Спрега електронске евиденције и електронског
архивирања у ЈП „Србијагас“
др Марија Колунџија, [email protected]
Данило Ђуровић, [email protected]
Божидар Миленковић, [email protected]
JП „СРБИJАГАС“, Народног фронта 12, 21000 Нови Сад
Сажетак
Представљамо једно решење интегрисаног
система за канцеларијско пословање, који
подразумева праћење документације од
пријема у писарницу до архивирања и
управљања е-документима у ЈП
„Србијагас“-у. Интегрисањем података
електронске евиденције и електронске
архиве, омогућено је претраживање
комплетне документације предузећа на
врло ефикасан и једноставан начин. Једном
заведен документ доступан је у свакој
фасцикли где је његово постојање
релевантно.
We present an integrated system for office
management, which enforces documentation
monitoring from the moment of its reception,
up to its archiving, and document
management, as implemented in JP Srbijagas.
By integrating e-registry with e-archive, we
enable searching of the entire enterprise
documentation in a simple and efficient
manner. Once registered, a document is
available in every folder where its existence is
relevant.
Увод
Савремени пословни процеси, спровођени сходно законским регулативама, по својој
природи производе велику количину документације, чији облик, сврха и употреба подлежу
сложеном систему прописа. Информатичко доба довело је до развоја информационотехничких алата како за производњу, тако и за складиштење, размену и референтну
употребу документације. У данашње време, укупно пословање предузећа се у огромној
мери ослања на информатичке алате – тешко је замислити генезу графичког или
текстуалног документа без употребе рачунара. Парадоксално, у области канцеларијског
пословања и даље преовлађује употреба папирне документације – нарочито у процесима
евидентирања, умножавања и размене документације, у највећем броју случајева изворно
настале на електронским медијумима.
Ово представља изузетно отежвајућу околност за проблематику проналаска и приступа
документацији, са широким спектром могућих пропуста са нетривијалним последицама –
од губљења оригинала приликом прављења копија, до омашки у идентификацији
релевантних параметара због, рецимо, нечиткости рукописа у ручној евиденцији. Растућа
количина документације, као и повећана учесталост њеног распростирања и
референцирања, доводе до неминовности информатичких решења за структуирање,
складиштење, претрагу и размену документације.
1
У овом раду, размотрићемо опште категорије постојећег софтвера за потребе
канцеларијског пословања, сравнићемо њихове основне намене; затим ћемо дефинисати
сфере канцеларијског пословања за које је, у конкретном случају, било потребно ИКТ
решење, и изложићемо један приступ одговора ИК технологије на сложене захтеве и
потребе савременог канцеларијског и архивског пословања, примењен у ЈП „Србијагас“.
Евиденција, управљање документима и управљање записима
Електронске евиденције су, углавном, једноставне апликације, које чак и не морају бити
апликације – њихову основну намену некад успешно задовољавају табеларни шаблони,
изведени у стандардним Office пакетима (MS Word/OO Writer, MS Excel/OO Calc, итсл.), и
ојачане ограничењима у складу са законским и иним прописима (онемогућење измене
записа, омогућење измене само под одређеним условима, заштита од неовлашћеног
приступа, итд.). Колоне табеле су пресликане са папирне евиденције, а процес завођења
документације се суштински не разликује од ручног. Прописи о канцеларијском пословању
често диктирају начин доделе ознака, временска ограничења активности евиденције – а
за правну ваљаност, изискују и папирну евиденцију насталу (свакодневним) штампањем и
овером електронских записа.
За следеће две категорије, потребно је разлучити појмове документа и записа. Документ
је скуп података који може бити структуриран или неструктуриран, којем приступају
радници организације. Запис сведочи о делатностима и/или прописима организације, и
углавном подлеже строгим прописима по питању чувања, приступа и уништења. Углавном
се мора чувати у непромењивом стању, одступање од чега може подлезати строгим
санкцијама.
Сходно томе, управљање документима (document management) се односи на
реализацију садржине документа. Софтвер са том наменом омогућује приступ и обраду
документа – његову припрему, промену, размену и сарадњу од стране више учесника.
Складиштење докумената у оваквом систему усмерено је на брз и једноставан приступ
корисника потребним информацијама, са могућностима извлачења и увлачења документа
у систем, откључавања за будуће ревизије, са системом контроле ревизија и историајтом
– памћењем свих верзија документа. Са друге стране, управљање записима (record
management) као службеним и званичним документима (статутарним, прописним,
фискалним и оперативним), који настају у процесима обављања делатности, представља
приступ који подразумева складиштење и употребу само оног што је неопходно на
одређене (дуже) рокове, сачуваног у изворној верзији, за случај потребе у правне сврхе.
Ваљано управљање записима потребује смештање записа у одређени контекст –
смештање у низовима, или означених по правилима која често не могу бити унутрашња,
него су диктирана спољним прописима.
Постоји понуда великог броја апликација, како за електронско вођење евиденције, тако и
за електронско управљање документима и архивирање. Често су ово независне
апликације, од којих не морају све бити истовремено у употреби. Рецимо, физички, ручно
вођени деловодник се просто замењује електронском евиденцијом, или се у архиви уводи
процедура скенирања и/или микрофилмовања одабране архивске грађе, која се смешта
на медијуме дугог века у оквиру информационог система који омогућује прописно
складиштење и ефикасно претраживање.
2
Канцеларисјко пословање и потреба за ИТ решењем
По формалној дефиницији, канцеларијско пословање има задатак да обезбеди правилно
кретање и евиденцију аката1 и других писаних састава и списа од њиховог пријема, па до
окончања поступка по њима. Оно обухвата:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Примање и прегледање поште
Завођење аката – предмета
Достављање аката – предмета у рад
Административно-техничко обрађивање аката – предмета
Отпремање поште
Развођење поште
Архивирање и стручно одржавање архиве
Одабирање архивске грађе и излучивање безвредног регистратурског материјала
Предају архивске грађе надлежном Архиву
У нашем случају, делатности (1)-(3) и (5)-(6) спадају у надлежност писарнице, (7)-(9) у
надлежност архиве, док је (5) надлежност одговарајућег организационог дела предузећа
(сектора).
Јасно је и једнозначно да је за проблематику (5), тј. административно-техничку обраду,
потребан систем за управљање документима, да су евиденције неопходне за послове у
надлежности писарнице, док је управљање записима домен архиве.
Поставља се питање дигитализације документа приспелог у папирном облику. У
идеалном случају, ово би се имало обавити одмах по приспећу документа, и онда би сва
његова даља дистрибуција и обрада ишла искључиво електронским путем. Такође, све је
већи број апликација у понуди, интегришућих евидентирање са архивирањем, одн.
предвиђају стварање електронске копије документа при самом његовом пријему – у
писарници. Иако оваква решења имају очигледних предности, њихова успешна
имплементација је изузетно ретка, јер, по правилу, подразумева врло озбиљну
реорганизацију и велика улагања, како у унапређењу техничке опреме (брзи скенери, и
појачана конфигурација рачунара за њихову употребу), тако и у повећању броја људства
ангажованог на пословима у писарници, њиховог преусмерења и додатне обуке. Постоје
временска и друга ограничења – рецимо, сва приспела пошта се мора завести,
распоредити и доставити до 12 ч истог дана.
Према електронском канцеларисјком пословању у ЈП „Србијагас“
За први корак према електронском канцеларијском пословању одабрано је увођење
електронског деловодника – основне евиденције приспелих аката. Систем за електронско
завођење документације у писарници ЈП „Србијагас“-а се заснива на клијент-сервер
апликацији, чија је клијентска страна инсталирана на радним станицама које се налазе у
писарницама, а серверска страна на сервер рачунару који се налази у просторији
наменски предвиђеној за смештање сервера ЈП „Србијагас“. Апликацију за е-писарницу је
реализовао програмерски тим Сектора за ИТТ ЈП „Србијагас“-а.
1
Акт, одн. службени допис, је сваки писани састав којим се покреће, мења, допуњава,
прекида или завршава службена делатност предузећа, установе, институције и др.
3
Слика 1 - Изглед апликације Деловодник
Корисници клијентске стране апликације уносе податке о приспелим документима у
писарницу (Слика 1 - Изглед апликације Деловодник). На овај се начин омогућава
креирање е-деловодника у реалном времену. Такође, поред деловодника, апликација је
прилагодљива за вођење свих осталих евиденција које имају карактер основне (скраћени
деловодници, евиденције кадровске службе, евиденције путних налога, итд.), подржава
како вођење јединственог деловодног протокола у дислоцираним писарницама, тако и
независне деловодне протоколе – а све према потребама и у складу са прописима
предузећа.
Слика 2 - Администрација деловодника
4
Апликацији се може приступати и са удаљених локација унутар рачунарске мреже ЈП
„Србијагас“-а. За удаљени приступ апликацији корисник мора поседовати корисничко име
и лозинку које додељује администратор система. Администрација програма предвиђа како
креирање појединих евиденција (Слика 2 - Администрација деловодника), тако и
придруживање права кориснику над евиденцијом, за читање и/или писање. За
успостављање система за електронску писарницу искоришћена је постојећа локална
мрежа рачунара ЈП „Србијагас“'-а.
Вођење евиденције се врши у складу са законским прописима – измене су дозвољене у
свим пољима, осим у пољу основног броја, с тим што се памти историјат сваке измене, и
програм предвиђа штампање дневне евиденције за сврхе класичног (папирног)
деловодника, као и закључење и деактивирање на крају године, сходно прописима.
Основна идеја електронског канцеларијског пословања у ЈП „Србијагас“ је измештање
процеса скенирања документације из писарнице у секторе – адресате акта, најчешће на
секторске секретарице. С обзиром да се у секторима на основу акта формирају предмети,
за сваки унесени акт се формира број предмета, који ће се додељивати том и сваком
следећем документу у оквиру истог предмета, било да је прошао кроз писарницу, или је
интерно настао унутар предузећа, или је стигао неким другим путем (рецимо,
електронском поштом).
За потребе управљања документима и записима (архивирање), искоришћен је систем за
управљање документима d.velop d.3.Овај систем укључуjе управљање документима,
скенирање, разврставање, управљање складиштењем, ток документације, управљање
електронском поштом, и ERP интеграциjу у системе SAP и Microsoft Dynamics NAV.
Првобитна намена овог система у ЈП „Србијагас“ је била управљање записима, тј.
скенирање – електронско архивирање и управљање електронском архивом, али су га
његове многобројне могућности истакле као одличан алат за административно-техничку
обраду документације, тј. систем за управљање документима.
Систем d.velop d.3 је архивски систем са концептом хијерархијског складиштења који
омогућава брз приступ свим документима у архиви. Комерцијални програми у ЈП
„Србијагас“ свакодневно, на различитим рачунарским системима, генеришу велики број
документа.
Коришћењем d.3 система, архивирање велике количине података се извршава брзо – на
сигуран и рационалан начин. d.3 опција претраживања користи напредне технологије, које
нуде широк спектар комбинације критеријума за претрагу. Електронске фасцикле (Слика 3
- Фолдерсхема d.3) су основа d.3 система.
5
Слика 3 - Фолдерсхема d.3
Сваки унесени документ (фајл – било да је у питању слика, или неки други тип фајла) у
d.3 систем се придружује унапред дефинисаном документ-типу са скупом обележја
преко којих се сваки документ идентификује.
Фолдери или регистратори у d.3 су логичке целине у које се групишу документи на основу
типа или вредности једног или више обележја. Веза фолдера и докумената је „више на
више“, тако да један документ може припадати већем броју фолдера, који не морају бити у
хијерархијској вези један са другим. Иста фактура се може наћи и у фодеру продавца, и у
фолдеру купца.
Сваком се кориснику додељуjе право приступа одређеног нивоа, у складу са
организациjом предузећа и процеса пословања. Права приступа одређуjу „ко може
приступити ком документу или своjству на коjи начин“. Оваква концепциjа права приступа
укључуjе доделу/контролу читања, писања (поновни увоз документа/увоз измењене
верзиjе), преузимања, верификациjе документа и измене своjстава. Концепциjа права
приступа одређуjе коjи корисницу уопште могу радити са d.3 системом. Такође,
предвиђене су могућности вољне делегације права, тј. привременог преношења
овлашћења над одређеним документом са једног корисника на другог.
Документација се у d.3 уноси директно скенирањем, преко d.capture dialog модула за
скенирање, или увлачењем било ког фајла једноставним десним кликом миша на назив
фајла у било ком програму за управљање фајловима, помоћу d.3 import модула, који се
приликом инсталације интегрише у оперативни систем. Такође, постоје додатни модули за
поједине апликације (програм за електронску пошту, програме из пакета MS Office,
апликације за пројектовање типа AutoCAD, итд.), помоћу којих се документ приликом
настанка може директно из апликације увући у d.3 систем, а његови мета-подаци записати
у одговарајуће атрибуте заданог документ-типа. Још један начин уноса докумената у d.3
ситем, нарочито код преноса великог броја докумената истог типа, је HOSTIMP – преко
6
предефинисаних фолдера на d.3 серверу, намењених фајловима одређеног типа, који се
у пару са помоћним фајлом у којем су садржане вредности атрибута и циљни документтип, увлаче у d.3 систем.
За комуникацију са корисником, d.3 поседује апликацију d.3 explorer са могућностима
претраживања докумената, прављења и укидања веза међу документима, контролу над
током документације (ланцем обраде) докумената, и за функциjе дистрибуциjе међу
корисницима (поновно уношење и поштанско сандуче).
Иако врло развијен, и са великим бројем могућности, d.3 није погодан за вођење било
какве евиденције. Међутим, обележја која се уносе за сваки документ се делимично
преклапају са пољима у евиденцијама. Наше обједињено решење предвиђа повезивање
апликације за евиденцију Деловодник и система за управљање документима d.3, помоћу
ког је спрегом е-деловодника и е-документа у сваком тренутку могуће добити
информацијu о приспећу документа и наћи га у електронском облику.
Предности новог система за вођење евиденције о докуметима у ЈП Србијагас-у у односу
на стари су:
•
брз приступ информацијама о документима само оним лицима која за то имају
овлашћења,
•
ефикасан униформни овлашћен унос нових докумената,
•
могућност приступа документима смештеним на серверу са удаљених локација.
Животни циклус докумената у d.3 предвиђа промену статуса – из обраде у верификацију,
из верификације у оперативу, а после одређеног периода – у архиву. У почетним фазама,
могуће су измене догумента и контрола над верзијама, што омогућује размену и сарадњу
међу корисницима у изради и изменама документа. Када документ пређе у стање архиве,
измене више нису дозвољене, и испуњени су законски нормативи за коришћење тако
складиштене архивске грађе у правне сврхе.
Нови систем омогућава потпун надзор над употребом докумената, што их штити од
злоупотребе. Пошто се документи трајно смештају на медијуме дугог века, а у
електронском облику, мала је вероватноћа да ће бити уништени или оштећени, па се тиме
смањује и потреба за великим архивским простором, што повлачи смањење трошкова
пословања и могућност коришћења тих простора у неке друге корисне сврхе.
Структура d.3 архиве ЈП „Србијагас“
Интегрисана архива омогућава аутоматско, правилно и потпуно складиштење података. У
исто време, испуњени су сви правни захтеви за контролу података. Систем омогућава
управљање дигиталним током података. Структура d.3 електронске архиве докумената у
ЈП Србијагас-у (Слика 4 - Фолдерсхема за ЈП "Србијагас") обухвата:
7
Слика 4 - Фолдерсхема за ЈП "Србијагас"
Фолдер података „Деловодник“ са атрибутима:
•
број деловодника
•
заводни број
•
шифра деловодника
•
датум документа
•
пренос
•
организациона јединица
•
предмет
•
коме иде
•
датум пријема
•
датум развода
•
подброј
•
радна јединица
•
од кога
Његова намена је пренос релевантних података из електронске евиденције у d.3 систем,
како се приликом скенирања документа не би морали наново уносити, и формирање везе
евиденције преко заједничких обележја са скенираним документом.
Фолдер „Предмети/кошуљице“ са атрибутима:
•
број предмета
•
предмет
•
начин приспећа
•
датум документа
•
од кога
Његова намена је обједињење докумената који могу и не морају бити заведени у
деловоднику, а припадају истом предмету.
Хијерархијски испод оба фолдера је тип „Документи“ са атрибутима:
•
број предмета
•
коме иде
•
начин приспећа
•
назив фирме
•
заводни број
•
врста документа
•
предмет
•
датум уноса
•
датум документа
•
статус
•
од кога
•
број деловодника
•
шифра деловодника
Ово су акти, одн. документи уопште, са фајлом документа – било скенираног, било
увученог у изворној електронској форми (doc, pdf, итд.).
8
Систем d.3 прати сваки појединачни документ током читавог његовог животног циклуса,
од генерисања до дугорочног архивирања. Први корак захтева иницијално завођење
документа која се обавља у писарници уносом података у е-деловодник ако је документ
стигао или послат преко писарнице, а затим следи увоз у архивски систем d.3 (Слика 5 d.3 explorer - преглед уноса типа "Документ"), независно од тога да ли се жели пренос
дигиталних података или су спољни документи у папирној форми.
Слика 5 - d.3 explorer - преглед уноса типа "Документ"
Веза електронске евиденције и електронског архивирања
Велика флексибилност система d.3 и његове модуларне структуре дозвољавају
интегрисање са различитим апликацијама. На тај начин d.3 поставља основу за успешно
управљање свим информацијама.
Интегрисањем е-деловодника у систем d.3 омогућена је веза скенираног документа са
информацијом о његовом приспећу.
Када документ стигне у писарницу, по закону о канцелариском пословању мора бити
заведен у деловодник. У ЈП Србијагас-у постоји деловодник – основна евиденција свих
аката која улазе или излазе из ЈП Србијагас-а. Постоје још две основне евиденције:
„Књига улазних рачуна“ и „Књига аката са ознаком пословна тајна“. Сваки деловодник има
своју јединствену шифру која заједно са шифром документа у деловоднику представља
кључ за повезивање са скенираним документом. Обавеза писарнице је да на сваки
документ у папирном облику у оквиру заводног броја напише шифру документа у
деловоднику. Програм за електронску евиденцију Деловодник је унапређен тако да,
приликом завођења акта, његове одабране релевантне податке прослеђује у d.3 систем
(технички, ово је изведено коришћењем функције HOSTIMP).
У тренутку када прималац (надлежни сектор предузећа) којем је акт достављен приступи
његовом скенирању, уносом шифре деловодника и шифре документа деловодника у тип
„Документи“, систем d.3 преузима податке из фолдера података „Деловодник“. Затим
9
документу додељује интерни број предмета, и за задати број предмета отвара фасциклу
„Предмети“ у коју се смештају сви документи везани за тај предмет.
Сваки акт који је прошао кроз писарницу је иницијални документ за отварање фасцикле
односно кошуљице у коју ће се у току обраде тог документа од стране различитих служби
односно појединаца додавати нови документи, тематски везани за иницијални документ.
Као што је речено, у оквиру истог предмета се могу наћи и другачији документи, настали
приликом обраде почетног документа, или као резултат пословних процеса предузећа у
вези с њим – било да су у питању текстуални документи, било графички, било пројектна
документација, електронска пошта, итд.
За улазне рачуне, на пример, то значи да се подаци примаоца и пошиљаоца читају из
фолдера података „Деловодник“ и додају аутоматски дигитализованим документима.
Ручна верификација од стране службеника је, дакле, сведена на најмању могућу меру и
интерни процеси су убрзани.Сва документација у ЈП „Србијагас“ се смешта у исту базу из
које се администрирањем корисника уређује одговарајући приступ подацима према
задатим критеријумима. Истовремено је могуће преко филтера у типу Документи (Слика 6
- Филтери у d.3), на пример, према врсти документа приступити, ако за то постоји дозвола,
свим дописима, улазним рачунима, интерним налозима, решењима...
Слика 6 - Филтери у d.3
Закључак
Дигитална архива d.3 тачно мапира структуре за попуњавање које су у употреби у ЈП
„Србијагас“, тако да се нови начин рада са архивском документацијом одвија у кратком
року са било које PC радне станице. Претрага је до те мере поједностављена да
запослени не морају ни бити упознати са новим структурама да би их успешно користили.
Систем је у стању да аутоматски додаје нове документе у постојеће фасцикле, па чак и да
10
ствара нове без ручне интервенције, уколико је потребно. Велика предност оваквог
дигиталног плана похрањивања је да сваки документ постоји само једном у архиви, и да
се релевантни подаци уносе само једанпут, а затим се везом међу програмским алатима
пропагирају даље где је потребно. Логичке везе омогућују да се сваки документ повеже са
свим релевантним фасциклама, без непотребног умножавања, одакле је моментално
видљива свака измена самог документа, или промена његовог статуса у оквиру предмета.
На основу оваквог дигиталног архива могу бити креирани појединачни токови и планови
похрањивања; на сличан начин се може реализовати једноставан пренос података из
других пословних апликација у систем за управљање, а затим и архивирање докумената.
Литература
1. Уредба о канцеларијском пословању органа државне управе, "Службени
гласник РС", број 80/92
2. Уредба о електронском канцеларијском пословању органа државне управе,
"Службени гласник РС", број 40/10
3. d.velop документациjа о d.3 систему
4. Document management system, From Wikipedia, the free encyclopedia,
http://en.wikipedia.org/wiki/Document_management_system
5. David Roe, 6 Ways Document Management and Records Management Differ,
http://www.cmswire.com/cms/document-management/6-ways-document-managementand-records-management-differ-006454.php
6. Олга Килибарда, Канцеларијско пословање
11
Download

Srbijagas - Arhiv Info