productinfo
Verzija
DocuWare 5
Objedinjeno
upravljanje dokumentima
DocuWare 5 je vrhunski program za objedinjeno upravljanje dokumentima.
Automatski obra¶uje bilo koji tip dokumenta bez obzira na njegov izvorni
format. To ²ini pomo°u
sopstvenih upravlja²kih procedura koje vam pomažu
da postavite zahteve za pra°enje poslovanja. DocuWare 5 uvozi dokumente u
svoj sistem, razvrstava ih, indeksira i ²ini ih raspoloživim za dalju obradu.
Dodatne upravlja²ke funkcije garantuju sigurnost pristupa, nadzora i upravljanja dokumentima. Poboljšanim pra°enjem toka poslovanja, mogu°noš°u
rada putem interneta i univerzalnim funkcijama za me¶usobno povezivanje,
DocuWare 5 obezbe¶uje snažnu funkcionalnost za upravljanje informacionim
sadržajem korporacije (ERP), koja omogu°ava napredak svih oblasti sistema.
DocuWare 5 omogu°ava komfor u radu i sigurnost podataka. +ak i
najnapredniji korisnici °e biti impresionirani ne samo mogu°nostima
programa, nego i preglednim menijima i jednostavnim koriš°enjem. Sve ovo,
kao i mogu°nost povezivanja sa drugim sistemima ²ine DocuWare 5
proizvodom koji se može još više razvijati u skladu sa vašim potrebama.
1. Uvoz dokumenata
Sadržaj
1. Uvoz dokumenata
2. Arhiviranje je organizovano i
bezbedno
3. Upravljanje dokumentima:
arhiviranje i pristup
4. Pronalaženje dokumenata
5. Obrada dokumenata
6. Radni procesi
7. Udaljene lokacije i mobilni
korisnici
8. Pristup dokumentima putem
interneta (WCM)
9. Konfigurisanje sistema
Dodatni moduli
Karakteristike
2
2
5
6
7
7
8
8
10
10
12
14
Performanse i prihvatljivost sistema
za upravljanje dokumentima najviše
zavise od toga kojom brzinom i lako°om može u²itati mnoštvo dokumenata razli²itih tipova i izvora.
Osnovni princip DocuWare-a je
rešavanje problematike svakodnevnog kancelarijskog poslovanja. Program preuzima dokumente u elektronskom obliku i smešta ih u ulaznu zonu, gde ih povezuje i sortira.
Odavde, dokumenti se smeštaju u
arhive (fajl-kabinete) i dodaju im se
informacije koje omogu°uju njihov
pregled i upravljanje preko ra²unarske mreže. DocuWare-ove karakteristike uvoza razli²itih tipova
dokumenata mogu biti automatizovane dodatnim opcijama, što omogu°ava arhiviranje svih tipova dokumenata na odgovaraju°a mesta.
Dokumenti na hartiji
Pisma, poslovna dokumenta, dnevnici, nacrti, beleške i ostali pisani
materijal se u sistem unose uz pomo° skenera. DocuWare objedinjuje
brojne uobi²ajene procedure, od
upravljanja jednostavnim ulaznim
ure¶ajima do upotrebe najkvalitetnijih skenera.
Tako¶e, dokumenta preuzeta
pomo°u mrežnih skenera, multifunkcijskih ure¶aja, digitalnih
fotokopira se mogu direktno integrisati u sistem bez upotrebe dodatnih programa. Skenirani dokumenti se drže u DocuWare korpi
(ulaznoj zoni) gde ²ekaju na dalju
obradu ili arhiviranje.
Postoji i mogu°nost prepoznavanja
teksta, ili BAR koda skeniranog
materijala (OCR), koji koristimo za
indeksiranje i raspore¶ivanje tih
dokumenata u odgovaraju°e arhive
(fajl-kabinete). DocuWare podržava
uvoz podataka uz pomo° svih vrsta
ulaznih ure¶aja povezanih sa ra²unarom preko standardnih priklju²aka.
3
Prednosti DocuWare-a
Jedna baza za svu dokumentaciju
Informacije su dostupne sa bilo koje
lokacije
Jednostavna pretraga i brz pregled
dokumenata
Povezuje sve radne tokove
Optimalna bezbednost podataka
Formati ulaznih dokumenata
(MS Office, CAD i drugi)
DocuWare nudi nekoliko na²ina za
uvoz fajlova: preko menija za uvoz
ili prevla²enjem ikonice dokumenta
(pointerom miša) direktno na DocuWare ikonicu za ulaznu zonu (korpu). Postoji mogu°nost nadgledanja
odabranog foldera i po prispe°u novog fajla automatski se vrši njegovo
preuzimanje u ulaznu zonu (korpu)
ili direktno u arhivu (fajl-kabinet).
Bilo koja informacija iz fajla može
biti upotrebljena za njegovu kategorizaciju i indeksiranje. Operacija formiranja indeksnog fajla koji prati
dokument se obavlja automatski, a
po potrebi je možemo obaviti i ru²no. DocuWare poseduje specijalni
dodatak za programe iz MS Office
paketa, koji vrši direktno preuzimanje dokumenata iz programa Word,
Excel ili PowerPoint. Sli²na funkcija
je raspoloživa i za programe drugih
proizvo¶a²a. DocuWare-ov TOOLKIT tako¶e olakšava proces uvoza
podataka. Svi fajlovi se unose neizmenjeni, u svom originalnom formatu.
DocuWare dozvoljava da navedete
koji program °e biti koriš°en za prikazivanje, a koji za izmenu svakog
tipa dokumenta. Uobi²ajeno, DocuWare prikazuje dokumente sopstvenim programom za pregled, a koristi postavke operativnog sistema pri
odabiru programa za obradu podataka.
Kao alternativa, dokumenti mogu
biti u²itani u sistem pomo°u funkcije TIFFMAKER. Ovaj dodatak
proizvodi verodostojnu sliku TIFF
ili PNG formata koju upisuje u
DocuWare arhivu. Za dokumentaciju odre¶enog tipa (cenovnici, liste
prijava sistemu) indeksi podataka se
²itaju direktno iz dokumenta i upisuju u indeksni deo, tako da je mogu°e izvršiti potpuno automatizovano arhiviranje dokumenata.
Poslovni izveštaji korporacije
Pomo°u svojih univerzalnih funkcija i mogu°nosti povezivanja DocuWare može biti integrisan u bilo koju poslovnu aplikaciju. Dokumente
koje sami proizvodite, kao što su
izlazne fakture, dnevnici, izveštaji i
razne liste DocuWare arhivira potpuno automatski, pomo°u modula
TIFFMAKER, preuzimanjem podataka koje operativni sistem Windows šalje štampa²u (ili koriste°i
poseban fajl za štampanje u MAINFRAME okruženju). Za ovu operaciju program koristi odgovaraju°i
COLD/READ modul. Preuzeti podaci za štampanje se pamte kao individualni dokumenti (slikovni format), dok se indeksni podaci pretvaraju u alfanumeri²ke i upisuju u
arhivu. Ukoliko je potrebno DocuWare može koristiti tipske obrasce i
memorandume.
Podaci o periodu ²uvanja dokumenata zbog zakonske regulative ili
drugih razloga se automatski unose
u DocuWare. Dokumente koji su
vam potrebni kasnije DocuWare
generiše u originalnom formatu i
nazivu. DocuWare tako¶e nudi po-
4
sebne module za preuzimanje podataka/dokumenata proizvedenih SAP
R/3 sistemima ili samo dokumenata
R/3 formata. Tako¶e je obezbe¶en
ovlaš°en pristup dokumentima programskog sistema Navision i dokumentima drugih ERP (Enterprise
Resource Planning) sistema.
Elektronska pošta
Sve je ve°i broj primljenih i poslatih
dokumenata putem elektronske pošte. DocuWare ih može arhivirati u
delu za elektronsku poštu ili grupisati zajedno sa odgovaraju°im dokumentima koji se odnose na odre¶enu problematiku. DocuWare tako¶e može arhivirati elektronsku
poštu primljenu pomo°u programa
Microsoft Outlook ili Exchange i
opciono, iz programa Lotus Notes/
Domino. Za automatsko indeksiranje koristi nazive pošiljaoca, primaoca, datum, razlog slanja i ostale
informacije iz poruke. Imena osoba i
kompanija su povezana sa informacijama iz adresara i ostalim podacima iz baze podataka. Arhiviranje je
automatsko ili ru²no uz potvrdu i/
ili korekciju od strane korisnika.
2. Arhiviranje je organizovano i bezbedno
na originalni format, sva
Bez obzira
arhivirana dokumenta DocuWare
prikazuje istovetno, koriste°i standardni na²in prikaza. Ovo se odnosi
na svu dokumentaciju, bez obzira
da li je skenirana ili proizvedena u
poslovnom procesu, koja obuhvata:
poslovnu prepisku, nacrte, slike,
elektronsku poštu, kao i sve vrste
dokumenata proizvedene programskim paketom MS Office.
Formati dokumenata i indeksnih
podataka
Dokumenti se arhiviraju ili u svom
originalnom formatu ili kao slika
TIFF ili PNG formata, koriste°i drajver za štampa² TIFFMAKER. Za
svaki dokument se proizvodi odgovaraju°e zaglavlje (header), koje se
pamti kao novi fajl (metafile) u XML
formatu. On sadrži podatke o nazivu, elektronskim pe²atima i potpisi-
ma i kopiju indeksnih podataka za
svaki originalni dokument. Indeksni
podaci se pamte u bazi podataka
zajedno sa odgovaraju°im vezama
(linkovima) prema mestu gde je
uskladišten originalni dokument.
Ovo vam omogu°ava lako ponovno
prikazivanje dokumenata, koje možete unaprediti koriš°enjem indeksa
za tekstualno pretraživanje.
Automatsko preuzimanje
indeksnih podataka
DocuWare nudi razli²ite metode za
automatsko preuzimanje indeksnih
podataka iz spoljnih izvora, kao što
su tekstualni fajlovi, fajlovi drugih
baza podataka, adresne knjige (npr.
MS Outlook), koje olakšavaju pravilno indeksiranje. Neke od ovih
mogu°nosti su standardni deo programskog paketa, dok druge zahtevaju dodatne module.
Za automatsko indeksiranje DocuWare koristi nazive pošiljaoca, primaoca,
datum i razlog slanja iz e-mail poruke
Sistemi arhiviranja na zahtev
Dokumenti DocuWare-ovih arhiva
prolaze kroz slede°e faze svog
životnog veka: od faze unošenja u
sistem kroz period obrade i izmene
podataka do prestanka potrebe za
njihovim daljim ²uvanjem. Podržane su sve glavne tehnologije arhiviranja: snimanje podataka na hard
diskove (pojedina²no ili RAID) ili
na CD/DVD medijume — kada je
lokalni ra²nar u pitanju ili snimanje
podataka na mrežne diskove raznih
sistema vidljive sa svakog ra²unara
u lokalnoj ra²unarskoj mreži (LAN).
Sistemi arhiviranja mogu biti: CAS i
SAN. Prvi sistem CAS koristi se za
arhiviranje sadržaja za koji ne o²ekujemo da °e u budu°nosti pretrpeti
izmene (slike, izdati ra²uni, elektronska pošta...). Arhiviranim podacima se dodeljuje jedinstvena adresa
uskladištenja. Sistem SAN, pored
arhiviranja, vodi ra²una i o programima koji se koriste za vezu i prenos podataka od mesta arhiviranja
(uglavnom mrežni disk) do mesta
pregleda i dalje obrade (uglavnom
lokalni ra²unar). U sklopu toga koristimo i sisteme za prenos do najpogodnijeg medijuma za arhiviranje, zavisno od njihovog trenutnog
statusa, npr. koliko ²esto im pristupate u toku radnog vremena ili koliko brzo je traženi podatak potreban.
Ovaj sistem nazivamo Hierarchical
Storage Management (HSM).
Moguünost pristupa arhivama
Svim ili odre¶enim dokumentima
neke arhive možete pristupiti i ako
je snimljena na prenosivi medijum
poput CD-a ili DVD-a. Za njihov
pregled na drugom ra²unaru nije
potrebno da imamo instaliran DocuWare. To vam omogu°ava da korisnicima koji nemaju instaliran DocuWare sistem šaljete dokumente,
kataloge i tehni²ke crteže putem
CD/DVD medija ili elektronskom
poštom.
3. Upravljanje dokumentima:
arhiviranje i pristup
DocuWare poseduje sopstvene sigurnosne mehanizme za upravljanje i proveru podataka od momenta
unošenja u sistem do neposrednog
upisivanja i ²uvanja na odgovaraju°em medijumu.
Omogu°eno je koriš°enje standarda
(AO, HIPAA, Basel II i Sarbanes
Oxley) kao pomo° za utvr¶ivanje
tipa i roka ²uvanja pojedinih dokumenata. DocuWare automatski nadgleda rok ²uvanja odgovaraju°ih
podataka, koji ste po zakonu dužni
da poštujete. Podaci ²iji je rok ²uvanja istekao se automatski brišu, a
ukoliko su uskladišteni u papirnoj
formi dobijate poruku da je njihovo
dalje ²uvanje nepotrebno.
Pristup podacima koji imaju
period þuvanja
DocuWare preko izvoznih funkcija
obezbe¶uje mogu°nost pristupa podacima koje ste po zakonu dužni da
²uvate do isteka odgovaraju°eg roka. Postoji mogu°nost kreiranja obrazaca u DocuWare-u, koji osiguravaju da °e podaci koje obra¶ujemo,
a koje smo automatski preuzeli iz
drugog poslovnog programa ili proizveli koriste°i TIFFMAKER modul
ili COLD zapis, biti prikazani u
svom originalnom obliku.
Prava pristupa dokumentima
Elektronski potpis
Kontrolu pristupa dokumentima
regulišemo dodeljivanjem razli²itih
ovlaš°enja. Pojedini izvršioci mogu
biti ²lanovi jedne ili više grupa, uloga ili profila. Ovaj sistem omogu°ava da izvršioci, njihovi kontrolori,
kupci, dobavlja²i i sl. mogu da pristupe samo onim dokumentima koji
im dozvoljava stepen njihove autorizacije. Direktan pristup dokumentima u bazi nije dozvoljen. Funkcija
pra°enja prijava sistemu dokazuje
ko je i kada pristupio odre¶enim
podacima, a ko ih je i kada izmenio.
Period ²uvanja ovakvih dnevnika
nije ograni²en.
DocuWare je prilago¶en svim oblicima elektronskog potpisivanja:
obi²nog, naprednog i kvalifikovanog, kao i vremenskim elektronskim pe²atima i svojeru²nim potpisima. Sve ove mogu°nosti su deo
DocuWare sistema, raspoložive su
svim korisnicima i obezbe¶uju im
dodatne garancije za integritet dokumenata i autenti²nost potpisnika
(korisnika). Uz pomo° sigurnosnih
osobina koje poseduje, DocuWare
obezbe¶uje pridržavanje pravilima
koja važe unutar kompanije.
6
5. Obrada dokumenata
podataka. Pored toga, postoji i mogu°nost izdvajanja teksta iz skeniranih dokumenata. Dozvoljena je i
samo korena
pretraga
re²i; prefiks
može
koji niz
znaili sufiks
biti bilo
tekst
kova. Prona¶eni
je u pregledu
prikazan drugom bojom.
Napredne pretrage i naþini
arhiviranja
Statusna linija u programu za pregled
dokumenata pokazuje da li dokument
ima ovlašüen elektronski potpis i (posle
provere) pokazuje da li je potpis važeüi
4. Pronalaženje
dokumenata
Prihvatljivost sistema za upravljanje
dokumentima zavisi uglavnom od
brzine pronalaženja potrebnih informacija. DocuWare ovo ²ini vrlo jednostavno i prakti²no: kao kriterijum
pretrage možete zadati celu re², deo
re²i, kombinaciju re²i ili ga odabrati
sa ponu¶ene liste. Možete kombinovati pretragu cele baze ili samo nekog njenog dela. Bez obzira na metod koji koristite rezultate dobijate
trenutno, u obliku liste koju možete
sortirati po bilo kom kriterijumu.
Arhive sa dokumentima mogu°e je
tako¶e prikazati u obliku hijerarhijske strukture tipa stabla.
Pretrage po tekstu
DocuWare-ova mogu°nost pretraživanja po tekstu arhiviranih dokumenata može biti primenjena u
svim podržanim sistemima baza
Administratori sistema mogu definisati razli²ite menije za postavljanje upita za pretragu, kao i da li °e
lista prikazanih rezultata biti rezultat pretrage samo jedne ili više arhiva. U menijima za postavljanje upita
su prikazana polja u koja unosite
kriterijum pretrage, a neka od njih
mogu biti unapred popunjena po²etnim vrednostima. Pojedinim grupama korisnika, u zavisnosti od njihovih privilegija, mogu biti prikazani razli²iti meniji za postavljanje
upita. Korisnici biraju da li °e za
rešavanje svojih zadataka koristiti
standardni meni ili meni za pristup
pojedina²noj arhivi — fajl-kabinetu.
Ovo je pogodno za dokumenta kojima pristupate na uobi²ajen na²in,
kao i za tipove dokumenata poput
ugovora ili izveštaja, pošto moraju
biti obra¶eni na poseban na²in.
Povezivanje sa drugim
programima
Dokumentima arhiviranim DocuWare-om možete pristupiti i prikazati ih i pomo°u drugih aplikacija.
DocuWare omogu°uje brojne mogu°nosti za to: upotrebu tzv. LINK
modula koji je mogu°e konfigurisati
pomo°u menija, zatim upotrebu razvojnog alata (Software Developer
Kit) koji omogu°ava rad sa C, COM
i .NET objektima, upotrebu pretraživa²a (browser) i podršku dokumentima SAP aplikacije. Programe
za vezu sa ostalim programima ERP
sistema obezbe¶uju nezavisni proizvo¶a²i — partnerske kompanije.
7
DocuWare poseduje mnogo mogu°nosti za naprednu obradu dokumenata.
Verzije dokumenta
Dokumenti arhivirani DocuWareom mogu u svako doba biti izmenjeni ukoliko su arhivirani u originalnom formatu. U zavisnosti od
stepena autorizacije izmenu u fajlu
izvodite ili direktno (dok se nalazi u
arhivi — fajl-kabinetu) ili pošto ga
iz fajl-kabineta u²itate u radnu zonu. Tom prilikom se kopija u fajl
kabinetu zaklju²ava za izmenu od
strane ostalih korisnika do upisivanja nove — izmenjene verzije. Prethodna verzija se ²uva zbog eventualne kontrole.
Oznaþavanje, unošenje
komentara i potpisa
DocuWare-ov Program za pregled
dokumenata poseduje alate kojima
možete vršiti izmene u originalnom
dokumentu. Možete dodavati napomene, komentare, rukom pisane
oznake, istaknuti neki deo teksta
drugom bojom i elektronski potpisati skoro svaki format dokumenta.
Sam dokument, me¶utim ostaje
neizmenjen. Svi dodati elementi se
grupišu u poseban dodatak i pamte
se odvojeno od originalnog dokumenta. Pe²ati mogu biti postavljeni
da onemogu°e (zaklju²aju) ili omogu°e (otklju²aju) pristup dokumentu, a dokument može sadržati i
elektronski potpis. Ako posedujete
grafi²ku tablu ili Tablet PC možete,
u dokument koji obra¶ujete, vrlo
jednostavno uneti potpis ili skicu
napisanu rukom.
6. Radni procesi
7. Udaljene lokacije i
mobilni korisnici
DocuWare vam pomaže da automatizujete radne procese zasnovane na
obradi pojedinih dokumenata i osigurava da odgovaraju°i dokument
uvek stigne nadležnoj osobi. Konfigurisanje procesa vršite vrlo jednostavno, uz pomo° unetog potpisa
koji prati svaki dokument, kao i liste
zaduženja, koja se nalazi u CONTENT-FOLDER-u.
Direktan pristup dokumentima, bez
obzira na lokaciju na kojoj su smešteni, je jedna od najve°ih privilegija
elektronske obrade dokumenata. Sa
korisni²kog ra²unara možete pristupiti fajl-kabinetu i dokumentima u
centralnoj bazi sa bilo koje lokacije u
svetu — putem interneta. Jedino je
potrebno da znate IP adresu servera
na kome se nalaze podaci.
Upravljanje procesom
Sinhronizovanje fajl-kabineta
Proces obrade dokumentacije po²inje jednostavnim prihvatanjem ili
odbijanjem elektronskog pe²ata na
dokumentu. Na dalji tok dokumenta uti²ete postavljanjem pojedina²nih pe²ata ili unošenjem odgovaraju°e vrednosti u pe²at. To odre¶uje
kome °e dokument biti prosle¶en.
Koriš°enje pe²ata u upravljanju procesima se zasniva na toku papirne
dokumentacije i doprinosi lakšem
razumevanju procesa. Statusi dokumenata mogu biti postavljeni automatski, koriste°i DocuWare-ov
AUTOINDEX modul ili programiranjem posebnog alata. Ovo omogu°ava ostalim programima da uti²u
na pojedina²ne korake u procesu
rada.
Sadržaji fajl-kabineta na razli²itim
lokacijama mogu biti me¶usobno
uskla¶eni. Postoji dobro organizovan sistem pravila koja odre¶uju
koji dokumenti pripadaju centralnoj
bazi podataka i koriste se za uskla¶ivanje sadržaja arhive centralne
baze sa arhivom ra²unara na drugoj
lokaciji i obrnuto. Time je omogu°eno da glavna kancelarija i ostala
odeljenja mogu koristiti odgovaraju°a dokumenta sa minimalnim
kašnjenjem. Ovo je optimalan na²in
povezivanja odeljenja na više lokacija, što predstavlja veliku pomo° vašem dokument menadžment sistemu.
Prilagodljiva lista zaduženja
Lista poslova je definisana u CONTENT-FOLDER-u. Lista sadrži sve
dokumente koji ²ekaju na obradu
od strane pojedinog izvršioca. To
može da bude lista dokumenata koji
²ekaju na odobrenje.
Kada primenite peþat na dokument koji
je prikazan programom za pregled,
informacija o tome se primenjuje i na
dokument za definisanje radnog toka,
koji istovremeno možete koristiti
Maksimum transparentnosti
Pored toga što korisnici veoma lako
koriste funkcije DocuWare-a, glavna
karakteristika njegovog toka dokumentacije je transparentnost. Svaki
korak u procesu koji se oslanja na
pe²at se automatski inicira uz pomo° pe²ata u dokumentu koji sadrži
datum i ime izvršioca. Dalji tok je
vidljiv iz samog dokumenta i može
biti lak za razumevanje i nekom ko
se ne razume dovoljno u proces
rada. U zavisnosti od unutrašnje
organizacije možete odabrati da li
da se napomene i pe²ati prikazuju
na ekranu odnosno štampaju zajedno sa dokumentom ili ne.
8
Rad uz pomoü samostalnog
laptop raþunara
Ista tehnologija sinhronizacije, kao
izme¶u centralne baze i ostalih odeljenja, primenjuje se i u slu²aju kada
koristite laptop ra²unar. Zaposleni
u prodaji uvek treba da imaju ažurnu bazu korisnika. Elektronska pošta koju šalju se pamti u fajl-kabinetima laptopa. Pri slede°oj sinhronizaciji ovi podaci se automatski prenose na centralno mesto gde postaju
raspoloživi ostalim korisnicima.
+injenica da i zaposleni unutar sistema i zaposleni na terenu imaju
pristup kompletnoj bazi ne dokazuje samo da imate dobro organizovan sistem, nego pruža i zadovoljstvo zaposlenima u radu. To zna²i
da i mobilne korisnike možete uklju²iti u poslovne tokove.
Poslovni procesi na udaljenim
lokacijama
Arhitektura DocuWare-a ga ²ini
lako primenljivim u slu²aju potrebe
da se pojedini poslovi obavljaju sa
drugih poslovnih lokacija ili od ku°e. Mobilni korisnici mogu biti
povezani u sistem tako da poslove
obavljaju na svom ra²unaru, a podatke prosle¶uju sistemu putem
sinhronizacije, gde dalji tok preuzima DocuWare. Uklju²ivanjem mobilnih i korisnika na drugim lokacijama u proces elektronske obrade
dokumenata postižete ve°u efikasnost nego što je to slu²aj kod papirne dokumentacije.
Sinhronizacija centralnih DocuWare
arhiva (fajl-kabineta) sa arhivama na
drugim lokacijama ili na laptop
raþunarima
9
8. Pristup dokumentima putem interneta
9. Konfigurisanje sistema
DocuWare-ov modul INTERNETSERVER omogu°ava pristup dokumentima sa bilo kog mesta u svetu
uz pomo° internet pretraživa²a.
(Web Content Management)
Jednostavnost instaliranja i upravljanja sistemom su atributi po kojima je
DocuWare dobro poznat. Iako se broj
raspoloživih funkcija u poslednjoj
verziji programa višestruko uve°ao,
zadržao je lako°u i jednostavnost
funkcionisanja, što je osnovni preduslov za njegovu široku prihva°enost
od strane korisnika.
Jednostavno povezivanje
DocuWare-ova web arhitektura je
vrlo jednostavna i pregledna. Preduslov za pristup dokumentima je
pokretanje internet pretraživa²a na
klijentskom ra²unaru (dovoljan je
Thin-client), nezavisno od operativnog sistema koji koristimo. Dijalog
meniji mogu biti prilago¶eni bilo
kom web sajtu, a njihov izgled odre¶ujete unapred definisanim stilovima. Jednostavnim HTML programiranjem možete dijalog za koriš°enje
DocuWare-a ugraditi u portal. Serverska komponenta se pokre°e na
razli²itim web serverima i njeno
funkcionisanje može biti podešeno
pojedina²no.
Od neovlaš°enog pristupa podacima,
²ak i putem interneta štite nas usavršeni sigurnosni mehanizmi. Celokupnu bazu podataka možemo u²initi
pristupa²nom korisnicima ili je objaviti internetu na vrlo jednostavan na²in — uz pomo° standardnih DocuWare-ovih alata. Za predstavljanje
podataka na internetu vašim zaposlenima nisu neophodna posebna
znanja, nego je dovoljno da su autorizovani korisnik DocuWare sistema.
Dodatni modul INTERNET-SERVER
omoguüava prikazivanje dokumenata iz
DocuWare arhive pomoüu obiþnog web
pretraživaþa. Arhiviranje dokumenata
takoÿe izvršavate pomoüu ovog modula
Portali za zaposlene, proizvoÿaþe i
korisnike
Korisnik putem interneta može jednostavno preuzeti sve neophodne informacije zavaljuju°i prilagodljivosti
i mogu°nosti integracije DocuWareove web arhitekture. Izrada novih
portala za zaposlene unutar firme ili
korisnike, kao i povezivanje sa postoje°im su veoma laki zahvaljuju°i funkcijama DocuWare-a. Zaposleni svojim podacima mogu pristupiti i sa
radnog mesta i kada su na putovanju, a korisnici uvek imaju najnovije
informacije o proizvodima ili uslugama, što poboljšava naš servis i ²ini ga
efikasnijim za korisnika.
10
Arhitektura buduünosti
DocuWare-ova višeslojna arhitektura
pravi razliku izme¶u klijentskog dela, serverskog dela i programske infrastrukture. Klijentski sloj na korisni²koj strani sa klijentskim slojem na
serverskoj strani komunicira putem
TCP/IP protokola. DocuWare-ovi
serveri (Autentication, Content i
Workflow) neposredno komuniciraju
sa sistemima za arhiviranje podataka,
bazom podataka i prostorom za upisivanje samih arhiva. Ovo sistem ²ini
maksimalno sigurnim i jednostavnim
za proširenje.
Centralno administriranje sistema
Administriranje svih komponenata
sistema je centralizovano i izvršava
se uz pomo° centralne DocuWare
administracije. Tu spadaju raspoloživost servera za administriranje korisnika, administriranje arhiva dokumenata u cilju postavljanja poslovnih
procesa, povezivanje sa korisnicima
na drugim lokacijama, kao i ukupno
administriranje sistema. Upotrebom
ENTERPRISE Server modula možete
postaviti i objediniti upravljanje sa
nekoliko celina jednog sistema, što je
vrlo korisno za opsluživanje više
klijenata istovremeno.
DocuWare se lako prilagoÿava porastu broja dokumenata u sistemu
Moguünost proširenja
Ako imate veliki broj radnih stanica
serverski modul možete postaviti na
više ra²unara. Ovakvom podelom
štitite sistem od preoptere°enja i osiguravate ve°u brzinu rada. Ovo je
omogu°eno upotrebom istih modula
i funkcija bilo da su u pitanju pojedina²ne radne stanice ili rad sa grupama korisnika. Rezultat ovakvog pristupa je jednostavno i prilagodljivo
administriranje sistema i u slu²aju
proširenja broja radnih stanica ili
uvo¶enjem novih poslovnih lokacija.
Sigurnost podataka
Osnovna arhitektura DocuWare-a
pruža visok stepen zaštite podataka
od neovlaš°enog koriš°enja. Kao
dokaz verodostojnosti podataka
program koristi posebnu proceduru
autentikacije nazvanu „Ticket-Granting-Ticket“. Identifikacija pojedina²nih korisnika je apsolutno sigurna i
obuhvata prijavu sistemu kao Docu-
11
Ware korisnik ili jednokratnu prijavu
kao Windows korisnik (Single Signon).
Upotrebom ENTERPRISE Server modula na raspolaganju su vam dodatne funkcije zaštite kojima poverljive
dokumente ²inite nedostupnim i za
samog administratora sistema. Dodatnoj zaštiti od neovlaš°enog koriš°enja doprinosi i zapisivanje istorijata pristupa i pokušaja pristupa dokumentima od strane korisnika. Zaštitu podataka od gubitka obezbe¶ujete dvostrukim zapisivanjem njihovih indeksnih informacija, pri ²emu
se jedne nalaze u samoj bazi podataka, a druge u metafajlovima XML
formata. Na ovaj na²in je omogu°eno jednostavno oporavljanje ošte°enih delova baze podataka. Rezervne
kopije celokupnog sadržaja baze podataka pravite pomo°u standardnih
DocuWare alata ili sopstvenom procedurom na unapred definisan na²in.
Dodatni moduli
Sistem za upravljanje dokumentima
treba da ima mogu°nost integracije u
postoje°e informati²ko okruženje.
DocuWare na tom planu nudi optimalnu razmenu podataka i dokumenata sa drugim poslovnim aplikacijama uz minimalnu administraciju.
Ovo postiže upotrebom brojnih
dodatnih modula, koji koriste standardne funkcije i korisni²ke dijalogmenije. Ovi moduli omogu°avaju
precizno podešavanje funkcionisanja
sistema prema zahtevima korisnika.
Sledi kratak pregled raspoloživih
dodatnih modula. Detaljne informacije o svakom modulu možete
pogledati na DocuWare web sajtu:
http://www.docuware.com.
Dodatni moduli omoguüuju idealnu integraciju DocuWare-a u postojeüe informatiþko okruženje
12
&217(17)2/'(5
CONTENT-FOLDER elektronski
upravlja radnim procesima zasnovanim na sadržaju nekih dokumenata i
raspore¶uje ih u zamišljene radne
foldere. Preko njega se mogu definisati radne liste, dodeliti izvršiocima i
pratiti rokovi izvršenja zadataka.
/,1.
LINK omogu°ava povezivanje arhiviranih dokumenata DocuWare-a sa
dokumentima ostalih aplikacija (npr.
dokumentima knjigovodstvenog
programa). Pritiskom na odgovaraju°i taster LINK modul prikazuje sve
povezane dokumente iz raznih arhiva. Kriterijum izbora odgovaraju°eg
linka možete preuzeti i iz drugih
programa, i to bez dodatnog programiranja.
$&7,9(,03257
ACTIVE IMPORT je modul koji se
pokre°e zajedno sa glavnim programom i radi u pozadini. Njegov zadatak je da nadgleda unapred definisane foldere i da prispele fajlove i objekte, uz automatsko indeksiranje,
prebaci u DocuWare ovu ulaznu
zonu (korpu) ili direktno u arhivu
(fajl-kabinet). Dokumenta kreirana
skenerom ili digitalnim fotokopirom
se smeštaju na odgovaraju°e mesto
na mrežnom disku koje nadgleda
ovaj modul i po pojavljivanju skeniranog dokumenta vrši njegovo
indeksiranje i prebacivanje u DocuWare. Sli²no se dešava i po prispe°u
e-maila u odgovaraju°i folder, koji je
nadgledan ovim modulom. Podržani
su programi Microsoft Outlook i
Exchange i sli²ni MAPI sistemi elektronske pošte.
CONNECT to SAP/R3 omogu°ava razmenu dokumenata i podataka sa dokumentima iz poslovnog sistema SAP,
kao i njihovo arhiviranje. Pristup ovim
dokumentima je mogu° i ako nemamo
instaliran programski paket SAP.
5(&2*1,7,21
RECOGNITION prepoznaje vrednosti BAR koda i teksta sa skeniranih
dokumenata koriste°i mogu°nost
opti²kog prepoznavanja znakova
(OCR). Ove informacije u²itava sa
prethodno definisanog podru²ja ulaznog dokumenta i koristi ih za automatsko indeksiranje dokumenata.
,17(51(76(59(5
INTERNET SERVER omogu°ava
pristup arhiviranim dokumentima
(pisma, elektronska pošta, ra²uni)
DocuWare-a uz pomo° internet pretraživa²a sa bilo kog mesta u svetu
putem internet ili intranet mreže.
Pristup dokumentima ostvarujemo sa
obi²nog ra²unara (Thin Client) povezanog na internet ili intranet, bez obzira na operativni sistem koji koristi.
5(48(67
REQUEST ²ini dostupnim sve odabrane arhive ili dokumente i to na
CD/DVD medijumu. Funkcije pretrage kao i programi za pregled i obradu fajlova razli²itih formata mogu
biti dodati prema potrebi. Dokumente možemo pregledati i bez instaliranog DocuWare Klijenta.
6'.
SDK — (Software Development Kit)
RAZVOJNI ALATI daju podršku API
funkcijama i OLE procesima i omogu°uju upravljanje glavnim funkcijama DocuWare-a iz drugih aplikacija
(TOOLKIT for C, VB, .NET).
13
&2/'5($'
COLD/READ ²ita i arhivira dokumente: predra²une, potvrde o ispo
ruci, stanje ra²una i ostale dnevne
izveštaje iz fajla koji je sistem generisao za štampanje. Podaci su prikazani
u svom originalnom obliku, koriš°e
njem postoje°ih obrazaca i memoranduma.
&211(&7WR127(6
CONNECT to NOTES uvozi u DocuWare dokumenta iz programa Lotus
Notes. Koriste°i informacije o primaocu i pošiljaocu iz e-mail adrese, preuzeti podaci se automatski indeksiraju i svrstavaju u grupe. Mogu°aje i
obrnuta procedura tj. da se skenirani
materijal iz DocuWare-a ubaci u program Lotus Notes.
&211(&7WR6$3
$872,1'(;
AUTOINDEX uvozi dokumente iz
drugih programa npr. knjigovodstvenih i šalje ih u arhivu automatski
generišu°i indekse i termine za
njihovu pretragu.
Karakteristike
Funkcije oznaþene * su raspoložive samo ako imate
instaliranu verziju programa ENTERPRISE Server.
Sve ostale funkcije možete koristiti i sa
PROFESSIONAL i sa ENTERPRISE verzijom.
Dokumenti
Uvoz dokumenata
- Skenira sve formate papirnih dokumenata do
crteža 1E (A0) elektronskog formata, C/B ili u boji
- Podržava TWAIN i ISIS sisteme skeniranja
- Proizvodi slike formata TIFF ili JPEG
- Za skenirani A4 format dokumenta u C/B tehnici
potrebno je oko 50 KB memorijskog prostora
- Dodatni modul za direktno preuzimanje dokumenata iz MS Office programskog paketa (Word,
Excel i PowerPoint)
- Unošenje dokumenata u sistem jednostavnim prevlaþenjem njegove ikonice kursorom miša ili uz
pomoü DocuWare-ovog menija
- Programe za pregled i obradu unetih dokumenata
DocuWare odreÿuje automatski ili ih biramo sami
- Praüenje novih fajlova u folderu za automatski unos
- Automatsko preuzimanje elektronske pošte
TIFFMAKER
- Tiffmaker je drajver za štampaþ koji dokumente iz
Windows aplikacija pretvara u zapis grafiþkog formata (TIFF) koji nije moguüe izmeniti
- Može se koristiti u kombinaciji sa postojeüim drajverima za štampaþe i tako automatski dobiti TIFF
kopiju dokumenta koji štampamo ili šaljemo faksom
- Omoguüen je rad u više slojeva (layer) tako da možemo dopisivati podatke preko skeniranih dokume-
nata ili obrazaca
- Omoguüava direktno upisivanje fajla u odgovarajuüu arhivu
- Automatsko izdvajanje indeksnih podataka iz dokumenta
Obrada dokumenata
- Unošenje oznaka i napomena u druge slojeve dokumenata
- Delovi teksta mogu biti uokvireni providnim ili neprovidnim poljima u boji
- Omoguüeno je pisanje rukom pomoüu miša ili
grafiþke olovke, sa izborom boje i debljine linije
- Naglašavanje teksta jednostavnim klikom miša ili
grafiþke olovke
- Napomene i tekst postavljate na bilo koje mesto, a
oblik, veliþinu i boju slova odreÿujete sami
- Za ispis koristimo pet slojeva, a sami odreÿujemo
koji od njih üe biti vidljiv, a koji nevidljiv
- Neki od slojeva, po potrebi, mogu biti odštampani
- Skenirani dokumenti zadržavaju svoju autentiþnost
(originalnost)
- Komentari mogu biti spojeni s dokumentom
- Postoji moguünost automatskog spajanja komentara sa dokumentom prilikom pretvaranja u grafiþki
format
- Moguünost postavljanja glasovnih komentara
- U sluþaju obrade, original dokumenta je nedostupan za ostale korisnike, sve dok se ne odjavi
korisnik koji ga je zakljuþao
- Direktna obrada dokumenata u arhivi
- Tekst prepoznat OCR programom kopirate na
klipbord ili ga unosite u dijalog-meni
- BAR kod þitate direktno iz dokumenta, kopirate na
klipbord ili unosite u dijalog-meni
Unošenje peþata u dokument
- Prilagoÿavanje liþnih i javnih peþata sa, npr. svojeruþnim potpisom, datumom, vremenom i korisniþkim imenom osobe (izvršioca) potpisnika dokumenta
- Dodeljivanje peþata pojedinim korisnicima i korisniþkim profilima
- Peþati s ruþnim potpisom za Tablet PC pružaju
maksimalnu sigurnost zbog pamüenja biometrijskih podataka korisnika
- Automatsko preuzimanje indeksnih podataka iz
najviše pet polja iz dokumenta
- Prilagoÿavanje peþata dodavanjem polja za popunjavanje. U polja peþata upisujemo odgovarajuüe podatke ili ih preuzimamo iz ponuÿene
standardne ili spoljne liste
- Ubrzanje toka rada npr. automatskim zatvaranjem
programa za pregled dokumenata po unošenju
elektronskog peþata
- Elektronski peþat primenjujemo i na skenirana
dokumenata i na dokumenata iz drugih programskog paketa: MS Office, PDF i dr.
Elektronski potpisi
- Mogu biti obiþni, napredni i kvalifikovani (Simple,
Advanced, Qualified Electronic Signature)
- Elektronski vremenski potpisi, beleže datum i vreme potpisivanja dokumenta
- Podrška za višestruko potpisivanje; automatsko
postavljanje oznake elektronskog potpisa u sve
dokumente u korpi (ulaznoj zoni) npr. skenirane
dokumente; moguünost kontrole prikazivanjem
svakog n-tog dokumenta
- Dokument potpisujemo samo postavljanjem oznake elektronskog peþata
- Jednostavno povezivanje sa nezavisnom organizacijom od koje preuzimamo taþan datum i vreme
(Time Stamp Services) prilikom izrade elektronskog vremenskog potpisa
- Sami definišemo važnost peþatne oznake (npr.
peþat se odnosi samo na stranu na kojoj je postavljen, sa ili bez komentara na drugom sloju ili
peþat se odnosi na ceo dokument bez komentara
ili na ceo dokument ukljuþujuüi komentar)
- Tipovi potpisa: definisanje zahteva za korišüenje
potpisa, zahtev za autorizaciju uverenja
- Provera i potvrda potpisa se vrši unutar sistema
Organizacija dokumenata u
ulaznoj zoni
- Skenirani i drugi ulazni dokumenti se privremeno
smeštaju u elektronsku ulaznu zonu — korpu
- Razmeštanje dokumenata kopiranjem i
premeštanjem jednostavnim prevlaþenjem
kursorom miša
- Povezivanje više stranica u jedan dokument i
obrnuto
- Dokumente prikazujemo u obliku liste ili kao minijaturne slike (thumbnails)
- Biramo boju za svaku korpu
- Dokument se rotiranjem automatski postavlja u
normalan položaj za pregled
- Izvoz dokumenata iz ulazne korpe
14
Prikazivanje dokumenata
- Arhivirane dokumente prikazujemo DocuWareovim programom za pregled ili programom kojim
je proizveden originalni dokument ili za prikaz
biramo neki treüi program
- DocuWare pruža podršku svim uobiþajenim formatima dokumenata
- Prikazuje i dokumente koji se sastoje iz više celina razliþitog formata, npr. elektronska pošta sa
dodacima
- Postoji moguünost istovremenog prikaza u tri
razliþita prozora
- Štampanje celog ili dela dokumenta koji gledamo
- Kopiranje oznaþenog dela dokumenta u klipbord
kao slike ili kao teksta (uz pomoü OCR programa)
i postavljanje u druge dokumente/aplikacije
- Pretvaranje skeniranih dokumenata u druge formate, npr. BMP
- Prikazivanje prethodnog ili sledeüeg dokumenta
sa liste ili iz ulazne zone — korpe
Arhiviranje dokumenata
- Pojmove kojima opisujemo arhiviranje biramo iz
ponuÿenog dijalog menija
- Za podršku pri unosu koristimo dijalog polja
- Logiþka kontrola i provera valjanosti indeksnih
termina
- Svaka arhiva može da sadrži preko 4 milijarde
dokumenata
- Moguünost upravljanja skeniranim dokumentima,
COLD zapisima, elektronskom poštom i ostalim
fajlovima u zajedniþkim arhivama
- Opcija: pamüenje imena i adrese (putanje do
fajla) umesto kopiranja samog fajla*
- Opcija: pamüenje fajlova sa komprimovanim
sadržajem*
- Opcija: pamüenje šifriranih dokumenata (preko
integrisanih AES i RSA procedura)*
- Brzo indeksiranje pomoüu unapred indeksiranih
dokumenata u ulaznoj zoni (korpi)
- Usvajamo kriterijume pretrage dokumenata prilikom njihovog arhiviranja
- Biramo listu prethodno unetih pojmova za svako
polje baze podataka
- U cilju oþuvanja jedinstvene klasifikacione strukture koristimo fiksnu listu za izbor polja
- Dodatnu listu koja opisuje uslove klasifikacije
obezbeÿujemo iz spoljnih izvora ili arhiva
- Automatsko grupno arhiviranje svih unapred
indeksiranih dokumenata
- Na jedan CD medijum možemo arhivirati oko
12.000, a na DVD oko 88.000 dokumenata A4
formata
Pronalaženje arhiviranih
dokumenata
- Pretraga po kljuþnim reþima uz upotrebu džokera
- Logiþka kontrola i provera valjanosti indeksnih
termina
- Termine unosimo preko dijalog-polja
- Složene pretrage uz pomoü relacionih i logiþkih
operatora i prikaz rezultata po azbuþnom redu
pojmova u pojedinaþnom polju
- Pretraga i prikaz na odreÿenom nivou u
hijerarhijskoj strukturi
- Postavljanje logiþkih operatora I/ILI unutar jednog
ili više polja
- Izbor koja üe polja arhive koju pretražujemo þiniti
listu rezultata
- Pretraga u jednoj ili povezanim arhivama
- Prikaz pronaÿenih dokumenata zajedno sa kljuþnim
reþima u listi rezultata
- Dinamiþko povezivanje: ukoliko više dokumenata
zadovoljava kriterijum pretrage biramo da li üe nam
biti prikazani u listi iz koje biramo koji dokument
želimo ga vidimo ili üe svi biti automatski uþitani
programom za pregled dokumenata.
- Sužavanje liste rezultata njenim dodatnim pretraživanjem
- Izvoz dokumenata u druge arhive, radnu zonu,
drugu lokaciju ili kao elektronske pošte
- Izvoz pronaÿenih dokumenata u dBASE fajl ili
tekstualni fajl
- Štampanje i slanje pronaÿenih dokumenata
(faksom ili na drugi naþin)
Indeksiranje i pretraga teksta
- Vrši se automatsko indeksiranje svih dokumenata
koji se nalaze u okviru jedne arhive, bez obzira na
tip baze podataka koju koristimo
- Programi za prepoznavanje znakova (OCR) þitaju
tekst iz skeniranih dokumenata, a ugraÿeni tekst
filter sortira proþitane reþi i smešta ih u indeksni fajl
- Pronalaženje dokumenata na osnovu reþi: iz teksta
dokumenta, iz zaglavlja ili COLD zapisa
- Pretraga samo po delu reþi uz korišüenje džoker
oznake koja zamenjuje znake koji prethode ili slede traženi niz
- Oznaþavanje pronaÿenih reþi drugom bojom prilikom prikaza dokumenta
- Moguünost prikaza kompletne stranice dokumenta,
na kojoj su oznaþene pronaÿene reþi
Elektronska pošta i faks
- Moguünost direktnog slanja celog dokumenata ili
samo jedne strane elektronskom poštom ili faksom
iz korpe, arhive ili iz programa za pregled
- Upotreba MAPI-kompatibilnih sistema elektronske
pošte (MS-Mail, internet, itd.)
- Automatsko arhiviranje dolazne i odlazne pošte iz
programa MS Outlook uz pomoü modula ACTIVE
IMPORT
- Korišüenje sadržaja polja: naziv primaoca, naziv
pošiljaoca, datum, razlog slanja kao indeksnih
podataka u arhivi — fajl-kabinetu
- Automatsko dodeljivanje svih indeksnih podataka:
kada popunjavanjem jednog polja (npr. e-mail adresa) doÿe do podudaranja podataka prenosimo
celu grupu podataka u odgovarajuüa polja
- Slanje faksa direktno iz DocuWare-a koristeüi
program operativnog sistema Windows
Prilagodljivost
- Veliþinu i položaj glavnog menija DocuWare-a sa
pripadajuüim podmenijima je moguüe prilagoditi
vašim potrebama za razliþite ekranske rezolucije
- Moguünost podešavanja veliþine pojedinih prozora,
ikonica i tastera
- Dijalog-meniji za pronalaženje i arhiviranje dokumenata, kao i liste rezultata mogu biti prilagoÿene
pojedinaþnim korisnicima ili grupama
- Maksimalna þitljivost dokumenata primenom interpolacione procedure za ekranski prikaz
- Sveobuhvatna pomoü kako za korišüenje tako i za
administriranje DocuWare-a, organizovana po principu prikazivanja pomoüi za rešenje konkretnog
problema, kao i veze ka njegovim uzrocima (context-sensitive help)
Upravljanje sistemom i
arhivama
- Pristup DocuWare-u je moguü i putem intraneta ili
interneta koristeüi standardni TCP/IP komunikacioni protokol
- Za pristup sistemu je neophodna autorizacija preko
korisniþkog imena i lozinke, ali je moguüe obezbediti i jednokratan pristup sistemu (Single Sign-On)
- Administriranje sistema vršimo samo jednim programom, koji podatke prikazuje u hijerarhijskoj
strukturi tipa stabla
- Sistemom, organizacijom sistema i arhivama upravljamo preko DocuWare administracije
- Kontrolu pristupnih funkcija podešavamo preko dodeljivanja prava korisniku ili grupi; opcije za koje
korisnik ne poseduje prava nisu mu ni prikazane
- Moguünost za klijente: moguüa je višestruka organizacija sistema*
- Istovremeni pristup arhivama iz dva odvojena
sistema, npr. klijent iz raþunarske mreže i klijent sa
mobilne radne stanice
- Moguünost: neopozivo brisanje dokumenata*
- Spoljne liste podataka: listu dobijate postavljanjem
višestrukih upita spoljnim sistemima (npr. ERP sistemi, baze podataka)
- Prenošenje podataka iz liste podataka u indeksna
polja i menije za administraciju arhiva (fajl-kabineta)
- Upravljanje ekranskim prikazom, programima za
obradu dokumenata, postavljanje parametara za
otvaranje dokumenata itd.
- Za proveru valjanosti konfiguracije koristimo programske biblioteke
- Postavka ulazne zone za korisnike ili ulazne zone
na mrežnom disku za mrežne korisnike sa jednog
mesta
Administracija prava
- Authentication Server: upravlja korisnicima i licencama, dodeljuje prava pristupa programu i dokumentima i upravlja ostalim postavkama sistema
- Content Server: upravlja dokumentima, nadgleda
pristup dokumentima i indeksnim podacima
- Workflow Server: upravlja radnim tokovima i kontroliše grupne obrade podataka
- SAP HTTP Server: arhivira dokumente preuzete iz
aplikacije SAP
- Load balancing: posebna tehnika ravnomerne raspodele raspoloživih resursa primenjena je pri pristupu arhivama*
- Svim korisnicima i njihovim pravima se upravlja s
jednog mesta
- Funkcijska prava: pravo pristupa pojedinaþnim
funkcijama, peþatima, listama podataka i poþetnim
modelima definišete na organizacionom nivou
- Prava arhiva: prava pristupa dokumentima u
arhivama podataka definišete na nivou arhiva
- Profili: grupisanjem više funkcijskih prava dobijate
funkcijski profil, a grupisanjem više prava arhiva
dobijate profil arhive
- Uloge: kombinacijom funkcijskg profila i profila
arhive dobijate ulogu
- Unapred definisane uloge imaju: administrator sistema, administrator organizacije sistema i vlasnik
arhive
- Sistem administrator je administrator celog DocuWare sistema
- Administrator organizacije sistema upravlja organizacionom postavkom sistema npr. korisnicima i
njihovim pravima
- Vlasnik arhive administrira strukturu prava pristupa
poljima unutar arhive
DocuWare Serverski moduli
Administracija sistema
- Omoguüava upravljanje sistemom i njegovu integraciju u IT okruženje, kao i povezivanje sa drugim
davaocima usluga
- Putanja do podataka: centralna administracija je
nezavisna od medijuma na koji je postavljena
- Povezivanje i autorizacija baza podataka i fajlova:
upravlja se centralizovano na sistemskom nivou;
može se izvršiti objedinjavanje pomoüu baza podataka (MS-SQL, Oracle i MySQL) proverenih od
strane DocuWare-a
- Administriranje DocuWare servera: Authentication
Server, Content Server, Workflow Server, SAP
HTTP Server
- Karakteristike i slojevitost sistema: možete koristiti
nekoliko Content Server-a koji mogu biti postavljeni
na razliþitim raþunarima, možete koristiti više baza
podataka gde se arhive mogu prostirati na razliþitim fiziþkim medijumima ili raþunarima; dozvoljeno
je korišüenje razliþitih baza podataka u okviru istog
sistema
Administracija organizacije sistema
- Upravljanje organizacijom korisnika, licencama,
pravima pristupa, korisniþkim nalozima, peþatima i
listama podataka
- Statiþne liste podataka: listu dobijate jednokratnim
þitanjem podataka iz spoljnih sistema (baze podataka, tekstualni fajlovi) ili jednokratnim unošenjem
podataka u sistem
Administracija korisnika
- Više korisnika istih zaduženja, po potrebi, možete
svrstati u grupu
- Direktno dodeljivanje pojedinaþnih prava, profila i
uloga razliþitim korisnicima
- Dodeljivanje uloga grupama
- Jednostavno upravljanje korisnicima i grupama:
povezivanje i pokretanje sinhronizacije korisnika i
grupa u spoljnim servisima (Directory Services) sa
korisnicima i grupama u DocuWare sistemu, postoji
podrška za LDAP i Active Directory Services
Struktura
i prava arhive
- Fajlovi su u arhivama organizovani po sistemu
razgranate hijerarhijske strukture tipa stabla
- Navodimo uslove za povezivanje prikazanog
dokumenta sa pridruženim dokumentima
- Identifikacija arhiva preko jedinstvene oznake
- Naziv arhive može imati najviše 64 znaka
- Arhive upisujemo na: hard diskove (pojedinaþno ili
RAID), CD i DVD medijume sa WORM podrškom,
prateüi CAS (Content Addressed Storage) ili SAN
(Storage Area Network) sisteme arhiviranja
- Organizacija upisivanja podataka zahteva definisanje logiþkih diskova ograniþenog kapaciteta, npr.
CD, DVD
- Jedna arhiva može da se prostire na najviše
999.999 logiþkih diskova
- Upravljanje dokumentima putem sopstvene ili
spoljne baze podataka
- Izbor tipa baze podataka za svaku pojedinaþnu
arhivu i njeno pridruživanje DocuWare sistemu
Automatizovana manipulacija
dokumentima
Brisanje dokumenata
- Postoji automatska kontrola perioda þuvanja dokumenata; po isteku roka automatski se brišu
dokumenti i njihove veze u bazi podataka
Nadgledanje prijavljivanja i
rada u sistemu
- Automatsko evidentiranje svih prijava sistemu i svih
promena u sistemu, kao i promena dokumenata i
radnih tokova
- Navodimo koja vrsta promena u sistemu i koja vrsta promena aktivnosti je moguüa u zavisnosti od
toga da li se sistemu prijavio sistem administrator,
administrator organizacije ili vlasnik arhive
- Za svaku pojedinaþnu prijavu sistemu detaljno navodimo parametre za nadzor
- Prijavu sistemu definišemo na osnovu prava korisnika
- Moguünost filtriranja informacija o prijavljivanju sistemu: npr. izdvajanje podataka o pristupu pojedinom polju baze podataka ili o aktivnostima odreÿenog korisnika
- Liste prijavljivanja sistemu pamtimo u formatu baze
podataka, XML fajla ili TXT fajla
- Postoje dodatni mehanizmi koji nas upozoravaju na
moguünost greške u izlazu podataka, npr. neuspešno slanje e-mail poruke
- Automatske procedure za sinhronizaciju podataka,
njihov izvoz i premeštanje iz jednih u druge arhive Zaštita autorskih prava
- Ne postoji ograniþenje za broj automatskih
- Skenirani dokumenti u bazi podataka poseduju ozprocedura
naku „autorska prava zaštiüena“
- Manipulacijom dokumentima upravljamo preko
- Nema istovremenog pristupa dokumentima oznaDocuWare administracije
þenim oznakom „autorska prava zaštiüena“
- Korisnik postavlja kriterijum za izbor za dokumenta
- Kontrolišemo štampanje bilo koje stranice zaštiüe- Moguüe je standardno prijavljivanje arhivama za
nih dokumenata
radne tokove
Sinhronizacija arhiva
- Vršimo sinhronizaciju glavnog servera (glavne arhive) sa arhivama smeštenim na ostalim nosiocima
podataka (serveri na drugim lokacijama, mobilni
korisnici)
- Arhive na laptop raþunarima u kojima menjamo podatke lokalno i arhive na drugim lokacijama na kojima nemamo stalnu vezu sa serverom sinhronizujemo uz minimalno optereüenje mrežnih resursa
- Ukoliko je struktura arhiva koje sinhronizujemo razliþita, definišemo indekse polja kojaželimo da sinhronizujemo
- Postoji mnoštvo opcija za prenos podataka izmeÿu
glavne i satelitske arhive (u bilo kom smeru)
- Konfliktne situacije rešavamo izmenom (podešavanjem) opcija za prenos podataka
- Poþetak sinhronizacije možemo inicirati i sa klijentskog raþunara
Izvoz arhiva
- Izvoz postojeüih arhiva unutar sistema vršite kopiranjem arhive na traženu lokaciju ili formiranjem
nove arhive na osnovu podataka iz postojeüe
- Arhive možemo direktno prebaciti i u drugi sistem
Premeštanje arhiva na drugi
medijum
- Postoji moguünost automatskog kopiranja ili premeštanja dokumenata unutar jedne arhive, npr. sa
hard diska na optiþki (CD/DVD)
- Snimanje: eventualno pravljenje kopije podataka
koje obraÿujemo zbog njihove kasnije rekonstrukcije ili obrade drugim programom
Sigurnost sistema i podataka
- Dvostruko osiguranje podataka: dodatno memorisanje meta-podataka dokumenta koje unosimo u
bazu i kao poseban fajl (header) XML formata
- Postoji moguünost šifriranja dokumenata i njihovih
meta-podataka (header) povezivanjem sa AED i
RSA procedurama*
- Obnavljanje ošteüenih baza podataka koristeüi
informacije iz heder-fajla XML formata
- Postoji moguünost šifriranja podataka koji se, koristeüi Windows mehanizme, razmenjuju izmeÿu
servera i klijenta
- Meÿusobnu komunikaciju izmeÿu serverâ je moguüe zaštititi koristeüi kriptografski protokol SSL
- Sistemu se prijavljujemo kao DocuWare korisnik ili
koristimo moguünost jednokratnog prijavljivanja
(Single Sign-On)
- Transakcije: sistem neprekidno štiti integritet podataka, kontroliše izmene u dokumentima (u sadržaju
dokumenta i indeksnih podataka) i njihovo memorisanje
- Pristup dokumentima je moguü jedino preko Content servera, nema direktnog pristupa folderu sa
dokumentima
- Pristup bazi podataka je takoÿe moguü jedino preko Content servera, ali nije neophodno pristupiti
kao DocuWare korisnik ili ODBC korisnik
- Postignut je visok nivo sigurnosti arhiva i korisnika:
Samo korisnici sa visokim nivoom autorizacije (ne i
korisnici sa jednokratnim pristupom) mogu pristupiti
arhivama visokog sigurnosnog nivoa*
Sistemski zahtevi
Operativni sistem
Konfiguracija za klijente i server: Windows
2000 SP4, Windows XP Professional SP1,
Windows 2003 Server SP1 (Komponente koje
sadrži DocuWare Server ne zahtevaju serverski operativni sistem)
Konfiguracija za web klijente (INTERNETSERVER): Bilo koji operativni sistem i bilo koji
internet pretraživaþ
Oprema
Server: Pentium IV sa 512 MB sistemske memorije (preporuka 1 GB)
Klijent u mreži: Pentium IV sa 128 MB sistemske memorije (preporuka 512 MB)
Samostalni/Mobilni korisnik: Pentium IV sa 256
MB sistemske memorije (preporuka 512 MB)
Podrška
DocuWare podržava korišüenje sledeüih baza
podataka: MySQL, MS SQL i Oracle
Dokumente možemo arhivirati koristeüi: Windows fajl-sistem, kao i preko operativnih sistema koji ga podržavaju, npr. Linux, SUN, Novell
Za ostale informacije posetite:
http://www.docuware.com:
Prospekti
Funkcije i karakteristike svih DocuWare
dodatnih modula
Dokumenti
Tehniþke informacije o konceptu i arhitekturi
programa
Moguüa rešenja
DocuWare-ova rešenja za razne moguünosti
primene
Strategija razvoja
DocuWare je u upotrebi u celom svetu
ALFA Digital d.o.o.
11030 Beograd
Radniþka 5a
Tel: +381 (0)11 305 16 00
Fax: +381 (0)11 305 16 15
http:/www.alfadigital.co.yu
e-mail: [email protected]
.7'6%5':H'RFX:DUH
- Automatsko kreiranje liste evidencije pristupa svakoj arhivi: sadrži korisniþko ime i datum, vreme
pamüenja, vreme poslednjeg pamüenja i vreme
poslednjeg pristupa
- Broj polja u arhivi je ograniþen na 50, a tip polja
može biti tekstualni, numeriþki i datumski
- Tekstualna polja mogu imati najviše 255 znakova
- Maksimalna dužina numeriþkih polja zavisi od ograniþenja baze podataka koju koristimo.
- GMT je osnovni vremenski sistem koji koristimo za
dalji prikaz datuma i vremena
- Osam polja za kljuþne reþi za svaku arhivu, svako
polje sadrži najviše 64 reþi sa najviše 20 znakova
- Prenos podataka iz liste dokumenata u polja za
indeksiranje i dijalog-menije
- Detaljno definisanje prava za svaki kabinet (npr. za
prikazivanje, obradu, brisanje, izmenu) i za indeksna polja i njihove relacije sa drugim slojevima
- Dodatno definisanje prava polja: polje mora biti popunjeno, vrednost polja mora postojati u listi podataka, nema novih vrednosti; pristup dijalog-menijima za pretragu i arhiviranje i listama rezultata
- Povezivanje prava arhiva sa odgovarajuüim
indeksnim oznakama dokumenta (index filter)
Download

Ovde možete preuzeti brošuru o DocuWare softveru