Help-Hilfe zur Selbsthilfe e.V. • Mission to the Republic of Serbia • www.help-serbia.org.rs • www.help-ev.de
Mat.br.: 17584359 • PIB 103483174 • Učiteljska 52 • 11000 Beograd • Srbija
Work post / Radno mesto:
Office Administrator – Poslovni sekretar
Job description / Opis poslova i radnih zadataka:
1.1 Administration / Administracija

Receiving telephone calls and incoming documents.
Prijem telefonskih poziva i pristiglih dokumenata.

Translation of all documents related to Help projects from Serbian to English and vice versa
as required by Supervisors
Prevođenje svih dokumenata vezanih za Help-ove projekte sa srpskog na engleski jezik i
obrnuto, po nalogu supervizora.

Distribution of incoming documents.
Distribucija dolazećih dokumenata.

File Administration Help office for incoming and outgoing documents at the reception
Ažuriranje, raspoređivanje i sortiranje ulaznih i izlaznih dokumenata u Help-ovoj kancelariji.

Purchase of the office material upon approval of the Finance Officer
Nabavka kancelarijskog materijala po odobrenju finansijskog direktora.
1.2 Finances / Finansije








Being responsible for office cash and keeping it safe
Odgovornost za gotovinsku kasu kancelarije i njenu bezbednost.
Issuing petty cash to staff, based on authorised documents
Izdavanje gotovine zaposlenima, na bazi autorizovanih dokumenata.
Keeping a record of all petty cash issued, with supporting vouchers
Evidencija svih izdavanja gotovine, uz odgovarajuće priznanice.
Issuing advances to staff, based on documents which have been authorized by the correct
person
Izdavanje avansa zaposlenima, na bazi dokumenata autorizovanih od strane ovlašćene
osobe.
Keeping a record of advances and account for them
Vođenje evidencije izdatih avansa i odgovornost za njih.
Filing vouchers for all money coming in and money going out
Arhiviranje priznanica za sve prilive i odlive gotovine.
Notifying accountant/bookkeeper when a further amount of cash is needed
Obaveštavanja knjigovođe o potrebi dostave dodatnog iznosa gotovine.
Preparing cheques from invoices and payment requests
Pripremanje prateće dokumentacije za račune i zahteva za plaćanja.
Help Beograd
Učiteljska 52
Tel: +381 11 30 46 340; 30 46 341
Fax:+381 11 30 46 342
[email protected]
Help Bujanovac
Josifa Janjića 24
Tel: +381 17 650 220;
Fax: +381 17 651 666
[email protected]
Help Kraljevo
Beogradska 61a/3
Tel: +381 36 322 745
Fax: +381 36 533 57 57
[email protected]
Help Niš
Obrenovićeva 36/2, Niš
Tel/fax: +381 18 25 28 22
Mob: +381 60 168 73 73
[email protected]
Help-Hilfe zur Selbsthilfe e.V. • Mission to the Republic of Serbia • www.help-serbia.org.rs • www.help-ev.de
Mat.br.: 17584359 • PIB 103483174 • Učiteljska 52 • 11000 Beograd • Srbija



Keeping a cash book and update it regularly
Vođenje evidencije o gotovinskim plaćanjima i njeno redovno ažuriranje.
Making sure adequate documentation is available to support all income and expenditure
Obezbeđenje adekvatne prateće dokumentacije uz sve prilive i odlive sredstava.
Keeping record of all fixed assets
Vođenje inventara sredstava.
1.3 Obligations and responsibilities related to the current project / Obaveze i dužnosti u vezi tekućeg
projekta



Contacts with the municipalities included in the project in cooperation with the Project
Assistant.
Uspostavljanje i odrzavanje kontakata sa predstavnicima opština uključenih u projekat u
saradnji sa asistentom projekta.
Participation in the selection process.
Učešće u procesu selekcije korisnika.
Overall supervision of supported beneficiaries within the current project.
Celokupn monitoring izabranih/ podržanih korisnika u okviru postojećih projekata.
1. 4 Other duties as assigned by the Project Assistant /Ostale obaveze dodeljene od strane
asistenta projekta.
2. Reporting and communication / Izveštavanje i komunikacija
The Office Administrator is reporting to the Project Assistant.
Poslovni sekretar predaje izveštaje asistentu projekta.
Help Beograd
Učiteljska 52
Tel: +381 11 30 46 340; 30 46 341
Fax:+381 11 30 46 342
[email protected]
Help Bujanovac
Josifa Janjića 24
Tel: +381 17 650 220;
Fax: +381 17 651 666
[email protected]
Help Kraljevo
Beogradska 61a/3
Tel: +381 36 322 745
Fax: +381 36 533 57 57
[email protected]
Help Niš
Obrenovićeva 36/2, Niš
Tel/fax: +381 18 25 28 22
Mob: +381 60 168 73 73
[email protected]
Download

Opis poslova - Help – Hilfe zur Selbsthilfe eV Misija u Republici Srbiji