për Organizatat e Shoqërisë Civile dhe nuk reflekton domosdoshmërisht
qëndrimet e Bashkimit Evropian apo Administratës Tatimore të Kosovës. Ky
manual nuk ka vlerë ligjore dhe duhet të përdoret vetëm për referim. Në rast të
paqartësive do të kenë përparësi dokumentet zyrtare të Komisionit Evropian si
dhe ato të Administratës Tatimore të Kosovës.
PARATHËNIE
Qëllimi i përgjithshëm i projektit Asistencë Teknike për Organizatat e Shoqërisë Civile (TACSO) është forcimi i shoqërisë civile në kuadër të demokracisë pjesëmarrëse, stimulimi i një ambienti dhe kulture të përshtatshme për zhvillimin e shoqërisë
civile, ngritja e kapaciteteve të përgjithshme dhe nivelit të llogaridhënies të organizatave të shoqërisë civile (OSHC-ve) që veprojnë në shtetet përfituese të IPA-s (Ballkani Perëndimor dhe Turqia) për të garantuar kualitetin e shërbimeve të OSHC-ve
dhe rolin e qëndrueshëm të tyre në proceset demokratike. Pra, qëllimet kryesore të
projektit mund të përmblidhen si më poshtë: ngritja e kapaciteteve dhe kualitetit të
punës së OSHC-ve dhe forcimi i rolit të tyre në proceset demokratike.
Në kuadër të aktiviteteve të rëndësishme të projektit janë edhe trajnimet e fokusuara në ngritjen e kapaciteteve të OSHC-ve dhe mbështetjen e pjesëmarrjes së
tyre aktive në proceset demokratike. Ky manual ka për qëllim kryesor të ofrojë
këshilla dhe informata për mënyrën e menaxhimit të projekteve të financuara
nga BE-ja, më konkretisht menaxhimin financiar të projekteve të financuara nga
BE-ja (Kushtet e përgjithshme të grant kontratës) dhe përputhshmëria e tyre me
legjislacionin vendor – Kosovë.
Ky Manual praktik ka për qëllim t’ju ndihmojë përfituesve të grantit në implementimin e projekteve të financuara nga KE-ja. Manuali ofron informata praktike mbi implementimin e projektit dhe procedurat që kanë të bëjnë me menaxhimin, raportimin dhe kontabilitetin financiar në përputhje me rregulloren financiare të BE-së dhe ligjet relevante të aplikueshme në Kosovë.
Menaxhimi i përditshëm i grant projekteve është detyrë sfiduese dhe konsumon shumë kohë. Përpos përmbushjes së aktiviteteve të planifikuara në kuadër
të projektit, përfituesit kanë edhe obligime tjera, ashtu siç është përcaktuar në
Kushtet e përgjithshme dhe të veçanta të grant kontratës. Ky Manual në asnjë
mënyrë nuk i zëvendëson këto obligime, por paraqet një mjet praktik për ta
lehtësuar dhe për ta rritur efikasitetin në punën tuaj të përditshme. Manuali
ofron udhëzime dhe përgjigje në pyetje shumë të rëndësishme për të gjitha projektet e bashkë-financuara nga KE-ja. Në rast të mospërputhjeve në mes të këtij
Manuali dhe Kushteve të përgjithshme dhe të veçanta të grant-kontratës, do të
mbizotërojë ky i fundit. Mëtutje, ky manual ka marrë në konsideratë udhëzuesit
ekzistues siq janë Udhëzuesi praktik për procedurat kontraktuale për projektet
e jashtme të KE-së (PRAG)1 dhe Udhësuesin për Implementin për Bartësit e projektit dhe Partnerët i përgaditur nga EUDAD2.
1
2
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm
www.enpi-info.eu/eastportal/publications/441/Implementation-Guide-for-CIUDAD-Lead-Applicants-and-Partners
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
59
Ne shpresojmë se Manuali do të jetë i dobishëm si për organizatat që menaxhojnë për herë të parë projekte të bashkë-financuara nga BE-ja, ashtu edhe për ato
me më shumë eksperiencë në këtë fushë.
TACSO Kosovë falenderon expertët Fatmir Bytyqi dhe Naser Prapashtica për
hartimin e këtij manuali si dhe Nermine Nushi Mahmuti për kontributin e saj në
përgaditjen e këtij dokumenti.
TACSO- Zyra në Kosovë
Shkurt, 2011
60
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
1.
HYRJE
1.1.
IMPLEMENTIMI I PROJEKTIT
Që projekti të jetë efikas dhe të arrihen qëllimet, ai duhet të menaxhohet dhe
administrohet në mënyrë të kujdesshme dhe të përgjegjshme. Përfituesi i grantit
duhet të sigurojë menaxhim efikas dhe funksional të projektit. Përpos kësaj,
menaxhimi korrekt i anës financiare është qenësor për suksesin e projektit.
Pas nënshkrimit të kontratës me Autoritetin kontraktues, Aplikanti shndërrohet
në Përfitues të grantit dhe merr përgjegjësitë për gjithë projektin, duke përfshirë
edhe përgjegjësitë për punët që duhet të kryhen nga partnerët tjerë (nëse ka të
tillë). Përfituesi i grantit është përgjegjës për raportim korrekt dhe me kohë pranë
Autoritetit kontraktues. Prandaj ai duhet të sigurojë krijimin e mekanizmave për
menaxhim administrativ dhe kontroll efikas të sistemeve në kuadër të projektit.
Përfituesi i grantit është përgjegjës për komunikimin e duhur me partnerët, zbatimin adekuat të procedurave të menaxhimit dhe kontrollit financiar, respektimin
e procedurave kontraktuale të KE-së që kanë të bëjnë me menaxhimin dhe kontrollin (auditimin) financiar, sikurse edhe respektimin dhe zbatimin rregullave të
prokurimit, informimit, komunikimit dhe vizibilitetit nga ana e partnerëve.
1.2.DOKUMENTET QË E RREGULLOJNË
IMPLEMENTIMIN E PROJEKTIT
Implementimi i përgjithshëm i projektit rregullohet nga disa dokumente kryesore:
Kontrata (Kushtet e përgjithshme dhe të veçanta) dhe anekset e saj – Kontrata
paraqet marrëveshje mbi grantin ekzistues në mes të EUD/KE-së dhe përfituesit,
përcakton kushtet për implementimin e projektit, kushtet e financimit dhe
kërkesat për raportimin narrativ dhe financiar. Grant kontratës i bashkëngjiten
anekset e mëposhtme:
- Aneksi I: Përshkrimi i projektit,
- A
neksi II: Kushtet e përgjithshme të zbatueshme në Bashkimin Evropian –
grant kontratat e financuara nga BE-ja për projektet e jashtme,
- Aneksi III: Buxheti i projektit,
- Aneksi IV: Procedurat e dhënies së kontratës,
- Aneksi V: Kërkesa standarde për pagesë dhe formulari identifikues financiar,
- Aneksi VI: Modeli i raportit narrativ dhe financiar,
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
61
- A
neksi VII: Modeli i raportit të gjetjeve faktike dhe termave të referencës për
verifikimin e shpenzimeve të grant kontratës, për projektet e jashtme të financuara nga BE-ja.
Dokumentet e cekura më lartë i referohen Udhëzuesit praktik për procedurat
kontraktuale për projektet e jashtme të KE-së (PRAG). PRAG-u sqaron procedurat kontraktuese që vlejnë për të gjitha kontratat që kanë të bëjnë me ndihmën e jashtme të BE-së, siç janë procedurat e prokurimit të BE-së, TVSH-ja,
shpenzimet e pranueshme, etj. Është jashtëzakonisht e rëndësishme që përfituesi i grantit t’i lexojë me kujdes këto dokumente para se të fillojë implementimi i
projektit dhe t’ju përmbahet procedurave të përshkruara në to. PRAG-u është në
dispozicion në web-faqen e mëposhtme:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm
2.
DISPOZITAT FINANCIARE
2.1.
SHPENZIMET E PRANUESHME
Shpenzimet e pranueshme janë shpenzimet që lejohen dhe pranohen si shpenzime të projektit. Një koncept i rëndësishëm që duhet ta kenë parasysh të gjithë
menaxherët e projektit është se të gjitha shpenzimet duhet të konsiderohen të
‘pranueshme’. Vetëm ‘shpenzimet e pranueshme’ mund të financohen nga granti.
Që të konsiderohen të pranueshme shpenzimet e projektit duhet të jenë:
Që shpenzimet të konsiderohen të pranueshme ato duhet:
Të jenë bërë nga përfituesi (aplikanti dhe/ose partnerët) gjatë periudhës së implementimit të projektit;
Të konsiderohen të nevojshme për zbatimin e projektit, për shembull, të jenë të aprovuara dhe të prezantuara në Aneksin III – Buxheti i projektit të grant-kontratës ose
ri-alokimi i dakorduar përmes një shtese në kontratë (addendum) dhe/apo buxhetit i
aprovuar rezervë për shpenzime të papritura;
Të jenë detyrime kontraktuale të aprovuara dhe nënshkruara gjatë periudhës implementuese; shpenzimet e auditimit janë gjithashtu të pranueshme (megjithëse ato
paguhen pas përfundimit të auditimit, për shembull, pas datës së skadimit të kontratës);
Të regjistrohen në dokumentet e llogarisë dhe taksave të përfituesit (aplikantit dhe/
ose partnerëve).
Të jenë të verifikueshme (duhet të ekzistojë dokumentacioni që evidenton shpenzimet e projektit, siç janë të gjitha llojet e faturave për pagesat e bëra në kuadër të
projektit, mbetjet e biletave të aeroplanit (boarding pass), raportet e rrogave, etj.)
dhe të mbështeten me origjinalet e dokumenteve përkatëse.
62
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
Duhet bërë dallimi në mes:
- Shpenzimeve të pranueshme direkte
- Shpenzimeve të pranueshme indirekte
Shpenzimet e pranueshme direkte
Shpenzimet e pranueshme direkte mund të jenë:
Vija buxhetore 1. Burimet njerëzore
Vijat buxhetore 1.1. Pagat e përfituesve dhe partnerëve brenda shtetit dhe 1.2.
pagat për ekspertët (ndërkombëtar dhe rajonal). Shpenzimet e personelit të punësuar në projekt kanë të bëjnë me personat që kanë marrëveshje kontraktuale
dhe marrin paga nga përfituesi dhe/ose partnerët.
Këto shpenzime korrespondojnë me shumën gros (ekzistuese) (për shembull, pagat net plus tatimet e sigurimeve sociale dhe shpenzimet tjera). Keni parasysh se
pagat dhe shpenzimet e ngjashme nuk duhet t’i tejkalojnë shpenzimet e parapara
nga përfituesi. Në rast se pagesa e rrogave të personelit nuk bëhet përmes xhirollogarisë bankare të projektit (në shumë shtete kjo është ligjërisht e pamundur për
komunat), projekti duhet të dëshmojë pagesën e personelit përmes formularëve
zyrtarë të rrogave, për muajt që ata paguhen nga projekti. (Ju lutemi t’i referoheni
Aneksit 2 mbi Taksat në të ardhurat personale në Kosovë)
Vija buxhetore 1.3. Mëditjet për mision/udhëtim
Mëditjet
Zakonisht kur personeli i projektit dhe/ose eksperti është me detyrë larg vendbanimeve të tyre ku edhe duhet të kalojnë natën, atyre u paguhen mëditje
(fikse) e cila i mbulon shpenzimet e akomodimit, ushqimit, transportit lokal dhe
shpenzimet tjera. Mëditjet duhet të jenë brenda shumës së lejuar dhe nuk duhet
ta kalojnë shifrën për shtetin përkatës të publikuar nga BE-ja, në kohën e nënshkrimit të kontratës. Lista e mëditjeve maksimale në kohën e nënshkrimit të kontratës mund të gjendet në web-faqen:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm.
Megjithatë, duhet të keni parasysh se nuk lejohet pagesa e mëditjeve në formë të
kompensimeve fikse nëse personeli i projektit apo ekspertët nuk e kanë kaluar
natën jashtë vendbanimeve të tyre.
Në rastet kur sistemi i mëditjeve nuk përdoret si formë e kompensimit, lejohet pagesa direkte e akomodimit dhe shpenzimeve të jetesës, në përputhje me
rregullat nacionale/të brendshme. Nganjëherë përfituesi (apo partnerët e tij) mund
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
63
të vendos që të mos paguajë mëditje, por t’i heq personalisht shpenzimet e akomodimit të personelit (apo ekspertëve) të caktuar në projekt. Shpenzimet e këtilla
janë shpenzime të pranueshme dhe mund të paguhen nga projekti. Shpenzimet
e jetesës (shujtat, transporti lokal etj.) janë gjithashtu shpenzime të pranueshme.
Megjithatë, keni parasysh se në raste të tilla shpenzimet e akomodimit dhe ato të
jetesës nuk mund të jenë më të mëdha se vlera zyrtare e mëditjeve.
Natyrisht se projekti juaj mund të sigurojë ushqimin dhe transportin për pjesëmarrësit (duke përfshirë edhe personelin dhe ekspertët) në tryeza të rrumbullakëta etj, nëse një gjë e tillë është paraparë në kuadër të buxhetit të projektit, në
vijën përkatëse buxhetore.
Në praktikë, Autoriteti kontraktues nuk përcakton rregulla, prandaj u takon
përfituesve dhe partnerëve të tyre t’i vendosin rregullat dhe proceduarat në raport me personelin dhe ekspertët e tyre. Por, në çdo rast kur paraqitet nevoja
që anëtarët e personelit të kalojnë natën jashtë shtëpisë, duhet të prezantohen
shpenzimet e vërteta (reale), të cilat do të pranohen deri në vlerën maksimale të
mëditjeve, ashtu siç janë publikuar në kohën e nënshkrimit të kontratës.
Vija buxhetore 2. Udhëtimi
Në rast të udhëtimeve ndërkombëtare (vija buxhetore 2.1.) vlen rregulli i përgjithshëm sipas të cilit duhet të shfrytëzohet mënyra më ekonomike e udhëtimit, për shembull: çmimet e klasës ekonomike gjatë udhëtimeve me aeroplan, çmimet e klasës
të dytë gjatë udhëtimeve me tren (për udhëtimet ndërkombëtare) etj. Në mënyrë
që shpenzimet të jenë të pranueshme ato duhet të dokumentohen (faturat e biletave dhe boarding pas-ët e aeroplanit, faturat dhe biletat e udhëtimeve me tren, etj).
Shpenzimet e vizave të udhëtimit janë të pranueshme vetëm nëse shoqërohen me
faturat përkatëse. Shpenzimet që kanë të bëjnë me taksën hyrëse dhe/ose dalëse janë
gjithashtu të pranueshme, por nevojitet fotokopja e vulës (në pasaportë).
Udhëtimet lokale (vija buxhetore 2.2.) kanë të bëjnë me udhëtimet brenda shtetit.
Këtu përfshihen udhëtimet me aeroplan (nëse ka të tilla) apo me tren (me ç’rast
vlejnë të njëjtat rregulla, siç janë cekur në pikën 2.1.). Kjo vijë buxhetore shpesh
përdoret për të mbuluar shpenzimet e transportit publik, siç është autobusi, metroja, taksi dhe/apo automjetet private. Në rast se shfrytëzohet transporti publik
bileta duhet të ruhet në administratën e projektit, kurse në rast të shfrytëzimit të
taksisë fatura duhet të ketë datën, rrugën e përshkuar dhe shumën e të hollave
të paguara. Për shfrytëzimin e automjeteve të projektit apo automjeteve në pronësi të përfituesit (apo partnerit), ju lutemi t’i referoheni Autoritetit kontraktues
për këshillë (kjo normalisht është e përfshirë në kuadër të shpenzimeve të zyrës,
linja buxhetore 4).
64
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
Linja buxhetore 3. Pajisjet dhe furnizimet
Në rast të marrjes së automjetit me qira (linja buxhetore 3.1.), fatura dhe dëshmia e pagesës duhet të ruhen në administratën e projektit. Blerja e veturës lejohet
vetëm në rast se kjo përmendet në mënyrë specifike në projekt dhe në buxhetin
e aprovuar, si kusht për përmbushjen e detyrave të parapara me projekt (për shembull: veturë për punë në terren për punëtorët social dhe të ngjashme). Në këto
raste duhet të respektohen rregullat e prokurimit dhe procedurat përkatëse.
Për vijat buxhetore 3.2. (pajisjet/mobiliet), 3.3. (makinat, mjetet), 3.4. (pjesët e
rezervë) dhe 3.5 (të tjera, që mbetet të specifikohen), janë të pranueshme vetëm
shpenzimet për artikujt e identifikuar në buxhetin e aprovuar. Duhet bërë specifikimi i qartë teknik i pajisjeve dhe furnizimeve të blera. Procedura e prokurimit,
kontrata, fatura dhe dëshmia e pagesës, pranimi i përkohshëm/përfundimtar,
certifikata e origjinës etj. duhet të ruhen në administratën e projektit.
Nëse buxheti vjetor është nën 10.000 euro duhet të zbatohet vetëm një procedurë
e vetme tenderuese. Nëse buxheti vjetor është më i madh se 10.000 por më i
vogël se 200.000 euro kërkohet zbatimi i procedurës kompetitive të negociuar.
Nëse buxheti vjetor është më i madh se 200.000 euro duhet të organizohet procedurë e hapur tenderuese (lokale apo ndërkombëtare, në përputhje me buxhetin)
dhe duhet të kontaktoni Autoritetin kontraktues për këshillë (referohuni pjesës
2.4 “Prokurimi” për më shumë informacion).
Vija buxhetore 4. Zyra lokale
Vija buxhetore 4.1. (shpenzimet e automjeteve). Kjo vijë buxhetore ka të bëjë
me shpenzimet që lidhen me shfrytëzimin e automjeteve të projektit apo automjeteve në pronësi të përfituesit /partnerit, si dhe shpenzimet që kanë të bëjnë me
sigurimin e automjetit, shpenzimet e parkimit, karburanteve etj. të cilat mund të
përfshihen në buxhetin tuaj. Këto shpenzime duhet të mbështeten me dëftesat e
pagesave, kurse në rastin e sigurimit të veturës kërkohet fatura. Këto dëshmi të
pagesave duhet të ruhen në administratën e projektit.
Shpenzimet e qirasë së zyrës (vija buxhetore 4.2.) janë shpenzime të pranueshme,
nëse aprovohen. Përpos faturës dhe dëshmisë të pagesës, këshillohet që të ruhet
edhe kontrata e qirasë (në rast të marrjes me qira të hapësirave për zyrë).
Shpenzimet e zyrës, duke përfshirë edhe furnizimet për zyrë (vija buxhetore
4.3.), janë shpenzime të pranueshme nëse aprovohen, dhe blerja e tyre duhet të
mbështetet me faturë dhe fletëpagesë.
Shpenzimet tjera, duke përfshirë edhe shërbimet si telefoni/faksi, ngrohja, rryma, mirëmbajtja, sikurse edhe ndonjë shërbim tjetër komunal, janë shpenzime
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
65
të pranueshme dhe blerja e tyre duhet të mbështetet me faturë dhe fletëpagesë.
Marrë në përgjithësi, shpenzimet e projektit të përmendura më lartë mbulohen
me shuma të vogla të parave në dorë (peti kesh) (nëse është e mundur, pagesat
duhet të bëhen përmes transaksioneve bankare
Vija buxhetore 5. Shërbimet tjera
Vijat buxhetore 5.1, 5.2, 5.4
Shpenzimet për shërbimet tjera paguhen në bazë të kontratave për shërbime,
me ç’rast lëshohen fatura për ofruesit e shërbimeve të jashtme, të cilët janë nënkontraktuar për kryerjen e detyrave të caktuara në kuadër të projektit (për shembull: studime dhe analiza, përkthime, evaluime, menaxhim apo auditim të
projektit, organizim të konferencave/tryezave të rrumbullakëta, prodhim të materialeve të vizibilitetit etj.). Gjatë zgjedhjes së kompanisë apo individëve për
kryerjen e ekspertizave të jashtme apo për përmbushjen e ndonjë detyre tjetër,
duhet të respektohen rregullat e prokurimit. Ju lutemi hartoni termat e referencës për shërbimet e kërkuara.
Të gjithë ekspertët e angazhuar në aktivitetet e projektit pa kontratë të rregullt
me përfituesin, mund të përfshihen në vijën buxhetore 5. Për ekspertët e këtillë
duhet të përgatiten termat e referencës, kurse procesi i rekrutimit të tyre duhet
të jetë transparent dhe të pasohet me nënshkrimin e kontratës. Ekspertët duhet
të dorëzojnë pasqyrën e orëve të punës (timesheet) dhe raportet e misionit dhe
do të paguhen në bazë të faturave të dorëzuara.
Vija buxhetore 5.3. (verifikimi i shpenzimeve) ka të bëjë me shpenzimet e auditimit të projektit. Meqenëse auditori është identifikuar dhe përfshirë në kontratë me Autoritetin kontraktues para nënshkrimit të kontratës, nuk ka nevojë
për procedurë të prokurimit.
Vija buxhetore 5.5. (përkthimet e shkruara dhe verbale) nënkupton shërbimet e
përkthimit me shkrim dhe me gojë për nevojat të projektit. Këto shpenzime nuk
duhet të përfshihen në vijën buxhetore 1, me përjashtim të rasteve kur përkthyesi është i punësuar me kontratë të rregullt dhe paguhet me rrogë të rregullt nga
përfituesi (Functional lead- bartësi i projektit) dhe/ose aplikanti 2 apo ndonjëri
nga partnerët. Në raste të tilla duhet të nënshkruhet kontrata përkatëse, ndërsa
pagesa duhet të bëhet në bazë të faturave (kurse në rast të përkthimeve me gojë
pagesa bëhet na bazë të pasqyrës së orëve të punës). Ju lutemi ruani dëshminë
e pagesës (faturën). Në rast të përkthimeve të mëdha këshillohet të merren kuotat (çmimet) nga tre kompani të ndryshme përkthimi, madje edhe në rastet kur
mund të zbatohet një procedurë e vetme tenderuese.
66
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
Vija buxhetore 5.6. mbulon shpenzimet e shërbimeve financiare. Këtu zakonisht përfshihen shpenzimet e transfereve bankare apo shpenzimet e tërheqjes së
fondeve si dhe provizionet e paguara për këmbimin e monedhave (nëse bëhet
një gjë e tillë). Këto shpenzime duhet të vërtetohen me dokumente përkatëse
(pasqyrat bankare apo faturat që tregojnë përqindjet e paguara). Zakonisht në
kuadër të këtij nëntitulli pranohen vetëm shpenzimet që bëhen për transaksione
ndërkombëtare (verifikoni me Autoritetin tuaj kontraktues).
Vija buxhetore 5.7. mbulon shpenzimet e konferencave dhe seminareve. Këtu
zakonisht përfshihen shpenzimet si: qiraja për godina dhe pajisje, ushqim,
shtypjen e materialeve, etj. Pagesat bëhen në bazë të kontratës dhe faturave të
dorëzuara nga ofruesit e jashtëm të shërbimeve, të cilët zgjidhen në përputhje
me procedurat përkatëse të prokurimit.
Vija buxhetore 5.8 shpenzimet e vizibilitetit. Këtu përfshihen shpenzimet për
sigurimin e vizibilitetit adekuat të projektit. Bëhet fjalë për ngjarje ku promovohet projekti, siç janë konferencat e shtypit, posterët, fletushkat dhe mjetet tjera
te vizibilitetit që duhet të botohen. Për më shumë informacion në lidhje me këtë
temë, ju lutem t’i referoheni Manualit për komunikim dhe vizibilitet të projekteve për ndihmën e jashtme që ofron BE-ja, e cila mund të gjendet në këtë faqe
elektronike:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm
Vija buxhetore 6. Të tjerat
Këtu mund të përfshihen shpenzimet tjera që nuk janë përmendur në mënyrë
specifike në vijat tjera buxhetore, me kusht që ato të jenë identifikuar në kuadër
të kësaj vije të buxhetit të aprovuar dhe të jenë shpenzime të pranueshme. Edhe
në këtë rast janë të domosdoshme dëshmitë e pagesës dhe faturat, ndërsa për
shumat nën 10.000 euro mund të ndiqet një procedurë e vetme tenderuese. Në
kuadër të kësaj vije buxhetore zakonisht përfshihen punët dhe re-grantet. Meqenëse kjo vijë buxhetore është e paraparë për shpenzimet tjera të aprovuara, ne
ju udhëzojmë të kontaktoni Autoritetin tuaj kontraktues që t’ju ndihmojë në
menaxhimin e kësaj vije buxhetore.
Vija buxhetore 8: Rezerva për shpenzime të papritura (contingency rezerve)
Dispozita për rezerva në rast të shpenzimeve të papritura, maksimum deri në
5% të shumës së shpenzimeve të pranueshme direkte, ashtu siç është përmendur në buxhetin e bashkëngjitur kontratës tuaj, mund të shfrytëzohet vetëm pasi
të merret paraprakisht autorizimi me shkrim nga Autoriteti kontraktues3. Kjo
3
Kushtet e përgjithshme, neni 14.3.
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
67
vijë buxhetore zakonisht shfrytëzohet kur përballeni me shpenzime që nuk i
keni parashikuar gjatë përgatitjes së propozimit, kur nevojiten aktivitete shtesë
të pa planifikuara dhe/ose për forcimin e vijave tjera buxhetore. Keni parasysh
se aprovimi nga Autoritetit kontraktues është i domosdoshëm a priori.
Shpenzimet e pranueshme indirekte (Shpenzimet administrative)4
Vija buxhetore 10: Shpenzimet administrative
Të gjitha shpenzimet strukturore dhe ndihmëse të natyrës administrative,
teknike dhe logjistike (shfrytëzimi i zyrës, posta, faksi, telefoni, fotokopjimet,
gjërat e konsumueshme, etj.) të cilat janë tërthorazi të nevojshme për zhvillimin
e aktiviteteve të ndryshme të përfituesit dhe si të tilla nuk mund t’i përshkruhen në tërësi nevojave të projektit për të cilat dedikohet granti, mund të mbulohen nga kjo vijë buxhetore. Vija buxhetore 10 mund të përdoret për të mbuluar
shpenzimet indirekte, deri në shumën e përcaktuar në buxhetin e bashkëngjitur
grant kontratës tuaj.
Këto shpenzime indirekte nuk është e nevojshme të mbështeten me dokumente
të llogarimbajtjes5. Sidoqoftë, është e këshillueshme që projekti të mbajë llogari
për shpenzimet administrative në baza mujore, në mënyrë që shpenzimet direkte ekzistuese të mund të prezantohen në kontabilitetin e projektit në çdo kohë.
Kjo mund të bëhet përmes formulës së thjeshtë matematikore: x% * shpenzimet
e pranueshme për periudhën në fjalë, ku x paraqet përqindjen e aprovuar, siç
është përcaktuar në kontratë.
Shpenzimet e papranueshme
Ekziston një numër i shpenzimeve specifike që në bazë të projektit nuk janë të
pranueshme. Kjo nënkupton se shpenzimet e tilla nuk mund të paguhen nga
fondet e projektit.
Shembuj të shpenzimeve të papranueshme6:
- B
orxhet dhe provizionet për humbje ose provizionet e borxheve;
- K
amatat;
- Artikujt e financuar në kuadër të ndonjë projekti tjetër;
- B
lerjet e tokave apo ndërtesave, me përjashtim të rasteve kur kjo është e domosdoshme për implementimin e drejtpërdrejt të projektit, në ç’rast pronësia,
në fund të projektit, duhet të transferohet te përfituesit përfundimtar;
Shpenzimet administrative: zakonisht janë të njohura edhe me emrin “overhead”
Kushtet e përgjithshme, neni 14.4.
6
Kushtet e përgjithshme, neni 14.6.
4
5
68
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
- Humbjet si pasojë e këmbimit valutor;
- Pagesat në formë të mallrave dhe shërbimeve (in-kind contribution);
- T
aksat, ku përfshihet edhe TVSH-ja, me përjashtim të rasteve kur përfituesi (apo
partnerët e përfituesit) mund të vërtetojnë se ato nuk mund të rikthehen dhe
nëse rregulloret e aplikueshme të BE-së nuk e ndalojnë mbulimin e taksave. Kjo
nënkupton se përfituesi (Bartësi i projektit dhe/ose Aplikanti 2 dhe partnerët)
duhet të jenë në gjendje të dorëzojnë dokumentet që vërtetojnë se TVSH-ja e
paguar nuk mund të rikthehet. Kjo mund të bëhet përmes një letre nga autoritetet shtetërore përgjegjëse për çështje të TVHS-së, në të cilën do të pohohet
një gjë e tillë, ose përmes deklaratës së auditorit se TVSH-ja e paguar nuk mund
të rikthehet (ku do të citohet legjislacioni apo rregulloret përkatëse). Këshillohet
që përfituesi i grantit (apo partnerët e tij) të sigurojnë lirimin nga TVSH-ja sa më
parë që është e mundur, pas nënshkrimit të kontratës me BE-në;
- Kreditë e palëve tjera.
Nëse bëhet ndonjë nga shpenzimet e papranueshme të përmendura më lartë,
atëherë përfituesi (apo partnerët e tij) duhet që shpenzimet e tilla t’i mbulojnë
nga burimet e veta. Ato nuk duhet përfshirë në raportet financiare. Nëse në
raportet financiare gjendet ndonjë shpenzim i papranueshëm, posaçërisht në raportin përfundimtar, ai do të zbritet nga shpenzimet e përgjithshme të projektit,
duke e ulur shumën e kërkuar nga BE-ja.
2.2.
Pagesat e grantit
Pagesa e granteve për projektet e financuara nga IPA apo instrumentet e ngjashme të BE-së zakonisht bëhet në përputhje me Opsionin 2 (Projektet me periudhë implementuese më të gjatë se 12 muaj dhe kur financimi i ofruar nga Autoriteti kontraktues ka vlerë më të madhe se 100.000,00 euro), si më poshtë7:
• Kësti fillestar i para-financimit të projektit, në lartësi deri në 80% të shumës
së buxhetit të llogaritur për 12 muajt e parë të financuar nga BE-ja (Autoriteti kontraktues). Kjo shumë do t’i paguhet përfituesit brenda 45 ditëve pas
nënshkrimit të kontratës, respektivisht pas dorëzimit të kërkesës për kryerjen e pagesës pranë Autoritetit kontraktues.
• Këstet tjera të para-financimit, në lartësinë e përcaktuar në nenin 4 të Kushteve
të veçanta, janë të destinuara për të mbuluar nevojat financiare të përfituesit
për secilën nga periudhat 12 mujore të implementimit të projektit. Këto këste
7
Në përputhje me nenin 4 të Kushteve të veçanta dhe nenin 15 të Kushteve të përgjithshme.
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
69
do t’i paguhen përfituesit brenda 45 ditëve, pasi Autoriteti kontraktues të
aprovojë raportin e përkohshëm të shoqëruar me kërkesën për realizimin e
pagesës (shih modelin në Aneksin V të kontratës tuaj). Kjo do të thotë se nëse
projekti juaj zgjat në mes 12 dhe 24 muaj, ju duhet të dorëzoni raportin e
përkohshëm dhe pas kësaj do t’i realizoni këstet tjera të para-financimit, deri
në 90% të kontributit të përgjithshëm.
Para-financimi i përcaktuar sipas pikës së dytë do të zbatohet vetëm nëse sasia e
shpenzimeve të bëra gjatë periudhës raportuese, të cilat financohen nga Autoriteti
kontraktues, arrin të paktën 70% të pagesës së mëhershme (të konfirmuar nga raporti i përkohshëm korrespondues). Nëse shpenzohen më pak se 70% e mjeteve nga
kësti i para-financimit paraprak, shuma e këstit të ri para-financues do të reduktohet për shumën e pashfrytëzuar nga pagesa e mëhershme para-financuese.
Diferenca do të paguhet brenda 45 ditëve pasi Autoritetit kontraktues të aprovojë raportin përfundimtar të shoqëruar me kërkesën për pagesën e diferencës
(shihni modelin në Aneksin V të kontratës tuaj) dhe raportin për verifikimin e
shpenzimeve.
- P
agesa e granteve për projektet e financuara nga Programi i IPA-s për bashkëpunim ndër-kufitar do të bëhet individualisht, në përputhje me Opsionin
1 (Projektet periudha implementuese e të cilave nuk kalon 12 muaj apo kur
financimi që ofrohet nga Autoriteti kontraktues nuk kalon 100.000,00 euro) si
më poshtë8:
Një këst fillestar në shumën prej 80% të buxhetit të vlerësuar për 12 muajt e parë
të financuar nga BE-ja (Autoriteti kontraktues). Kjo shumë do t’i paguhet përfituesit brenda 45 ditësh pas nënshkrimit të kontratës, respektivisht dorëzimit të
kërkesës për kryerjen e pagesës pranë Autoritetit kontraktues.
Diferenca duhet të paguhet brenda 45 ditësh pasi Autoriteti kontraktues të aprovojë raportin përfundimtar të shoqëruar me kërkesën për pagesën e diferencës
(shihni modelin në Aneksin V të kontratës tuaj).
Vërejtje: Të gjitha shpenzimet e paraqitura të cilat konstatohet se nuk janë të
shpenzime të pranueshme do të hiqen nga raporti përfundimtar.
Përfituesit do t’i bëhet pagesa përfundimtare vetëm pas përfundimit të projektit.
Si edhe me rastin e pagesës së parë, përfituesi duhet të bëjë kërkesë për pagesën
përfundimtare, përmes formatit përkatës9. Kërkesa për realizimin e pagesës për-
8
9
Në përputhje me Kushtet e veçanta të nenit 4 dhe Kushtet e përgjithshme të nenit 15.
Aneksi V (i kontratës tuaj) Kërkesa standarde e kontratës tuaj për pagesën.
70
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
fundimtare dorëzohet së bashku me raportin përfundimtar të projektit. Për më
shumë detaje në lidhje me raportimin shih seksionin 8.
Keni parasysh:
Nëse nuk merrni përgjigje me shkrim nga Autoriteti kontraktues brenda 45
ditëve nga dita e pranimit të tij dhe dokumenteve tjera të kërkuara10 (i ashtuquajturi afati kohor), raporti do të konsiderohet i aprovuar.
Autoriteti kontraktues mund ta suspendojë afatin kohor për aprovimin e raportit, duke njoftuar përfituesin se raporti nuk mund të aprovohet brenda kohës së
paraparë, në rast se ai konstaton se kjo është e nevojshme për të kryer kontrolle
shtesë. Në raste të tilla, Autoriteti kontraktues mund të kërkojë sqarim apo informata shtesë, të cilat përfituesi i grantit duhet t’i ofrojë brenda 30 ditësh nga
momenti i paraqitjes së kërkesës. Afati kohor fillon të llogaritet sërish nga dita
kur informatat e kërkuara pranohen nga Autoriteti kontraktues11.
Autoriteti kontraktues mund ta zgjasë afatin kohor prej 45 ditësh, duke njoftuar përfituesin se kërkesa për pagesë është e papranueshme, qoftë për shkak se
pagesa nuk është gati akoma apo për shkak se nuk janë dorëzuar dokumentet e
kërkuara mbështetëse apo nëse vlerësohet sa ka nevojë për kontrolle tjera, duke
përfshirë edhe kontrolle në vendin e ngjarjes për të vërtetuar nëse shpenzimet
janë të pranueshme. Afati kohor për pagesë do të fillojë të llogaritet përsëri nga
momenti kur kërkesa për realizimin e pagesës e formuluar si duhet pranohet
nga Autoriteti kontraktues12.
Vërejtje e rëndësishme:
Ju si implementues të projektit duhet të keni parasysh implikimet kohore që lidhen
me pagesën përfundimtare. Meqenëse pagesa përfundimtare do t’i bëhet përfituesit
pas përfundimit të të gjitha aktiviteteve të projektit, pagesës së shpenzimeve dhe
dorëzimit të raportit përfundimtar (narrativ dhe financiar) te Autoriteti kontraktues,
duke përfshirë edhe raportin mbi gjetjet faktike, përfituesi individual (Bartësi i
projektit dhe Aplikanti 2) duhet të sigurojnë fonde paraprake për të gjitha shpenzimet
që kryhen para lëshimit të pagesës së fundit (të paktën 10% të para-financimit dhe
gjithë bashkëfinancimet) dhe të jenë në gjendje ta financojnë projektin deri në
kryerjen e pagesës përfundimtare nga Autoriteti kontraktues. Procesi prej momentit
të dorëzimit të raportit përfundimtar e deri te procedimi i tij dhe transferimit të
pagesës së fundit mund të zgjasë deri në katër javë; ju lutem kontaktoni Autoritetin
tuaj kontraktues për kohëzgjatjen e saktë).
(Keni parasysh mundësinë e interferimit të ligjeve dhe rregulloreve vendore,
Kushtet e përgjithshme, neni 15.2.
Kushtet e përgjithshme, neni 15.3,
12
Kushtet e përgjitshme, neni 15.4.
10
11
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
71
prandaj për këtë arsye konsultoni aneksin 1. Informatat e përgjithshme për taksat në Kosovë dhe nën-seksionet tjera)
2.3. Parimet e llogarimbajtjes dhe dokumentet mbështetëse
Ju si përfitues duhet t’i ruani dokumentet origjinale të të gjitha shpenzimeve
të bëra dhe duhet të mbani shënime dhe llogari të sakta dhe të rregullta në lidhje me implementimin e projektit, përmes sistemit të llogarimbajtes së dyfishtë
(shih nenin 16.1 të Kushteve të përgjithshme të grant kontratës tuaj).
Për këtë qëllim këshillohet që origjinalet të mbahen në departamentin e administratës tuaj, përderisa kopjet dhe kopjet (skanimi) digjitale t’i jepen projektit,
duke lënë të kuptohet ku është origjinali dhe kodi i tij përkatës, me qëllim që të
identifikohet më lehtë. Të gjitha kopjet pastaj duhet të ri-kodohen në kuadër të
numrit specifik kodues të projektit.
Për t’u konsideruar i pranueshëm për bashkëfinancim nga BE-ja, shpenzimet
duhet të bëhen gjatë fazave të implementimit të projektit dhe të jenë të identifikueshme dhe të verifikueshme – që do të thotë se ato duhet të regjistrohen në
regjistrat e shpenzimeve dhe të mbështeten nga origjinalet dhe dëshmitë tjera
– shih nenin 14 të Kushteve të përgjithshme të grant kontratës tuaj.
Sistemi i llogarimbajtjes duhet të tregojë:
• Burimet e të ardhurave të projektit (kontributin e BE-së dhe kontributet tjera);
• Të gjitha shpenzimet e kryera gjatë periudhës kontraktuese.
Përveç sistemit standard të llogarimbajtjes, të gjitha shpenzimet në raportimin
e përkohshëm dhe përfundimtar të projektit duhet të prezantohen në formë të
modeleve të ofruara në Anekset përkatëse të grant kontratës (modeli i raportit
narrativ dhe financiar).
Rëndësia e mbajtjes së të dhënave
Procedura e llogarimbajtjes është e rëndësishme për disa arsye:
• J u ndihmon të përcillni llojet e shpenzimeve të pranueshme të bëra nga projekti juaj dhe shpeshtësinë e këtyre shpenzimeve. Përpos kësaj, ju do të dini
shumën e të hollave të pashpenzuara në kuadër të kategorive të ndryshme
të buxhetit;
• S
hërben si konfirmim se shpenzimet kanë ndodhur gjatë periudhës së implementimit të grant projektit;
72
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
• T
ë dhënat përbëjnë bazën e raportit financiar të projektit, të cilin ju duhet ta
përgatisni;
• S
hpenzimet e bëra gjatë projektit janë të pranueshme për financim nga e BEja vetëm nëse ekzistojnë dokumentet mbështetëse, të cilat vërtetojnë se këto
shpenzime kanë ndodhur;
• T
ë dhënat për shpenzimet e projektit do të kontrollohen gjatë auditimit të
projektit.
Mungesa e dëshmive mbështetëse mund të ndikojë që shpenzimet të konsiderohen të papranueshme.
Keni parasysh:
BE-ja dhe Gjykata e auditorëve kanë të drejtën të kryejnë inspektime të të dhënave dhe inspektime në vendin e ngjarjes, për të verifikuar shpenzimet dhe
mënyrën se si është shfrytëzuar granti i BE-së (ashtu siç parashihet në nenin 16.2
të Kushteve të përgjithshme të grant kontratës). Kontrollimet mund të bëhen në
çdo kohë gjatë fazës së implementimit të projektit, përkatësisht deri në shtatë
vjet pas dorëzimit të raportit përfundimtar.
Të gjitha pagesat duhet të mbështeten me dokumente të llogarimbajtjes apo
dokumente me vlerë të njëjtë dëshmuese. Kjo zakonisht nënkupton:
• Faturat për të gjitha blerjet, kontratat etj. dhe dëshmitë e pagesave;
• Deklaratat/gjendjet bankare;
• T
enderët dhe kontratat, përfshirë edhe dëshmitë për procedurat e ndjekura
(Specifikimet teknike/Termat e referencës, Formularët e tenderëve, Ofertat
e pranuara, Formularët e kontratës, Certifikatat e pranimit përfundimtar/të
përkohshëm – Raportet përfundimtare të pranuara/çfarëdo raporti tjetër që
është kërkuar dhe anekset përkatëse si studimet, broshurat etj.)
• Listat e rrogave dhe kontratat e të punësuarve;
• L
ista e orëve të punës (timesheet), kurse ekspertët e angazhuar sipas kontratës për shërbime duhet të dorëzojnë listën e orëve të punës me nënshkrimet e tyre dhe menaxhmentit të projektit (shih Aneksin D si shembull);
• Biletat dhe boarding pas-ët për të gjitha udhëtimet;
• N
ë rastin e konferencave/tryezave të rrumbullakëta/seminareve, etj. duhet
dorëzuar procesverbalet e mbledhjeve, ftesat e përkthyera, listën e pjesëmarrësve, etj.
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
73
Vërejtje e rëndësishme:1314
Duhet ta udhëzoni personelin tuaj dhe personelin e partnerëve që t’i ruajnë të gjitha
dokumentet e rëndësishme, sepse edhe për ata vlen e njëjta gjë sikurse edhe për ju13.
Çdo transferim te partnerët duhet bërë në xhirollogaritë e tyre bankare (e jo te personat fizik)14.
Çdo faturë/dëshmi duhet të jetë në emrin e përfituesit apo partnerëve të përfituesit (faturat/dëshmitë në emrin e bashkëpunëtorëve apo personave fizik nuk janë të pranueshme).
Pagesat e faturave/dëshmive në parim duhet të bëhen përmes bankës. Ju lutem verifikoni me Delegacionin tuaj të BE-së nëse pagesat me para të gatshme (petty cash)
janë të lejuara vetëm për shuma të vogla dhe cilat janë procedurat për këto pagesa
(sasia, dokumentacioni i nevojshëm (faturat e pagesave) etj).
Shërbyesit civil të shteteve dhe territoreve partnere të përfituesit nuk lejohet të marrin
rroga nga projekti në cilësinë e ekspertëve, për shembull: për shërbimet e nën-kontraktuara (vija buxhetore 5). Sidoqoftë, atyre u lejohet të jenë pjesë e personelit të projektit
dhe të marrin rroga nga punëdhënësi i tyre, nëse punëdhënësi është përfituesi i grantit.
Resurset njerëzore që nuk posedojnë kontratë punësimi me përfituesin ose një nga
partnerët, duhet të punësohet në bazë të kontratës për shërbime. Në rastet e kontratës për shërbime është e nevojshme të përgatiten Termat e referencës dhe të
ndiqet një proces transparent i përzgjedhjes.
2.3.1. Kursi i këmbimit (BE dhe vendor)
Vërejtje e rëndësishme:
Kursi i aprovuar nga BE-ja për këmbimin e euros në valutën vendore përcaktohet në
baza mujore në fillim të secilit muaj. Me rastin e paraqitjes së të gjitha shpenzimeve
të projektit në raportin përfundimtar, ju duhet të shërbeheni me vlerën mesatare të
kursit të këmbimit gjatë periudhës që përfshihet në raport.
Gjatë implementimit të projektit, fondet që mbahen në xhirollogari në euro do të
këmbehen dhe transferohen në xhirollogari në monedhën lokale.
Me rastin e blerjes së mallrave/shërbimeve për qëllimet e projektit, duhet ta keni
parasysh se do të ketë dallime në kursin e këmbimit. Kjo ndodh për shkak se
bankat kanë kursin ditor për konvertimin e eurove në valutën vendore, siç përcaktohet nga Banka kombëtare.
Sidoqoftë, kursi i këmbimit të euros në BE dallon nga ai bankës tuaj. Kursi i
këmbimit në BE përcaktohet në baza mujore dhe është pak më i lartë se kursi
vendor në fillim të muajit dhe pak më i ulët në fund të muajit. Ju mund ta gjeni
kursin e këmbimit të euros në:
http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=countries&Language=en
13
14
Kushtet e përgjithshme, neni 1.3.
Kushtet e përgjithshme, neni 10.
74
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
Informacioni mbi kursin e këmbimit azhurnohet ditën e parë të çdo muaji në vijim.
Keni parasysh:
Dallimet në kursin e këmbimit nuk janë shpenzime të pranueshme dhe çfarëdo
humbje që rezulton gjatë këtyre këmbimeve duhet të mbulohet nga përfituesi (shih
gjithashtu seksionin 3.2.3. mbi shpenzimet e pranueshme). Për këtë arsye nuk këshillohet këmbimi i menjëhershëm i gjithë shumës së pranuar të eurove në valutë vendore.
2.3.2. Tatimi në vlerën e shtuar (TVSH)
Vërejtje e rëndësishme:
Tatimi në vlerën e shtuar (TVSH) paraqet shpenzim të papranueshëm, që nuk mund
të mbulohet nga granti.
Në përputhje me marrëveshjen e nënshkruar në mes të BE-së dhe shtetit tuaj,
të gjitha pagesat e bëra nga kontributet financiare të BE-së janë të liruara nga
TVSH-ja. Ju lutemi keni parasysh se nga TVSH-ja mund të lirohen vetëm artikujt e përcaktuara në listën e buxhetit të aprovuar (Aneksi III i Kushteve të
përgjithshme – buxheti i projektit). Mallrat dhe shërbimet që nuk janë të përfshira në buxhetin e aprovuar nuk do të lirohen nga TVSH-ja.
Lirimi nga TVSH-ja apo kthimi i TVSH-së së paguar në Kosovë duhet të sigurohet nga Autoritetet tatimore. (Ju lutemi shikoni seksionin mbi TVSH-në në
Kosovë më poshtë, Aneksi 2.b)
Vërejtje e rëndësishme:
Lirimi nga TVSH-ja mund të sigurohet vetëm për mallrat/ shërbimet që financohen
nga granti (e jo për mallrat /shërbimet që paguhen nga komponentët apo kontributet
tjera të projektit). Për të mësuar procedurat për sigurimin e lirimit nga TVSH-ja duhet
të konsultoheni me delegacionin e BE-së/task menaxherin dhe/ose autoritetet
përgjegjëse në shtetin tuaj që merren me lirimin nga TVSH-ja.
Në disa raste lirimi nga TVSH-ja varet nga shuma minimale e faturës. Çfarëdo faturë
shuma e së cilës është nën pragun e përcaktuar nuk do të merret parasysh nga
autoritetet përgjegjëse. Në raste të tilla duhet të merret një deklaratë e shkruar nga
autoritetet përkatëse, përmes së cilës konfirmohet një praktikë e tillë.
Në disa raste entitetet e caktuara nuk kanë të drejtë të kërkojnë kthimin e TVSH-së.
Në rastet e tilla raportit final duhet t’i bashkëngjitet deklarata përkatëse e auditorit,
ndërsa është e këshillueshme të kontaktoni Autoritetin kontraktues me qëllim të
shmangies së ndonjë keqkuptimi të mundshëm.
- Në rast se ballafaqoheni me problem për të siguruar lirimin nga TVSH-ja, ju duhet të
konsultoni Autoritetin tuaj kontraktues me
- qëllim që t’ju ndihmojë në zgjidhjen e kësaj çështje.
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
75
2.3.3. Prokurimi
Në rastet kur grant-projekti që bashkë-financohet nga BE-ja kërkon prokurim
nga përfituesi, ju jeni të obliguar që përpos rregullave të prokurimit të shtetit
tuaj (nëse ka të tilla) t’i respektoni edhe procedurat e prokurimit të paraqitura në
Udhëzuesin praktik për procedurat e kontratës për projektet e jashtme të KE-së
(seksioni 2.4.).
Vërejtje e rëndësishme:15
Ju lutemi keni parasysh se zbatimi i procedurave të mëposhtme të prokurimit të BEsë nuk nënkuptonë se ju jeni të liruar nga rregullat e prokurimit që vlejnë në shtetin
tuaj. Në rast se rregullat e prokurimit në shtetin tuaj parashohin procedura më strikte
të prokurimit se ato të përcaktuara nga BE-ja, ju këshillojmë që gjithmonë të veproni
në përputhje me rregullat më rigoroze që zbatohen në shtetin tuaj15. Megjithatë,
duhet zbatuar dispozitat e Aneksit IV në kontratën tuaj.
Gjatë zbatimit të procedurës së prokurimit ju duhet të keni parasysh që:
Të zbatoni procedurën e drejtë të prokurimit;
Të shfrytëzoni format që janë në përputhje me standardet ndërkombëtare, ndërsa
dispozitat e Aneksit IV të kontratës tuaj duhet të zbatohen mutatis mutandi. Këshillohet
që formularët e thjeshtësuar të dosjeve të tenderit të bashkëngjiten si aneks;
Duhet të zbatohet rregulli i origjinës së furnizimeve;
Duhet të respektohet rregulli i pranueshmërisë.
Në qoftë se përfituesi (apo partnerët e përfituesit) dështon të veprojë në përputhje me
ndonjë nga këto rregulla, shpenzimet në fjalë do të konsiderohen të papranueshme
për financim nga fondet e KE-së.
Procedura që duhet të ndiqet do të varet nga lloji i prokurimit që po zbatohet
(kontratë për shërbime, pajisje apo punë) dhe lartësia/vlera e kontratës. Në të
gjitha rastet kontrata duhet t’i jepet kontraktuesit që ofron raportin më të favorshëm kualitet/çmim (tenderin më të leverdishëm ekonomikisht). Ju duhet
ta merrni vendimin në mënyrë transparente, të mundësoni një garë korrekte në
mes kontraktuesve dhe të shmangni konfliktet e interesit me rastin e marrjes së
vendimit.
Hapi i parë në çfarëdo prokurimi, përpara lansimit të procesit, është të përcaktohet se çka duhet të blihet, qofshin ato pajisje, shërbime apo punë, dhe të vlerësohet vlera e përafërt e prokurimit (e cila duhet të jetë në përputhje me buxhetin
15
ë shumë shtete shuma nën të cilën lejohet një procedurë e vetme tenderues sipas procedurave të prokurimit të BEN
së është shumë më e ulët se 10.000 euro, për shembull 500 euro. Në raste të tilla këshillohet zbatimi i rregullave që
aplikohen në shtetin tuaj, me fjalë tjera të MOS pranohet një tender i vetëm për shumat mes 500 dhe 10.000 euro,
por të zbatohen procedurat vendore më rigoroze për një shumë të tillë.
76
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
e aprovuar). Ju lutem keni parasysh se kontratat e shërbimit mund të përfshijnë
vetëm shërbime (e jo pajisje, apo punë). Kontratat e furnizimit mund të përfshijnë edhe shërbimet ndihmëse dhe punët që kanë të bëjnë me instalimet. Kontratat e punës mund të përfshijnë deri në njëfarë mase shërbime dhe furnizime.
Përfituesi më pas vendos për llojin e kontratës dhe formën e procedurë që do të
zbatohet, duke u bazuar në këto informata.
Projektet e aprovuara nga IPA apo instrumentet tjera të BE-së në përgjithësi
mund të përfshijnë tre lloje të prokurimit:
• K
ontratat për shërbime: Këtu përfshihet angazhimi i ofruesve të shërbimeve, kompanive dhe/ose individëve (ekspertëve). Kontratat e shërbimeve
shfrytëzohen në rast të përgatitjes së studimeve të ndryshme, raporteve
vlerësuese, angazhimit të ekspertët ose trajnerëve, shërbimeve të printimit
dhe publikimit, përkthimeve, organizimit të konferencave apo ngjarjeve
tjera, furnizimeve me ushqime etj.
• K
ontratat për furnizim: Këto kontrata mbulojnë blerjen apo marrjen me
qira të pajisjeve. Këtu mund të përfshihen edhe produktet për instalim dhe
mirëmbajtje.
• K
ontratat e punës: Këto kontrata mbulojnë vetëm ekzekutimin apo projektimin edhe ekzekutimin e “punës”. Me ‘punë’ nënkuptohet produkti i punëve
konstruktuese apo inxhinierike si tërësi, që është e mjaftueshme për të përmbushur një funksion ekonomik apo teknik.
Gjithmonë mund të konsultoni Autoritetin kontraktues para lansimit të procedurës së prokurimit për t’u siguruar se jeni duke zbatuar procedurat e duhura.
Formularët e thjeshtësuara për krijimin e dosjes së tenderit për shërbimet mund
të gjenden në web-faqen e BE-së:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/services/index_en.htm.
Keni parasysh se për shërbimet në vlerë më të lartë se 200.000€, furnizimet mbi
60.000€ dhe punët mbi 300.000€ duhet përdorur formularët standarde që mund
të gjenden në web-faqen e EuropeAid, adresa e së cilës është dhënë më poshtë:
Për shërbime:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/services/index_en.htm
Për furnizime:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/supplies/index_en.htm
Për punë:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/works/index_en.htm
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
77
Më poshtë është paraqitur një përmbledhje e informatave të dhëna në seksionet
4, 5 dhe 6 të Aneksit IV të kontratës së zbatueshme në projektet tuaja:
Kontratat për shërbime
Kontratat për furnizim
Kontratat për punë
Në vlerë 10.000 euro ose
më pak = Tender i vetëm
Në vlerë 10.000 euro ose
më pak = Tender i vetëm
Në vlerë deri 10.000 euro
ose më pak = Tender i
vetëm
Më pak se 200.000 euro =
Procedurë kompetitive të
negociuara pa publikim
Më pak se 60.000 euro =
Procedurë kompetitive
pa publikim
Më pak se 300.000 euro =
Procedurë kompetitive pa
publikim
Në rast të shumave që kalojnë këto pragje (dhe për ndonjë aktivitet re-grating), ju
lutemi kontaktoni Autoritetin tuaj kontraktues për ndihmë shtesë.
2.3.4
Procedurat e prokurimit
Të gjitha procedurat e prokurimit kanë të përbashkët ndërmarrjen e hapave të
mëposhtme:
• P
lanifikimi i prokurimit – ku vendoset për procedurën që do të zbatohet dhe
kohën e lansimit të saj. Ashtu siç është cekur më parë, në rast se keni ndonjë
paqartësi në lidhje me procedurën që duhet zbatuar mund të kontaktoni Autoritetin kontraktues;
• L
ansimi dhe realizimi i prokurimeve të planifikuara është paraparë në kuadër
të planit të veprimit. Megjithatë, rekomandohet që procedura të fillojë në fazat
e hershme të zbatimit të projektit, posaçërisht kur aplikohen procedurat kompetitive të negociuara (në rast se paraqitet nevoja për ta përsëritur procedurën
për shkak të numrit të pamjaftueshëm të ofertave, rregullit të origjinës, etj.);
• Lansimi i procedurës së prokurimit – procesi i kontaktimit të furnizuesve të zgjedhur dhe dërgimi i dosjes së tenderit me specifikimet teknike / termat e referencës;
• Zgjedhja e tenderëve – duhet të bëhet nga një komision vlerësues që ka të paktën 3 anëtarë me të drejtë vote – (kurse për tenderët që kanë të bëjnë me përmbushjen e punëve të ndryshme, preferohet që komisioni të ketë pesë anëtarë);
• Përgatitja e kontratës – për këtë qëllim rekomandohet përdorimi i formularëve të thjeshtësuar të cilët i janë bashkëngjitur kontratës, linkun i të cilit
mund të gjendet në seksionin e lidhjeve (links) në fund të këtij udhëzuesi;
• Implementimi i kontratës – për të gjitha kontratat furnizuese dhe ato të punës,
furnizuesit duhet lëshuar certifikata e pranimit të përkohshëm dhe përfundimtar (shihni seksionin e linkeve në fund të këtij udhëzuesi për shabllonin).
78
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
Në kuadër të Programit për bashkëpunim ndër-kufitar të instrumentit të IPA-s,
në përputhje me kontratat e nënshkruara dhe shumën e prokurimit të aprovuar,
ju do t’i aplikoni kryesisht dy procedurat e mëposhtme:
• Tenderi i vetëm
• Procedura kompetitive e negociuar
Ne ju rekomandojmë që të ndiqni praktikat e prezantuara më poshtë:
Tenderi i vetëm
Kontrata për shërbime, furnizime apo kryerje të punëve në vlerë deri në 10.000
euro mund të jepet edhe në rastet kur ka vetëm një ofertues.
Procedura kompetitive e negociuar
Ju përpiloni një listë të kontraktuesve potencial që i plotësojnë kriteret minimale të përzgjedhjes, kritere këto të cilat i konsideroni të nevojshme për implementimin e kontratës, dhe ftoni të paktën 3 kontraktues të zgjedhur nga
ju të garojnë në tender (në rastin më të mire numri i tyre duhet të jetë 5 ose 6).
Kandidatët ftohen duke u dërguar atyre Ftesën për ofertë së bashku me dosjen
e tenderit.
Në fund të procedurës, ju zgjidhni tenderin më të përshtatshëm teknikisht:
• N
ë rast të tenderëve për shërbime, ne sugjerojmë të shfrytëzohet rregulli
80/20, ngjashëm me procedurën e EuropeAid (për shembull 80% e rëndësisë
i jepet kualitetit dhe 20% çmimit);
• N
ë rast të tenderëve për shërbime apo punë, përparësi i jepet ofertës më të
lirë të përshtatshëm.
E gjithë procedura zhvillohet kështu:
Faza e parë:
Përgatisni dosjen e tenderit e cila duhet të përmbajë:
Termat e referencës (në rastin e kontratave për shërbime) apo specifikimet teknike
(në rastin e kontratave për furnizim dhe punë);
Buxheti maksimal (vetëm për shërbimet);
Formularin për dorëzimin e ofertës;
Kriteret e vlerësimit në bazë të të cilëve do të udhëhiqet dhënia e tenderit.
Vërejtje: ju mund t’i shfrytëzoni formularët e thjeshtëzuar, ju lutemi shihni seksionin
12.
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
79
Faza e dytë:
Autoriteti kontraktues aprovon dosjen e tenderit (vetëm në rastet kur Autoriteti
kontraktues e kërkon një gjë të tillë në mënyrë specifike;
Ftesat e shoqëruara me dosjen e tenderit u dërgohen kontraktuesve të zgjedhur;
Afati i fundit për dorëzimin e ofertave është minimum 30 ditë.
Faza e tretë:
Bëni vlerësimin e ofertave të pranuara duke ngritur një komision vlerësues që
përbëhet nga një numër tek i anëtarëve me të drejtë vote (të paktën tre);
Komisioni vlerësues përbëhet nga kryesuesi - pa të drejtë vote, sekretari - pa të
drejtë vote dhe të paktën tre anëtarë me të drejtë vote. Anëtarët që kanë të drejtë
vote duhet të kenë kapacitete teknike dhe administrative për të dhënë mendimin
meritor për ofertat. Autoriteti kontraktues ose ITS/OS mund të caktojnë ndonjë
mbikëqyrës për të përcjellë në tërësi apo pjesërisht mënyrën e veprimit të komisionit
vlerësues. Të gjithë anëtarët e komisionit vlerësues dhe vëzhguesit eventual duhet të
nënshkruajnë deklaratën e paanësisë dhe konfidencialitetit;
Komisioni vlerësues bën rangimin e propozimeve duke u mbështetur në kriteret e
vendosura paraprakisht dhe identifikon ofertën që ofron raportin më të mirë kualitet/
çmim (në rast të tenderëve që kanë të bëjnë me shërbimet) apo çmimin më të ulët
(në rast të tenderëve për furnizim apo kryerje të punëve);
Përpiloni një raport vlerësues ku shpjegohet procesi në hollësi (linket për shabllonet
standard mund t’i gjeni në seksionin e 12-të);
Vërejtje e rëndësishme: Nëse gjatë shqyrtimit të ofertave vetëm një tender është
i vlefshëm nga ana administrative dhe teknike, kontrata mund t’i jepet asaj oferte,
me kusht që të jenë pranuar të paktën tre oferta dhe të paktën një tenderues t’i
plotësojë kriteret e përcaktuara.
Faza 4: (vetëm nëse Autoriteti kontraktues i projektit tuaj e kërkon këtë në
mënyrë specifike)
Raporti vlerësues me kopjet e të gjitha ofertave të pranuara i dorëzohet Autoritetit
kontraktues;
Autoriteti kontraktues aprovon raportin vlerësues.
Faza 5:
Lajmërohet kontraktuesi i suksesshëm se oferta e tij është pranuar;
Nënshkrimi dhe implementimi i kontratës.
80
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
Pjesa më e rëndësishme e dosjes së tenderit të dërguar janë Termat e referencës /
Specifikimet teknike që u ofrojnë instruksione kontraktorëve në lidhje me atë që
kërkohet. Ky dokument bëhet aneks i kontratës eventuale dhe udhërrëfyes për
kontraktuesin për implementimin e detyrave të dakorduara. Për këtë arsye dokumenti duhet të jetë i plotë dhe i detajuar. Është e këshillueshme që me rastin
e përgatitjes së tij të konsultohen të gjitha palët e përfshira në projekt, dhe/ose
kolegët që punojnë në departamentet e specializuara, siç është Departamenti i
IT-së, Departamenti i prokurimit/blerjes etj.
Ne ju këshillojmë që t’i ndiqni në mënyrë rigoroze procedurat e mësipërme sikurse edhe instruksionet tjera të marra nga Autoriteti kontraktues me rastin e
aprovimit të planit tuaj të prokurimit. Ju lutemi verifikoni me Autoritetin tuaj
kontraktues nëse ata dëshirojnë të përfshihen në procesin e prokurimit (dhe
nëse po, në cilën fazë).
Vërejtje e rëndësishme:
Procedurat e prokurimit në kuadër të procedurës kompetitive të negociuar mund
të zgjasin deri në 2 muaj. Këtë duhet ta keni parasysh kur planifikoni realizimin e
aktiviteteve tjera të projektit.
2.3.5. Rregulli i origjinës
Në rastin e furnizimeve, të gjithë furnizuesit në ofertën e tyre duhet ta deklarojnë
origjinën e furnizimeve në tenderin e tyre. Kontraktuesit duhet t’ia prezantojnë
përfituesit certifikatën e origjinës më së voni me rastin e prezantimit të faturës
së parë për pajisje dhe automjete, kur çmimi i një njësie të blerë është më shumë
se 5.000 euro. Me rastin e prokurimeve nën 5.000 euro, është e mjaftueshme
vetëm një deklaratë nga furnizuesi ku theksohet se furnizimet e dorëzuara janë
prodhuar në një nga shtetet e pranueshme. Certifikata e origjinës duhet të nxirret nga autoritetet kompetente të shtetit të origjinës nga vijnë furnizimet (Konfirmimi nga Dhoma e tregtisë apo deklarimi nga dogana). Në rast të ndonjë dyshimi, ju lutemi referojuni Autoritetit tuaj kontraktues për sqarimet e nevojshme.
Vërejtje e rëndësishme:
Në bazë të kontratës, të gjitha pajisjet duhet të blihen në një nga shtetet e BE-së,
shtetet e Zonës Ekonomike Evropiane, shtetet kandidate zyrtare për BE, shtetet që
pranojnë ndihmë nga IPA apo ndonjë nga shtetet e Programit të IPA-s për bashkëpunim
ndër-kufitar (IPA), ju lutemi konsultoni web-faqen e EuropeAid për azhurnim specifik.
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
81
2.3.6. Rregulli i pranueshmërisë
Pjesëmarrja në procedurat e tenderimit të administruar nga përfituesi është
i hapur dhe me kushte të barabarta për të gjithë personat fizik dhe juridik të
shteteve anëtare të BE-së, shteteve dhe territoreve nga rajonet që shprehimisht
janë të cekur dhe/ose lejuar nga rregulloret financiare, legjislacioni bazë ose instrumentet tjera që udhëheqin programin e ndihmës nga i cili financohet granti
(për shembull shtetet nga Zona Ekonomike Evropiane, shtetet kandidate zyrtare
për BE, shtetet që pranojnë ndihmë nga IPA dhe shtetet e përfshira në kuadër të
instrumentit të Programit të IPA-s për bashkëpunim ndër-kufitar). Tenderuesit
duhet ta paraqesin në tender shtetësinë e tyre dhe të ofrojnë dëshmitë e zakonshme që provojnë nacionalitetin e tyre, në përputhje me legjislacionin vendor.
Ky rregull nuk vlen për ekspertët e propozuar nga ofruesit e shërbimeve që marrin pjesë në procedurat e tenderimit apo kontratat për shërbime të financuara
përmes grantit.
Mos harroni:
Parimet dhe rregullat e përgjithshme mbi nacionalitetin dhe origjinën duhet të
zbatohen në të gjitha procedurat e prokurimit.
2.4.
Amendamentimi i kontratës
Gjatë zbatimit të projektit mund të paraqitet nevoja për të bërë ndryshime në
grant-kontratë, duke përfshirë edhe ndryshime në aktivitete dhe financa.
Amendamentimet janë ndryshime të mëdha ose të vogla të grant-kontratës dhe
duhet të përcaktohen me shkrim në shtesën e kontratës (addendum). Ekzistojnë
dy forma të modifikimit të kontratës, në përputhje me grant-kontratën e nënshkruar me Autoritetin kontraktues16 (Kushtet e përgjithshme, neni 9):
• N
dryshimet e buxhetit prej 15% apo më pak, ndryshimi i xhirollogarisë
bankare, ndryshimi i adresës apo ndryshimi i auditorit të zgjedhur;
• N
dryshimet më të mëdha se 15% mes vijave buxhetore, ndryshimet signifikante të planit të veprimit, ndryshimet e partnerëve apo zgjatja e periudhës
së kontratës.
16
Kushtet e përgjithshme, neni 9.
82
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
Me rastin e propozimit të ndryshimeve, pavarësisht procedurës së aplikuar, duhet të
keni parasysh me sa vijon:
Grant kontrata mund të modifikohet vetëm brenda afatit kohor të kontratës;
Asnjë modifikim nuk mund të bëhet në mënyrë retroaktive;
Shuma maksimale e grant-kontratës nuk mund të rritet.
2.4.1. Amendamentimet përmes shtesës (addendum)
Amendamentimet e kontratës në formë të shtesës përdoren për:
• Modifikimin e vijave buxhetore që kalojnë 15%;
• N
dryshimet substanciale të aktiviteteve të planifikuara, nëse lejohen nga
Autoriteti kontraktues;
• Ndryshimi i partnerëve, nëse lejohet nga Autoriteti kontraktues;
• Z
gjatja e periudhës së kontratës: zgjatja e periudhës së implementimit të projektit duhet të kërkohet jo më vonë se një muaj para përfundimit të kohës për
implementim17.
Kërkesat për addendum nuk inkurajohen sepse ato kërkojnë një procedurë të
komplikuar administrative për aprovim, që merr kohë të konsiderueshme. Sidoqoftë, nëse vlerësoni se duhet të shtoni diçka, duhet të siguroheni se kjo shtesë
nuk do të ndikojë në implementimin e përgjithshme të projektit. Ju duhet t’i
planifikoni paraprakisht ndryshimet që mendoni t’i bëni në formë të adenddumit, sepse për këtë duhet të merrni miratimin e Autoritetit kontraktues (procesi
mund të zgjasë rreth një muaj, me kushte që ndryshimet të jenë absolutisht të
nevojshme dhe të arsyetuara në mënyrë adekuate). Keni parasysh se shuma totale dhe përqindja e buxhetit që bashkë-financohet nga BE-ja nuk mund të rritet.
Dokumentet të cilat duhet t’i dorëzohen Autoritetit kontraktues përfshijnë:
• Shkresën sqaruese;
• P
ropozim buxhetin e modifikuar, (në përputhje me modelin e përshkruar në
seksionin 6.2.), në rast të modifikimeve të tilla;
• P
ërshkrimi dhe arsyetimi i veprimeve të modifikuara, në rast të modifikimeve të tilla.
Para dorëzimit të kërkesës për shtojcë (addendum), ju duhet të kontaktoni Autoritetin kontraktues (apo task menaxherin tuaj) për konsultime shtesë. Për të
17
Kushtet e përgjithshme, neni 11.1.
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
83
paraqitur zyrtarisht kërkesën për aprovim nga Autoriteti kontraktues, ju duhet
të dorëzoni versionin përfundimtar të nënshkruar të letër-kërkesës bashkë me
dokumentet mbështetëse pranë Autoritetit kontraktues. Autoriteti kontraktues
rezervon të drejtën të shtrojë pyetje shtesë.
Shtesa (addendum-i) hynë në fuqi pasi të nënshkruhet nga të dyja palët në kontratë (dhe asnjëherë nuk është retroaktive).
2.4.2. Modifikimet pa shtesë të kontratës (addendum)
Re-alokimi i aprovuar është një formë e amendamentimit të grant-kontratës që
mund të përdoret për ndryshimet e mëposhtme:
• R
ealokimet e buxhetit: transferi në mes të linjave brenda të njëjtës vijë kryesore buxhetore, transferi në mes vijave kryesore buxhetore me variacionin
prej 15% ose më pak nga shuma e përcaktuar fillimisht (apo siç është modifikuar me addendum) sipas secilës vijë kryesore buxhetore për shpenzimet e pranueshme. Kjo metodë (e ashtuquajtura rregulli 15%) nuk mund të
përdoret për ndryshuar vijat buxhetore për shpenzimet administrative apo
shpenzimet e rezervave (contingency reserve);
• Ndryshimi i adresës së projektit;
• Ndryshim i xhirollogarisë së projektit;
• Ndryshimi i auditorit.
Vërejtje e rëndësishme:
Rregulli 15% mund te zbatohet vetëm një herë në të njëjtën vijë buxhetore, prandaj
duhet të shqyrtohet vetëm për 6-7 muajt përfundimtarë të projektit. Nëse dëshironi
të bëni ndryshime në fazat më të hershme të projektit tuaj (ndryshimet në rezultate,
ndryshime substanciale në aktivitete) duhet të përgatisni kërkesën për addendum
(shihni 6.1.).
Me qëllim të zbatimit të kësaj procedure për modifikimin e kontratës, ju duhet
të dorëzoni te Autoritetit kontraktues:
• S
hkresën informuese ku përshkruhen arsyet për ndryshimet e propozuara
(çdo kërkese për modifikim duhet të mbështetet me argumente të mjaftueshme).
• Dokumentet mbështetëse:
84
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
a) Propozimi i buxhetit të modifikuar (ju lutem shihni modelin më poshtë) ose;
b) Formularin e ri identifikues financiar ose;
c) Detajet kontaktuese të kompanisë së auditimit të zgjedhur së fundi.
Ju duhet të kontaktoni Autoritetin kontraktues përpara përgatitjes së letrës informuese për ta informuar Autoritetin kontraktues për amendamentet e përmendura këtu (adresa e projektit, xhirollogaria e projektit, të dhënat kontaktuese të
auditorit të ri, rregulli 15%), posaçërisht kur propozoni realokimet buxhetore
dhe të informoni AK për ndryshimet e planifikuara. Ju lutemi keni parasysh se
Autoriteti kontraktues rezervon të drejtën të shtrojë pyetje shtesë.
Edhe pse një gjë e tillë dekurajohet, në fazat e hershme të implementimit të
projektit nuk nevojitet asnjë aprovim formal për ndryshimet e përmendura më
poshtë kur zbatohet rregulli fleksibil i 15 për qindëshit.
Shembull: Variacionet e buxhetit prej 15% apo më pak. Ashtu siç është thënë
tashmë me rastin e kërkesës së modifikimit të buxhetit prej 15% ose më pak, ju
duhet të përgatisni:
• S
hkresën informuese që ofron argumente të mjaftueshme për ndryshimin e
propozuar. Argumenti më i përdorur është përdorimi i kursimeve në kuadër
të vijave të caktuara buxhetore, me qëllim të përmirësimit të aktiviteteve
tjera, siç është vizibiliteti i projektit/ shpenzimet e udhëtimit/ blerja e pajisjeve shtesë;
• P
ropozim buxheti i modifikuar, ku përfshihen buxheti origjinal dhe ndryshimet e propozuara.
Ju lutem gjeni më poshtë një model të buxhetit të modifikuar:
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
85
Aneksi B. Buxheti i
projektit
BUXHETI ORIGJINAL
Buxheti i modifikuar
Njësia
Vlera e
njësisë
# Një- (në
sia
euro)
shpenzimet (në
euro)2
4. Zyra lokale/
shpenzimet e projektit
4.1 Shpenzimet për
automjete
Në
muaj
12
250
4.2 Qiraja e zyrës
Në
muaj
4.3 Harxhimet –
furnizimet e zyrës
Në
muaj
12
4.4 Shërbimet tjera
(tel/fax, rryma/
ngrohja/mirëmbajtja)
Në
muaj
Subtotali për Zyrën
lokale/Shpenzimet e
veprimit
5. Shpenzimet,
shërbimet tjera 9
Shpenzimet
Njësia
#e
njësive
Vlera e
njësisë
(në
euro)
shpenzimet (në
euro)2
3,000
Në
muaj
12
250
3,000
-
Në
muaj
-
100
1,200
Në
muaj
11
100
1,100
12
150
1,800
Në
muaj
12
150
1,800
6,000
5,900
2,000
Për
ekzemplar
2300
1
2,300
2
1800
3,600
5.1 Publikimet
Për
ekzemplar
5.2 Studimet,
hulumtimet (50 ditë)
Për studim
2
1800
3,600
Për
studim
5.3 Shpenzimet e
auditimit
Për auditim
1
2800
2,800
Për auditim
1
2800
2,800
5.4 Vlerësimi
përfundimtar
Për reportin
1
1200
1,200
Për reportin
1
1200
1,200
5.5 Përkthimet e
shkruara apo gojore
Për ditë
35
80
2,800
Për ditë
26
75
1,950
5.6 Shërbimet
financiare (shpenzimet
e garancisë bankare
etj.)
për
muaj
12
50
600
për
muaj
12
50
600
5.7 Shpenzimet
e konferencave/
seminërve 10
Për ngjarje
1
700
700
Për
ngjarje
2
700
1,400
5.8 Veprimtaritë e
vizibilitetit
Subtotali: Shpenzimet,
shërbimet tjera
13,700
13,850
NË TOTAL
19,700
19,750
2000
1
Vërejtje: Ky është një shembull i realokimit të vogël të buxhetit.
86
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
Duke u nisur nga fakti se suksesi i përgjithshëm i projektit matet jo vetëm nga
rezultatet e arritura, por edhe nga mënyra e shfrytëzimit të mjeteve financiare
në dispozicion, ju duhet të shqyrtoni me seriozitet realokimin e fondeve në mes
vijave të ndryshme buxhetore në rast të kursimeve substanciale. ‘Rregulli 15 për
qind’ mund të aplikohet vetëm një herë në të njëjtën vijë buxhetore. Prandaj nga
ju kërkohet që t’i njihni mirë shpenzimet e përgjithshme të buxhetit dhe të planifikoni realokimet e buxhetit në gjysmën e dytë të implementimit të projektit.
Do të ishte ideale sikur një letër me realokimet e këtilla të buxhetit, në kuadër të
rregullit 15 për qind, të hartohet 6 muaj përpara datës së skadimit të kontratës –
kjo do t’ju oforjë kohë të mjaftueshme për t’i kompletuar aktivitetet shtesë.
Vërejtje e rëndësishme:
Ju duhet ta dorëzoni shkresën informuese së bashku me anekset në KE;
Variacionet/realokimet maksimale të lejuara në mes të dy vijave buxhetore janë
15%; realokimet brenda të njëjtës vijë buxhetore mund të kalojnë 15 %;
Rregulli 15% mund të aplikohet vetëm një herë në të njëjtën vijë buxhetore;
Asnjë fond që nuk është paraparë në buxhetin përfundimtar të aprovuar nuk mund
të realokohet në kuadër të rregullit 15 % (për shembull, nëse vija buxhetore nuk
është përmendur në buxhetin origjinal);
Rregulli 15% nuk mund të aplikohet në shpenzimet administrative apo shpenzimet
rezervë (contingency reserve);
Për amendamentimet e tilla nuk nevojitet aprovim formal.
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
87
ANEKSI 1. UDHËRRËFYES PRAKTIK PËR TAKSAT NË
KOSOVË
HYRJE
Administrata Tatimore e Kosovës është Autoriteti i vetëm që merret me administrimin e taksave, i cili nxjerr rregullore të përgjithshme administrative të cilat
janë detyruese si për Administratën tatimore të Kosovës ashtu edhe për taksapaguesit. ATK siguron zbatimin uniform të ligjeve dhe rregulloreve që kanë të bëjnë
me taksat. Rregulloret në fjalë duhet të përcaktojnë përgjegjësinë e Administratës
Tatimore të Kosovës. Këto përgjegjësi kanë të bëjnë me administrimin e taksave në
nivel qendror (qeveri), siç janë TVSH-ja mbi bizneset lokale, tatimet në të ardhurat
individuale, tatimet në të ardhurat e korporatave dhe kontributet personale.
Çdo rregullore përmban udhëzime për ta lehtësuar zbatimin e saj. Ndryshimet dhe
azhurnimet e shpeshta të legjislacionit tatimor në Kosovë dhe zgjerimi i skemës së
tatimeve ofrojnë mundësi për arritjen e praktikave më të mira në fushën fiskale.
Ky manual është hartuar me qëllim që të ofrojë njohuri themelore mbi zbatimin e
ligjeve tatimore në Kosovë, posaçërisht për organizatat joqeveritare që veprojnë në
Kosovë dhe i njëjti nuk ka fuqi ligjore, por ka karakter shpjegues dhe informues.
INFORMACIONE TË PËRGJITHSHME PËR TATIMET NË KOSOVË
Personat të cilët pretendojnë të merren me aktivitet ekonomik në Kosovë, duhet
ta regjistrojnë biznesin apo degën e biznesit në Zyrën e Regjistrimit të Bizneseve,
në përputhje me ligjin numër 02/L-123.
Kjo rregullore ka për qëllim krijimin e mundësive për themelimin e shoqërive
tregtare fitimprurëse në Kosovë, të caktojë pronësinë, përgjegjësitë dhe kompetencat për të vendosur lidhur me to; mënyrat dhe procedurat për përfundimin
dhe likudimin e tyre; të drejtat dhe detyrimet qe u takojnë; dhënien e kompetencave dhe autorizimeve personave përgjegjës dhe organeve përkatëse (dhe pasuesve te tyre) për zbatimin e dispozitave të kësaj rregulloreje. Ky ligj rregullon
vetëm shoqëritë tregtare fitimprurëse.
Vendi për të marrë certifikatën e regjistrimit për të zhvilluar aktivitet ekonomik
është zyra për Regjistrimin e Bizneseve në Ministrinë e Tregtisë dhe Industrisë.
Ligji 03/L-222 parash kushtet e regjistrimit në administratën tatimore dhe pajisjen me numër fiskal para fillimit të ndonjë aktiviteti ekonomik. Çdo OJQ është e
88
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
obliguar që pasi të pajiset me certifikatë të regjistrimit nga Zyra e Regjistrimit të
OJQ-ve, të aplikojë në ATK për t’u pajisur me numër fiskal tatimor.
Personat që dëshirojnë të merren me veprimtari jo fitimprurëse mund të regjistrojnë
Organizata të cilat nuk kanë për qëllim fitimin, por merren ekskluzivisht me aktivitete
në interes të përgjithshëm të publikut, pra, këta persona mund të regjistrojnë një Organizatë joqeveritare(OJQ), aktivitetet e së cilës do të jenë në interes të publikut.
OJQ-të në Kosovë mund të themelohen në përputhje me ligjin numër 03/L-222
dhe mund të regjistrohen në zyrën e autorizuar për regjistrimin e OJQ-ve, në
Ministrinë e Shërbimeve Publike.
Meqenëse OJQ-të gëzojnë statusin e personit juridik dhe kanë të drejtën ligjore
për të ushtruar veprimtarinë e tyre në Kosovë, ato në disa raste do të përballen me legjislacionin tatimor. Prandaj, përmes këtij doracaku do të përpiqemi të
japim disa shpjegime të cilat shpresoj se do të ju ndihmojnë që aktivitetet e OJQve tuaja të jenë në pajtueshmëri me ligjet tatimore.
Cilat janë llojet e bizneseve që mund të krijohen në Kosovë?
(Ligji numër 02/123 ”Mbi themelimin e shoqërive tregtare në Kosovë”)
Llojet e bizneseve (shoqërive tregtare) në Kosovë mund të jenë:
- Ortakëritë e përgjithshme,
- Ortakëritë e kufizuara,
- Shoqëritë me përgjegjësi të kufizuara,
- Shoqëritë aksionare,
- Njësitë e përhershme të personave jo-rezident,
- Ndërmarrjet personale apo bizneset individuale
Cilat janë tatimet mbi bizneset dhe organizatat tjera?
Ekzistojnë një numër i tatimeve që vlejnë për bizneset, varësisht nga lloji i entitetit, statusi dhe qarkullimi vjetor që realizon biznesi. Tatimet e zbatuara që
administrohen nga Administrata Tatimore janë:
- Tatimi në të ardhurat e korporatave (Ligji numër 03/L-162)
- Tatimi në të ardhurat personale (Ligji numër 03/L-161)
- Tatimi mbi vlerën e shtuar (Tatimi mbi konsumin) (Ligji numër 03/L-146)
Bazuar në Rregulloren numër 2005/20 mbi Pensionet në Kosovë, Administrata
Tatimore e Kosovës është gjithashtu agjencia e autorizuar e Trustit të Kursimeve
Pensionale të Kosovës për mbledhjen e kontributeve pensionale.
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
89
Kënd e obligon tatimi në të ardhurat e korporatave?
Sipas Ligjit numër 03/L-162 tatimi në të ardhurat e korporatave aplikohet ndaj:
- O
rganizatave biznesore - korporatave (ku bëjnë pjesë entitetet juridike joindividuale SH.P.K, SH.A)
- Njësitë e përhershme të personave jo-rezidentë,
- Ndërmarrjet publike,
- Ndërmarrjet shoqërore.
Organizatat jo-qeveritare (OJQ)
“Kjo është e liruar sipas nenit 3, Ligji numër 03/L-162”
Të ardhurat e korporatave të liruara nga tatimi
(Neni 7, Ligji numër 03/L-162)
• T
ë ardhurat e organizatave të regjistruara sipas legjislacionit për regjistrimin
dhe veprimtarinë e organizatave joqeveritare të cilat e kanë fituar dhe mbajtur statusin e përfituesit publik, me kusht që të ardhurat të shfrytëzohen për
qëllime të përfitimit publik;
• T
ë ardhurat e Bankës Qendrore të Kosovës dhe institucioneve financiare qeveritare ndërkombëtare të lejuara dhe autorizuara për të vepruar në Kosovë;
• Dividendët e realizuara nga përfaqësuesit rezident dhe jo-rezident;
• I nteresi nga instrumentet financiare i lëshuar apo garantuar nga një autoritet
publik i Kosovës, i paguar për tatimpagues rezident dhe jo-rezident;
• T
ë ardhurat e religjioneve të pranuara në Kosovë për ushtrimin e aktiviteteve
të veçanta për vetë mbështetje, si p.sh. prodhimi i rrobave fetare, klerike, skalitja në dru, mjeshtëria e marangozit dhe produktet bujqësore tradicionale, në
pajtueshmëri me ligjet e aplikueshme për religjione në Kosovë.
• T
ë ardhurat e kontraktorëve primarë ose nënkotraktorëve, përveç personave
vendor, të realizuara nga kontratat për furnizim me mallra dhe shërbime të
Kombeve të Bashkuara, agjencive të specializuara të Kombeve të Bashkuara,
KFOR-it etj;
• T
ë ardhurat e kontraktorëve primar ose nënkontraktorëve, përveç personave
vendor, të realizuara nga kontratat me qeveritë e huaja, organet dhe agjencitë
e tyre, Bashkimin Evropian, agjencitë e specializuara të Bashkimit Evropian,
Bankës Botërore, Fondit Monetar Ndërkombëtar dhe organizatat ndërkombëtare ndërqeveritare për furnizimin me mallra dhe shërbime, në mbështetje
të projekteve dhe programeve për Kosovën.
90
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
ë ardhurat e Bankës Qendrore të Kosovës dhe të institucioneve qeveritare
T
ndërkombëtare të lejuara dhe autorizuara për të vepruar në Kosovë:
1. Fondi Ndërkombëtar Monetar (FMN)
2. B
anka Botërore- Banka Ndërkombëtare për Rindërtim dhe Zhvillim (IBRD)
dhe Asociacioni Ndërkombëtarë për Zhvillim (IDA)
3. K
orporatat Ndërkombëtare për Financim (IFC) dhe anëtarët e tjerë të Grupit
të Bankës Botërore.
4. Komisionit Evropian (EC)
5. Banka Evropiane për Rindërtim dhe Zhvillim (EBRD)
6. Banka Evropiane për Investim (EIB)
7. Banka Ndër-Amerikane për Zhvillim(IADB)
8. Banka Aziatike Për Zhvillim (ADB)
9. Banka Afrikane për Zhvillim (AFDB)
10. Fondi Ndërkombëtarë për Zhvillimin e Bujqësisë(IFAD)
11. Banka Islamike për Zhvillim (IDB)
A tatohen të ardhurat e realizuara nga OJQ-të?
JO. Në parim të ardhurat e realizuara nga OJQ-të janë të liruara nga tatimi.
Neni 7 i Ligjit numër 03/L-162 i ka liruar nga tatimi të ardhurat e realizuara nga
OJQ-të e regjistruara sipas legjislacionit për regjistrimin dhe funksionalizimin
e organizatave si organizata joqeveritare, të cilat e kanë fituar dhe mbajtur statusin e përfituesit publik, me kusht që të ardhurat të shfrytëzohen vetëm për
qëllime të përfitimit publik.
Cilat janë pasojat nëse konstatohet se të ardhurat e një OJQ-je nuk janë shfrytëzuar për përfitim publik?
Neni 33 i Ligjit numër 03/L-162, i ka paraparë edhe rastet kur një OJQ kryen
aktivitete dhe krijon të ardhura të cilat mund t`i shmangen qëllimit për të cilin
janë të regjistruara.
Në këto raste të ardhurat e OJQ-së që nuk janë shfrytëzuar për përfitim publik
do të tatohen duke aplikuar rregullat e përcaktuara me Ligjin në të ardhurat e
korporatave.
Neni 33 gjithashtu i jep të drejtën ATK-së që të auditojë një OJQ dhe të përcaktojë nëse ekziston fitimi në përputhje me profilin e OJQ-së si organizatë joftimiprurëse. Udhëzimi administrative 14/2010 përfshin edhe rastet e fitimeve të
shtuara të OJQ-ve.
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
91
Mbajtja e tatimit në burim për personat jo-rezident që ofrojnë shërbime në Kosovë
(Neni 31, Ligji numër 03/L162)
Në rastet kur një person jo-rezident i cili nuk ka njësi të përhershme në Kosovë ofron
shërbime në territorin e Kosovës, ju duhet të aplikoni ndaljen e tatimit në burim
duke zbatuar shkallën prej 5% nga pagesa bruto dhe të njëjtën ta transferoni në
llogarinë e përcaktuar nga ATK-ja për buxhetin e Kosovës. (Kjo rregull vlen vetëm
për personat që gjate periudhës fiskale realizojnë te ardhura mbi 5,000.00 euro.
Tatimi i ndalur në burim në të ardhurat e realizuar në Kosovë do të jetë tatimi
përfundimtar për personin jo-rezident
Ju duhet t`i pajisni këta persona me certifikatë tatimore, me qëllim që t`iu
mundësoni të shmangin tatimin e dyfishtë në vendin ku personi është rezident.
Shërbimet e punësimit të ofruara në Kosovë nga personat jo-rezident nuk i nënshtrohen kësaj mënyre të tatimit, sepse të ardhurat e tyre tatohen me tatim në
paga, siç është përcaktuar me Ligjin mbi të ardhurat personale në Kosovë.
Raportimi i të dhënave për blerjet mbi 500.00 euro.
(Neni 47, Ligji numër 03/L-222)
OJQ-të dhe tatimpaguesit tjerë duhet të dorëzojnë në Administratën Tatimore
raportin për të gjitha blerjet e bëra që kalojnë vlerën mbi 500.00 euro gjatë vitit
kalendarik (periudhës tatimore)
Raporti duhet të përmbajë emërtimin e shitësit, numrin fiskal të shitësit dhe
shumën totale të të gjitha blerjeve për secilin furnitorë-shitës ndarazi.
Ky raport duhet të dorëzohet në ATK me së voni deri më 31 mars të vitit pasues
për blerjet e vitit paraprak.
Mos dorëzimi i këtij raporti pason me ndëshkim me gjobë siç është përcaktuara
me Ligjin mbi procedurat tatimore numër 02/L-222
A duhet OJQ-të t’i deklarojnë të ardhurat e tyre?
(Neni 34, Ligji numër 03/L-162)
PO. Pavarësisht se të ardhurat e OJQ-ve janë të përjashtuara nga tatimi, meqenëse me këtë ligj ato trajtohen tatimpagues duhet të dorëzojnë në ATK deklaratën
mbi të ardhurat e korporatave (OJQ-të në këtë rast).
Gjithashtu, deklaratës përfundimtare duhet t`i bashkëngjiten pasqyrat financiare të përpiluara konform Standardeve të kontabilitetit të Kosovës.
92
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
Cili është afati për dorëzimin e deklaratës tatimore për të ardhurat vjetore?
(Neni 34, Ligji numër 03/L-162)
Afati i fundit për dorëzimin e deklaratës tatimore vjetore është 31 marsi i vitit
pasues.
ANEKSI 2. TATIMI NË TË ARDHURAT PERSONALE
Çka është tatimi në të ardhura personale dhe cilat burime të të hyrave i përfshin?
(Neni, 7 Ligji numër 03/L-161)
Tatimi në të ardhura personale, i cili ka hyrë në fuqi më 1 prill të vitit 2002, ka
tatuar vetëm pagat. Që nga 1 janari i vitit 2005 tatimi është më gjithëpërfshirës
dhe taton edhe burime tjera të të ardhurave. Nga data 01.01.2010 ky tatim administrohet bazuar në Ligjin numër 03/L-161, ”Për tatimin në të ardhurat personale në Kosovë”. Të ardhurat të cilat tatohen me këtë ligj janë me sa vijon:
- Pagat,
- Të ardhurat nga aktivitet biznesore,
- Të ardhurat nga qiraja,
- Lojërat e fatit,
- Dividendët,
- Interesi,
- Fitimet kapitale, dhe
- Çdo e ardhur tjetër që rritë pasurinë neto të tatimpaguesit.
Kush është tatimpaguesi në të ardhura personale dhe cili është objekti i tatimit?
Sipas ligjit mbi TAP numër 03/L-161, tatimpaguesit janë personat fizik, personat që banojnë (rezidentët) apo që nuk banojnë (jo rezidentë) në Kosovë të cilët
pranojnë ose krijojnë të ardhura bruto në tërritorin e Kosvës
Objekt i tatimit për tatimpaguesit banorë (rezident) janë të ardhurat e krijuara
në Kosovë dhe burimi i të ardhurave nga jashtë (p.sh. angazhimet në cilësi të
konsulentit).
Objekt i tatimit për tatimpaguesit që nuk janë banorë (jo-rezident) janë të ardhurat e tatueshme të realizuara në Kosovë.
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
93
ANEKSI 2a. PYETJE-PËRGJIGJE DHE SHEMBUJ TË
TATIMIT NË TË ARDHURAT PERSONALE NGA PAGAT
(Neni 9, Ligji numër 03/L-161)
Çka janë të ardhurat bruto nga paga?
Përgjigje:
Të ardhurat bruto sipas Ligjit numër 03/L162 “Mbi të ardhurat personale në
Kosovë” përfshijnë të gjitha të ardhurat e marra ose arkëtuara në formën e pagave gjatë periudhës tatimore;
Të ardhurat bruto nga pagat përfshijnë, por nuk limitohen vetëm në: rrogat e
paguara nga ose në emër të punëdhënësit për punën e bërë nga i punësuari sipas
udhëzimeve të punëdhënësit;
Bonuset, komisionet, dhe forma të tjera kompensimi që një punëdhënës ose dikush tjetër në emër të punëdhënësit i paguan të punësuarit mbi rrogën;
Të ardhurat e fituara sipas kontratave për punë të përkohshme;
Pensionet dhe të ardhurat të tjera të paguara nga punëdhënësi i mëparshëm ose
nga qeveria (pensionet dhe pagasat sociale që paguhen nga qeveria janë të përjashtuara pagesa e TAP sipas nenit 8, paragrafit 1.14 të ligjit 03/L-162);
Të ardhurat nga një punësim i ardhshëm, si p.sh. një bonus për nënshkrimin e
kontratës;
Premi-sigurimi që punëdhënësi paguan për një të punësuar.
Faljen e borxhit ose obligimit të punësuarit ndaj punëdhënësit.
Pagesën e shpenzimeve personale të të punësuarit; dhe benifitet në natyrë që një
punëdhënës i jep të punësuarit, e cila tejkalon shumën minimale të specifikuar
në udhëzimin administrativ.
Kush është i obliguar të paguajë tatimin në të ardhurat personale nga pagat?
Përgjigje: Të gjithë individët, rezident dhe jo rezident, që ofrojnë shërbime punësimi dhe që fitojnë të ardhura nga pagat në Kosovë, konsiderohen të punësuar
dhe janë të obliguar të paguajnë tatimin në të ardhurat personale nga pagat,
përveç të punësuarve të huaj siç janë të përcaktuara në Nenin 8, të Ligjit numër
03/L-161 “Mbi Tatimin në të Ardhurat Personale në Kosovë”
94
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
Çfarë hapash duhet ndërmarrë në fillim të punësimit?
(Neni 38, Ligji numër 03/L-161)
Përgjigje: Secili i punësuar, pavarësisht a punon për një apo më tepër punëdhënës, obligohet të caktojë punëdhënësin kryesorë, duke plotësuar formularin për
caktimin e punëdhënësit kryesor brenda 15 ditëve nga data e fillimit të punës.
Këtë formular duhet ta dërgoj në Zyrën e Shërbimeve të Tatimpaguesve në Administratën Tatimore të Kosovës.
Punëdhënësit të cilët nuk janë të zgjedhur si punëdhënës kryesor nga i punësuari i tyre, do të trajtohen si punëdhënës sekondar (dytësor) për çështjen tatimore.
a) Punëdhënësit kryesor duhet të mbajnë llogarinë, të ruajnë burimet dhe të
paguajnë tatimin sipas grupimeve të pagave dhe shkallëve tatimore në bazë të
të dhënave në tabelë vijuese:
0€ - 80€
0%
80€ - 250€
4%
250€ - 450€
8%
Over 450€
10%
b) Punëdhënësit sekondarë: duhet ta llogarisin (t’i mbajnë burimet në baza mujore) dhe
të paguajnë tatimin, në shkallën maksimale prej 10% të pagës.
Kush është i obliguar të kontribuojë për kursimet pensionale?
Përgjigje: Të gjithë të punësuarit, që janë banorë (rezident) të përhershëm të
Kosovës janë të obliguar t’i paguajnë kontributet për kursime pensionale.
Gjithashtu edhe punëdhënësit janë të obliguar që për të punësuarit e tyre rezidentë të paguajnë një shumë të caktuar të kontributeve pensionale. (Rregullorja
numër 2005/20 “Mbi kontributet pensionale në Kosovë)
Programi i kursimeve pensionale mbulon të gjithë punëtorët vendor në Kosovë.
Meqenëse OJQ-të trajtohen punëdhënës po ashtu duhet t’u përmbahen rregullave
të përcaktuara për kontribute pensionale, si çdo punëdhenës tjetër në Kosovë.
Sa është obligimi për të kontribuar për kursime pensionale?
(Neni 32, Rregullorja numër 2001/35)
Përgjigje: Punëdhënësi (si ai primar ashtu edhe ai sekondar) duhet të kontribuojë në shumën prej 5% të pagave bruto të të gjithë punëtorve. Njëkohësisht, pu-
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
95
nëdhënësi duhet të mbajë në burimet e tij edhe 5% të pagës bruto të punëtorit,
dhe t’i paguaj ato menjëherë në formë të kontributeve pensionale.
Që të dy, si punëdhënësi ashtu edhe punëtori, mund të ngrisin vullnetarisht
shumën e kontributit deri në 10%. Kontributi i kombinuar, pra përqindja e punëtorit dhe punëdhënësit, nuk mund të jetë më e vogël se 10%, por as më e madhe
se 30%.
Vetëm kontributi i të punësuarit do të jetë i zbritshëm për qëllime tatimore nga
paga e tij/saj, ndërsa kontributi i punëdhënësit do të jetë shpenzim i zbritshëm
për qëllime tatimore të punëdhënësit.
Kur është afati për transferimin e kontributeve pensionale ne llogarinë e
Trustit të kursimeve pensionale?
(Neni 38, Ligji numër 03/L-161)
Pagesa e kontributeve pensionale duhet të bëhet brenda 15 ditëve të muajit pasues, për muajin paraprak, përmes pasqyrës mujore për kontributet e ndalura
në burim nga pagat, ndërsa raportimi në ATK duhet të dorëzohet në baza tremujore ose përmes mënyrës elektronike direkt në Trustin e kursimeve pensionale.
Si të bëhet llogaritja e kontributeve pensionale dhe tatimit në të ardhurat personale nga pagat?
Përgjigje: Se si bëhet llogaritja e kontributeve pensionale dhe tatimit në të ardhurat personale më konkretisht do të njoftohemi nga shembujt në vijim:
SHEMBULLI 1:
Një i punësuar punon vetëm te një punëdhënës dhe atë e ka zgjedhur si punëdhënës kryesorë kur ka plotësuar dhe dorëzuar formularin adekuat për caktimin
e punëdhënësit kryesorë në Administratën Tatimore të Kosovës.
Nëse supozojmë se:
Paga e tij/saj mujore është 450 €
Shpenzimet e transportit (personale) 22 €
Shpenzimet e ushqimit dhe pijeve 66 €
Të ardhurat mujore bruto 538 €
Llogaritja mujore e kontributeve për kursimet pensionale dhe tatimit në të ardhurat personale është si më poshtë:
96
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
Të ardhurat e tatuara = Të ardhurat bruto – zbritjet e lejueshme
(Kontributet e të punësuarit)
538 € x 5% (Kontributet e punëdhënësit) = 26,90 €
538 € x 5% (Kontributet e të punësuarit) = 26,90€
538 € (të ardhurat bruto) – 26,90 € (kontributet e të punësuarit) = 511,10 €
Të ardhurat e tatueshme gjithsej 511.10 €
0.00 € - 80,00 € = 80,00 € x 0% = 0.00 €
80,00 € - 250,00 € = 170,00 € x 4% = 6,80 €
250,00 € - 450,00€ = 200,00 € x 8% = 16,00 €
450,00 € - 511,10€ = 61,10 € x 10% = 6,11 €
________________________
Tatimi mujor në total = 28,91€
Llogaritja vjetore e kontributeve për kursimet pensional dhe tatimit në të ardhurat personale nga pagat është si më poshtë:
Supozohet që paga gjatë vitit është ë njëjtë.
Të ardhurat mujore bruto 538,00 € x 12 (muaj) = 6.456,00 € Të ardhurat/bruto vjetore 6.456,00 € x 5% (kontributet e të punësuarit) = 322,80 €
Të ardhurat e tatuara = Të ardhurat bruto – zbritjet e lejueshme
Të ardhurat e tatueshme = 6.456,00 - 322,80 .
Të ardhurat e tatuara = 6.113,20 €
0.00 € - 960,00 € = 960,00 € x 0% = 0.00 €
960,00 € - 3.000,00 € = 2.040,00 € x 4% = 81.60 €
3.000,00 € - 5.400,00 € = 2.400,00 € x 8% = 192.00 €
5.400,00 – 6.133,20€ = 733,20 € x 10% = 73.32 €
________________________
Obligimi tatimor vjetor në total = 346,92 €
SHEMBULLI 2
Një i punësuar punon për dy punëdhënës. Njërin prej tyre e ka zgjedhur punëdhënës kryesor, ndërsa tjetri trajtohet si punëdhënës sekondar.
Te punëdhënësi që ka zgjedhur si punëdhënës kryesor, paga e tij ka qenë 300,00
€, kurse te punëdhënësi sekondar ka qenë 100,00 €
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
97
Llogaritja mujore e kontributeve pensionale dhe tatimit në të ardhurat personale
nga punëdhënësi kryesor është:
300€ x 5% (kontributet e punëdhënësit) = 15€
300€ x 5% (kontributet e të punësuarit) = 15€
Të ardhurat e tatuara = Të ardhurat bruto – zbritjet e lejueshme
300€ - 15€ (kontributet e të punësuarit) = 285€
0€ - 80€ = 80€ x 0% =0.00 €
80€ - 250€ = 170€ x 4% = 6.80 €
250€ - 285€ = 35€ x 8% = 2.80 €
Tatimi mujor ne total = 9.60 €
Llogaritja mujore e kontributeve pensionale dhe tatimit në të ardhura personale
nga punëdhënësi sekondar është:
100€ x 5% (kontributet e punëdhënësit) = 5€
100€ x 5% (kontributet e të punësuarit) = 5€
Të ardhurat e tatuara = Të ardhurat bruto – zbritjet e lejueshme
100.00 € të ardhura bruto – 5.00 € (kontributet e
të punësuarit) = 95.00 € të ardhura të tatueshme
95.00 € të ardhura të tatueshme x 10% = 9.50 € totali i tatimit mujor
Llogaritja vjetore e kontributit për kursime pensionale është si më poshtë:
Të ardhurat bruto nga punëdhënësi kryesor
300,00 € x 12 muaj =3.600,00 €
Të ardhurat bruto nga punëdhënësi sekondar 100,00 € x 12 muaj = 1.200,00 €
Të ardhurat bruto vjetore
400,00 € x 12 muaj = 4.800,00 €
4.800.00 € x 5 % kontributet e të punësuarit = 240,00 €
4.800.00 € - 240,00 € = 4.560,00 €
4.800,00 € - 240,00 € (kontributet e të punësuarit) = 4.560,00 €
Të ardhurat e tatueshme = 4.560,00 €
0.00 € - 960.00 € = 960.00 € x 0% = 0.00 €
960,00 € - 3.000.00 € = 2.040.00 € x 4% = 81,60 €
3.000,00 € - 4.560,00 € = 1.560.00 € x 8% = 124,80 €
Totali:206.40 €
Nga llogaria mujore shihet se ky i punësuar te punëdhënësi, që e ka zgjedhur
punëdhënës kryesore, ka paguar 180,00 € kontribute, po ashtu 180.00 € ( 15€ x
12 muaj) ka paguar punëdhënësi i tij, si dhe 115.20 € ( 9.60 € x 12 muaj ) i është
mbajtur tatimi në burim
98
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
Te punëdhënësi sekondar i punësuari ka kontribuar 60.00 € (5.00 € x 12 muaj),
kurse tatimi i është mbajtur në burim në vlerën prej 114.00 € (9.5.00 € x 12 muaj .)
Tatimi i mbajtur në burim gjatë periudhës tatimore 229.20. €
Obligimi tatimore për të ardhurat vjetore nga pagat 206.40 €
22.80 € (parapagim)
Në këtë rast i punësuari është i obliguar të dorëzojë deklaratën tatimore dhe ka
mundësi që parapagimin prej 22.80 € ta rimburësojë, ose ta ketë si parapagim
për ndonjë këst në të ardhmen.
Secili punëdhënës duhet ta pajisë punonjësin e tij me certifikatë tatimore për kontributet
pensionale dhe tatimin e mbajtur në burim më së voni deri më 1 (një) mars të vitit pasues
për kontributet dhe tatimet të mbajtura në burim gjatë pagesës së pagave për vitin paraprak.
Po ashtu deri më 31 Janar të vitit pasues punëdhënësi duhet të dorëzojë në ATK listën
përmbledhëse vjetore për tatimin e mbajtur dhe kontributet pensionale të mbajtura në
burim për të gjithë të punësuarit e tij për vitin paraprak.
Cilat janë obligimet e OJQ-ve për ndaljen e tatimit në burim për qiratë e paguara?
(Neni 31,Ligji 03/L-162)
Cilat janë obligimet e OJQ-ve me rastin e pagesë së qirave për ndërtesat të
cilat i shfrytëzojnë?
OJQ-të që paguajnë qira për objektet e marra në shfrytëzim, duhet të ndalin tatim në
burim në shkallën prej 9% nga pagesa bruto e qirasë, përveç për rastet kur qiradhënësi
dëshmon se është i liruar nga tatimi.
Të njëjtin tatim duhet ta transferojnë në buxhetin e Kosovës, brenda 15 ditëve të muajit
pasues.
Në rastet kur qiradhënësi nuk është tatimpagues, OJQ-të nuk kanë obligim të ndalin
tatim në burim me rastin e pagesës së qirasë.
SHEMBULLI 1.
Qiradhënësi nuk është deklarues i TVSH-së
Qiraja mujore është 500,00 euro (Qiradhënësi nuk është deklarues i TVSH-së)
500,00 x 9%= 45.00 (tatimi i mbajtur në burim dhe i transferuar në buxhet)
455.00 euro (neto pagesa për qiradhënësin)
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
99
SHEMBULLI 2.
Qiradhënësi është deklarues i TVSH-së dhe faturon me TVSH
Qiraja mujore 500,00 + 80 TVSH = 580,00 Total
500.00 x 9% = 45,00 (tatimi i ndalur në burim)
500.00 – 45 = 455.00
455.00+80 TVSH= 535.00 (neto pagesa për qiradhënësin)
Cilat procedura tjera duhet t’i zbatojë OJQ-ja në lidhje me tatimin e mbajtur
në burim për qiratë e paguara?
(Neni 30, Ligji numër 03/L-162)
1./ OJQ-ja duhet ta pajisë qiradhënësin me certifikatë tatimore për qiratë e paguara dhe
tatimin e mbajtur në burim, gjatë periudhës tatimore (vitit kalendarik), më së voni deri
më 1 mars të vitit Pasues.
2./ OJQ-ja duhet që më së voni deri më 31 janar të vitit pasues ta dorëzoj në Administratën Tatimore një listë përmbledhëse tatimore për qiratë e paguara dhe tatimin e mbajtur në burim, gjatë vitit kalendarik paraprak.
ANEKSI 2.b. ÇKA ËSHTË TATIMI NË VLERËN E SHTUAR?
(Ligji numër 03/L-146)
Tatimi në vlerën e shtuar (TVSH) është tatimi mbi konsumin dhe ka filluar të
aplikohet në importe dhe furnizimet vendore te mallrave dhe shërbimeve që
nga 1 korriku i vitit 2001 (sipas Rregullores së UNMIK-ut numër 2001/11 “Mbi
Tatimin në Vlerën e Shtuar “e cila u ndryshua me Rregulloren e UNMIK-ut
numër 2002/17 dhe 2004/35) dhe së fundmi me Ligjin numër 03/L-146, aplikohet
në shkallë 16%. Ligji 03/L-146 ka hyrë në fuqi më 1 korrik 2010.
Personat të cilët duhet të regjistrohen si persona të tatueshëm për qëllime të
TVSH-ë janë ata me qarkullim vjetor mbi 50,000 € (dhe ata që janë nën këtë prag,
por zgjedhin të jenë deklarues të TVSH-së). Këta persona do të zbatojnë dhe
vjelin TVSH-në e llogaritur nga blerësit apo konsumatorët e tyre dhe do të marrin një kreditim të tatimit të zbritshëm për TVSH-në e paguar në importet dhe
blerjet vendore të tyre.
Formularët e deklarimit të TVSH-së duhet të plotësohen çdo muaj. Aty ku tatimi
i zbritshëm i TVSH-së se kërkuar tejkalon tatimin e llogaritur të TVSH-së së
100
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
vjelur, personi i tatuar do të ketë të drejtën për kreditim të TVSH-së, apo edhe
rimbursimin e TVSH-së.
Cila është periudha tatimore për Tatimin në Vlerën e Shtuar?
(Neni 54,Ligji numër 03/L-146)
Periudha tatimore për Tatimin në Vlerën ë Shtuar është secili muaj kalendarik.
Kur është afati për të deklaruar TVSH-në?
TVSH-ja duhet të deklarohet me së voni deri në datën 20 (njëzet) të muajit vijues
për blerjet dhe shitjet (eksporti dhe importi) e muajit paraprak.
Çka është Deklarata Tatimore?
Parimet e tatimeve në Kosovë janë të mbështetura mbi vetë deklarimin e të ardhurave nga ana e tatimpaguesit. Pra, tatimpaguesi duhet vetë t’i deklaroj të
gjitha të ardhurat e tij, duke plotësuar deklaratën e tatimore në kohën e caktuar,
varësisht nga lloji i të ardhurave që i deklaron .
Çdo person që i nënshtrohet tatimit sipas legjislacionit të zbatueshëm ne Kosovë,
duhet të dorëzojë në ATK ose tek agjenti i saj, një deklaratë të plotësuar sipas
kërkesave të Ligjit mbi Administratën Tatimore dhe Procedurat (Ligji numër
03/L-222) ose sipas rregullave të veçanta mbi taksat.
Cilat janë deklaratat tatimore?
1. Deklarata e Tatimit në të Ardhurat Personale
2. Deklarata e Tatimit në të Ardhurat e Korporatave
3. Deklarata e TVSH-së dhe
4. Deklarata e Kontributeve Pensionale
Ligjet tatimore e obligojnë ATK-në që të bëjë vlerësime tatimore nëse konstaton se tatimpaguesi ka dështuar ta dorëzoj deklaratën tatimore, apo në rastin e
dorëzimit i ka nën-deklaruar apo mbi-deklaruar të ardhurat e tij. Në këto raste
ATK-ja ka te drejtë të blejë një vlerësim të ri tatimor përmes kontrollit.
Kërkesa për rimbursimin e TVSH-së
OJQ-të të cilat janë të përfshira në kryerjen e furnizimeve të liruara nga pagesa
e TVSH-së siq janë projektet e financuar nga KE, dhe siq janë paraparë në marveshtjen e IPA-së, kanë të drejtë të bëjnë rimbursimin e TVSH-së së paguar në
blerje në baza mujore pavarsisht nga lartësia e këtyre mjeteve.
Fillimisht OJQ-të duhet të pajisen me numër fiskal dhe çertifikatë të delaruesit të
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
101
TVSH-së, OJQ-ja duhet të plotësojë dhe ta dorëzojnë në ATK, deklaratat mujore
të TVSH-së me së voni deri më datë 20 ( njëzet) të muajit pasues.
OJQ-ja po ashtu duhet ta plotësojë kërkesën për rimbursim të TVSH-së të cilën
duhet t’a paraqesin në zyrën e shërbimit të tatimpaguesve në Administratën
Tatimore të Kosovë.
Dëshmitë që duhet të posedojë OJQ-ja në librat dhe regjistrimet e tyre për ta
realizuar rimbursimin janë:
1. Faturat e blerjeve për periudhën tatimore që lidhen me kreditim;
2. Faturat e shitjeve për periudhat tatimore që lidhen me kreditim;
3. Sqarim lidhur me shkakun e balancës kreditore të TVSH-së;
4. kontratat dhe çdo dokument mbështetës që lidhet me kreditim.
Këto dokumente kërkohet që parashtruesi i kërkesës t`i posedojë me rastin e
paraqitjes së kërkesës për rimbursim, por nuk do të thotë që dokumentet e tilla
t`i bashkangjiten edhe kërkesës për rimbursim.
Në rastet kur OJQ-të, kanë detyrime tjera tatimore si shak i mos-mbajtjes me
rregull të tatimeve në burim apo ndonjë shkak tjetër ligjor , edhe pse do t`i aprovohet kerkesa për rimbursim fillimisht do të mbulohen detyrimet e mëparshme
dhe pjesa e mbetur do t`i rimbursohet.
Cilat janë dënimet dhe gjobat nëse nuk i respektojmë këto rregullore të tatimit?
(Neni 51,Ligji numër 03/L-222)
- 5 % (në muaj apo pjesë të muajit për mosdeklarim me kohë, maksimumi 5
muaj-25%)
- 1 % (në muaj apo pjesë të muajit për mospagesë me kohë, maksimumi 12 muaj12 %, e cila fillon të aplikohet pasi të mbarojë ndëshkimi prej 5%)
- 1 .5% (në muaj apo pjesë te muajit për mospagesë me kohë, maksimumi 5
muaj - 25%)
- 25% për nën-deklarim të paqëllimshëm
- 100% për nëndeklarim të qëllimshëm
Sipas ligjit 03/L-222 shuma e gjobave ka ndryshuar nga 50% në 15% dhe 25%.
Ndërsa gjoba për shmang-je të qëllimshme është 100%.
102
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
Konstatimi i mos-mbajtjes dhe deklarimi i tatimit në burim në vlerë prej
100,00 euro
Vlerësimi pas 12 muajve nga data që është deshtë të deklarohet ky tatim
100 x 25% = 25.00 mos deklarim me kohë
100 x 7% = 7.00 mos pagesë me kohë
100 x 18% = 18.00 interes
100 x 25% = 25.00 nën-deklarim i paqëllimtë
75.00 euro gjoba dhe dënime
100.00 baza tatimore
_____________________
175.00 euro për pagesë
A kam të drejtë ankese nëse mendoj se vlerësimi nga ATK-ja nuk ka qenë i
drejtë?
(Neni 77, Ligji numër 03/L-222)
Po, ju keni të drejtë të ankoheni brenda 30 ditësh nga dita e pranimit të vlerësimit. Ju duhet ta drejtoni ankesën së bashku me dokumentet përkatëse në Divizionin e ankesave, që vepron si divizion i pavarur në kuadër të Administratës Tatimore të Kosovës.
Si të veprohet nëse Divizioni i ankesave merr vendim me të cilin ju nuk pajtoheni?
(Neni 77, Ligji numër 03/L-222)
Ju keni të drejtë të ankoheni në instancën e dytë, Bordin e pavarur për rishikimin
e ankesave, i cili është i pavarur nga Administrata Tatimore e Kosovës. Kjo duhet
bërë brenda 30 ditësh nga dita e marrjes së vendimit nga Divizioni i ankesave.
Në rast të mospajtimit me vendimin e Bordit të pavarur për shqyrtimin e ankesave, ju keni të drejtë ta apeloni këtë vendim në Gjykatën Supreme të Republikës së Kosovës brenda 30 ditësh nga dita e marrjes së vendimit, me qëllim të
ndreqjes së padrejtësisë që mendoni se ju është bërë me rastin e vlerësimit të
tatimit.
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
103
Duhet ta keni parasysh se e drejta për t’u ankuar nuk e prolongon obligimin për
të paguar tatimin e vlerësuar nga ATK-ja.
104
MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK
FINANSIJSKA PITANJA
Priština
Februar 2011
Sadržaj
PREDGOVOR.................................................................................................................111
1. UVOD....................................................................................................................... 113
1.1. PRIMENA PROJEKTA ...................................................................................113
1.2. DOKUMENTI KOJI UREĐUJU PRIMENU PROJEKTA ...........................113
2. FINANCIJSKE ODREDBE . ...................................................................................114
2.1. Dopušteni troškovi . .......................................................................................114
2.2. Isplata Nepovratnih Sredstava......................................................................120
2.3. Računovodstvena načela i Popratni dokumenti ........................................123
2.3.1. Kurs (EU i lokalni)...................................................................................125
2.3.2. Poreza na Dodatnu Vrednost (PDV).....................................................125
2.3.3 Nabavka ....................................................................................................126
2.3.5 Pravilo o poreklu......................................................................................131
2.3.6. Pravilo podobnosti..................................................................................131
2.4. Dopune ugovora...................................................................................................132
2.4.1. Izmene putem dopuna.................................................................................132
2.4.2. Izmene bez dopune ugovora.......................................................................133
ANEKS 1. PRAKTIČNI PRIRUČNIK O POREZIMA NA KOSOVU ....................137
UVOD..............................................................................................................................137
OPŠTE INFORMACIJE O POREZIMA NA KOSOVU ............................................137
Koje vrste preduzetnih subjekata se mogu osnivati na Kosovu?.................138
Koji se porezi primenjuju na privredne subjekte i ostale organizacije?.......138
Na koga se primenjuje Porez na Dobit?...........................................................138
Izuzeće od plaćanja poreza na dobit.................................................................139
Da li se porezuje dobit NVO?............................................................................140
Koje su posledice ako se utvrdi da se
dobit NVO ne korisit u javne svrhe?.................................................................140
Porez odvojen iz plata nerezidentnih
lica koja pružaju usluge na Kosovu..................................................................140
Izveštavanje o transakcijama većim od 500.00 evra........................................141
Da li NVO trebaju objaviti svoju dobit?...........................................................141
Koji je rok za podnošenje poreznog izveštaja o godišnjoj dobiti?................141
ANEKS 2. POREZ NA LIČNA PRIMANJA...............................................................141
Šta se smatra poreznom na lični dohodak
i koji su izvori prihoda uključeni u to?.............................................................141
Ko je je porezni obaveznik koji plaća porez
na lični dohodak i šta je predmet oporezivanja?.............................................142
ANEKS 2a. PITANJA-ODGOVORI I PRIMERI
POREZA NA LIČNA PRIMANJA PUTEM PLATA .................................................142
Što je bruto primanje putem plata?...................................................................142
Ko je obavezan plaćati Porez na Lična Primanja iz plata? . ..........................143
Koji su koraci koje se moraju preduzeti na početku perioda?......................143
Ko je obavezan doprineti u Program Penzijske Štednje?...............................144
Koliki je obavezni iznos koji se uplaćuje u program penzijske štednje?.....144
Kada je rok uplaćivanja penzijskih
doprinosa na račun Trusta Penzijske Štednje .................................................144
Kako izračunati penzijske doprinose
i Porez na Lični Dohodak iz plata?....................................................................144
Koje su obaveze NVO za oduzimanje
poreza za plaćanje iznajmljivanja?....................................................................148
Koje su obaveze NVO u slučaju poreza za zgrade koje koriste?..................148
Koje su druge procedure koje jedna NVO mora
poštovati za porez na plaćanje za uplate za najamnine?...............................148
ANEKS 2.b. ŠTA JE POREZ NA DODATNU VREDNOST......................................149
Kada traja period oporezivanja za Porez na Dodatnu Vrednost?.................149
Kada je rok za prijavu PDV-a?...........................................................................149
Šta je Porezna Prijava?.........................................................................................149
Koje porezne prijave postoje?............................................................................150
Zahtev za Povrat PDV-a . ...................................................................................150
Koje su kazne ako osoba ne poštuje ove porezne uredbe? ...........................151
Utvrđivanje prijave poreza za iznos od 100.00 Eura......................................151
Da li imam pravo žalbe ako smatram da
je došlo do nepoštene procene od strane PUK-a? ..........................................152
Šta ako Žalbeni Odsek donese odluku sa kojom se ne slažete? . .................152
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O
PRIMENI NEPOVRATNIH
SREDSTAVA EK
FINANSIJSKA PITANJA
Priština
Februar 2011
Ograđivanje: Za sadržaj ovog priručnika je odgovornan projekat Tehničke
Pomoći za Organizacije Civilnog Društva i ne odražavaju nužno stavove Europske
Unije ili Porezne Uprave Kosova. Ovaj Priručnik nema pravnu težinu i treba se
koristiti samo za referencu. U slučaju dvojbe oko određenih pitanja onda
prevladavaju službeni dokumenti EK i PUK.
PREDGOVOR
Opšti cilj projekta Tehničke Pomoći za Organizacije Civilnog Društva (TACSO)
jeste jačanje civilnog društva kako bi se aktivnije uključilo u demokratske procese,
promovisala sredina i kultura koja bi bila naklonjena civilnom društvu, i kako
bi se učvrstili sveopšti kapaciteti i odgovornost Organizacija Civilnog Društva
(OCD) u zemljama korisnicama IPA (Zapadni Balkan i Turska), garantovao
kvalitet usluga OCD i održiva uloga OCD u demokratskom procesu. Glavni
cilj projekta je: povećanje i poboljšanje kapaciteta i delovanja OCD i poboljšanje
demokratske uloge OCD-a.
Bitne aktivnosti u ovom okviru su obučavanja na nacionalnom nivou usmerena
prema povećanju kapaciteta OCD-a i podržavanju njihovog aktivnog učešća
u demokratskim procesima. Glavni cilj ovog priručnika jeste pružanje saveta i
smernica o opštem načinu rukovođenja Projektima financiranim od strane EK;
financijskok rukovođenju projektima financiranim od strane EK (Opšti uslovi
ugovara granta) i usklađivanje sa zakonima zemlje – (Kosovo).
Ovaj Prakticni Priručnik je usmeren prema pružanju pomoći korisnicima
grantova u primeni projekata financiranih od strane EK. Priručnik pokušava
pružiti praktične informacije o primeni i procedurama koje su povezane s
financijskmi menadžmentom, izveštavanjem i računovodstvom.
Svakodnevno rukovođenje grantom vašeg projekta je izazovan zadatak koji
oduzima vreme. Osim primene planiranih aktivnosti projekta, korisnici su
takođe odgovorni za obaveze koje su navedene u Posebnim ili Opštim Uslovima
ugovora o grantu. Priručnik ne zamenjuje ni na koji način ove obaveze, već
pruža praktično sredstvo kojim se olakšavaju vaši svakodnevni napori i postaju
efikasniji. On pruža smernice i savete na pitanja od opšteg značaja za sve grantove
projekata koji su sufinancirani od strane EK. U slučaju protivrečnosti između
ovog Priručnika i Specijalnih i Opštiih Uslova ugovora o grantu, primenjuje
se zadnje pomenuti. Dalje, priručnik je uzeo u obzir postojeće priručnike kao
što je Praktični Priručnik o Ugovornim Procedurama za Eksterno Delovanje
EK (PRAG) (PRAG)1 i priručnik za primenu EUDAD za Glavne Aplikante i
Parntere2.
Nadamo se da ce Priručnik biti koristan za one koji po prvi put rukovode
projektima sufunanciranim od strane EK, kao i onima koji imaju više iskustva
na tom polju.
1
2
ttp://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm
h
www.enpi-info.eu/eastportal/publications/441/Implementation-Guide-for-CIUDAD-Lead-Applicants-and-Partners
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
111
TACSO Kosovo se najiskrenije zahvaljuje Fatmiru Bytyqiju i Naseru Prapašticu
za njihov rad u izradi ovog priručnika i Nermini Nushi Mahmuti za njen diprinos
u pripremi ovog dokumenta.
TACSO – Kancelarija na Kosovu
Novembar 2010
112
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
1.
UVOD
1.1.
PRIMENA PROJEKTA
Da bi se projekat efikasno primenio i kako bi se uspešno postigli ciljevi, VAŠI
projekti moraju biti rukovođeni i upravljani na ispravan i odgovoran način.
Korisnik granta mora osigurati efikasno i operativno upravljanje grantom
projekta. Pored toga, precizno rukovođenje računima projekta je ključno za
uspeh projekta.
Nakon potpisivanja ugovora sa Ugovaračem, Podnosilac zahteva postaje
Korisnik Granta i preuzima odgovornost za celokupni projekat, uključujući
i akivnosti koje su primenjene od strane drugih partnera (ukoliko ih ima).
Korisnik Granta je odgovoran za pravovremeno i tačno izveštavanje Ugovarača.
Prema tome, korisnik granta treba osigurati efikasno administrativno
upravljanje i kontrolu sistema koji je stvoren u okviru operacije. Korisnik
Granta je odgovoran i za potrebnu komunikaciju s partnerima, obezbeđenje
primene odgovarajućeg finansijskog upravljanja i kontrole, kao i da se ugovorne
procedure EK vezane za finansijsko upravljanje i kontrolu (auditing), nabavku,
informisanje, komunikaciju i aktivnosti i pravila u razglašavanju poštuju i da su
vidljive partnerima.
1.2.
DOKUMENTI KOJI UREĐUJU PRIMENU PROJEKTA
Sveukupna primena projekta se obavlja putem više ključnih dokumenata:
Ugovor (Opšti i Posebni Uslovi) i njegovi aneksi – ovo je postojeći dogovor
o grantu između EUD/EK i korisnika, kojim se uređuju uslovi za sprovođenje
radnje, uslovi finansiranja i zahtevi za usmeno i pismeno izveštavanje. Sledeći
aneksi su vezani uz ugovor:
- Aneks I: Opis Delovanja
- A
neks II: Opšti Uslovi važeći za Evropsku Uniju – ugovor o dodeli besplatnih
sredstava za spoljne aktivnosti
- Aneks III: Budžetne Aktivnosti
- Aneks IV: Procedure dodeljivanja ugovora
- A
neks V: Standardni zahtev za financijski i standardni identifikacioni obrazac
plaćanja
- Aneks VI: Model narativnog i financijskog izveštaja
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
113
- A
nnex VII: Model izveštavanja činjenicnog stanja i opisa obaveza u proveri
potrošenih besplatnih sredstava u spoljnim aktivnostima uloženim od strane EU
Gore spomenuti dokumenti se pozivaju na Praktični Vodič Procedure EK
o Ugovorima o Spoljnim Aktivnosti (PRAG). PRAG objašnjava ugovornu
proceduru koja se primenjuje na sve ugovore EU o spoljnoj pomoći, kao što su
pitanja vezana za proceduru EU o dobavljanju, PDV, prihvatljivim troskovima,
itd. Od velike je važnosti da Korisnici Nepovratnih Sredstava ovo pažljivo
pročitaju pre početka primene i da se tokom primene pridržavaju procedure
koja je navedena. PRAG je dostupan na sledećoj internet adresi:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm
2.
FINANCIJSKE ODREDBE
2.1.
Dopušteni troškovi
Dopušteni troškovi su troškovi koji su dopušteni kao troškovi projekta. Ključan
koncept za sve rukovodioce projektima je da budu svesni da se svi troškovi
moraju smatrati „dopuštenim“. Samo „dopušteni troškovi“ se mogu financirati
iz nepovratnih sredstava.
Troškovi projekta koje smatrate dopuštenim moraju biti:
Da bi se smatrali dopuštenim, troškovi moraju:
Biti napravljeni od strane korisnika (podnosioca zahteva/ili partnera) tokom perioda
izveštavanja;
Biti neophodni za primenu projekta, npr. usvojeni i predstavljeni u Aneksu III – Budžet
za delovanje u Ugovoru o Besplatnim Sredstavima ili sporazum o preraspodeli putem
dodatka ugovoru i/ili odobrene potencijalne upotrebe;
Bilo da se radi o obavezama koje su dogovorene i preuzete tokom primene; troškovi
revizije su takođe dopušteni (iako se uplaćuju nakon završetka rezivije, npr. nakon
isteka trajanja ugovora);
Da su upisani u račune ili porezne dokumente Korisnika (podnosioca zahteva i/ili
partnera).
Biti dokazivi (postojati dokument koji predstavljaju dokaznu dokumentaciju projekta
kao što su: sve vrste računa koji su izrađeni u svrhu projekta, avionske karte, obračun
plata, itd.) i moraju postojati originalni dokumenti kao dokazi.
Postoji razlika između:
- Direktnih dopuštenih troškova
- Indirektnih dopuštenih troškovas
114
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
Direktni dopušteni troškovi
Direktni dopušteni troškovi mogu obuhvatiti:
Budžetska linija 1. Ljudski kapaciteti
Budžetska linija 1.1. Plate Korisnika i parneta unutar zemlje i 1.2 plate (za
međunaordni/regionalne stručnjake). Troškovi osoblja koje radi na primeni
vrede za osobe koje imaju redovni ugovorni odnos sa korisnikom i/ili partnerom
i od kojeg primaju novčanu dobit.
Ovi troškovi odgovaraju (postojećem) bruto iznosu (npr. neto primanja plus
izdvajanja za socijalno osiguranje i troškovi za ostale naknade). Molim vas imajte
u vidu da primanja i ostali vezani troškovi ne mogu biti veći od onih koje inače
snosi korisnik. U slučaju da se primanja osoblja ne isplaćuju putem bankovnih
računa (u mnogim zemljama za opštine je pravno nemoguće da izvrše uplate
izvan banaka), projekt mora pružiti dokaze o isplati preko službenih platnih
spisaka za mesece koji se naplaćuju projektu. (Molimo vas da se takođe služite
Anekson II o porezu na lična primanja na Kosovu)
Budžetska linija 1.3. dnevnice za misiju/putovanje
Dnevnice
Kada prenoće, najčešće osoblje koje radi na projektu i/ili stručnjaci dobivaju
dnevnice (fiksne), od kojih pokrivaju smeštaj, hranu, lokalni prevoz i ostale
troškove. Dnevnice moraju biti u skladu sa dopuštenim maksimalcem i ne
mogu prekoračiti granicu koja je za određenu zemlju utvrđena od strane EU za
vreme trajanja ugovora. Popis najvišeg iznosa dnevnice u trenutku potpisivanja
ugovora se može naći na internet stranici:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm
Molimo vas, obratite pažnju na to da se troškovi ne mogu pokriti osoblju ili
stručnjacima koji su uključeni u projekt putem fiksne naknade ako nije bilo
prenoćenja u mestu posete.
Direktno plaćanje smeštaja i dnevnih troškova (npr. ako se ne koristi sistem
dnevnica), u skladu sa nacionalnim/unutrašnjim zakonima je dopušteno.
Ponekad Korisnik (ili njihov partner) mogu odlučiti da ne isplate dnevnice
osoblju, već sami direktno plaćaju za troškove smeštaja osoblja (ili stručnjaka)
koji rade na projektu. Takvi troškovi su dopušteni i mogu se naplatiti projektu.
Dnevni troškovi (hrana, lokalni prevoz itd.) su dopušteni troškovi. Međutim,
obratite pažnju na to da smeštaj i dnevni troškovi u tom slučaju ne mogu biti
veći od dopuštene dnevnice.
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
115
Naravno, vaš projekt može pokriti hranu i lokalni prevoz učesnika (uključujući i
osoblje i stručnjake) radionica i slično ako je to predviđeno i uključeno u budžet
vašeg projekta pod posebnom budžetskom linijom.
U praksi, Ugovarač ne određuje pravila i korisnik i njihovi partneri mogu
primeniti sopstvena pravila sa svojim osobljem ili stručnjacima. U svakom
slučaju:
Ako je noćenje neophodno, onda se moraju navesti realni troškovi koji su
dopušteni do najvećeg iznosa dnevnice određenog u trenutku potpisivanja
ugovora.
Budžetska linija 2. Putovanje
Kao opšte pravilo, za međunarodna putovanja (budžetska linija 2.1) se mora
koristiti najekonomičniji način prevoza, npr. vazduhoplovne karte za drugi
razred, karte u vozu za drugi razred (za međunarodna putovanja), itd. Svi
troškovi putovanja se moraju dokumentirati kako bi se mogli potvrditi dopušteni
troškovi (računi za kartu i potvrda o ukrcavanju – boarding pass za avion, račun
i karta za vozove, itd). Troškovi o izdavanju viza su dopšuteni samo uz račune.
Troškovi ulaska i/ili izlaska iz zemlje takođe su dopušteni, za što je potrebna
kopija pečata (u pasošu).
Lokalni prevoz (budžetska linija 2.2.) se računa za putovanja unutar zemlje.
Ovim se mogu pokriti putovanje avionon (ako se koristi) ili vozom (i u tom
slučaju važe ista pravila kao što je napomenuto pod 2.1.). Često se ova budzetska
linija koristi za lokalni javni prevoz, kao što su autobusi, podzemna železnica,
taksi i/ili privatna vozila. Za javni prevoz moraju se priložiti karte administraciji
projekta, za taksije potrebni su računi s navedenim datumima, rutama i plačenim
iznosima. Za korištenje vozila Korisnika (ili partnera ili privatnih vozila, molimo
vas da se obratite vašem Ugovaraču za savet (obično se ovo vodi pod troškovima
vođenja kancelarije, budžetska linija 4).
Budžetska linija 3. Oprema i pribor
U slučaju iznajmljivanja vozila (budžetska linija 3.1.), račun i dokaz o plaćanju
(potvrda) se moraju držati u administraciji projekta. Kupnja vozila je jedino
dopuštena ako se specifično spominje u projektu kao aktivnost i nalazi se u
usvojenom budžetu u svrhu postizanja ciljeva projekta (na primer: auto za rad
socijalnih radnika, itd.) i potrebna procedura nabavke se mora ispoštovati.
Za budžetsku liniju 3.2. (oprema/nameštaj, 3.3. (mašine, predmeti), 3.4. (rezervni
delovi) i 3.5. (drugo, mora se odrediti), troškovi su dopušteni ako spadaju u
odgovarajući deo budžeta. Za nabavku opreme i pribora potrebna je neutralna
116
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
i čista tehnička specifikacija. Puna procedura nabavke, ugovor, račun i dokaz o
plaćanju, privremeno/konačno dopuštenje, certifikat o poreklu robe, itd. moraju
biti dostupni u administraciji projekta.
Jedna procedura tendera se mora primeniti ako je godisnji budžet manji od 10.000
evra. Između 10.000 evra i 200.000 evra, konkurentni postupak uz pogađanje se
mora iskoristiti. Ako je budžet veći od 200.000 evra, otvorena procedura tendera
(lokalna ili međunarodna, zavisno od budžeta) će se primeniti, i trebate se obratiti
Ugovaraču za savete (koristite se delom 2.4 Nabavke za više informacija).
Budžetska linija 4. Lokalna kancelarija
Budžetska linija 4.1. (troškovi vozila) vredi za troškove za korištenje vozila
(projekta) ili ličnog automobile korisnika/partnera, i troškovi kao što su
osiguranje, troškovi parkiranja i goriva takođe se mogu uneti u budžet. Za
ove troškove moraju postojati dokazi o plaćanju, u slučaju osiguranja za auto
potreban je i račun i to mora biti dostupno u administraciji projekta.
Troškovi zakupa kancelarije (budžetska linija 4.2.), ako su odobreni, spadaju u
dopuštene troškove. Osim računa i dokaza o plaćanju, preporučuje se da se u
dokumentaciji projekta čuva i ugovor o najmu (u slučaju zakupa kancelarijskog
prostora).
Troškovi kancelarije, uključujući i zalihe (budžetska linija 4.3.), ako su odobreni,
su dopušteni troškovi i oni se moraju potvrditi računima i dokazima o plaćanju.
Ostali tekući troškovi kao režije (telefon/fax, grejanje, struja, održavanje) i
ostalo, ako su dopušteni, spadaju u dopuštene troškove koji se moraju potvrditi
računima i dokazima o plaćanju.
Uglavnom se tekući troškovi projekta pokrivanju novcem za sitne troškove (i ako
je moguće, čak i ovi troškovi bi se trebali pokriti putem bankarskih transakcija).
Budžetska linija 5. Ostale usluge
Budžetske linije 5.1, 5.2, 5.4
Troškovi ostalih usluga se plaćaju na osnovu ugovora o pružanju usluga i
prema računima spoljnih ugovornika koji su ugovoreni za pružanje određenih
zadataka operacija (npr. studije i istraživanja, prevodi, procene, upravljanje ili
revizija operacija koja je ugovorena, organizacije konferencije/radionice, izrada
promotivnih materijala itd.). Pravila nabavke su moraju poštovati u odabiru
kompanije ili pojedinca koji će služiti kao spoljnji stručnjaci ili koji će obavljati
zadatke. Molimo vas da izradite opis obaveza za usluge koje će se pružiti.
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
117
Svi stručnjaci koji su uključeni u projekt i koji nemaju redovne ugovore sa
korisnikom se mogu izneti u budžetskoj liniji 5. Za te se stručnjake mora izraditi
opis obaveza i mora se poštovati transparentna procedura zapošljavanja, uz
potpisane ugovore. Stručnjaci moraju pružiti popis radnih sati i izveštaj o radu i
biće plaćeni na osnovu priloženih računa.
Budžetska linija 5.3. (provera troškova) vredi za troškove revizije projekta. Ako
je revizor određen i uključen u Ugovor sa Ugovaračem pre potpisivanja istog, u
tom slučaju nije potrebna procedura nabavke.
Budžetska linija 5.5. (prevođenje) je predviđena za potrebe prevođenja za projekt.
Ovi troškovi se ne trebaju uneti u budžetsku liniju 1, osim ukoliko prevodioc
nije pokriven redovnim ugovorom i prima redovnu platu od Funkcionalnog
Voditelja i/ili Podnosioca Zahteva 2 ili jednog od partnera. Ugovor mora biti
potpisan, i plaćanje se mora obavljati na osnovu računa (i obračunatih sati u
slučaju usmenog prevoda). Molimo vas da sačuvate dokaze o plaćanju (račune).
U slučaju velikog prevodilačkog zadatka preporučuje se da zatražite tri ponude
od različitih ponuđača, čak i kada se može primeniti jedna procedura za tender.
Budžetska linija 5.6. pokriva troškove i financijske usluge. Uglavnom se time
pokrivaju troškovi bankarskih transfera, kao i troškovi podizanja novaca
i plaćanja provizije prilikom razmene valuta (ako postoji). Dokazi o ovim
troškovima se moraju pružiti u pratećoj dokumentaciji (obični izveštaji iz
banke ili računi koji pokazuju uplaćenu proviziju). Obično se u ovom poglavlju
pokrivaju samo međunarodne transakcije (proverite sa vašim Ugovaračem).
Budžetska linija 5.7. pokriva troškove konferencija i seminara. Ovo uglavnom
uključuje troškove kao što je najam prostora i opreme, pružanje ugostiteljskih
usluga, tiskanje, itd. Plaćanja se obavljaju na osnovu ugovora i računa spoljnih
ponuđača odabranih prema redovnoj proceduri nabavke.
Budžetska linija 5.8 troškovi promocije. Ovo uključuje troškove za adekvatnu
i potrebnu promociju projekta. Mogu biti promotivni događaji kao što su
konferencije za novinare o projektu, posteri, leci i ostali promotivni materijali koji
su potrebni. Za više informacija o tome molimo vas da se koristite Priručnikom
EU o spoljnoj pomoći u Komunikaciji i Promovisanju koji je dostupan na ovoj
internet stranici:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm
Budžetska linija 6. Ostalo
Ostali troškovi, koji nisu specifično spomenuti pod ostalim budžetskim linijama
se mogu navesti ovde, s time da su određeni u usvojenom budžetu pod ovom
118
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
budžetkom linijom i smatraju se dopuštenim troškovima. Takođe, i u ovom
slučaju neophodni su dokazi o plaćanju i računi, i može se primeniti jedna
procedura tendera za iznose manje od 10.000 evra. Pod ovom budžetskom
linijom su uključeni uglavnom radovi i ponovno izdavanje nepovratnih
sredstava. Pošto je ova linija za ostale usvojene troškove, najlepše vas molimo
da kontaktirate vašeg Ugovarača da vam pomogne u u upravljanju specifično
ovom budžetskom linijom.
Budžetska linija 8: Rezerve za nepredviđene troškove
Iznos za nepredviđene troškove, do najviše 5% dopuštenih direktnih troškova,
kao što je spomenuto u budžetu koji je dodan vašem Ugovoru se može koristiti
jedino uz pismeno ovlaštenje Ugovarača.3 Uglavnom se ova budžetska linija koristi
kada nailazite na troškove koje niste predvideli za vreme pisanja predloga, kada
trebate dodatne aktivnosti koje nisu bile predviđene i/ili kao dodatak u ostalim
bužzetskim linijama. Imajte na umu da je apriori saglasnost Ugovarača obavezna.
Dopušteni indirektni troškovi (Administrativni troškovi)4
Budžetska linija 10: Administrativni troškovi
Svi strukturni i dodatni troškovi administrativne, tehničke i logističke prirode
(korištenje kancelarije, pošta, faks, telefon, troškovi kopiranja, potrošni materijali,
itd.) koji se pojavljuju kroz operacije korisnika u različitim aktivnostima i ne
mogu biti u potpunosti pokrivene putem nepovratnih sredstava koje su izdate
za sve aktivnosti, zato što su ta nepovratna sredstva za samo jedan dao tih
aktivnosti (korisnika) koje se mogu koristiti iz ove budžetska linije. Budžetska
linija 10 se može koristiti za pokrivanje indirektnih troškova do iznosa budžeta
koji je dodan vašem ugovoru o nepovratnim sredstvima.
Ovi nedirektni troškovi se ne moraju potkrepiti računovodstvenim dokumentima5.
Ipak, preporučuje se projektu da naplati administrativne troškove mesečno, kako
bi se stvarni direktni troškovi mogli pokazati u računima projekta u bilo kom
trenutku. Da bi ste to učinili naprosto morate primeniti sledeću matematicku
formulu: x% * dopušteni troškovi za spomenuti period (x je postotak koji je
odobren i označen u vašem ugovoru).
Nedopušteni troškovi
Postoje određeni specifični troškovi koji nisu dopušteni u projektu. To znači
3
4
5
Opšti Uslovi, član 14.3.
Administrativni troškovi: uglavnom se takođe smatraju većim
Opšti Uslovi, član 14.4.
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
119
da ako snosite bilo koje od ovih troškova oni se ne mogu plaćati sredstvima
projekta.
Primeri nedopuštenih troškova su:6
- Dugovi i iznosi za gubitke ili dugove;
- Kamate;
- Predmeti koji su vec financirani u drugim delovima projekta;
- K
upnja zemljišta ili zgrada, osim kada je to neophodno za direktnu primenu
zahvata, i u tom slučaju vlasništvo se mora prebaciti na krajnjeg korisnika na
kraju obavljanja dela;
- Gubici u razmeni valuta;
- Doprinos srodnicima;
- P
orezi, uključujući PDV, osim ako korisnik (ili partneri korisnika) dokažu
da ne mogu zatražiti povrat i da važeće uredbe EU ne zabranjuju pokrivanje
plaćanja poreza. To znači da korisnik (Funkcionalni Voditelj i/ili Podnosioc
Zahteva 2 i partneri) moraju biti u stanju da pruže dokumente koji dokazuju
da se može povratiti PDV. Ovo se na primer može učiniti putem pisma
vlasti odgovornih za PDV kojim se precizira, ili izjave revizora da se može
zatražiti vraćanje PDV-a (navodeći relevantne zakone/odredbe). Snažno
preporučujemo da izuzeće od plaćanja PDV-a bude uređeno sa korisnikom
nepovratnih sredstava (ili partnerima korisnika) što je ranije moguće nakon
potpisivanja ugovora sa EU;
- Krediti trećim stranama.
Ako bilo koji od gore spomenutih nedopuštenih troškova nastanu onda korisnik
(ili partneri korisnika) će to morati pokriti sopstvenim sredstvima. Oni se ne
mogu izneti u konačni izveštaj(e). Bilo kakvi nedopušteni troškovi koji se budu
našli u izveštajima, posebno u konačnom izveštaju će se odbiti od ukupnog iznosa
projekta, čime će se u tolikoj meri umanjiti zatraženi doprinos EU-a.
2.2.
Isplata Nepovratnih Sredstava
Projekti financirani nepovratnim sredstvima iz IPA ili drugih instrumenata EU
se uglavnom isplaćuju pod Opcijom 2 (Projekat sa periodom primene dužim od
12 meseci i kada iznos koji pokriva Ugovarač je veći od € 100,000.00), na sledeći
način7:
6
7
Opšti Uslovi, član 14.6.
U skladu sa Posebnih Uslovima, član 4.; Opštim Uslovima, član 15.
120
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
• F
inansiranje početne rate od najviše 80% od procenjenog doprinosa u tom
delu procenjenog budžeta za prvih 12 meseci koje financira EU (Ugovarač).
Ovaj iznos će se uplatiti korisniku u roku od 45 dana od potpisivanja ugovora/
zahteva za plaćanje podnetog Ugovaraču.
• O
stale rate pretplate iznosa su određene članom 4 Posebnih Uslova i imaju
za cilj da pokriju financijske potrebe korisnika za svaki 12-tomesečni period
primene projekta. Ove rate će biti isplaćene korisniku u roku od 45 dana od
usvajanja privremenog izveštaja Ugovarača uz zahtev za plaćanje (vidite
Aneks V za šablone). To znači da ako vaš projekt traje između 12 i 24 meseca
vi ćete morati predati privremeni izveštaj i primati dodatne rate pretplate,
osim one početne, do najviše 90% ukupnog doprinosa.
Predplaćanje, kao što je naglašeno u drugoj stavci, se jedino može isplatiti
ako deo troškova koje financira Ugovarač iznose tokom perioda izveštavanja
najmanje 70% ranijeg uplaćenog iznosa (kao je potvrđeno od strane unutrašnjeg
privremenog izveštaja). Kada korištenje ranije rate predplaćanja iznosi manje
od 70%, iznos nove preduplate će se umanjiti za iznos koji nije iskorišten u
prethodnoj uplati.
Ostatak sredstava se mora uplatiti unutar 45 dana od usvajanja konačnog
izveštaja od strane Ugovarača uz zahtev za plaćanje ostatka sredstava (vidite
šablon u Aneksu V vašeg Ugovora) i izveštaj kojim se potvrđuju troškovi.
- P
rojekti financirani nepovratnim sredstvima od strane programa IPA
Prekogranične Saradnje će se isplaćivati pojedinačno pod Opcijom 1 (Projekat
sa periodom primene dužim od 12 meseci i kada iznos koji pokriva Ugovarač
je veci od € 100,000.00) na sledeći način8:
Finansiranje početne rate od najviše 80% od procenjenog doprinosa u tom delu
procenjenog budžeta za prvih 12 meseci koje financira EU (Ugovarač). Ovaj iznos
će se uplatiti korisniku u roku od 45 dana od potpisivanja ugovora/zahteva za
plaćanje podnetog Ugovaraču.
Ostatak sredstava se mora uplatiti unutar 45 dana od usvajanja konačnog
izveštaja od strane Ugovarača uz zahtev za plaćanje ostatka sredstava (vidite
šablon u Aneksu V vašeg Ugovora).
Napomena: Svi troškovi za koje se ustanovi da nisu dopušteni će se odbiti iz
konačne isplate.
8
U skladu sa Posebnim Uslovima, član 4 i Opštim Uslovima, član 15.
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
121
Projekta mora biti gotov pre zadnje isplate korisniku. Kao i kod prve isplate,
korisnik mora predati zahtev za zadnju isplatu, koristeći odgovarajući format.9
Zahtev za konačnu isplatu je predat uz konačni izveštaj o projektu. Za više
detalja o izveštavanju pogledajte poglavlje 8.
Upamtite:
Svi izveštaji se smatraju usvojenim ako ne bude bilo pismenog odgovora od
strane Ugovarača unutar 45 dana (takozvanog roka) od njegovog primanja uz
odgovarajuću dokumentaciju.10
Ugovarač moze odgoditi rok za odobrenje izveštaja upoznavši korisnika o tome
da se izveštaj ne može odobriti i da Ugovarač smatra da je potrebno izvesti
dodatne provere. U takvim slučajevima Ugovarač ce zatražiti pojašnjenje ili
dodatne informacije koje se moraju izdati od strane korisnika nepovratnih
sredstav u roku od 30 dana od podnošenja zahteva. Novi rok se određuje na
dan kada Ugovarač primi tražene podatke.11
Ugovarač moze odgoditi rok za 45 dana obaveštavajuci Korisnika da je zahtev
za isplatu neprihvatljiv, bilo zbog toga što iznos nije odgovarajući ili zato što
nije priložena potrebna dokumenacija ili smatra da je potrebna detaljnije
provera, uključujući proveru na licu mesta, kako bi se osiguralo da je protrošnja
dopustiva. Novi rok se određuje na dan kada se pravilno formulisan zahtev za
plaćanje primi od Ugovarača12.
Bitna napomena:
Vi kao izvršilac projekta trebate biti svesni implikacija roka za konačnu isplatu. Nakon
konačne isplate korisniku posle završetka svih aktivnosti projekta, plaćanja troškova
i podnošenja konačnog izveštaja (narativni i financijski), uključujući izvestaj o stvarnim zaključcima koji ce biti podneti Ugovaraču, pojedinačni korisnik (Funkcionalni
Voditelj za svoj ugovor i Podnosioc Zahteva 2 za svoje) će trebati unapred financirati troškove (najmanje 10% unapred plaćenih i zajednički plaćenih troškova) i biti u
stanju ih pokriti do konačne isplate Ugovarača. To može trajati najmanje 4 nedelje od
podnošenja konačnog izveštaja pre nego što on bude obrađen i konačna isplata bude
preneta (molimo vas da proverite sa vašim Ugavaračem tačno trajanje).
(Molimo vas da imate na umu mogućnost uticaja lokalnih zakona i uredbi, te
zbog toga proverite Aneks I o Opštim informacijama o porezima na Kosovu i
poglavlja u njima)
9
10
11
12
Aneks V (vašeg Ugovora) Standardni zahtev za Isplatu vašeg Ugovora.
Opšti Uslovi, član. 15.2.
Opšti Uslovi, član. 15.3
Opšti Uslovi, član. 15.4.
122
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
2.3.
Računovodstvena načela i Popratni dokumenti
Vi kao korisnik morate zadržati originalne popratne dokumente za sve troškove
koje ste imali i morate imati tačnu i redovnu evidenciju i račune za primenu
projekta, koristeći se verodostojnim dvostrukim knjigovodstvenim sistemom
(vidite član 16.1 Opštih Uslova ugovora o nepovratnim sredstvima).
Zbog toga se preporučuje da uz originale koji se nalaze u vašem knjigovodstvu
priložite i kopije i digitalne kopije (skenovi) projektu uz ukazivanje na mesto
i kodove originala, kako bi se oni lako pronašli. Sve kopije se moraju ponovo
kodirati koristeći kodove specifične za projekat.
Da bi se mogli zajednički finansirati od EU, troškovi moraju nastati tokom
primene projekta i treba da se mogu odredtiti i proveriti – to znači da se moraju
zabeležiti u knjigovodstvu i priložiti originali popratnih dokaza – vidite član
14 Opštih Uslova vašeg ugovora o nepovratnim sredstvima.
Knjigovodstvenim sistemom se mora odrediti:
• Izvor sredstava za projekat (doprinos EU i ostalih);
• Svi troškovi nastali tokom ugovornog perioda.
Osim standardnom knjigovodstvenog sistema, za unutrašnje i konačni izveštaj
projekta, svi troškovi se moraju uneti u formulare koji se nalaze u Aneksima
(narativni model i financijski izveštaj) ugovora o nepovratnim sredstvima.
Značaj knjigovodstva
Knjigovodstvena procedura je bitna zbog više razloga:
• P
omaže vam da pratite sve dopuštene troškove koji su nastali na vašem
projektu i njihov tačan iznos. Dalje, znaćete koliko je ostalo nepotrošenih
novaca po kategorijama budžeta;
• S
luži kao dokaz da su troškovi nastali tokom primene projekta za koji su
izdavana nepovratna sredstva;
• Knjigovodstvo je osnova financijskog dela izveštaja koji morate izraditi;
• T
roškove nastale tokom projekta je dopušteno financirati sredstvima EU ako
postoji propratna dokumentacija kojom se dokazuju troškovi;
• Evidencija troškova će se proveriti tokom revizije projekta.
Zbog nedostatak propratnih metarijala troškovi se mogu smatrati nedopuštenim.
Upamtite:
EK i Revizorski sud imaju pravo da obave inspekciju podataka na licu mesta
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
123
kako bi se utvrdili troškovi i korištenje nepovratnih sredstava EU (kao što je
navedeno u članu 16.2 Opstih Uslova vašeg ugovora o nepovratnim sredstvima).
Provere se mogu obaviti u svakom trenutku tokom primene projekta ili do
sedam godina nakon konačne isplate.
Sve uplate moraju imati propratne knjigovodstvene dokaze ili dokumente jednake dokazne vrednosti. Ovo uglavnom uključuje:
• Račune za sve kupovine, ugovore itd. i dokaze o plaćanju;
• Izveštaje banaka;
• T
endere i ugovore, uključujući i dokaze procedure koja je primenjena
(Tehnička Speficikacija/Radni Opis, format Tendera, primljene ponude, formate ugovora, certifikate o konačnim/privremenim primanjima – priloženi
konačni izveštaj/svi ostali zatraženi izvestaji i povezani aneksi kao što su
studije, brošure itd.)
• Plaćanje plata i ugovori za zaposlene;
• Radne sate: stručnjaci koji rade pod ugovorom o usluzi moraju priložiti spisak radnih sata koji će potpisati oni i rukovodstvo projekta (vidite Aneks D
za primer);
• Karte i potvrde o ukrcavanju (boarding pass) za sva putovanja;
• Troškove za konferencije/radionice/seminare, itd. (zapisnike sastanaka,
prevođena pozivna pisma, popis učesnika, itd).
Bitna napomena:13
Morate pdoučiti vase osoblje i osoblje partnera da čuva sve relevantne dokumente,
pošto i za njih vrede isti uslovi kao i za vas.13
Svi transferi za partnere se moraju obaviti putem bankarskih računa partnera (ne
fizičkih lica). Svi računi/fakture moraju biti na ime korisnika ili partnera korisnika
(fakture/računi na ime saradnika ili fizičkih lica nisu dopušteni).
Plaćanje faktura/računa se mora obaviti putem banke. Molimo vas da proverite kod
Delegacije EU da li je plaćanje gotovinom (putem novaca za sitne troškove) dopušteno
za manje iznose i koja je procedura za to (iznos, potrebna dokumentacija (računi o
plaćanju) itd.
Javni službenici zemalja i teritorija zemalja partnera ne mogu biti plaćeni od
strane projekta kao stručnjaci, npr. za pod-ugovorne usluge (budžetsko poglavlje
5). Međutim, njima je dopušteno da budu deo osoblja projekta i primaju plate od
njihovog zaposlenika ako je to Korisnik Nepovratnih Sredstava.
Ljudski kapaciteti koji nemaju ugovor o zapošljavanju sa korisnikom ili jednim od
partnera moraju raditi pod ugovorom o uslugama. Za ugovor o uslugama potrebno je
pripremiti Radni Opis i potrebnu transparentnu proceduru.
13
Opšti uslovi, član 1.3.
124
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
2.3.1. Kurs (EU i lokalni)
Bitna napomena:
Kurs usvojen od strane EU o razmeni EUR u lokalnu valutu se određuje mesečno,
na početku svakog meseca. Prilikom iznošenja svih troškova projekta u konačnom
izveštaju, morate koristiti prosečni kurs tokom perioda koji pokriva izveštaj.
Tokom trajanja projekta, sredstva koja se drže na deviznom računu projekta će
se promeniti i preneti na račun lokalne valute.
Prilikom kupnje robe/usluga za projekat, morate imate na umu da će se pojaviti
različit kurs. To je zbog toga što banke koriste dnevni kurs koji određuje nacionalna banka u zemlji za zamenu EUR u lokalnu valutu.
Ipak, EU korisit različiti kurs od vaše banke. Kurs u EU se određuje mesečno i
u proseku je neznatno viši od lokalng kursa na početku i neznatno niži na kraju
meseca. Na ovoj adresi možete pogledati kurs za EUR:
http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=countries&Language=en
Podaci o kursu zamene valute je ažuriran svaki prvi dan idućeg meseca.
Upamtite:
Razlike u kursu valuta nije dopušten trošak i svi gubici će se morati pokriti od
strane korisnika (vidite takođe poglavlje 3.2.3. o dopuštenim troškovima). Zbog
toga se ne preporučuje da se celokupni iznos Eura zameni u jednu od lokalnih
valuta odmah nakon primitka.
2.3.2. Poreza na Dodatnu Vrednost (PDV)
Bitna napomena:
Porez na Dodatnu Vrednost (PDV) predstavlja nedopušteni trošak koji se ne može
pokriti iz nepovratnih sredstava.
U skladu sa sporazumom koji je potpisan između EU i vaše zemlje, sve uplate iz
EU za zajedničko financiranje su izuzete od plaćanja PDV-a. Molimo vas upamtite
da samo oni predmeti koji su navedeni u usvojenom budžetu (Aneks III Posebnih
Uslova – budžeta o delovanju) mogu biti izuzeti od plaćanja PDV-a. Roba i usluge
koje nisu uključene u usvojeni budžet neće biti izuzeti od plaćanja PDV-a.
Na Kosovu izuzeće/povratak PDV-a se mora odobriti od strane Poreznih Vlasti.
(Molimo vas da pogledate niže poglavlje o PDV-u na Kosovu, Aneks II b)
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
125
Bitna napomena:
Izuzeće od plaćanja PDV-a se može dobiti jedino za robu/usluge koja se financiraju
iz nepovratnih sredstava (ne za robu/usluge plaćene za ostale ostale komponente
projekta ili lične doprinose).
Morate se savetovati sa delegacijom EU/rukovodiocem programa i/ili odgovornim
vladinim telima koja se bave izdavanjem izuzeća od plaćanja PDV-a u vašoj zemlji o
proceduri koja se mora primeniti za izuzeće od plaćanja PDV-a.
Može biti slučaj da je potreban određeni minimalni iznos na računu da se ne plaća PDV.
Ostale račune ispod tog praga neće preuzeti odgovorne vlasti. U takvim slučajevima
od odgovornih vlasti se mora zatražiti pismena izjava kojom se to potvrdjuje.
U nekim slučajevima može se dogoditi, da se nekim entitetima ne dopušta povrat
PDV-a. U takvim slučajevima mora se uključiti odgovarajuća izjava revizora kako bi se
izbegao bilo kakav nesporazum.
- U
slučaju da budete imali problema sa dobivanjem izuzeća od plaćanja PDV-a
morate se savetovati sa vašim Ugovaračem kako biste dogovorili rešenje.
2.3.3 Nabavka
Kada za projekat koji je zajednički financiran nepovratnim sredstvima EU korisnik zatrazi nabavku, moraju se poštovati, osim zakona o nabavci u vašoj zemlji (ako postoje) i procedure nabavke EU označene u Praktičnom Vodiču EU o
Ugovornoj Proceduri za Spoljne Akcije (poglavlje 2.4.).
Bitna napomena: 14
Molimo vas, imajte na umu da prihvaćanjem procedura nabavke EU ne znači da ste
izuzeti od revizorskih procedura u vašoj zemlji. U slučaju da su revizorske procedure u
vašoj zemlji strože od onih u EU, savetuje se da uvek koristite te strože procedure koje
su na snazi u vašoj zemlji.14 Ipak, odredba Ankesa IV vašeg ugovora se mora primeniti.
Kada se primenjuju revizorske procedure, morate paziti na to da:
Koristite ispravne revizorske procedure;
Formati koji se koriste moraju da budu usklađeni sa međunarodnim standardima i
odredbe Aneksa IV vašeg ugovora se moraju primeniti mutatis mutandi. Preporučuje
se korišćenje pojednostavljenih formi tenderske dokumentacije priložene u aneksu;
Primenjuje se pravilo porekla snabdevanja;
Pravilo dopuštenja se prati.
Ako korisnik (ili partneri korisnika) ne budu poštovali nijedno od spomenutih pravila
trošenja, onda se ti troškovi neće pokriti od strane EU.
14
U
mnogim zemljama iznos za koji je dopuštena samo jedna ponuda je puno niža od 10.000 evra koliko iznosi prema
revizijskim pravilima EU, na primer 500 Eura. U takvim slučajevima se preporučuje korištenje procedura vaše zemlje,
na primer da se ne koristi samo jedna ponuda za iznose između 500 i 10.000 evra, već da se korisiti domaća striktnija procedura nabavke za te iznose.
126
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
Vrsta procedure koju morate koristiti zavisi od vrste revizije koja se primenjuje
(usluge, snabdevanje ili rad) i veličine ugovora. U svim slučajevima ugovor se
mora dodeliti ugovorniku koji ponudi najbolji odnos kvaliteta/cene (ekonomski najpovoljniji tender). Odluka se mora doneti transparentno, dopuštajući
pravednu konkurenciju između ugovornika i izbegavajući bilo kakav konflikt
interesa u donošenju vaše odluke.
Prvi korak u svakoj reviziji, pre početka procesa, jeste određivanje onoga što će
se kupiti, dakle, robu, usluge ili rad i procena približne vrednosti revizije (mora
biti u skladu sa vašim usvojenim budžetom). Molimo vas da imate na umu
da ugovori o uslugama mogu uključivati samo usluge (ne robu, ne rad). Robni
ugovori uključuju pomoćne usluge i instalacijske radove. Ugovori o radu mogu
uključiti snabdevanje i usluge određene mere. U skladu s tom informacijom Korisnik će odlučiti kakva vrsta ugovora i kakva procedura će se primeniti.
Projekti koji su usvojeni pod IPA ili drugim instrumentima EU uglavnom koriste tri vrste revizije:
• Uslužni ugovori: Ovime se pokriva angažovanje davatelja usluga, kompanije i/ili pojedinaca (stručnjaka). Ugovori o uslugama se koriste za pripremu
studija, izveštaja o proceni, uključivanje stručnjaka ili trenera, tiskanje i objavljivanje usluga, provođenje, organizaciju konferencija/događaja, pružanje
ugostiteljskih usluga, itd.
• Robni ugovori: Ovime se pokriva kupnja ili unajmljivanje uslužnih aktivnosti/opreme. U te usluge se mogu uključiti i uređivanje i održavanje.
• Ugovori o radu: Ovime se pokriva primena, ili i primena i osmišljavanje
‘rada’. ‘Rad’ znači rezultat izvedbenih ili građevinskih radova u celini koji su
dovoljni sami po sebi da ispune ekonomsku ili tehničku funkciju.
Pored toga, vi se uvek možete savetovati sa vašim Ugavaračem pre početka revizijske procedure, kako bi se dva puta proverilo da li se primenjuju ispravne
procedure.
Jednostavnije forme sastavljanja tenderske dokumentacije za usluge možete
pronaći na internet stranici: EU:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/services/index_en.htm
Molimo vas da imate na umu da usluge za iznose veće od 200.000€, nabavu
iznad 60.000€ i radove iznad 300.000€ trebate koristiti standardne modele koji se
nalaze na internet stranici EuropeAid, čija je adresa navedena niže:
For services:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/services/index_en.htm
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
127
For supplies:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/supplies/index_en.htm
For works:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/works/index_en.htm
Ispod se nalazi predgled informacija koje su iznete u poglavljima 4, 5 i 6 Aneksa
IV ugovora koji se primenjuje na vaše projekte:
Ugovori o Uslugama
Ugovori o Robi
Ugovori o Radu
Do 10.000 evra ili manje
vrednosti = jedan tender
Do 10.000 evra ili manje
vrednosti = jedan tender
Do 10.000 evra ili manje
vrednosti = jedan tender
Manje od 200.000 evra =
Manje od 60.000 evra =
Manje od 300.000 evra =
Određivanje putem
Pregovaranja bez
oglašavanja
Procedura Nadmetanja
bez oglašavanja
Procedura Nadmetanja bez
oglašavanja
U vezi ovih navoda (i ostalih aktivnosti tokom korištenja nepovratnih sredstava)
za dodatnu pomoć molimo vas da kontaktirate vašeg Ugovarača.
2.3.4
Procedure dobavljanja
Zajedničko svim procedurama dobavljanja je to što se primenjuju sleceći koraci:
• P
laniranje dobavljanja – odlučiti o proceduri koja se koristi i vremenu početka.
Kao što je gore spomenuto, ako imate bilo kakva pitanja uvezi primene procedure, možete se obratiti vašem Ugovaraču;
• P
očetak i primena planiranog dobavljanja već su spomenute u planu aktivnosti. Ipak, preporučuje se da procedura otpočne u ranijoj fazi primene
projekta, pogotovo za korištenje procedure pregovaranja (u slučaju da morate
ponoviti proceduru zbog nedovoljng broja ponuda, pravilu o poreklu, itd.);
• P
očetak procedure dobavljanja – faza kontaktiranja odabranih ponuđača i
upućivanje tenderske dokumentacije uz teničke specifikacije / opis posla;
• S
elekcija tendera – mora se zaključiti procenom komisije koju čine (najmanje)
3 člana s pravom glasa – (bolje 5 za radove);
• P
riprema ugovora – preporučuje se da se u ovu svrhu koriste pojednostavljeni dodani obrasci koje možete naći na adresi internet stranice navedene na
kraju ovog priručnika;
• P
rimena ugovora – za sve ugovore o robi i radu mora se izdati potvrda
za privremeno (i konačno) pribavljanje (vidite adrese poglavlja na kraju
priručnika kako bi vidjeli šablone).
128
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
U skladu s potpisanim ugovorom i veličinom odobrene nabavke, u programu
Međugranične Saradnje IPA uglavnom ćete koristiti dve procedure:
• Jedna ponuda
• Određivanje pregovaranjem
Preporućujemo da koristite sledeću praksu:
Jedna ponuda
Možete ponuditi ugovor na osnovu jedne ponude za svaku uslugu ili robu (ili
rad) za ugovore u iznosu do ili niže od 10.000 evra.
Određivanje putem pregovaranja
Pripremite popis potencijalnih ugovornika koji ispunjavaju najmanje kriterije
koje smatrate neophodnim za primenu ugovora, i pozovite najmanje tri ugovornika (bolje 5 ili 6), po svom izboru, da dostave ponudu. Kandidati se pozivaju
da dostave ponude i tendersku dokumentaciju.
Na kraju procedure, odaberete ponudu koja odgovara na tehničke kriterije:
• U
slučaju usluga, preporućujemo pravilo 80/20 prema proceduri EuropeAid
(n.p. 80% se ceni kvaliteta i 20% cena);
• U slučaju tendera za robu i usluge odobrite najjeftiniju odgovarajuću ponudu.
Celokupna procedura funkcioniše na sledeći način:
Faza 1:
Pripremate tendersku dokumentaciju koja mora sadržavati:
Opis rada (ugovore o usluzi) i tehničku specifikaciju (ugovore o robi i radu);
Maksimalni budžet (jedino za usluge);
Obrazac za podnošenje ponude;
Kriteriji evaluacije za odabir.
Napomena: Trebate koristiti pojednostavljene obrasce, molimo vas vidite poglavlje
12.
Faza 2:
Ugovarač odobrava tendesku dokumentaciju (samo ako Ugovarač to zatraži);
Pozivno pismo sa tendeskom dokumentacijom se šalje odabranim ugovaračima;
Rok za dostavu ponude je najmanje 30 dana.
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
129
Faza 3:
Vi procenjujete dostavljene ponude putem procenjivačke komisije koju čini određeni
broj članova sa pravom glasa (najmanje 3);
Procenjivačku komisiju čine predsedavajući bez prava glasa, sekretar/ica bez prava
glasa i najmanje 3 člana s pravom glasa. Članovi s pravom glasa moraju imati potrebne
tenhičke i administrativne sposobnosti za davanje osnovanog mišljenja o tenderu.
Ugovarač ili ITS/OS može odrediti posmatrača za praćenje celokupne ili dela odluke
komisije za procenu. Svi članovi komisije za procenu i mogući posmatrači moraju potpisati izjavu o nepristranosti i poverljivosti;
Komisija za procenu uvrštava predloge koristeći unapred određene kriterije i utvrđuje
ponudu sa razmerom kvaliteta/cene (u slučaju usluga) i najmanjom cenom (u slučaju
roba i rada);
Izrađujete izveštaj o proceni s detaljima procesa (adrese standardnih obrazaca su u
poglavlju 12);
Bitno: Ako nakon konsultacija sa ponuđacima samo jedna ponuda bude administrativno i tehnički ispravna, može se izdati ugovor ako je dostavljeno najmanje tri ponuda
i ako najmanje jedna ponuda ispunjuje kriterije.
Faza 4: (jedino ako Ugovarač vašeg projekta to izričito zatraži)
Izveštaj o proceni sa kopijama svih ponuda se dostavljaju Ugovaraču;
Ugovarač odobrava izveštaj o proceni.
Faza 5:
Obavestiti uspešnog ugovornika o prihvaćanju ponude;
Potpisivanje i primena ugovora.
Najznačajniji deo tenderske dokumentacije koju šaljete je Opis Rada / Tehničke
Specifikacije kojim se upoznaje ugovornike što se od njih zahteva. Ovaj dokument postaje aneks eventualnog ugovora i upućuje ugovornike na primenu dogovorenih zadataka. Zato mora biti temeljit i detaljan. Snažno se savetuje da
prilikom njihove pripreme konsultujete sve uključene u projekat, i/ili kolege
koje rade u specijalizovanim odeljenjima, kao što su odeljenja za IT, odsek za
dobavljanje/kupnju, itd.
Snažno savetojemo da se striktno pridržavate te procedure i svih dodatnih
uputstva dobivenih od vašeg Ugovarača tokom odobravanja dostavljenog plana
nabavke. Molim vas da proverite sa vašim Ugovaračem da li se želi uključiti u
proces nabavke (i ako to želi, u kojoj fazi).
130
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
Bitna napomena:
Procedure nabavke putem pregovaranja mogu trajati do 2 meseca. Morate to imati
na umu kada planirate primenu ostalih aktivnosti projekta.
2.3.5
Pravilo o poreklu
U slučaju nabavke robe, svi ponuđaci moraju navesti poreklo onoga što se nudi.
Ugovornici moraju podneti korisniku potvrdu o poreklu najkasnije do izdavanja
prvog računa, za opremu i vozila za kupnju u iznosu većem od 5.000 evra mora
se navoditi cena pojedinačnog predmeta. Za nabavku ispod 5.000 evra dovoljna
je potvrda od dobavljača u kojoj se navodi da je dostavljena roba proizvedena u
jednoj od propisanih zemalja. Certifikat o poreklu se izdaje od nadležnih vlasti u
zemlji iz koje dolazi roba (potvrda Ekonomske Komore ili carinska deklaracija).
U slučaju bilo kakvih nejasnoća, molimo vas da se obratite vašem Ugovaraču za
potrebna uputstva.
Bitna napomena:
Sva oprema kupljena po ugovoru mora biti proizvedena u zemljama EU, službenim
zemljama kandidatima, zemljama koje koriste IPA ili jednoj od zemalja gde se primenjuje program Prekogranične Saradnje IPA. Molimo vas da proverite internet stranicu
EuropeAid za najnovije pojedinosti.
2.3.6. Pravilo podobnosti
Učešće u proceduri tendera koju vodi korisnik jednako je otvoreno za sva fičicka
i pravna lica članica EU, i država ili teritorija regiona obuhvaćenih i/ili odobrenih
financijskom odredbom, osnovnim zakonodavstvom i ostalim instrumentima
kojima se uređuje program pomoći kojim se financiraju nepovratna sredstva, npr.
zemlje iz Europskog Ekonomskog Prostora, zemlje koje su zvanični kandidati za
EU, zemlje koje koriste IPA i zemlje koje su pokrivene programa Prekogranične
Saradnje IPA. Ponuđaci moraju u ponudi navesti zemlju čiji su državljani putem
uobičajene potvrde državljanstva u skladu s njihovim nacionalnim zakonima.
Ovo pravilo se ne primenjuje na stručnjake koje preporučuje davatelj u proceduri
tendera ili na ugovore o uslugama koje se financiraju putem nepovratnim sredstava.
Upamtite:
Opšta nacela i pravila o državljanstvu i poreklu se primenjuju na sve procedure
dobavljanja.
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
131
2.4.
Dopune ugovora
Tokom projekta možda će biti potrebno da se naprave izmene u ugovoru o
nepovratnim sredstvima koje važe i za potrebne aktivnosti i sredstva.
Dopune su veće ili manje promene u ugovoru o nepovratnim sredstvima i
moraju se odrediti pismenom dopunom. U skladu s ugovorom o nepovratnim
sredstvima potpisanim sa Ugovaračem15 (Opšti Uslovi, član 9), postoje dve vrste
promena ugovora:
• Z
a budžetske promene od 15% ili manje, promenu adrese ili odabranog revizora;
• Z
a veće promene iznad 15% u budžetskim stavkama, značajnim promenama
u planu aktivnosti, promeni partnera ili ugovornog perioda.
Bitna napomena:
Kada se preporučuju promene, bez obzira na korištenu proceduru, morate imate na
umu sledeće:
Ugovor o nepovratnim sredstvima se može izmeniti samo tokom trajanja ugovora;
Izmene se ne mogu izvršiti retroaktivno;
Ne može se premašiti najveći iznos Ugovora o Nepovrtanim sredstvima.
2.4.1. Izmene putem dopuna
Ugovori koji su izmenjeni putem dopune se koriste za:
• Izmenjene budžetske stavke za više od 15%;
• Z
načajne promene u planiranim aktivnostima, ako je dopušteno od strane
Ugovarača;
• Promenu partnera, ako je dopušteno od strane Ugovarača
• P
rekoračenje ugovornog perioda: produženje perioda primene projekta se
mora zatražiti najranije mesec dana pre završetka primene16.
Zahtevi za dopunu se ne preporučuju pošto uključuju složeni administrativni postupak u odobravanju, što oduzima značajno vreme. Ipak, ako smatrate
da morate raditi dopunu, morate biti sigurni da dopuna neće uticati na opštu
primenu projekta. Morate unapred planirati izmene u formi dopune, zato što
vam je potrebno odobrenje Ugovarača (proces može trajati jedan mesec pod us15
16
O
pšti uslovi, član. 9.
O
pšti Uslovi, član 11.1.
132
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
lovom da su izmene apsolutno potrebne i konkretno obrazložene).
Molimo vas da imate na umu da se ukupni iznos budžeta koji zajednički pokriva
EU ne može povećati.
Dokumenti koje se dostavljaju Ugovaraču uključuju:
• Pismo objašnjenja;
• P
o mogućnosti, izmenjeni predlog budžeta (u skladu s modelom iznetim u
stavci 6.2.);
• Po mogućnosti, opis i obrazloženje za promenu dela.
Pre podnošenja zahteva za dopune, morate kontaktirati Ugovarača (ili vašeg
JTS/OS) za dodatne konsultacije. Kako biste zvanično zatražili odobrenje
Ugovarača, morate predati potpisanu konačnu verziju pisma zahteva uz popratnu dokumentaciju Ugovaraču. Ugovarač ima pravo postaviti dodatna pitanja.
Dopuna stupa na snagu kada se potpiše od obe ugovorne strane (i nikad nije
retroaktivna).
2.4.2. Izmene bez dopune ugovora
Odobrena prenamena sredstava predstavlja vrstu dopune ugovora o nepovratnim sredstvima koja se može koristiti za sledeće izmene:
• Prenamenu budžeta: transfer između jedinica unutar istih stavki budžeta,
ili transfer u glavnoj stavci budžeta koji uključuje 15% ili manje od prvotno unesenog iznosa (ili kako je određeno dopunom) pod glavnom stavkom
dopuštenih troškova. Ova metoda (takozvano pravilo za 15%) se ne može koristiti za izmenu stavki administrativnih troškova ili rezerve za nepredviđene
troškove;
• Promenu adrese projekta;
• Promenu računa projekta;
• Promenu revizora.
Bitna napomena:
Pravilo za 15% se može primeniti samo jednom u istoj stavci budžeta i zato se treba
uzeti u obzir jedino tokom 6-7 poslednjih meseci projekta. Ako želite napraviti promene
u ranijim fazama projekta (promena rezultata, značajne promene aktivnosti), morate
pripremiti zahtev za dopunu (vidite 6.1.).
Kako bi se primenila ova izmena ugovora, Ugovaraču moreti podneti:
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
133
• P
ismo sa obaveštenjem u kome iznosite razloge predložene izmene (svi
zahtevi za izmenu moraju imati dostatne dokaze).
• Dokazne dokumente:
a) Izmenjeni predlog budžeta (molimo vas vidite niži model); ili
b) Novi financijski identifikacijski obrazac; ili
c) Kontakt informacije odabrane revizorske kompanije.
Morate kontaktirati Ugovarača pre pripremanja pisma kojim obaveštavate
Ugovarača o spomenutim izmenama (adresa projekta, račun projekta, kontakt
informacije novog revizora, pravilo o 15%), posebno kada predlažete prenamenu
sredstava, i trebate obavestite Ugovarača o planiranim izmenama. Molimo vas
da imate na umu da Ugovarač ima pravo da iznese dodatne zahteve.
Iako se ne preporučuje, u ranoj fazi primene projekta nije potrebno formalno
odobravanje spomenutih izmena prema fleksibilnom pravilu o 15%.
Primer: Budžetske izmene od 15% ili manje. Kao što je vec spomenuto, kada se
zatraži izmena budžeta od 15% ili manje, morate pripremiti:
• Pismo obaveštenja kojim se pružaju dostatni dokazi o predloženoj izmeni.
Najčešće se koristi razlog za korištenje rezervnih sredstava pod nekom od
stavki u budžetu kako bi se poboljšale ostale aktivnosti, kao što je promovisanje projekta/ putni troškovi/ nabavka dodatne opreme;
• Izmenjeni predlog budžeta koji uključuje originalni budžet i predlog o prenameni.
Molimo vas da ispod vidite model predloženih izmena budžeta:
134
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
Aneks B. Budžet za Aktivnost
PRVOBITNI BUDŽET
IZMENJENI BUDŽET
Iznos
jedinice
(u evrima)
Troš­
kovi u
evrima) 2
Jedinica
#
Jedinica
Iznos
jedinice
(u evrima)
Troš­
kovi (e
evrima)2
Troškovi
JEDI­
NICA
#
Jedinica
4. Lokalna kancelarija/
Troškovi aktivnosti
4.1 Troškovi vozila
Mese­
čno
12
250
3,000
Mese­
čno
12
250
3,000
4.2 Unajmljivanje kancelarije
Mese­
čno
Mese­
čno
-
4.3 Potrošnja – konacelarijski troškovi
Mese­
čno
12
100
1,200
Mese­
čno
11
100
1,100
4.4 Ostale usluge (tel/fax,
električna energija/grejanje,
održavanje)
Mese­
čno
12
150
1,800
Mese­
čno
12
150
1,800
Podzbir Lokalna kancelarija/
Troškovi aktivnosti
6,000
5,900
5. Ostali troškovi, usluge
5.1 Publikacije
Po
kopiji
2000
1
2,000
Po
kopiji
2300
1
2,300
5.2 Studije, istraživanja (radnih dana)
Po
studiji
2
1800
3,600
Po
studiji
2
1800
3,600
5.3 Troškovi rezivije
Po
reviziji
2,800
Po reviziji
1
2800
2,800
5.4 Konačna procena
Po
izveš­
taju
1,200
Po
izveš­
taju
1
1200
1,200
5.5 Prevođenje
Po
danu
35
80
2,800
Po
danu
26
75
1,950
Mese­
čno
12
50
600
Mese­
čno
12
50
600
700
Po
doga­
đaju
2
700
1,400
5.6 Financijske usluge
(torškovi bankarske garancije itd.)
1
1
2800
1200
-
5.7 Troškovi konferencija/
seminara 10
Po
Mese­
čno
1
700
5.8 Promotivne aktivnosti
Ostali podzbirni troškovi,
usluge
13,700
13,850
19,700
19,750
UKUPNO
Napomena: Ovo je jedan primer prenamena manjeg dela budžeta.
Pošto se opšti uspeh projekta procenjuje prema postignutim rezultatima, ali i
prema načinu korištenja postojećih financijskih izvora, morate ozbiljno uzeti u
obzir prenamenu sredstava u budžetskim stavkama ako je došlo do značajne
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
135
uštede istih. ‘Pravilo o 15%’ se može samo jednom primeniti na istu stavku u
budžetu. Prema tome, morati imati dobar pregled svih budžetskih troškova, i
trebate razmišljati o prenameni budžeta u drugom delu primene projekta.
Idealno, mora se izraditi pismo o ovoj vrsti prenamene budžeta koje spada pod
pravilo o 15% šest meseci pre isteka ugovora – time ćete imati dovoljno vremena
da završite dodatne aktivnosti.
Bitna napomena:
Morate podneti pismo sa aneksima Ugovaraču;
Dopuštena varijacija/prenamena sredstava između dve stavke iznosi najviše 15%;
prenamena unutar iste stavke može preći 15%;
Pravilo o 15% se može primeniti samo jednom u istoj stavci budžeta;
Nikakvi fondovi se ne mogu prenameniti pod pravilom o 15% ako nisu predviđeni
konačnim odobrenim budžetom (npr. ako stavka nije spomenuta u prvobitnom
budžetu);
Pravilo o 15% se ne može primeniti na administrativne troškove ili rezerve za
nepredviđene troškove;
Za takve izmene nije potrebno formalno odobrenje.
136
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
ANEKS 1. PRAKTIČNI PRIRUČNIK O POREZIMA NA
KOSOVU
UVOD
Porezna Uprava Kosova je jedini Autoritet koji upravlja porezima, izdaje opšta
administrativna pravila koja su obavezujuća i za Poreznu Upravu i za porezne
obaveznike. PUK primenjuje ujednačene zakona i odredbe o porezu. Ove odredbe određuju odgovornosti Porezne Uprave Kosova. Ona je odgovorna za upravljanje porezom na centralnom (Vladinom) nivou, kao što je: PDV za lokalne
poslovne delatnosti, porez na lična primanja, porez na dobit i lične doprinose.
Svaka odredba sadrži uputstva za lakšu primenu. Stalna izmena i dopuna poreznog zakonodavstva na Kosovu i proširenje poreznog plana pruža
mogućnost za korištenje najbolje prakse u fiskalnoj sferi.
Ovaj priručnik je izrađen kako bi pružio osnovno znanje o poreznim zakonima
koji se primenjuju na Kosovu, posebno za Nevladine Organizacije na Kosovu, i
nema pravnu moć, vec služi za upućivanje i informisanje.
OPŠTE INFORMACIJE O POREZIMA NA KOSOVU
Osobe koje se žele baviti ekonomskim aktivnostima na Kosovu moraju registrovati privrednu delatnost ili granu privredne delatnosti u Kancelariji za Registraciju Biznisa, prema Zakonu Br.02/L-123.
Cilj ove odredbe je stvaranje mogućnosti pravilnog osnivanja profitabilnih
trgovačkih društva na Kosovu, određivanje vlasništva, uloge i odgovornosti u
njima; načina i procedure njihovog okončanja i ukidanja; prava i obaveze koje im
pripadaju; određivanje nadležnosti i ovlasti odgovornih osoba i odgovarajućih
tela (i njihovih naslednika) za primenu ove uredbe. Ovaj Zakon se primenjuje
samo na profitabilna trgovačka društva.
Zakon 03/L-222 zahteva upis pri Poreznoj upravi I dobivanje poreznog broja pre
započinjanja privredne aktivnosti. NVO se najpre mora upisati u Registar NVO
i onda dobiti porezni broj od PUK-a.
Kancelarija za Registraciju Biznisa pri Ministarstvu Idustrije i Trgovine je mesto
u kome se dobiva certifikat o registraciji kako bi se obavljale privredne aktivnosti.
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
137
Osobe koje žele da se bave ne-profitnim aktivnostima mogu registrovati Organizaciju koja nema za cilj stvaranje profita, već se isključivo zalaže za opšti javni
interes, npr. te osobe mogu registrovati Nevladinu Organizaciju (NVO), koja će
imati za cilj postizanje javnih interesa.
Na Kosovu se NVO može osnivati na osnovu Zakona Br 03/L-222 i može se registrovati u kancelariji za NVO pri Ministarstvu za Javnu Upravu.
Pošto su NVO Pravna Lica i imaju zakonsko pravo da obavljaju svoje aktivnosti
na Kosovu, u nekim slučajevima se moraju pridržavati poreznih zakona. Prema
tome, ovaj priručnik će pokušati pružiti neka objašnjenja za koja se nadamo da
će vam pomoći da vaše aktivnosti kao NVO uskladite sa poreznim zakonima.
Koje vrste preduzetnih subjekata se mogu osnivati na Kosovu?
(Zakon Br.02/123 ”O osnivanju trgovačkih društava na Kosovu ”)
Preduzetnički subjekti (trgovačka drustva) na Kosovu mogu biti:
- Ortačka društva
- Komanditno društvo
- Društvo s Ograničenom Odogovornošću
- Dioničko Društvo nerezidentnih lica
- Postojana jedinica nerezidentnih lica
- Lično preduzetništvo
Koji se porezi primenjuju na privredne subjekte i ostale organizacije?
Postoji niz poreza koji se primenjuju na preduzetništva zavisno o vrsti subjeta ili
njihov status i njihov godišnji promet. Porezna Uprava uređuje sledeće poreze:
- Porez na dobit (Zakon Br.03/L-162)
- Poraz na lični dohodak (Zakon Br. 03/L-161)
- Porez na Dodatnu Vrednost (porez na potrošnju) (Zakon Br.03/L-146)
Porezna Uprava Kosova je ovlašteno telo Trusta Penzijske Štednje koje prikuplja
penzijski doprinos, na osnovu Uredbe Br.2001/35 o penzijama na Kosovu.
Na koga se primenjuje Porez na Dobit?
Na osnovu Zakona Br.03/L-162 “O Porezu na Dobit ”, u poreske obaveznike spadaju:
- P
reduzetničke organizacije – Korporacije (koja su pravni subjekti, a ne fizički)
(D.D.O., D.D.)
138
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
- Postojana jedinica nerezidentnih lica,
- Javna Preduzeća
- Preduzeća u Društvenom Vlasništvu
- Nevladine Organizacije (NVO)
“Ovo je izvadak iz Člana 3, Zakona Br.03/L-162”
Izuzeće od plaćanja poreza na dobit
(Član 7, Zakon Br. 03/L-162)
- D
obit organizacija registrovanih po zakonu o Registraciji i Delovanju nevladinih organizacija koje su dobile i zadržale status korisnika javnih povlastica
za ispunjavanje ciljeva od javnog interesa;
- D
obit Centralne Banke Kosova i međunarodnih financijskih institucija koje
imaju pravo i dopuštenje da deluju na Kosovu;
- Dividende koje dobivaju rezidentni i nerezidentni predstavnici;
- K
amate na javne instrumente koji su izdati ili pod garancijama javnih službi na
Kosovu, koje se plaćaju rezidentnim i nerezidentnim poreskim obaveznicima;
- D
ohodak dopuštenih religija na Kosovu za obavljanje određenih aktivnosti u
njihovo samodržavanje, kao što je: proizvodnja ili izrada svešteničkih odora,
duborez i nameštaj, i tradicionalni poljoprivredni proizvodi, u skladu sa zakonom koji se primenjuje na religije na Kosovu;
- D
obit glavnog i pod-ugovornika, osim domaćih lica, stvoren putem dobara i
usluga pruženih Ujedinjenim Nacijama, specijalizovanim agencijama Ujedinjenih Nacija, KFOR-u;
- D
obit glavnog i pod-ugovornika, njihovih agencija i tela, za pružanje robe i
usluga za podržavanje projekta i programa Evropske Unije, specijalozavnih
agencija Evropske Unije, Svetske Banke, Međunarodnog Monetarnog Fonda
i međuvladinih međunarodnih organizacija na Kosovu.
- D
obit Centralne Banke Kosova i međunarodnih vladinih institucija koje su
ovlaštene da deluju na Kosovu, kao što su:
Institucije izuzete od plaćanja poreza su sledeće:
1. Međunarodni Monetarni Fond (MMF);
2. S
vetska Banka – Međunarodna Banka za Obnovu i Razvoj (IBRD) i
Međunarodno Udruženje za Razvoj;
3. M
eđunarodne Financijske Korporacije (IFC) i ostali članovi Grupe Svetske
Banke;
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
139
4. Evropska Komisija (EK);
5. Evropska Banka za Obnovu i Razvoj (EBRD);
6. Evropska Investiciona Banka (EIB);
7. Inter-Američka Banka za Razvoj (IADB);
8. Azijska Banka za Razvoj (ADB);
9. Afrička Banka za Razvoj (AFDB);
10. Međunarodni Fond za Razoj Poljoprivrede (IFAD);
11. Islamska Banka za Razvoj (IDB).
Da li se porezuje dobit NVO?
NE, u načelu NVO su izuzete od plaćanja poreza na dobit.
Članom 7, Zakona Br 03/L-162 sva NVO su izuzete od plaćanja poreza ako su
registrovanu po zakonu o Registraciji i Delovanju kao nevladine organizacije
koje su dobile i zadržale status javnog korisnika povlastica dokle god se dobit
koristi isključivo u javnom interesu.
Koje su posledice ako se utvrdi da se dobit NVO ne korisit u javne svrhe?
Članom 33 Zakona Br.03/L-162 se predviđaju i situacije kada NVO primenjuje
aktivnosti i dođe do profita za koji nisu ovlašteni.
U tim slučajevima, dobit NVO koji se ne koristi za javno dobro će se oporezivati
i primeniće se pravila prema Zakonu o Dobiti.
Član 33 takođe daje ovlasti PUK-u da izvrši reviziju NVO i odluči da li je zarada
je prekoračena zbog toga sto NVO bi trebale biti neprofitabilne organizacije. Administrativna Odredba 14/2010 uključuje primere prekoračenja zarade.
Porez odvojen iz plata nerezidentnih lica koja pružaju usluge na Kosovu
(Član 31 , Zakon Br.03/L162)
U slučaju da nerezidentno lice koje nema stalnu poslovnu jedinicu na Kosovu pruža usluge na teritoriji Kosova, mora se zadržati porez na izvore putem
primene iznosa od 5% bruto naknade i taj isti iznos poslati na bankarski račun
PUK-a, za Kosovski budžet.
Zadržani porez na izvor za dobit stvoren na Kosovu će se smatrati konačnim
porezom za nerezidentna lica.
Ova lica moraju dobiti potvrdu o zadržanom porezu kako bi izbegla duplo
oporezivanje u matičnim zemljama.
140
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
Zapošljavanje na Kosovu nerezidentnih lica se ne pokriva ovom vrstom poreza
zato što su njihovi prihodi oporezujući i plaćaju porez na lični dohodak na osnovu Zakona o Ličnim Primanjima na Kosovu.
Izveštavanje o transakcijama većim od 500.00 evra
(Član 47, Zakon Br.03/L-222)
NVO i ostali porezni obaveznici moraju podneti PUK-u izveštaj o svim
plaćanjima većim od 500.00 evra tokom godine (fiskalnom periodu).
Izveštaj mora sadržavati ime prodavača, fiskalni broj (identifikacijski broj
poreskog obaveznika) i ukupni iznos plaćanja, za svakog snabdevača-prodavača
posebno.
Ovaj izvestaj se podnosi PUK-u najkasnije do 31 marta naredne godine za
plaćanja koja su obavljena u prethodnoj godini.
Nedostavljanje ovog izveštaja će predstavljati delo za koje će se plaćati kazna na
osnovu Zakona o Poreznoj Proceduri Br.02/L-222
Da li NVO trebaju objaviti svoju dobit?
(Član 34, Zakon Br.03/L-162)
DA, bez obzira da li je dobit NVO izostavljena od plaćanja poreza i zbog toga
što se smatraju poreznim obaveznicima i na osnovu ovog Zakona oni moraju
podneti PUK-u izveštaj o dobiti (u ovom slučaju NVO) .
Takođe moraju dodati, zajedno za konačnim izveštajem, financijsku izjavu prema Računodovstenim Standardima Kosova.
Koji je rok za podnošenje poreznog izveštaja o godišnjoj dobiti?
(Član 34, Zakon Br.03/L-162)
Rok je 31 mart iduće godine.
ANEKS 2. POREZ NA LIČNA PRIMANJA
Šta se smatra poreznom na lični dohodak i koji su izvori prihoda uključeni u to?
(Član 7 Zakona Br. 03/L-161)
Porez na Lični Dohodak, koji se primenjuje od 1 aprila 2002, se primenjuje samo
na plate. Od 1 januara 2005, ovaj porez je postao najsveobuhvatniji i uključuje
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
141
ostale izvore dohotka. Od 01.01.2010, ovim porezom se upravlja prema Zakonu
Br. 03/L-161, „O Porezu na Lični Dohodak na Kosovu“, i uključuje sledeće izvore
prihoda:
- plate
- dohotke u preduzetničkoj aktivnosti
- najmove
- dobitke u igrama za sreću
- dividende
- kamate
- kapitalni dobitak, i
- svako primanje koje će povećati imovinu poreznog obaveznika.
Ko je je porezni obaveznik koji plaća porez na lični dohodak i šta je predmet
oporezivanja?
Prema Zakonu o PLP Br.03/L-161, porezni obaveznici su fizička lica, stanovnici
i nerezidentna lica Kosova koji dobivaju ili zarađuju bruto dohodak na teritoriji
Kosova.
Predmet oporezivanja stanovnika je prihod koji je dobiven na Kosovu ili iz inostrastranih izvora (konzulenti).
Predmet oporezivanja nerezidentnih poreskih obaveznika je oporezujući dohodak koji se stvara iz izvora zarade na Kosovu.
ANEKS 2a. PITANJA-ODGOVORI I PRIMERI POREZA
NA LIČNA PRIMANJA PUTEM PLATA
(Član 9, Zakon Br.03/L-161)
Što je bruto primanje putem plata?
Odgovor:
Bruto primanje prema Zakonu br.03/L162 “O ličnim primanjima na Kosovu” uključuje
sva primanja dobivena ili isplaćena u obliku plata tokom fiskalnog perioda;
Bruto primanje putem plata uključuje ali se ne ograniči samo na: zaradu koju
isplaćuje poslodavac za rad koji zaposlenik obavlja po upustvu poslodavca;
142
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
Bonusi, provizije i drugi oblici naknade koje poslodavac ili neko drugo lice u
ime poslodavca isplaćuje zaposleniku povrh plate;
Primanje od privremenog rada koja obavlja zaposlenik;
Penzije i ostala primanja koje plaća raniji poslodavac ili vlada; (Penzije I socijalna
primanja koje plaća Vlada su izuzeta od PLP prema paragrafu 1.14 Član 8 Zakona 03/L-162);
Primanje od budućeg poslodavca, kao što je potpisivanje bonusa na platu;
Premije zdravstvenog i životnog osiguranja koje poslodavac isplaćuje zaposleniku.
Praštanje duga zaposlenika od strane poslodavca.
Plaćanje ličnih troškova zaposlenika od strane poslodavca, beneficija u stvarima
koje poslodavac pruža zaposleniku i koje prekoračuju minimalni iznos određen
podzakonskim aktima (Administrativne Uredbe).
Ko je obavezan plaćati Porez na Lična Primanja iz plata?
Odgovor: Sva lica, stanovnici i nerezidentna lica, koji pružaju radne usluge i
dobivaju prihod iz plata na Kosovu se smatraju zaposlenicima i obavezna su
plaćati Porez na Lična Primanja iz plata, osim strani poslodavci koju su navedeni u Članu 8 Zakona Br.03/L-161 “Zakona o Ličnim Primanjima na Kosovu”.
Koji su koraci koje se moraju preduzeti na početku perioda?
(Član 38, Zakon Br.03/L-161)
Odgovor: Svaki zaposlenik, bez obzira da li radi za jednog ili više poslodavaca,
je obavezan odrediti glavnog poslodavca, putem formulara kojim to određuje u
roku od 15 dana od početka rada. Ovaj formular se mora dostaviti Kancelariji za
Usluge Poreznih Obaveznika pri Poreznoj Upravi Kosova.
Poslodavci koji nisu odabrani kao glavni poslodavci od njihovih zaposlenika će
se tretirati kao sekundarni u pitanjima poreza.
a) Glavni zaposlenik je odgovoran za računovodstvo, održava izvore i plaća
poreze prema grupama plaćanja i stopama poreza prikazanim na Tablici ispod:
0€ - 80€
0%
80€ - 250€
4%
250€ - 450€
8%
Preko 450€
10%
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
143
b) Sekundarni poslodavci: drže računovodstvo (mesečno održavaju izvore) i plaćaju
poreze, ali do najvećeg iznos od 10% plate.
Ko je obavezan doprineti u Program Penzijske Štednje?
Odgovor: Svi zaposleni koji stalno borave na Kosovu su dužni plaćati doprinose
u Program Penzijske Štednje.
Takođe i poslodavci su obavezni, za njihove zaposlenike koji borave na Kosovu,
plaćati određeni iznos za penzijski doprinos. (Uredba Br. 2001/35 “O Penzijskom
Doprinosu na Kosovu)
Program Penzijske štednje pokriva sve zaposlenike na Kosovu.
Pošto se NVO smatraju poslodavcima, oni takođe moraju poštovati odredbe o
prenzijskom doprinosu, kao i ostali poslodavci na Kosovu.
Koliki je obavezni iznos koji se uplaćuje u program penzijske štednje?
(Član 32, Uredba Br. 2001/35)
Odgovor: Poslodavac (i glavni i sekundarni) moraju doprineti sa iznosom do
5% bruto plate zaposlenika. U isto vreme, poslodavac treba da zadrži 5% bruto
plate zaposlenika koje uplaćuje odjednom za penzijski doprinos.
Obe strane, i poslodavac i zaposlenik, mogu dobrovoljno povećati iznos doprinosa do 10%. Zajednički doprinosi, npr. postotak poslodavca i zaposlenika, ne
mogu biti manji od 10% ili veći od 30%.
Jedino se doprinos koji plaća zaposlenik za plaćanje poreza odbija od njene/njegove plate, dok se doprinos koji plaća poslodavac odbija u svrhu oporezivanja
poslodavca.
Kada je rok uplaćivanja penzijskih doprinosa na račun Trusta Penzijske
Štednje
(Član 38, Zakon Br.03/L-161)
Penzijski doprinosi se moraju plaćati unutar 15 dana idućeg meseca, koristeći
mesečne izveštaje za izdvojene početne doprinose iz plata, dok se svakih tri
meseca u godini mora podneti izveštaj PUK-u, ili se koristiti elektronska forma
direktnog pristupa Trustu Penzijske Štednje.
Kako izračunati penzijske doprinose i Porez na Lični Dohodak iz plata?
Odgovor: Ovo će biti objašnjeno sledećim primerom
144
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
PRIMER 1:
Zaposlenik je zaposlen kod samog jednog poslodavca, koji je označen kao glavni poslodavac u popunjenim formularima za određivanje glavnog poslodavca i
koji je podnet Poreznoj Upravi Kosova.
Ako pretpostavimo da je:
Njena/njegova plata
450€
Troškovi prevoza (lični)
22€
Troškovi za hranu i piće
66€
Mesečni bruto dohodak
538€
Mesečno izračunavanje doprinosa za penzijsku štednju i poreza na lični dohodak kao što sledi:
Oporezujući dohodak = Bruto dohodak – dopušteno odbijanje
(Doprinos zaposlenika)
538 € x 5% (Doprinos poslodavca) = 26.90 €
538 € x 5% (Doprinos zaposlenika) = 26.90 €
538 € (bruto dohodak) – 26.90 € (Doprinos poslodavca) = 511.10 €
Oporezujuci dohodak u totalu 511.10
0.00 € - 80.00 € = 80.00 € x 0% = 0.00 €
80.00 € - 250.00 € = 170.00 € x 4% = 6.80 €
50.00 € - 450.00 € = 200.00 € x 8% = 16.00 €
450.00 € - 511.10 € = 61.10 € x 10%= 6.11 €
___________________________
Mesečni porezi u totalu = 28.91 €
Godisnji izračun doprinosa u penzijsku štednju i poreza na lične dohodak je
sledeći:
Ako pretpostavimo da je mesečna plata ista.
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
145
Mesečni bruto dohodak 538.00 € x 12 (meseci) = 6,456.00 € Godišnji/bruto dohodak
6,456.00 € x 5% (doprinos poslodavca) 322.80 €
Oporezujući dohodak = Bruto dohodak – dopušteno odbijanje
Uporezujući dohodak = 6,456.00 - 322.80
Uporezujući dohodak = 6,113.20 €
0.00 € - 960.00 € = 960.00 € x 0% = 0.00 €
960.00 € - 3,000.00 € = 2,040.00 € x 4% = 81.60 €
3,000.00 € - 5,400.00 € = 2,400.00 € x 8% = 192.00 €
5,400.00 – 6,133.20 € = 733.20 € x 10% = 73.32 €
____________________________
Godišnji porez u totalu = 346.92 €
PRIMER 2
Zaposlednik je zaposlen kod dva poslodavca. Jedan je odabran kao glavni poslodavac, dok se drugi smatra sekundarnim poslodavcem.
Kod glavnog poslodavca plata zaposlenika je iznosila 300.00 €, dok je kod sekundarsnog poslodavca plata iznosila 100.00 €.
Mesečno izračunavanje penzijskog doprinosa i poreza na lični dohodak kod glavnog
poslodavca je:
300€ x 5% (Doprinos poslodavca) = 15€
300€ x 5% (Doprinos poslodavca) = 15€
Oporezujući dohodak = Bruto dohodak – dopušteno odbijanje
300€ - 15€ (Doprinos poslodavca) = 285€
0€ - 80€ = 80€ x 0% =0.00 €
80€ - 250€ = 170€ x 4% = 6.80 €
250€ - 285€ = 35€ x 8% = 2.80 €
Ukupni mesečni porez = 9.60 €
146
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
Mesečno izračunavanje penzijskog doprinosa i poreza na lični dohodak od sekundarnog poslodavca je:
100€ x 5% (Doprinos poslodavca) = 5€
100€ x 5% (Doprinos poslodavca) = 5€
Oporezujući dohodak = Bruto dohodak – dopušteno odbijanje
100.00 € bruto dohodak – 5.00 € (Doprinos poslodavca) = 95.00 € oporezujući dohodak
95.00 € oporezujući dohodak x 10% = 9.50 € ukupnog mesečnog poreza
Godišnji izračun doprinosa penzijske štednje i poreza na lični dohodak na kraju godine je sledeći
Bruto dohodak od glavnog poslodavca
300.00 € x 12 meseci = 3600.00 €
Bruto dohodak od sekundarnog poslodavca 100.00 € x 12 meseci = 1200.00 €
Godišnji bruto dohodak
400.00 € x 12 meseci = 4800.00 €
4,800.00 € x 5 % doprinos poslodavca = 240.00 €
4,800.00 € - 240.00 € = 4,560.00 €
4,800.00 € - 240.00 € (Doprinos poslodavca) = 4,560.00 €
Oporezujući dohodak = 4,560.00 €
0.00 € - 960.00 € = 960.00 € x 0% = 0.00 €
960.00 € - 3,000.00 € = 2,040.00 € x 4% = 81.60 €
3,000.00 € - 4,560.00 € = 1,560.00 € x 8% = 124.80 €
Ukupno: = 206.40 €
Možemo videti iz mesečnog izračuna da je glavni poslodavac za zaposlenika
uplatio 180.00 € doprinosa. Takođe je njegov/njen poslodavac uplatio 180.00 €
(15€ x 12 meseci), i 115.20 € (9.60 € x 12 meseci) je odbijeno kao porez na primanje.
Od drugog poslodavca, zaposlenik je uplatio 60.00 € (5.00 € x 12 meseci), dok je
iznos poreza na platu 114.00 € (9.5.00 € x 12 meseci.)
Porez na platu tokom perioda oporezivanja iznosi 229.20. €
Godišnji porez iz plata je 206.40 €
22.80 € (pretplaćeno)
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
147
U tom slučaju zaposlenik mora podneti poreznu izjavu i može povratiti
pretplaćeni iznos od 22.80 €, ili da to iskoristi kao pretplaćeni iznos za buduće
uplate.
Svaki poslodavac mora dostaviti zaposleniku porezni certifikat za penzijski doprinos i
porez na platu najkasnije do 1. marta iduće godine za doprinose i poreze na platu tokom
plaćanja prihoda u prethodnoj godini.
Takođe, do 31. januara sledeće godine, poslodavac mora podneti popis ukupnog godišnjeg
oduzetog poreza i penzijskog doprinosa na platu za sve zaposlednike u prethodnoj godini.
Koje su obaveze NVO za oduzimanje poreza za plaćanje iznajmljivanja?
(Član 31, Zakon 03/L-162)
Koje su obaveze NVO u slučaju poreza za zgrade koje koriste?
NVO koje plaćaju najam zgrada kojim se koriste trebaju plaćati porez u iznosu od 9% na
bruto uplatu za iznajmljivanje, osim ako vlasnik dokaže da je oslobođen poreza.
Isti porez se mora prikupiti u budžetu Kosova unutar 15 dana sledećeg meseca.
U slučaju da vlasnik nije porezni obaveznik, NVO nisu primorane da izdvoje za porez
za plaćanje najamnine.
PRIMER 1.
Vlasnik nije registrovan za PDV
Mesečno unajmljivanje 500.00 eura (Vlasnik nije registrovan za PDV)
500.00 x 9%= 45.00 (Poreza na plaćanje se uplaćuje u budžet)
455.00 euro (neto uplata za vlasnika)
PRIMER 2.
Vlasnik je registrovan za PDV i uključuje PDV na račun
Mesečna najamnina 500.00 + 80 PDV= 580.00 Ukupno
500.00 x 9% = 45.00 (bez poreza na plaćanje)
500.00 – 45 = 455.00
455.00+80 PDV = 535.00 (Neto uplata za vlasnika)
Koje su druge procedure koje jedna NVO mora poštovati za porez na plaćanje
za uplate za najamnine?
(Član 30, Zakon Br. 03/L-162)
148
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
1./ NVO moraju podneti vlasniku porezni certifikat o uplatama najamnine i izdavanja za
porez tokom perioda oporezivanja (kalendarska godina), najkasnije 1 marta sledeće godine.
2./ NVO trebaju, najkansije do 31 januara sledeće godine, predati Poreznoj Upravi popis
ukupnog oduzetog poreza i penzijskog doprinosa na platu za sve zaposlednike u prethodnoj kalendarskoj godini.
ANEKS 2.b. ŠTA JE POREZ NA DODATNU VREDNOST
(Zakon Br.03/L-146)
Porez na Dodatnu Vrednost (PDV) je porez na potrošnju koji se primenjuje od
1 jula 2001 i primenjuje se na robu koja je uvezena na Kosovo i domaću robu
i usluge (prema Uredbi UNMIK-a br 2001/11 „O Porezu na Dodatnu Vrednost” koja je izmenjena Uredbom UNMIK-a br. 2002/17 i 2004/35), i po Zakonu
br.03/L-146 iznosi 16%. Zakon 03/L-146 je stupio na snagu 1 jula 2010.
Lica koja imaju pravo se registrovati kao oporezujuće osobe, moraju imati
godišnji promet veći od 50,000 € (takođe i osobe koje ne prelaze ovaj prag ali
koje odluće plaćati PVD). Ove osobe će primeniti i prikupiti PDV izračunan od
kupaca ili njihovih potrosača, i dobiće odobrenje plaćenog odbitka poreza za
PDV na uvoz i domaću potrošnju.
Formulari za prijavu PDV-a se popunjavaju svaki mesec. U slučajevima kada
odbitak poreza na PDV pređe izračunati prikupljeni iznos PDV-a, oporezovana
osoba ima pravo zatražiti kreditiranje ili povratak PDV-a.
Kada traja period oporezivanja za Porez na Dodatnu Vrednost?
(Član 54, Zakon Br. 03/L-146)
Oporezujući period za Porez na Dodatnu Vrednost je svaki kalendarski mesec.
Kada je rok za prijavu PDV-a?
PDV se mora prijaviti najkasnije 20-og sledećeg meseca za sve kupljeno
(ukljčujući uvoz) i prodato (ukljčujući izvoz) u prethnodnom mesecu.
Šta je Porezna Prijava?
Načelo oporezivanja na Kosovu se uglavnom oslanja na prijavu prihoda
poreznog obaveznika. Prema tome, porezni obaveznik mora svojevoljno prijaviti sav prihod putem porezne izjave o određenom vremenskom periodu, zavisno
o prijavljenom prihodu.
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
149
Svaka osoba koja je predmet oporezivanja po zakonima koji se primenjuje na
Kosovu mora podneti PUK-u ili njenim službenicima, prijavu prema rekviziciji
određenoj u Zakonu o Poreznoj Upravi i Procedurama (Zakon Br.03/L-222) ili
nalažu svaki od određenih poreznih zakona.
Koje porezne prijave postoje?
1. Prijava Poreza na Lični Dohodak
2. Prijava Poreza na Dobit
3. Prijava na PDV, i
4. Prijava o Doprinos za Penzijsku Štednju
AKO PUK utvrdi da porezni obaveznica/k nije podnela/o poreznu prijavu, ili u
slučaju da jeste, ali da je prijavio/la manje ili više prihoda, onda prema važečim
zakona PUK je ovlašten zatražiti novu poreznu prijavu.
Zahtev za Povrat PDV-a
NVO koje su izuzete od plaćanja PDV-a, kao za projekte financirane od EK, i
kao što je predviđeno u sporazumu o IPA, one imaju pravo povrata PDV-a za
plaćanja za svaki mesec, bez obzira na iznos povrata.
Kao prvi korak NVO moraju uzeti fiskalni broj i prijavu PDV-a.
NVO moraju popuniti i podneti PUK-u mesečnu prijavu PDV-a najkasnije do
20 (dvedesetog) sledećeg meseca. NVO trebaju takođe ispuniti zahtev za povrat
PDV-a koji je dosputan u kancelariji usluga za porezne obaveznike pri Poreznoj
Upravi Kosova.
Dokaze koje jedna NVO mora imati u svojim knjigama i podacima za povrat
poreza su sledeći:
1. Račune plaćanja za porezni period na koji se odnosi odobravanje
2. Računi prodaje za porezni perod na koji se odnosi odobravanje
3. Pojašnjenje uvezi uzroka odobrenog balansa PDV-a17
4. Ugovori i popratna dokumentacija uvezi odobravanja
Napomena: Računi moraju sadržavati sve detalje, kao što je propisano financijskim pravilima, uključujući fiskalni broj i PDV broj kupca i prodavača, datum
kupnje i prodaje, iznos PDV-a posebno izdvojiti od iznosa poreza.
17
Ovo se primenjuje za NVO koje imaju izuzeće od PDV-a, kao što su projekti financirani putem EK
150
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
Ovi dokumenti su potrebni aplikantu koji se prijavi za povrat poreza, ali to ne
znači da se ti dokumenti moraju dodati zahtevima za povrat poreza.
U slučajevima kada NVO ima ostale porezne odgovornosti zbog neregularnog
izdvajanja za porez na plate ili ostalih pravnih razloga, iako će zahtevi biti odobreni za isplaćivanje, u početku ranije obaveze će se pokriti dok će se njima isplatiti preostali deo.
Koje su kazne ako osoba ne poštuje ove porezne uredbe?
(Član 51, Zakon Br. 03/L-222)
- 5 % (svakog meseca ili dela meseca za koji kasni, sa najvećom kaznom od 25%
poreza u 5 meseci)
- 1 % (svakog meseca ili dela za koji kasni, uz najveću kaznu od 12% poreza
tokom 12 meseci)
- 1 .5% (svakog meseca ili dela meseca za koji kasni, uz maksimalnu kaznu od
25% poreza tokom 5 meseci)
- 25% zbog nenamerne niže prijave
- 100% zbog namerne niže prijave
(Pa Zakonu 03/L-222 iznos novčane kazne je promenjen od 50% na 15% i 25% .
Novčana kazna od 100% se primenjuje za namernu nižu prijavu).
Utvrđivanje prijave poreza za iznos od 100.00 Eura
Procena nakon 12 meseci od dana kada je taj porez trebao biti objavljen
100 x 25% = 25.00 ako se ne prijavi na vreme
100 x 7% = 7.00 ako se ne plaća na vreme
100 x 18% = 18.00 kamate
100 x 25% = 25.00 nenamerne niže prijave
75.00 evra kazne
100.00 evra osnove poreza
________________________
175.00 evra za plaćanje
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
151
Da li imam pravo žalbe ako smatram da je došlo do nepoštene procene od
strane PUK-a?
(Član 77, Zakon Br. 03/L-222)
Da, imate pravo žalbe u roku od 30 dana od dana dobivanja obavesti o proceni.
Možete podneti žalbu i popratnu dokumentaciju Žalbenom Veću koje deluje kao
nezavisni odsek pri Poreznoj Upravi Kosova.
Šta ako Žalbeni Odsek donese odluku sa kojom se ne slažete?
(Član 77, Zakon Br. 03/L-222)
Imate pravo žalbe na sledećem nivou, kod Nezavisnog Procenjivačkog Odbora,
koje je nezavisno od Porezne Uprave Kosova. To se mora učiniti u roku od 30
dana od dobivanja odluke Žalbenog Odbora.
Ako se ne slažete sa odlukom Nezavisnog Procenjivačkog Odobra, onda u roku
od 30 dana od donešenja odluke imate pravo žalbe Vrhovnom Sudu Republike
Kosova kako bi se popravila nepravda za koju smatrate da vam je učinjena tokom procene poreza.
Morate znati da pravo na žalbu ne produžuje rok obaveze plaćanja poreza koju
je odredio PUK.
152
PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
Regional Office
Potoklinica 16
71 000 Sarajevo
Bosnia and Herzegovina
Ph. no: +387 (0)33 532 757
[email protected]
Albania T/A Help Desk
Rr “Donika Kastrioti”
“Kotoni” Business Centre,
K-3, Nr. 7,
Tirana Albania
Ph. no: +355 (4) 22 59 597
[email protected]
Bosnia and Herzegovina
T/A Help Desk
Višegradska 26
71 000 Sarajevo
Bosnia and Herzegovina
Ph. no: +387 (0)33 546 351
[email protected]
Croatia T/A Help Desk
c/o Ured za udruge Vlade Republike
Hrvatske
Radnička cesta 80/V
10 000 Zagreb, Croatia
Ph. no: +385 1 45 99 821/825
[email protected]
Gulden Sk. 2/2
Kavaklidere – 06690
Ankara, Turkey
Ph. no: +90 312 426 4451
[email protected]
Montenegro T/A Help Desk
Dalmatinska 78
20 000 Podgorica, Montenegro
Ph. no: +382 20 219 122/123
[email protected]
Serbia T/A Help Desk
Španski boraca 24, stan broj 3
11 070 New Belgrade, Serbia
Ph. no: +381 11 212 93 72
[email protected]
Turkey T/A Help Desks
Yenicarsi Caddesi No. 34
34425 Beyoglu
Istanbul, Turkey
Ph. no: +90 212 293 15 45
[email protected]
Kosovo under UNSCR 1244/99
T/A Help Desk
Fazli Grajqevci 4/A
10 000 Pristina, Kosovo
Ph. no: +381 38 220 517
[email protected]
Former Yugoslav Republic of
Macedonia
T/A Help Desk
11 Oktomvri 6/1-3
1000 Skopje
Ph. no: +389 2 322 53 40
[email protected]
The views expressed in this publication do not necessarily reflect the views of
the European Commission
Download

practical manual for implementing ec grants financial related